: ghi hàng ngày
2.3.2. Các ứng dúng cụa TiHa trong cođng tác kê toán tái Cođng ty TNHH TMDV đieơn – đieơn tử và tin hĩc Nguyeên Traăn Vũ:
TMDV đieơn – đieơn tử và tin hĩc Nguyeên Traăn Vũ:
Kê toán vaơt tư, hàng hoá:
Khi nhaơp kho linh kieơn, hàng hóa veă kho cođng ty đeơ phúc vú cho vieơc mua bán và sửa chữa. Nhađn vieđn kê toán sau khi kieơm keđ hàng sẽ laơp phiêu nhaơp kho theo bạng keđ đính kèm.
Phiêu nhaơp kho được laơp tređn phaăn meăm TiHa trong phađn heơ hàng hóa. Moêi hàng hóa đeău có mã hàng rieđng và các thođng tin lieđn quan đên mã hàng như teđn hàng, mã sô lối hàng, đơn vị tính, đơn giá, thueẫ đã được táo trước trong danh múc lối hàng.
Như vaơy khi laơp phiêu nhaơp kho người kê toán chư caăn nhaơp mã hàng hóa và sô lượng, các thođng tin lieđn quan sẽ được phaăn meăm tự đoơng đưa vào và tính ra toơng giá trị hàng nhaơp kho.
Sau khi phiêu nhaơp kho được laơp giá trị hàng hóa (tài khoạn 156) taíng leđn, sô lieơu sẽ được phaăn meăm xử lý và tự đoơng caơp nhaơt và theo dõi qua các báo cáo quạn lý toăn kho.
Trong chương trình phiêu nhaơp hàng hoá, khođng có chức naíng kêt nôi với danh múc hàng hoá. Khi chưa vào danh múc đeơ đaíng ký theđm mã hàng hoá mới vào heơ thông máy vi tính thì baĩt buoơc phại thoát khỏi chương trình đang cháy đeơ vào lái danh múc hàng hoá đaíng ký mã hàng hoá mới roăi mới nhaơp vào phiêu nhaơp mua hàng.
Quá trình nhaơp hàng: cho phép theo dõi từng maịt hàng đã nhaơp kho và teđn cođng ty bán hàng. Quá trình nhaơp hàng cũng là cođng cú đeơ theo dõi hàng nhaơp kho, chi tiêt theo từng phiêu nhaơp kho. Có theơ tùy chĩn theo dõi vào thời đieơm hay moơt khoạng thời gian nào đó.
Khi xuât kho linh kieơn, hàng hóa dùng đeơ sửa chữa, đeơ bán cho khách hàng, nhađn vieđn kê toán caín cứ phiêu sửa chữa (chứng từ gôc) đeơ xuât linh kieơn, phiêu xuât kho được laơp tređn phaăn meăm TiHa như sau:
Sau khi phiêu xuât kho được laơp giá trị linh kieơn (tài khoạn 156) giạm xuông, sô lieơu sẽ được phaăn meăm xử lý và tự đoơng caơp nhaơt và theo dõi qua các báo cáo quạn lý toăn kho
Bạng keđ các phiêu xuât thođng qua thông keđ phiêu xuât cũng là cođng cú đeơ theo dõi hàng xuât kho, có theơ theo dõi toơng hợp vào moơt thời đieơm (ngày, tháng), theo moơt khoạng thời gian nào đó hoaịc chi tiêt theo từng phiêu xuât kho.
Nhaơt ký bán hàng: cho phép theo dõi từng maịt hàng đã xuât kho và teđn cođng ty bán hàng. Cũng là cođng cú đeơ theo dõi hàng xuât kho, chi tiêt theo từng phiêu xuât kho. Có theơ tùy chĩn theo dõi vào thời đieơm hay moơt khoạng thời gian nào đó.
Đeơ theo dõi giá trị vaơt tư toăn kho hàng ngày nhađn vieđn kê toán phại toơng hợp các nghieơp vú phát sinh lieđn quan đên vaơt tư, hàng hóa và ghi vào.
Vì sô lượng hóa đơn dùng haỉng ngày cụa cođng ty khá lớn neđn vieơc ghi hóa đơn khođng thực hieơn thụ cođng mà được in ra từ máy tính. Trong khi đó phaăn meăm chư có theơ theo dõi doanh thu bán hàng nhưng khođng có chức naíng in các hóa đơn bán hàng (hóa đơn bán linh kieơn, hóa đơn bán lẹ hàng hóa dịch vú,…).
