Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ điện -Điện tử và tin học Nguyễn Trần Vũ

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ điện -Điện tử và tin học Nguyễn Trần Vũ

LỜI MỞ ĐẦU - -

Trong quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước hiện nay, đấtnước ta đã có những bước tiến nổi bật trong nền kinh tế Cùng với việc pháttriển của khoa học công nghệ ngày càng tiên tiến Vì vậy, việc áp dụng tin họcvào công tác kế toán trở thành một nhu cầu cấp thiết, không còn làm theocách thủ công nữa mà nay thay bằng những phần mềm kế toán để công việc kếtoán trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn

1 Lý do chọn đề tài:

Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước đã đạt được nhiềuthành tựu quan trọng Quá trình toàn cầu hóa và tốc độ phát triển vũ bão củacông nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ truyền thống.Trước những tác động từ yêu cầu hiện đại hóa, việc áp dụng tin học trongcông tác quản lý tài chính kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọngđược các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu để vừa đáp ứng được nhu cầu hộinhập khu vực và quốc tế vừa giúp doanh nghiệp tuân thủ hệ thống các chuẩnmực và phù hợp với các quy luật của kinh tế thị trường

Tin học hóa hoạt động kinh doanh là xu thế bắt buộc ngày nay đối với cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ để nâng cao năng lực cạnh tranh Vì vậy, ngày càngnhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán đểgiúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện lại vừaphù hợp với các chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính

Từ nhận thức trên cùng với những kiến thức lĩnh hội được từ trường đạihọc cũng như những kiến thức tích tụ được trong suốt quá trình thực tập tạiCông ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử và Tin Học Nguyễn Trần Vũ, em đãmạnh dạn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài : “Một số giải pháp nhằm hoànthiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty TNHH TMDV Điện – Điệntử và Tin học Nguyễn Trần Vũ ”

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận về việc áp dụng phần mềmkế toán vào trong công tác tổ chức kế toán, tìm hiểu thực tế việc áp dụng phầnmềm đó vào công ty để phân tính phần mềm trên cơ sở so sánh với một sốphần mềm khác và các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán theoThông tư số 103/2005/TT-BTC Từ đó đánh giá việc áp dụng phần mềm để đưa

ra một số nhận xét, kiến nghị và giải pháp góp phần làm cho công tác kế toán

ở đơn vị thực tập ngày càng trở nên hoàn thiện hơn

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

a Đối tượng nghiên cứu: số liệu được lấy từ phần mềm và các báo cáocủa công ty Từ đó ta phân tích các số liệu đó

b Phạm vi nghiên cứu: phân tích và đánh giá việc sử dụng phần mềmkế toán của công ty

4 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp được sử dụng là phương pháp thống kê mô tả Nhằmgiúp chúng ta thấy được phần mềm chạy như thế nào, hoạt động ra sao

5 Kết cấu của đề tài:

Ngoài phần lời mở đầu, lời cảm ơn, nhận xét của Giảng viên hướng dẫn,nhận xét của cơ quan thực tập, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, kết luậnthì khoá luận bao gồm 3 chương :

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán

Chương 2: Tình hình thực tế việc sử dụng phần mềm kế toán Tiha tại Công tyTNHH TMDV Điện – Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do kiến thức còn hạn chếvà cũng như kinh nghiệm thực tế nên khóa luận không tránh khỏi sự sai sót Vìvậy, em rất mong được sự góp ý, giúp đỡ của quý Thầy Cô cùng các Anh Chịphòng Kế toán để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Để có những hiểu biết về hệ thống thông tin kế toán, trước tiên ta phảitìm hiểu xem hệ thống là gì Trên thực tế, chúng ta có nhiều định nghĩa khácnhau về hệ thống tùy thuộc vào mục tiêu và cách nhìn của người phát biểu.Định nghĩa sau đây được áp dụng cho hầu hết các hệ thống:

1.1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thựchiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát Một doanhnghiệp cần rất nhiều thông tin thuộc các loại khác nhau

ª Cấu trúc kiểm soát quản lý: Là cấu trúc kiểm soát được thể hiện cụthể qua sơ đồ cơ cấu tổ chức và bản mô tả công việc cho các nhân viên theomỗi loại công việc Cấu trúc kiểm soát quản lý cung cấp môi trường cho cácluồng thông tin

Cấu trúc kiểm soát quản lý có dạng hình tháp và bao gồm ba cấp có vai tròvà nhiệm vụ như sau:

Sơ đồ cấu trúc kiểm soát

Kiểm soát chiến lược bao gồm các nhà quản lý cấp cao như tổnggiám đốc, giám đốc, hội đồng quản trị Cấp quản lý này thường chịu tráchnhiệm về mục tiêu của doanh nghiệp, các chính sách hoạt động, chiến lược

Kiểm soátchiến lược

Kiểm soát quản trị

Kiểm soát hoạt động

Top

DownBottom

Up

kinh doanh… Cấp kiểm soát chiến lược sẽ thường giải quyết các vấn đề phi cấutrúc như quyết định một dòng sản phẩm mới, lựa chọn các thị trường mới…

 Kiểm soát quản trị thường là cáctrưởng phòng, ban như trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng nhân sự, trưởng bannghiên cứu và phát triển… Ở cấp này, các nhà quản lý thường quản trị các vấnđề bán cấu trúc trong một phạm vi được định trước bởi cấp trên

quản lý các hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp như quản đốc phânxưởng, trưởng bộ phận bán hàng… Họ kiểm soát hoạt động của nhân viên, côngnhân để hoàn thành các mục tiêu đã được giao bởi cấp kiểm soát quản trị Vấnđề họ cần giải quyết là những vấn đề có cấu trúc

ª Luồng thông tin: Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ýnghĩa phù hợp với người sử dụng Luân chuyển thông tin là quá trình luânchuyển dữ liệu giữa các bộ phận để tiến hành xử lý tổng hợp tạo báo cáo vàchuyển giao báo cáo cung cấp thông tin tới người sử dụng Quá trình luânchuyển thông tin này tạo nên luồng thông tin Nói tới luồng thông tin là nói tớithông tin được luân chuyển từ đâu đến đâu

Cấu trúc quản lý doanh nghiệp nói trên hình thành hai luồng thông tin:

Down): là từ cấp cao xuống cho các cấp quản lý bên dưới, thể hiện dưới cáchình thức như lệnh, chỉ thị, kế hoạch…

Up): thường là các báo cáo mức độ hoàn thành, báo cáo tổng kết doanh thu,báo cáo tiến độ thi công… giúp cho việc đánh giá hiệu quả thực hiện và mức độtuân thủ của các cấp dưới đối với luồng thông tin từ trên xuống trong doanhnghiệp

1.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán

ª Bản chất:

Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doang nghiệp, hàng ngày có cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kếtoán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…).Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đãlưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho ngườisử dụng thông tin

Sơ đồ 1.1: hệ thống thông tin kế toán

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản lý kinhtế tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý điều hành và kiểm soát cáchoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, có vai trò cung cấp thông tin đểthực hiện mục tiêu quản trị doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.Kế toán có vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanhnghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nước

Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính_ phương tiện truyềnđạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tàichính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo địnhkỳ và theo qui định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:

những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp Nó là báo cáo tàichính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồnhình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định (cuốitháng, cuối quý, hoặc cuối năm) Số liệu trên bảng cân đối kế toán cho biếttoàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồnvốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó Căn cứ vào Bảng cân đốikế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanhnghiệp

Quyếtđịnh kinh

Người sửdụng

Phân tíchGhi chépLưu trữ

Phân tíchTổng hợpLập báo cáo

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:Phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, baogồm kết quả kinh doanh và kết quả khác.

cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phátsinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ nàysẽ được công bố chung với những bảng khác của báo cáo tài chính

bộ phận hợp thành không thể tách rời của báo cáo tài chính doanh nghiệp dùngđể mô tả mang tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đãđược trình bày trong Bảng cân đối kế tóan, Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theoyêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể Bản thuyết minh báo cáo tài chínhcũng có thể trình bày những thông tin khác nếu doanh nghiệp xét thấy cần thiếtcho việc trình bày trung thực, hợp lý báo cáo tài chính…

Các thông tin do kế toán cung cấp cần thiết với nhu cầu của nhiều đốitượng sử dụng trong việc ra quyết định Những người ra quyết định, dù trongnội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có nhiềukhả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng thông tinkế toán

1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán:

1.1.2.1 Theo mục tiêu và phương pháp: Có hai loại hệ thống thông tin.

ª Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tàichính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủcác quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

ª Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tinnhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽxảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanhnghiệp

1.1.2.2 Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:

ª Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong những hệ thống này,nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thựchiện toàn bộ các công việc kế toán Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi

chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng… Đây là nhữnghệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước.

ª Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máytính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữtổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện Dữ liệu trong các hệ thốngnày được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin Hệ thống giao dịch tựđộng (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệthống thu phí giao thông tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành sản phẩmtrong các dây chuyền sản xuất… là những ví dụ cho kiểu hệ thống này

ª Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực baogồm con người và máy tính Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các côngviệc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người Như vậy, nếu khôngcó con người thì hệ thống này không thể hoạt động được, và ngược lại, nếukhông máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo Ngoài vaitrò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhậpcác dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được, cũng như thực hiệncác công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì… hệ thống Hệ thống thông tin kế toántrên nền máy tính làđối tượng nghiên cứu chính của chúng ta

1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp:

Hệ thống thông tin kế toán được coi là một thành phần quan trọng trongviệc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết định, là một công cụ cầnthiết cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn ứng dụng hiệu quả Công nghệ thôngtin vào trong các công tác điều hành sản xuất, kinh doanh Cung cấp mộtphương thức quản lý các tài liệu hiệu quả làm giảm đáng kể chi phí cũng nhưthời gian cho mỗi nhân viên và cho cả công ty Hệ thống còn hỗ trợ các lãnhđạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và đúng đắn, các nhân viên chủ độngvề mặt thời gian hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu, cho phép chuyểngiao tài liệu, công việc và trao đổi thông tin giữa các nhân viên và các cấplãnh đạo đối với từng nhân viên một cách nhanh chóng

1.2 Một Số Vấn Đề Cơ Bản Về Phần Mềm Kế Toán:

1.2.1 Khái niệm:

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tinkế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng

từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy định của chế độ kế toán đến khâu

in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

1.2.2 Đặc điểm:

Người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào còn chươngtrình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu

Cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp (Bảng cân đối tài khoản)

> Chi tiết (Sổ chi tiết) > Chứng từ nghiệp vụ phát sinh Từ hoá đơn truy ngượclại các chứng từ thanh toán

Số liệu được lưu trữ trên nhiều tập tin giúp chương trình có khảnăng truy xuất nhanh hơn khi lên báo cáo

Kế toán không cần thực hiện các thao tác tổng hợp số liệu mỗi khihết tháng Tránh được tình trạng sai lệch số liệu trong báo cáo nếu sơ suấtkhông tổng hợp lại số liệu sau khi sửa chứng từ

Cho phép chuyển đổi một cách linh hoạt các màn hình nhập liệukhi đang nhập chứng từ, cho phép xem báo cáo khi đang nhập liệu

Lập các báo cáo tài chính theo các quyết định và Thông tư mớinhất của Bộ Tài chính

Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo Thông tư mới nhấtcủa Bộ Tài chính

Khi có các Quyết định hoặc Thông tư mới do Bộ Tài chính banhành, phần mềm sẽ cập nhật các phiên bản chương trình và tư vấn miễn phí

Bảo mật: Quản lý người dùng phân quyền sử dụng, thay đổi mậtkhẩu

An toàn dữ liệu: Tự động sao lưu cơ sở dữ liệu, có khả năng phụchồi dữ liệu đã sao lưu

Nối mạng: Nhiều người cùng làm việc chung một cơ sở dữ liệu trêncác máy tính nối mạng

1.2.3 Phân loại:

Có nhiều tiêu thức phân loại phần mềm kế toán như sau:

Theo tính chất chương trình: Có phần mềm tĩnh và phần mềmđộng:

Phần mềm tĩnh là các phần mềm trong đó hệ thống tài khoản kế toán đượcđịnh sẵn theo chế độ hiện hành tại thời điểm sản xuất và các phương thức hạchtoán, các mẫu nhập liệu, các báo cáo kết xuất không thể thay đổi được.

