Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty TNHH TMDV Điện Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty TNHH TMDV Điện Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty TNHH TMDV Điện Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ LỜI MỞ ĐẦU  Trong trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước nay, đất nước ta có bước tiến bật kinh tế Cùng với việc phát triển khoa học công nghệ ngày tiên tiến Vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác kế toán trở thành nhu cầu cấp thiết, không làm theo cách thủ công mà thay phần mềm kế toán để công việc kế toán trở nên nhanh chóng, thuận tiện Lý chọn đề tài: Trong năm qua, công đổi đất nước đạt nhiều thành tựu quan trọng Quá trình toàn cầu hóa tốc độ phát triển vũ bão công nghệ thông tin làm thay đổi mối quan hệ truyền thống Trước tác động từ yêu cầu đại hóa, việc áp dụng tin học công tác quản lý tài kế toán nhiệm vụ quan trọng doanh nghiệp đặt lên hàng đầu để vừa đáp ứng nhu cầu hội nhập khu vực quốc tế vừa giúp doanh nghiệp tuân thủ hệ thống chuẩn mực phù hợp với quy luật kinh tế thị trường Tin học hóa hoạt động kinh doanh xu bắt buộc ngày doanh nghiệp vừa nhỏ để nâng cao lực cạnh tranh Vì vậy, ngày nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán để giúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện lại vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Bộ Tài Từ nhận thức với kiến thức lónh hội từ trường đại học kiến thức tích tụ suốt trình thực tập Công ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử Tin Học Nguyễn Trần Vũ, em mạnh dạn sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài : SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán Công ty TNHH TMDV Điện – Điện tử Tin học Nguyễn Trần Vũ ” SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác tổ chức kế toán, tìm hiểu thực tế việc áp dụng phần mềm vào công ty để phân tính phần mềm sở so sánh với số phần mềm khác tiêu chuẩn, điều kiện phần mềm kế toán theo Thông tư số 103/2005/TT-BTC Từ đánh giá việc áp dụng phần mềm để đưa số nhận xét, kiến nghị giải pháp góp phần làm cho công tác kế toán đơn vị thực tập ngày trở nên hoàn thiện Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: a.Đối tượng nghiên cứu: số liệu lấy từ phần mềm báo cáo công ty Từ ta phân tích số liệu b.Phạm vi nghiên cứu: phân tích đánh giá việc sử dụng phần mềm kế toán công ty Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp sử dụng phương pháp thống kê mô tả Nhằm giúp thấy phần mềm chạy nào, hoạt động Kết cấu đề tài: Ngoài phần lời mở đầu, lời cảm ơn, nhận xét Giảng viên hướng dẫn, nhận xét quan thực tập, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, kết luận khoá luận bao gồm chương : Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống thông tin kế toán Chương 2: Tình hình thực tế việc sử dụng phần mềm kế toán Tiha Công ty TNHH TMDV Điện – Điện tử Tin học Nguyễn Trần Vũ Chương 3: Nhận xét kiến nghị Trong trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài, kiến thức hạn chế kinh nghiệm thực tế nên khóa luận không tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong góp ý, giúp đỡ quý Thầy Cô Anh Chị phòng Kế toán để khóa luận em hoàn thiện SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Để có hiểu biết hệ thống thông tin kế toán, trước tiên ta phải tìm hiểu xem hệ thống Trên thực tế, có nhiều định nghóa khác hệ thống tùy thuộc vào mục tiêu cách nhìn người phát biểu Định nghóa sau áp dụng cho hầu hết hệ thống: 1.1.1.1 Hệ thống thông tin gì? Hệ thống thông tin doanh nghiệp loạt thủ tục mà thực cung cấp thông tin cho việc định kiểm soát Một doanh nghiệp cần nhiều thông tin thuộc loại khác ª Cấu trúc kiểm soát quản lý: Là cấu trúc kiểm soát thể cụ thể qua sơ đồ cấu tổ chức mô tả công việc cho nhân viên theo loại công việc Cấu trúc kiểm soát quản lý cung cấp môi trường cho luồng thông tin Cấu trúc kiểm soát quản lý có dạng hình tháp bao gồm ba cấp có vai trò nhiệm vụ sau: Sơ đồ cấu trúc kiểm soát SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ Up To p Kiểm soát chiến lược Kiểm soát quản trị Kiểm soát hoạt động Botto Down m Kiểm soát chiến lược bao gồm nhà quản lý cấp cao tổng giám đốc, giám đốc, hội đồng quản trị Cấp quản lý thường chịu trách nhiệm mục tiêu doanh nghiệp, sách hoạt động, chiến lược kinh doanh… Cấp kiểm soát chiến lược thường giải vấn đề phi cấu trúc định dòng sản phẩm mới, lựa chọn thị trường mới…  Kiểm soát quản trị thường trưởng phòng, ban trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng nhân sự, trưởng ban nghiên cứu phát triển… Ở cấp này, nhà quản lý thường quản trị vấn đề bán cấu trúc phạm vi định trước cấp  Kiểm soát hoạt động bao gồm nhà quản lý hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp quản đốc phân xưởng, trưởng phận bán hàng… Họ kiểm soát hoạt động nhân viên, công nhân để hoàn thành mục tiêu giao cấp kiểm soát quản trị Vấn đề họ cần giải vấn đề có cấu trúc ª Luồng thông tin: Thông tin liệu xếp lại cho có ý nghóa phù hợp với người sử dụng Luân chuyển thông tin trình luân chuyển liệu phận để tiến hành xử lý tổng hợp tạo SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ báo cáo chuyển giao báo cáo cung cấp thông tin tới người sử dụng Quá trình luân chuyển thông tin tạo nên luồng thông tin Nói tới luồng thông tin nói tới thông tin luân chuyển từ đâu đến đâu Cấu trúc quản lý doanh nghiệp nói hình thành hai luồng thông tin:  Luồng thông tin từ xuống (Top – Down): từ cấp cao xuống cho cấp quản lý bên dưới, thể hình thức lệnh, thị, kế hoạch…  Luồng thông tin từ lên (Bottom – Up): thường báo cáo mức độ hoàn thành, báo cáo tổng kết doanh thu, báo cáo tiến độ thi công… giúp cho việc đánh giá hiệu thực mức độ tuân thủ cấp luồng thông tin từ xuống doanh nghiệp 1.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán ª Bản chất: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh doang nghiệp, hàng ngày có nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép lưu trữ ghi chép (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…) Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán từ ghi chép lưu trữ mà phân tích, tổng hợp lập báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin Sơ đồ 1.1: hệ thống thông tin kế toán Hoạ t độ ng SXK D Nghiệp Quyết định kinh tế vụ kinh tế SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Phân tích Ghi chép Người sử dụng Phân tích Tổng hợp Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ Kế toán phận cấu thành quan trọng hệ công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng quản lý điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp, có vai trò cung cấp thông tin để thực mục tiêu quản trị doanh nghiệp nhằm đạt hiệu cao Kế toán có vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp yêu cầu quản lý kinh tế nhà nước Mục tiêu kế toán lập báo cáo tài chính_ phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết kinh doanh tình hình tài doanh nghiệp cho người quan tâm đến nó, lập theo định kỳ theo qui định bắt buộc, gồm báo cáo sau:  Bảng cân đối kế toán: Là báo cáo tài quan trọng doanh nghiệp Nó báo cáo tài tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn giá trị tài sản có nguồn hình thành tài sản doanh nghiệp thời điểm định (cuối tháng, cuối quý, cuối năm) Số liệu bảng cân đối kế toán cho biết toàn giá trị tài sản có doanh nghiệp theo cấu tài sản, nguồn vốn cấu nguồn vốn hình thành tài sản Căn vào Bảng cân đối kế toán nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài doanh nghiệp  Báo cáo kết hoạt động kinh doanh: Phản ánh tình hình kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, bao gồm kết kinh doanh kết khác  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Là báo cáo tài tổng hợp phản ánh việc hình thành sử dụng lượng tiền phát sinh kỳ báo cáo doanh nghiệp Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ công bố chung với bảng khác báo cáo tài SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp  GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ Thuyết minh báo cáo tài chính: Là phận hợp thành tách