Trong những năm gần đây, cùng với các nước trên khắp các châu lục, Việt Nam đã và đang ngày càng tích cực tham gia vào tiến trình hội nhập vào kinh tế khu vực và thế giới. Điều đó mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp nước ta nhưng cũng nảy sinh không ít khó khăn và thách thức. Trong bối cảnh đó, Xuất nhập khẩu là một lĩnh vực hoạt động đóng vai trò mũi nhọn thúc đẩy nền kinh tế trong nước hội nhập với nền kinh tế thế giới. Hàng năm, doanh thu xuất nhập khẩu có chiều hướng tăng nhanh góp phần quan trọng vào việc tăng thu nhập quốc dân. Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các thiết bị phục vụ hoạt động văn hoá nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng. Xuất phát từ vai trò của lĩnh vực kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế quốc dân, em đã chọn Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá để thực tập với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về quá trình kinh doanh và phương pháp hạch toán hàng hoá xuất nhập khẩu. Mục đích của Báo cáo thực tập tổng hợp là cung cấp những thông tin chung nhất sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu về Công ty. Do vậy, Báo cáo thực tập tổng hợp gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá Phần 3: Đánh giá chung về tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá Trong quá trình thực tập và viết báo cáo, em đã được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong Công ty, đặc biệt là các anh chị trong phòng Kế toán tài chính. Vì thời gian viết Báo cáo và trình độ còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến quý báu của thầy cô.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, cùng với các nước trên khắp các châu lục, Việt Nam đã
và đang ngày càng tích cực tham gia vào tiến trình hội nhập vào kinh tế khu vực và thếgiới Điều đó mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp nước ta nhưng cũng nảy sinhkhông ít khó khăn và thách thức Trong bối cảnh đó, Xuất nhập khẩu là một lĩnh vực hoạtđộng đóng vai trò mũi nhọn thúc đẩy nền kinh tế trong nước hội nhập với nền kinh tế thếgiới Hàng năm, doanh thu xuất nhập khẩu có chiều hướng tăng nhanh góp phần quantrọng vào việc tăng thu nhập quốc dân Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá làmột doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các thiết bị phục vụ hoạt độngvăn hoá nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng
Xuất phát từ vai trò của lĩnh vực kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế quốcdân, em đã chọn Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá để thực tập với mongmuốn tìm hiểu sâu hơn về quá trình kinh doanh và phương pháp hạch toán hàng hoá xuấtnhập khẩu Mục đích của Báo cáo thực tập tổng hợp là cung cấp những thông tin chungnhất sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu về Công ty Do vậy, Báo cáo thực tập tổnghợp gồm ba phần:
Phần 1:Tổng quan về Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty XNK Vật tư thiết bị
Văn hoá
Phần 3: Đánh giá chung về tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức hạch toán kế
toán tại Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
Trong quá trình thực tập và viết báo cáo, em đã được sự giúp đỡ tận tình của cácanh chị trong Công ty, đặc biệt là các anh chị trong phòng Kế toán tài chính Vì thời gianviết Báo cáo và trình độ còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót Emrất mong được sự đóng góp ý kiến quý báu của thầy cô
Trang 2Phần 1: Tổng quan về Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá (CEMCO) là một doanh nghiệp nhà nước, thuộc
Bộ Văn hoá – Thông tin, được thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộtrưởng, nay là Chính phủ
- Tên tiếng Việt: Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
- Tên giao dịch: Company for the export-import of Cultural
Equipment and Material
- Tên viết tắt: CEMCO
- Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Email: cemco@fpt.vn
- Mã số thuế: 0100110630-1 do Cục thuế thành phố Hà Nội cấp ngày 23/6/1993
- Chi nhánh: 18, Nguyễn Văn Thủ, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
Được thành lập từ năm 1962 với tên gọi là “ Công ty Cung cấp vật tư ngành Văn hoá”theo Quyết định số 340 VH/QĐ ngày 15/6/1962 của Bộ Văn hoá thông tin- Thể thao (tiềnthân của Bộ Văn hoá – Thông tin) Khi đó Công ty hoạt động chủ yếu dựa vào ngân sáchNhà nước cấp phát Phương thức kinh doanh lúc này là phân phối theo địa chỉ đã được BộVăn hoá – Thông tin chỉ định Cùng với sự đổi mới và phát triển của đất nước, nhiệm vụcủa Công ty cũng ngày càng nhiều hơn Công ty đã có nhiều lần đổi tên như:
- Công ty Sản xuất và cung ứng vật phẩm Văn hoá và Thông tin (từ 1979 đến 1985)
- Tổng Công ty vật phẩm Văn hoá (từ 1985 đến 1993)
- Và từ 1993 đến nay, Công ty đổi tên là Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoáCEMCO Ngày 07/02/1993 Trọng tài kinh tế Thành phố Hà Nội đã cấp đăng ký kinhdoanh số 108890 cho Công ty Ngày 28/03/1993 Công ty đã được cấp giấy chứng nhậnhội viên phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam số 875/PTM.HN do phòngThương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp
1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá CEMCO
Trang 3CEMCO là một Công ty chuyên kinh doanh vật tư thiết bị phục vụ hoạt động văn hoánghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng cho các cơ quan đoàn thể
và các nhu cầu của nhân dân Công ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào các lĩnh vựcsau:
- XNK các mặt hàng mà Công ty kinh doanh
- Nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng theo yêu cầu uỷ thác của khách hàng
- Cung cấp trang thiết bị vật tư cho các hoạt động văn hoá nghệ thuật, thông tin cổđộng và những hoạt động của các cơ quan và tổ chức
- Nhận tư vấn thiết kế và thiết kế các hệ thống âm thanh, hệ thống điện nhẹ, hệ thốngchiếu sáng sân khấu, hệ thống kiểm tra báo động, giám sát bằng màn hình
- Cung cấp lắp đặt, chuyển giao công nghệ các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho sânkhấu, nhà văn hoá, cho nhà thi đấu, sân vận động, khu thể thao; âm thanh cho hội trường,các phòng họp, hệ thống thông báo của nhà ga, sân bay, siêu thị và các nhà máy, xínghiệp, phòng thu cho đài phát thanh, phòng thu làm chương trình cho băng đĩa, hệ thốngcamera giám sát, trang âm, báo cháy, an ninh, hệ thống điện dân dụng và công nghiệp.CEMCO là doanh nghiệp kinh doanh XNK trải qua nhiều năm và có kinh nghiệm cao.CEMCO là đại lý phân phối sản phẩm âm thanh và ánh sáng chuyên dùng của nhiều hãngnổi tiếng trên Thế giới Công ty còn có một lượng hàng hoá phong phú về chủng loại, đủ
về số lượng, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu đồng bộ cũng như đột xuất của khách hàng.Đặc biệt CEMCO là đại lý phân phối chính của hãng TOA - một hãng sản xuất thiết bị âmthanh nổi tiếng trên thế giới của Nhật Bản
* Khách hàng của Công ty:
CEMCO chiếm một thị phần lớn hàng chuyên dùng về văn hoá nghệ thuật trên thịtrường cả nước Khách hàng thường xuyên và truyền thống cảu CEMCO là những cơquan Nhà nước sử dụng ngân sách, các nhà thầu trong và ngoài nước, các ban quản lý các
dự án quốc gia
Khách hàng thường xuyên hiện nay của CEMCO là:
- Các đơn vị văn hoá nghệ thuật của Trung ương, địa phương, các ngành quân đội,công an, liên đoàn lao động, các đơn vị hành chính sự nghiệp
- Cục văn hoá thông tin cơ sở, cục nghệ thuật biểu diễn, các sở văn hoá thông tin các
Trang 4tỉnh, các nhà văn hoá quận huyện.
- Các đơn vị trong ngành giáo dục đào tạo, các trường Đại học, cao đẳng, và cáctrường phổ thông trên toàn quốc
- Ngành thể dục thể thao trang bị hệ thống truyền thanh cho các sân vận động, cácnhà thi đấu, khu thể thao, các khu chế xuất, nhà máy, xí nghiệp
- Các ban quản lý dự án quốc gia đều coi CEMCO là một đơn vị cung ứng thiết bị có
uy tín, nhiều tiềm năng và phong phú chủng loại để đáp ứng mọi loại dự án như: Chươngtrình Kế hoạch hoá gia đình, dự án trang bị cơ sở vật chất cho các xã nghèo và khó khăn ởcác vùng xa, vùng sâu, những dự án trang bị dùng chung cho các trường trung học cơ sởtrong cả nước…
- Nhiều nhà thầu trong nước và quốc tế ký hợp đồng với CEMCO làm thầu phụ chophần hệ thống trang âm, hoặc ký hợp đồng mua bán thiết bị phục vụ các công trình họ đãtrúng thầu
* Các nhà cung cấp:
Đối với mặt hàng thiết bị âm thanh, là mặt hàng nhập khẩu chủ đạo của Công ty, Công
ty chọn nhập khẩu các sản phẩm của hãng TOA (Nhật Bản) là chính Thiết bị dạy và họcngoại ngữ, thiết bị âm thanh phục vụ hoạt động biểu diễn…được Công ty nhập khẩu từNhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Malaysia, Hồng Kông…
Để đánh giá khái quát tình hình kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây, taxem xét một số chỉ tiêu thông qua bảng sau:
Trang 5Ta thấy tổng doanh thu năm 2005 đạt 109,04% so với năm 2004, tăng 9,04% Đếnnăm 2006, tổng doanh thu của Công ty đạt 58.615 triệu đồng, so với năm 2005 tăng 9,9%.Như vậy mức tăng doanh thu bình quân vào khoảng 9%.