Phần mềm động là các phần mềm cho phép người dùng khai báo hệ thốngtài khoản, thiết kế tiêu thức xử lý, thay đổi, bổ sung mẫu nhập liệu, các báocáo kết xuất…

Theo tính năng: Có phần mềm kế toán tài chính và phần mềm kếtoán quản trị:

Phần mềm kế toán tài chính chỉ đơn thuần cho ra các thông tin bắt buộccủa kế toán tài chính

Phần mềm kế toán quản trị xử lý dữ liệu và giúp người lãnh đạo đưa racác thông tin quản trị

Theo giá cả thị trường: Có phần mềm rẻ tiền và phần mềm đắttiền:

Phần mềm rẻ tiền theo định nghĩa là chi phí ban đầu để mua phần mềmthấp, không thỏa mãn quy định về giá trị tài sản cố định của Bộ Tài chính vềtài sản cố định vô hình

Phần mềm đắt tiền thì ngược lại, chi phí ban đầu để mua phần mềm cao,thỏa mãn quy định về giá trị tài sản cố định của Bộ Tài chính về tài sản cố địnhvô hình

Theo nơi sản xuất: Có phần mềm sản xuất trong nước và phầnmềm sản xuất ở nước ngoài

Theo tính chất của nhà sản xuất: Có phần mềm do các nhà sảnxuất chuyên nghiệp sản xuất và phần mềm do các nhà sản xuất bán chuyênnghiệp sản xuất Ví dụ có những doanh nghiệp chuyên sản xuất phần mềm kếtoán và triển khai các giải pháp kế toán Trong khi các doanh nghiệp bánchuyên nghiệp là các doanh nghiệp không chuyên về phần mềm kế toán mànhận viết theo yêu cầu thiết kế của người dùng

1.2.4 Thành phần chủ yếu của một phần mềm kế toán:

Dữ liệu đầu vào

 Tài khoản: dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụkinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các Tài khoản cấp 1,Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoàiBảng cân đối kế toán theo quy định trong chế độ này.

 Các đối tượng theo dõi chi tiết: Tài sản cố định, khách hàng,nhà cung cấp,…

 Nhập chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếuxuất kho, hoá đơn bán hàng,…

 Xử lý: Gồm các phân hệ xử lý như vốn bằng tiền, mua hàng –phải trả, bán hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí giá thành,kế toán tổng hợp, hệ thống

Vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiềngửi tại các ngân hàng theo từng loại tiền VND, USD,… Lập và in phiếu thu,phiếu chi, ủy nhiệm chi bằng máy vi tính

Thanh toán cho các hoá đơn mua hàng, thu tiền bán hàng, cấn trừ công nợ.Dễ dàng theo dõi, quản lý thông qua nhiều hình thức sổ sách kế toán tùychọn In sổ nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ,…

Mua hàng và phải trả cho người bán: Quản lý hàng nhập mua theo từngmặt hàng và nhà cung cấp, đồng thời theo dõi công nợ với người bán, ngườivận chuyển cũng như đối chiếu với việc thanh toán công nợ theo từng hoá đơn,lô hàng, hợp đồng, hạn thanh toán

Tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua để có được giá vốnchính xác phục vụ phân hệ quản lý hàng tồn kho

Theo dõi thuế nhập khẩu và thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn mua hàng…Bán hàng và phải thu của người mua: Quản lý hàng bán bắt đầu từ việclập và in hoá đơn trên máy tính Khai báo tự động tính và định khoản thuếGTGT đầu ra cũng như chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiềucách khác nhau

Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán trả lại Chọn hóa đơn đểtự động lấy giá vốn khi nhập hàng bán bị trả lại Quản lý công nợ phải thu củakhách hàng theo hạn thanh toán Báo cáo bán hàng, Phân tích bán hàng đadạng và có thể tuỳ chọn theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo ngày, cáchthức bán hàng, kết quả bán hàng theo từng bộ phận, nhân viên bán hàng…Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán của từng đối tượng, Hoá đơnbán hàng, Tổng hợp phát sinh của đối tượng theo tài khoản…

Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập xuất tồn kho của vật tư hàng hóa,bắt đầu từ khâu lập và in phiếu nhập, phiếu xuất bằng máy vi tính, đồng thờinhận số liệu từ phân hệ mua hàng và bán hàng nhằm có được thông tin chínhxác để kiểm soát lượng hàng hoá tồn kho, hết tồn, tồn tối thiểu hay tồn tối đa.Nhiều tính năng trợ giúp quản lý vật tư số lượng lớn như: Cho phép lập cácchứng từ xuất lắp ráp, xuất chuyển thẻ, cho phép nhập xuất nhiều vật tư củanhiều kho trên cùng một chứng từ, điều chuyển kho nội bộ dễ dàng Nhập xuấttheo đơn vị tính thực tế, sau đó quy đổi với đơn vị tính tồn kho (Tấn -><- Kg,Thùng -><- Hộp, chai… ), có giải pháp cho kiểm kê định kỳ.

Tính giá xuất vật tư theo nhiều phương pháp: Bình quân tháng, Bình quân diđộng, Đích danh và nhập trước xuất trước

Báo cáo: Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn vật tư hàng hóa, Sổ chi tiết vật tư,Thẻ kho, Báo cáo kiểm kê vật tư hàng hóa (vật tư, hàng hóa kém phẩm chất),Báo cáo vật tư chậm luân chuyển, Sổ chi tiết bán hàng, Tổng hợp nhập xuấtkho theo tài khoản đối ứng, Báo cáo tồn kho chi tiết, Bảng chi tiết vật tư nhậpxuất tồn theo tháng…

Chi phí & giá thành: Tập hợp, theo dõi chi phí xuất dùng trực tiếp chotừng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình… theo từnggiai đoạn

Khai báo giá thành kế hoạch, so sánh giá thành thực tế với giá thành kếhoạch để từ đó có được những phân tích sắc bén làm cơ sở đề ra các quyết địnhđiều hành doanh nghiệp có hiệu quả Tính và xác định giá trị dở dang trên dâychuyền sản xuất theo bán thành phẩm cũng như hoàn nguyên về các yếu tố cấuthành

Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí Cho phép phân bổ chi phí chung theonhiều tiêu thức

Tính giá thành theo các phương pháp: Phương pháp trực tiếp, loại trừ, phânbước, hệ số, định mức…

Bảng tính giá thành và các yếu tố cấu thành sản phẩm Bảng tổng hợp và chitiết chi phí theo khoản mục, Bảng kê chi phí theo khoản mục

Kế toán tổng hợp: Kết nối hữu cơ với các phân hệ vốn bằng tiền, muahàng, hàng tồn kho, bán hàng, tài sản, giá thành Là nơi tập hợp các dữ liệu đểlên báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế

Ngoài các dữ liệu từ các phân hệ khác thì kế toán tổng hợp còn tạo ra cácbút toán khoá sổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động để lên các báo cáo, sổ sáchtheo chế độ kế toán.

Sổ kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản, các sổ nhật ký…

Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinhdoanh: Lãi lỗ, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Báo cáo lưu chuyểntiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính: Chi phí SXKD theo yếu tố, tình hìnhtăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu…

Báo cáo tổng hợp thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Tờ khai thuếGTGT, Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ, mua vào, bán ra, Bảng kê chứng từhàng hóa mua vào có hoá đơn bán hàng, Báo cáo quyết toán thuế GTGT, Tờkhai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập, Bảng kê tình hình nộp thuế

Hệ thống các báo cáo về tình hình thu chi các quỹ tại đơn vị…

Quản trị hệ thống: Là phân hệ làm nền tảng cho các phân hệ khác Chophép người sử dụng dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phầnmềm cho phù hợp với yêu cầu Tính năng bảo mật cho phép phân quyền truycập, bảo mật chi tiết đến từng chức năng sử dụng, danh mục, chứng từ với từngngười sử dụng

Công cụ trợ giúp theo ngữ cảnh Ở từng màn hình khi nhập chứng từ hay khilên báo cáo, ta chỉ cần bấm F1 để nhận được trợ giúp cần thiết

Chức năng tìm kiếm và tự sửa lỗi dữ liệu Tìm sự khác biệt giữa số liệu banđầu của vật tư, kế toán, giá thành Kiểm tra các chứng từ chưa chuyển vào sổcái Liệt kê các chứng từ xuất khi kho đã hết hàng Kiểm tra tính toàn vẹn củadanh mục với các nghiệp vụ phát sinh

Cho phép liên kết dữ liệu, số liệu phân tán trên môi trường mạng đa ngườidùng, tổng hợp số liệu các chi nhánh, đơn vị thành viên với số liệu Văn phòngCông ty để lên báo cáo quyết toán thông qua chức năng truyền nhận dữ liệu.Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều hình thức khác nhau: báo cáo, chứng từ chi tiết.Các tiện ích khác: Tự động sao lưu số liệu theo lịch đã lập Công cụ kết xuấtdữ liệu ra Excel, Word và file DBF…

Đầu ra:

Các sổ sách như: Nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ, sổ chitiết vật tư, sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản,…

Các báo cáo: Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán của từng đốitượng, hoá đơn bán hàng, tổng hợp phát sinh của đối tượng theo tài khoản,bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn vật tư hàng hóa, bảng kê chi phí theo khoảnmục, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo lưuchuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính,

sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi cấp lãnh đạo và

được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

để đạt được ba mục tiêu:

+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

+ Các luật lệ và qui định hiện có được tuân thủ.

+ Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả.

Nhằm ngăn chặn các rủi ro gây mất an toàn dữ liệu ta có một số hoạt độngkiểm soát như sau:

+ Hệ thống đa quản gia (Multi server systems): Hệ thống này dùng tốu

thiểu hai máy phục vụ mạng Hai máy này được lắp đặt ở hai không gian khácbiệt nhưng có khả năng thay thế cho nhau tức thời nhằm làm cho hệ thống vẫnhoạt động bình thường nếu rủi ro một máy bị hỏng

+ Hệ thống mật khẩu, nhận dạng: Các hệ thống nhận dạng người dùng

hợp lệ phổ biến là hệ thống mật khẩu (password) Trong các hệ thống bảo mậtcao, người ta dùng hệ thống nhận dạng người dùng qua vân tay hoặc qua hìnhảnh của đồng tử trong mắt ngườidùng

+ Hệ thống mã hóa: Các dữ liệu thông tin được truyền đi đều có nguy cơ

bị lấy trộm, sửa đổi rồi truyền trả lại Vì thế trước khi truyền đi trên đườngtruyền (hữu tuyến hoặc vô tuyến), thủ tục mã hóa dữ liệu thường được áp dụng.Có nhiều tiêu chuẩn mã hóa và có nhiều giải thuật mã hóa dữ liệu rất hiệuquả

+ Hệ thống tự động phát hiện xâm nhập bất hợp lệ: Trong các hệ thống

nhận dạng người dùng hợp lệ bằng mật khẩu (password), khi có sự xâm nhậpbất hợp lệ bằng cách thử password (thủ công hay bằng phần mềm bẻ khóa), hệthống sẽ báo động và có thể tự tắt (shutdown) nhằm đảm bảo an toàn cho hệthống

