II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ
2. Các giải pháp:
2.2. Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn cho các hoạt động quản
Với bất kỳ công ty kinh doanh bất động sản nào, làm thế nào để có thể sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả nhất luôn là vấn đề hàng đầu cần phải chú trọng. Với công ty Sao Bắc cũng vậy, để đảm bảo nguồn vốn hiệu quả thì công ty cần phải:
- Sử dụng nguồn vốn hợp lí, sử dụng đúng mục đích, tránh gây thất thoát, tham ô, lãng phí, quan liêu.
- Thực hiện thu đúng, chi đủ cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Tuyển mộ, tuyển chọn đội ngũ cán bộ có trình độ, có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý văn phòng. Đồng thời đó phải là những người trung thực, ngay thẳng, nhiệt tình với công việc.
2.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng các thiết bị kỹ thuật và các dịch vụ khác:
2.3.1. Công tác phòng chống cháy nổ:
Phòng chống cháy nổ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trong quá trình quản lý văn phòng vì nó ảnh hưởng đến rất nhiều người đang họat động trong tòa nhà. Nhưng việc phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn cho mọi người không chỉ phụ thuộc vào kiểu thiết kế của tòa nhà và hệ thống phòng chống mà còn phụ thuộc rất nhiều vào ý thức của khách hàng họat động trong tòa nhà. Song việc thiết kế tòa nhà phải đảm bảo:
- Có hệ thống thoát hiểm nhanh chóng và an toàn khi có sự cố xảy ra. - Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động phòng cháy, chữa cháy và công tác cứu nạn.
- Không lắp đặt hệ thống ống dẫn khí, chất lỏng dễ cháy nổ trong tòa nhà.
- Hạn chế tới mức thấp nhất ảnh hưởng của các sự cố cháy, nổ đến những người hoạt động trong tòa nhà, môi trường và các công trình khác xung quanh tòa nhà.
- Các lò đốt bằng dầu khí, các thiết bị cao thế không được đặt trong tòa nhà, phải đặt ở những phòng riêng bên ngoài.
- Không lắp đặt các đường ống kỹ thuật trong buồng máy của thang máy.
- Ở các phòng vệ sinh nên dùng các các vật liệu cách điện cho các bóng đèn.
- Mỗi ống chứa dây điện phải đảm bảo độ dốc để thoát nước ra ngoài, không được để nước ứ đọng trong đó sẽ rất nguy hiểm vì nước là chất dẫn điện.
- Dây dẫn điện và cáp điện khi lắp đặt xuyên qua tường, sàn phải được để trong ống dẫn và có những biện pháp chống thấm và đọng nước.
- Các thiết bị điện lắp đặt trong tòa nhà phải đảm bảo về mặt chất lượng khi sử dụng.
- Không được sử dụng điện với cường độ vượt quá cường độ định mức cho phép.
- Những bộ phận của hệ thống thông gió, hút bụi, hút khói... phải được làm bằng vật liệu không cháy.
- Tòa nhà phải được thiết kế có hệ thống chữa cháy bên trong và hệ thống cấp nước chữa cháy bên ngoài.
- Hệ thống báo cháy phải đảm bảo phát hiện cháy nhanh chóng, thông tin chính xác, rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy.
Song phòng cháy hơn chữa cháy nên mỗi người trong tòa nhà cần phải có ý thức cẩn thận trong khi làm việc, cẩn thận trong khi sử dụng lửa, điện, chất dễ gây cháy nổ như các thiết bị có khả năng phát tia lửa, hút thuốc..., không mang các chất độc hại, chất dễ cháy nổ vào tòa nhà, thực hiện nghiêm túc các quy định về phòng chống cháy nổ của công ty.
2.3.2. Công tác quản lý sử dụng thang máy:
Thang máy là thiết bị không thể thiếu trong tòa nhà, là phần sử dụng chung của mọi người trong tòa nhà. Vì thế khi sử dụng thang máy mọi người cần phải:
- Có trách nhiệm bảo vệ thang máy và tuân thủ những quy định của công ty để bảo vệ thang máy, không gây quá tải đối với thang máy vì quá nhiều người vào cùng lúc.
- Nếu trong quá trình hoạt động của thang máy có trục trặc gì thì phải nhấn nút báo động cho nhân viên trong công ty biết và có biện pháp đối phó kịp thời, không nên tự cậy cửa thang máy.
- Không được đưa các hàng hóa quá khổ, qúa tải, các chất độc hại… vào thang máy.
- Có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, không vất rác bừa bãi trong thang máy, không vẽ bậy, bẩn lên buồng thang máy.
- Thường xuyên bảo dưỡng, bảo trì cho thang máy.
2.3.3. Việc sử dụng nhà vệ sinh chung:
Ở mỗi văn phòng đều có nhà vệ sinh riêng, song trong công ty còn có nhà vệ sinh chung. Để đảm bảo giữ vệ sinh sạch sẽ, mọi người cần phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy sử dụng nhà vệ sinh của công ty:
- Sử dụng các trang thiết bị trong nhà vệ sinh phải cẩn thận, nhẹ nhàng, nhớ khóa van nước sau khi sử dụng.
- Không vất rác bừa bãi trong nhà vệ sinh chung, phải giữ gìn vệ sinh chung cho mình và mọi người.
- Nếu làm hư hỏng các thiết bị trong nhà vệ sinh thì phải bồi thường tùy theo giá trị của thiết bị đó.
2.3.4. Việc trông giữ xe máy, ô tô:
Dưới tầng trệt của công ty là khu đỗ xe của các khách hàng, để đảm bảo việc gửi xe diễn ra thuận tiện, an toàn thì mọi người phải tuân thủ những quy định sau:
- Không được hút thuốc lá trong khu gửi xe, phải tắt thuốc trước khi vào bãi gửi xe, đưa xe vào bãi gửi phải xếp theo hàng, ngay ngắn, theo hướng dẫn của nhân viên nhà xe.
- Giữ vé xe cẩn thận, không để nhàu nát, làm rách vé xe, nếu đánh mất vé xe phải báo ngay cho nhân viên trông giữ xe để có biện pháp kịp thời và không để người nhặt được vé xe lấy xe ra ngoài.
- Nếu như xe bị rò rỉ xăng, chủ xe phải có trách nhiệm sửa chữa không để gây ra hỏa hoạn làm ảnh hưởng đến nhà xe và mọi người xung quanh.
- Chủ xe không được tự ý sử dụng bật lửa hay diêm hay các chất đốt khác khi nhà xe bị mất điện, phải theo sự chỉ dẫn của nhân viên nhà xe.
- Trước khi gửi xe, chủ xe nên kiểm tra kỹ xe, nếu như có xảy ra mất mát hay hỏng hóc sau khi nhận xe thì nhà xe mới chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm nếu như chủ xe đã đưa xe ra khỏi nhà xe mới quay lại báo xe bị hư hỏng.