Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

PHẦN I LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay trong xu hướng toàn cầu hóa, vấn đề mở cửa và hội nhập đã và đang cả thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng chú trọng Các Doanh nghiệp nói chung không chỉ muốn phát triển ngành hàng kinh doanh của mình trong thị trưòng nội địa mà luôn muốn tiến sâu ra thị trường quốc tế Thị trường Quốc tế luôn luôn biến động, hoạt động xuất nhập khẩu tuy không còn mới mẻ song nó luôn mang tính thời sự cấp bách và là mối quan tâm hàng đầu của các Doanh nghiệp trong nền kinh tế Quốc dân Xuất khẩu đóng góp vào quá trình chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế, thúc đẩy nền sản xuất phát triển, tạo tiền đề cho mọi ngành cùng có cơ hội phát triển, tăng cường hiệu quả sản xuất của từng nước, giúp các nước tạo ra năng lực sản xuất mới do có sự phân công lao động quốc tế Đặc biệt, trong quy trình xuất khẩu thì việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu được coi là khâu quan trọng có tính chất quyết định đến sự thành bại của toàn bộ thương vụ xuất khẩu của Doanh nghiệp Đặc biệt khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO, thì vấn đề xuất khẩu càng được chú trọng phát triển và Nhà nước đẫ sử dụng nhiều chính sách thúc đẩy hoạt động xuất khẩu nhằm đem lại hiệu quả cao cho nền kinh tế nước nhà Trong quá trình thực tập tại công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex, em nhận thấy đây là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, với kinh nghiệm kinh doanh quốc tế gần 30 năm Công tyđã tạo dựng được cho mình một vị thế vững chắc trên thị trường nội địa và nước ngoài Thực tế cho thấy, kim ngạch cà phê xuất khẩu của Công ty rất lớn, tuy nhiên còn nhiều vấn đề cần được nghiên cứu nhằm thúc đẩy hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại Công ty để thu được lợi nhuận cao Bởi vậy, việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đem lại kết quả cao trong hoạt động kinh doanh của Công ty là rất

cũng như trong nước Với những lý do trên và cùng với sụ giúp đỡ của Thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Tuấn và các cô chú trong Công ty Xuất Nhập

Khẩu Intimex em đã lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ

chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex”.

Mục đích nghiên cứu của chuyên đề: là để hệ thống hóa lý thuyết về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê trong điều kiện kinh doanh thực tế của Công ty Từ đó phân tích, đánh giá và xây dựng kiến nghị

để giải quyết vấn đề nảy sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: là nghiên cứu các giải pháp

nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex với phạm vi nghiên cứu là tập trung vào mặt hàng cà phê với thời gian giới hạn từ năm 2005-2007 trên các thị trường chủ yếu của công ty

Phương pháp nghiên cứu: Với đề tài mang tính bao quát và thực tế nên chuyên đề sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, tổng hợp và phương pháp so sánh

Nội dung của đề tài bao gồm các phần sau:

Chương I: Lý luận chung về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Chương II: Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex trong thời gian qua

Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty Intimex

PHẦN II NỘI DUNG

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA Ở DOANH NGHIỆP

I CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỘT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ

1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hợp đồng xuất khẩu

1.1.Khái niệm hợp đồng xuất khẩu

Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là sự thoả thuận ý chí giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là Bên xuất khẩu (bên bán) có nghĩa vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho một bên khác gọi là Bên nhập khẩu và nhận thanh toán; và Bên nhập khẩu (bên mua) có nghĩa vụ thanh toán cho Bên xuất khẩu, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận

Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là hợp đồng song vụ: mỗi bên ký kết hợp đồng đều có nghĩa vụ đối với nhau Bên xuất khẩu có nghĩa vụ giao hàng cho Bên nhập khẩu còn Bên nhập khẩu có nghĩa vụ thanh toán cho Bên xuất khẩu

Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là hợp đồng có đền bù: bên có nghĩa vụ thì cũng có quyền lợi và ngược lại Bên nhập khẩu được hưởng quyền lợi nhận hàng và đổi lại phải có nghĩa vụ trả tiền cân xứng với giá trị

đã được giao Ngược lại, Bên xuất khẩu nhận được tiền phải có nghĩa vụ giao hàng

So với hợp đồng mua bán trong nước, hợp đồng thương mại quốc tế có những đặc điểm khái quát như sau:

- Bản chất của hợp đồng: là sự thoả thuận ý chí của các Bên ký kết Đây là đặc trưng rất cơ bản của hợp đồng nói chung và hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế nói riêng

- Chủ thể của hợp đồng: Bên xuất khẩu và Bên nhập khẩu, là các thương nhân có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau Nếu các bên không có trụ sở kinh doanh thì sẽ dựa vào nơi cư trú của họ, còn quốc tịch của cá nhân người đại diện của các bên không có ý nghĩa trong việc xác định yếu tố quốc tế của hợp đồng Hai người trực tiếp ký vào hợp đồng có thể đều mang quốc tịch Việt Nam, nhưng họ đại diện cho các bên có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau thì hợp đồng ký kết giữa các bên này vẫn là hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế

- Nguồn luật điều chỉnh: Trụ sở thương mại của các bên trong hợp đồng xuất khẩu nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau chính vì vậy nguồn luật điều chỉnh ở đây rất phức tạp và đa dạng, không chỉ là luật quốc gia mà còn gồm cả điều ước quốc tế về thương mại, luật nước ngoài cũng như tập quán thương mại quốctế

- Đối tượng của hợp đồng: là hàng hoá di chuyển qua biên giới hải quan của một nước Biên giới hải quan được hiểu là tập hợp các cửa khẩu, các văn phòng hải quan nơi mà hàng hoá phải được tiến hành các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu theo các quy chế quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu của Chính phủ các nước Thuật ngữ “biên giới hải quan” được sử dụng xuất phát từ thực tiễn sự hình thành các kho ngoại quan, các khu chế xuất, các đặc khu kinh tế và những quy chế hải quan đặc biệt dành cho sự hoạt động của các khu vực này làm cho biên giới lãnh thổ không thật chính xác để xác định ranh giới di chuyển của hàng hoá xuất nhập khẩu Luật thương mại Việt

Nam năm 2005 khẳng định đặc điểm này khi định nghĩa: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.” (Điều 28, Luật thương mại năm 2005)

- Giá cả và phương thức thanh toán: Khả năng thanh toán trong nhiều trường hợp gặp nhiều khó khăn phức tạp vì người bán hàng (bên xuất khẩu) không phải bao giờ cũng có đầy đủ thông tin về người mua (bên nhập khẩu) cũng như thủ tục thanh toán theo pháp luật quốc gia người mua Do đó, khi

ký kết hợp đồng những điều kiện thanh toán đã được nghiên cứu, soạn thảo

kỹ, ngoài ra người bán phải cố gắng đưa vào hợp đồng điều kiện đảm bảo thanh toán mà tốt nhất là của ngân hàng tại quốc gia người bán.

Đồng tiền tính giá hoặc thanh toán không còn là đồng nội tệ của một quốc gia mà là ngoại tệ đối với ít nhất một bên ký kết Phương thức thanh toán thông qua hệ thống ngân hàng

- Liên quan mật thiết đến hoạt động vận chuyển: theo nguyên tắc trong hợp đồng xuất khẩu, hàng hóa-dịch vụ được vận chuyển qua biến giới ít nhất hai quốc gia Vì vậy điều kiện vận chuyển có vị trí rất quan trọng trong hợp đồng

- Quy định trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng: trong quan hệ thương mại quốc tế, có sự rủi ro đáng kể do không có khả năng thực hiện nghĩa vụ vì những sự kiện bất thường như: thuế xuất nhập khẩu tăng cao, nhà nước cấm vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài, chiến tranh, thiên tai bất ngờ…

Vì vậy việc đưa vào hợp đồng những quy định để điều chỉnh sự ảnh hưởng của các sự kiện nói trên đối với việc phân chia trách nhiệm của các bên do hoàn toàn không thực hiện hay không thực hiện một phần nghĩa vụ có ý nghĩa quan trọng

- Cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng là toà án hay trọng tài thương mại có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại là cơ quan nước ngoài đối với ít nhất một trong các chủ thể.Điều kiện này quan trọng vì thiếu điều kiện này sẽ làm cho việc giải quyết tranh chấp giữa các bên trở nên khó khăn, phức tạp và nhiều lúc không giải quyết được.

