D. CÁC RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA VÀ CƠ CHẾ KIỂM SOÁT TƯƠNG ỨNG:
2. Thanh lý vật tư thu hồi không có nhu cầu sử dụng:
Mục đích:
Công tác thanh lý vật tư nhằm thu hồi vốn đối với các loại vật tư lạc hậu kỹ thuật, hư hỏng không có nhu cầu sử dụng được thu về từ công tác duy tu sửa chữa kết cấu hạ tầng đường sắt.
Các bước tiến hành:
2.1. Thống kê xác định số lượng, khối lượng, chủng loại vật tư thanh lý: Hàng năm qua đợt kiểm kê cuối năm hoặc căn cứ vào khối lượng vật tư thu hồi hư hỏng không có nhu cầu sử dụng, Phòng vật tư lập bảng tổng hợp báo cáo xin ý kiến giải quyết của Chủ tịch, Giám đốc công ty;
2.2. Biên bản phân loại và đánh giá vật tư cần thanh lý: Sau khi có ý kiến của Chủ tịch và Giám đốc công ty, Hội đồng Định giá vật tư phế liệu của công ty tiến hành kiểm tra, phân loại và đánh giá chất lượng vật tư cần thanh lý, thành phần gồm phòng TCKT; KTAT; Vật tư và một số phòng khác theo chức năng quản lý.
2.3. Biên bản họp Hội đồng Thanh lý của công ty: Sau khi kiểm tra, phân loại vật tư cần thanh lý; Hội đồng thanh lý của công ty tổ chức họp và thống nhất lập Tờ trình thanh lý khối lượng vật tư thu hồi, trình Chủ tịch công ty phê duyệt;
2.4. Lập chứng thư thẩm định giá: Căn cứ ý kiến phê duyệt của Chủ tịch công ty, phòng Vật tư liên hệ với các đơn vị có chức năng thẩm định giá tài sản (theo quy định của Pháp luật) để tham mưu cho Giám đốc ký Hợp đồng thẩm định giá đối với khối lượng vật tư, tài sản cần thanh lý;
2.5. Lập hồ sơ trình ĐSVN xin thanh lý. Hồ sơ bao gồm: - Tờ trình của Công ty;
- Chứng thư thẩm định giá (Bản chính);
- Biên bản phân loại, đánh giá chất lượng vật tư cần thanh lý; - Báo cáo nguồn gốc, khối lượng vật tư thanh lý.
2.6. Lập hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản: Sau khi có ý kiến chính thức bằng văn bản của ĐSVN, công ty liên hệ với các đơn vị có chức năng tổ chức bán đấu giá tài sản theo quy định của pháp luật để chọn đơn vị có đủ điều kiện, thương thảo ký kết Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản;
2.7. Biên bản phiên đấu giá tài sản thanh lý: Sau khi ký Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản, phối hợp với đơn vị được ủy quyền, tổ chức phiên đấu giá, lập biên bản phiên đấu giá và xác định đơn vị trúng giá của từng loại tài sản, xác định giá trúng đấu giá ( nếu phiên đấu giá thành công);
2.8. Thực hiện lập hợp đồng mua bán tài sản thanh lý: Sau khi phiên đấu giá thành công, đơn vị được ủy quyền tổ chức bán đấu giá, đơn vị trúng đấu giá mua được tài sản thanh lý và công ty (đơn vị có tài sản thanh lý) tiến hành lập hợp đồng mua bán tài sản thanh lý; sau khi hợp đồng được ký kết các bên thực hiện nghĩa vụ quy định trong hợp đồng mua bán tài sản thanh lý; lập biên bản giao nhận từng loại tài sản thanh lý giữa bên giao và bên nhận làm cơ sở thực hiện thanh lý hợp đồng mua bán tài sản.
2.9. Lập hóa đơn, chứng từ liên quan: Sau khi thực hiện xong việc giao nhận tài sản thanh lý theo hợp đồng, hai bên lập bảng tổng hợp khối lượng thực hiện để làm cơ sở thanh lý hợp đồng mua bán tài sản. Sau khi thanh lý hợp đồng mua bán tài sản được ký kết, công ty sẽ xuất Hóa đơn đối với khối lượng vật tư thanh lý đã giao nhận và lập phiếu xuất kho theo quy định. Đồng thời căn cứ khối lượng thực hiện, công ty tiến hành Thanh lý hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản với đơn vị được ủy quyền bán đấu giá tài sản.
2.10. Tổng hợp báo cáo: Kết quả đợt bán đấu giá tài sản được tổng hợp báo cáo về ĐSVN qua Ban TCKT, Ban KHTK, Ban QLKCHTĐS theo quy định; đồng thời công ty thực hiện việc thu nộp tiền bán thanh lý vật tư nộp về ĐSVN đúng thời gian quy định.
2.11. Hồ sơ lưu trữ: Toàn bộ các biên bản và kết quả giải quyết công việc, các chứng từ liên quan đế khối lượng vật tư thu hồi thanh lý được đóng thành tập để lưu trữ theo quy định tại các phòng TCKT, Vật tư, báo cáo Kiểm soát viên công ty theo quy định.