TÍN DỤNG TÀI TRỢ XUẤT KHẨU TẠI NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.PDF

Thông qua công cụ quản lý này, nhà quản trị dự đoán tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai nhằm định hướng doanh nghiệp phát triển theo các mục tiêu đã đề ra.. Nhận thức

VÕ THỊ THẮM

HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

TẠI CÔNG TY VMEP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2013

VÕ THỊ THẮM

HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

TẠI CÔNG TY VMEP

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hỗ trợ từ Cô hướng dẫn là TS Trần Anh Hoa

Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong phần tài liệu tham khảo

Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2013

Người viết

Võ Thị Thắm

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1

1.1 Khái quát chung về dự toán, dự toán ngân sách 1

1.1.1 Khái niệm dự toán, dự toán ngân sách 1

1.1.2 Phân loại dự toán 1

1.1.3 Vai trò dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 4

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến tác dụng dự toán ngân sách doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 7

1.2 Các mô hình lập dự toán ngân sách doanh nghiệp 7

1.2.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống 7

1.2.2 Mô hình thông tin từ dưới lên 9

1.2.3 Mô hình lập dự toán ngân sách theo thông tin hai chiều 10

1.3 Hệ thống dự toán ngân sách và quy trình lập dự toán ngân sách 12

1.3.1 Hệ thống dự toán ngân sách 12

1.3.2 Quy trình lập dự toán 18

1.3.3 Trách nhiệm lập dự toán ngân sách 20

1.4 Các điều kiện tiền đề để một hệ thống dự toán ngân sách hữu hiệu 21

1.4.1 Hệ thống định mức chi phí 21

1.4.2 Trách nhiệm của các bộ phận trong việc lập dự toán và giải quyết mâu thuẫn 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY VMEP 25

2.1 Giới thiệu về Công ty VMEP 25

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty 25

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh, kỹ thuật, quản lý kế toán tại Công ty 26

2.2 Thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty VMEP 32

2.2.1 Đặc điểm công tác dự toán tại Công ty 32

2.2.5 Kiểm soát tình hình thực hiện dự toán tại Công ty 43

2.3 Đánh giá ưu - nhược điểm của dự toán ngân sách tại Công ty VMEP 43

2.3.1 Những ưu điểm của dự toán ngân sách tại Công ty 43

2.3.2 Những hạn chế của dự toán ngân sách tại Công ty 45

2.4 Nguyên nhân 49

2.5 Những yêu cầu thực tiễn đặt ra để nâng cao vai trò của dự toán ngân sách tại Công ty 50

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 52

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY VMEP 53

3.1 Quan điểm hoàn thiện 53

3.2 Mục tiêu hoàn thiện 53

3.3 Các nội dung cần hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 54

3.3.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách 54

3.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán 55

3.3.3 Hoàn thiện các báo cáo dự toán 59

3.3.4 Hoàn thiện cơ sở định mức chi phí 68

3.4 Các giải pháp hỗ trợ hoàn thiện dự toán ở góc độ doanh nghiệp 75

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 76

KẾT LUẬN 78

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BH : Bán hàng

Trong điều kiện hiện nay khi mà nền kinh tế các nước trên thế giới nói chung

và Việt Nam nói riêng đang dần dần hồi phục sau khủng hoảng kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp phải đối mặt với những khó khăn, thử thách và rủi ro cao do những biến đổi của môi trường Làm thế nào để chủ động ứng phó với những rủi ro giúp doanh nghiệp hoạt động liên tục, tạo ưu thế trên thị trường là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản trị

Để đối phó với những rủi ro, một trong các giải pháp mà nhiều nhà quản trị quan tâm hiện nay là các công cụ quản trị Việc sử dụng các công cụ này trong việc điều hành quản lý tại doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị phát huy mặt tích cực, tận dụng nguồn lực sẵn có tại doanh nghiệp một cách hiệu quả Trong đó, dự toán ngân sách là một trong những công cụ quản lý hữu ích Thông qua công cụ quản lý này, nhà quản trị dự đoán tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai nhằm định hướng doanh nghiệp phát triển theo các mục tiêu đã đề ra

Nhận thức được tính cần thiết của công tác lập dự toán và vai trò của dự toán

ngân sách tại doanh nghiệp, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện dự toán ngân sách

tại Công ty VMEP” làm luận văn tốt nghiệp với mong muốn đề xuất một số ý kiến

nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách hiện tại để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và năng lực cạnh tranh của Công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn này nhằm hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp, qua đó đánh giá vai trò thực tế về công tác dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty VMEP Đồng thời, tác giả đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty để góp phần nâng cao vai trò của kế toán quản trị

của doanh nghiệp, trong đó chủ yếu là nghiên cứu thực trạng và vai trò của công tác

dự toán ngân sách hoạt động tại VMEP nhằm đề ra phương thức tiếp cận, triển khai

áp dụng dự toán ngân sách hoạt động cụ thể vào Công ty VMEP để góp phần nâng cao vai trò dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng Bên cạnh đó tác giả sử dụng các phương pháp như khảo sát, thống kê,

so sánh, phân tích, tổng hợp, suy luận và quy nạp

5 Ý nghĩa nghiên cứu

Về mặt lý thuyết: Tổng hợp và đúc kết cơ sở luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường ở Việt Nam;

Về mặt thực tiễn: Phân tích quy trình dự toán ngân sách hoạt động cụ thể tại Công ty VMEP trên cơ sở đối chiếu với lý luận về dự toán ngân sách hoạt động để đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty

6 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường;

Chương 2: Thực trạng dự toán ngân sách hoạt động của Công ty VMEP; Chương 3: Hoàn thiện dự toán ngân sách hoạt động tại Công ty VMEP

7 Một số công trình nghiên cứu có liên quan

Nghiên cứu dự toán về mặt lý luận và thực tiễn ứng dụng đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu thể hiện trên các tài liệu Theo tiếp cận của tác giả, vấn đề lý luận

và thực tiễn được tổng kết với nhiều góc nhìn, mức độ ứng dụng khác nhau, cụ thể

công ty CP bánh kẹo Phạm Nguyên, 2009, tập trung nghiên cứu lý luận về khái niệm, chức năng, vai trò, mô hình, quy trình dự toán và đề xuất những giải pháp hoàn thiện về mặt lý luận mô hình, quy trình và các báo cáo cụ thể tại Công ty

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1.1 Khái quát chung về dự toán, dự toán ngân sách

1.1.1 Khái niệm dự toán, dự toán ngân sách

“Dự toán là sự tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị” (Huỳnh Lợi, 2010, trang 133)

