II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ
2. Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc:
2.1. Quản lý các hợp đồng thuê:
2.1.1. Quản lý việc thanh toán:
Việc thanh toán tiền thuê hay các khoản khác mà khách hàng phải trả cần phải có người quản lý. Cụ thể những khoản đó bao gồm:
- Tiền đặt cọc: Tại thời điểm ký hợp đồng, bên thuê đặt cọc một khoản tiền tương đương với 3 tháng tiền thuê. Công ty có thể sử dụng số tiền đặt cọc này để bù đắp cho việc khách thuê không thực hiện các nghĩa vụ của mình, bù đắp các chi phí, thiệt hại phát sinh, kể cả các thiệt hại về pháp lý. Vào thời điểm kết thúc hợp đồng thuê hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày bên thuê giao lại văn phòng trống, công ty thanh toán lại cho khách thuê số tiền đặt cọc này, không có lãi suất, sau khi trừ đi phần trang trải cho các khoản phát sinh do lỗi của khách thuê như trên.
- Tiền thuê: Khách thuê sẽ thanh toán tiền thuê theo quý vào trong vòng 10 ngày đầu tiên của mỗi quý. Bên thuê có thể thanh toán các khoản phải trả bằng đô la Mỹ hoặc trị giá tương đương tính ra đồng Việt Nam áp dụng tỷ giá hối đoái do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam công bố vào ngày thanh toán. Nếu vào các thời điểm thanh toán, tỷ gía trong ngày không được công bố, tỷ giá hối đoái do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam công bố vào ngày gần nhất trước đó của ngày thực hiện phải thanh toán sẽ được áp dụng.
- Lãi suất: Đối với khoản thanh toán chậm, trong thời hạn cho phép, bên thuê phải thanh toán lãi suất, tính từ ngày phải trả tới ngày thực trả. Lãi suất này bằng lãi suất trần tiền vay do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam công bố.
- Tiền điện và điện thoại: Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền điện (không bao gồm tiền điện cho điều hòa) và điện thoại cho văn phòng theo tháng thông qua công ty hoặc trực tiếp thanh toán với các công ty dịch vụ có liên quan.
2.1.2. Quản lý việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của bên cho thuê:
Khi ký hợp đồng với khách hàng, công ty Sao Bắc sẽ có những quyền hạn và trách nhiệm nhất định đối với khách hàng. Những quyền hạn và trách nhiệm đó bao gồm:
- Khi bên thuê tuân thủ và thực hiện các nghĩa vụ của mình nêu trong hợp đồng thuê, công ty có nghĩa vụ đảm bảo rằng bên thuê sẽ toàn quyền sử dụng văn phòng. Đại diện của công ty sẽ không được vào văn phòng bất cứ lúc nào trong thời gian thuê nếu không có hẹn trước với khách thuê.
- Nếu khách thuê yêu cầu bất cứ một dịch vụ gì ngoài giờ phục vụ, và đã thông báo cho công ty, công ty nếu thấy có thể đáp ứng được phải cố gắng cung cấp các dịch vụ mà khách thuê yêu cầu ngoài giờ thông thường với chất lượng cao nhất.
- Công ty có thể thay đổi lại phía trong hoặc bên ngoài tòa nhà, thay đổi lại kiến trúc của tòa nhà và thậm chí có thể thay đổi lại tên của tòa nhà nhưng phải thông báo bằng văn bản trước 6 tháng cho khách thuê.
- Trong trường hợp văn phòng hoặc bộ phận văn phòng không sử dụng được, hư hỏng hay bị phá hủy do rủi ro vì vậy không thể sử dụng được theo những điều khoản của hợp đồng thuê, công ty sẽ có trách nhiệm sửa chữa và chịu mọi phí tổn sửa chữa. Trong thời gian sửa chữa, khách thuê sẽ không phải trả tiền thuê cho phần văn phòng không thể sử dụng được cho tới khi phần văn phòng này được sửa chữa.
- Trong trường hợp toàn bộ văn phòng bị ảnh hưởng nghiêm trọng do rủi ro và văn phòng không được sửa đổi lại đúng lúc để có thể phù hợp với việc sử dụng, tại bất cứ thời điểm nào sau 6 tháng xảy ra rủi ro, công ty hoặc khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng thuê bằng cách thông báo cho phía còn lại.
