Để dự toán ngày càng hoàn chỉnh và cung cấp dữ liệu chính xác cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty nên được hoàn thiện theo quy trình với các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị.
Bước 1: Xác định mục tiêu chung cho Công ty
Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh trong năm thực tế kết hợp với việc nghiên cứu, dự toán tình hình trong tương lai, Ban Giám đốc đề ra mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch. Mục tiêu này được xây dựng phải phù hợp với nguồn lực, tiềm năng của doanh nghiệp và được cụ thể hóa bằng số liệu.
Bước 2: Tổ chức nhân sự dự toán
Mỗi bộ phận đề cử nhân viên quản lý dự toán chính thức và một nhân viên hỗ trợ thay thế khi cần thiết. Nhân viên quản lý dự toán phải am hiểu chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của bộ phận mình và có kinh nghiệm trong công tác lập và quản lý dự toán.
Để việc theo dõi dự toán được chặt chẽ và giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện dự toán ngân sách của các bộ phận, tiến hành tổ chức nhóm dự toán. Mỗi nhóm dự toán bao gồm nhiều bộ phận, và chủ quản tiến hành đề cử nhân viên quản lý dự toán của nhóm (trưởng nhóm). Trưởng nhóm có trách nhiệm tổng hợp dự toán từ các bộ phận riêng lẻ, phân tích tình hình thực hiện dự toán của nhóm và báo cáo cho cấp chủ quản. Đồng thời, trưởng nhóm là người liên lạc dự toán chủ yếu khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến dự toán của mỗi bộ phận.
Bước 3: Soạn thảo các mẫu biểu cho việc lập dự toán
Kế toán phụ trách dự toán toàn Công ty tiến hành soạn thảo các báo cáo cần thiết cho việc lập dự toán, đảm bảo các chỉ tiêu trên báo cáo dự toán được thể hiện đầy đủ và thống nhất, tạo thuận lợi cho việc tổng hợp dự toán toàn Công ty.
Bổ sung các dự toán đã điều chỉnh lại, bao gồm: dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Bước 4: Đánh giá công tác chuẩn bị dự toán
Nhân viên chuyên trách quản lý dự toán toàn Công ty tiến hành rà soát và đánh giá lại công tác chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng các báo biểu đã được soan thảo một cách đầy đủ và cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị.
Giai đoạn 2: Giai đoạn soạn thảo
Bước 1: Thu thập thông tin
Các bộ phận, cá nhân phụ trách dự toán ngân sách tiến hành thu thập các thông tin và phân tích các nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập dự toán, bao gồm:
Nhân tố bên trong:
- Chính sách giá của Công ty trong tương lai. - Doanh thu, chi phí dự kiến trong năm kế hoạch.
- Số lượng và kết cấu sản phẩm sản xuất trong năm kế hoạch - Năng lực sản xuất của từng bộ phận trong Công ty
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm hiện hành. - Sự hỗ trợ, phối hợp giữa các bộ phận trong việc lập dự toán ngân sách - Trình độ và năng lực quản lý dự toán của các nhân viên
Nhân tố bên ngoài:
- Sự biến động về kinh tế (lạm phát, sự thay đổi về lãi suất, tỷ giá,…) làm ảnh hưởng đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.
- Những thay đổi về quy định, chính sách của Chính phủ
- Năng lực cạnh tranh của sản phẩm đối với các sản phẩm cùng loại, sản phẩm thay thế.
- Thị phần khách hàng trong năm kế hoạch.
Dựa trên các thông tin đã thu thập kết hợp với các kỹ thuật tính toán, ước lượng, thống kê (như phân tích tương quan và kiểm tra xu hướng phát triển), Ban Giám đốc truyền đạt thông tin thích hợp và mục tiêu thực hiện trong năm kế hoạch đến chủ quản các bộ phận, đồng thời xây dựng nguyên tắc lập dự toán cho toàn Công ty.
Nhân viên quản lý dự toán của các bộ phận căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế kết hợp với việc thu thập các thông tin có liên quan tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết cho kỳ dự toán. Dựa vào nguyên tắc chung của Công ty và kế hoạch chi tiết cần thực hiện, các bộ phận tiến hành lập dự toán ngân sách sao cho phù hợp với điều kiện và năng lực của bộ phận mình.
Bước 2: Triển khai lập dự toán
Phòng kế toán tiến hành tổ chức họp dự toán toàn Công ty nhằm triển khai nguyên tắc và hướng dẫn lập dự toán đến các nhân viên quản lý dự toán của các phòng ban. Đồng thời, phòng kế toán giải đáp thắc mắc, hướng dẫn cách thức lập dự toán các hạng mục chi phí phát sinh mới có liên quan một cách chính xác và đầy đủ.
Kế toán phụ trách quản lý dự toán toàn Công ty cung cấp dữ liệu thực tế của năm hiện hành và biểu mẫu lập dự toán đến các bộ phận. Nhân viên quản lý dự toán của mỗi bộ phận đối chiếu số liệu và lập dự toán theo mẫu thống nhất chung của toàn Công ty.
Các bộ phận sau khi hoàn chỉnh việc lập dự toán, gửi dữ liệu cho nhân viên quản lý dự toán của nhóm. Trưởng nhóm tập hợp số liệu của các phòng ban và số liệu tổng hợp của cả nhóm. Số liệu này sau khi được chủ quản xét duyệt sẽ gửi đến phòng kế toán để tổng hợp dự toán của toàn Công ty.
Số liệu dự toán được lập phải tuân thủ nguyên tắc chung của Công ty đặt ra và phù hợp với tình hình hoạt động của bộ phận trong năm kế hoạch. Mỗi bộ phận gửi số liệu dự toán phải đính kèm dữ liệu phân tích chi tiết các kế hoạch cần được thực hiện và đánh giá hiệu quả thực hiện của nó.
Trong điều kiện nguồn lực của công ty bị giới hạn, để thực hiện chính sách tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo mục tiêu lợi nhuận đặt ra, các bộ phận cần xem xét, đánh giá mức độ quan trọng, sắp xếp thứ tự ưu tiên hàng đầu của các kế hoạch cần thực hiện để lập dự toán.
Số liệu dự toán và bảng kế hoạch chi tiết sau khi hoàn chỉnh sẽ được ký duyệt bởi phó tổng giám đốc Công ty.
Bước 3: Tổng hợp và xét duyệt dự toán ngân sách toàn Công ty
Dữ liệu dự toán đã được duyệt của các bộ phận sẽ được gửi đến phòng kế toán. Kế toán phụ trách dự toán sẽ xem xét tính hợp lý, đầy đủ về số liệu, quyền hạn xét duyệt, tiến hành tổng hợp dự toán của toàn Công ty. Từ dữ liệu này, kế toán lập các báo cáo tài chính dự toán và báo cáo với giám đốc tài chính và Tổng Giám đốc.
Dự toán của Công ty sau khi được duyệt sẽ được triển khai thực hiện và là cơ sở định hướng hoạt động cho các bộ phận nhằm đạt mục tiêu chung của Công ty.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình thực hiện, nhân viên dự toán của mỗi bộ phận cần theo dõi, phân tích chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực tế phát sinh hàng tháng. Phân loại thành chi phí có thể kiểm soát được và không kiểm soát được nhằm tìm ra nguyên nhân để có hướng khắc phục kịp thời, sử dụng quỹ dự toán phải gắn liền với hiệu quả và lợi ích mang lại.
Các bộ phận gửi dữ liệu phân tích hàng tháng đến trưởng nhóm dự toán. Trưởng nhóm có trách nhiệm tổng hợp và phân tích chi tiết dự toán để báo cáo chủ quản về tình hình thực hiện dự toán của nhóm, đồng thời gửi dữ liệu này đến phòng kế toán. Phòng kế toán tổng hợp dữ liệu và báo cáo tình hình thực hiện dự toán của toàn Công ty đến các chủ quản cấp cao nhằm cung cấp thông tin hữu ích trong việc ra quyết định, khắc phục nhược điểm, kiểm soát trách nhiệm của các chủ quản các cấp và định hướng hoạt động kinh doanh cho Công ty trong thời gian tới.