Dự toán ngân sách là một kế hoạch được lượng hoá chi tiết nhằm huy động

và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác cho một kỳ hoạt động để đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp Có thể khẳng định, dự toán ngân sách là một mô hình tài chính cho thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai trên cơ sở cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã

đề ra

1.1.2 Phân loại dự toán

Dự toán là một công cụ quản lý rất hữu ích đối với bất kỳ doanh nghiệp nào

Do đó, để phát huy tính hữu ích của công cụ quản lý này, nhà quản trị cần phải hiểu từng loại dự toán nhằm vận dụng một cách thích hợp và hiệu quả nhất vào việc quản trị doanh nghiệp trong từng thời kỳ Căn cứ vào tiêu thức phân loại, dự toán bao gồm các loại sau:

1.1.2.1 Phân loại theo chức năng

Căn cứ vào mục đích, chức năng của từng báo cáo dự toán, dự toán được chia thành dự toán hoạt động và dự toán tài chính

Dự toán hoạt động: bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động của doanh

nghiệp như dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trong

đó, dự toán tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác và quyết định khối lượng sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ

Dự toán tài chính: bao gồm dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán

bảng cân đối kế toán, dự toán tiền, dự toán vốn chi trả Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh nhằm ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận đạt được trong kỳ Dự toán tiền nhằm mô tả lưu lượng tiền tệ thu vào và chi ra của doanh nghiệp trong một

kỳ dự toán Dự toán vốn đầu tư là bảng kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản cố định, xây dựng các công trình nhà xưởng Dự toán bảng cân đối kế toán thể hiện tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong kỳ dự toán

1.1.2.2 Phân loại theo thời gian

Theo cách phân loại này, dự toán được chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn

Dự toán ngắn hạn: là dự toán phản ánh kế hoạch và kết quả kinh doanh của

doanh nghiệp trong một kỳ kế hoạch, thường là một năm Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến số lượng sản phẩm tiêu thụ, các khoản doanh thu, chi phí liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Dự toán ngắn hạn được lập trước khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo

Dự toán dài hạn: là dự toán được lập cho một thời gian dài trên một năm

Dự toán dài hạn thường được lập cho việc mua sắm tài sản cố định, xây dựng các công trình nhà xưởng, nghiên cứu phát triển sản phẩm hay chiến lược kinh doanh

Dự toán dài hạn mang tính rủi ro cao Nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức chuyên môn sâu nhằm phán đoán các sự kiện sẽ phát sinh trong tương lai

1.1.2.3 Phân loại theo phương pháp lập

Theo cách phân loại này, dự toán bao gồm: dự toán cố định (hay còn gọi là

dự toán tĩnh) và dự toán linh hoạt

Dự toán cố định: là dự toán thể hiện tổng chi phí theo một mức độ hoạt

động cụ thể và sẽ không thay đổi khi điều kiện dự toán thay đổi

Dự toán linh hoạt: là dự toán được xây dựng cho những mức độ hoạt động

khác nhau trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp Dự toán này dùng để đo lường việc sử dụng chi phí ở mọi mức độ hoạt động từ tối thiểu đến tối đa Nhờ đó, nhà quản lý có thể tìm được một dự toán tương xứng về quy mô để so sánh khi đánh giá

về chi phí

1.1.2.4 Phân loại theo mức độ phân tích

Theo cách phân loại này, dự toán bao gồm: dự toán trên cơ sở bằng 0 (Zero Based Budgeting), dự toán cuốn chiếu (Rolling budget) và dự toán theo chương trình mục tiêu (Program budgeting)

Dự toán trên cơ sở bằng 0: là phương pháp lập dự toán mà trong đó toàn bộ

chi phí phải được xem xét lại cho mỗi kỳ dự toán mới Dự toán này bắt đầu trên cơ

sở số 0 “zero base” và mỗi chức năng trong một tổ chức được phân tích theo nhu cầu và chi phí của nó Dự toán được lập thông qua những gì cần đáp ứng trong kỳ mới mà không quan tâm đến số liệu dự toán cao hơn hay thấp hơn kỳ trước Do đó nhà quản lý phải phát huy tính chủ động sáng tạo, lập dự toán phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp

Dự toán trên cơ sở bằng 0 có ưu điểm là giúp phân bổ các nguồn lực hiệu quả dựa trên nhu cầu thực tế và lợi ích mang lại Dự toán này hướng các nhà quản

lý tìm ra cách sử dụng chi phí hiệu quả để cải thiện các hoạt động, loại bỏ những hoạt động lỗi thời và gây lãng phí Đồng thời, phương pháp này mang lại tính hữu ích cho các bộ phận phục vụ - những bộ phận có chi phí đầu ra khó xác định

Tuy nhiên, do việc lập dự toán phải bắt đầu từ số không, không dựa trên báo cáo dự toán trước đó nên mất nhiều thời gian, chi phí để thực hiện, xem xét lại cơ sở lập dự toán hàng năm và việc sai sót trong lập dự toán là điều có thể xảy ra

Dự toán cuốn chiếu: theo phương pháp này, dự toán được lập dựa trên báo

cáo dự toán của kỳ trước và điều chỉnh theo những thay đổi theo tình hình thực tế tại doanh nghiệp để lập báo cáo dự toán mới

Lập dự toán theo phương pháp này có ưu điểm là báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi một cách liên tục, giúp nhà quản lý lập các kế hoạch kinh doanh liên tục mà không cần phải đợi kết thúc kỳ kế toán Tuy nhiên, do việc lập dự toán chỉ dựa trên dữ liệu của báo cáo trước đó, nên khó thấy được nhược điểm của những báo cáo này, không phát huy tính năng động, sáng tạo trong việc lập, thực hiện và kiểm soát dự toán của các bộ phận

Dự toán theo chương trình mục tiêu: phương pháp này liên quan đến việc

xác định những chương trình khác nhau được thực hiện bởi doanh nghiệp, và thiết lập các mục tiêu, dự toán cho mỗi chương trình Khi lập dự toán theo chương trình, các nguồn lực sẽ không được phân bổ theo hạng mục chi phí mà tập trung chủ yếu vào việc kiểm soát, việc thực hiện được đánh giá cả về mục tiêu tài chính, mục tiêu phi tài chính và thực hiện việc đo lường từng chương trình cụ thể (Kim Langfield-Smith, 2012, trang 5)

1.1.3 Vai trò dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị

trường

Vai trò của dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp được thể hiện thông qua

mục đích, chức năng và lợi ích của dự toán

1.1.3.1 Mục đích của dự toán

Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh

Dự toán ngân sách là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp Trên cơ sở đó, nhà quản trị phát huy những thế mạnh của doanh nghiệp cũng như đề ra những giải pháp nhằm tiếp tục tối đa hóa mục tiêu đã đặt ra

Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh

1.1.3.2 Chức năng của dự toán

Chức năng hoạch định: Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị phải

hoạch định cụ thể các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp như: hoạch định về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán ngân sách là công cụ lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị

Chức năng điều phối: Dự toán là phương tiện để huy động và phân bổ các

nguồn lực cho các bộ phận Nhà quản trị thông qua việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, tiến hành điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất

Chức năng thông tin: chức năng này được thể hiện thông qua việc xem dự

toán ngân sách là phương tiện truyền thông nhằm truyền đạt các kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp đến nhà quản trị Thông qua các chỉ tiêu trong dự toán, nhà quản trị truyền đạt thông tin này đến các bộ phận và nó được xem là kim chỉ nam cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

Chức năng kiểm soát: dự toán được xem là cơ sở, là gốc để so sánh với kết

quả thực hiện được tại doanh nghiệp Thông qua đó, nhà quản trị quan sát, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch, đánh giá mức độ thực hiện thành công dự toán và đề

ra giải pháp khắc phục nhược điểm Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc kiểm soát thì dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó

1.1.3.3 Lợi ích của dự toán

Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị phương tiện thông tin một cách

có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp

Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị suy nghĩ về tương lai Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hệ thống hoạch định và kiểm soát dự toán Buộc nhà quản trị nhìn về phía trước, thiết lập kế hoạch hoạt động chi tiết nhằm đạt được mục tiêu cho mỗi bộ phận, mỗi hoạt động, định hướng phát triển cho doanh nghiệp

Dự toán ngân sách giúp phát huy tinh thần hợp tác và truyền đạt thông tin về mục tiêu, kế hoạch, chiến lược của nhà quản trị đến từng bộ phận trong doanh nghiệp

Dự toán giúp xác định trách nhiệm của mỗi bộ phận một cách rõ ràng Các nhà quản trị của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện và đạt được mục tiêu dự toán về các hoạt động do chính mình kiểm soát

Dự toán ngân sách là cơ sở để phân tích, đánh giá so sánh kết quả thực tế với

kế hoạch Từ đó giúp các bộ phận tìm ra nguyên nhân chênh lệch giữa dự toán và thực tế, phân loại các nhân tố có thể kiểm soát được và không thể kiểm soát được nhằm quản lý dự toán chặt chẽ

Do đặc điểm của việc quản lý dự toán là đòi hỏi sự linh hoạt, vì vậy nhà quản trị cần cân nhắc, xem xét điều chỉnh dự toán khi môi trường hoạt động của dự toán thay đổi Dự toán ngân sách được xem như là một hệ thống cảnh báo nhằm tư vấn kịp thời cho nhà quản trị những yếu kém trong hoạt động của doanh nghiệp có thể xảy ra trong tương lai và có biện pháp ngăn chặn kịp thời

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến tác dụng dự toán ngân sách doanh nghiệp

trong nền kinh tế thị trường

Kỹ thuật nghiệp vụ dự toán: hệ thống dự toán ngân sách được lập phải

chính xác, phù hợp với tình hình thực tế và có ý nghĩa trong thực tiễn Nếu dự toán ngân sách quá lạc hậu sẽ không được áp dụng trong quản lý điều hành tại doanh nghiệp Song, một hệ thống dự toán ngân sách hiện đại cũng không phù hợp và khó

áp dụng trong công tác quản trị tại doanh nghiệp

Đặc điểm kinh tế kỹ thuật quản lý dự toán: trên cơ sở kỹ thuật nghiệp vụ

dự toán được xác định, cần xem xét tổ chức doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào, nhu cầu kỹ thuật của từng doanh nghiệp Nếu nhà quản trị không xem dự toán ngân sách là một công cụ quản trị hữu ích thì hệ thống dự toán ngân sách dù có hoàn chỉnh cũng khó áp dụng vào thực tế doanh nghiệp

Tổ chức thực thi: dự toán ngân sách được lập phù hợp với thực tiễn, hoạt

động kinh doanh kỹ thuật quản lý tại doanh nghiệp Dự toán cần phải được thực thi

áp dụng đối với các cấp quản lý có trình độ, có năng lực điều hành Nếu trình độ thấp kém thì dự toán không có ý nghĩa và không phát huy được tính hữu ích của nó

1.2.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán do nhà quản trị cấp cao đặt ra và giao cho nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp trung gian tiếp nhận triển khai các chỉ tiêu này tới nhà quản trị cấp cơ sở để làm mục tiêu lên kế hoạch hoạt động tại mỗi bộ phận của doanh nghiệp

Nhận xét: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống mang tính áp đặt từ nhà

quản trị cấp cao, thường tạo nên sự bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp Các chỉ tiêu dự toán do nhà quản trị cấp cao đặt ra thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực hoạt động của mỗi bộ phận do đó thiếu sự hỗ trợ, hợp tác chặt chẽ từ các bộ phận Các bộ phận sẽ không quan tâm nếu mục tiêu là quá cao, khó thực hiện được hoặc không có động lực phấn đấu và sáng tạo trong hoạt động của mình nếu mục tiêu là quá thấp

Lập dự toán theo mô hình này không những đòi hỏi nhà quản trị cấp cao phải

có tầm nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp mà còn nắm vững hoạt động chi tiết, năng lực hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp Do đó mô hình lập dự toán này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp trong quản lý

1.2.2 Mô hình thông tin từ dưới lên

Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất Theo đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào điều kiện, khả năng của bộ phận mình để tiến hành lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên bộ phận quản lý cấp trung gian xem xét Bộ phận quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu và trình lên

bộ phận quản lý cấp cao Thông qua cách nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý cấp cao xem xét các mục tiêu, chiến lược cần thực hiện trong năm kế hoạch kết hợp với các chỉ tiêu dự toán từ quản lý cấp trung gian, tiến hành xét duyệt dự toán Dự toán sau khi được xét duyệt sẽ được áp dụng chính thức cho toàn doanh nghiệp

Sơ đồ mô hình thông tin từ dưới lên được thể hiện như sau:

Sơ đồ 1.2 Mô hình thông tin từ dưới lên

Lập dự toán theo mô hình này sẽ phát huy được các quan điểm, ý kiến của nhà quản trị các cấp và các quan điểm này đều có giá trị đối với nhà quản trị cấp cao Người trực tiếp thực hiện hoạt động hàng ngày tham gia lập dự toán nên số liệu

dự toán sẽ chính xác và đáng tin cậy Nhà quản trị thường có khả năng hoàn thành bảng dự toán do chính họ lập ra hơn là bảng dự toán áp đặt từ trên xuống Do thực hiện chỉ tiêu kế hoạch do mình đặt ra nên dự toán có tính khả thi cao và dễ dàng hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp Trong quá trình thực hiện dự toán,

các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra, giám sát công việc thực hiện của bộ phận mình nhằm đạt mục tiêu đã đề ra Có thể nói lập dự toán theo mô hình này phát huy vai trò kiểm soát của dự toán, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có sự phân cấp quản lý cao

Tuy nhiên, đặc điểm của mô hình lập dự toán này là nhà quản lý các cấp tự đặt ra chỉ tiêu thực hiện nên dễ dẫn đến trình trạng các bộ phận đề ra chỉ tiêu thấp để

dễ thực hiện, không phát huy năng lực sáng tạo của bộ phận để hướng đến sự phát triển của doanh nghiệp Khi đó, dự toán sẽ không phát huy vai trò hữu ích trong quản trị điều hành doanh nghiệp, làm trì trệ hoạt động sản xuất kinh doanh, lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp Do đó, nhà quản trị cấp cao cần xem xét, nghiên cứu

kỹ trước khi chấp thuận các chỉ tiêu dự toán nhằm ngăn chặn phát sinh tình trạng yếu kém nói trên

1.2.3 Mô hình lập dự toán ngân sách theo thông tin hai chiều

Theo mô hình này, nhà quản trị cấp cao sẽ đề ra các chỉ tiêu dự toán của toàn Công ty và mục tiêu mà Công ty cần đạt được trong năm kế hoạch, đồng thời truyền đạt xuống nhà quản trị cấp trung gian Căn cứ vào các chỉ tiêu này, nhà quản trị cấp trung gian phân bổ xuống các nhà quản trị cấp cơ sở Bộ phận quản lý cấp cơ sở căn

cứ vào các chỉ tiêu, ước tính khả năng và điều kiện thực tế tại bộ phận mình để xây dựng dự toán Xác định chỉ tiêu nào cần giảm bớt, hạng mục hoạt động nào cần tăng thêm cho phù hợp để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp Sau khi hoàn chỉnh bảng dự toán được lập, bộ phận quản lý cấp cơ sở trình lên nhà quản trị cấp trung gian xem xét, tổng hợp và báo cáo với bộ phận quản lý cấp cao

Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ cấp quản lý trung gian, kết hợp với tầm nhìn toàn diện về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm kế hoạch để hướng các bộ phận cùng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp

Bảng dự toán sau khi được bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt sẽ được sử dụng như kim chỉ nam cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch

Lập dự toán theo mô hình này sẽ huy động được kinh nghiệm và kỹ năng của tất cả các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán Mô hình này thể hiện sự liên kết, hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận, phát huy ý tưởng sáng tạo của mỗi cấp quản lý

để cùng xây dựng hệ thống dự toán ngân sách có độ tin cậy và chính xác cao

Tuy nhiên, việc lập dự toán theo mô hình này mất nhiều thời gian và chi phí cho quá trình soạn thảo, phản hồi và phê duyệt Hơn nữa, trình độ và năng lực của nhân viên có ảnh hưởng đáng kề đến tính chính xác và đầy đủ của báo cáo dự toán Đồng thời mối quan hệ hỗ trợ, hợp tác giữa các bộ phận cũng tác động lớn tới việc lập dự toán ngân sách trong khi tại các doanh nghiệp có sự phân cấp trong quản lý thường có sự mâu thuẩn và bất đồng ý kiến giữa các bộ phận

Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3 Mô hình lập dự toán ngân sách theo thông tin hai chiều

Nhìn chung, các mô hình lập dự toán đều thể hiện ưu và nhược điểm khác nhau Vì vậy, tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp để áp dung cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị

1.3 Hệ thống dự toán ngân sách và quy trình lập dự toán ngân sách

1.3.1 Hệ thống dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm các báo cáo dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán tiền và dự toán vốn chi trả Những dự toán này có thể được lập trên cơ sở bằng không, hoặc theo chương trình mục tiêu hoặc theo cách lập truyền thống ước lượng ở mức trung bình tiên tiến của từng công đoạn bộ phận

Dự toán ngân sách hoạt động trong doanh nghiệp là một dự toán tổng thể liên kết nhiều dự toán bộ phận khác nhau Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận và trình tự lập dự toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4 Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống dự toán ngân sách

Dự toán tiêu thụ sản phẩm

Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự toán sản xuất

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí NVL trực tiếp

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Trong quá trình lập dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập đầu tiên và là cơ sở để lập các báo cáo dự toán khác Dựa vào dự toán tiêu thụ và dự toán tồn kho, tiến hành lập dự toán sản xuất Dự toán sản xuất là cơ sở để xây dựng

dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Bên cạnh đó dự toán tiêu thụ cũng là cơ sở để nhà quản trị tiến hành lập

dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo dự toán tiền

Dự toán tiêu thụ sản phẩm: được lập trên cơ sở số lượng sản phẩm tiêu thụ

dự kiến trong kỳ kế hoạch Khi lập dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ, nhà quản trị cần xem xét môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến kế hoạch sản phẩm tiêu thụ như:

- Số lượng sản phẩm tiêu thụ của kỳ thực tế và các đơn hàng chưa thực hiện

- Các chính sách về giá, chiến lược phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trường trong tương lai

- Xem xét các sản phẩm thay thế, sản phẩm cạnh tranh và nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng đối với sản phẩm của doanh nghiệp

- Xem xét tình hình kinh tế, thế mạnh của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động

- Những thay đổi về môi trường pháp lý và khoa học công nghệ

Dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ được thực hiện trong mối liên hệ của tất

cả các yếu tố trên Việc xem xét và đánh giá đúng đắn các nhân tố trên sẽ giúp dự toán tiêu thụ sản phẩm được chính xác, phù hợp với khả năng của nhà quản trị, là cơ

sở để xây dựng hệ thống ngân sách của doanh nghiệp một cách đáng tin cậy nhằm đạt được mục tiêu chung của Công ty

Sau khi xem xét để dự báo số lượng sản phẩm tiêu thụ, dự toán doanh thu tiêu thụ được tính toán theo công thức sau:

Dự toán

Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến x

Đơn giá bán dự toán

Dự toán sản xuất: được lập dựa trên cơ sở dự toán tiêu thụ Dự toán sản

xuất nhằm dự tính sản phẩm sản xuất ra đủ để đáp ứng yêu cầu tiêu thụ và yêu cầu tồn kho cuối kỳ của doanh nghiệp

Dự toán sản xuất được xác định như sau:

Số lượng SP

SX trong kỳ =

Số lượng SP tiêu thụ trong kỳ +

Số lượng SP tồn kho cuối kỳ -

Số lượng SP tồn kho đầu kỳ

Để lập dự toán sản xuất, nhà quản trị phải dự kiến số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ Nếu số lượng tồn kho cuối kỳ nhiều sẽ gây ứ động vốn, tốn chi phí lưu trữ hàng tồn kho Trường hợp hàng tồn kho cuối kỳ quá ít sẽ ảnh hưởng đến lượng tiêu thụ và sản xuất trong kỳ sau

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: nhằm ước tính số lượng nguyên

vật liệu và chi phí nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, đồng thời dự tính lượng nguyên vật liệu cần mua để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất và tồn kho cuối kỳ

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính theo công thức sau đây:

+

Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

-

Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Trong đó:

Trị giá mua NVL = Khối lượng NVL cần mua x Đơn giá mua NVL

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp: được lập dựa trên dự toán sản xuất

Nhà quản trị phải dự tính trước nhu cầu lực lượng lao động trong năm kế hoạch để lập dự toán cho phù hợp, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh liên tục của doanh nghiệp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được tính toán theo công thức:

tiếp Trong đó:

Dự toán thời gian lao động

trực tiếp sản xuất ra một SP =

Dự toán

SP sản xuất x

Định mức thời gian sản xuất Trong đó, định mức thời gian sản xuất một đơn vị sản phẩm được xác định bằng cách bấm giờ Định mức đơn giá giờ công lao động được xác định bao gồm các khoản tiền lương, phụ cấp lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn)

Dự toán chi phí sản xuất chung: Dự toán chi phí sản xuất chung bao gồm:

biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung Khác với dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập trên cơ sở chi phí định mức - được xây dựng một cách trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm, chi phí sản xuất chung tính cho từng đơn vị sản phẩm thông qua đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung cho một giờ lao động hoặc một giờ máy và số giờ máy hoặc số giờ lao động trực tiếp để sản xuất ra một sản phẩm

Biến phí sản xuất chung dự toán được tính toán theo công thức:

Biến phí

Đơn giá phân bổ biến phí SXC cho 1 giờ lao động trực tiếp hoặc 1 giờ máy

x

Định mức thời gian, hoặc giờ máy SX

1 đơn vị SP

Định phí sản xuất chung dự toán: dự toán định phí sản xuất chung được ước

tính theo số liệu kỳ thực tế và tỷ lệ tiết kiệm chi phí sản xuất chung đặt ra trong kỳ

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Dự toán này

được lập từ nhiều báo cáo dự toán do nhân viên quản lý dự toán của các bộ phận bán hàng và quản lý lập ra

- Dự toán chi phí bán hàng: bao gồm dự toán biến phí bán hàng và định phí bán hàng

+ Dự toán biến phí bán hàng được xây dựng dựa trên cơ sở dự toán tiêu thụ và định mức biến phí bán hàng và được tính theo công thức sau:

Dự toán biến phí

Số lượng SP tiêu thụ hoặc doanh thu

x

Định mức Biến phí bán hàng trên

mỗi SP + Dự toán định phí bán hàng là tổng dự toán định phí bắt buộc cần thiết cho kỳ bán hàng

- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí quản lý doanh nghiệp thường là chi phí hỗn hợp liên quan đến tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp nên không có định mức trực tiếp cho loại chi phí này

Các bộ phận lập dự toán chi phí quản lý dựa theo tình hình thực tế, dự toán

số lượng sản phẩm tiêu thụ, kế hoạch thực hiện các công việc trong kỳ dự toán, yếu

tố trượt giá hay tỷ lệ tiết giảm chi phí của doanh nghiệp và gửi cho bộ phận chuyên trách Bộ phận chuyên trách tổng hợp, xem xét và điều chỉnh cho phù hợp để đạt mục tiêu của doanh nghiệp trong năm kế hoạch

Dự toán tiền: được lập dựa vào các dòng tiền thu vào và chi ra từ các dự

toán bộ phận Dự toán tiền bao gồm 04 phần sau đây:

- Phần cân đối thu – chi:

Là phần chênh lệch giữa dự toán thu và dự toán chi So sánh chênh lệch này với dự toán nhu cầu tiền tồn cuối kỳ để lên kế hoạch đi vay hoặc tái đầu tư

- Phần vay

Phần này thể hiện số tiền vay, trả nợ vay và lãi vay trong kỳ dự toán

Dự toán tiền được lập ra cho từng kỳ Kỳ dự toán càng ngắn thì thông tin trên báo cáo dự toán càng hữu ích cho việc ra quyết định của nhà quản trị

Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh: được lập trên cơ sở dữ liệu từ các

báo cáo dự toán bộ phận đã lập có liên quan Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh cho nhà quản trị thấy được lợi nhuận dự kiến đạt được trong kỳ kế hoạch Đây là cơ

sở để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không trong

kỳ tới

Dự toán bảng cân đối kế toán: nhằm phản ánh toàn bộ tài sản và nguồn vốn

của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong kỳ dự toán Cơ sở để lập dự toán bảng cân đối kế toán là số liệu trên bảng cân đối kế toán tháng thực tế và các

số liệu dự toán có liên quan đã được lập như dự toán tiền, dự toán tài sản cố định

Sơ đồ 1.5 Quy trình lập dự toán ngân sách theo tác giả Stephen Brookson

Theo Stephen Brookson, quy trình lập dự toán ngân sách được chia thành ba giai đoạn:

Giai đoạn chuẩn bị:

Đây là bước đầu tiên và là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập

dự toán ngân sách Trong giai đoạn này cần phải xác định và làm rõ các mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp trong năm kế hoạch để làm cơ sở xây dựng các báo cáo dự toán phù hợp với chiến lược kinh doanh đã đề ra

Sau khi xác định được mục tiêu một cách rõ ràng doanh nghiệp tiến hành chuẩn hóa mô hình dự toán ngân sách Dựa trên mô hình này, nhà quản trị phối hợp

dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xem xét các công việc cần thiết cho việc lập dự toán và đảm bảo rằng tất cả các công việc đã được chuẩn

Xác định mục tiêu

chung của Công ty

Chuẩn hóa ngân sách

Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn

bị ngân sách tổng thể

Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và

dự toán

Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ

đến

Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm

bị một cách đầy đủ và hệ thống dự toán ngân sách được lập sẽ cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy cho nhà quản trị trong việc ra quyết định

Giai đoạn soạn thảo:

Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán tiến hành thu thập các thông tin về nguồn lực sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, các yếu tố chủ quan và khách quan có tác động và ảnh hưởng tới công tác lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời ước tính giá trị thu, chi Trên cơ

sở đó, thực hiện soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan như: dự toán tiêu thụ,

dự toán sản xuất, dự toán chi phí, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán

Giai đoạn kiểm soát:

Dự toán ngân sách là công việc quan trọng được thực hiện qua các năm, các tháng Vì vậy, để dự toán ngân sách ngày càng hoàn thiện hơn thì phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện dự toán ở mỗi kỳ trên cơ sở phân tích

sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và dự toán để từ đó xem xét lại thông tin, cơ sở lập dự toán ngân sách và có những điều chỉnh cần thiết, rút kinh nghiệm cho việc lập dự toán ngân sách ở kỳ tiếp theo

1.3.3 Trách nhiệm lập dự toán ngân sách

Có hai phương thức tiếp cận xác lập trách nhiệm lập dự toán:

- Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, không phân chia các trung tâm trách nhiệm thì việc lập dự toán gắn liền với nhà quản trị cũng như kế toán ở các cấp trong toàn bộ doanh nghiệp

- Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có sự phân cấp quản lý, hoặc

đã xác lập các trung tâm trách nhiệm thì trách nhiệm lập dự toán thường được chia theo từng cấp bậc quản lý và từng trung tâm trách nhiệm

Cụ thể, đối với doanh nghiệp chia trung tâm trách nhiệm thì trung tâm chi phí có trách nhiệm chủ yếu lập, dự toán và kiểm soát chi phí Trung tâm doanh thu

có trách nhiệm chủ yếu lập, dự toán và kiểm soát doanh thu Trung tâm lợi nhuận có

trách nhiệm chủ yếu lập và chịu trách nhiệm đối với các loại dự toán chi phí, dự toán doanh thu, lợi nhuận và cả báo cáo tài chính Đối với trung tâm đầu tư lập và chịu trách nhiệm về các dự toán hoặc chiến lược sản xuất kinh doanh và đầu tư, hoặc những dự toán tổng hợp từ tác trung trâm trách nhiệm khác

1.4 Các điều kiện tiền đề để một hệ thống dự toán ngân sách hữu hiệu

1.4.1 Hệ thống định mức chi phí

“Định mức chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền những hao phí

về lao động sống và lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm dịch vụ ở điều kiện nhất định” (Huỳnh Lợi, 2010, trang 139)

Định mức chi phí của một loại sản phẩm, dịch vụ được xây dựng từ hai yếu

tố là định mức về lượng và định mức về giá

- Định mức lượng: phản ảnh số lượng các đơn vị đầu vào như vật tư, lao động, máy móc thiết bị…sử dụng để đảm bảo thực hiện một đơn vị sản phẩm dịch

vụ đầu ra

- Định mức giá: phản ánh mức giá bình quân để đảm bảo có được một đơn

vị lượng đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh

Công thức tính định mức chi phí như sau:

Định mức chi phí = ∑ Định mức lượng x Định mức giá

Các loại định mức chi phí: Căn cứ vào khả năng ứng dụng trong hoạt động, định mức chi phí được chia thành định mức lý tưởng và định mức thực hiện

- Định mức lý tưởng: là định mức được xây dựng dựa trên điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh hoàn hảo – không cho phép bất kỳ một sự hư hỏng hay gián đoạn nào trong quá trình sản xuất kinh doanh Định mức lý tưởng được đưa ra

để làm tiêu chuẩn phấn đấu, là cơ sở để xây dựng định mức thực hiện

- Định mức thực hiện: là định mức được xây dựng dựa trên điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh trung bình tiên tiến Điều này có nghĩa hoạt động sản xuất kinh doanh có thể xảy ra hư hỏng, có thể chấp nhận một vài sự cố cho phép về máy

móc thiết bị, sai sót trong quá trình cung ứng, thu mua vật tư, trình độ lành nghề và

sự cố gắng nhất định của người lao động có thể đạt được định mức này Định mức thực hiện sẽ thường khác nhau ở những doanh nghiệp có quy mô, trình độ và điều kiện khác nhau, là cơ sở để xây dựng dự toán, phân tích chi phí, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức

Hệ thống định mức chi phí bao gồm: định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và quản lý

1.4.2 Trách nhiệm của các bộ phận trong việc lập dự toán và giải quyết mâu thuẫn

Để có một hệ thống dự toán ngân sách hữu hiệu, dự toán ngân sách đó phải thể hiện đầy đủ các đặc điểm sau:

- Thành phần tham gia lập dự toán: công tác lập dự toán ngân sách phải có

sự hợp tác, hỗ trợ của tất cả các bộ phận Càng có nhiều bộ phận tham gia, phối hợp lập dự toán thì dự toán ngân sách càng chính xác hơn

- Bộ phận xử lý mâu thuẫn: việc lập dự toán thường phát sinh những mâu thuẫn giữa các bộ phận trong đơn vị, do đó cần có bộ phận xử lý, giải quyết những mâu thuẫn nếu phát sinh

- Ngoài ra, khi lập dự toán ngân sách còn liên quan đến yếu tố con người –

đó chính là hành động, hành vi của những người tham gia lập dự toán Vì vậy, bên cạnh những vấn đề kỹ thuật của dự toán, cần chú ý tính hài hòa giữa những mục tiêu cần đạt, những người thực thi dự toán Thông thường khi xây dựng dự toán ở mức thấp, dự toán dễ đạt được nhưng không khai thác được tiềm năng và sự phấn đấu Ngược lại, khi xây dựng dự toán ở mức cao thì khả năng thực hiện sẽ thấp và hay vấp phải những phản ứng của các cấp, của những người tham gia lập dự toán Chính vì vậy, khi lập dự toán cần cân đối hài hòa giữa mục tiêu và lợi ích, năng lực của những người tham gia, hạn chế bớt những áp đặt từ nhà quản lý cấp trên, quy

định trách nhiệm rõ ràng đối với người lập và thực hiện dự toán

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Dự toán ngân sách là phương pháp phân bổ một cách có hệ thống các nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất và con người nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Doanh nghiệp xây dựng dự toán ngân sách nhằm giám sát các công việc thực hiện hướng đến mục tiêu, giúp kiểm soát việc chi tiêu, dự đoán dòng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp

Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị

dự tính những gì sẽ xảy ra trong tương lai Điều này giúp nhà quản trị dự đoán trước những nguồn lực nào đang kìm hãm hoạt động sản xuất và dự đoán lợi nhuận tăng thêm từ việc tăng thêm năng lực Bên cạnh đó, dự toán ngân sách giúp xây dựng mục tiêu cho từng bộ phận và các cấp quản trị nhằm hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp

Dự toán ngân sách hoạt động bao gồm hệ thống các báo cáo dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán

Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô khác nhau của từng doanh nghiệp, dự toán ngân sách được lập theo các nguyên tắc, các loại dự toán và

mô hình dự toán khác nhau Đồng thời, để phát huy tính hữu ích của dự toán trong việc ra quyết định của nhà quản trị, dự toán ngân sách của doanh nghiệp cần được xây dựng theo một quy trình hợp lý gồm đầy đủ các giai đoạn như chuẩn bị lập dự toán, soạn thảo và giai đoạn theo dõi dự toán Các báo cáo dự toán được xây dựng theo một trình tự nhất định từ dự toán tiêu thụ làm cơ sở và cuối cùng là dự toán các báo cáo tài chính

Dự toán ngân sách hầu như ảnh hưởng đến toàn bộ các cá nhân trong tổ một chức, bao gồm những nhân viên tham gia lập dự toán ngân sách, các cấp quản trị sử dụng dự toán để ra quyết định, và những hành động của nhà quản trị được đánh giá thông qua việc sử dụng dự toán ngân sách Do đó, công tác lập dự toán rất cần sự tham gia, hợp tác của các cấp quản lý cũng như nhân viên các bộ phận góp phần xây dựng hệ thống dự toán chính xác và phù hợp với tình hình thực tế

Từ những lợi ích mà dự toán ngân sách mang lại, các doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống dự toán, phát huy vai trò của dự toán ngân sách trong hoạt động điều hành quản trị nhằm nâng cao năng lực sản xuất và hiệu quả kinh doanh tại đơn vị

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

TẠI CÔNG TY VMEP

2.1 Giới thiệu về Công ty VMEP

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty

Công ty VMEP là Công ty có 100% vốn đầu tư nước ngoài chuyên lĩnh vực sản xuất, lắp ráp và kinh doanh xe máy tại Việt Nam Công ty được thành lập theo giấy phép đầu tư số: 341/GP do Ủy Ban Nhà Nước về Hợp tác và Đầu Tư cấp ngày

25 tháng 03 năm 1992

Công ty có nhà máy sản xuất chính tại khóm 5, phường Tam Hiệp, Tp Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai và chi nhánh nhà máy sản xuất phụ tùng và lắp ráp xe máy tại Văn Khê, La Khê, Hà Đông, Hà Nội Các chi nhánh của Công ty đặt tại địa chỉ 452A Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh và 28A Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội

Ngoài ra để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã xây dựng các xưởng sản xuất như: Xưởng sản xuất động cơ đặt tại 78 Ngũ Phúc, Hố Nai, Trảng Bom, Đồng Nai; Xưởng bánh răng và xử lý nhiệt tại I21H, KCN Hố Nai 3, Trảng Bom, Đồng Nai; Trung tâm kinh doanh phụ tùng Amata đặt tại 105/3 KCN Amata, Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai và Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển (R&D) tại xã Phước Tân, Long Thành, Đồng Nai

Năm 1993, năm đầu tiên sau khi thâm nhập vào thị trường Việt Nam, Công

ty đã được người tiêu dùng biết đến với các sản phẩm chủ lực như: Bonus, Magic và Angel Trong giai đoạn khởi nghiệp này, Công ty VMEP lần đầu tiên thực hiện phương thức bán xe trả góp giúp người tiêu dùng dễ dàng sở hữu một chiếc xe gắn máy phù hợp với mức thu nhập hiện tại

Sau một thời gian bám rễ tại thị trường Việt Nam, nắm bắt được cơ hội và hiểu rõ thị hiếu của người tiêu dùng, Công ty đa dạng hoá sản phẩm của mình thông

qua dòng xe Cub như Elegant, EZ 110, Angela và dòng xe tay ga cao cấp – Attila, Shark, Joyride, Enjoy Đồng thời Công ty đã áp dụng công nghệ tiên tiến - phun xăng điện tử EFI vào sản phẩm nhằm tiết kiệm nhiên liệu và góp phần bảo vệ môi trường

Đến nay, Công ty đã đánh dấu bước phát triển mới của thương hiệu SYM Việt Nam sau hai mươi năm gia nhập thị trường “Tự tin cùng SYM” là khẩu hiệu

mà Công ty sử dụng nhằm chuyển tải thông điệp đến người tiêu dùng sự tự tin khi

sử dụng các sản phẩm xe máy của SYM với nhiều tính năng hiện đại, thân thiện với môi trường Đây cũng là một sự khẳng định và cam kết với người tiêu dùng về lợi ích của các sản phẩm SYM

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh, kỹ thuật, quản lý kế toán tại Công ty

2.1.2.1 Đặc điểm kinh doanh

Công ty VMEP là Công ty chuyên hoạt động lĩnh vực chế tạo sản xuất, lắp ráp và kinh doanh xe gắn máy thương hiệu SYM, với phương châm lấy nhu cầu thị trường làm cơ sở chính, tận lực phát triển những sản phẩm ưu việt và cống hiến cho

xã hội

Sản phẩm chủ yếu của Công ty bao gồm xe tay ga (Scooter) với các nhãn hiệu Attila, Shark, Joyride, Enjoy và xe số (CUB) như Elegant, EZ110, Angela Bên cạnh đó, Công ty sản xuất, nhập khẩu và phân phối linh kiện là bộ phận cấu thành

xe máy cho việc thực hiện dịch vụ sửa chữa bảo hành

Với quan niệm kinh doanh “Khách hàng là trên hết, chất lượng hàng đầu, đào tạo nhân tài, khẳng định cống hiến, chú trọng đoàn kết”, trong suốt hai mươi năm kể

từ khi gia nhập vào thị trường Việt Nam, sản phẩm xe gắn máy SYM đã đáp ứng nhu cầu thị hiếu của số lượng lớn người tiêu dùng và đạt danh hiệu “hàng Việt Nam chất lượng cao”, “Thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam” trong nhiều năm liền do người tiêu dùng bình chọn

2.1.2.2 Đặc điểm kỹ thuật

Các sản phẩm xe máy của Công ty được sản xuất theo quy trình công nghệ

tiên tiến, kỹ thuật cao từ Đài Loan

2.1.2.3 Đặc điểm quản lý

Với mục tiêu quản lý “Công ty VMEP là một đại gia đình”, nhà quản trị luôn tạo môi trường làm việc thân thiện, tích cực nhằm thực hiện quản lý nguồn lực mang tính nhân văn, chú trọng đào tạo phát triển nguồn nhân lực một cách toàn diện

Hệ thống tổ chức quản lý tại Công ty được xây dựng một cách toàn diện, thường xuyên được hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà quản trị

2.1.2.4 Công tác kế toán tại Công ty

Công ty hạch toán kế toán theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam Hình thức ghi sổ là nhật ký chung Đơn vị tiền tệ hạch toán là đồng Việt Nam Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Chi nhánh của Công ty hạch toán

kế toán phụ thuộc Công tác quản lý kế toán tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Chức năng nhiệm vụ của Phòng kế toán tài vụ tại Chi nhánh Hồ Chí Minh

Kế toán tổng hợp, quản lý dự toán và chuyên án:

o Quản lý KPI

o Lập và tổng hợp báo cáo tài chính toàn Công ty

o Lập báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám đốc & Công ty mẹ

o Lập và tổng hợp báo cáo thống kê và các báo cáo cho Cơ quan nhà nước ban ngành

o Báo cáo tổng hợp sổ chi tiết theo từng tài khoản

o Theo dõi, quản lý công nợ phải thu, phải trả, tạm ứng và các khoản ứng trước của khách hàng

o Xem xét các bút toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán phải tuân thủ theo quy định Bộ Tài Chính

o Xem xét và cải thiện các lưu trình công việc, các chương trình quản lý trên hệ thống phần mềm kế toán tại Công ty

o Làm việc với Kiểm toán và các Chủ quản để giải quyết các công việc liên quan

Kế toán quản lý ngân quỹ:

o Quản lý ngân quỹ tại Chi nhánh Hồ Chí Minh

o Quản lý các nghiệp vụ ngân hàng (thu tiền, chuyển khoản, mua ngoại

Kế toán theo dõi công nợ phải thu và quản lý tài sản tại miền Nam:

o Xác nhận tiền về và ký đơn đặt hàng phụ tùng và xe máy

o Lập các nghiệp vụ chứng từ bán hàng phụ tùng, xe máy

o Quản lý doanh số bán hàng, xe xuất bán cho đại lý

o Quản lý công nợ bán hàng, quỹ chiết khấu, thưởng kinh doanh cho đại

lý

o Lập báo cáo chi công nợ phải thu và phải thu khác

Kế toán theo dõi công nợ phải trả và quản lý tồn kho tại miền Nam:

o Quản lý các nghiệp vụ thanh toán phát sinh của các phòng ban tại văn phòng Hồ Chí Minh và các khoản công nợ phải trả nhập kho tại Đồng Nai

o Quản lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nhân sự (tiền lương, phúc lợi, ốm đau, thai sản, trợ nghỉ việc, )

o Quản lý kho hàng quảng cáo của các bộ phận bảo hành phục vụ, kinh doanh và bộ phận tiếp thị quảng cáo

o Quản lý các khoản trả trước và các khoản chờ phân bổ

o Lập báo cáo công nợ phải trả, phải thu khác, ký quỹ và tạm ứng tiền nhân viên, nhà cung cấp

o Quản lý dự toán phòng tài vụ tại chi nhánh Hồ Chí Minh

Kế toán thuế:

o Kê khai và quyết toán thuế theo tháng, quý, năm

o Quản lý hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra tại chi nhánh

Hồ Chí Minh

o Kiểm tra chứng từ thanh toán phù hợp với qui định của cơ quan thuế

o Tạo mối quan hệ với cơ quan thuế, cập nhật các văn bản, thông tư, quyết định mới của Bộ Tài Chính

Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tài vụ tại Đồng Nai

Kế toán Quản lý tồn kho và chuyên án tại Miền Nam:

o Báo cáo sổ chi tiết công nợ, tồn kho theo từng tài khoản liên quan tại nhà máy Đồng Nai

o Quản lý số lượng, giá thành hàng hóa xuất, nhập kho

o Quản lý chuyên án giá thành của các loại xe mới

o Kiểm kê hàng hóa của Công ty tại miền Nam, lập báo cáo kiểm kê

Kế toán quản lý công nợ phải trả tại nhà máy Đồng Nai:

o Quản lý và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài

o Báo cáo sổ chi tiết theo từng tài khoản liên quan

Kế toán quản lý giá thành tại Miền Nam:

o Quản lý hệ thống giá thành

o Điều chỉnh giá thành hàng hóa tại kho Đồng nai và Amata để thống nhất với giá thành toàn Công ty

o Lập báo cáo và phân tích giá thành theo loại xe

o Lập và phân tích báo cáo giá thành theo yêu cầu của Chủ quản và Công ty mẹ

Kế toán quản lý tài sản và dự toán tại Đồng Nai:

o Quản lý TSCĐ của Công ty tại Miền Nam

o Kiểm kê tài sản của Công ty tại miền Nam và lập báo cáo kiểm kê

o Làm báo cáo và quản lý dự toán Phòng tài vụ Đồng Nai

Kế toán ngân quỹ, quản lý hóa đơn giá trị gia tăng tại Đồng Nai:

o Quản lý và lập báo cáo ngân quỹ tại nhà máy Đồng Nai

o Thu tiền và thanh toán chi phí phát sinh tại nhà máy Đồng Nai

o Quản lý hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra tại nhà máy Đồng Nai

o Xuất hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra bán hàng và điều chuyển nội bộ

Chức năng nhiệm vụ chính của phòng Tài vụ Miền Bắc

Kế toán tổng hợp, dự toán và chuyên án tại Miền Bắc

o Lập và phân tích báo cáo tài chính

o Phân tích chi phí hàng tháng

o Báo cáo thống kê gửi Văn phòng và các cơ quan ban ngành

o Báo cáo tổng hợp sổ chi tiết theo từng tài khoản

o Quản lý hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra tại văn phòng Miền Bắc

Kế toán quản lý ngân quỹ tại miền Bắc:

o Quản lý ngân quỹ tại Văn phòng

o Quản lý các nghiệp vụ ngân hàng (nhận, chuyển khoản, mua ngoại tệ, gửi tiền kỳ hạn, )

o Báo cáo tiền và kế hoạch điều chuyển hàng ngày cho Chủ quản Phòng

kế toán

o Làm việc với ngân hàng và Chủ quản kế toán để sử dụng tiền hiệu quả

Kế toán theo dõi công nợ phải thu và quản lý tài sản tại Miền Bắc:

o Báo cáo tiền chuyển từ Đại lý gửi bộ phận Kinh doanh và Chủ quản

o Xác nhận tiền về và ký đơn đặt hàng phụ tùng và xe máy

o Lập chứng từ bán hàng phụ tùng, xe máy

o Quản lý doanh số bán hàng

o Quản lý quỹ chiết khấu, thưởng kinh doanh cho Đại lý

Kế toán theo dõi công nợ phải trả và quản lý tồn kho Miền Bắc:

o Quản lý các nghiệp vụ thanh toán phát sinh của các phòng ban

o Quản lý dự toán của phòng tài vụ Miền Bắc và các phòng ban tại Miền Bắc