rời báo cáo tài doanh nghiệp dùng để mô tả mang tính tường thuật phân tích chi tiết thông tin số liệu trình bày Bảng cân đối kế tóan, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ thông tin cần thiết khác theo yêu cầu chuẩn mực kế toán cụ thể Bản thuyết minh báo cáo tài trình bày thông tin khác doanh nghiệp xét thấy cần thiết cho việc trình bày trung thực, hợp lý báo cáo tài chính… Các thông tin kế toán cung cấp cần thiết với nhu cầu nhiều đối tượng sử dụng việc định Những người định, dù nội hay bên doanh nghiệp, muốn định có nhiều khả để hoàn thành mục tiêu họ cách sử dụng thông tin kế toán 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán: 1.1.2.1 Theo mục tiêu phương pháp: Có hai loại hệ thống thông tin ª Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp thông tin tài chủ yếu cho đối tượng bên Những thông tin phải tuân thủ quy định, chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hành ª Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị nội doanh nghiệp để dự báo kiện xảy dự đoán ảnh hưởng tài kinh tế chúng doanh nghiệp 1.1.2.2 Theo lưu trữ xử lý số liệu: ª Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong hệ thống này, nguồn lực chủ yếu người, với công cụ tính toán, người thực toàn công việc kế toán Dữ liệu hệ thống ghi chép thủ công lưu trữ hình SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng… Đây hệ thống phổ biến từ năm 1980 trở trước ª Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu máy tính, toàn công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo máy tính thực Dữ liệu hệ thống ghi chép lưu trữ hình thức tập tin Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi tính cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệ thống thu phí giao thông tự động, hệ thống tính lập bảng giá thành sản phẩm dây chuyền sản xuất… ví dụ cho kiểu hệ thống ª Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực bao gồm người máy tính Trong đó, máy tính thực toàn công việc kế toán điều khiển, kiểm soát người Như vậy, người hệ thống hoạt động được, ngược lại, không máy tính hệ thống vận hành hoàn hảo Ngoài vai trò chủ đạo điều khiển, kiểm soát máy tính, người có nhiệm vụ nhập liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được, thực công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì… hệ thống Hệ thống thông tin kế toán máy tính làđối tượng nghiên cứu 1.1.3 Vai trò hệ thống thông tin kế toán hoạt động sản xuất doanh nghiệp: Hệ thống thông tin kế toán coi thành phần quan trọng việc cung cấp thông tin cho cấp độ định, công cụ cần thiết cho doanh nghiệp muốn ứng dụng hiệu Công nghệ thông tin vào công tác điều hành sản xuất, kinh doanh Cung cấp phương thức quản lý tài liệu hiệu làm giảm đáng kể chi phí thời gian cho nhân viên cho công ty Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo đưa định nhanh chóng đắn, nhân viên chủ động mặt thời gian hoàn thành công việc theo yêu SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ cầu, cho phép chuyển giao tài liệu, công việc trao đổi thông tin nhân viên cấp lãnh đạo nhân viên cách nhanh chóng 1.2 Một Số Vấn Đề Cơ Bản Về Phần Mềm Kế Toán: 1.2.1 Khái niệm: Phần mềm kế toán chương trình dùng để tự động xử lý thông tin kế toán máy vi tính, khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin chứng từ theo quy định chế độ kế toán đến khâu in sổ kế toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị 1.2.2 Đặc điểm: Người sử dụng cần cập nhật số liệu đầu vào chương trình tự động tính toán lên sổ sách, báo cáo theo yêu cầu Cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp (Bảng cân đối tài khoản) > Chi tiết (Sổ chi tiết) > Chứng từ nghiệp vụ phát sinh Từ hoá đơn truy ngược lại chứng từ toán Số liệu lưu trữ nhiều tập tin giúp chương trình có khả truy xuất nhanh lên báo cáo Kế toán không cần thực thao tác tổng hợp số liệu hết tháng Tránh tình trạng sai lệch số liệu báo cáo sơ suất không tổng hợp lại số liệu sau sửa chứng từ Cho phép chuyển đổi cách linh hoạt hình nhập liệu nhập chứng từ, cho phép xem báo cáo nhập liệu Lập báo cáo tài theo định Thông tư Bộ Tài Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo Thông tư Bộ Tài SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 10 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ - Đối với hệ thống sổ kế toán: TiHa cho phép tự động lập in mẫu Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản, Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết chi phí đảm bảo đầy đủ yêu cầu: đảm bảo mối quan hệ sổ kế toán với nhau; đảm bảo kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ; có đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam; số liệu phản ánh sổ kế toán lấy từ lấy từ số liệu chứng từ phát sinh hàng ngày kế toán nhập liệu nên đảm bảo tính xác cao - Đối với báo cáo tài chính: báo cáo tài xây dựng phần mềm gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ TiHa xây dựng hoàn thiện theo chế độ báo cáo tài áp dụng thống nước từ ngày 01/01/2001 theo định số 167/2000/QĐ – BTC ngày 25/10/2000 Bộ trưởng Bộ Tài nên mẫu biểu báo cáo theo mẫu quy định định số 167/2000/QĐ – BTC - Chữ số chữ viết kế toán: Giao diện chữ viết hình thể theo font tiếng việt nên dễ hiểu, phím chức đầy đủ với tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn nên người dùng dễ truy cập tìm kiếm - In lưu trữ tài liệu kế toán: Các tài liệu kế toán in lưu lúc kế toán hoàn tất việc nhập liệu nghiệp vụ phát sinh TiHa xuất liệu sang Excel để dễ dàng sửa đổi lưu trữ theo yêu cầu người dùng - Có thể tự động xử lý đảm bảo xác số liệu kế toán: Phần mềm TiHa tự động tính tiêu báo cáo tài phương pháp tính theo quy định hành Phần mềm có khả phát ngăn chặn sai sót nhập liệu cách không thực thao tác không lưu hay in chứng từ có sai sót SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 56 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ - Phần mềm TiHa đảm bảo tính bảo mật thông tin an toàn liệu thông qua phân hệ quản trị hệ thống để phân quyền đến người sử dụng Mỗi vị trí phân công có nhiệm vụ quyền hạn phân định rõ ràng, đảm bảo người trách nhiệm truy cập vào công việc người khác không kế toán trưởng đồng ý  So sánh với phần mềm khác FAST: Chỉ tiêu Phân hệ TiHa + Quản trị hệ thống + Nhập sở liệu + Hàng hóa + Tài + Công nợ + Phân tích kinh doanh + Tổng hợp + Thống kê – Báo cáo Giao Tiếng Việt diện Tính bảo Kém mật Khả Có SVTH: Phạm Thị Thanh Vân FAST + Hệ thống + Kế toán tổng hợp + Kế toán tiền mặt, tiền gửi tiền vay + Kế toán bán hàng công nợ phải thu + Kế toán mua hàng công nợ phải trả + Kế toán hàng tồn kho + Kế toán chi phí tính giá thành + Kế toán tài sản cố định + Kế toán công cụ dụng cụ + Báo cáo thuế + Kế toán chủ đầu tư + Báo cáo quản trị phân tích theo thời gian + Báo cáo quản trị phân tích theo đơn vị sở Tiếng Việt Kém Có Trang 57 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ phân quyền Khả nâng cấp Có Có CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét việc vận dụng phần mềm kế toán TiHa 3.1.1 Ưu điểm:  Phần mềm có khả lưu trữ liệu với dung lượng lớn, khả tính toán tiêu tài chính, lập báo cáo tài với độ xác cao Không dừng lại việc ghi chép lưu trữ số liệu mà quan trọng thiết lập hệ thống thông tin cho công tác quản lý, điều hành định  Nhìn chung phần mềm TiHa đáp ứng tương đối đòi hỏi mà Thông tư 103 nêu : - Phần mềm TiHa cho phép tạo lập chứng từ kế toán: Phần mềm cho phép tạo số chứng từ kế toán phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, … cách nhân viên kế toán cần nhập liệu vào giao diện vào phiếu thu phiếu chi sau cho lệnh in phiếu để lưu trữ làm chứng cho việc đối chiếu số liệu Tuy tạo từ phần mềm phiếu thu, phiếu chi, … đảm bảo đầy đủ yếu tố cấu thành chứng từ kế toán ngày chứng từ, số chứng từ, người nộp, người nhận, diễn giải, … quy định Điều 17 Luật Kế toán theo quy định cụ thể loại chứng từ kế toán chế độ kế toán hành - Phần mềm TiHa cho phép công ty tự thiết lập danh mục hệ thống tài khoản kế toán: có khả thiết lập danh mục tài khoản kế toán, thêm SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 58 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ tài khoản kế toán mà công ty cho cần thiết với công tác kế toán đơn vị đồng thời xóa bớt tài khoản kế toán không phù hợp tài khoản công ty không sử dụng nên phù hợp với chế độ kế toán mà công ty áp dụng dễ dàng bổ sung theo quy định pháp luật Vì vậy, công ty xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho riêng mà đảm bảo theo quy định Bộ Tài -Bên cạnh đó, lập báo cáo tài kế toán trưởng cần hỗ trợ phần mềm khác Excel - Phần mềm TiHa cho phép tự động lập in mẫu sổ sách kế toán sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp, sổ chi tiết chi phí,… dựa nghiệp vụ kế toán nhập liệu lưu vào file lưu trữ phần mềm chứng từ phát sinh hàng ngày công ty đảm bảo mối quan hệ sổ kế toán với nhau; đảm bảo kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ; có đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam + Phần mềm Tiha giúp kế toán viên xử lý nghiệp vụ kế toán cách xác, nhanh chóng, thuận tiện, có khả truy xuất tham chiếu Bên cạnh phần mềm Tiha hỗ trợ công cụ nhập xuất liệu Excel Access hữu hiệu giúp kế toán viên dễ dàng lưu liệu để đề phòng trường hợp liệu bị hư hỏng mát nhiều nguyên nhân chủ quan khách quan ảnh hưởng đến trình làm việc + Phần mềm TiHa trang bị phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học cán quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán + Phần mềm TiHa cho công ty biết mặt hàng tồn kho, mặt hàng bán hết để dễ dàng việc quản lý hàng tồn kho SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 59 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ + Phần mềm TiHa giúp kế toán viên xử lý nghiệp vụ kế toán cách xác, nhanh chóng, thuận tiện, có khả truy xuất tham chiếu Bên cạnh phần mềm TiHa hỗ trợ công cụ nhập xuất liệu Excel hữu hiệu giúp kế toán viên dễ dàng lưu liệu để đề phòng trường hợp liệu bị hư hỏng mát nhiều nguyên nhân chủ quan khách quan ảnh hưởng đến trình làm việc + Phần mềm TiHa trình bày với giao diện chữ viết hình thể font Tiếng Việt rõ ràng, dễ hiểu, phím chức đầy đủ với tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn giúp cho người làm công tác kế toán dễ dàng nắm bắt, truy cập, tìm kiếm thực tốt ứng dụng phần mềm Giao diện hình dễ hiểu, dễ truy cập dễ tìm kiếm + Các hình nhập liệu riêng biệt với nghiệp vụ cụ thể phân theo phân hệ rõ ràng tiền mặt, vật tư - hàng hóa, nghiệp vụ thu – chi ,…giúp kế toán viên dễ dàng việc nhập liệu, định khoản phân tích nghiệp vụ kế toán vào phân hệ theo chất nghiệp vụ đó; đồng thời phần mềm TiHa quản lý người sử dụng đến chứng từ, báo cáo,… + Theo dõi công nợ, vật tư, hàng hóa, doanh thu bán hàng linh kiện tốt phần mềm có công cụ hỗ trợ giúp kế toán viên theo dõi chi tiết đến đối tượng cụ thể khách hàng, mặt hàng, loại linh kiện,… Chính vào thời điểm nhân viên kế toán xem thông tin cần thiết để đối chiếu với khách hàng kịp thời báo cáo cho cấp mà nhiều thời gian Vì vậy, phần mềm xem phù hợp với công ty thiên mua bán hàng hoá (thương mại) + Chạy mạng đa người dùng, bảo mật phân quyền người dùng tới thao tác, chức SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 60 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ giám sát kế toán trưởng Vì vậy, việc xâm nhập vào phần mềm xem khó khăn tốn nhiều công sức Mặt khác, phần mềm có hệ thống password ứng với nhân viên kế toán có người có trách nhiệm quyền hạn phép truy cập vào phần mềm Nhân viên kế toán viên quyền truy cập vào phân hệ thuộc quyền hạn mà giao mà Vì vậy, xâm nhập vào hệ thống phần mềm TiHa khó thực trừ người am hiểu tin học + Cho phép liên kết liệu, số liệu phân tán môi trường mạng đa người dùng để dễ dàng cho việc tổng hợp số liệu Kế toán trưởng truy cập vào phân hệ phần mềm để kiểm tra, giám sát tổng hợp tất số liệu phần mềm để lập báo cáo tài báo cáo chuyên dùng để trình duyệt lên cấp + Phần mềm TiHa có khả vẽ biểu đồ giúp cho công ty thấy rõ doanh thu công ty tăng hay giảm cách dễ dàng + Phần mềm Tiha có khả theo dõi lợi nhuận mặt hàng 3.1.2 Hạn chế nguyên nhân gây hạn chế: - Tuy phần mềm đáp ứng tương đối yêu cầu Thông tư 103 thông tư ban hành lâu nên phần có vài quy định không phù hợp với chuẩn mực kế toán chế độ kế toán Việt Nam năm gần chuẩn mực kế toán chế độ kế toán có nhiều thay đổi với mong muốn làm hoàn thiện hệ thống kế toán nước ta - Theo thông tư số 103 : “Phần mềm kế toán phải có khả nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với thay đổi định chế độ kế toán sách tài mà không ảnh hưởng đến sở liệu có” Tuy nhiên, phần mềm TiHa chưa SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 61 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ đáp ứng yêu cầu phần mềm TiHa phần mềm kế toán đơn giản áp dụng cho công ty vừa nhỏ nên phần mềm không nhà sản xuất nâng cấp, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thay đổi chế độ kế toán - Theo Thông tư 103 trình xử lý số liệu phần mềm có khả lưu lại dấu vết sổ kế toán việc sửa chữa số liệu kế toán truy cập thức vào hệ thống phù hợp với phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo có người có trách nhiệm quyền sửa chữa sai sót nghiệp vụ truy cập thức vào hệ thống - Phần mềm TiHa thua phần mềm khác FAST tính bảo mật thông tin sở liệu hoàn toàn phụ thuộc vào phần mềm, cần phần mềm bị xâm nhập hay trục trặc kỹ thuật ảnh hưởng đến liệu Các File liệu * MDE, *LDB, *BFS thường không ổn định dễ dàng bị hư gặp cố nên cần người có chút am hiểu phần mềm xâm nhập vào sở liệu để chỉnh sửa làm hư hại đến liệu Công ty - Hệ thống không hỗ trợ Internet phù hợp với doanh nghiệp vừa nhỏ Do không kết nối Internet nên tổng hợp số liệu văn phòng công ty để lên Báo cáo toán thông qua chức truyền nhận liệu Và làm cho kế toán viên phải tốn nhiều thời gian công sức cho việc tổng hợp liệu để lập Báo cáo toán cho toàn công ty - Khi kế toán viên đồng thời lúc làm nghiệp vụ dễ gây tình trạng trùng số phiếu trùng số phiếu thu phiếu chi Do phần mềm có khả tự đánh số thứ tự liên tục cho chứng từ (phiếu thu, phiếu chi,…) nên hai kế toán viên lúc làm chung nghiệp vụ dễ gây tình trạng trùng số chứng từ Ví dụ kế toán viên A lập phiếu thu, phần mềm tự đánh SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 62 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ số phiếu thu số 1, lập dỡ dang chưa thể lưu lại nên phiếu thu số chua cập nhật vào sở liệu, lúc kế toán viên B vào lập phiếu thu khác phần mềm tự đánh số phiếu thu số thực chất phiếu thu số chưa ghi nhận Khi lưu lại ta có hai phiếu thu số hai nghiệp vụ xảy riêng biệt - Việc theo dõi doanh thu không thuộc bán linh kiên mà thuộc dịch vụ sửa chữa ngoài,… khó việc theo dõi Vì công sửa chữa giá vốn nên cần hỗ trợ chương trình Microsoft Access để chuyển số liệu sang - Một số hạn chế khác phần mềm so với phần mềm kế toán khác như: không phân tích, đối chiếu số liệu báo cáo tài theo nhiều kỳ khác áp dụng cho công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; phần mềm dùng ngôn ngữ giao diện Tiếng Việt giúp nhân viên kế toán dễ dàng sử dụng - Vì số lượng hóa đơn dùng ngày công ty lớn nên việc ghi hóa đơn không thực thủ công mà in từ máy tính Trong phần mềm theo dõi doanh thu bán hàng chức in hóa đơn bán hàng (hóa đơn bán linh kiện, hóa đơn bán lẻ hàng hóa dịch vụ,…) - Tiha không sử dụng song ngữ Anh – Việt nên chưa phù hợp với trình hội nhập nước ta nước ta giai đoạn tăng trưởng mạnh, quan hệ hợp tác nước ngày phát triển mạnh công tác kế toán cần thiết phải sử dụng ngoại ngữ, đặc biệt khâu lập báo cáo tài để nhà đầu tư nước dễ dàng tiếp cận thông tin báo cáo tài doanh nghiệp - Một số hạn chế khác phần mềm so với phần mềm kế toán khác như: phần mềm TiHa mang tính chất nội chủ yếu không lập báo SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 63 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ cáo tài chính, nhiều phân hệ phần mềm có nhiều trùng lắp với tổng hợp thống kê – báo 3.2 Một vài kiến nghị  Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tập phần mềm, kiến thức hạn chế nên làm chưa thể sâu nghiên cứu hết phần mềm Tuy nhiên trình nghiên cứu có hội tiếp xúc làm việc phần mềm, em xin có vài ý kiến đóng góp để công ty xem xét mong hoàn thiện phần mềm để phục vụ tốt công tác kế toán đơn vị  Nhìn chung, phần mềm kế toán TiHa thiết kế theo phân hệ gần công ty áp dụng tương đối phù hợp, đáp ứng nhu cầu kế toán công tác kế toán Tuy nhiên phần mềm có phần hạn chế mà tìm giải pháp phù hợp hợp lý góp phần làm cho phần mềm ngày phù hợp, hoàn thiện nâng cao hiệu qủa công tác kế toán công ty Việc thay phần mềm kế toán không khả thi điều đòi hỏi chi phí cao phải có thời gian vận hành thử nghiệm máy kế toán công ty vận hành ổn định hiệu Vì em xin đưa số ý kiến đóng góp để công ty xem xét Về mặt kế toán: + Để in hóa đơn bán hàng từ phần mềm công ty sử dụng phần mềm Access để hỗ trợ Phần mềm Access lập trình để in hóa đơn bán hàng lưu lại số liệu có liên quan doanh thu bán hàng, thuế GTGT, … Số liệu sử dụng để kết xuất sang phần mềm TiHa mà không cần nhiều thời gian cho việc nhập liệu dùng để so sánh đối chiếu với số liệu phần mềm, sở tìm sai lệch, thiếu sót số liệu Form bảng nhập liệu hóa đơn xây dựng gồm trường liệu sau: SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 64 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ Cột ngày HĐ, Tên khách hàng, Địa chỉ, HTTT, MST, TENLINHKIEN, DVT, SOLUONG, DONGIA, THANHTIEN, phần mềm Access thể cột tương ứng hóa đơn Với hỗ trợ phần mềm Access công ty in hóa đơn mà không cần phải tốn thêm chi phí để viết thêm chương trình TiHa mà tạo thêm hệ thống thông tin kế toán để so sánh đối chiếu số liệu với phần mềm TiHa - Để theo dõi doanh thu tiền công sửa chữa, gia công giá vốn ta giả sử tiền công sửa chữa… việc theo dõi trở nên dễ dàng Tiền công xem loại hàng hóa đặc biệt Để theo dõi tiền công ta vào Danh mục Vật tư- Hàng hóa thiết lập số liệu cho tiền công sau: SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 65 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ Tiền công sửa chữa phát sinh hàng ngày ghi nhận, đến cuối tháng kế toán tổng hợp đơn vị tiền công xuất dùng sở lập phiếu nhập kho tương ứng với lượng xuất dùng, lượng tiền công tồn cuối kỳ luôn Giá bán lúc thu nhập từ tiền công sửa chữa tiền công có giá vốn Phương pháp không mặt tồn kho mặt phương pháp kế toán chấp nhận  Về mặt kỹ thuật: - Các file liệu tính bảo mật dễ gặp cố nên cần phải thường xuyên cập nhật lưu liệu vào nơi an toàn thiết bị lưu trữ điện tử, … Công ty nên xây dựng hệ thống server liệu để lưu trữ liệu kế toán Hệ thống server phải trang bị đầy đủ biện pháp an toàn, bảo mật nhân viên phòng kế toán phép sử dụng liệu - Chạy mạng đa người dùng, đảm bảo bảo mật phải cósự phân quyền người dùng tới thao tác, chức giám sát kế toán trưởng Mặt khác, hệ thống password ứng với kế toán viên có người có trách nhiệm quyền hạn phép truy cập vào phần mềm Vì vậy, phần mềm trang bị hệ thống password đơn giản nên cần tăng cường biện pháp kiểm soát an toàn liệu: SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 66 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ + Hệ thống mã hóa: Trước truyền liệu đường truyền (hữu tuyến vô tuyến), cần áp dụng thủ tục mã hóa liệu Có nhiều tiêu chuẩn mã hóa có nhiều giải thuật mã hóa liệu hiệu + Hệ thống tự động phát xâm nhập bất hợp lệ: Khi có xâm nhập bất hợp lệ cách thử password (thủ công hay phần mềm bẻ khóa), hệ thống báo động tự tắt (shutdown) nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống + Hệ thống lưu trữ theo vết thâm nhập hệ thống thay đổi hệ thống: hệ thống chương trình giám sát thường xuyên thường trú hệ thống để ghi lại hoạt động hệ thống Hệ thống lưu trữ theo vết thâm nhập hệ thống thay đổi hệ thống giúp phát sai phạm xảy đến cho hệ thống - Công ty nên thường xuyên giữ liên lạc với nhà cung cấp phần mềm để cung cấp, cập nhật phiên hơn, nhờ họ khắc phục hướng dẫn thao tác xử lý phần mềm gặp cố vận hành Yêu cầu họ viết thêm số tính truy cập internet từ cập nhật tỷ giá, khấu hao Tài sản cố định, mẫu báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo chuẩn mực chế độ kế toán ban hành nước ta để công tác kế toán phải tuân theo qui định pháp luật - Việc trùng lắp chứng từ thiếu sót nhỏ lường trước người viếtchương trình Khi thêm chứng từ hàm lệnh phần mềm tự động cộng vào số phiếu lập trước Ta yêu cầu nhà cung cấp viết thêm dòng lệnh để phần mềm kiểm tra lại số chứng từ lần sau lưu liệu, giải pháp không nằm phạm vi phòng kế toán nên việc khắc phục khó khăn Trước mắt hạn chế việc trùng số chứng từ SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 67 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ cách thường xuyên kiểm tra số chứng từ, cuối ngày tổng hợp lại chứng từ phát sinh ngày có biện pháp khắc phục kịp thời chứng từ bị trùng KẾT LUẬN  -Trong trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước nay, đất nước ta có bước tiến bật kinh tế Cùng với việc phát triển khoa học công nghệ ngày tiên tiến Vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác kế toán trở thành nhu cầu cấp thiết, không làm theo cách thủ công mà thay phần mềm kế toán để công việc kế toán trở nên nhanh chóng, thuận tiện Chính thế, em mạnh dạn chọn đề tài : “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán Công ty TNHH TMDV Điện – Điện tử Tin học Nguyễn Trần Vũ ” Trong suốt thời gian thực tập Công ty, em có hội tìm hiểu, nghiên cứu phần mềm kế toán Tiha dựa sở lý luận việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán hệ thống thông tin kế toán, phần mềm kế toán,…cùng với tình hình thực tế Công ty việc ứng dụng phần mềm Tiha Sau thời gian tìm hiểu, hướng dẫn thầy Nguyễn Phú Tụ Anh Chị kế toán, em biết cách sử dụng phần mềm, cách thức xử lý nhgiệp vụ đơn vị thao tác phần mềm Để từ kiến thức, kinh nghiệm thu thập được, em nhận phần mềm Tiha mà Công ty sử dụng đáp ứng nhu cầu kế toán công ty, giúp em đánh giá mặt mạnh hạn chế phần mềm để em nêu lên SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 68 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ vài ý kiến đóng góp nhỏ với mong muốn góp phần làm cho công tác kế toán công ty ngày hoàn thiện Do trình độ, khả nắm bắt, thời gian thực tập kinh nghiệm thực tế có hạn nên báo cáo sai sót Vì thế, em mong xem xét, góp ý nhận xét quý Thầy Cô với Anh Chị thuộc phòng Kế toán Ban Lãnh Đạo Công ty TNHH TMDV Điện – Điện tử tin học Nguyễn Trần Vũ để báo cáo em hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán doanh nghiệp Ban hành theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nhà xuất Tài Hà Nội -Năm 2006 Giáo trình Kế toán Tài Tập thể tác giả Trường Đại học Kinh tế TP.HCM PGS.TS Võ Văn Nhị(Chủ biên), TS Trần Anh Hoa, TS Nguyễn Ngọc Dung, Th.S Trần Thị Duyên Nhà xuất Tài Hà Nội – Năm 2005 Thông tư số 103/2005/TT-BTC Bộ Tài Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán Tác giả: Giảng viên Nguyễn Thế Hưng Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Nhà xuất Thống kê – Năm 2006 Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán Tác giả: Tập thể giảng viên môn Hệ thống thông tin kế toán Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Nhà xuất Thống kê – Năm 2004 Chế độ Kế toán Việt Nam Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 69 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ Nhà xuất Lao động Xã hội – Năm 2006 Một số trang Web: + Http://Bravo.com + Http://tapchiketoan.com + Một số trang Web khác PHỤ LỤC oOo -Bao gồm: Phiếu thu Phiếu chi Hóa đơn mua hàng Hóa đơn bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Nhật ký chứng từ SVTH: Phạm Thị Thanh Vân Trang 70 ...Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ ? ?Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán Công ty TNHH TMDV Điện – Điện tử Tin học Nguyễn Trần Vũ ” SVTH: Phạm Thị Thanh Vân... thực công việc kế toán phần mềm kế toán đơn vị 1.3.1 Tiêu chuẩn phần mềm kế toán: 1.3.1.1 Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ quy định Nhà nước kế toán; sử dụng phần mềm kế toán. .. TMDV ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC NGUYỄN TRẦN VŨ 2.1 Giới Thiệu Khái Quát Về Tình Hình Chung Của Công Ty TNHH TMDV Điện - Điện Tử Và Tin Học Nguyễn Trần Vũ 2.1.1 Giới Thiệu Công Ty TNHH TMDV Điện