- Công ty sẽ trả mọi khoản thuế thuộc trách nhiệm của khách thuê và thay mặt cho khách thuê về các vấn đề liên quan đến tòa nhà. Nhưng công ty cũng có thể dừng bất cứ dịch vụ nào nếu bất cứ một khoản phải thanh toán đã nêu trong hợp đồng không được thanh toán trong vòng một tuần.
- Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất cứ thất thoát, tai nạn hay hư hỏng nào tồn tại hay phát sinh từ tòa nhà do các cuộc đình công, mất điện, thay đổi điện áp, cung cấp bất cứ một dịch vụ gì phát sinh ngoài sự kiểm soát của công ty. Công ty không chịu trách nhiệm về việc sửa chữa những hỏng hóc trong tòa nhà thuộc về nghĩa vụ của khách thuê, nếu không nhận được thông báo về sự cần thiết phải sửa chữa hoặc không có đủ thời gian cho phép để tiến hành sửa chữa.
Nếu công ty phá hủy, tái xây dựng, tái trang trí lại tòa nhà hoặc bất cứ một phần nào của tòa nhà ảnh hưởng đến văn phòng, công ty sẽ thông báo cho khách thuê trước ít nhất 9 tháng để chấm dứt hợp đồng thuê mà không phải chịu bất cứ trách nhiệm gì.
2.1.3. Quản lý việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của khách thuê:
Khách thuê văn phòng ở công ty đều có quyền hạn và trách nhiệm nhất định được thỏa thuận trong hợp đồng thuê. Nhà quản lý của công ty có nghĩa vụ quản lý quyền hạn và trách nhiệm đó xem các khách hàng của công ty thực hiện như thế nào, những mặt tích cực và hạn chế khi thực hiện hợp đồng để có những biện pháp điều chỉnh thích hợp trong quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể những quyền hạn và trách nhiệm đó bao gồm:
- Khách thuê phải giữ văn phòng cho sạch sẽ, gọn gàng, không bị hỏng hóc, luôn đổ rác và làm vệ sinh văn phòng thuộc phạm vi sử dụng của khách thuê. Khách thuê chỉ sử dụng người thu dọn vệ sinh theo sự giới thiệu của công ty. Khách thuê có nghĩa vụ thay thế tất cả các kính cửa sổ vỡ hoặc hỏng hóc trong văn phòng ( trừ những hỏng hóc, vỡ do rủi ro, do kết cấu hoặc ho những khiếm khuyết từ trước), và có những biện pháp hợp lý để bảo vệ văn phòng khỏi những hư hại có thể do thiên tai gây nên.
- Khách thuê phải tuân thủ mọi yêu cầu và quy định của công ty cũng như bất cứ một tổ chức có thẩm quyền nào, việc lắp đặt đường dây và thiết bị trong tòa nhà không được quá mức cho phép.
- Khách thuê không mang vào hoặc chứa trong tòa nhà các vật thể gây hoặc trở nên nguy hiểm, không tiến hành các hoạt động hoặc bất cứ hành vi nào có thể khiến cho việc bảo hiểm tòa nhà trở nên mất hiệu lực hoặc nộp tiền bảo hiểm tăng lên.
- Khách thuê không được gây quá tải cho tòa nhà, cho thang máy của tòa nhà, không được gây quá tải, gây hại cho các phương tiện dịch vụ chung, cho phần sử dụng chung, không chứa hàng hóa quá số lượng phù hợp với mức sử dụng thông thường, không đặt két hoặc thiết bị, hàng hóa quá nặng ngoại trừ tại những địa điểm, và sử dụng những phương tiện lắp đặt đã được công ty cho phép từ trước.
- Khi khách thuê sử dụng văn phòng không được gây bất kỳ tiếng ồn, không được tiến hành bất cứ hành động nguy hiểm, bí mật nào, hoặc tiến
hành tại văn phòng bất kỳ việc gì mà theo công ty có thể gây phiền hà, bất tiện hoặc gây thiệt hại cho công ty hoặc những người thuê khác, những người làm việc trong tòa nhà hoặc các văn phòng kế cận hoặc chính phủ Việt Nam.
- Về vấn đề bảo hiểm trách nhiệm của khách thuê: Khách thuê phải chịu trách nhiệm và bồi thường toàn bộ cho những thiệt hại do khách thuê, nhân viên hoặc khách của khách thuê gây ra đối với tòa nhà và những người thuê khác.
- Khách thuê không được sử dụng văn phòng vào bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích đã đăng ký.
- Khách thuê phải tuân thủ các quy định của người bảo hiểm cho công ty và bất kỳ một tổ chức có thẩm quyền nào khác, liên quan đến các văn phòng và các phần sử dụng chung được nêu trong hợp đồng thuê.
- Khách thuê không được thay đổi hoặc bổ xung bất kỳ vật gì trong tòa nhà hoặc các phương tiện chung mà không được sự nhất trí của công ty.
- Khách thuê được thuê các nhà thầu (bên ngòai) và phải thông qua công ty trong tất cả các công việc tiến hành đối với tòa nhà hoặc các phương tiện dịch vụ chung.
- Khách thuê không được trưng bày trên tường, cửa bên ngoài văn phòng bất cứ biển hiệu nào có thể nhìn thấy từ bên ngoài tòa nhà, nếu không được sự đồng ý bằng văn bản của công ty.
- Khách thuê không được lắp đặt bất kỳ ổ khóa nào, đinh hoặc các thiết bị an toàn trên cửa trong thời gian thuê văn phòng khi chưa được sự nhất trí của công ty. Khách thuê phải cung cấp cho công ty chìa khóa của tất cả các cửa trong văn phòng và phải chỉ rõ tất cả các cách vào văn phòng.
- Khách thuê không được cầm cố, thế chấp, cho vay, nhắc tới văn phòng trong mục tài sản của mình, cho thuê lại văn phòng đã thuê, hoặc cho ai cùng thuê hoặc cùng sử dụng văn phòng đã thuê.
- Các chi nhánh, công ty con, các công ty trực thuộc của các công ty thuê văn phòng có thể cùng sử dụng văn phòng khi chưa có một sự thay đổi,
chuyển nhượng hay tạo mới diễn ra trong cơ cấu tổ chức của các công ty đó và công ty Sao Bắc sẽ là người đầu tiên được thông báo về tình trạng của các người thuê này. Quyền được sử dụng chung văn phòng nói trên sẽ chấm dứt kể từ ngày công ty trực thuộc, hoặc công ty con chấm dứt quan hệ với công ty Sao Bắc.
- Khách thuê có thể sửa chữa và khắc phục nhược điểm tồn tại của văn phòng sau khi thông báo cho công ty trong vòng một tháng. Việc trang trí lại bề mặt bên trong của văn phòng không được làm ảnh hưởng đến kết cấu của tòa nhà hoặc các phương tiện dịch vụ chung.
- Khách thuê phải tuân thủ mọi quy định, quy tắc liên quan đến tòa nhà do công ty Sao Bắc công bố trong mọi thời điểm. Nếu những quy định, quy tắc này mâu thuẫn với các điều khoản của hợp đồng thuê thì các điều khoản của hợp đồng thuê sẽ là chuẩn mực.
- Khi khách hàng nộp đơn xin chuẩn y một vấn đề gì đó liên quan đến tòa nhà, khách hàng phải công khai các thông tin liên quan mà công ty có thể yêu cầu.
- Khách thuê cần thông báo cho công ty toàn bộ các chi tiết của các thiệt hại, khiếm khuyết xảy ra trong tòa nhà để có biện pháp giảm tối thiểu các thiệt hại, ảnh hưởng không lợi đối với quyền lợi của cả khách thuê và công ty Sao Bắc.
Ngoài ra, còn có một số quy định và điều khoản khác mà nhà quản lý cần phải quan tâm:
- Khách hàng phải giữ trong suốt thời hạn hợp đồng thuê giấy phép của các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cho phép bên thuê mở văn phòng thường trú tại Hà Nội, Việt Nam.
- Tất cả mọi sự ủy quyền, chấp nhận, nhất trí, giấy phép, và các vấn đề khác liên quan đến việc tham gia, thực hiện, các điều khoản của hợp đồng thuê có giá trị trong thời hạn hợp đồng có hiệu lực.
- Việc khách hàng tham gia, thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ của mình trong hợp đồng này không được mâu thuẫn với:
+ Bất cứ luật pháp nào mà hợp đồng thuê tuân thủ + Tổ chức của khách hàng
+ Bất cứ một thỏa thuận nào mà khách hàng đang tham gia
- Khách hàng thuê văn phòng phải công khai với công ty bằng văn bản mọi vấn đề mà khách hàng biết có thể ảnh hưởng đến công ty trong việc quyết định ký hợp đồng thuê.
- Việc chấp thuận, cấp phép hoặc ủy quyền của công ty Sao Bắc phải ở dạng văn bản do công ty ký hoặc do người được công ty ủy nhiệm ký.
- Các thông báo của công ty tới khách hàng và của khách hàng tới công ty phải ở dạng văn bản. Thông báo tới bên thuê sẽ được gửi tới văn phòng thuê của công ty hoặc tới một địa chỉ khác theo đăng ký trước của khách hàng. Thông báo gửi tới công ty sẽ được gửi tới văn phòng đã đăng ký của công ty hoặc theo địa chỉ khác mà công ty đã thông báo trước.
- Ngay trước ngày kết thúc hợp đồng thuê:
+ Khách hàng thuê văn phòng phải chuyển khỏi văn phòng đã thuê toàn bộ tài sản cố định và các thiết bị phụ trợ của khách thuê.
+ Khách hàng phải chuyển toàn bộ các thay đổi hoặc bổ sung đối với các phần của tòa nhà và của các phương tiện dịch vụ để trả lại nguyên trạng ban đầu ngoại trừ các hư hại, hao mòn thông thường và phải đạt được sự nhất trí của công ty. Khi thời hạn thuê kết thúc, khách thuê phải trả lại văn phòng thuê cho công ty và chuyển lại cho công ty toàn bộ chìa khóa của văn phòng.
- Trong trường hợp khách thuê muốn gia hạn hợp đồng, khách thuê phải thông báo bằng văn bản tới công ty ít nhất 3 tháng trước khi thời hạn hợp đồng kết thúc.
- Sau khi hợp đồng thuê này đã được thực hiện 6 tháng, trong trường hợp khách hàng muốn kết thúc hợp đồng thuê trước thời hạn, khách hàng phải thông báo bằng văn bản tới công ty ít nhất trước 3 tháng. Trong trường hợp
khách hàng vi phạm hợp điều khoản thông báo này thì khách hàng sẽ phải trả số tiền phạt tương đương với 3 tháng tiền thuê.
2.1.4. Quản lý việc tranh chấp và giải quyết tranh chấp:
Nhà quản lý của công ty phải nắm bắt được tình hình hoạt động của các khách hàng và ý kiến của họ về những điều khoản trong hợp đồng, nếu như có thắc mắc của khách hàng hoặc những điều khách hàng cho là không thỏa đáng, công ty còn có sự điều chỉnh kịp thời nếu như có thể.
Các tranh chấp phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết theo luật pháp của Việt Nam. Hai bên sẽ cố gắng giải quyết tranh chấp bằng biện pháp thương lượng, hòa giải. Nếu trong vòng 4 tuần kể từ khi phát sinh, tranh chấp không giải quyết được, hai bên nhất trí chuyển sang Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam, là tổ chức họat động bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, ở số 9 Đào Duy Anh, Hà Nội, Việt Nam. Các bên sẽ cố gắng chọn một trọng tài chung. Nếu không thành công, mỗi bên sẽ tự chọn cho mình một trọng tài viên. Hai trọng tài này sẽ chọn tiếp một trong hai trọng tài thứ ba. Các trọng tài này phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh từ các hợp đồng thuê bất động sản. Quyết định của trọng tài là quyết định cuối cùng quyết định việc giải quyết tranh chấp. Hợp đồng này lập thành hai bản tiếng Việt và hai bản tiếng Anh có hiệu lực như nhau, mỗi bên giữ một bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh. Bản tiếng Việt sẽ là bản có hiệu lực để dựa vào đó giải quyết các vấn đề nếu có sự mâu thuẫn giữa bản tiếng Anh và bản tiếng Việt.