Thu nhập bình quân /người/tháng năm 2005 tăng so với năm 2004 là 5,7%, năm 2006đạt 1.694 nghìn/người/tháng tăng so với năm 2005 là 5,6%
Tuy Công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh, tìm kiếm thị trường nhưngCông ty vẫn cố gắng tăng doanh thu một cách đều đặn, nộp ngân sách năm sau luôn cao
hơn năm trước Thu nhập của cán bộ công nhân viên cũng ngày càng được nâng cao Để
đạt được kết quả này là nhờ vào sự chỉ đạo sáng suốt của ban lãnh đạo, sự đoàn kết, giúp
đỡ nhau của mọi thành viên trong Công ty Từ đó, Công ty luôn hoàn thành tốt, đúng kếhoạch các chỉ tiêu được Bộ Văn hoá Thông tin giao phó và đáp ứng được nhu cầu về vật
tư thiết bị văn hoá
Hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu của Công ty là hoạt động kinh doanh chủ yếu.Hiện nay CEMCO là một doanh nghiệp giàu kinh nghiệm trong việc làm đại lý phân phối
và kinh doanh vật tư thiết bị văn hoá của các hãng nổi tiếng trên thế giới Các sản phẩmcủa Công ty thường có giá trị cao, chất lượng đảm bảo và luôn được cung cấp kịp thờiđáp ứng yêu cầu của khách hàng Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty bao gồm:
Đơn vị: USD
Trang 6nhập khẩu hàng âm thanh là 906.666 USD, đến năm 2005 đã tăng lên là 1.102.318 USD,tăng 21,6% Đến năm 2006 giá trị nhập khẩu hàng âm thanh của Công ty đạt 159,9%,tăng 58,9% so với năm 2005 Như vậy cho thấy nhu cầu tiêu dùng sản phẩm kinh doanhcủa Công ty trên thị trường rất có tiềm năng.
Trong hoạt động kinh doanh của Công ty, hoạt động nhập khẩu giữ vai trò quan trọng
Để hoạt động nhập khẩu của Công ty đạt kết quả cao thì thị trường nhập khẩu cũng đóngvai trò hết sức quan trọng Hiện tại Công ty đang cố gắng tìm kiếm thêm các thị trườngmới bên cạnh các thị trường truyền thống của Công ty Với mặt hàng kinh doanh nhưtrên, khách hàng của Công ty không phải là những người tiêu dùng thông thường mà làcác Bộ, Ngành, Sở, cơ quan đoàn thể…Công ty luôn phải cố gắng tìm kiếm các nhu cầumới của khách hàng để có thể cung cấp có hiệu quả nhất cho họ Đến nay Công ty đã xâydựng cho mình một vị trí tương đối vững chắc trên thị trường cung cấp vật tư thiết bị vănhoá chuyên dụng
1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
Để thực hiện tốt chức năng trên, Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý một các khoahọc, phù hợp với yêu cầu thực tiễn trên cơ sở quán triệt các quy định và văn bản hướngdẫn thực hiện của Bộ, các cơ quan ban ngành Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chứctheo mô hình trực tuyến chức năng, bao gồm:
Giám Đốc
P.Kinh
doanh
P.Xuất nhập khẩu
P.Kỹ thuật
P.Kho vận
P.Kế toán tài chính
P.Hành chính
Các kho hàng
Các đại
hàngChi nhánh TP
Hồ Chí Minh
Trang 7ơ đ ồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
* Ban Giám Đốc điều hành
Ban Giám đốc điều hành gồm một Giám đốc và một phó Giám đốc:
- Giám đốc là người quản lý cao nhất, Giám đốc đại diện cho Công ty chịu tráchnhiệm trước Bộ Văn hoá – Thông tin về mọi hoạt động và là người toàn quyềnquyết định mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, chịutrách nhiệm quản lý sử dụng có hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp
- Phó Giám đốc có chức năng giúp Giám đốc quản lý, điều hành các lĩnh vực hoạtđộng của Công ty mà Giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt Giám đốc quản lý,điều hành công việc khi được uỷ quyền
* Phòng Kinh doanh:
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ mở rộng thị trường trong nước, tìm kiếm khách hàng,thiết lập và duy trì mạng lưới đại lý bán buôn, bán lẻ, thực hiện các hợp đồng bán hàngtrong nước
* Phòng Xuất nhập khẩu:
Trang 8Phòng Xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và thực hiện các đầu mốiXNK, thực hiện các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu kinh doanh của Công ty và cácnghiệp vụ có liên quan, tiến hành nhập khẩu uỷ thác, tạm nhập tái xuất Phòng Xuất nhậpkhẩu ví như bộ máy khởi động cho cỗ máy làm việc liên tục, giúp hoạt động kinh doanhcủa Công ty diễn ra đều đặn.