- Mối liên hệ chặt chẽ giữa một số loại hợp đồng xuất khẩu: việc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương được đi kèm với việc ký kết một loạt hợp đồng khác (hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng vay tín dụng…) Để đảm bảo thương vụ có hiệu quả cần phải có sự thống nhất, đồng bộ trong việc thực hiện các hợp đồng này

1.3.Vai trò của hợp đồng xuất khẩu

Hợp đồng xuất khẩu giữ một vai trò rất quan trọng trong kinh doanh TMQT, có xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa

vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi mà bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thỏa thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và

ít xảy ra tranh chấp

2 Kết cấu và nội dung cơ bản của hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

2.1.Kết cấu hợp đồng

Tuỳ vào thực tiễn giao dịch giữa các bên và hàng hoá mua bán theo hợp đồng mà mỗi một hợp đồng sẽ được soạn thảo với những nội dung cụ thể khác nhau Tuy nhiên, về cơ bản, một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc

tế có kết cấu gồm ba phần: phần mở đầu, phần các điều khoản và điều kiện

và phần kết

* Phần mở đầu thường gồm các nội dung như sau:

- Tiều đề: thường được thể hiện bằng các thuật ngữ như Hợp đồng (Contract) hoặc Bản thoả thuận (Agreement)

- Số và ký hiệu của hợp đồng: thường được ghi kèm với tiêu đề nhằm giúp cho việc quản lý và lưu trữ hợp đồng của các chủ thể ký kết Vì vậy, số

và ký hiệu thường được thể hiện sao cho có thể nhận biết được các bên ký kết hợp đồng một cách dễ dàng và nhanh nhất Ví dụ, hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế được ký kết giữa các công ty có tên giao dịch là Uprosexim

và Technoimport vào tháng 4 năm 2007 được ký hiệu như sau: Contract No UPRO-TEC/04/07

- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng Ví dụ: Hà Nội,ngày 18 tháng 3 năm 2008 (Hanoi, March 8th 2008) Cũng có nhiều trường hợp người ta lại ghi địa điểm và ngày tháng ký kết ở phần cuối hợp đồng Ví dụ: Hợp đồng được lập tại Hà Nội vào ngày 8 tháng 3 thành 4 bản có hiệu lực pháp lý như nhau, mỗi bên giữ hai bản (The present contract was made in Danang on March 8th 2008 in quadruplicate of equal force, two of which are kept by each party) Địa điểm ký kết hợp đồng có ý nghĩa góp phần xác định nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nếu các bên không thoả thuận nguồn luật

nếu các bên không có thoả thuận gì khác về thời điểm phát sinh hiệu lực của hợp đồng thì thời điểm này tính từ thời điểm các bên ký kết hợp đồng

- Các bên ký kết hợp đồng: tên các bên ký kết, địa chỉ, số tel, số fax, địa chỉ email, số tài khoản và tên ngân hàng, người đại diện ký kết hợp đồng

- Những định nghĩa dùng trong hợp đồng Những định nghĩa này có thể rất nhiều, ví dụ "hàng hóa" có nghĩa là , "Thiết kế" có nghĩa là Ít nhất người ta cũng đưa ra định nghĩa sau đây:

Công ty X, địa chỉ , số điện thoại , đại diện bởi Ông dưới đây gọi là Bên bán (X company, address , Tel represented by Mr hereinafter referred to as the Seller)

- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng Đây có thể là hiệp định ký kết giữa các Chính phủ, cũng có thể là Nghị định thư ký kết giữa các Bộ thuộc các quốc gia khác nhau Chí ít, người ta cũng nêu ra sự tự nguyện của các bên khi ký kết hợp đồng Ví dụ:

Các bên đã cùng nhau thỏa thuận rằng Bên bán cam kết bán và Bên mua cam kết mua những hàng hoá dưới đây theo các điều khoản và điều kiện sau (It has been mutually agreed that the Seller commits to sell and the Buyer commits to buy the undermentioned goods on the following terms and conditions)

* Phần các điều khoản và điều kiện quy định hệ thống các điều kiện giao dịch thương mại do hai bên thỏa thuận như: các điều khoản về hàng hoá như tên hàng, số lượng, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, ký mã hiệu, điều kiện kiểm tra số lượng, chất lượng ; các điều khoản tài chính như giá

cả, thanh toán ; các điều khoản vận tải, giao nhận và bảo hiểm như điều kiện giao nhận hàng, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện vận tải, điều kiện bảo hiểm ; và các điều khoản pháp lý như luật áp dụng vào hợp đồng, bất

khả kháng, thưởng phạt, khiếu nại, trọng tài Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng Các bên thường dành thời gian và công sức nhiều nhất cho phần này khi đàm phán, thoả thuận và ký kết hợp đồng

* Phần kết của hợp đồng quy định các nội dung như:

- Số bản hợp đồng và số lượng hợp đồng giữ lại của mỗi bên

- Ngôn ngữ của hợp đồng Ngôn ngữ của hợp đồng sẽ giúp xác định được hợp đồng được lập bằng ngôn ngữ nào sẽ là hợp đồng gốc, là cơ sở quy định quyền và nghĩa vụ của các bên

- Thời hạn hiệu lực của hợp đồng

- Những quy định liên quan đến bổ sung, sửa đổi hợp đồng

- Chữ ký có thẩm quyền của các bên ký kết

2.2.Nội dung cơ bản các điều khoản chủ yếu của hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Các điều khoản cơ bản của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là tất cả các điều khoản được các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhằm xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên Tuy nhiên, để hợp đồng có hiệu lực pháp lý thì những điều khoản này không được trái pháp luật

* Điều khoản về tên hàng (Comodity):

Điều khoản về tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn hàng, thư chào hàng, hợp đồng hoặc nghị định thư Có thể thấy rằng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, việc diễn đạt tên hàng là một điều kiện không thể thiếu được Điều khoản tên hàng có ý nghĩa luật pháp và thực tiễn quan trọng Trong điều khoản này, hàng hóa phải được ghi một cách đầy đủ,

rõ ràng, chính xác, kèm theo tên thương mại Nếu đối tượng của việc mua bán gồm nhiều mặt hàng, chủng loại hàng hóa khác nhau thì phải ghi rõ danh

mục các mặt hàng đó Danh mục hàng hóa này có thể được coi là phụ lục của hợp đồng Thông thường, có những cách diễn đạt tên hàng như sau:

- Ghi tên hàng theo tên thương mại nhưng kèm theo tên thông thường

và tên khoa học của nó (thông thường áp dụng cho các loại hóa chất, giống cây)

- Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra hàng hóa đó (Rượu vang Bordeaux…)

- Ghi tên hàng kèm theo hãng sản xuất ra hàng hóa đó (Tivi L/G, Điện thoại L/G, Tủ lạnh L/G…)

- Ghi tên hàng kèm theo quy cách chính của hàng hóa đó (Xe tải trọng tải 5 tấn hay 10 tấn…)

- Ghi tên hàng kèm theo nhãn hiệu của nó (Ôtô Toyota, Bia Tiger…)

- Ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng hóa đó (Dầu gội dưỡng tóc, kem làm trắng da…)