Soơ chi tiêt vaơt tư – hàng hóa, Thẹ kho. Cođng vieơc này đòi hỏi phại
tính toán caơn thaơn và mât rât nhieău thời gian nêu thực hieơn baỉng tay nhưng với phaăn meăm TiHa nó trở neđn deê dàng và nhanh chóng hơn bởi sô lieơu veă vaơt tư phát sinh hàng ngày đã được phaăn meăm tự đoơng caơp nhaơt và đưa vào các soơ lieđn quan.
Kê toán tieăn maịt:
- Laơp phiêu thu là cođng vieơc phát sinh thường xuyeđn tái cođng ty. Laơp phiêu thu có theơ thu nợ, thu hoàn tám ứng, thu do bán hàng hóa, … Tuỳ theo từng nghieơp vú thực tê mà ta ghi nợ tài khoạn 1111 và đôi ứng với các tài khoạn có lieđn quan.
Phiêu thu được laơp tređn phaăn meăm TiHa trong phađn heơ tài chính dựa vào phiêu sửa chữa cụa khách hàng mà kỹ thuaơt vieđn giao cho khách hàng. Nhađn vieđn kê toán dựa vào phiêu sửa chữa đeơ nhaơp vào phiêu thu các thođng tin caăn thiêt. Nhađn vieđn kê toán chư chĩn moơt trong ba danh sách: mã sô khách hàng, teđn khách hàng, địa chư khách hàng; còn hai danh sách còn lái phaăn meăm tự đoơng caơp nhaơt như hình mođ tạ dưới đađy:
Sau khi phiêu thu được laơp và lưu trữ, ngay laơp tức quỹ tieăn maịt cụa cođng ty sẽ taíng leđn, sô lieơu sẽ được phaăn meăm xử lý, caơp nhaơt vào bạng keđ thu tieăn ngay laơp tức:
- Laơp phiêu chi là cođng vieơc phát sinh nhieău nhât tái moơt đơn vị. Chi tieăn cho vieơc mua hàng hóa, chi thanh toán cođng nợ, chi tám ứng, chi thanh toán các khoạn múc chi phí, chi thanh toán lương, … Đođi khi moơt tài khoạn có 1111 sẽ đôi ứng với nhieău tài khoạn nợ.
Phiêu chi cũng được laơp tređn phaăn meăm TiHa trong phađn heơ tài chính dựa vào các chứng từ gôc như phiêu sửa chữa kèm bieđn nhaơn, giây đeă nghị tám ứng, giây đeă nghị thanh toán, bạng tính lương.
Kê toán chư caăn nhaơp vào phiêu chi các thođng tin mà phaăn meăm yeđu caău. Cũng như ở phiêu thu, nhađn vieđn kê toán chư caăn chĩn moơt trong ba danh sách như: mã sô khách hàng, teđn khách hàng, địa chư khách hàng còn hai danh sách còn lái phaăn meăm tự đoơng caơp nhaơt vào phiêu chi.
Phiêu chi sau khi được laơp và lưu lái thì quỹ tieăn maịt sẽ giạm xuông đoăng thời được phaăn meăm xử lý và tự đoơng caơp nhaơt vào Bạng keđ chi tieăn. Bạng này toơng hợp lái tât cạ những phiêu chi đã laơp trong ngày đeơ kê toán có theơ deê dàng kieơm tra đôi chiêu xem đã phù hợp với sô toăn quỹ hay khođng.
Cuôi ngày Kê toán sẽ tiên hành laơp Toơng hợp thu – chi, soơ quỹ tieăn maịt đeơ kieơm tra, đôi chiêu với quỹ tieăn maịt đeơ biêt sô tieăn còn toăn quỹ và biêt được phaăn toơng thu và toơng chi. Bạng toơng hợp thu chi còn giúp Kê toán biêt được thu từ boơ phaơn nào và chi trạ cho những boơ phaơn nào đeơ deê dàng quạn lý trong cođng vieơc kê toán.
Trong phaăn meăm, phiêu thu và phiêu chi khođng có chức naíng sửa chữa tỷ giá và do phaăn meăm khođng có chức naíng kêt nôi với Internet neđn khođng caơp nhaơt được tỷ giá mới trong khi đó tỷ giá thì biên đoơi hàng ngày.