* Phòng Kho vận:
Nhiệm vụ của phòng này là đảm bảo dự trữ kho, bảo quản các loại vật tư, hàng hoá,thiết bị… Thực hiện tốt các nghiệp vụ tiếp nhận, giao xuất để ngăn chặn vật tư, thiết bịkém phẩm chất…Tiến hành vận chuyển một cách kịp thời, nhanh gọn tới các công trìnhtheo yêu cầu của chủ hàng
* Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm về công tác tổ chức, quản lý cán bộ vàchăm lo đời sống tinh thần của cán bộ, nhân viên toàn Công ty
* Phòng Kỹ thuật và Tư vấn thiết kế
Phòng Kỹ thuật và Tư vấn thiết kế giúp hướng dẫn đào tạo các cán bộ kỹ thuật trongCông ty, tư vấn thiết kế các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho khách hàng, thực hiện cáchoạt động thiết kế, thi công, lắp ráp, lắp đặt trang thiết bị cho công trình theo thoả thuận.Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ và phù hợp với cơ chế thị trường, Công tycòn sắp xếp tổ chức các đơn vị trực thuộc gồm:
- Chi nhánh Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Các đại lý, cửa hàng của Công ty: thực hiện trực tiếp công tác bán hàng cho Công
ty, chủ yếu là bán lẻ cho khách mua với số lượng nhỏ Hệ thống này được coi là đầu mốitiêu thụ hàng hoá của Công ty
- Kho hàng: Công ty có một hệ thống kho luôn luôn dự trữ hàng hoá phục vụ chokinh doanh Các nhân viên làm việc tại kho luôn đảm bảo cho hàng hoá được bảo quảntốt, thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá, đảm bảo ghi sổ sách báo cáo chính xác
để Công ty có thể nắm vững hàng dự trữ và còn tồn đọng trong kỳ báo cáo
Ngoài các chức năng đã tổ chức thành các phòng ban riêng, các chức năng khác củaCông ty được phân bổ một cách hợp lý vào các phòng ban, đồng thời có sự phối hợp thựchiện các chức năng, những công việc quan trọng được Giám đốc trực tiếp quyết định
Trang 9hoặc uỷ quyền quyết định Sự điều chỉnh này phù hợp với quy mô và đặc trưng của Công
ty
Với cách tổ chức này bộ máy quản lý của Công ty đã đáp ứng được tối đa yêu cầucông việc
Trang 10Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty
XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Phòng Tài chính kế toán có vai trò rất quan trọng trong Công ty là theo dõi sự hình
thành các nguồn tài sản và tài sản của Công ty Nhiệm vụ của phòng là thực hiện cácnghiệp vụ thanh toán kinh tế, thống kê tài chính, cung cấp thông tin kinh tế cho Công tylập và thực hiện các kế hoạch tài chính và báo cáo tài chính, cung cấp tài chính kịp thời và
có hiệu quả cho mọi hoạt động kinh doanh của Công ty; tham mưu Giám đốc về các chế
độ tài chính, thể lệ kế toán của Nhà nước Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo
sơ đồ sau:
S
ơ đ ồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu
Vật tư thiết bị Văn hoá
Chức năng và nhiệm vụ của các phần hành chính:
- Kế toán trưởng: là người điều hành toàn bộ công tác kế toán của Công ty và làngười chị trách nhiệm cuối cùng trước ban Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tàichính đồng thời thực hiện đầy đủ chức năng quản lý tài chính kế toán của Kế toán trưởng.Bên cạnh Kế toán trưởng còn có các kế toán viên và kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm
Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán
Kế toán tổng hợp
Kế toán
Kế toán thuế &
ngân hàng
Kế toán chi phí
Trang 11ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào các sổ sách kế toán có liênquan để trợ giúp cho kế toán trưởng hoàn thành nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán.