- Ngoài ra, người ta còn kết hợp theo các cách trên với nhau

Điều khoản tên hàng là điều khoản chủ yếu của hợp đồng nên khi quy định điều khoản này cần chú ý: phải phản ánh chính xác đặc điểm hàng hóa, tránh những quy định sáo rỗng; đưa ra quy định trung thực đối với thực

tế hàng hóa; nên sử dụng tên gọi thông thường sử dụng trên thị trường quốc tế; chú ý chọn và miêu tả tên hàng sao cho chính xác và phù hợp với danh mục quy định

* Điều khoản về chất lượng (Quality)

Điều khoản quan trọng nhất của mọi hợp đồng mua bán hàng hóa, đặc biệt là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế vì chất lượng hàng hoá ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị sử dụng và giá cả hàng hóa Điều khoản chất

lượng hàng hóa là thỏa thuận của các bên liên quan đến việc xác định chất lượng và cách thức kiểm tra chất lượng của hàng hóa, là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hóa, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng Điều khoản

về chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp

về chất lượng cho nên tùy từng hàng hóa mà có phương pháp quy định chất lượng cho phù hợp và tối ưu Trong TMQT có các phương pháp như:

- Chất lượng được xác định theo tiêu chuẩn của các cơ quan có thẩm quyền cho loại hàng hóa nhất định, như tiêu chuẩn kích thước, công suất, phương pháp sản xuất…

- Chất lượng hàng hóa được xác định theo quy cách hàng hóa hay tài liệu kỹ thuật (ví dụ theo sơ đồ bản vẽ, bản thuyết trình về tính năng…)

- Dựa vào xem hàng mẫu: Theo cách này chất lượng của hàng hóa được xác định theo mẫu hàng do người bán đưa ra trước đó Xác định chất lượng theo cách này thường áp dụng đối với mặt hàng đặc thù không có tính chất quốc tế thống nhất hay không thể miêu tả được

Do có các loại hàng hóa khác nhau nên phương pháp biểu thị chất lượng cũng khác nhau nên trong điều khoản này cần chú ý: vận dụng chính xác các phương pháp biểu thị chất lượng; quy định điều kiện chất lượng cần khoa học và hợp lý; có thể quy định độ cơ động nhất định về chất lượng đối với một số loại hàng hóa nhất định…

* Điều khoản về số lượng (Quantity)

Điều khoản số lượng là một điều khoản chủ yếu không thể thiếu được trong các hợp đồng TMQT Số lượng mà hai bên thỏa thuận giao nhận với nhau là căn cứ để giao nhận hàng hóa nên việc ghi chính xác số lượng ký kết trong hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng Điều khoản này nhằm nói lên mặt

“lượng” của hàng hóa giao dịch, điều khoản bao gồm các quy định hàng hóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng của hàng hóa Những điểm cần chú ý trong quy định điều khoản này: nắm chính xác

số lượng ký kết; điều khoản cần quy định cụ thể, rõ ràng để tránh gây ra tranh chấp

* Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking)

Bao gói ảnh hưởng đến chất lượng và giá cả của hàng hóa Điều khoản này liên quan đến lợi ích của hai bên mua bán nên cần được ghi rõ ràng, cụ thể Bao bì đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trong quá trình vận chuyển và bảo quản cũng như nâng cao tính thẩm mỹ hấp dẫn của hàng hóa Trong điều khoản này quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì…Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa Thông tin của ký mã hiệu phải đáp ứng được mục tiêu đề ra như: những dấu hiệu cần thiết cho người nhận hàng, những chi tiết cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa, những dấu hiệu hướng dẫn cho cách sắp xếp, bốc dỡ hàng hóa…Ký mã hiệu phải đơn giản,

dễ đọc… không ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa

* Điều khoản về giá cả (Price)

Trong TMQT, xác định giá cả hàng hóa XNK và quy định điều khoản giá cả là một vấn đề quan trọng mà hai bên giao dịch quan tâm nhất Giá cả phải được xác định trên cơ sở giá quốc tế và xuất phát từ điều kiện giao hàng Thông thường giá thể hiện bằng ngoại tệ mạnh Theo nguyên tắc giá phải được quy định rõ, đúng và chính xác Điều khoản giá cả là một trong những điều khoản chủ yếu của hợp đồng TMQT, vì nó có mối quan hệ mật thiết và ảnh hưởng tới các điều khoản khác của hợp đồng Điều khoản giá cả

quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá

và quy tắc giảm giá (nếu có)

Những điều cần chú ý trong quy định điều khoản giá cả hàng hóa là: xác định hợp lý giá cả hàng hóa; vận dụng hợp lý về giảm giá; đơn vị tính số lượng, tiền tính giá, tên nơi bốc dỡ đề cập trong đơn giá cần thiết chính xác,

rõ ràng để giúp cho việc thực hiện hợp đồng; nếu buộc phải dùng loại tiền tính giá bất lợi thì cần đặt thêm khoản đảm bảo giá trị…

* Điều khoản về thanh toán (Payment)

Là điều khoản quan trọng, liên quan trực tiếp quyền lợi và nghĩa vụ cơ bản của hai bên trong mua bán quốc tế do nó có ảnh hưởng đến bộ phận vốn, chi phí và rủi ro trong lưu thông tiền tệ của hai bên Điều khoản thanh toán quy định loại tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán, điều kiện đảm bảo hối đoái Có hai hình thức phổ biến:

- Phương thức nhờ thu (collection of payment)

- Phưong thức tín dụng chứng từ (L/C)

Trong điều khoản này thời hạn thanh toán phải quy định rõ ràng và chặt chẽ trong hợp đồng (phải có một khoảng thời gian cụ thể, rõ ràng)

* Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery)

Trong điều khoản giao hàng là điều khoản chủ yếu Điều khoản này quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao nhận, thông báo giao hàng, nội dung thông báo và một số quy định khác về việc giao hàng Việc thông báo là nhằm để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng vì có sự chuyển giao về trách nhiệm, rủi ro và chi phí trong quá trình giao nhận

Vấn đề cần chú ý khi quy định thời gian giao hàng là cần căn cứ vào tình hình thực tế của nguồn hàng và nguồn tàu để xác định thời hạn giao hàng Quy định cảng bốc xếp và cảng đích nước ngoài cần đòi hỏi cụ thể, rõ ràng: cần chú ý các điều kiện cụ thể của cảng bốc xếp; cần chú ý có vấn đề trùng tên của cảng nước ngoài hay không…

* Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god) Quy định trường hợp miễn trách là điều khoản không thể thiếu được trong các hợp đồng TMQT Số lượng mà hai bên thỏa thuận giao nhận với nhau là căn cứ để giao nhận hàng hóa nên việc ghi chính xác số lượng ký kết trong hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng

Điều khoản về trường hợp miễn trách hoặc hoãn thực hiện các nghĩa

vụ của hợp đồng cho nên thường quy định: nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê các trường hợp miễn trách và trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra các trường hợp miễn trách

* Điều khoản về khiếu nại (Claim)

Khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc việc bên kia vi phạm các cam kết

đã ký kết Nội dung của điều khoản quy định thời gian khiếu nại, thể thức khiếu nại và nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại và cách thức giải quyết khi xảy khiếu nại

* Điều khoản bảo hành (Warranty)

Điều khoản này quy định trách nhiệm của người bán đối với chất lượng của hàng hóa trong một thời gian nhất định cho người mua Trong điều khoản bảo hành hai bên sẽ thỏa thuận về phạm vi bảo đảm của hàng hóa, thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong nội dung bảo hành

* Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)

Điều khoản quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường Điều khoản này có thể kết hợp cùng với các điều khoản khác trong hợp đồng như điều khoản thanh toán, giao hàng hoặc độc lập thành điều khoản riêng

