Dự toán ngân sách là công việc quan trọng và hữu ích trong việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy để dự toán được chính xác, đầy đủ thì các bộ phận lập dự toán cần hoạch định một quy trình lập dự toán ngân sách phù hợp. Tùy thuộc vào đặc điểm quản trị khác nhau của từng doanh nghiệp mà hệ thống quy trình lập dự toán cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là quy trình quản lý dự toán ngân sách của tác giả Stephen Brookson trong quyển Managing Budgets năm 2000.
Sơ đồ 1.5. Quy trình lập dự toán ngân sách theo tác giả Stephen Brookson
Theo Stephen Brookson, quy trình lập dự toán ngân sách được chia thành ba giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị:
Đây là bước đầu tiên và là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán ngân sách. Trong giai đoạn này cần phải xác định và làm rõ các mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp trong năm kế hoạch để làm cơ sở xây dựng các báo cáo dự toán phù hợp với chiến lược kinh doanh đã đề ra.
Sau khi xác định được mục tiêu một cách rõ ràng doanh nghiệp tiến hành chuẩn hóa mô hình dự toán ngân sách. Dựa trên mô hình này, nhà quản trị phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xem xét các công việc cần thiết cho việc lập dự toán và đảm bảo rằng tất cả các công việc đã được chuẩn
Xác định mục tiêu chung của Công ty
Chuẩn hóa ngân sách
Đánh giá hệ thống
Thu thập thông tin chuẩn hóa ngân sách lần đầu tiên
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn
và phân tích
Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể
Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và
dự toán
Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ
đến
Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm
bị một cách đầy đủ và hệ thống dự toán ngân sách được lập sẽ cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy cho nhà quản trị trong việc ra quyết định.
Giai đoạn soạn thảo:
Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán tiến hành thu thập các thông tin về nguồn lực sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, các yếu tố chủ quan và khách quan có tác động và ảnh hưởng tới công tác lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời ước tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, thực hiện soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán.
Giai đoạn kiểm soát:
Dự toán ngân sách là công việc quan trọng được thực hiện qua các năm, các tháng. Vì vậy, để dự toán ngân sách ngày càng hoàn thiện hơn thì phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện dự toán ở mỗi kỳ trên cơ sở phân tích sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và dự toán để từ đó xem xét lại thông tin, cơ sở lập dự toán ngân sách và có những điều chỉnh cần thiết, rút kinh nghiệm cho việc lập dự toán ngân sách ở kỳ tiếp theo.