Phaăn meăm Tiha khođng có chức naíng đoơi từ tieăn USD sang tieăn VNĐ. Như vaơy sẽ làm mât thời gian cụa nhađn vieđn kê toán.
Khi các kê toán vieđn đoăng thời cùng moơt lúc làm cùng moơt nghieơp vú thì deê gađy ra tình tráng trùng sô phiêu như trùng sô phiêu thu hoaịc phiêu chi. Do phaăn meăm có khạ naíng tự đánh sô thứ tự lieđn túc cho các chứng từ (phiêu thu, phiêu chi,…) neđn khi hai kê toán vieđn cùng lúc làm chung moơt nghieơp vú sẽ deê gađy ra tình tráng trùng sô chứng từ.
Các phađn heơ cođng nơ:ï tuy có ứng dúng ở đơn vị song chư dùng đeơ
theo dõi các khoạn còn phại thu khách hàng và phại trạ cho người cung câp, các khoạn tám ứng,… Nêu khách hàng trạ baỉng tieăn maịt thì khi laơp xong phiêu thu sô lieơu sẽ caơp nhaơt vào các khoạn cođng nợ và sẽ xóa nợ những khoạn đã thanh toán hoaịc làm giạm đi sô tieăn đã tám ứng.
Vieơc theo dõi doanh thu khođng thuoơc bán linh kieđn mà thuoơc veă dịch vú như sửa chữa ngoài,… thì rât khó trong vieơc theo dõi. Vì cođng sửa chữa ngoài khođng có giá vôn.
Ngoài ra còn có bạng nhaĩc nhở nợ đên hán phại trạ, phại đòi
Bạng cheđnh leơch ngối teơ giúp cho cođng ty đánh giá sự cheđnh leơch tỷ giá trong vieơc mua bán hàng hóa và chi trạ cođng nợ cho khách hàng
Kê toán toơng hợp: Thực hieơn các nghieơp vú ghi nhaơn doanh thu
trong ngày, kêt chuyeơn giá vôn hàng bán, doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quạn lý, thu nhaơp khác, chi phí khác …
+ Ghi nhaơn doanh thu trong ngày (511): Cuôi moêi ngày hay lúc
nào caăn, kê toán trưởng tiên hành kieơm tra và toơng hợp tât cạ các hoá đơn bán ra đeơ có theơ xác định doanh thu trong ngày theo từng đôi tượng khách hàng đeơ tieơn cho vieơc theo dõi.
+ Ghi nhaơn giá vôn hàng bán (632): Haỉng ngày, trong quá trình
laơp phiêu xuât kho tređn phaăn meăm, phaăn meăm chư thực hieơn bút toán định khoạn ghi nợ tài khoạn 632 và ghi có tài khoạn 156 mà khođng ghi nhaơn giá trị giá vôn là bao nhieđu. Chư cuôi ngày, nhađn vieđn kê toán mới tiên hành vào phaăn quạn trị heơ thông đeơ khóa soơ hàng toăn kho (caơp nhaơt giá nhaơp trước xuât trước vào phiêu xuât). Lúc này giá trị cụa giá vôn mới được thực sự ghi nhaơn đeơ làm cơ sở kêt chuyeơn sang 911 xác định kêt quạ kinh doanh.
+ Khóa soơ kê toán: Sau khi đã thực hieơn xong các nghieơp vú ghi
nhaơn doanh thu và các chi phí trong kỳ, kê toán trưởng tiên hành khoá soơ kê toán, kêt chuyeơn các khoạn doanh thu và các lối chi phí đeơ xác định kêt quạ kinh doanh trong kỳ. Từ đó ta có theơ laơp các báo cáo, các soơ kê toán theo yeđu caău cụa câp tređn giao phó như soơ chi tiêt tài khoạn, soơ nhaơt ký chung, soơ cái toơng hợp, bạng keđ…
Do heơ thông khođng kêt nôi Internet neđn chúng ta khođng theơ toơng hợp sô lieơu vaín phòng cođng ty đeơ leđn Báo cáo quyêt toán thođng qua chức naíng truyeăn nhaơn dữ lieơu.Và như thê làm cho kê toán vieđn phại tôn nhieău thời gian và cođng sức cho vieơc toơng hợp dữ lieơu đeơ laơp Báo cáo quyêt toán cho toàn cođng ty. Phần mềm Tiha chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa vă nhỏ.