II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ
2. Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc:
2.2. Quản lý việc sửa chữa và bảo dưỡng (quản lý chất lượng):
Để xử lý các đòi hỏi về bảo dưỡng, người quản lý phải biết rõ những nhu cầu của tòa nhà và số lượng và vị trí nhân sự cần có để thực hiện các công việc bảo dưỡng. Thường có 4 loại bảo dưỡng sau:
+ Bảo dưỡng có tính phòng tránh nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của tòa nhà bằng các hoạt động kỉêm tra định kỳ nội thất và ngoại thất của tòa nhà và các thiết bị.
+ Bảo dưỡng có tính sửa chữa bao gồm các hoạt động sửa chữa cần thiết để giữ nguyên tất cả các cấu trúc, sự tiện nghi và các tiện ích.
+ Việc quản gia trong đó việc dọn dẹp là nhiệm vụ bảo quản thường xuyên nhất.
+ Việc xây dựng mới bao gồm việc hoàn thiện, làm mới và thay đổi cấu trúc được thực hiện theo chỉ dẫn của các khách thuê hoặc cải thiện tính hấp dẫn của tòa nhà.
2.3. Quản lý marketing:
Hoạt động marketing văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc cũng đòi hỏi các bước tiến hành giống như hoạt động marketing đối với các bất động sản khác bao gồm: phân tích nhu cầu ở các mức giá thuê khác nhau, sử dụng thành thạo kỹ năng bán hàng, phân tích khả năng tài chính cũng như lợi nhuận thu được từ những khách hàng thuê triển vọng. Những khách hàng tiềm năng thường ở khu vực lân cận công ty nên họat động marketing của công ty thường tập trung quảng bá văn phòng cho thuê đến những khách hàng này. Ngoài ra, các công việc khác bao gồm quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, gửi thư chào, email tới các nhóm khách hàng tiềm năng, liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc có thể mời khách hàng tiềm năng trực tiếp tới thăm quan văn phòng của công ty. Thường thì nhà quản lý sẽ đưa ra các ý tưởng mới lạ nhằm quảng bá văn phòng một cách hấp dẫn nhất đến khách hàng, đồng thời tạo được hình ảnh chủ đạo cho các hoạt động quảng cáo của công ty. Hình ảnh chủ đạo của công ty Sao Bắc được dựa trên tên gọi của công ty, kiểu logo, ký hiệu, màu sắc của tòa nhà… và được đưa vào tài liệu quảng cáo của công ty nhằm thu hút sự chú ý của những khách hàng tiềm năng trong đó việc giới thiệu tòa nhà Sao Bắc là bước cơ bản trong hoạt động
Hiện nay đang có rất nhiều tòa nhà văn phòng mới đang dần mọc lên, điều đó có nghĩa ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường, để thu hút khách hàng nhà quản lý của công ty đã sử dụng nhiều biện pháp như miễn tiền thuê trong một thời gian, hỗ trợ kinh phí di chuyển trụ sở, giảm giá cho thuê trong một thời gian…
Biện pháp miễn tiền thuê trong một thời gian công ty thường được áp dụng trong trường hợp tỷ lệ bỏ trống phòng cao, tuy nhiên thời hạn miễn tiền thuê không dài vì nếu kéo dài sẽ ảnh hưởng tới thu nhập của công ty. Việc miễn tiền thuê sau đó sẽ được bù lại bằng tiền thuê thu được ở giai đoạn sau khi chủ sở hữu đã có được giá thuê tốt cũng như nâng được công suất sử dụng của văn phòng.
