Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc

Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU Thị trường bất động sản ở Việt Nam thực sự mới chỉ hình thành và phát triển trong những năm gần đây cùng với sự phát triển toàn diện của đất nước. Vì vậy đây vẫn là một thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp và mức độ canh tranh trên thị trường sẽ rất lớn. Muốn tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp cần phải không ngừng cố gắng đặc biệt trong việc tìm ra các giải pháp thích hợp để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng nhằm nâng cao vị thế canh tranh của mình trên thị trường. Muốn vậy thì ngoài các giải pháp về tài chính, nhân sự, marketing… thì quản lý là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Đây là quá trình không ngừng, đòi hỏi phải có thời gian, chi phí và công sức của rất nhiều cán bộ quản lý và phải có sự quan tâm đặc biệt của giám đốc cũng như sự cần sự phối hợp hoạt động của các bộ phận khác trong công ty. Với công ty Sao Bắc cũng vậy, với lợi thế cơ sở vật chất và trình độ kỹ thuật công ty Sao Bắc đã bước đầu tạo được chỗ đứng cho mình trên thị trường nhưng qua khảo sát thực tế khi thực tập tại công ty em thấy hoạt động quản lý ở công ty chưa thực sự đã hoàn thiện. Vì thế em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình nhằm góp phần nhỏ bé vào sự hoàn thiện công tác quản lý và sự phát triển của công ty. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở khoa học của quản lý văn phòng cho thuê Chương II: Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc Chương III: Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc. Qua quá trình thực tập tại công ty và quá trình làm chuyên đề em đã phần nào hiểu thêm về công tác quản lý văn phòng ở công ty và những khó khăn trong quá trình quản lý. Em xin chân thành cảm ơn giám đốc, ban lãnh Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 đạo và toàn thể các cán bộ công nhân viên trong công ty đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập. Đặc biệt em chân thành cô giáo hướng dẫn, Th.S Phạm Lan Hương đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình làm chuyên đề. Em cũng xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Trung tâm đào tạo Địa chính và KDBĐS đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành chuyên đề. Trong chuyên đề sẽ không tránh khỏi những thiếu sót em rất mong được cô giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong trung tâm và các bạn góp ý, bổ sung để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ I. KHÁI NIỆM VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ: 1. Khái niệm văn phòng cho thuê: Ở nhiều nước trên thế giới, văn phòng cho thuê đã xuất hiện từ lâu nhưng ở Việt Nam khái niệm văn phòng cho thuê còn rất mới mẻ nhưng cũng rất phát triển nhất là trong những năm gần đây. Văn phòng cho thuê cũng là một loại bất động sản tạo thu nhập cùng lúc đạt được các mục tiêu của chủ sở hữu, mà vẫn luôn luôn giữ được giá trị của bất động sản. Văn phòng cho thuê là một phòng hoặc nhiều phòng trong một toà nhà dùng để cho thuê trong đó có cung cấp các dịch vụ nhất định, người thuê có quyền sử dụng phần diện tích, khoảng không gian và các trang thiết bị dùng chung như hành lang, thang máy, vòi nước chung, lối đi chung… Mọi người thuê trong toà nhà đều có quyền và nghĩa vụ ngang nhau trong việc sử dụng và quản lý phần diện tích và các thiết bị dùng chung đó. Theo hiệp hội quốc tế về quản lý và sở hữu các toà nhà cao tầng (BOMA) thường có 4 phân lớp đối với văn phòng cho thuê là A, B, C, D và BOMA cũng sử dụng các phân lớp này để thực hiện kiểm kê thị trường văn phòng 1 năm 2 lần. Mặc dù các cách phân loại toà nhà ở các thành phố khác nhau là khác nhau, nhưng thường có 3 nhân tố chính để xác định: tuổi, địa điểm và vị trí trên thị trường (mức phí thuê): - Nhóm A: gồm những văn phòng tương đối mới, có địa điểm hàng đầu, tỷ lệ cho thuê cao và mức phí thuê cao nhưng sự cạnh tranh lớn - Nhóm B: gồm những văn phòng cũ hơn, đã được cải thiện theo tiêu chuẩn hiện đại, có địa điểm hàng đầu, tỷ lệ cho thuê cao, tính cạnh tranh tương đối. Một toà nhà văn phòng mới, không nằm trên địa điểm hàng đầu cũng có thể liệt kê vào nhóm B. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Nhóm C: gồm những tòa nhà cũ hơn, chưa được cải thiện, nhưng có tình trạng tương đối tốt, tỷ lệ cho thuê tốt, có khả năng thấp hơn một chút so với mức trung bình của thành phố, có phí thuê ở mức từ trung bình đến thấp. - Nhóm D: gồm những toà nhà đã bước vào giai đoạn cuối của chu kỳ sống, điều kiện tồi tàn, phí thuê thấp và tỷ lệ cho thuê thấp. Có nhiều loại văn phòng nhưng thường là những toà nhà nhiều tầng. Có rất nhiều doanh nghiệp đặt trụ sở tại những ngôi nhà từ 1-3 tầng, nằm trên những dãy phố buôn bán lớn hoặc trong những khu công nghiệp. Xu hướng hiện nay của các công ty là di chuyển ra các vùng ngoại ô, nơi đang phát triển rất nhanh chóng, hình thành các khu vực văn phòng nhỏ hơn, xa xôi hơn. Nhưng việc tăng lên của chi phí xây dựng, các thiết bị, dịch vụ và lao động đã làm cho các cá nhân và các tổ chức nhỏ không thể có đủ khả năng tài chính để xây dựng và duy trì một toà nhà văn phòng cỡ trung bình ở khu vực đô thị. Và cuối cùng những toà nhà văn phòng cao tầng được sở hữu bởi nghiệp đoàn đầu tư: những hiệp hội nhà đầu tư lớn như công ty bảo hiểm Sears và Prudential, Equitable và John Hancock. Những chủ sở hữu khác là những hiệp hội lớn có khả năng tài chính để phát triển và duy trì toà nhà vượt qua giai đoạn đầu khi thu nhập từ vốn đầu tư còn ở mức tối thiểu. Ngoài ra, có những công ty kinh doanh bất động sản nhỏ, không có khả năng cạnh tranh với các tổ chức lớn như trên đã xây dựng các văn phòng ở khu vực ngoại ô. 2. Sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê: Hoạt động quản lý bất động sản nói chung và quản lý bất động sản văn phòng nói riêng đang ngày càng trở thành hoạt động quan trọng và là nhu cầu cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản. Trên thực tế hiện nay đang có rất nhiều khu nhà cao tầng đang được mọc lên và rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh bất động sản đang hình thành và ngày càng phát triển. Đối với mỗi doanh nghiệp hàng ngày diễn ra rất nhiều các hoạt động giao dịch, mua bán với các đối tác và khách hàng, đối với doanh nghiệp kinh Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 doanh bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy. Sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau đây: - Ngày nay các thành phố được chuyển đổi nhanh chóng bằng việc xây dựng sử dụng khung thép và những phát minh về thang máy, điều này đã làm cho khả năng xây dựng nhiều tòa nhà cao hơn ở khu vực thành phố. Các khu ngoại ô đã phát triển ra ngoài giới hạn của thành phố. Việc xây dựng các loại văn phòng cho thuê tăng lên nhanh chóng không chỉ ở trong nội thành mà còn phát triển và mở rộng ra vùng ngoại ô. Xu hướng phát triển đó càng khuấy động tăng nhu cầu các nhà quản lý được đào tạo và có kỹ năng. Với bất động sản thương mại văn phòng cho thuê, rất cần người quản lý có kỹ năng và kinh nghiệm. Sự gia tăng nhanh chóng về chi phí đất đai và xây dựng đã tạo nên nhu cầu thuê văn phòng cho các doanh nghiệp và các nhu cầu tương tự về người quản lý có chất lượng Các bất động sản văn phòng của các tổ chức có thể hoặc không thể được quản lý bởi chủ công ty. Tuy nhiên phần lớn văn phòng được cho thuê cho một hoặc nhiều công ty kinh doanh . Các toà nhà văn phòng cho nhiều công ty thuê như thế rất cần được các nhà chuyên môn quản lý. Sự phát triển của các toà văn phòng ở các vùng ngoại ô lớn đã tạo nên nhu cầu và sự cần thiết phải quản lý sự hoạt động các toà nhà văn phòng đó và cung cấp cho các nhà quản lý bất động sản một số cơ hội lớn và các thách thức không nhỏ. - Hiện nay, các dự án xây dựng văn phòng cao cấp chủ yếu do các công ty nước ngoài đầu tư thực hiện vì vốn đầu tư trong lĩnh vực này rất lớn, xây dựng một toà nhà diện tích khiêm tốn cũng mất ít nhất 10 triệu USD. Các công ty trong nước muốn làm phải liên kết với nhau, khi đó lại nảy sinh những khó khăn về phân chia quyền lợi hay mỗi khi ra quyết định. Hoạt động quản lý trong những trường hợp này đóng vai trò hết sức quan trọng góp phần tăng thêm mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Thực tế thì ngay bản thân một số doanh nghiệp trong nước có tiềm lực về tài chính cũng muốn chuyển vào kinh doanh các toà nhà văn phòng cao cấp để được hưởng dịch vụ tốt hơn trong các dự án do các công ty nước ngoài đầu tư và cũng là để nâng cao vị thế của mình. Sự cần thiết phải quản lý các văn phòng không chỉ là trong nội bộ công ty mà còn có trách nhiệm đối với các hợp đồng thoả thuận với các đối tác giúp cho công ty có thêm mối quan hệ với các đối tác và mối quan hệ đó ngày càng phát triển tốt đẹp. - Ngoài ra, hiện nay người chủ sở hữu bất động sản văn phòng cho thuê hàng ngày có rất nhiều công việc phải làm từ việc lập kế hoạch đến tổ chức thực thi kế hoạch để điều hành sự hoạt động của bất động sản. Việc có một nhà quản lý bất động sản là hết sức cần thiết để giúp cho chủ sở hữu trong rất nhiều công việc như: quảng cáo và buốn bán địa điểm, sàng lọc người thuê, thoả thuận hợp đồng thuê, tư vấn an toàn, nhận bảo hiểm, trả thuế bất động sản, ghi chép chính xác và thực hiện các báo cáo định kỳ cho chủ sở hữu bất động sản…v.v Đó là những công việc hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản và điều đó khẳng định một lần nữa vai trò của nhà quản lý bất động sản văn phòng cho thuê là rất quan trọng và hết sức cần thiết. - Trong quá trình hoạt động của bất động sản văn phòng cho thuê có rất nhiều người tham gia trong quá trình sử dụng. Do đó trải qua thời gian hoạt động của bất động sản không tránh khỏi việc phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế, xây dựng mới … các bộ phận của bất động sản. Vì vậy đòi hỏi cần có nhà quản lý để quản lý các hoạt động trên. Những công việc nhà hàng ngày chính là kiểu bảo dưỡng thường xuyên dễ thấy nhất đối với những toà nhà văn phòng. Các hoạt động kiểm soát của nhà quản lý sẽ góp phần thúc đẩy các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày…của công ty diễn ra thuận tiện, nhanh chóng đảm bảo việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng. Việc xây dựng mới đôi khi là rất cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho tòa nhà, tăng khả năng quảng bá và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Những thay đổi trong thiết kế, lắp đặt nội thất và những thay đổi theo yêu cầu khách hàng là một phần trong các chi phí bảo trì thông thường. Khi toà nhà được thuê thì những điều chỉnh theo tiêu chuẩn mới được thực hiện và nâng cấp theo đúng tiêu chuẩn xây dựng. Các chi phí thay đổi hoặc sửa chữa theo yêu cầu do người thuê trả. Nhà quản lý sẽ sắp xếp và xử lý để các công việc đó diễn ra thuận tiện hơn. Ngoài ra, trước khi khách hàng đến thăm quan văn phòng để thuê, nhà quản lý sẽ có các biện pháp thích hợp thúc đẩy các hoạt động tu tạo lại văn phòng để toàn bộ các thay đổi điều chỉnh được hoàn thiện sao cho khách hàng khó mà nhìn ra được sự biến đổi của văn phòng sau khi tu tạo. Thậm chí có toà nhà không được bảo trì và bị bỏ phí, một nhà quản lý chuyên nghiệp chuyên chịu trách nhiệm về loại hình bất động sản này hoàn toàn có khả năng biến chúng thành nơi hữu ích. - Toà nhà văn phòng là một công trình lớn, đặc biệt và có rất nhiều vấn đề bởi vì mật độ người sử dụng cao trên một đơn vị diện tích. Vì thế ban quản lý phải chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp như động đất, cháy, bão, mất điện, vỡ đường nước, nổ, bom … và những chấn thương khác có thể xảy ra với người ở trong toà nhà. Hoạt động kiểm kê của nhà quản lý sẽ phát hiện ra những lỗ hổng, hỏng hóc trong hệ thống điện, nước cũng như các hệ thống khác trang bị cho toà nhà. Vai trò của nhà quản lý trong các hoạt động đó hết sức quan trọng vì nó không chỉ ảnh hưởng đến toà nhà mà còn ảnh hưởng đến sự hoạt động và tính mạng của mọi người trong toà nhà. Điều đó khẳng định thêm sự cần thiết phải quản lý toà nhà văn phòng. Ngoài ra, toà nhà văn phòng cúng rất cần quản lý và bảo vệ chống trộm cướp và các tệ nạn xã hội ảnh hưởng đến uy tín của công ty như nạn nghiện hút, rồi có những kẻ giả làm khách hàng trà trộn vào công ty gây rối loạn, mất trật tự trong công ty. Trong trường hợp đó các biện pháp kịp thời của nhà quản lý là rất quan trọng, giải quyết nhanh chóng và đưa các hoạt động của toà nhà văn phòng ổn định trở lại, giúp khách hàng có cảm giác yên tâm khi hoạt động trong công ty và giữ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 uy tín của công ty, thu hút thêm các khách hàng mới. Do đó rất cần thiết phải quản lý văn phòng. - Với bất kỳ loại bất động sản nào thì quá trình thoả thuận được bắt đầu khi khách hàng quan tâm đến bất động sản đó trên thị trường. Với bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy, việc thoả thuận bao gồm việc thương thuyết với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng mà có thể có lợi cho chủ sở hữu. Mục tiêu là kí kết được hợp đồng có lợi cho cả hai bên. Bởi vì việc thương lượng hợp đồng thường phải thông qua một vài bước để thống nhất các điều khoản trong hợp đồng. Bởi vậy rất cần nhà quản lý để quản lý quá trình này một cách đều đặn và liên tục. Nếu không có người quản lý, việc kiểm soát bị lơi lỏng thì giao dịch có thể không được diễn ra. Do đó vai trò của người quản lý trong đó rất quan trọng, sự tác động của nhà quản lý có thể tránh các xung đột có thể xảy ra hoặc làm gia hạn hoặc phá vỡ hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu và khách hàng tiềm năng nên tách hẳn nhau ra, ít nhất là đến lúc các thoả thuận được đưa ra và hợp đồng được ký kết. Người quản lý sẽ là người trung gian làm việc với cả hai bên để thống nhất các thoả thuận trong hợp đồng. Mặt khác, khi hợp đồng cho thuê đã được kí kết và các thoả thuận trong hợp đã được hai bên nhất trí vẫn rất cần nhà quản lý trong việc quản lý các khách hàng xem có thực hiện theo đúng các điều khoản trong hợp đồng hay không. Điều đó cũng rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản vì trên thực tế có những khách hàng vẫn kí kết hợp đồng và nhất trí thoả thuận trong hợp đồng nhưng khi thực hiện hợp đồng thì khách hàng đó có những hành vi khác ngấm ngầm hoạt động ảnh hưởng đến toà nhà, ảnh hưởng đến các khách hàng khác và danh tiếng của công ty. Sự kiểm soát thường xuyên và liên tục của nhà quản lý là yếu tố có tác động mạnh mẽ ngăn chặn những hành vi bất thường của khách hàng, đảm bảo cho mọi người hoạt động trong toà nhà luôn luôn yên tâm và thoải mái trong khi làm việc. Điều đó góp phần không nhỏ vào sự phát triển lành mạnh của công ty. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trên đây là một số yếu tố chủ yếu nói lên sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê cũng như vai trò to lớn và quan trọng của nhà quản lý đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê. Các hoạt động quản lý không chỉ diễn ra trong một thời gian hay một chu kỳ hoạt động của toà nhà văn phòng mà cần phải diễn ra liên tục, thường xuyên. Dưới sự kiểm soát của nhà quản lý về mọi mặt công ty sẽ đi vào quĩ đạo phát triển. II. YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ: 1. Yêu cầu quản lý văn phòng cho thuê: Với các công ty kinh doanh nói chung và công ty cho thuê văn phòng nói riêng có rất nhiều công việc đòi hỏi nhà quản lý phải hoàn thành. Hầu như các công ty đều mong muốn có được nhà quản lý có thể thực hiện tốt tất cả các công việc. Do đó có những yêu cầu nhất định đối với nhà quản lý : - Hợp đồng thuê văn phòng phải bao gồm các yếu tố cần thiết và các khoản dự phòng thông thường phát sinh. Người quản lý văn phòng thường phải chịu trách nhiệm về việc thuê các văn phòng dù vai trò của họ có thể thay đổi thông qua các điều khoản của hợp đồng. Nhà quản lý có thể là một đại lý thuê độc quyền văn phòng, nhưng cũng có thể chia sẻ trách nhiệm với các môi giới cho thuê độc quyền. Yêu cầu của nhà quản lý về các hoạt động và cách bảo quản văn phòng sẽ có tác động trực tiếp lên các điều khoản của hợp đồng thuê. Mặc dù những người của mỗi bên trong hợp đồng cho thuê có trách nhiệm về mặt pháp lý và kĩ thuật nhưng các nhà quản lý văn phòng cũng phải nắm rõ các hạng mục thuê cơ bản để đưa ra hợp đồng thuê văn phòng phù hợp nhất đối với từng trường hợp cụ thể. Ngoài ra, người quản lý cần phải duy trì sự kiểm soát trong suốt quá trình ký kết hợp đồng, phải thiết lập mối quan hệ trực tiếp với tất cả các khách hàng tiềm năng (thậm chí cả trong trường hợp có liên quan đến người môi giới). Việc các nhà quản lý liên kết và hợp tác với các luật sư (người được uỷ quyền) và các trung gian sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động cho thuê. Trước Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 đây, hợp đồng thuê văn phòng thường có lợi cho bên cho thuê do vị thế của họ tuỳ vào thương lượng của chủ sở hữu bất động sản và thực tế là các luật sư đại diện cho những người chủ sở hữu và người quản lý thường được ghi trong hợp đồng. Điều này có thể thay đổi mặc dù nhờ vào các điều lệ được sửa đổi và giám định có lợi cho người thuê. Một số thành phố có rất nhiều luật lệ quản lý hoạt động thuê mua và mối quan hệ giữa chủ sở hữu bất động sản với người thuê bất động sản. Các nhà quản lý bất động sản văn phòng cần phải hiểu một cách kỹ lưỡng các luật lệ này trong phạm vi mà họ hoạt động. Đối với các hợp đồng cho thuê theo năm đều có thời điểm kết thúc, nếu chủ sở hữu muốn người thuê chuyển sang giai đoạn kết thúc, thì cần phải ghi giai đoạn đó trong hợp đồng. Có một vài giai đoạn có thể có hiệu lực riêng trong thời hạn dưới một năm, nhà quản lý phải thận trọng ghi hết tất cả những thoả thuận này bằng văn bản. Việc thuê văn phòng không theo giai đoạn không xác định được thời gian thuê. Hợp đồng này chỉ có giá trị khi nào cả hai bên đều muốn văn phòng còn tiếp tục được thuê. Trước đây một hợp đồng cho thuê tuỳ ý có thể kết thúc mà không cần thông báo, nhưng ngày nay phần lớn các công ty đều yêu cầu bên muốn kết thúc hợp đồng thuê tuỳ ý phải đưa ra thoả thuận bằng văn bản trước. Các nhà quản lý cần phải đưa ra các quy định về quyền và nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng thuê tuỳ ý. - Trong quá trình giao dịch, người quản lý văn phòng cần phải xác định kỹ lưỡng và chính xác các mẫu đơn hợp đồng thuê, không chỉ là các đặc điểm và thông tin cá nhân mà còn về tình trạng tài chính của khách hàng. Một người thuê mà không có khả năng thanh toán, hoặc lạm dụng lòng tốt của người khác thì tất nhiên không thể chấp nhận. Hiện nay, việc xác định chính xác các đặc tính của người thuê văn phòng là rất quan trọng, nhất là về khả năng tương thích của họ. Do đó, đặc điểm tự nhiên trong kinh doanh của khách hàng tiềm năng sẽ tác động trực tiếp tới các khách hàng khác. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 [...]... một nghề, đó chỉ là các dịch vụ mang tính chất quản lý Trong tương lai hoạt động kinh doanh văn phòng cho thuê sẽ phát triển vì hiện nay có rất nhiều công ty cần có văn phòng làm việc riêng Vì thế cũng có nghĩa là cần đẩy mạnh hoạt động quản lý ở các công ty kinh doanh bất động sản nói chung và ở các công ty kinh doanh văn phòng cho thuê nói riêng 2 Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao. .. của công ty Khách thuê phải cung cấp cho công ty chìa khóa của tất cả các cửa trong văn phòng và phải chỉ rõ tất cả các cách vào văn phòng - Khách thuê không được cầm cố, thế chấp, cho vay, nhắc tới văn phòng trong mục tài sản của mình, cho thuê lại văn phòng đã thuê, hoặc cho ai cùng thuê hoặc cùng sử dụng văn phòng đã thuê - Các chi nhánh, công ty con, các công ty trực thuộc của các công ty thuê văn. .. hàng thuê văn phòng phải công khai với công ty bằng văn bản mọi vấn đề mà khách hàng biết có thể ảnh hưởng đến công ty trong việc quyết định ký hợp đồng thuê - Việc chấp thuận, cấp phép hoặc ủy quyền của công ty Sao Bắc phải ở dạng văn bản do công ty ký hoặc do người được công ty ủy nhiệm ký - Các thông báo của công ty tới khách hàng và của khách hàng tới công ty phải ở dạng văn bản Thông báo tới bên thuê. .. hình thành: Công ty Sao Bắc hiện nay ở số 4-phố Dã Tượng-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội .Công ty Sao Bắc được thành lập vào tháng 12 năm 1994 theo mô hình liên doanh Trước đây khu đất này là của công ty du lịch Cao Bằng với đối tác là phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam đã bỏ vốn đầu tư xây dựng tòa nhà Sao Bắc làm văn phòng cho thuê lấy tên là công ty Sao Bắc, với diện... kiến áp lực về giá thuê khi một lượng cung lớn về văn phòng hạng B, loại văn phòng mà trong vài tháng qua đã nhanh chóng cho thuê hết diện tích ngay sau khi khai trương và đi vào hoạt động 1.2 Thực trạng cung cầu văn phòng cho thuê ở Hà Nội: Hiện nay cầu về văn phòng cho thuê ở Hà Nội ngày càng tăng trong khi nguồn cung văn phòng cho thuê tăng rất chậm, thậm chí sẽ không tăng trong một thời gian dài... toán Trên đây là những nội dung quản lý cơ bản của công ty cho thuê văn phòng Để có thể thực hiện được tốt tất cả các nội dung đó công ty cần có nhà quản lý năng động, có kinh nghiệm trong mọi hoạt động III KINH NGHIỆM CỦA SINGAPORE TRONG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ: Tại Singapore có một số phương pháp về công tác quản lý bảo trì thường được áp dụng: - Bảo trì theo phương pháp “ngăn ngừa”, theo quan điểm... đốc công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước, UBND thành phố, công ty về thực hiện các nhiệm vụ được giao Sau đây là sơ đồ hệ thống tổ chức của công ty Sao Bắc: Hội đồng quản trị của công ty Giám đốc điều hành của công ty Phó giám đốc Công ty Bộ phận Marketing Bộ phận Kỹ thuật Kế toán Bộ phận Văn phòng Thủ quỹ Hành chính Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Làm sạch Quản lý Nhân sự II THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO. .. họ một cách đạo đức, và họ cũng phải bảo đảm rằng những người làm thuê của họ cư xử một cách đạo đức Trên đây là một số yêu cầu cơ bản đối với nhà quản lý văn phòng cho thuê Ngoài ra các hoạt động quản lý có diễn ra thuận lợi hay không còn phụ thuộc một phần vào sự linh hoạt, vận dụng sáng tạo trong quản lý và kinh nghiệm chuyên môn của các nhà quản lý 2 Các nội dung quản lý: 2.1 Quản lý hợp đồng thuê: ... văn bản của chủ sở hữu Người quản lý văn phòng sẽ có trách nhiệm phải lưu ý tất cả các điều khoản của hợp đồng và đảm bảo rằng người thuê sẽ không có quyền sở hữu văn phòng cho đến khi hợp đồng đã được ký kết 2.2 Quản lý việc bảo dưỡng, sửa chữa và xây dựng (quản lý chất lượng): Bảo dưỡng là một công tác quan trọng nhằm làm hài lòng người thuê văn phòng, duy trì tình trạng vật lý tốt cho tòa nhà, đồng... được gửi tới văn phòng thuê của công ty hoặc tới một địa chỉ khác theo đăng ký trước của khách hàng Thông báo gửi tới công ty sẽ được gửi tới văn phòng đã đăng ký của công ty hoặc theo địa chỉ khác mà công ty đã thông báo trước - Ngay trước ngày kết thúc hợp đồng thuê: + Khách hàng thuê văn phòng phải chuyển khỏi văn phòng đã thuê toàn bộ tài sản cố định và các thiết bị phụ trợ của khách thuê + Khách