II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ
2. Các giải pháp:
2.1. Nâng cao hiệu quả các hoạt động quản lý dịch vụ:
Việc tổ chức và thực hiện các dịch vụ trong công ty bao gồm các dịch vụ như: an ninh trật tự, cải tạo sửa chữa các bộ phận bên trong văn phòng, vệ sinh môi trường làm việc, vận hành hoạt động của thang máy… Các hoạt động này sẽ có hiệu quả hơn nếu có sự kết hợp hài hòa giữa hai bộ phận của công ty: bộ phận kỹ thuật và bộ phận kinh doanh.
Do đó bộ phận kỹ thụât của công ty đòi hỏi phải:
- Có đủ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm để có thể thực hiện tốt các công tác duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc xây dựng mới những bộ phận cần thiết của tòa nhà.
- Luôn luôn có ý thức học hỏi, trau dồi tri thức để nâng cao tay nghề phục vụ cho công việc của minh.
- Chấp hành nghiêm túc kỉ cương của công ty.
- Đầu tư thêm những trang thiết bị cần thiết cho việc duy tu, sửa chữa và bảo dưỡng tòa nhà.
Đối với bộ phận kinh doanh cần phải:
- Có kế hoạch ngắn hạn, trung hạn cũng như dài hạn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, áp dụng từng giải pháp cho phù hợp với từng thời kỳ phát triển của công ty.
- Sử dụng các diện tích công cộng được Nhà nước ưu đãi và cho thuê như diện tích để trông giữ xe, trồng cây xanh, giữ gìn an ninh trật tự…
- Xây dựng mạng lưới quản lý công việc, xử lý kịp thời các hỏng hóc kỹ thuật và đáp ứng yêu cầu sửa chữa của khách hàng.
- Có kế hoạch phân bố nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận, đánh giá và luân chuyển nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn về điện, nước, thang máy… để được kiểm tra định kỳ.
- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các nội quy và quy định nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong công ty, trách nhiệm của khách thuê và của công ty.
- Nắm bắt tình hình hoạt động của các khách hàng trong công ty để đưa ra quy trình phục vụ hợp lý. Hơn nữa, thu nhập của công ty phụ thuộc vào các khách hàng, nếu các hoạt động kinh doanh của các khách thuê trong công ty phát đạt thì công ty cũng có thu nhập ổn định và ngược lại nếu hoạt động kinh doanh của khách hàng kém thì cũng ảnh hưởng đến thu nhập của công ty. Điều đó cũng phụ thuộc vào cách nhìn của nhà quản lý từ khi hướng vào lượng khách hàng mục tiêu, nhà quản lý nên hướng vào những công ty có khả năng tài chính, có hoạt động kinh doanh phát triển.
- Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước, hệ thống phòng cháy, chữa cháy… để đảm bảo cho hoạt động của các công ty thuê văn phòng ở Sao Bắc được tiến triển tốt đẹp.
- Phải đảm bảo an ninh, không để xảy ra các tệ nạn xã hội len lỏi vào công ty, không để thất thoát tài sản của công ty và của khách thuê.
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng dựa trên các nguyên tắc chung được thỏa thuận giữa hai bên.
- Quản lý nguồn doanh thu và các khoản chi phí phát sinh hàng năm để thống kê và lên kế hoạch mức chi phí hợp lý cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tăng cường công tác nghiên cứu những tiến bộ khoa học kỹ thuật áp dụng vào quản lý văn phòng cho thuê cũng như các dịch vụ phục vụ trong công ty.