- Kế toán Tài sản cố định: lập thẻ TSCĐ, vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ củaCông ty, vào sổ cái của các tài khoản 211, 212, 213, 214 Hàng tháng, quý kế toán TSCĐtiến hành tính và trích khấu hao TCSĐ của Công ty
- Kế toán thanh toán: Thực hiện thanh toán các công nợ phải thu, phải trả của Công
ty với khách hàng, nhà cung cấp; giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong ngày vào các sổ chi tiết, sổ cái và lập các báo cáo tổng kết,bảng cân đối số phát sinh… lên Công ty
- Kế toán thuế và ngân hàng: hàng tháng tổng hợp Bảng kê thuế GTGT, thuế xuấtnhập khẩu để lập bảng kê với cơ quan thuế; lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa
vụ đối với ngân sách Nhà nước: kiểm tra chứng từ thu, chi với chứng từ của ngân hàng
mà Công ty giao dịch
- Kế toán chi phí: Tập hợp và ghi chép đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ kếtoán của Công ty, nhờ đó có thể xác định kết quả kinh doanh của Công ty một cách chínhxác và hợp lý
- Thủ quỹ: hàng ngày phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của Công ty; lập báo cáoquỹ, thu chi tiền mặt theo lệnh của Giám đốc và Kế toán trưởng
- Kế toán tổng hợp: Dựa vào các chứng từ sổ sách kế toán của các phần hành kếtoán trong phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp, ngoài ra kế toántổng hợp còn chịu trách nhiệm phản ánh và theo dõi về hệ số lương, bậc lương và bảngchấm công của từng người để tính ra số tiền lương cơ bản phải trả cho cán bộ công nhânviên của Công ty và các khoản trích theo lương mà người lao động được hưởng theo quyđịnh hiện hành Đồng thời phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quanđến tiền lương và các khoản trích theo lương vào các chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết,tổng hợp Cuối tháng kế toán tổng hợp tính ra tổng số phát sinh, số dư cuối tháng, tổnghợp tình hình tài chính của Công ty lên kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập Báo cáotài chính cuối kỳ
Tóm lại Phòng Kế toán tài chính của Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá
là nơi theo dõi, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích tình hình tài chính, sự
Trang 12biến động về tài sản và nghiệp vu của Công ty, để từ đó xác định kết quả kinh doanh củatừng thời kỳ và là nơi đưa ra các quyết định về tài chính quan trọng để trình lên Ban Giámđốc của Công ty.
2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá (CEMCO)
2.2.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độnghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán; đồng thời trên cơ
sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ
kế toán, Công ty CEMCO đã áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Đây là hìnhthức kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toánchi tiết, đảm bảo các mặt kinh tế được tiến hành song song, việc kiểm tra, sử dụng số liệunhanh chóng, dễ dàng Do vậy công việc kế toán tiến hành kịp thời phục vụ cho yêu cầuquản lý, đảm bảo số liệu chính xác và đúng tiến độ công việc
- Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty là một năm dương lịch, bắt đầu từngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ) là đơn vị tiền được sử dụng thống nhấttrong hạch toán kế toán của Công ty Công ty sử dụng các loại ngoại tệ mạnh như sau:
+ USD: Đô la Mỹ
+ EURO: đồng tiền chung Châu Âu
+ JPY: đồng yên Nhật
+ AUD: đô la Australia
- Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá: Nghiệp vụ phát sinhngoại tệ rất phổ biến với một Công ty xuất nhập khẩu như Công ty CEMCO Khi hạchtoán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán Công ty sử dụng tỷ giá để quy đổingoại tệ, đó là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước ViệtNam công bố Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của Công ty được ghi sổ theo tỷ giá giaodịch thực tế khi nghiệp vụ phát sinh Và tỷ giá ngoại tệ ghi sổ thanh toán cũng chính là tỷgiá giao dịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh
Trang 13- Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên giá TSCĐ được xác định theo đúng nguyêngiá thực tế và khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp khấu hao bình quân theothời gian.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là đánhgiá theo giá thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo phươngpháp đích danh Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là kê khai thườngxuyên
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấutrừ
- Chiết khấu thanh toán: Chiết khấu thanh toán là một yếu tố phổ biến trong hoạtđộng mua bán khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thìnên thực hiện chiết khấu thanh toán Tuy vậy, Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Vănhoá trong hoạt động thanh toán, kế toán Công ty rất ít áp dụng chiết khấu thanh toán.Trong một vài năm gần đây chỉ mới phát sinh một số nghiệp vụ có chiết khấu thanhtoán.Tỷ lệ chiết khấu thanh toán Công ty áp dụng là 5% giá trị của lô hàng Dù không ápdụng chiết khấu thanh toán nhiều nhưng hiệu quả của việc thu hồi nợ và thanh toán tạiCông ty diễn ra khá tốt trong thời gian gần đây
2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán
Do số lượng nghiệp vụ phát sinh của CEMCO rất lớn và đa dạng, vì vậy các loạichứng từ kế toán được tổ chức tại Công ty rất đa dạng và phong phú, bao gồm cả hệ thốngchứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
Các chứng từ được lập tại Công ty theo đúng chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịpthời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp
lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin quản lý Bên cạnh hệthống chứng từ bắt buộc theo chế độ, Công ty còn sử dụng nhiều chứng từ hướng dẫn gópphần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại Công ty Các chứng từ sau khi được ghi
sổ và luân chuyển sẽ được lưu trữ và bảo quản theo quy định hiện hành
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng có thể chia thành các nhóm có liên quan sau:
Trang 14- Chứng từ liên quan đến tiền:
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Bảng kiểm kê quỹ
+ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ
+ Giấy báo nợ
+ Giấy báo có
+ Uỷ nhiệm chi
+ Uỷ nhiệm thu
+ Giấy nộp tiền
+ Phiếu chuyển khoản
+ Sổ kế toán chi tiết của ngân hàng có liên quan
+ Giấy đề nghị vay vốn ngân hàng
+ Yêu cầu mở L/C chi phí không huỷ ngang
- Chứng từ về hàng tồn kho:
+ Hoá đơn GTGT khi mua hàng
+ Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng
+ Biên bản kiêm nhận hàng hoá
+ Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
+ Hoá đơn GTGT (khi bán hàng hoá)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Chứng từ sử dụng hạch toán tiền lương, tiền thưởng:+ Bảng chấm công
+ Phiếu báo làm thêm giờ
+ Bảng phân bổ tiền lương
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành + Bảng theo dõi công tác của các phòng kinh doanh + Bảng thanh toán tiền lương
Trang 15+ Bảng thanh toán tiền thưởng
+ Bảng thanh toán BHXH
+ Giấy tạm ứng
- Chứng từ về tài sản cố định
+ Biên bản đấu thầu, chọn thầu, chỉ định thầu
+ Hợp đồng kinh tế ký kết với người đấu thầu
+ Biên bản nghiệm thu về kỹ thuật
+ Hợp đồng mua hàng
+ Biên bản giao nhận TSCĐ
+ Quyết định nhượng bán, thanh lý, trả lại TSCĐ được cấp có thẩm quyền quyết định+ Biên bản đấu thầu (đấu giá) nếu nhượng bán, thanh lý
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Hợp đồng kinh tế với người mua kèm theo biên bản giao nhận TSCĐ hoặc biên bảnthanh lý TSCĐ
+ Hoá đơn GTGT
+ Phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng khi nhượng bán
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ mua hàng
+ Hoá đơn thương mại
+ Giấy đề nghị nộp thuế nhập khẩu
+ Hoá đơn thuế GTGT hàng nhập khẩu
+ Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm
Trang 16+ Phiếu nhập kho, giấy thông báo thu thuế, phụ thu…
- Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
+ Hoá đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ
+ Hoá đơn cước phí vận chuyển
+ Hợp đồng kinh tế với khách hàng
+ Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán
+ Phiếu thu, phiếu chi
+ Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
Quy trình luân chuyển chứng từ chung của Công ty được khái quát như sau
Trang 17ơ đ ồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ chung tại Công ty CEMCO
2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản mà CEMCO sử dụng theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT.Nhìn chung hệ thống tài khoản của Công ty đều tuân theo chế độ kế toán đã ban hành, vàchi tiết tới các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêucầu quản lý của Công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán củatài khoản tổng hợp tương ứng
Lập chứng từ đặc trưng cho các phần hành
Trang 19Tiền mặtTiền mặt Việt nam đồngQuỹ tiền mặt tại Hà NộiQuỹ tiền mặt tại TP Hồ Chí MinhTiền gửi ngân hàng
Tiền gửi Việt Nam đồngTiền VNĐ gửi tại ngân hàng Nhật ViệtTiền VNĐ gửi tại ngân hàng Công thươngTiền gửi ngoại tệ
Tiền USD gửi tại ngân hàng Đầu tưTiền USD gửi tại ngân hàng Ngoại thươngPhải thu của khách hàng
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừPhải thu khác
Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạnHàng hoá
Giá mua hàng hoáChi phí thu mua hàng hoáTài sản cố định hữu hìnhNhà cửa, vật kiến trúcMáy móc , thiết bịPhương tiện vận tải, truyền dẫnHao mòn TSCĐ
Hao mòn TSCĐ hữu hìnhHao mòn TSCĐ đi thuê tài chínhHao mòn TSCĐ vô hình
Phải trả người bánThuế và các khoản phải nộp cho Nhà nướcThuế GTGT phải nộp
Trang 20Thuế GTGT hàng nhập khẩuThuế thu nhập doanh nghiệpPhí, lệ phí và các khoản phải nộp khácPhải trả người lao động
Phải trả công nhân viênPhải trả người lao động khácPhải trả, phải nộp khácKinh phí công đoànBảo hiểm xã hộiBảo hiểm y tếNguồn vốn kinh doanhChênh lệch tỷ giá hối đoáiLợi nhuận chưa phân phốiDoanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụDoanh thu bán hàng hoá
Doanh thu cung cấp dịch vụDoanh thu hoạt động tài chínhChiết khấu bán hàng
Chiết khấu hàng hoáGiá vốn hàng bánChi phí hoạt động tài chínhChi phí bán hàng
Chi phí quản lý doanh nghiệpThu nhập khác
Chi phí khácXác định kết quả kinh doanh
Bảng 2.1 Trích hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty CEMCO
2.2.4 Hệ thống sổ kế toán
Trang 21Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Quy trình ghi
ơ đ ồ 2.3: Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty CEMCO
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm những sổ kế toán sau:Chứng
từ ghi sổ, sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết, Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từghi sổ Các mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết đã được vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp vớiđặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là chứng từgốc Các chứng từ này cũng là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ váochứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổđược dùng để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng, kế toán khoá sổ, tính ra tổng số phát
Chứng từ gốc
Bảng cân đối số phát
Trang 22sinh Nợ, phát sinh Có và số dư từng tài khoản trên sổ Cái Căn cứ vào sổ Cái lập Bảngcân đối phát sinh.