* Điều khoản trọng tài (Arbitration)

Hoạt động kinh doanh quốc tế rất phức tạp nên thường có các tranh chấp xảy ra nếu như các bên không cận thận trong kinh doanh Khi xảy ra tranh chấp thì có nhiều biện pháp để giải quyết như thương lượng, hòa giải hay thông qua trọng tài và tòa án Điều khoản trọng tài sẽ quy định ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành… Trên đây là những điều khoản chủ yếu, cơ bản của một hợp đồng TMQT, song trong thực tế tùy thuộc vào từng loại hợp đồng cụ thể với những mặt hàng mà có thể có thêm các điều khoản như: Điều khoản bảo hiểm, Điều khoản vận tải, Điều khoản khác…

3 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Đây là vấn đề được các bên ký kết hợp đồng đặc biệt quan tâm Bởi chỉ khi hợp đồng ký kết giữa các bên có hiệu lực thì quyền lợi và nghĩa vụ của các bên mới được bảo đảm và thực hiện theo hợp đồng mà các bên đã ký kết và nếu có tranh chấp xảy ra thì mới đảm bảo việc khiếu nại hay tố tụng trước Toà án hay Trọng tài Để đảm bảo hiệu lực pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế chúng ta cần phải lưu ý các vấn đề sau:

1- Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện thỏa thuận ý chí giữa các Bên, đó chính là sự thuận mua vừa bán Người bán nhất trí giao hàng mà người mua muốn mua; người mua nhận hàng và trả tiền theo cam

trường hợp pháp luật ngăn cấm như: có sự cưỡng bức, đe dọa; có sự lừa dối;

có sự nhầm lẫn

2- Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp Chủ thể của hợp đồng là các thương nhân có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau và có đủ tư cách pháp lý Tư cách pháp lý của các thương nhân này được xác định căn

cứ theo pháp luật của nước mà thương nhân đó có trụ sở

Pháp luật Việt Nam hiện hành đã có những sửa đổi khá cơ bản về quyền kinh doanh xuất nhập khẩu của thương nhân:

- Theo Nghị định số 33/CP của Chính Phủ ngày 19/4/1994 về quản lý nhà nước đối với hoạt động xuất nhập khẩu, muốn được kinh doanh xuất nhập khẩu các thể nhân hoặc pháp nhân phải có Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ thương mại cấp

Đối với doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu, để được cấp Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu doanh nghiệp phải đáp ứng đủ 4 điều kiện:

+ Là doanh nghiệp được thành lập theo đúng luật pháp và cam kết tuân thủ các quy định của luật pháp hiện hành;

+ Hoạt động theo đúng ngành hàng đã đăng ký khi thành lập doanh nghiệp;

+ Doanh nghiệp phải có mức vốn lưu động tối thiểu tính bằng tiền Việt Nam tương đương 200 000 USD tại thời điểm đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu Riêng đối với các doanh nghiệp thuộc các tỉnh miền núi và các tỉnh có khó khăn về kinh tế, các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng cần khuyến khích xuất khẩu mà không đòi hỏi nhiều vốn, mức vốn lưu động nêu trên được quy định tương đương 100 000 USD;

+ Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ kinh doanh, ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, muốn được cấp Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu cần phải:

+ Được thành lập theo đúng luật pháp;

+ Có cơ sở sản xuất hàng xuất khẩu ổn định và có thị trường tiêu thụ ở nước ngoài;

+ Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ kinh doanh, ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương

Nếu có đủ 3 điều kiện trên, các doanh nghiệp sản xuất được quyền trực tiếp xuất khẩu hàng hoá do mình sản xuất và nhập khẩu vật tư nguyên liệu cần thiết cho sản xuất của chính doanh nghiệp

Như vậy, theo quy định tại Nghị định này những doanh nghiệp chưa có Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu không phải là chủ thể của hợp đồng mua bán ngoại thương Mọi hợp đồng mua bán ngoại thương do các doanh nghiệp này ký đều không có hiệu lực vì chủ thể ký kết phía Việt Nam không hợp pháp Và thực tế ở Việt Nam trong một thời gian đã tồn tại những doanh nghiệp được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và những doanh nghiệp không được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu

- Nghị định 57/1998/NĐ-CP có hiệu lực pháp lý từ ngày 1/9/1998 đã tạo bước đột phá trong quy định về quyền kinh doanh xuất nhập khẩu đối với thương nhân Theo đó, thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, thành lập theo quy định của pháp luật, được phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá theo ngành nghề đã ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tại

nhập khẩu tại Bộ thương mại Và kể từ ngày Nghị định 57 có hiệu lực pháp

lý, các Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ thương mại đã cấp hết hiệu lực thi hành Như vậy, theo Nghị định 57, quyền kinh doanh xuất nhập khẩu đối với thương nhân đã được mở rộng cho tất cả các doanh các doanh nghiệp Các doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố là được kinh doanh xuất nhập khẩu, không còn phải xin phép Bộ thương mại Và cũng không còn sự phân biệt giữa doanh nghiệp được quyền và doanh nghiệp không được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu nữa

- Nghị định 44/2001/NĐ-CP đã tiếp tục mở rộng quyền kinh doanh xuất khẩu cho doanh nghiệp khi quy định thương nhân có thể xuất khẩu tất

cả các loại hàng hoá không phụ thuộc vào ngành nghề được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trừ những hàng hoá thuộc danh mục cấm xuất khẩu Tuy nhiên, quyền kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp vẫn còn bị hạn chế Cụ thể, thương nhân chỉ được nhập khẩu những hàng hoá theo ngành nghề, ngành hàng ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Đối với những hàng hoá thuộc Danh mục hàng hoá xuất nhập khẩu

có điều kiện (hàng xuất khẩu, nhập khẩu có hạn ngạch, có giấy phép của Bộ thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành) thì thương nhân phải được cơ quan có thẩm quyền phân bổ hạn ngạch hoặc cấp giấy phép thì mới được tiến hành kinh doanh xuất nhập khẩu

- Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp được mở rộng hơn nữa cùng với sự ra đời của Nghị định 12/2006/NĐ-CP Nghị định 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/5/2006 và thay thế cho Nghị định 57/1998/NĐ-CP và Nghị định 44/2001/NĐ-CP Theo Nghị định 12, thương nhân được xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề

đăng ký kinh doanh trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu 3- Người ký kết hợp đồng có đủ thẩm quyền ký kết theo pháp luật của nước mà thương nhân đó có trụ sở

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, người ký kết là người đại diện cho thương nhân đó theo luật hoặc theo ủy quyền Đại diện theo luật là đại diện do pháp luật quy định, là người đứng đầu pháp nhân theo quy định của điều lệ pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đại diện theo ủy quyền là đại diện được xác lập theo sự ủy quyền giữa người đại diện và người được đại diện Phạm vi đại diện theo ủy quyền được xác lập theo sự ủy quyền và người đại diện chỉ được thực hiện giao dịch trong phạm

vi đại diện Ủy quyền phải được làm bằng văn bản và người ủy quyền phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành vi của người được ủy quyền trong phạm

vi quy định của sự ủy quyền (Điều 140-142 Bộ luật dân sự 2005)

4- Đối tượng của hợp đồng phải hợp pháp Tức là hàng hoá theo hợp đồng phải là hàng hoá được phép mua bán theo qui định của pháp luật của nước bên mua và nước bên bán

Theo qui định của pháp luật Việt Nam, thương nhân được xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất nhập khẩu phải

có giấy phép của Bộ thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành (Điều 3,4 Nghị Định 12/2006/NĐ-CP) Danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu; Danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ thương mại; Danh mục hàng hoá thuộc diện quản lý chuyên ngành theo quy

định của Việt Nam được quy định trong phụ lục số 01, 02 và 03 ban hành kèm theo Nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006

5- Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp Nội dung của hợp đồng phải tuân thủ nguồn luật điều chỉnh hợp đồng Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng có thể được các bên thoả thuận quy định trong hợp đồng Khi nguồn luật điều chỉnh hợp đồng không được quy định trong hợp đồng thì áp dụng theo quy tắc luật xung đột: "luật nước người bán", "luật nơi xảy ra tranh chấp", "luật nơi ký kết hợp đồng", "luật nơi thực hiện nghĩa vụ"

Pháp luật Việt Nam cũng đã có sửa đổi khá cơ bản về yêu cầu đối với nội dung của hợp đồng theo hướng phù hợp hơn với pháp luật quốc tế Cụ thể:

- Theo quy định của Luật thương mại năm 1997 đã hết hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/1/2006, hợp đồng mua bán hàng hoá phải có các nội dung chủ yếu là: tên hàng; số lượng; quy cách, chất lượng; giá cả; phương thức thanh toán; địa điểm và thời hạn giao nhận hàng Việc quy định hợp đồng phải có 6 nội dung không thể thiếu như trên mâu thuẫn với nguyên lý cơ bản của pháp luật thương mại, theo đó quy định các chủ thể tham gia kinh doanh được tự do thoả thuận mọi giao dịch của mình Mâu thuẫn rõ ràng là giữa việc các chủ thể cùng lúc phải tuân thủ quy định bắt buộc gồm sáu nội dung của hợp đồng với việc pháp luật đã trao cho các chủ thể quyền tự do thoả thuận hợp đồng Hơn nữa, Công ước của Liên Hiệp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế (gọi tắt là Công ước Viên 1980) hiện có hơn 60 nước phê chuẩn quy định tối thiểu về các nội dung bắt buộc này, chỉ xoay quanh

ba điều khoản: tên hàng; số lượng và giá cả (Điều 14 Công ước Viên 1980)

- Vì những lý do trên, để phù hợp hơn với pháp luật quốc tế cũng như tôn trọng nguyên tắc tự do thoả thuận hợp đồng của các chủ thể, Bộ luật dân

sự năm 2005 đã quy định khi ký kết hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận về

những nội dung sau: Đối tượng của hợp đồng; số lượng, chất lượng; giá cả, phương thức thanh toán; thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; quyền, nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; phạt

vi phạm hợp đồng; các nội dung khác (Điều 402) Rõ ràng, quy định mới về nội dung của hợp đồng là nhằm giúp các bên xác định được thoả thuận cụ thể giữa họ chứ không phải để ràng buộc hay hạn chế quyền tự do hợp đồng của họ

6- Hình thức của hợp đồng phải hợp pháp Hình thức của hợp đồng phải tuân thủ nguồn luật điều chỉnh hợp đồng Trong thực tiễn thương mại quốc tế, phần lớn các hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế đều được lập thành văn bản Hình thức văn bản là cần thiết về phương diện chứng cứ trong giao dịch quốc tế

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế phải được lập thành văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu và các hình thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 3, 27 Luật thương mại 2005)

4 Nguồn luật áp dụng

Theo luật thương mại 2005 tại điều 5 quy định:

- Trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định áp dụng luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế hoặc có quy định khác với quy định của Luật này thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó

- Các bên trong giao dịch thương mại có yếu tố nước ngoài được thỏa thuận áp dụng pháp luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế nếu pháp

luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế không trái với các nguyên tắc

cơ bản của pháp luật Việt Nam

Để một hợp đồng chặt chẽ thông thường các bên sẽ thỏa thuận trong hợp đồng nguồn luật nào là nguồn luật điều chỉnh Hiện nay, các quốc gia biết đến Công ước Vienne năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

(CISG) được soạn thảo bởi Ủy ban của Liên Hợp Quốc về Luật Thương mại

quốc tế (UNCITRAL) trong một nỗ lực hướng tới việc thống nhất nguồn luật

áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế Từ khi công ước có hiệu

lực (ngày 01/01/1988), đến thời điểm hiện nay tổng số các bản án, phán quyết đã lên tới hơn 1.600 CISG cũng góp phần đáng kể vào việc thúc đẩy

sự phát triển của quan hệ thương mại về hàng hoá giữa các quốc gia Việc cùng trở thành thành viên của công ước giúp các quốc gia xích lại gần nhau hơn trong quan hệ mua bán, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp phát sinh

từ hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế được nhanh chóng và thuận lợi hơn.

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

1 Ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc

kế tiếp được liên kết chặt chẽ với nhau Thực hiện tốt một công việc là làm

cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy để tổ chức thực hiện tốt hợp đồng là trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự lôgic kế tiếp nhau

Và chúng ta cần hiểu rằng thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng không những tạo điều kiện cho mình thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện thuận cho bên đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của mình

Mỗi bên thực hiện tốt từng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho bên còn lại thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình Mà khi đối tác thực hiện tốt các nghĩa vụ của họ có nghĩa là mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình Khi thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm

cơ sở để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể nảy sinh nhiều tình huống phát sinh Các tình huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhưng cũng có khi các bên thực hiện tốt

mà các tình huống vẫn phát sinh là do trước khi ký hợp đồng các bên không thể dự đoán trước hoặc lường trước các sự việc có thể xảy ra Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây ra các tổn thất cho mỗi bên nhưng khi có phát sinh các bên đều phải tìm ra giải pháp để giải quyết nhằm hạn chế các chi phí và tổn thất để thực hiện hợp đồng có hiệu quả nhất

2 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Khi hợp đồng xuất khẩu đã được ký kết thì các doanh nghiệp kinh

doanh quốc tế sẽ tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng Đây là công đoạn phức tạp, có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp phải hoàn tất để đạt kết quả tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của mình Các doanh nghiệp phải thực hiện thật tốt từng khâu, từng công đoạn và nó đòi hỏi doanh nghiệp phải

có một đội ngũ cán bộ giỏi, có kinh nghiệm Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu đều tiến hành các công đoạn sau đối với hoạt động xuất khẩu của mình

2.1.Xin giấy phép xuất khẩu

Việc xin giấy phép xuất khẩu là một thủ tục pháp lý quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành các khâu khác trong quá trình xuất khẩu

Thủ tục cho việc xin giấy phép xuất khẩu tuỳ theo quy định của mỗi quốc gia Đối với Việt Nam, thì hiện nay thủ tục xin giấy phép xuất khẩu đã được đơn giản hơn rất nhiều so với trước đây Hiện nay, quy định “Thương nhân

là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thoe ngành nghề đã đăng ký kinh doanh” Trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh XNK tại Cục Hải quan tỉnh, Thành phố Việc đơn giản thủ tục này đã tạo thuận lợi rất nhiều cho các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế

2.2.Giục người mua mở L/C và tiến hành kiểm tra L/C

Trước khi đến thời hạn thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp xuất khẩu phải nhắc nhở, đôn đốc người mua mở thư tín dụng (L/C) đúng thời hạn Chỉ khi người mua mở L/C mới thể hiện rõ ý chí thực sự muốn giao dịch mua bán và thanh toán tiền hàng cho người bán Điều này làm cơ sở cho người bán thực hiện các khâu tiếp theo trong hợp đồng Khi nhận được thông báo về việc L/C đã được mở thì người bán cần kiểm tra lại chính xác nội dung của L/C nhằm đảm bảo sẽ được thanh toán sau khi hoàn thành hợp đồng

2.3.Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Theo như hợp đồng xuất khẩu đã ký kết thì nhà xuất khẩu phải tiến hành tổ chức khâu chuẩn bị hàng theo đúng như nội dung của hợp đồng đã

ký (số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu…) hoặc theo đúng như L/C (nếu như hợp đồng thanh toán theo L/C) Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Vì chỉ khi nhà xuất khẩu chuẩn bị tốt các công việc thì các khâu tiếp theo sẽ thực hiện tốt như thế Khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng

thời gian quy định như trong hợp đồng TMQT Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung sau: Tập trung hàng hóa xuất khẩu, bao bì đóng gói, ký mã hiệu hàng hóa và kiểm tra hàng hóa

2.3.1.Tập trung hàng xuất khẩu

Hàng phải tập trung đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hóa được chi phí Tập trung hàng là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu Tuy nhiên với loại hình doanh nghiệp khác nhau thì việc tập trung hàng hóa là khác nhau để đảm bảo cho hiệu quả quá trình xuất khẩu Các doanh nghiệp thường tập trung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu vì nó đã và có khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều kiện cho việc xuất khẩu Ta có sơ đồ tập trung hàng xuất khẩu như sau:

Nhu cầu hàng xuất khẩuNhận dạng và phân loại nguồn hàng XK

Nghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng XK

Lựa chọn nguồn hàng XK và hình thức giao dịch

(Sơ đồ: Quá trình tập trung hàng XK)

Tổ chức hệ thống tập trung hàng XK

2.3.2.Bao gói hàng xuất khẩu

Trong TMQT, hầu hết hàng hóa yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản Vì vậy việc tổ chức đóng gói bao bì,

kẻ ký mã hiệu là khâu quan trọng trong việc chuẩn bị hàng hóa Bao bì giúp bảo quản hàng hóa đồng thời có tác dụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng Việc lựa chọn bao bì đóng gói phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đặc điểm loại hàng, điều kiện vận tải và điều kiện pháp luật, tập quán ngành hàng

2.3.3.Kẻ ký mã hiệu hàng XK

Đây là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì ở mặt ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.3.4.Kiểm tra hàng xuất khẩu

Đây là công việc cần thiết, là sự tiếp tục quá trình các công đoạn thực hiện hợp đồng xuất khẩu Trước khi giao hàng cho nhà nhập khẩu thì nhà xuất khẩu phải có trách nhiệm kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng, trọng lượng bao bì…Nếu là hàng động thực vật thì phải kiểm dịch, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh Công việc của giai đoạn này là kiểm tra mức độ phù hợp của hàng hóa xuất khẩu so với yêu cầu đã đề ra trong hợp đồng Sự phù hợp ở đây là sự phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng…Quá trình kiểm tra tiến hành ở hai cấp:

- Kiểm tra cấp cơ sở do chính cơ sở sản xuất tiến hành hoặc do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành (phòng bảo vệ thực vật địa phương tiến hành)

- Kiểm tra ở cửa khẩu: Việc kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cấp cơ sở Người xuất khẩu phải căn cứ vào yêu cầu

của hợp đồng và L/C để xác định nội dung, yêu cầu giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định hàng hóa, hợp đồng L/C.

Cơ quan giám định căn cứ vào đơn xin giám định và L/C để giám định hàng hóa Kiểm tra thực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hóa và cấp các chứng từ, đây là chứng từ quan trọng trong thanh toán và giải quyết các tranh chấp sau này

2.4.Thuê phương tiện vận tải (nếu có)

Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng phải căn cứ vào điều kiện giao hàng, đặc điểm của hàng hóa, điều kiện vận tải…

để tiến hành thuê phương tiện vận tải và giao hàng Nếu hàng hóa dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển thì doanh nghiệp phải lựa chọn loại phương tiện tốt và phù hợp để đảm bảo chất lượng hàng hóa Việc thuê phương tiện vận tải trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hóa và liên quan đến nhiều nội dung khác trong hợp đồng, do đó việc thuê phương tiện vận tải đòi hỏi cán bộ của doanh nghiệp phải có nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn, nhất là trong trường hợp thuê tàu biển

2.5.Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có)

Bảo hiểm là sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại…cho hàng hóa được bảo hiểm Việc mua bảo hiểm cho hàng hóa là công việc cần thiết vì trong quá trình vận chuyển hàng hóa rất dễ xảy ra các rủi ro, tổn thất Bảo hiểm sẽ nhanh chóng khắc phục được hậu quả của rủi ro, tạo tâm lý an toàn trong hoạt động kinh doanh, góp phần đề phòng và hạn chế tổn thất cho hàng hóa

và tạo một nguồn vốn lớn cho xã hội Trách nhiệm mua bảo hiểm phụ thuộc vào sự thỏa thuận và điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng đã ký kết

Việc mua bảo hiểm thường được tiến hành mua trước khi hàng hóa được rời kho hoặc nơi chứa hàng tại địa điểm ghi trong hợp đồng để bắt đầu vận chuyển và tiếp tục có hiệu lực trong suốt quá trình vận chuyển bình thường Tuỳ theo hàng hóa mà bảo hiểm được mua theo điều kiện nào Người xuất khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp bán theo điều kiện cơ

sở giao hàng CIF, CIP, và điều kiện của nhóm D Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa phải nghiên cứu kỹ hợp đồng ngoại thương và nội dung của L/C (nếu thanh toán L/C) để nắm vững loại tàu cần thuê, điều kiện (A, B, C) và giá trị bảo hiểm cần mua, nơi khiếu nại đòi hỏi bồi thường

2.6.Làm thủ tục hải quan

Theo pháp luật Việt Nam hiện nay, hàng hóa khi đi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu theo luật hải quan bao gồm:

* Khai và nộp hải quan

Nhà xuất khẩu phải tự kê khai đầy đủ và chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan, tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại hàng hóa

Có hai hình thức khai hải quan là người khai hải quan trực tiếp đến các

cơ quan hải quan thực hiện khai hải quan hoặc sử dụng hình thức khai điện tử

* Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu gồm:

Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (02 bản chính), Hoá đơn thương mại, Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng (01 bản sao), Vận tải đơn (01 bản sao)

Ngoài ra, tuỳ theo từng trường hợp thì nhà xuất khẩu còn phải nộp thêm các chứng từ như: Bản kê chi tiết hàng hóa, tờ khai giá trị hàng xuất

khẩu…Chứng từ phải xuất trình bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh nhập khẩu.

Với trường hợp cơ quan hải quan không chấp nhận đăng ký hồ sơ thì nhà xuất khẩu phải khai báo lại cho phù hợp

* Xuất trình hàng hóa

Trong quá trình chuẩn bị cho việc xuất khẩu thì nhà xuất khẩu phải xuất trình hàng hóa đến địa điểm quy định và tổ chức sắp xếp để cho cơ quan hải quan kiểm tra lại hàng hóa trước khi cho phép xuất khẩu

* Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính

Dựa vào kết quả kiểm tra và khai báo của doanh nghiệp, cơ quan hải quan sẽ xác định chính xác số thuế phải nộp và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp nếu cần

Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm túc thực hiện các quyết định của hải quan Tuy nhiên tuỳ theo thời điểm khác nhau mà thủ tục hải quan được thực hiện theo quy trình khác nhau với những quy định khác nhau

2.7 Giao hàng cho phương tiện vận tải

Kinh doanh TMQT có nhiều phương thức vận tải Mỗi phương thức vận tải có quy trình nhận hàng hóa khác nhau

* Giao hàng với tàu biển: doanh nghiệp tiến hành theo các bước sau:

- Tùy theo vào các chi tiết hàng hóa mà lập bảng kê hàng hóa chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng

- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng

- Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng

- Bốc dỡ hàng lên tàu

- Lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đã giao nhận xong.