+ Hệ thống lưu trữ và theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thay đổi hệ

thống: Tương tự như các camera quan sát, một hệ thống chương trình giám sát

thường xuyên thường trú trong hệ thống để ghi lại mọi hoạt động của hệ thống(consol log) Hệ thống này lưu trữ và theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thayđổi hệ thống giúp phát hiện các sai phạm xảy đến cho hệ thống

+ Quyền truy cập để vận hành hệ thống chỉ được giao cho các nhân viên

có trách nhiệm

+ Phân quyền truy cập hệ thống đến từng đối tượng sử dụng theo chức

năng của mỗi người

1.3 Tiêu Chuẩn Và Điều Kiện Của Một Phần Mềm Kế Toán Theo Thông

Tư Số 103/ 2005/ TT-BTC

Để hiểu rõ về những tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng của một phầnmềm kế toán, trước tiên chúng ta nên tìm hiểu khái niệm tiêu chuẩn và điềukiện của một phần mềm là như thế nào?

Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc

hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sởcho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuấtphần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán

Điều kiện áp dụng là những yêu cầu về cơ sở vật chất, quy chế kiểm soát,

bộ máy tổ chức, con người để thực hiện công việc kế toán bằng phần mềm kếtoán tại đơn vị

1.3.1 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán:

1.3.1.1 Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.

Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêucầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:

 Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra

trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toánquy định tại điều 17 của Luật Kế toán và qui định cụ thể đối với mỗi loạichứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành Đơn vị kế toán có thể bổ

sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tínhtheo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộcphải áp dụng đúng mẫu quy định Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng đểghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từkế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử.

 Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài

khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phầnmềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phùhợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Việc mã hoá các tàikhoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tínhthống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tíchthông tin của ngành và đơn vị

 Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần

mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán;đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; Đảm bảo có thể kiểm tra,đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổkế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổkế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tínhchính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác Đơn vị kế toán có thể bổsung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị

 Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong

phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tínhtoán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từnglĩnh vực Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuậntiện cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vịkhác có liên quan

 Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán

trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luậtkế toán Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kếtoán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằngtiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt Giao diệnmỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm

 In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần

mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống

nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán,báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toántrên máy được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiệnhành Trong quá trình lưu trữ, Đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiẹân kỹthuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.

1.3.1.2 Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.

 Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trườnghợp bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghichép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏbớt các chứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

 Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phươngpháp hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thểbỏ bớt các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

 Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu,nội dung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhungphải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác Có thể loại bỏbớt sổ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

 Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập vàtrình bày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớtbáo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

1.3.1.3 Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán:

 Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quytrình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu báo cáo tài chínhtheo quy định hiện hành

 Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán

 Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sótkhi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán

1.3.1.4 Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu:

 Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng,gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán

Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việccủa người khác trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không được người cótrách nhiệm đồng ý

 Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức,như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của ngườitruy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó……

 Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữacác số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từngphương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có tráchnhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cậpchính thức vào hệ thống

 Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trongcác trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng

1.3.2 Điều kiện của phần mềm kế toán:

 Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên,thuyết minh rõ xuất sứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướngdẫn tại Thông tư này và các quy định hiện hành về kế toán

 Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướngdẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xửlý các sự cố đơn giản

 Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toáncung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phảihoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính

1.3.3 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán:

1.3.3.1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:

 Đơn vị kế toán phải căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất, kinhdoanh và yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn

vị mình để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp Phần mềm kế toán được lựa

chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêucầu quản lý của đơn vị.

 Đơn vị kế toán phải trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợpvới yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhânviên kế toán

 Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chínhthức phần mềm kế toán nhưng việc thử nghịêm phải được tiến hành song songvới việc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán)hoặc thực hiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vị đang áp dụng(trường hợp đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán) Sau quá trình thử nghiệm,nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêucầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức

 Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toántrên máy vi tính theo các yêu cầu:

Quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưathông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao, lưu dữ liệu định kỳ;phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu; phân định chức năng củatừng người trong bộ máy kế toán

 Đơn vị kế toán phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ

an toàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật

1.3.3.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:

 Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toáncó đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tínhđáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính

 Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâucông việc: Lập chứng từ vào máy ; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy ; thựchiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán ; phân tích cácsố liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tinkế toán

 Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữliệu trên máy tính ; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệthống ; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn củatừng nhân viên ; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIHA TẠI CÔNG TY TNHH TMDV ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC NGUYỄN TRẦN VŨ

2.1 Giới Thiệu Khái Quát Về Tình Hình Chung Của Công Ty TNHH TMDV Điện - Điện Tử Và Tin Học Nguyễn Trần Vũ

2.1.1 Giới Thiệu Công Ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử Và Tin Học Nguyễn Trần Vũ

 Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠIDỊCH VỤ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC NGUYỄN TRẦN VŨ

 Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: NGUYEN TRAN VUTRADING - SERVICE ELECTRIC – ELECTRONIC EQUIPMENTS ANDINFORMATION COMPANY LIMITED

 Tên công ty viết tắt: NGUYEN TRAN VU CO., LTD

 Logo của công ty:

 Địa chỉ: 92/20 Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, TP HCM

 Điện thoại: (08) 8202035 – (08) 8202036 – (08) 8800709

 Fax: 8201909

 Website: www.nguyentranvu.com

 Email: nguyentranvuco@vnn.vn

 Mã số thuế: 0303401130

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Ngày 12/06/2005, Công ty TNHH Nguyễn Trần Vũ đã được Sở KếHọach và Đầu Tư Tp HCM cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số4102040032.

- Công ty Nguyễn Trần Vũ là một công ty TNHH có tư cách pháp nhân

và con dấu riêng theo pháp luật Việt Nam

- Với tổng số vốn điều lệ : 700.000.000 đồng (bảy trăm triệu đồng)

Trong đó: Hiện kim 700.000.000 đồng

- Giai đoạn mới thành lập: Công ty gặp nhiều khó khăn nhất định như :về vốn, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, lao động, và sự cạnh tranh của các đơn vịcùng ngành nhưng khó khăn lớn nhất của công ty là làm sao công ty có đượcchổ đứng trên thị trường Tuy nhiên sau một thời gian khắc phục khó khăn vàvới sự lãnh đạo của ban giám đốc, vị trí của công ty trên thương trường ngàycàng vững mạnh và ngày càng có nhiều hợp đồng

- Giai đoạn sau này: So với thời gian mới thành lập thì giai đoạn này công

ty đã có những bước tiến đáng kể hơn như việc ổn định kinh doanh, về trìnhđộ quản lý và trình độ tay nghề của nhân viên Công ty với qui mô sản xuấtngày càng mở rộng, ngày càng được nâng cao, quản lý và điều hành công tyhợp lý đã tạo cho công ty có chỗ đứng trên thị trường

2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh:

- Mua bán thiết bị điện - điện tử, thiết bị văn phòng, máy vi tính và linhkiện

- Sản xuất phần mềm tin học (trừ cung cấp và ứng dụng công nghệ thôngtin về kế toán)

- Thiết kế trang web

- Lắp đặt, sửa chữa và bảo trì máy vi tính và linh kiện, he thống mạngmáy vi tính và điện thoại, máy văn phòng

- Đại lý kí gửi hàng

2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:

2.1.1.3.1 Chức năng: Mua và phân phối sỉ và lẻ các mặt hàng điện –

điện tử , linh kiện máy vi tính

2.1.1.3.2 Nhiệm vụ:

- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí theo giấy phép kinh

doanh

-Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đã đề ra, đãđăng kí với khách hàng.

-Thực hiện phân công, phân phối lao động hợp lí, đúng bộ luật laođộng của Nhà nứơc

- Huy động vốn kinh doanh trên cơ sở nguồn vốn tự do, vay vốn,huy động các nguồn khác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh đáp ứng nhu cầutrong nước

- Công ty hoạt động theo cơ chế thị trường, chịu sự quản lý củaNhà nước, đảm bảo việc hạch toán, tự chịu trách nhiệm, tự hoàn vốn, làm trònnghĩa vụ với Nhà nước

- Thực hiện các chính sách Nhà nước về lao động, nâng cao mứcsống của các cán bộ nhân viên

2.1.1.3.3 Quyền hạn: Công ty tự chủ kinh doanh, hình thức kinh doanh,

đầu tư, chủ động mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh Được tự do lựachọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn Chủ động tìmkiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng Công ty có quyền chủ độngứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh vàkhả năng cạnh tranh, tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệnội bộ, có quyền tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinhdoanh Bên cạnh đo.ù Công ty còn có quyền chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tàisản của doanh nghiệp

2.1.2 Cơ Cấu Tổ Chức Và Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty

Sơ đồ 2.1: Cơ Cấu Tổ Chức Và Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty

2.1.2.1 Chức năng của các phòng ban:

 Ban giám đốc: Có trách nhiệm điều hành mọi họat động sản xuất

kinh doanh của công ty Bao gồm:

- Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy quản lý, đại diện cho cán bộcông nhân viên toàn công ty có quyền quyết định và điều hành mọi họat động

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng

kinh

doanh

Phòng kế toán

Phòng tổ chức hành chính Phòng

kỹ thuật

của công ty, cũng như chịu trách nhiệm trước công ty và toàn thể cán bộ côngnhân viên về kết quả họat động kinh doanh của đơn vị.

- Phó giám đốc: là người trợ giúp và hỗ trợ cho giám đốc trong việc lãnhđạo mọi họat động của công ty

 Phòng kinh doanh :

- Tìm hiểu thị trường, đàm phán giao dịch với khách hàng

- Tổ chức chỉ đạo thực hiên các hợp đồng kinh tế đã được ký kết vớikhách hàng trong và ngoài nước

- Lập kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý, năm

- Lập ra kế hoạch phân phối sản phẩm có hiệu quả cho các nơi có nhucầu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng để việc tiêu thụ sản phẩm đạt kết quảtốt nhất

- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác kế hoạch thị trường, tiêu thụsản phẩm

 Phòng kỹ thuật: Tiến hành sửa chữa, bảo trì, bảo hành linh kiện máy

vi tính … cho khách hàng theo những thông tin trên phiếu sửa chữa mà kháchhàng yêu cầu

 Phòng kế toán: Giám sát các hoạt động kinh doanh, tiến hành việc

hạch toán thông qua ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quảnlý tài chính của công ty

 Phòng tổ chức hành chính :

- Sắp xếp cơ cấu tổ chức có hiệu quả

- Thực hiện việc khen thưởng, đề bạt, nâng lương cho công nhân viên

- Lưu trữ thư từ, công văn, nhận và gửi Fax của công ty

- Chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính của công ty, tổ chứcquản lý nhân sự

2.1.2.2 Giới thiệu về bộ máy kế toán:

Sơ đồ 2.2: bộ máy kế toán của công ty

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

2.1.2.2.1 Chức năng của bộ máy kế toán:

 Kế toán trưởng: là người trực tiếp tổ chức và điều hành công tác kế

toán toàn Công ty, phân công và theo dõi công việc của từng kế toán viên Tổchức ghi chép tính toán, phản ảnh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh vàphân tích kết quả kinh doanh Lập và gửi lên cấp trên đầy đủ, đúng hạn cácbáo cáo kế toán, tổ chức báo cáo kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán củacông ty, tổ chức hướng dẫn, phổ biến việc thực hiện các chế độ, thể lệ tài chínhcủa nhà nước cho các bộ phận trong công ty Đồng thời phối hợp các phòng banđể lập báo cáo tài chính

 Kế toán tổng hợp: tổng hợp số liệu từ bộ phận kế toán chi tiết, tiến

hành hạch toán tổng hợp để lập Báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàngnăm cho kế toán trưởng duyệt Nghiên cứu các chính sách tài chính, hướng dẫnnghiệp vụ kế toán cho các kế toán viên Giúp kế toán trưởng nắm bắt được cácsố liệu kế toán của công ty kịp thời

 Kế toán kho:

- Lập phiếu nhập - xuất kho sản phẩm, theo dõi hàng tồn kho định kỳ

- Hoạch toán tình hình biến động của hàng hóa, ghi chép vào sổ sáchcác loại hàng hóa

- Lập báo cáo định kỳ về các loại hàng hóa

 Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán trong công ty với

khách hàng và các khoản phải thu

 Thủ quỹ: Quản lý và chịu trách nhiệm toàn bộ tiền mặt của công ty.