Công ty có sử dụng phần mềm kế toán đặt viết riêng bởi công ty Thăng Longsoftware JSC có tên là “OWL - Kế toán doanh nghiệp” Với hình thức kế toán đăng ký làChứng từ ghi sổ, về cơ bản Công ty vẫn in theo quy định, một số sổ được thiết kế choriêng Công ty để phù hợp với đặc điểm kinh doanh Quy trình kế toán được thực hiện theotrình tự: hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành nhập dữ liệu và địnhkhoản trên các chứng từ thuộc các phân hệ chứng từ gồm: các chứng từ ngân hàng, phiếuxuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi…Khi số liệu được nhập vào các chứng từ trên máy, phần mềm được lập chương trình để tựđộng chuyển các số liệu vào các sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản có liên quan Cuốitháng kế toán in ra các sổ theo quy định
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi hàng tháng:
S
ơ đ ồ 2.4: Quy trình kế toán trên máy vi tính tại Công ty CEMCO
2.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán của Công ty được lập hàng tháng, quý và năm Các báo cáo mà Công
ty sử dụng theo mẫu của quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT gồm:
Trang 23- Bảng cân đối kế toán
- Bảng báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Hàng tháng, báo cáo kế toán (theo hình thức báo số) từ chi nhánh Thành phố HồChí Minh được gửi về Công ty Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để lập thànhbáo cáo tài chính của toàn Công ty
Các báo cáo hàng tháng nộp lên Giám đốc xem xét Báo cáo tài chính lập vào ngày31/12 hàng năm, riêng báo cáo kết quả kinh doanh được Công ty lập theo kỳ kế toán làhàng tháng, quý, năm Các báo cáo này còn được Công ty gửi đến các cơ quan như:
Cơ quan chủ quản là Bộ Văn hoá, Chi cục thuế quận Hoàn Kiếm, Cục thống kê Hà Nội,các ngân hàng Công ty có tài khoản tiền gửi…Ngoài các báo cáo tài chính trên, công tycòn thường xuyên lập các báo cáo quản trị như: Báo cáo nguồn vốn của doanh nghiệp,Báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh của công ty…
2.3 Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có một ưu điểm nội bật, đó là sự phân công laođộng theo mảng nghiệp vụ cho mỗi bộ phận kế toán Kế toán thanh toán được phân côngtheo dõi hàng hoá xuất nhập khẩu gồm 2 người,1 kế toán ngân hàng kiêm tính các khoảnphải nộp cho Nhà nước, một kế toán TSCĐ, một kế toán máy vi tính tổng hợp và một thủquỹ Việc phân công như vậy giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hoá, mỗi người
có điều kiện đi sâu vào nâng cao nghiệp vụ của mình và phát huy được thế mạnh của từngngười làm công tác kế toán đạt hiệu quả cao
2.3.1 Kế toán quỹ tiền mặt
Tiền mặt của Công ty được quản lý tập trung tại két của Công ty Mọi phát sinh liênquan tới tiền mặt phải do kế toán tiền mặt của phòng kế toán Công ty theo dõi và phảnánh vào sổ sách kế toán
2.3.1.1 Tài khoản sử dụng
Hạch toán tiền tại quỹ của Công ty được thực hiện trên tài khoản 111 “ Tiền mặt”,chi tiết tiểu khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam”, tiểu khoản 1112 “ Tiền mặt ngoại tệ”, tiểu
Trang 24khoản 1113 “Vàng, bạc, đá quý” Để thuận tiện cho việc quản lý tiền tăng, giảm liên quanđến các chi nhánh cũng như phù hợp với phương án tổ chức và khai thác thông tin củaphần mềm kế toán Công ty đang áp dụng, tài khoản tiền mặt Việt nam đã được chi tiết cụthể như sau:
TK 1111.1: Quỹ tiền mặt VND tại Hà Nội
TK 1111.2: Quỹ tiền mặt VND tại thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1.2 Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu, phiếu chi là hai chứng từ chủ yếu của phần hành này Ngoài ra Công tycòn sử dụng một số chứng từ khác như:
- Giấy đề nghị tạm ứng với đầy đủ thông tin về số tiền xin tạm ứng, lý do chi tiền và
có đầy đủ chữ ký của người xin tạm ứng, kế toán trưởng và Giám đốc Công ty
- Hoá đơn công tác phí, vé tàu xe, phí tiếp khách
- Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi…
Kế toán tiền mặt sau khi lập, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ sẽ ghi vào sổ phụ chitiết (sổ cá nhân) chuyển qua cho thủ quỹ Thủ quỹ khi nhận được phiếu thu, phiếu chi sẽtiến hành thu, chi theo các chứng từ đó, đồng thời sử dụng phiếu thu, phiếu chi để ghi vào
sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt
2.3.1.3 Các trường hợp tăng, giảm tiền mặt của Công ty:
* Trường hợp tăng tiền mặt:
- Nhận tiền từ ngân hàng về nhập quỹ
- Bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt
- Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước bằng tiền mặt
- Vay nợ bằng tiền mặt
* Trường hợp giảm tiền mặt:
- Nộp tiền mặt vào ngân hàng
- Mua vật tư, thiết bị, hàng hoá, TSCĐ…
- Trả lương và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên
- Chi trực tiếp cho hoạt động kinh doanh
- Trả nợ nhà cung cấp, trả tiền vay ngân hàng
- Nộp thuế
Trang 25- Chi khác…
TK 511,512 TK 111 TK 151, 152, 153, Doanh thu bán hàng 211, 213, 241…
( Chưa thuế GTGT) Chi mua vật tư, tài sản
TK 515, 711 (giá chưa thuế GTGT)
Thu HĐTC, HĐ khác TK 133 ( Chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT đầu vào
TK 3331 TK 311,331,341… Thuế GTGT đầu ra Chi thanh toán
( tính theo giá bán)
TK 131, 136, 141… TK 112 Thu khác Nộp vào tài khoản tiền gửi
S
ơ đ ồ 2.5 Sơ đồ hạch toán tiền mặt tại Công ty CEMCO
Quy trình ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt được khái quát qua sơ đồ sau:
Trang 26ơ đ ồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt
2.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
Một trong những khâu quan trọng và thường xuyên của Công ty là thông qua ngânhàng để chuyển tiền thanh toán Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán, kế toán phần hànhnày thường xuyên theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của các loại tiền gửi
2.3.2.1 Tài khoản sử dụng:
Hạch toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty được thực hiện trên TK 112 “Tiền gửingân hàng” Nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán Công ty đã mở tài khoản tiền gửi ở hầuhết các ngân hàng trên khắp cả nước và một số ngân hàng nước ngoài Các tài khoản mởtại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tươngứng Công ty đã mở cho mỗi tài khoản tại một ngân hàng khác nhau một tiểu khoản đểtiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng Các tiểu khoản chi tiết đối với các tàikhoản tiền gửi ngân hàng của Công ty được mở theo trình tự sau:
Tài khoản (kế toán) TGNH -> Loại tiền - > Ngân hàng - > Tài khoản (ngân hàng) gửi tạingân hàng
112: Tiền gửi ngân hàng
Phiếu thu, phiếu chi
Trang 271121: Tiền VND gửi tại ngân hàng
1121A: VND gửi tại ngân hàng Nhật Việt
1121B: VND sở giao dịch ngân hàng Công thương…
1122: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng
1122.A: Ngoại tệ USD gửi tại NH Ngoại thương
1122.B: Ngoại tệ USD gửi tại NH Đầu tư…
- Phiếu chuyển khoản
- Sổ kế toán chi tiết của ngân hàng có liên quan
- Giấy đề nghị vay vốn ngân hàng
- Yêu cầu mở L/C chi phí không huỷ ngang
Khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến kế toán kiểm tra đối chiếu với chứng
từ gốc kèm theo Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của Công ty, sốliệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì kế toán phải thông báocho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời
Quy trình ghi sổ tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau:
Sổ kê toán chi tiết TK 112