- Đổi lấy vận đơn đường biển

* Giao hàng khi hàng chuyên chở bằng container

- Giao hàng nguyên một container (FCL): thuê hoặc mượn container tương thích với số lượng hàng giao, sau đó mời hải quan kiểm hàng hóa đến xếp hàng vào container và niêm phong kẹp chì các container, cuối cùng giao hàng cho bãi container để nhận biên lai xếp hàng và đổi biên lai lấy vận đơn

- Giao hàng không đủ một container (LCL): người XK vận chuyển hàng đến bãi container do người chuyên chở chỉ định để giao cho người chuyên chở

Việc giao hàng được coi là hoàn tất khi hàng được giao cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở

* Giao hàng cho người vận tải đường sắt

Giao hàng cho người vận tải đường sắt cũng có hai hình thức Đó là:

- Giao hàng đủ một toa xe: căn cứ vào số lượng hàng giao kịp thời đăng

ký với cơ quan đường sắt để cung cấp toa xe cho phù hợp với khối lượng và tính chất của hàng hóa Khi được cấp toa xe thì doanh nghiệp tổ chức vận chuyển hàng đến địa điểm quy định, sau đó làm thủ tục hải quan Cuối cùng giao toa hàng đã được cơ quan hải quan kẹp chì cho cơ quan đường sắt để lấy vận đơn đường sắt

- Giao hàng không chiếm đủ một toa xe: người xuất khẩu phải vận chuyển hàng đến nơi tiếp nhận hàng của đường sắt hoặc xếp hàng lên một toa xe do đường sắt chỉ định và nhận vận đơn

* Giao hàng cho người vận tải đường bộ: có thể giao tại cơ sở của người bán hoặc tại cơ sở của người chuyên chở

* Giao hàng cho người vận tải đường hàng không: người xuất khẩu phải liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hóa đến trạm giao nhận chỉ định, thủ tục hải quan giao nhận cho người vận tải hàng không và nhận vận đơn.

2.8.Làm thủ tục thanh toán

Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động TMQT, chất lượng của hoạt động này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh Mục đích của quá trình thanh toán đối với nhà xuất khẩu là khi giao hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán được tiền hàng Khi hợp đồng lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau thì quá trình thanh toán cũng khác nhau Trong TMQT có nhiều phương thức thanh toán như:

- Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ: Sau khi đã kiểm tra L/C và thấy L/C hoàn toàn phù hợp thì người xuất khẩu tiến hành giao hàng

và lập bộ chứng từ để thanh toán

- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Nếu trong hợp đồng mua bán quy định phương thức thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải hoàn thành việc lập bộ chứng từ nhanh chóng, chính xác, phù hợp và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng thu đòi tiền Trong thư uỷ thác nhờ thu, người xuất khẩu phải đề

ra những điều kiện nhờ thu và được ngân hàng chấp nhận

- Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền: Việc thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền thì khi đến kỳ hạn mà hai bên đã thỏa thuận, người xuất khẩu phải nhắc nhở bên nhập khẩu đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán Khi ngân hàng thông báo cho nhà xuất khẩu biết rằng

đã thực hiện quá trình thanh toán, tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động

Người xuất khẩu tiến hành giao hàng cho nhà nhập khẩu và nhanh chóng hoàn thành bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của bản ghi nhớ để xuất trình cho ngân hàng.

- Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền: Sau khi giao hàng xong thì nhà xuất khẩu phải nhanh chóng hoàn thành việc lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đồng thời chuyển đến cho nhà nhập khẩu để họ tiến hành kiểm tra

2.9.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp và khiếu nại là phương pháp để giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đua ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thỏa mãn các yêu cầu của bên khiếu nại Khiếu nại giải quyết các tranh chấp, đảm bảo quyền lợi cho các bên mà không làm mất uy tín cũng như chi phí của mỗi bên Có thể có những trường hợp khiếu nại như:

- Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua

- Người mua và người bán khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm

- Người bán khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên

3 Giám sát và điều hành hợp đồng

3.1.Khái niệm, vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng

Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi bên thực hiện các nghĩa vụ của mình như đã quy định (hay ngầm quy định) trong hợp đồng

Cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp đểc các bên có thể thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng Việc thiết lập hệ thống thu nhập các thông tin về thực hiện hợp đồng của bên đối tác cũng cần phải thực hiện để thông qua đó theo dõi tiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác ở các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình

tổ chức thực hiện hợp đồng

Như vậy, giám sát hợp đồng là một hệ thống báo cáo sớm, cảnh tỉnh

về các giai đoạn mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cho hai bên tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng

Khi cả hai bên thực hiện trung thực các nghĩa vụ hợp đồng thì kết quả hợp đồng sẽ được nâng cao, đem lại lợi ích cho cả hai bên Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây dựng hợp đồng không dự đoán trước được Có một số nguyên nhân chính như: một là các bên hiểu các điểu khoản hợp đồng theo hướng khác nhau; hai là có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với các nghĩa vụ đã ký như trong hợp đồng; ba là có một số các điều khoản trong hợp đồng có khi còn để “mở” mà các bên phải quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng Một số các tình huống trên có thể là thứ yếu, nhưng một số khác lại rất quan trọng điều đó yêu cầu mỗi bên phải có sự điều hành trước những thay đổi đó để hợp đồng được tiến hành thuận lợi Điều hành hợp đồng là tất cả các quy định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng Trong quá trình thực hiện hợp đồng, thường xuyên có các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được

Giám sát hợp đồng liên quan đến việc nhận dạng và theo dõi các sự kiện Nó cũng lưu ý đến việc quản lý ở những điểm mấu chốt của vấn đề đang được đặt ra và tổ chức hàng loạt hoạt động giám sát xung quanh các sự kiện đó nhằm phòng ngừa những rủi ro Hoạt động giám sát còn tạo ra những

dữ liệu thông tin quan trọng cho hoạt động điều hành hợp đồng

Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu được trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng

3.2.Nội dung, phương pháp giám sát và điều hành hợp đồng

Việc giám sát và điều hành hợp đồng đòi hỏi phải xác định những thành phần chủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng thành công Các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là: Khối lượng hàng hóa, Chất lượng hàng hóa, Bao bì hàng hóa, Lịch giao hàng, Chỉ định tàu, cảng,Chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác, Giá và thanh toán, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Để tiến hành giám sát hợp đồng người ta thường sử dụng các phương pháp: Hồ sơ theo dõi hợp đồng, Phiếu giám sát hợp đồng, Phiếu chỉ số giám sát hợp đồng, các phương pháp sử dụng máy điện toán Trong đó phiếu giám sát hợp đồng được sử dụng nhiều nhất Điều hành hợp đồng thường tập trung giải quyết các vấn đề: Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng, các giải quyết khi giao hàng không phù hợp với quy định trong hợp đồng, lịch giao hàng, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, hợp đồng vận tải, bảo hiểm và giải quyết các trường hợp khiếu nại, tranh chấp (nếu có)

III CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ.

1 Nhân tố khách quan

1.1.Chính sách của Nhà nước

Những nhân tố này không chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp do đó doanh nghiệp phải thích ứng Các chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp.Các chính sách này bao gồm chính sách về thuế (thuế xuất nhập khẩu và mức thuế suất áp dụng đối với từng loại mặt hàng xuất khẩu), chính sách luật pháp như luật hải quan, luật thương mại…Tất cả các chính sách nhằm khuyến khích hoặc hạn chế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc khuyến khích thể hiện ở các chính sách, biện pháp liên quan đến tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho xuất khẩu, hỗ trợ tài chính cho các doanh nghiệp tham gia xuất khẩu Tuy nhiên đối với hàng hóa bị cấm thì Nhà nước có hình phạt và biện pháp cưỡng chế riêng Các doanh nghiệp tham gia xuất khẩu cần tận dụng những chính sách khuyến khích của Nhà nước để có được ưu đãi, điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh, vì đó là hành lang pháp lý đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc

Đây là yếu tố phụ thuộc về cơ sở hạ tầng cho hoạt động xuất nhập khẩu Các yếu tố này hạn chế hay tăng cường năng lực giao dịch mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống giao thông vận tải và dịch vụ giao nhận hàng hóa ảnh hưởng đến việc thu gom, vận chuyển hàng hóa Sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nhằm đảm bảo tính nhanh chóng,

kịp thời về thời gian, địa điểm Vì vậy nó giúp doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các khâu trong quá trình xuất khẩu.

Cùng với việc phát triển hệ thống giao thông vận tải là sự phát triển của hệ thống thông tin liên lạc Để vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia khác nhau doanh nghiệp cần phải có khả năng giao tiếp với khách hàng mục tiêu, những người cung ứng, các cơ quan và tổ chức có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu Việc giao tiếp thành công hay thất bại là phụ thuộc vào

hệ thống thông tin liên lạc Nó giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất

1.3.Nhân tố tỷ giá hối đoái

Đối với hoạt động xuất khẩu, đồng tiền thanh toán mà hai bên thỏa thuận thường là đồng tiền mạnh vì vậy giá hàng hóa xuất khẩu phụ thuộc vào

tỷ giá hối đoái Một sự biến động nhỏ của tỷ giá hối đoái cũng làm ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, đến hiệu quả của hợp đồng thương mại Tỷ giá hối đoái tác động trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động xuất nhập khẩu, nó là giá cả của ngoại tệ tính theo nội tệ hay là quan hệ giữa tỷ lệ đồng ngoại tệ với nội tệ Vì vậy tỷ giá tại thời điểm ký kết hợp đồng thấp hơn tỷ giá tại thời điểm thanh toán thì doanh nghiệp bị lỗ, còn nếu tỳ giá cao hơn so với thời điểm thanh toán thì doanh nghiệp lãi

biến đổi về chất lượng Khi hàng hóa không đảm bảo chất lượng thì doanh nghiệp sẽ bị khiếu nại và mất uy tín trong kinh doanh.

- Đối với việc đóng gói hàng hóa, màu sắc trang trí bao bì vô cùng quan trọng Nó có thể vi phạm tới văn hóa của bên nước nhập khẩu nên trong quá trình đóng gói hàng hóa đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa của nước nhập khẩu Khoảng cách địa lý xa làm cho hàng hóa

dễ bị hư hỏng, biến dạng, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Việc nghiên cứu khoảng cách địa lý giúp doanh nghiệp đề phòng được các trường hợp xảy ra đối với hàng hóa, tránh bị khiếu nại, tạo uy tín cho bạn hàng về chất lượng sản phẩm

- Tình hình phát triển kinh tế của thị trường xuất khẩu (thể hiện ở sự phát triển của sản phẩm quốc nội (GDP), thu nhập dân cư, tình hình lãm phát, lãi suất…)

- Tình hình chính trị, hợp tác quốc tế: thể hiện xu thế hợp tác giữa các quốc gia kéo theo sự hình thành các khối kinh tế và chính trị của nhóm quốc gia đó Vì vậy nó sẽ tác động đến thị trường xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

- Đặc điểm và sự thay đổi của yếu tố văn hóa-xã hội: ảnh hưởng nhu cầu của khách hàng và khả năng cung cấp của bạn hàng

- Ngoài ra, mức độ cạnh tranh của các doanh nghiệp, mọi thành phần kinh tế khi tham gia xuất nhập khẩu đã dẫn đến sự bùng nổ số lượng doanh nghiệp, đôi khi dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh Đây là thách thức cho các doanh nghiệp ngoại thương hiện nay

- Mức độ cạnh tranh quốc tế thể hiện ở sức ép của các doanh nghiệp hoạt động trong cùng một thị trường xuất khẩu Đây là khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn thâm nhập duy trì, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu của

mình Yếu tố này luôn biến đổi tạo thành dòng chảy liên tục, tạo ra cơ hội và rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi thành viên trong công ty

là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công trong kinh doanh Nếu mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện bởi những cán bộ nhanh nhạy, năng động, có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm thì chắc chắn kết quả kinh tế mang lại rất cao Những người có nghiệp vụ thành thạo, sức khỏe tốt sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí mà còn làm cho doanh nghiệp phát triển, có uy tín trên thị trường Đố với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nghiệp vụ mà cán bộ công nhân viên nào cũng phải

có đó là kiến thức về kỹ thuật đàm phán, ký kết hợp đồng, khả năng thương lượng và nghệ thuật về marketing

2.2.Hệ thống thu mua hàng xuất khẩu

Doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra nguồn hàng xuất khẩu Do vậy để đảm bảo cho giao hàng đúng hạn, thông thường các doanh nghiệp xây dựng hệ thống thu mua hàng xuất khẩu cho riêng mình Hệ thống thu mua hàng sẽ thu mua gom hàng tại các vùng khai thác khác nhau ngay khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết Một hệ thống thu mua gom hàng tốt sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có được nguồn hàng có chất lượng cao đủ về số lượng với chi phí thấp nhất, tuy nhiên để xây dựng một hệ thống thu mua tốt

đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đầu tư trong một thời gian dài, tốn kém về chi phí.

2.3.Hệ thống tổ chức sản xuất

Hệ thống tổ chức sản xuất chính là các cơ sở, nhà máy tạo ra sản phẩm cho doanh nghiệp Sản phẩm có chất lượng cao, đúng quy cách, mẫu

mã, bao gói thích hợp, giao đúng số lượng đều do hệ thống này đảm nhiệm

Hệ thống này được các doanh nghiệp trang bị các máy móc, thiết bị để sản xuất ra các sản phẩm Một hệ thống sản xuất tốt thì sẽ có trang thiết bị, công nghệ hiện đại và nhà quản lý giỏi Do đó, sản phẩm tạo ra đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, là cơ sở để khách hàng ký kết hợp đồng sau Tuy nhiên, một hệ thống sản xuất kém sẽ tạo ra sản phẩm có chất lượng thấp làm cho hàng xuất khẩu của doanh nghiệp bị trả lại hoặc bị khiếu nại

2.4.Nhân tố tài chính

Đây là nhân tố có vai trò quan trọng nhất trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng Doanh nghiệp sẽ không thể tiến hành giao hàng nếu không thực hiện nghĩa vụ nộp thuế hải quan, trả tiền cước phí thuê tàu Bên cạnh

đó, hoạt động xuất khẩu sẽ gặp khó khăn khi doanh nghiệp có thị trường mà lại thiếu nguồn hàng xuất khẩu do thiếu vốn Doanh nghiệp có khả năng tài chính mạnh sẽ đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu được thực hiện và việc thực hiện này được diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn Việc phân tích tổng hợp tình hình tài chính sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá được khái quát tình hình huy động vốn và việc phân phối, sử dụng các nguồn vốn kinh doanh một cách có hiệu quả Qua đó doanh nghiệp thấy được khả năng đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh của mình để tăng sức cạnh tranh

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX TRONG THỜI GIAN QUA

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX.

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Trước đây, công ty xuất nhập khẩu Intimex nguyên là tổng công ty xuất nhập khẩu nội thương được thành lập năm 1979 Trải qua quá trình phát triển và sau một số lần thay đổi tổ chức và tên gọi, từ năm 2000 cho đến nay được đổi thành Công ty xuất nhập khẩu Intimex

Quá trình thành lập gồm hai giai đoạn chính:

• Năm đầu thành lập vào ngày 23/6/1979

• Năm 2000 chính thức là công ty xuất nhập khẩu Intimex

Trụ sở chính: 96 Trần Hưng Đạo- Hà Nội

Ngày 26/03/1979 công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã

đã chính thức được hình thành, và gọi tắt là công ty Xuất nhập khẩu nội thương Ngày10/08/1985 do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trực thuộc Bộ nội thương thông qua nghị định số 255/HĐBT đã chuyển công ty Xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã trực thuộc Bộ nội thương thành