II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ
2. Các giải pháp:
2.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực:
2.4.1. Đối với tuyển chọn, bố trí và sắp xếp nguồn nhân lực:
Hiện nay, công ty Sao Bắc tương đối ổn định về nhân lực nhưng không có nghĩa là không tuyển thêm nhân viên. Hàng năm, công ty vẫn phải xem xét nhu cầu nhân lực ở các phòng ban, bộ phận để bố trí thêm cho phù hợp. Khi tuyển được người phù hợp với công việc, công ty tiến hành cho thời gian thử việc và ký hợp đồng vì công ty cũng rất cần những người trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình trong công việc thay thế những thế hệ đi trước, để tiếp bước học hỏi những kinh nghiệm, thành thạo hơn trong quá trình phục vụ khách hàng.
Tuy nhiên, công ty nên có những chính sách ưu đãi nhất định để giữ chân những người công tác có năng lực và kinh nghiệm vì thường sau một thời gian làm việc, nhân viên có xu hướng chuyển sang các công ty khác có chế độ ưu đãi hơn. Như thế công ty đã tiết kiệm được một khoản lớn chi phí cho việc tuyển dụng thêm nhân viên mới. Ngoài ra việc bố trí và sắp xếp nhân lực cũng phải hợp lý đúng người đúng việc thì mới đem lại hiệu quả cho công việc.
2.4.2. Đối với công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực:
Đây là công tác rất quan trọng đối với công ty nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ công nhân viên trong công ty với mục đích phục vụ khách hàng tốt nhất. Chất lượng lao động sẽ không thể duy trì và phát triển nếu như không có sự đào tạo và bồi dưỡng một cách thường xuyên. Trước khi tiến hành đào tạo và bồi dưỡng, ban quản lý công ty nên phân loại và đánh giá trình độ của các nhân viên làm cơ sở để có hình thức đào tạo phù hợp với từng nhân viên.
Các nhân viên sau khóa học phải trải qua quá trình kiểm tra trình độ để đánh giá khả năng tiếp thu trong quá trình đào tạo. Nội dung đào tạo được giám đốc công ty hoạch định, lên kế hoạch thực hiện và kiểm tra thường xuyên. Song, công ty không nên chỉ tập trung vào việc đào tạo các nghiệp vụ mà còn phải đào tạo cả kến thức xã hội, kiến thức về nghệ thuật ứng xử, giao tiếp và cách thức chào hỏi khi tiếp xúc với khách hàng. Đồng thời công ty nên khuyến khích nhân viên học thêm nhiều ngoại ngữ để phục vụ khách hàng được tốt hơn vì thực tế có rất nhiều khách hàng là các công ty do người nước ngoài làm chủ nên việc hiểu biết và thành thạo ngoại ngữ là rất cần thiết. Ngòai các lớp học đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ của công ty, các nhân viên cũng nên tự mình học hỏi và trau dồi tri thức, kinh nghiệm trong qúa trình làm việc. Kinh nghiệm từ thực tế lao động là điều mà bản thân mỗi cá nhân phải tự ý thức, không ai có thể soạn thảo thành giáo trình hay bài bản để dạy,
đó là những bài học bất thành văn, một người làm việc lâu năm sẽ dần tích lũy được những kinh nghiệm đó.
2.4.3. Đối với công tác trả lương, thưởng:
Đây là công tác quan trọng mang tính công bằng, trả đúng lương cho nhân viên sẽ khuyến khích nhân viên về mặt vật chất cũng như tinh thần hăng say trong công việc. Việc trả lương đúng thời gian cũng phải chú trọng để gây niềm tin đối với nhân viên và giữ uy tín cho công ty. Còn đối với chính sách tiền thưởng phải do sự bình bầu của mọi người trong từng bộ phận, tuyệt đối tránh tình trạng bao che, che giấu khuyết điểm cho nhau và để đảm bảo tính công bằng trong công tác thưởng, phạt. Để khuyến khích người lao động, công ty nên áp dụng chế độ trả lương, thưởng như sau:
- Công ty phải tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia trong quá trình xây dựng chế độ trả lương, thưởng.
- Có thể trả lương sớm cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc.
- Đối với hình thức trả lương theo cấp bậc, công ty nên tiến hành kiểm tra định kỳ hàng năm kiến thức tay nghề, chuyên môn để đảm bảo tính công bằng cho các nhân viên.
- Đối với từng bộ phận hay phòng ban, công ty phải đặt ra chỉ tiêu đạt mức lợi nhuận là bao nhiêu thì được thưởng mức tiền là bao nhiêu, mức thưởng có thể tính theo phần trăm của doanh thu, mức doanh thu càng cao thì mức thưởng càng lớn. Trên quỹ tiền thưởng đó tổ trưởng sẽ tiến hành phân phối cho các nhân viên theo sự bình bầu của mọi người trong phòng ban hay bộ phận đó. Điều đó khuyến khích họ rất lớn về mặt tinh thần lao động. Ngoài ra công ty cũng cần phải chú ý thưởng cho những người có ý tưởng sáng tạo trong kinh doanh hay ý tưởng hay trong các dịch vụ phục vụ khách hàng, những người luôn giới thiệu khách hàng đến với công ty.
2.4.4. Đối với công tác giám sát, kiểm tra nhân viên trong quá trình làm việc:
Đối với những có ý thức tự giác cao trong công việc thì cũng không nhất thiết phải có công tác này, nhưng công tác này sẽ có tác dụng không nhỏ đối với những người trì trệ trong công việc, ỷ lại, làm việc không đúng giờ giấc hay nghỉ ngơi bừa bãi trong giờ làm việc. Công tác giám sát, kiểm tra của ban quản lý sẽ đôn đốc họ làm việc nghiêm túc, tránh sự ỷ lại, dựa dẫm vào người khác. Tuy nhiên công tác giám sát không nên để nhân viên biết vì như thế có thể dẫn đến tình trạng làm việc theo kiểu đối phó khi có người quản lý và gây tâm trạng không thoải mái khi làm việc khiến nhân viên mất tự tin, lúng túng ảnh hưởng đến quá trình phục vụ khách hàng.
Ban quản lý công ty nên nêu cao ý thức tự giác làm việc, tự giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận. Đó là một biện pháp hữu hiệu hơn hết vì đó là những người thường xuyên làm việc cùng nhau nên sẽ bảo ban nhau dễ hơn, ban quản lý vẫn có trách nhiệm kiểm tra nhưng không phải lúc nào cũng có mặt để kiểm tra được hết. Song sẽ có những lúc ban quản lý kiểm tra đột xuất, nếu phát hiện những cá nhân vi phạm nội quy làm việc của công ty thì sẽ có hình thức xử phạt tùy theo mức độ vi phạm.
