- Có theơ tự đoơng xử lý và đạm bạo sự chính xác veă sô lieơu kê toán: Phaăn meăm TiHa có theơ tự đoơng tính ra các chư tieđu tređn báo cáo tài chính
3.2.Moơt vài kiên nghị
Do chưa có nhieău kinh nghieơm thực taơp tređn phaăn meăm, cũng như kiên thức hán chê neđn bài làm văn chưa theơ đi sađu nghieđn cứu hêt veă phaăn meăm. Tuy nhieđn trong quá trình nghieđn cứu được có cơ hoơi tiêp xúc và làm vieơc tređn phaăn meăm, em xin có moơt vài ý kiên đóng góp đeơ cođng ty xem xét mong có theơ hoàn thieơn phaăn meăm đeơ phúc vú tôt hơn cođng tác kê toán tái đơn vị.
Nhìn chung, phaăn meăm kê toán TiHa thiêt kê theo các phađn heơ gaăn như được cođng ty áp dúng tương đôi phù hợp, đáp ứng được các nhu caău kê toán cụa cođng tác kê toán. Tuy nhieđn phaăn meăm cũng có phaăn nào hán chê mà
nêu tìm ra được những giại pháp phù hợp và hợp lý thì sẽ góp phaăn làm cho phaăn meăm ngày càng phù hợp, hoàn thieơn và nađng cao hieơu qụa cođng tác kê toán tái cođng ty. Vieơc thay thê moơt phaăn meăm kê toán mới là khođng khạ thi vì đieău đó đòi hỏi chi phí cao và phại có thời gian vaơn hành thử nghieơm trong khi boơ máy kê toán cụa cođng ty đang vaơn hành rât oơn định và hieơu quạ. Vì vaơy em xin đưa ra moơt sô ý kiên đóng góp đeơ cođng ty xem xét.
• Veă maịt kê toán:
+ Đeơ in hóa đơn bán hàng từ phaăn meăm cođng ty sử dúng phaăn
meăm Access đeơ hoê trợ. Phaăn meăm Access được laơp trình đeơ in ra hóa đơn bán hàng và lưu lái các sô lieơu có lieđn quan như doanh thu bán hàng, thuê GTGT, … Sô lieơu này được sử dúng đeơ kêt xuât sang phaăn meăm TiHa mà khođng caăn mât nhieău thời gian cho vieơc nhaơp lieơu hoaịc cũng có theơ dùng đeơ so sánh đôi chiêu với sô lieơu tređn phaăn meăm, tređn cơ sở đó có theơ tìm ra những sai leơch, thiêu sót trong sô lieơu.
Form bạng nhaơp lieơu hóa đơn được xađy dựng goăm những trường dữ lieơu như sau:
Coơt ngày HĐ, Teđn khách hàng, Địa chư, HTTT, MST, TENLINHKIEN, DVT, SOLUONG, DONGIA, THANHTIEN, phaăn meăm Access được theơ hieơn tređn những coơt tương ứng cụa hóa đơn.
Với sự hoê trợ cụa phaăn meăm Access cođng ty có theơ in được hóa đơn mà khođng caăn phại tôn theđm chi phí đeơ viêt theđm chương trình tređn TiHa mà còn có theơ táo được theđm moơt heơ thông thođng tin kê toán đeơ có theơ so sánh đôi chiêu sô lieơu với phaăn meăm TiHa.
- Đeơ theo dõi doanh thu tieăn cođng sửa chữa, gia cođng ngoài khođng có giá vôn ta giạ sử tieăn cođng sửa chữa… vieơc theo dõi sẽ trở neđn deê dàng hơn. Tieăn cođng ở đađy được xem như moơt lối hàng hóa đaịc bieơt. Đeơ theo dõi tieăn
cođng ta vào Danh múc Vaơt tư- Hàng hóa và thiêt laơp các sô lieơu cho tieăn cođng như sau:
Tieăn cođng sửa chữa phát sinh hàng ngày được ghi nhaơn, đên cuôi tháng kê toán toơng hợp các đơn vị tieăn cođng đã xuât dùng tređn cơ sở đó sẽ laơp moơt phiêu nhaơp kho tương ứng với lượng đã xuât dùng, như vaơy lượng tieăn cođng toăn cuôi kỳ sẽ luođn luođn baỉng 0. Giá bán lúc này cũng chính là thu nhaơp từ tieăn cođng sửa chữa do tieăn cođng có giá vôn baỉng 0. Phương pháp này tuy khođng đúng veă maịt toăn kho nhưng veă maịt phương pháp kê toán thì văn có theơ châp nhaơn được.
Veă maịt kỹ thuaơt:
- Các file dữ lieơu khođng có tính bạo maơt và deê gaịp sự cô neđn caăn phại thường xuyeđn caơp nhaơt và sao lưu dữ lieơu vào nơi an toàn như các thiêt bị lưu trữ đieơn tử, … Cođng ty neđn xađy dựng moơt heơ thông server dữ lieơu đeơ lưu trữ các dữ lieơu kê toán. Heơ thông server này phại được trang bị đaăy đụ các bieơn pháp an toàn, bạo maơt và chư những nhađn vieđn trong phòng kê toán mới được phép sử dúng những dữ lieơu này.
- Cháy máng đa người dùng, đạm bạo sự bạo maơt thì phại cósự phađn quyeăn người dùng tới từng thao tác, chức naíng dưới sự giám sát cụa kê toán trưởng. Maịt khác, heơ thông password ứng với moêi kê toán vieđn và chư có những người có trách nhieơm và quyeăn hán mới được phép truy caơp vào phaăn meăm. Vì vaơy, phaăn meăm trang bị heơ thông password còn đơn giạn neđn caăn taíng cường các bieơn pháp kieơm soát an toàn dữ lieơu:
+ Heơ thông mã hóa: Trước khi truyeăn dữ lieơu đi tređn đường truyeăn (hữu tuyên hoaịc vođ tuyên), caăn áp dúng các thụ túc mã hóa dữ lieơu. Có nhieău tieđu chuaơn mã hóa và có nhieău giại thuaơt mã hóa dữ lieơu rât hieơu quạ.
+ Heơ thông tự đoơng phát hieơn xađm nhaơp bât hợp leơ: Khi có sự xađm nhaơp bât hợp leơ baỉng cách thử password (thụ cođng hay baỉng phaăn meăm bẹ khóa), heơ thông sẽ báo đoơng và có theơ tự taĩt (shutdown) nhaỉm đạm bạo an toàn cho heơ thông.
+ Heơ thông lưu trữ và theo vêt mĩi thađm nhaơp heơ thông và thay đoơi heơ thông: moơt heơ thông chương trình giám sát thường xuyeđn thường trú trong heơ thông đeơ ghi lái mĩi hốt đoơng cụa heơ thông. Heơ thông này lưu trữ và theo vêt mĩi thađm nhaơp heơ thông và thay đoơi heơ thông giúp phát hieơn các sai phám xạy đên cho heơ thông.
- Cođng ty neđn thường xuyeđn giữ lieđn lác với nhà cung câp phaăn meăm đeơ có theơ được cung câp, caơp nhaơt các phieđn bạn mới hơn, nhờ hĩ khaĩc phúc ngay hoaịc hướng dăn các thao tác xử lý khi phaăn meăm gaịp những sự cô khi đang vaơn hành. Yeđu caău hĩ viêt theđm moơt sô tính naíng mới như có theơ truy caơp internet và từ đó có theơ caơp nhaơt tỷ giá, khâu hao Tài sạn cô định, các mău báo cáo tài chính, các soơ sách kê toán mới đúng theo các chuaơn mực và chê đoơ kê toán mới ban hành cụa nước ta đeơ cođng tác kê toán luođn phại tuađn theo qui định cụa pháp luaơt.
- Vieơc trùng laĩp chứng từ chư là do moơt thiêu sót nhỏ khođng theơ lường trước được cụa người viêtchương trình. Khi theđm mới moơt chứng từ hàm leơnh cụa phaăn meăm tự đoơng coơng 1 vào sô phiêu đã được laơp trước đó. Ta có theơ yeđu caău nhà cung câp viêt theđm moơt dòng leơnh đeơ phaăn meăm có theơ kieơm tra lái sô chứng từ moơt laăn nữa sau khi sao lưu dữ lieơu, giại pháp này khođng naỉm trong phám vi cụa phòng kê toán neđn vieơc khaĩc phúc sẽ có theơ khó khaín. Trước maĩt chư có theơ hán chê vieơc trùng sô chứng từ baỉng cách thường xuyeđn
kieơm tra sô chứng từ, cuôi ngày toơng hợp lái các chứng từ đã phát sinh trong ngày và có bieơn pháp khaĩc phúc kịp thời những chứng từ bị trùng.
KÊT LUAƠN
------
Trong quá trình Cođng nghieơp hóa – Hieơn đái hóa đât nước hieơn nay, đât nước ta đã có những bước tiên noơi baơt trong neăn kinh tê. Cùng với vieơc phát trieơn cụa khoa hĩc cođng ngheơ ngày càng tieđn tiên. Vì vaơy, vieơc áp dúng tin hĩc vào cođng tác kê toán trở thành moơt nhu caău câp thiêt, khođng còn làm theo cách thụ cođng nữa mà nay thay baỉng những phaăn meăm kê toán đeơ cođng vieơc kê toán trở neđn nhanh chóng, thuaơn tieơn hơn. Chính vì thê, em đã mánh dán chĩn đeă tài : “Moơt sô giại pháp nhaỉm hoàn thieơn việc sử dụng phaăn meăm kê toán tái Cođng ty TNHH TMDV Đieơn – Đieơn tử và Tin hĩc Nguyeên Traăn Vũ ”.
Trong suôt thời gian thực taơp tái Cođng ty, em đã có cơ hoơi tìm hieơu, nghieđn cứu phaăn meăm kê toán Tiha dựa tređn những cơ sở lý luaơn veă vieơc áp dúng phaăn meăm kê toán vào trong cođng tác kê toán như heơ thông thođng tin kê toán, phaăn meăm kê toán,…cùng với tình hình thực tê ở Cođng ty trong vieơc ứng dúng phaăn meăm Tiha như thê nào.
Sau thời gian tìm hieơu, được sự hướng dăn cụa thầy Nguyễn Phú Tụ và các Anh Chị kê toán, em đã biêt được cách sử dúng phaăn meăm, cách thức xử lý các nhgieơp vú cụa đơn vị baỉng các thao tác tređn phaăn meăm. Đeơ từ những kiên thức, những kinh nghieơm thu thaơp được, em đã có theơ nhaơn ra raỉng phaăn meăm Tiha mà Cođng ty sử dúng đã đáp ứng được nhu caău kê toán cụa cođng ty, giúp em có theơ đánh giá được những maịt mánh và những hán chê cụa phaăn meăm đeơ em có theơ neđu leđn moơt vài ý kiên như là moơt đóng góp nhỏ với mong muôn góp phaăn làm cho cođng tác kê toán ở cođng ty ngày càng hoàn thieơn hơn.
Do trình đoơ, khạ naíng naĩm baĩt, thời gian thực taơp và kinh nghieơm thực tê có hán neđn báo cáo khođng theơ khođng có sai sót. Vì thê, em rât mong được sự xem xét, góp ý và nhaơn xét cụa quý Thaăy Cođ cùng với các Anh Chị thuoơc phòng Kê toán và Ban Lãnh Đáo Cođng ty TNHH TMDV Đieơn – Đieơn tử và tin hĩc Nguyeên Traăn Vũ đeơ báo cáo cụa em được hoàn thieơn hơn.