Việc hỗ trợ kinh phí di chuyển trụ sở cũng là một cách hết sức hiệu quả để thu hút khách hàng. Đó là cách hỗ trợ bằng tiền hoặc bằng cách thanh toán cả hoặc một phần chi phí trong việc xây dựng, trang trí nội thất khu văn phòng cho khách hàng mới của công ty, có thể bao gồm các chi phí hỗ trợ cho việc di chuyển từ địa điểm cũ sang địa điểm mới. Việc hỗ trợ có thể bao gồm nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình khách hàng chuyển tới thuê lại văn phòng song thực chất đó chỉ là một khoản tiền được giành để hỗ trợ cho khách hàng tùy theo các điều kiện thuê mà công ty thỏa thuận với khách hàng. Có thể có một số khách thuê là các tổ chức hoạt động theo các kế hoạch kinh phí đã được duyệt nên việc miễn phí tiền thuê không đồng nghĩa với việc hỗ trợ kinh phí di chuyển như kinh phí làm vách ngăn, mua thảm, mua rèm… Đối với các tổ chức này kinh phí thuê mướn thường là được duyệt cho cả năm nên nếu không dùng hết thì cũng không được sử dụng vào mục đích khác nếu không được chấp thuận, nếu nguồn kinh phí cho việc mua sắm đồ đạc cho khu văn phòng của họ có thể không còn đủ nếu họ chuyển tới văn phòng mới vì thường phải thay đổi nội thất cũng như một số đồ dùng khác cho phù hợp với văn phòng mới. Do đó giải pháp này sẽ tạo thêm những sự lựa chọn cho các khách hàng quan tâm đến văn phòng của công ty. Nhà quản lý của công ty
chứng tỏ điều đó qua việc khảo sát thực tế: Với diện tích thuê là 150 m2, giá thuê là 17$/m2/tháng, thanh toán vào cuối tháng, thời hạn thuê là 2 năm, công ty chấp nhận hỗ trợ kinh phí di chuyển trụ sở với khoản tiền là 2000$ bao gồm tiền mua rèm, mua đồ gỗ, tiền dịch vụ di chuyển, tiền mua vách ngăn, với hệ số chiết khấu là 10%/năm (0,83%/tháng).Giá thuê thực tế của hợp đồng là Pt, giá trị hiện tại của hợp đồng thuê là:
PV= 2550/(1+0,83%) + 2550/(1+0,83%)2 + … + 2550/(1+0,83%)24 – 2000 PV= 53.283$
Hay: PV= 150Pt/(1+0,83%) + 150Pt/(1+0,83%)2 + ….+ 150Pt/ (1+0,83%)24 = 53.283
=> Pt= 16,38$
Như vậy giá thuê thực tế ở mức 16,37$/m2/tháng không thấp hơn nhiều so với giá trên hợp đồng song có thể tạo ra sức hấp dẫn nhất định đối với khách hàng nhất là đối với nhóm khách hàng mà việc di chuyển trụ sở đặc biệt phức tạp với họ.
Một công cụ marketing khác mà nhà quản lý của công ty sử dụng là giảm giá cho thuê trong một thời gian nhằm làm giảm tỷ lệ bỏ trống phòng, duy trì hệ số sử dụng cao, tránh được các chi phí phát sinh trong việc tìm kiếm khách hàng mới và qua đó tăng hiệu quả khai thác của tòa nhà. Trong những năm 1997, 1998 khi một loạt các cơ sở cho thuê khác đồng lọat ra đời nhà quản lý của công ty Sao Bắc đã áp dụng phương thức này nhằm thu hút khách hàng. Nhà quản lý của công ty đã khảo sát qua việc so sánh giữa 2 trường hợp cho thuê:
- Trường hợp thứ nhất nhà quản lý áp dụng chính sách giảm giá cho hợp đồng dài hạn và kịp gia hạn hợp đồng với khách hàng 1 và 2 bằng cách thuyết phục họ gia hạn thời hạn hợp đồng cho đến hết năm thứ 5 kể từ thời điểm gia hạn và họ sẽ được giữ nguyên mức giá như trước đây là 16$/m2/tháng, khách hàng thứ 3 vẫn tiếp tục hợp đồng mới ký một năm trước đây với giá 18$/m2/tháng, thời hạn là 5 năm.
Bảng 1: Thu nhập của công ty Sao Bắc khi áp dụng biện pháp giảm giá cho thời gian thuê dài:
Khách
hàng Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
KH 1 172800 172800 172800 172800 172800 KH 2 192000 192000 192000 192000 192000 KH 3 237600 237600 237600 237600 237600 Tổng cộng 602400 602400 602400 602400 602400 Hệ số C.K 0.1 0.1 0.1 0.1 0.1 PV 547636.36 497851.2 452592.04 411447.31 374043.005
(Nguồn: Công ty Sao Bắc)
Tổng cộng giá trị hiện tại của tiền thuê trong 5 năm là 2.283.569.9
- Trường hợp thứ hai không áp dụng chính sách khuyến mại để gia hạn hợp đồng, do vậy vào năm thứ hai khi tòa nhà mới bên cạnh đưa vào sử dụng đã thu hút mất khách hàng 1 và 2 của công ty. Nhà quản lý tăng cường chi phí marketing và các hỗ trợ khác để duy trì hệ số sử dụng cao cho các năm sau nhằm thu hút các khách hàng mới. Kết quả là hệ số sử dụng trong năm thứ 2 diện tích của khách hàng 1 và 2 còn 50% (tức là họ ra đi và 6 tháng sau mới kiếm được đủ khách hàng mới để lấp đầy diện tích trống) song giá thuê ở mức thị trường hiện tại là 18$/m2/tháng. Hàng năm chi phí để thu hút khách thuê ở mức giá 18$/m2/tháng dự kiến là 50.000$.
