Công ty lập dự toán chủ yếu hướng đến thông tin tài chính. Tuy nhiên, Công ty cũng thực hiện theo dõi đo lường những công việc trọng điểm cần thực hiện thông qua thước đo KPI.
Dự toán ngân sách được lập nhằm vạch ra các kế hoạch cụ thể cẩn thực hiện của từng bộ phận và cả Công ty. Bằng cách sử dụng thước đo KPI, mỗi bộ phận lập báo cáo chi tiết các kế hoạch này và đánh giá hiệu quả thực hiện.
2.2.2. Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty
Công ty lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin hai chiều, được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty
Hàng năm, căn cứ vào số liệu kỳ thực tế kết hợp với những dự đoán tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai, Ban Giám đốc tiến hành xem xét, ước tính lợi nhuận trong năm dự toán và triển khai các chỉ tiêu lập dự toán đến chủ quản các bộ phận. Mỗi bộ phận dựa vào các chỉ tiêu đặt ra, các nguồn lực và điều kiện thực tế tại đơn vị của mình để lập dự toán. Dự toán được lập sẽ được cấp chủ quản bộ phận xem xét, tổng hợp và trình lên Ban Giám Đốc Công ty. Ban Giám đốc căn cứ dữ liệu này để kiểm tra có đáp ứng mục tiêu lợi nhuận đã đặt ra hay không, báo cáo về Công ty mẹ và có những điều chỉnh cần thiết phù hợp với điều kiện tình hình thực tế tại Công ty.
2.2.3. Hệ thống chi phí định mức tại Công ty
Hiện nay, hệ thống định mức chi phí tại Công ty bao gồm: định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phương pháp xây dựng chi phí định mức tại Công ty: hàng năm trên cơ sở chi phí thực tế xảy ra năm trước điều chỉnh cho những thay đổi giá cả, năng suất cho năm nay.
Bảng định mức chi phí tham khảo để lập dự toán (đơn vị tính: triệu đồng/xe)
Hạng mục chi phí Thực tế năm trước
Tỷ lệ điều chỉnh
tăng (giảm) Dự toán Xe Cub Xe Scooter Xe Cub Xe Scooter Xe Cub Xe Scooter Chi phí NVLTT 11,375 24,063 -4% -4% 10,920 23,100 Chi phí NCTT 0,252 0,441 0% 0% 0,252 0,441 Chi phí SXC 1,624 2,598 -3% -3% 1,575 2,520 Chi phí BH & quản lý 0,566 0,240 -5% -5% 0,538 0,228
Nguồn: Báo cáo dự toán năm 2013 tại Công ty
2.2.4. Hệ thống dự toán và quy trình lập dự toán bộ phận tại Công ty
2.2.4.1. Hệ thống dự toán tại Công ty
Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty bao gồm các dự toán như dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán mua sắm tài sản cố định.
2.2.4.2. Quy trình lập dự toán
Dự toán ngân sách tại Công ty được lập theo trình tự sau:
Trước tiên, Công ty tiến hành xây dựng nguyên tắc lập dự toán, sau đó lập dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ là cơ sở để lập dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý.
Dựa trên các dữ liệu doanh thu, chi phí từ các báo cáo dự toán đã lập, thiết lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Dự toán mua sắm tài sản cố định được lập căn cứ vào nhu cầu mua sắm máy móc thiết bị, kế hoạch đầu tư xây dựng công trình, nhà xưởng trong kỳ dự toán.
Trình tự lập dự toán được thể hiện cụ thể như sau:
Vào cuối quý 3 hàng năm, phòng kế toán căn cứ vào số liệu doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế từ tháng 1 đến tháng 10 và ước tính số liệu cho tháng 11 và tháng 12 của năm hiện tại để phác thảo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ước tính trong kỳ và báo cáo với Ban Giám đốc Công ty.
Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại, kết quả kinh doanh ước tính do kế toán cung cấp, và dự báo tình hình kinh doanh trong tương lai, Công ty tiến hành tổ chức cuộc họp tất cả các chủ quản của các bộ phận thuộc khối quản lý, kinh doanh, nhà máy và nghiên cứu phát triển để thống nhất kế hoạch thực hiện và đề ra mục tiêu lợi nhuận cho năm kế hoạch.
Phòng kinh doanh dự tính số lượng sản phẩm tiêu thụ và ước tính giá bán cho các loại xe trong năm kế hoạch. Phòng kế toán cân đối các chi phí có liên quan và xác định tỷ lệ chi phí cần tiết giảm để đạt mục tiêu của Công ty, tiến hành lập nguyên tắc dự toán. Nguyên tắc này sau khi được Ban Giám đốc xét duyệt sẽ thông báo đến các bộ phận để làm cơ sở lập dự toán ngân sách cho năm kế hoạch.
Nguyên tắc lập dự toán thông thường căn cứ theo số liệu thực tế từ tháng 1 đến tháng 10 và số dự toán tháng 11, tháng 12 của kỳ hiện tại và tỷ lệ tiết giảm chi phí cho kỳ dự toán mới.
Đối với các chi phí có liên quan đến số lượng sản xuất, tiêu thụ thì căn cứ theo số lượng dự toán để lập.
Đối với các hạng mục chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuế, chi phí thuê nhà thì căn cứ vào tình hình thực tế để lập dự toán.
Sau khi các bộ phận hoàn tất việc lập dự toán, gửi bảng số liệu này về phòng kế toán. Kế toán phụ trách tổng hợp dự toán ngân sách tiến hành tổng hợp số liệu từ các bộ phận, kiểm tra số liệu, đối chiếu với nguyên tắc lập dự toán. Bộ phận nào chưa đạt yêu cầu đặt ra của Công ty, tiếp tục điều chỉnh số liệu cho phù hợp. Nếu không thể điều chỉnh theo mục tiêu đã đề ra, bộ phận đó phải lập báo cáo giải thích và phải được xét duyệt bởi Phó Tổng Giám đốc Công ty.
Dự toán tiêu thụ:
Phòng kinh doanh căn cứ tình hình tiêu thụ thực tế từ tháng 1 đến tháng 10 của năm hiện tại, kết hợp với việc xem xét các nhân tố ảnh hưởng hoạt động kinh doanh trong tương lai như chính sách giá cả của Công ty, tình hình kinh tế, sự phát triển của các sản phẩm cạnh tranh, mức thu nhập và thị hiếu của người tiêu dùng, các chính sách khuyến mãi, quảng cáo và dịch vụ chăm sóc khách hàng…để dự toán số lượng xe tiêu thụ và giá bán của sản phẩm một cách phù hợp.
Khi đó doanh thu dự toán được tính bằng công thức: Doanh thu dự toán = Số lượng xe tiêu thụ dự toán x Đơn giá bán dự toán
Trong đó số lượng xe tiêu thụ được lập dự toán cho từng tháng và từng loại xe. Đơn giá bán dự toán được tính trên cơ sở đơn giá bán hiện tại và tỷ lệ tăng (giảm) giá bán trong kỳ dự toán theo ước tính của phòng kinh doanh.
Bảng dự toán số lượng xe tiêu thụ (xem phụ lục 2.1)
Bảng dự toán doanh thu (xem phụ lục 2.2)
Dự toán số lượng sản xuất:
Phòng kế hoạch sản xuất căn cứ vào dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ để lập kế hoạch sản xuất. Thông thường kế hoạch sản xuất được lập bằng với số lượng dự toán tiêu thụ trong kỳ dự toán. Phòng kế hoạch sản xuất gửi dữ liệu này đến các bộ phận sản xuất để làm căn cứ lập dự toán các hạng mục chi phí liên quan đến số
lượng. Bộ phận mua hàng căn cứ vào số lượng sản xuất dự toán để lên kế hoạch đặt hàng phục vụ sản xuất.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính bằng công thức:
Dự toán chi phí NVL trực tiếp = Chi phí NVL trực tiếp dự toán cho 1 xe x Số lượng xe dự toán
Trong đó, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho 1 xe ít biến động qua các kỳ nên được xác định trên cơ sở chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh và tỷ lệ giảm giá nguyên vật liệu. Tỷ lệ này do phòng mua hàng đàm phán với nhà cung cấp để giảm giá nhằm giảm giá thành sản phẩm trong kỳ dự toán.
