Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh

Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Dương Thị Mai Hà Trâm Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP. HCM ngày 18 tháng 01 năm 2014 Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm: TT Họ và tên Chức danh Hội đồng 1 PGS. TS. Phan Đình Nguyên Chủ tịch 2 TS. Phạm Thị Phụng Phản biện 1 3 PGS. TS. Nguyễn Minh Hà Phản biện 2 4 TS. Phan Mỹ Hạnh Ủy viên 5 TS. Nguyễn Bích Liên Ủy viên, Thư ký Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được sửa chữa (nếu có). TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ TP. HCM PHÒNG QLKH – ĐTSĐH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc TP. HCM, ngày 20 tháng 12 năm 2013 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: LÊ THỊ KIM THOA Giới tính: Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 20/10/1979 Nơi sinh: Thái Bình Chuyên ngành: 60340301 MSHV: 1241850046 I- Tên đề tài: “XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH” II- Nhiệm vụ và nội dung:  Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.  Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình. III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013 IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013 V- Cán bộ hướng dẫn: TS. Dương Thị Mai Hà Trâm CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH TS. Dương Thị Mai Hà Trâm i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc. Học viên thực hiện Luận văn Lê Thị Kim Thoa ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự giúp đỡ và cộng tác của các tập thể và cá nhân. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh, các Thầy, Cô giáo và các học viên lớp Cao học kế toán- Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn này. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất đến với cô TS. Dương Thị Mai Hà Trâm - Người trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chu đáo giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu các Phòng ban, các khoa, bộ môn trong các trường cao đẳng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện thuận lợi, nhiệt tình cộng tác giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn! TP.Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2014 Tác giả luận văn Lê Thị Kim Thoa iii TÓM TẮT Đề tài “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” nêu mục tiêu nghiên cứu là hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán. Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM). Trên cơ sở đánh giá hiện trạng đã nêu, từ đó phân tích và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán mới theo hướng tiếp cận chu trình cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn những nhân viên kế toán, trưởng phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3 trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM. Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM còn nhiều nhược điểm như: Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định. Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cần thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác. Hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao. Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu quả cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trường. Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn thủ công, việc trao đổi thông tin qua máy vi tính còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc xử lý thông tin có thể bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm chạp. Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạn chế. Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các qui trình kế toán và các phần hành kế toán. Từ đó tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình. Trong iv luận văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu học phí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình chi khác và chu trình tài chính.  Chu trình học phí: quản lý và kiểm soát thông tin về việc đóng học phí của sinh viên.  Chu trình cung ứng: quản lý và kiểm soát quá trình mua sắm các trang thiết bị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.  Chu trình thu khác: quản lý và kiểm soát các khoản thu khác ngoại trừ thu học phí  Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học: quản lý và kiểm soát về việc xếp lịch học, số tiết giảng dạy, số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên, từ đó thực hiện việc chi lương và tính số tiền vượt giờ cho giảng viên.  Chu trình chi khác: quản lý và kiểm soát các khoản chi khác ngoài chi lương và chi thanh toán tiền giảng dạy và nghiên cứu khoa học.  Chu trình tài chính: quản lý và kiểm soát việc lập dự toán ngân sách, quản lý việc thu chi ngân sách, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí với ngân sách nhà nước. Ngoài ra tác giả đã xây dựng được sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ trong các chu trình kế toán và mối liên hệ giữa các chu trình kế toán, từ đó các chuyên gia lập trình có thể ứng dụng chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào phần mềm tin học để xây dựng phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý và công tác kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. v ABSTRACT The thesis "Establishment of accounting information system model in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City" stated research goal is to systematize the theoretical issues in accounting information systems. The thesis studies the real status of accounting information systems in the public colleges in Ho Chi Minh City. On the basis of assessment of the situation described, analyzed and then build a new accounting information system under the new approach - cycle approach to public colleges in Ho Chi Minh City. The real status of accounting information systems in the public colleges in Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff accountant, accounting manager that is using the accounting software in three public colleges in Ho Chi Minh City Through empirical research, accounting information system at public colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as: Accounting information system organization under the section in order to track and account and provide information about an object or a certain number. The design of the account details have not been given due attention, when detailed information is difficult to provide accurate timely. System accounting reports including financial statements and budget settlement reports legalistic adherence high command. Several reports have not been promoted effectively provide information about the financial situation of the school. The exchange of information between the functional units in school is manual; the exchange of information through computers is limited. Therefore, the information processing may be overlapping, often providing information slowly. The sharing of information between the functional units in schools is limited. From the current situation described above, the authors analyze and research the accounting processes and portion accounting to organize information system accounting at colleges into new approach - cycle approach. In this thesis the authors vi suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance.  Collection of tuition fees: manage and control of information on student tuition.  Provision: manage and control of the procurement process equipment for training and scientific research.  Collection of other fees: manage and control other fees except tuition fees  Teaching and scientific research: manage and control schedule arrangement, teaching periods, scientific research, which make the payment of salaries and the amount of excess hour’s faculty for individual teacher.  Collection of Other costs: manage and control other costs without salaries and payments teaching - scientific research.  Finance: up to manage the budget, cash flow management and allocation, synthesis and financial reporting, receipt, use and settlement of funds to the state budget. In addition, in the thesis, the author has built a data flow diagram, documents flowchart in cycles accounting and relationship between the cycles accounting, from which experts can program language switching applications in accounting computer software for accounting software built to meet the requirements of management and accounting in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City. vii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii TÓM TẮT iii ABSTRACT v MỤC LỤC vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT xi DANH MỤC CÁC BẢNG xi DANH MỤC CÁC HÌNH xii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1 1.1 Đặt vấn đề 1 1.2 Tính cấp thiết của đề tài 1 1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu 2 1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3 1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài 3 1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 4 1.7 Kết cấu luận văn 5 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 6 2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý 6 2.1.1 Hệ thống 6 2.1.2 Hệ thống thông tin 7 2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý 9 2.1.3.1 Khái niệm 9 2.1.3.2 Vai trò 10 2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 11 2.2 Hệ thống thông tin kế toán 12 2.2.1 Khái niệm 12 2.2.2 Bản chất 12 2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT 13 2.2.4 Đối tượng của HTTTKT 14 viii 2.2.5 Chức năng của HTTTKT 15 2.2.6 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 16 2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp 16 2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý 17 2.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 17 2.3.1 Bản chất 17 2.3.2 Nội dung tổ chức HTTTKT 18 2.4 Chu kỳ phát triển HTTTKT 19 2.5 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 21 2.6 Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán 23 2.6.1 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) 23 2.6.1.1 Ý nghĩa và ứng dụng 23 2.6.1.2 Hệ thống các ký hiệu 23 2.6.2 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) 24 2.6.2.1 Ý nghĩa và ứng dụng 24 2.6.2.2 Hệ thống ký hiệu 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 26 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM 27 3.1 Giới thiệu chung về các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM27 3.1.1 Nhiệm vụ 27 3.1.2 Chức năng: 27 3.1.3 Cơ cấu tổ chức của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM 27 3.1.4 Đặc điểm công tác tài chính 27 3.1.4.1 Nguồn kinh phí 28 3.1.4.2 Nội dung chi 28 3.2 Hệ thống thông tin kế toán của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM 28 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 28 3.2.2 Tổ chức qui trình kế toán 29 [...]... trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM  Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM  Chương 5: Kết luận và kiến nghị 6 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý 2.1.1 Hệ thống Theo Thái Phúc Huy (2012), Hệ thống. .. dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM theo hướng tiếp cận chu trình 1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau: 4  Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay  Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay... Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 31 3.3 Một số nhận xét và đánh giá về hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 38 3.3.1 Những kết quả đã đạt được 38 3.3.2 Những hạn chế 39 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 40 CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM... ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM 42 4.1 Sự cần thiết phải xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 42 4.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM 43 4.3 Tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM theo chu trình 44 4.3.1 Chu trình thu... thống thông tin kế toán Phương pháp phân tích số liệu  Phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM  Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thống mới  Phân tích tổng hợp các qui trình tìm ra điểm mạnh điểm yếu của hệ thống cũ để xây dựng sơ đồ hệ thống mới Phương pháp công cụ mô hình hóa  Xây dựng sơ... toán trong các trường cao đẳng hiện nay Phương pháp thu thập thông tin:  Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán hiện hành của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM đang sử dụng để phân tích rút ra những ưu điểm và nhược điểm của HTTTKT hiện tại Tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp hệ thống thông tin kế toán tại ba trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM đó là: trường cao đẳng Tài Chính... gọi là hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hay hệ thống kế toán là những hệ thống thông tin với mục tiêu 8 cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau Mô hình chức năng của một hệ thống thông tin (hình 2.1) Lưu trữ Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra Người dùng Hình 2.1 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin Nguồn (Gelinas... công Các tập tin, bảng lưu trữ trong hệ thống kế toán bằng máy tính Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kểm soát quá trình thu thậ, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống kế toán thể hiện trên. .. hiện hệ thống Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống Hình 2.7 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán Nguồn (Thái Phúc Huy et al., 2012) 7  Lập kế hoạch phát triển hệ thống Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán  Phân tích hệ thống. .. hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán Luận văn Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn và hiệu quả hơn trong công tác kế toán 1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau Xét trên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), . một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán. Luận văn Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh sẽ giúp các trường cao đẳng. thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.  Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng công lập theo hướng tiếp. “XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH II- Nhiệm vụ và nội dung:  Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán