Quy trình kiểm soát nội bộ công tác kế toán tài chính

Đây là tài liệu nội bộ của Tổng Cty Đường sắt Việt Nam về quy trình kiểm soát công tác kế toán tài chính. Tài liệu này rất thích hợp cho các bạn làm công tác kiểm toán, đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường, cần tìm hiểu, học hỏi thêm kinh nghiệm

1. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 1. Mục tiêu : + Tính tuân thủ pháp luật. + Tính tin cậy báo cáo tài chính. + Tính hữu hiệu hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. Tổ chức thực hiện: - Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức cho đội ngũ làm công tác kế toán đảm bảo ghi chép, hạch toán kế toán tuân thủ qui định tài kế toán, văn pháp luật qui trình này; người chịu trách nhiệm thông tin, số liệu phản ánh báo cáo tài chính. - Kiểm soát viên quy trình làm sở để thực công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kế toán tài đơn vị. - Các phận, cá nhân liên quan có trách nhiệm phối hợp tuân thủ quy định qui trình này. 3. Về nội dung kiểm soát Nội dung Quy trình kiểm soát đề giúp cho hoạt động quản trị công tác kế toán tài có hiệu quả. Nhằm thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thông tin kinh tế, tài theo yêu cầu quy định pháp luật, yêu cầu ngành đơn vị. Từ làm sở để đơn vị định kinh tế tài đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh có hiệu xác định theo thời kỳ; Làm sở kiểm tra, giám sát định mức, tiêu chuẩn, dự toán, cung cấp thông tin kinh tế theo yêu cầu. làm tiền đề cho công tác phân tích thông tin phục vụ yêu cầu lập kế hoạch định ban lãnh đạo doanh nghiệp. Đây công việc tổ chức thực thường xuyên, thực theo định kỳ… tùy theo đối tượng quản lý để tiến hành kiểm tra, kiểm soát cho phù hợp. hoạt động công tác kế toán tài chính. Đường sắt Việt Nam xây dựng quy trình kiểm soát cho đối tượng quản lý chủ yếu sau: - Kiểm soát chi phí giá thành sản phẩm. - Kiểm soát doanh thu bán hàng kết kinh doanh. - Kiểm soát hoạt động thu nhập khác. - Kiểm soát vốn tiền. - Kiểm soát thực nghĩa vụ thuế khoản phải nộp. - Kiểm soát khoản đầu tư ngắn hạn. - Kiểm soát hàng tồn kho. - Kiểm soát tài sản cố định - xây dựng dở dang. - Kiểm soát khoản đầu tư dài hạn. 10 - Kiểm soát khoản ký quỹ, cầm cố tài sản ngắn hạn, dài hạn. 11 - Kiểm soát khoản phải trả. 12 - Kiểm soát Tiền lương 13 - Kiểm soát khoản phải thu 14 - Kiểm soát vốn trích lập quỹ. Nội dung quy trình sau: 3.1. Kiểm soát chi phí Một số vấn đề tập hợp chi phí: Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất phạm vi, giới hạn để tập hợp nhằm đáp ứng nhu cầu kiểm soát chi phí tính giá thành sản phẩm. Như vậy, thực chất việc xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất việc xác định giới hạn tập hợp chi phí hay xác định nơi phát sinh chi phí nơi chịu chi phí. Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm mục tiêu tất chi phí ghi nhận ghi nhận đầy đủ theo chế độ kế toán; nghiệp vụ chi phí phát sinh xác định cộng dồn hạch toán cách xác. Thông qua hoạt động kiểm soát để nhận diện, phân tích hạng mục chi phí phát sinh, xác định nhân tố ảnh hưởng nhằm giúp cho nhà quản lý đề giải pháp phù hợp để giảm khoản mục chi phí, từ góp phần nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp. Để xác định đắn đối tượng kế toán tập hợp chi phí cần vào yếu tố sau đây: + Đặc điểm công dụng chi phí trình sản xuất. + Đặc điểm, cấu tổ chức sản xuất quy trình công nghệ, chế tạo sản phẩm. + Loại hình sản xuất sản phẩm. Chứng từ liên quan: + Chi phí vật liệu trực tiếp (sổ chi tiết, số TK 621 theo đối tượng chi phí) + Chi phí nhân công trực tiếp (sổ chi tiết, số TK 622 theo đối tượng chi phí) + Chi phí máy (sổ chi tiết, số TK 623 theo đối tượng chi phí) + Chi phí chung (sổ chi tiết, số TK 627 theo đối tượng chi phí) Thủ tục kiểm soát: Định kỳ hàng tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc tập hợp chi phí theo đối tượng, cuối kỳ kết chuyển phân bổ chi phí vào TK 154 “ chi phí sản xuất dở dang”. - Có thể kiểm tra toàn chọn ngẫu nhiên số nghiệp vụ (5% < tỷ lệ 10%) sổ chi tiết (hoặc sổ cái) để đối chiếu khớp sổ kế toán chứng từ gốc nội dung, ngày tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra chấp thuận người có thẩm quyền định nội dung kinh tế liên quan. - Kiểm tra công tác kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang (TK 154 theo chi tiết đối tượng) để xác định sản phẩm hoàn thành nhập kho (TK 155) kết chuyển giá vốn hàng bán (TK 632). - Kết hợp đối chiếu chi phí phát sinh kỳ với TK liên quan (TK152, 334,338 .), phương án tác nghiệp, kế hoạch chi phí theo đối tượng để đảm bảo kiểm soát tính đắn, tính khớp chi phí kỳ. 3.2. Kiểm soát Doanh thu Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ xác định theo giá trị hợp lý khoản thu tiền, thu tiền từ giao dịch nghiệp vụ phát sinh doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm khoản phụ thu phí thu thêm giá bán (nếu có). - Kiểm soát doanh thu doanh nghiệp nhằm bảo đảm mục tiêu: Nghiệp vụ bán hàng ghi sổ phải có hợp lệ, nghiệp vụ tiêu thụ phải phê chuẩn cho phép cách đắn ghi sổ đầy đủ. Chứng từ liên quan: - Sổ chi tiết bán hàng, số TK doanh thu, hợp đồng kinh tế với khách hàng, lý hợp đồng kinh tế. - Các khoản giảm trừ doanh thu (chi tiết TK: 531 hàng bán trả lại, 532 giảm giá hàng bán, 521 chiết khấu thương mại) - Chứng từ kế toán : Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra. Thủ tục kiểm soát: Kiểm tra điều kiện ghi nhận doanh thu: - Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không nắm giữ quyền quản lý hàng hoá người sở hữu hàng hoá quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu xác định tương đối chắn. - Doanh nghiệp thu thu lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. - Có thể xem toàn chọn ngẫu nhiên vài nghiệp vụ (5%< tỷ lệ [...]... nhượng bán tài sản: Trình tự thực hiện: 1.1 Đề nghị thanh lý tài sản: Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản, quá trình theo dõi sử dụng, đề nghị thanh lý tài sản của Hội đồng kiểm kê công ty Giám đốc lập tờ trình đề nghị Chủ tịch công ty phê duyệt (hoặc trình ĐSVN phê duyệt theo thẩm quy n) danh mục thanh lý tài sản theo các mẫu quy định Hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản gồm: - Tờ trình đề nghị thanh lý tài sản... đấu giá đi đăng ký quy n sở hữu, quy n sử dụng theo quy định; Quy t toán; Lưu hồ sơ 1.5 Tổng hợp, xử lý kết quả thanh lý tài sản của đơn vị - Hội đồng thanh lý tài sản lập Biên bản thanh lý tài sản cố định, tập hợp các văn bản liên quan đến kết quả xử lý tài sản (Hợp đồng, thanh lý mua bán tài sản, hóa đơn bán hàng, biên bản hủy tài sản ) - Bộ phận kế toán ghi giảm tài sản và giá trị tài sản theo qui... chấp nhận Kiểm soát: Chỉ trả tiền khi có đủ các chứng từ nhận hàng hợp lệ - Trả tiền hàng không đúng hạn Kiểm soát: Phê duyệt cam kết trả tiền; theo dõi kế hoạch tiền mặt; định kỳ báo cáo công nợ phải trả - Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo Kiểm soát: + Đối chiếu giữa BP kế toán với bộ phận mua hàng, Thủ kho, nhà cung cấp + Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty II QUY TRÌNH MUA... lý tài sản: Thành phần Hội đồng thanh lý tài sản của Công ty bao gồm: + Giám đốc công ty: Chủ tịch Hội đồng; + Kế toán trưởng, kế toán tài sản; + Trưởng phòng Kế hoạch, KTAT, Vật tư; + Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thanh lý; + Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản thanh lý; 1.4 Tiến hành thanh lý tài sản: - Biên bản họp Hội đồng thanh lý TSCĐ: Đánh giá lại tài. .. tư - Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch vật tư – Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch vật tư Bước công việc Cách thực hiện - Kiểm nghiệm vật tư - Nhập kho - Lập thủ tục chứng từ: Biên bản kiểm nghiệm; Phiếu nhập; Hóa đơn mua hàng… Biểu mẫu - Luân chuyển, giao nhận chứng từ; Lưu trữ chứng từ theo quy định Thanh lý hợp đồng Văn bản D CÁC RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA VÀ CƠ CHẾ KIỂM SOÁT TƯƠNG ỨNG: 1 Rủi ro của quy trình mua... mẫu, sổ sách, tài liệu và các loại ấn chỉ khác - Trang phục công chức, viên chức phục vụ công tác chuyên môn (bao gồm cả mua sắm vật liệu và may mặc) - Các loại tài sản khác phục vụ công tác chuyên môn 16 1.1.2 Lưu đồ của quy trình: T Nội dung T I LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM 1 - Lập dự toán chi phí trong nguồn chi phí chung 2 II 1 2 - Trên cơ sở dự toán mua sắm được phê duyệt, lập danh mục các loại tài sản, hàng... 5.3.1 Các thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lý tồn kho Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán; Định kỳ theo qui định phải kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho; Mọi vật tư, hành hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc; Sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi vật tư không thuộc quy n kiểm soát của doanh nghiệp... thanh lý vật tư nộp về ĐSVN đúng thời gian quy định 2.11 Hồ sơ lưu trữ: Toàn bộ các biên bản và kết quả giải quy t công việc, các chứng từ liên quan đế khối lượng vật tư thu hồi thanh lý được đóng thành tập để lưu trữ theo quy định tại các phòng TCKT, Vật tư, báo cáo Kiểm soát viên công ty theo quy định 30 5 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT XUẤT NHẬP VẬT TƯ, HÀNG TỒN KHO, VẬT TƯ THU HỒI 1 Nhập vật tư, vật liệu mua... về kho 2 Tổ nghiệm thu Công ty tổ chức kiểm nghiệm vật tư 3 Lập thủ tục nhập kho và nhập vật tư 24 C LƯU ĐỒ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC: Trách nhiệm thực hiện Bước công việc Phòng Kế hoạch vật tư Lập kế hoạch mua sắm Phòng Kê hoạch vật tư Phòng Kế toán Cách thực hiện Kiểm tra kế hoạch Giám đốc Biểu mẫu mua sắm Duyệt kế hoạch mua sắm Phòng Kế hoạch vật tư Tập hợp các đơn vị cung cấp Phòng Kế hoạch vật tư Lấy báo... kho thuộc quy n kiểm soát và không thuộc quy n kiểm soát của doanh nghiệp; Đánh giá chất lượng hàng tồn kho qua kiểm kê; 35 Định kì đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán để chỉnh sửa các sai sót Thủ kho nhận hàng và bảo quản hàng riêng theo từng khu vực khách hàng, xuất hàng theo thứ tự nhập.Cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng hóa, bảo quản hàng không phải của đơn vị ở khu vực riêng Công tác kiểm kê cần