Dự toán chi phí nhân công:
Chi phí nhân công tại Công ty bao gồm: tiền lương, tiền ăn, tiền tăng ca, chi phí thuốc, trợ cấp độc hại, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, phúc lợi cho nhân viên, chi phí phép năm và tiền lương tháng 13.
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nhân công cho toàn Công ty căn cứ vào chi phí nhân sự thực tế của năm hiện tại, kế hoạch sản xuất trong năm và tỷ lệ tiết giảm chi phí trong năm kế hoạch.
Đối với chi phí nhân công trực tiếp: căn cứ vào chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ thực tế để lập dự toán và được tính theo công thức:
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp =
Chi phí nhân công trực tiếp
thực tế phát sinh cho 1 xe x
Số lượng xe dự toán
Đối với chi phí nhân công gián tiếp: phòng nhân sự căn cứ theo số liệu thực tế và tỷ lệ tiết giảm chi phí, mức điều chỉnh lương trong kỳ kế hoạch của Công ty để lập.
Dự toán chi phí sản xuất chung:
Các bộ phận thuộc khối sản xuất căn cứ theo số lượng xe sản xuất dự toán, chi phí phát sinh kỳ thực tế, tỷ lệ tiết giảm chi phí và mục tiêu cần đạt được trong kỳ kế hoạch để lập dự toán cho bộ phận mình.
Dự toán chi phí chi phí sản xuất chung tại Công ty được tính toán như sau:
Chi phí SXC dự toán = Biến phí SXC dự toán + Định phí SXC dự toán Trong đó: Biến phí SXC dự toán = Biến phí SXC thực tế tính cho 1 xe x Số lượng xe SX dự toán Định phí SXC dự toán = Định phí SXC thực tế x
(1-% tiết giảm chi phí trong kỳ dự toán) Ngoài ra, định phí sản xuất chung dự toán bao gồm các khoản chi phí tăng thêm trong kỳ kế hoạch như chi phí sửa chữa…. Bất kỳ khoản dự toán tăng lên so với nguyên tắc lập dự toán của Công ty, các bộ phận phải giải thích nguyên nhân và được xét duyệt bởi Phó Tổng Giám đốc.
Biến phí sản xuất chung của Công ty bao gồm các hạng mục chi phí sau:
Loại chi phí Tài khoản công ty
Chi phí vật liệu Chi phí dầu nhớt Chi phí vật liệu Chi phí nhiên liệu
Chi phí vật liệu Chi phí linh kiện, vật liệu hao hụt Chi phí vật liệu Chi phí vật liệu hỗ trợ khác Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí công cụ hao hụt Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí điện, nước
Chi phí bằng tiền khác Chi phí vận chuyển hàng hoá Chi phí bằng tiền khác Chi phí đóng gói
Định phí sản xuất chung bao gồm các hạng mục chi phí:
Loại chi phí Tài khoản công ty
Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí lương nhân viên Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí huấn luyện, đào tạo Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí khấu hao
Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí các khoản phân bổ khác Thuế, phí và lệ phí Chi phí bảo hiểm
Thuế, phí và lệ phí Chi phí thuế và lệ phí Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí văn phòng phẩm Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bưu điện
Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí điện thoại di động Chi phí bằng tiền khác Chi phí công tác trong nước Chi phí bằng tiền khác Chi phí công tác nước ngoài Chi phí bằng tiền khác Chi phí giao thông
Chi phí bằng tiền khác Chi phí giao tế Chi phí bằng tiền khác Chi phí thuê Chi phí bằng tiền khác Chi phí thuê khác Chi phí bằng tiền khác Chi phí bảo vệ Chi phí bằng tiền khác Chi phí vệ sinh Chi phí bằng tiền khác Chi phí sửa chữa Chi phí bằng tiền khác Chi phí mua lặt vặt Chi phí bằng tiền khác Chi phí khác
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được thể hiện trong bảng phụ lục 2.3
Dự toán chi phí bán hàng: Dự toán chi phí bán hàng do các bộ phận thuộc khối kinh doanh lập (bao gồm các bộ phận như: bộ phận kinh doanh, bộ phận bảo hành, bộ phận linh kiện phục vụ, …). Chi phí bán hàng được chia thành chi phí có thể khống chế và chi phí không thể khống chế.