Tuân thủ theo quy định về thu, chi tiền do Ban Giám đốc và bộ phận kế toánban hành Hàng tháng phải kiểm kê số tiền tồn quỹ và đối chiếu với sổ sáchcác bộ phận có liên quan

2.1.2.2.2 Tổ chức công việc:

 Năm tài chính: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đơn vị tiền tệ sử dụngtrong kế toán là Đồng Việt Nam (VND), đô la Mỹ (USD)

 Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toándoanh nghiệp Việt Nam

 Hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức Nhậtký - Chứng từ :

Trình tự ghi sổ:

- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, sau khi đã kiểm tra tính hợppháp, nhân viên kế toán tiến hành định khoản trên chứng từ kế toán làm cơ sởđể ghi trực tiếp vào Nhật ký Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

- Đốivới các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tínhphân bổ, các chứng từ gốc sẽ được tập hợp và phân loại trong các bảng phânbổ, sau đó tổng cộng ghi vào Bảng kê và Nhật ký Chứng từ có liên quan

- Cuối tháng số liệu trên bảng kê, sổ chi tiết sẽ được tổng cộng là cơ sởghi vào Nhật ký Chứng từ Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên Nhật kýChứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Nhật ký Chứng từ với các sổ, thẻ kế

toán chi tiết rồi lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký Chứng từ ghi vào sổ cái.

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chứng từ

: ghi hàng ngày

: ghi cuối tháng

: đối chiếu, kiểm tra

 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: Nhìn chung, các

chứng từ kế toán tại Công ty TNHH TMDV điện – điện tử và tin học NguyễnTrần Vũ đều thực hiện đúng theo biễu mẫu, nội dung, phương pháp lập do BộTài Chính ban hành Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác phục

Chứng từ kế toán và các bảng

phân bổ

Bảng kê

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

vụ cho nhu cầu quản lý nội bộ của mình như thẻ chấm công, phiếu ra cổng,bảng cân đối công đoạn,….

Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán:

Báo cáo kế toán là kết quả cuả công tác kế toán trong doanh nghiệp, lànguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị cuả doanh nghiệp cũng nhưcho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

Báo cáo kế toán tại Công ty TNHH TMDV điện – điện tử và tin họcNguyễn Trần Vũ bao gồm :

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

 Tổ chức trang bị, ứng dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán:

Hiện nay việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đang trở thành xuthế chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại hết sức tolớn Vì lý do đó mà việc tận dụng phần mềm Microsoft Excel và phần mềm kếtoán TiHa để xử lý các số liệu kế toán tại Công ty TNHH TMDV điện – điệntử và tin học Nguyễn Trần Vũ là điều khách quan Nhờ có sự hỗ trợ của máytính mà công việc của bộ phận kế toán đỡ vất vả hơn trong việc xử lý, chọnlọc, tổng hợp và phân tích số liệu kế toán

2.1.3 Khó Khăn, Thuận Lợi Và Phương Hướng Phát Triển

2.1.3.1 Khó khăn:

- Khi mới thành lập, nguồn vốn của công ty còn hạn chế,khách hàng ít

- Bộ máy quản lý công ty chưa đủ mạnh, cán bộ công nhân viên nghiệpvụ còn yếu về năng lực, chưa năng động, trình độ tay nghề chưa cao, năng suấtlao động thấp

- Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong nước và các công ty khác kinhdoanh hàng hóa cùng loại cạnh tranh gay gắt

2.1.3.2 Thuận lợi:

- Qua quá trình hoạt động, ban lãnh đạo công ty học hỏi thêm nhiều kiếnthức và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của mình Nhờ yếu tố này, cùngvới sự phân tích thị hiếu của khách hàng nên ban lãnh đạo đã không ngừngnâng cao công tác dịch vụ của công ty cũng như từng bước khẳng định thươnghiệu của công ty trên thị trường

- Quy mô kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng với những thiết bịngày càng hiện đại hóa.

2.1.3.3 Phương hướng phát triển: thể hiện qua các mục đđích sau:

- Chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh

- Hợp tác tốt, chất lượng bền vững

- Luôn nghĩ và hành động vì khách hàng

- Lấy phục vụ tận tâm làm con đường phát triển

- Lấy chất lượng là lòng tự trọng của Nguyễn Trần Vũ

- Lấy sự hài lòng làm mục tiêu

- Với dịch vụ sửa chữa – Bảo trì nhanh nhất, tốt nhất

2.2 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Của Công Ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử Và Tin Học Nguyễn Trần Vũ

2.2.1 Khái niệm phần mềm TiHa

 TiHa là một chương trình chuyên phục vụ cho các công việc kinhdoanh, sản xuất Chương trình này quản lý chặt chẽ :

-Các mặt hàng, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

-Công nợ khách hàng

-Cung cấp tức thời số lượng hàng tồn kho, dư nợ khách hàng

-Có thể xem nhanh số lượng hàng hóa nhập xuất bất kỳ khoảng thờigian nào

-Theo dõi diễn biến công nợ tổng quát , theo địa chỉ , theo nhóm, …vàchi tiết từng khách hàng ở một khoảng thời gian bất kỳ

-Tại thời điểm hiện tại có thể xem tổng số tiền phải thu, phải trả vàchi tiết

-Doanh thu từng tháng

 TiHa chạy trên nền MS Windows9x, MS Windows XP giao diện đẹpvà dễ sử dụng, có thể chạy trên máy đơn hoặc trên mạng cục bộ (nhiều ngườisử dụng), mạng diện rộng (WAN phù hợp cho các doanh nghiệp có các đại lýnằm khắp nơi trên Trái đất), liên kết dễ dàng với các ứng dụng khác chạy trênnền MS Windows như MS Word, Excel, Winfax, … đặc biệt có thể dùng chungdữ liệu với chương trình Nhân sự

 TiHa có rất nhiều mẫu báo cáo về Hàng hóa, Tiền tệ, Kháchhàng,.v.v…, nhưng vẫn cho phép người sử dụng tự thiết kế thêm mẫu báo cáo

mới và chỉnh lại mẫu đã có nếu cần.