Bảng 2: Thu nhập của công ty Sao Bắc khi cho thuê giá cao, hệ số sử dụng thấp và chi phí tiếp thị tăng:
Diện tích Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
DT1 (900 m2) 17800 97200 194400 194400 194400 DT2 (1000 m2) 192000 108000 216000 216000 216000 DT3 (1100m2) 237600 237600 237600 237600 237600 Chi phí tiếp thị 0 -50000 -50000 -50000 -50000 Tổng cộng 602400 392800 598000 598000 598000 Hệ số chiết khấu 0.1 0.1 0.1 0.1 0.1 PV 547636.4 324628.1 449286.3 408442.0 5 371310.951
(Nguồn: Công ty Sao Bắc )
Tổng cộng giá trị hiện tại của tiền thuê trong 5 năm là 2.101.304
2.4. Quản lý rủi ro:
Rủi ro là các khả năng có thể xảy ra các sự kiện, các kết quả không có lợi. Đối với Sao Bắc rủi ro có thể bắt nguồn từ nhiều tình huống như sự suy giảm các hoạt động kinh tế làm giảm cầu về văn phòng cho thuê, hoặc là những vấn đề của địa phương và chính quyền nơi có văn phòng cho thuê của công ty, ảnh hưởng đến trực tiếp hoặc gián tiếp đến sự vận hành của văn phòng. Một trong những vấn đề quan trọng của kinh doanh văn phòng cho thuê là giữ được khách thuê bằng các hợp đồng thuê dài hạn để giữ được mức lợi nhuận ổn định trong thời gian. Song cùng với thời gian, khi văn phòng trở nên cũ đi và lạc hậu thì khách hàng thuê thường có xu hướng chuyển sang các công ty khác có văn phòng mới hơn, phù hợp hơn và làm cho thu nhập của công ty giảm đi. Quản lý rủi ro là một trong những vấn đề quản lý quan trọng đối với công ty.
Ngoài ra còn có một số dạng rủi ro khác như: rủi ro toàn bộ, rủi ro hệ thống, rủi ro không hệ thống, rủi ro sức mua, rủi ro pháp lý, rủi ro về sự thanh khoản… Nhưng hầu hết là rủi ro kinh doanh và rủi ro tài chính. Rủi ro kinh doanh là xác suất xảy ra khả năng mức thu nhập của công ty không đủ để bù
đắp các chi phí kinh doanh. Rủi ro tài chính có thể do việc vay vốn cho đầu tư mà không có khả năng thanh toán nợ. Với công ty Sao Bắc thì năm 2004 đã thu hồi vốn, không xảy ra dạng rủi ro này. Nhưng mức độ rủi ro của tòa nhà văn phòng so với các bất động sản khác thường là cao hơn. Ví dụ sau nói lên điều đó, với giả định:
Hệ số biến thiên của Trung tâm thương mại là 10,96/19,75=0,55 Hệ số biến thiên của Tòa nhà Sao Bắc là 14,92/20,5=0,73
Hệ số biến thiên của Khu căn hộ cho thuê là 7,79/18,5=0,42
Bảng 3: Mức lợi nhuận dự kiến và thước mức độ rủi ro của các phương án đầu tư
Mức lợi nhuận dự kiến và mức rủi ro
Trung tâm thương mại
Tòa nhà văn phòng
Khu căn hộ cho thuê
Mức lợi nhuận dự kiến 19,75% 20,5% 18,5%
Độ biến thiên 120,18 222,75 60,75
Độ lệch chuẩn 10,96% 14,92% 7,79%
Hệ số biến thiên 0,55 0,73 0,42
( Nguồn: Công ty Sao Bắc )
Như vậy các phương án đầu tư tòa nhà văn phòng cho thuê và trung tâm thương mại lần lượt có hệ số biến thiên là 0,73 và 0,55, cao hơn 1,7 và 1,3 lần so với phương án xây căn hộ cho thuê. Điều đó cũng nói lên yêu cầu rất lớn đối với nhà quản lý văn phòng cho thuê, đó phải là người có kinh nghiệm quản lý, có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống trong kinh doanh góp phần giúp chủ sở hữu công ty trong điều hành công ty.
2.5. Quản lý nguồn nhân lực:
2.5.1. Công tác hoạch định, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực:
Kế hoạch về nguồn nhân lực của công ty Sao Bắc được đưa ra vào cuộc họp tổng kết cuối năm. Từng phòng ban, bộ phận sẽ làm bản tường trình về nhu cầu nguồn nhân lực của mình, thông qua đây ban lãnh đạo công ty sẽ có những biện pháp điều động tuyển thêm nhân viên hay thay đổi vị trí làm việc
của một số nhân viên. Và cuối cùng đưa ra bảng tổng kết về kế hoạch nhân lực trong năm tới xem như thế nào cho phù hợp. Việc bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực của Sao Bắc phụ thuộc vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh văn phòng cho thuê.
- Tổ lễ tân: làm việc 2 chiều: Sáng: 7h30 – 11h30
Chiều: 14h30 – 18h30
- Tổ kỹ thuật: Có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên các thiết bị kỹ thuật như hệ thống thang máy, điều hòa, điện dự phòng, trạm biến áp, đầu nối các thông tin liên lạc, cấp nước…. Có 4 người ở bộ phận thường trực. Bộ phận này thường là những người có kinh nghiệm sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị. Nếu có hỏng hóc lớn thì có họat động bảo trì với các doanh nghiệp chuyên trách để sửa chữa.
- Tổ bảo vệ: Gồm 12 người, có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự cho tòa nhà và khách hàng, thường xuyên đề phòng trộm cắp, phát hiện những trường hợp giả là khách hàng vào công ty gây mất trật tự. Ở các phòng có hệ thống camera đảm bảo an ninh từng phòng một. Bộ phận này chia làm 3 ca:
Ca 1: Từ 7h – 15h Ca 2: Từ 15h – 23h
Ca 3: Từ 23h – 7h sáng hôm sau.
- Bộ phận kế toán: gồm 1 kế toán trưởng và 1 trợ lý làm theo giờ hành chính
- Bộ phận marketing: gồm 1 trưởng phòng marketing và các cộng tác viên làm giờ hành chính, phụ trách việc cho thuê và liên hệ với khách hàng, giải quyết những thắc mắc của khách hàng, in các Card, webside để khách hàng liên hệ, tìm kiếm khách hàng mới, thương lượng với các hợp đồng đã hết hạn, các hợp đồng chăm sóc khách hàng.
- Bộ phận làm sạch: gồm 10 người có nhiệm vụ làm sạch ở những khu công cộng như sảnh thang máy, cầu thang bộ, lau dọn cốc chén, hút bụi thảm bàn ghế.
2.5.2. Công tác đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực:
Công tác bồi dưỡng cho can bộ công nhân viên của công ty Sao Bắc được tổ chức hàng năm để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên với mục đích phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Những cán bộ công tác nhiều năm mà chưa có bằng đại học thì được cử đi học đại học. Đồng thời các nhân viên còn được huấn luyện, tư vấn những kỹ năng kỹ sảo trong công việc để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
2.5.3. Công tác khen thưởng, kỷ luật của công ty:
Công tác khen thưởng nhằm tạo động lực và phấn khởi cho nhân viên trong khi làm việc. Những người được thưởng là những người có thành tích xuất sắc trong việc phục vụ khách hàng, hoàn thành kế hoạch về doanh thu cho tập thể và đóng góp vào thành tích chung của công ty, không vi phạm vào nội quy của công ty, chấp hành nghiêm túc quy định của công ty và các chế độ chính sách của Nhà nước. Đồng thời công ty cũng có hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những cá nhân hoặc bộ phận vi phạm nội quy của công ty, nghỉ làm bừa bãi, không đi làm đúng giờ hoặc gây rối loạn trong công ty làm ảnh hưởng đến khách hàng và người khác.
2.6. Quản lý tài chính:
Vào cuối mỗi năm, nhà quản lý thường kiểm tra lại toàn bộ báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của năm đó và so sánh với các năm trước để báo cáo lên công ty trong cuộc họp tổng kết cuối năm.
Bảng 4:Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2005 của công ty Sao Bắc : TÀI SẢN GHI CHÚ SỐ ĐẦU KỲ SỐ CUỐI KỲ 1 2 3 4 A TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 100 1.923.129.881 5.041.471.812 I Tiền 110 736.689.716 869.824.065
1 Tiền mặt tại quỹ 111 351.617.699 605.932.108
2 Tiền gửi ngân hàng 112 385.072.017 263.891.957
II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn
120 - -
III Các khoản phải thu 130 1.186.440.165 4.171.647.747 1 Phải thu của khách hàng 131 468.015.183 883.281223