- Chi phí có thể khống chế: là những chi phí có thể kiểm soát và chủ động
tiết giảm nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận của Công ty. Chi phí này được phân loại thành biến phí bán hàng và định phí bán hàng, bao gồm các hạng mục như sau:
Loại chi phí Tài khoản công ty Tính chất
Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí vận chuyển hàng hoá
Biến phí
Chi phí bảo hành Chi phí bảo hành Chi phí bằng tiền khác Chi phí xuất khẩu Chi phí bằng tiền khác Chi phí đóng gói
Chi phí nhân viên Chi phí lương nhân viên
Định phí
Chi phí nhân viên Chi phí huấn luyện, đào tạo Chi phí nhân viên Chi phí tuyển dụng nhân viên Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí văn phòng phẩm Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí điện, nước Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bưu điện
Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí điện thoại di động Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí thuê khác
Chi phí bằng tiền khác Chi phí công tác trong nước Chi phí bằng tiền khác Chi phí công tác nước ngoài Chi phí bằng tiền khác Chi phí giao thông
Chi phí bằng tiền khác Chi phí giao tế Chi phí bằng tiền khác Chi phí hỗ trợ Chi phí bằng tiền khác Chi phí quảng cáo
Chi phí bằng tiền khác Chi phí lắp đặt biển quảng cáo Chi phí bằng tiền khác Chi phí vệ sinh
Chi phí bằng tiền khác Chi phí sửa chữa Chi phí bằng tiền khác Chi phí hội nghị
Chi phí bằng tiền khác Chi phí nghiên cứu thị trường Chi phí bằng tiền khác Chi phí khác
Trong đó, dự toán biến phí bán hàng được tính theo công thức: Biến phí BH dự toán = Biến phí BH thực tế tính cho 1 xe x Số lượng xe tiêu thụ dự toán
Định phí bán hàng: Căn cứ theo định phí bán hàng của kỳ thực tế và tỷ lệ tiết giảm chi phí trong kỳ dự toán theo quy định của Công ty. Trong trường hợp dự toán tăng thêm do thực hiện các chuyên án trong kỳ kế hoạch, các bộ phận đính kèm bảng giải thích kế hoạch chi tiết và được xét duyệt bởi Phó Tổng Giám đốc Công ty.
- Chi phí không thể khống chế: bao gồm các hạng mục chi phí như: Chi
phí khấu hao TSCĐ, các khoản phân bổ dài hạn, chi phí thuế và lệ phí, chi phí bảo hiểm, chi phí thuê. Các hạng mục chi phí này được lập dự toán bằng với số thực tế phát sinh của kỳ hiện tại.
Bảng tổng hợp dự toán chi phí bán hàng (xem phụ lục 2.4)
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí này do các bộ phận thuộc khối quản lý lập và theo dõi (bao gồm các bộ phận như bộ phận hành chánh, nhân sự, kế toán, mua hàng, môi trường, đào tạo, …), đồng thời được chia thành chi phí có thể khống chế và chi phí không thể khống chế.
- Chi phí có thể khống chế: là những chi phí mà các bộ phận có thể kiểm
soát và tiết giảm nhằm đạt mục tiêu đề ra của Công ty.
Chi phí này được lập dựa trên số liệu thực tế của kỳ trước và tỷ lệ tiết giảm chi phí theo yêu cầu của công ty trong kỳ kế hoạch. Tùy thuộc vào kế hoạch thực