2.2.2 Vai trò, tác dụng của việc áp dụng phần mềm: Giúp cho các kế

toán viên không còn phải làm việc một cách thủ công như trước nữa mà nay lạilàm trên máy, giúp công việc kế toán trở nên đơn giản hơn, dễ dàng hơn, hiệnđại hơn phù hợp với sự phát triển của thời đại Khi sử dụng phần mềm kế toánkhông còn phải mất nhiều thời gian để ghi sổ kế toán nữa vì phần mềm sẽ tựđộng cập nhật, xử lý và chuyển số liệu vào các sổ, các báo cáo một cách nhanhchóng, kịp thời mà lại còn phù hợp với chuẩn mực kế toán Đồng thời việc lưutrữ tài liệu, sổ sách cũng đơn giản hơn, ít hơn do dữ liệu phần nhiều đã lưu trữtrên máy

2.2.3 Hệ thống chứng từ sử dụng trong phần mềm TiHa:

2.2.3.1 Danh mục hàng hóa: gồm có vật tư, sản phẩm, hàng hóa.

Ta phải nhập vào các phần:

 Mã số loại vật tư: chuỗi ký tự, các mã số không được trùng nhau

 Tên loại vật tư

 Mã số hàng hóa: mã số hàng hóa không được trùng nhau

 Tên hàng: tên hàng hóa, vật liệu … chuỗi ký tự

 Giá mua: nhập nhập hàng( giá vốn)

 Giá bán: Một mặt hàng có thể có nhiều giá, mỗi loại đối tượng có

một biểu giá riêng

 Action (lựa chọn): Chọn một trong 3 giá trị : còn, hết, không bán.Nếu một mặt hàng được chọn là hết hoặc không bán thì trong phiếu xuất sẽkhông xuất hiện mặt hàng này trong danh sách lựa chọn.

 Đơn vị tính

2.2.3.2. Danh mục khách hàng (Nhập người mua – người bán): Là danh

sách cơ quan, đơn vị, cá nhân có mua bán thường xuyên với công ty

 Mã số (dạng số): máy tự tạo ra nhưng ta có thể hiệu đính lại

 Tên công ty vắn tắt: tên của doanh nghiệp đó hoặc tên của mộtngười nào đó đại diện cho doanh nghiệp( Để lưu trên máy, ta nhập sao cho dễtìm)

 Tên Cty đầy đủ: tên này thể hiện trên hóa đơn, trên các báo cáothuế

 Liên lạc với: nhập họ tên người nào khi cần có thể liên lạc được

 Địa chỉ: ghi số nhà, đường, quận, thành phố / tỉnh:Tên nào giốngnhau thì nên ghi theo một kiểu như nhau

 Hưởng cột giá: Trong mặt hàng có 3 cột giá (ĐLTP, ĐLTỉnh, Bánlẻ), khách hàng này được hưởng cột giá nào thì chọn cột đó (sau này khi đánh

phiếu xuất cho khách hàng nào thì máy lấy đơn giá tại cột mà khách hàng đóđược hưởng ).

 Giới hạn nợ: Số tiền tối đa mà khách hàng được phép nợ (Khikhách hàng vượt quá số tiền cho phép mà chúng ta vẫn tiếp tục xuất cho kháchhàng đó thì máy sẽ báo cho biết, khi đó ta xuất hay không do ta quyết định)

2.2.3.3 Danh mục tài khoản:

Ta nhập vào các phần:

 TK Cha: tài khoản cha

 SHTK : Số hiệu tài khoản theo quy định của Bộ tài chính Các đơn

vị có thể mở tài khoản theo đặc điểm riêng của mình

 Tên tài khoản: Chuổi ký tự diễn giải cho số hiệu tài khoản

 Loại số dư : Số dư tài khoản nằm bên Nợ hay bên Có hay cả hai(Lưỡng tính) Một tài khoản chỉ có một trong ba trường hợp trên, chúng ta chỉchọn trong danh sách có sẵn Loại số dư : Nếu tài khỏan có số dư luôn luônnằm bên nợ ta chọn “Bên nợ”, Nếu tài khỏan có số dư luôn luôn nằm bên có tachọn “Bên có”, ngược lại chọn “Lưỡng tính” Ta nên chọn loại số dư để máy

đưa lên Bảng cân đối đúng vị trí số dư.

 Số dư đầu hàng hóa :

Kho: Kho chứa thiết bị, vật tư, sản phẩm, hàng hoá

Vật tư: Thiết bị, vật tư, sản phẩm, hàng hóa.

Số lượng: Số dư đầu khi áp dụng vào máy

Đơn giá: Đơn giá vốn của thiết bị, vật tư, sản phẩm, hàng hĩa

Ngày: Là ngày kiểm kho của số dư đầu Thông thường nó phải nhỏhơn ngày bắt đầu phát sinh chứng từ

2.2.3.4 Các chứng từ phát sinh:

Nợ : Tài khoản nợ của chứng từ

Có: Tài khoản có của chứng từ

Ngày : Ngày của chứng từ

 Phiếu nhập kho:

 Phiếu xuất kho: