Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tp hồ chí minh

Do nhu cầu tin học hóa trong công tác kế toán, đòi hỏi phải có một phầnmềm hữu ích, đáp ứng được yêu cầu quản lý của tổ chức nên các tổ chức, các đơn vịcần phải hiểu rõ về hệ thống thông

Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV

TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ TP HCM

PHÒNG QLKH – ĐTSĐH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP HCM, ngày 20 tháng 12 năm 2013

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: LÊ THỊ KIM THOA Giới tính: Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 20/10/1979 Nơi sinh: Thái Bình

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS Dương Thị Mai Hà Trâm

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP HCM ngày 18 tháng 01 năm 2014

Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

Chuyên ngành: 60340301 MSHV: 1241850046

I-Tên đề tài:

“XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”

II-Nhiệm vụ và nội dung:

− Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳngcông lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

− Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường caođẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình

III-Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013

IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013

V- Cán bộ hướng dẫn: TS Dương Thị Mai Hà Trâm

TS Dương Thị Mai Hà Trâm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu,kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trongbất kỳ công trình nào khác

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này

đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồngốc

Học viên thực hiện Luận văn

Lê Thị Kim Thoa

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất đến với cô

TS Dương Thị Mai Hà Trâm - Người trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chu đáo giúp

đỡ tôi hoàn thành luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu các Phòng ban, các khoa, bộ môn trong các trường cao đẳng trên địa bàn TP Hồ Chí Minh

đã tạo điều kiện thuận lợi, nhiệt tình cộng tác giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này.

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!

TP.Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2014

Tác giả luận văn

Lê Thị Kim Thoa

TÓM TẮT

Đề tài “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường caođẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” nêu mục tiêu nghiên cứu là hệthống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán Đề tài nghiên cứuthực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bànThành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) Trên cơ sở đánh giá hiện trạng đã nêu, từ đóphân tích và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán mới theo hướng tiếp cận chutrình cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trênđịa bàn TP HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn nhữngnhân viên kế toán, trưởng phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳngcông lập trên địa bàn TP HCM còn nhiều nhược điểm như:

Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán và cung cấpthông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định

Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cầnthông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác

Hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngânsách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao Một số báo cáo chưa phát huy được hiệuquả cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trường

Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn thủ công,việc trao đổi thông tin qua máy vi tính còn nhiều hạn chế Vì vậy, việc xử lý thôngtin có thể bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm chạp

Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạnchế

Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các quitrình kế toán và các phần hành kế toán Từ đó tổ chức hệ thống thông tin kế toán tạicác trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình Trong luận

văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳngcông lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu họcphí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoahọc, chu trình chi khác và chu trình tài chính

− Chu trình học phí: quản lý và kiểm soát thông tin về việc đóng học phí của sinhviên

− Chu trình cung ứng: quản lý và kiểm soát quá trình mua sắm các trang thiết bịphục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

− Chu trình thu khác: quản lý và kiểm soát các khoản thu khác ngoại trừ thu học phí

− Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học: quản lý và kiểm soát về việc xếplịch học, số tiết giảng dạy, số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên, từ đóthực hiện việc chi lương và tính số tiền vượt giờ cho giảng viên

− Chu trình chi khác: quản lý và kiểm soát các khoản chi khác ngoài chi lương vàchi thanh toán tiền giảng dạy và nghiên cứu khoa học

− Chu trình tài chính: quản lý và kiểm soát việc lập dự toán ngân sách, quản lý việcthu chi ngân sách, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, tiếp nhận, sử dụng và quyếttoán kinh phí với ngân sách nhà nước

Ngoài ra tác giả đã xây dựng được sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ trong cácchu trình kế toán và mối liên hệ giữa các chu trình kế toán, từ đó các chuyên gia lậptrình có thể ứng dụng chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào phần mềm tin học để xâydựng phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý và công tác kếtoán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

The thesis "Establishment of accounting information system model in thepublic colleges in the area of Ho Chi Minh City" stated research goal is tosystematize the theoretical issues in accounting information systems The thesisstudies the real status of accounting information systems in the public colleges in

Ho Chi Minh City On the basis of assessment of the situation described, analyzedand then build a new accounting information system under the new approach - cycleapproach to public colleges in Ho Chi Minh City

The real status of accounting information systems in the public colleges in

Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staffaccountant, accounting manager that is using the accounting software in threepublic colleges in Ho Chi Minh City

Through empirical research, accounting information system at publiccolleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as:

Accounting information system organization under the section in order totrack and account and provide information about an object or a certain number.The design of the account details have not been given due attention, when detailedinformation is difficult to provide accurate timely

System accounting reports including financial statements and budgetsettlement reports legalistic adherence high command Several reports have notbeen promoted effectively provide information about the financial situation of theschool

The exchange of information between the functional units in school ismanual; the exchange of information through computers is limited Therefore, theinformation processing may be overlapping, often providing information slowly

The sharing of information between the functional units in schools is limited.From the current situation described above, the authors analyze and researchthe accounting processes and portion accounting to organize information systemaccounting at colleges into new approach - cycle approach In this thesis the authors

suggest the organization of accounting information systems in the public colleges inthe area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection ofother fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance

− Collection of tuition fees: manage and control of information on studenttuition

− Provision: manage and control of the procurement process equipment fortraining and scientific research

− Collection of other fees: manage and control other fees except tuition fees

− Teaching and scientific research: manage and control schedule arrangement,teaching periods, scientific research, which make the payment of salaries andthe amount of excess hour’s faculty for individual teacher

− Collection of Other costs: manage and control other costs without salariesand payments teaching - scientific research

− Finance: up to manage the budget, cash flow management and allocation,synthesis and financial reporting, receipt, use and settlement of funds to thestate budget

In addition, in the thesis, the author has built a data flow diagram, documentsflowchart in cycles accounting and relationship between the cycles accounting, fromwhich experts can program language switching applications in accounting computersoftware for accounting software built to meet the requirements of management andaccounting in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

AIS Accounting Information SystemCNTT Công Nghệ Thông Tin

HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán

HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý

MIS Management Information SystemNCKH Nghiên cứu khoa học

TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH

kế toán để thực hiện việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin đầy đủ,chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh các đơn

vị cho các đối tượng sử dụng

Do nhu cầu tin học hóa trong công tác kế toán, đòi hỏi phải có một phầnmềm hữu ích, đáp ứng được yêu cầu quản lý của tổ chức nên các tổ chức, các đơn vịcần phải hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán của tổ chức mình để tư vấn cho cácchuyên gia lập trình chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào trong phần mềm tin học Vì

lẽ đó, hệ thống thông tin kế toán đóng một vai trò quan trọng trong công tác tổchức, công tác kế toán của tổ chức nhất là trong thời đại tin học hóa hiện nay

1.2Tính cấp thiết của đề tài

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản

lý điều hành doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra HTTTKT bao gồm nguồn nhân lực,các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một cách khoa học nhằmthu thập, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản,nguồn vốn và quá trình kinh doanh của các đơn vị Hiện nay, phần lớn các đơn vịhành chính sự nghiệp và đặc biệt trong các trường học tổ chức thông tin kế toántheo các phần hành nhằm cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng kế toánnhất định nào đó mà chưa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trongcác tổ chức phi lợi nhuận với nhau Vì vậy dẫn đến việc thu thập và xử lý thông tin

có thể bị trùng lắp, chồng chéo nhau, thông tin cung cấp cho người sử dụng thườngchậm trễ làm giảm hiệu quả công tác kế toán

Mặt khác trong đề án đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng vạch ra lộ trình hợp lý để toàn bộ hệ thống Giáodục Đại học Việt Nam chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ trước năm 2020.Hiện nay tất cả các trường Đại học đã chuyển sang chương trình đào tạo theo họcchế tín chỉ, một số trường cao đẳng cũng đang dần chuyển sang chương trình đàotạo theo học chế tín chỉ Vì vậy việc tổ chức quản lý của các trường đào tạo phảithay đổi, phải vận hành theo nhu cầu của từng sinh viên Do vậy, việc xây dựng lạiHTTTKT trong công tác quản lý tại các trường cao đẳng là một vấn đề cần thiếttrong giai đoạn hiện nay Trong điều kiện ứng dụng các phần mềm quản lý tại cáctrường cao đẳng, chức năng kế toán không thể thực hiện độc lập mà phải được tổchức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phốihợp, trao đổi dữ liệu thông tin giữa các bộ phận với nhau

Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nói chung, công tác kếtoán nói riêng các trường cao đẳng cần phải tăng cường việc phối hợp và trao đổithông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong trường Hệ thống thôngtin kế toán khi đó không thể tổ chức một cách độc lập riêng lẽ mà chúng ta phải xâydựng lại kết hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán Luậnvăn “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trênđịa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn vàhiệu quả hơn trong công tác kế toán

1.3Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu

HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau Xéttrên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002),Rommey và Steinbart (2008) trong ba cuốn sách cùng tên “ Accounting InformationSystem“ đã trình bày các vấn đề chung nhất về HTTTKT và cách tổ chức HTTTKTtrong các tổ chức

Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu

Tác giả Nguyễn Thế Hưng (2006) đã trình bày những nội dung cơ bản về cách thức

tổ chức HTTTKT trong các tổ chức Tác giả Thái Phúc Huy và Nguyễn Phước Bảo

Ấn (2012) đã trình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp thành năm chu trình:chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chutrình tài chính

Hiện nay việc tổ chức HTTTKT trong trường cao đẳng đã được phổ biến rộngrãi, nhưng chỉ đáp ứng cho một phần hành nào đó trong các phòng chức năng màchưa có sự chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau Việc nghiêncứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề quản lý tất

cả các bước liên quan đến kế toán nhằm chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, cáckhoa còn rất ít Hiện nay chỉ có một đề tài nghiên cứu về vấn đề này đó là bài báo :

“Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu trình” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh.

Đề tài nghiên cứu tổ chức HTTTKT trong các trường đại học được tổ chứcthành bốn chu trình: Chu trình thu học phí, Chu trình cung ứng, Chu trình giảng dạy

và nghiên cứu khoa học, Chu trình tài chính Trên cơ sở thừa kế nghiên cứu của tácgiả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh Trong luận văn này tác giả đixây dựng HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trong điều kiện đổi mới cơchế quản lý tài chính theo hướng tự chủ và theo chương trình đào tạo tín chỉ Tácgiả đề xuất tổ chức HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM thành sáu chu trình: chu trình học phí, chu trình cung ứng, chu trình thu khác,chu trình chi khác, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính

1.4Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

− Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng cônglập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM)

− Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳngcông lập trên địa bàn TP HCM theo hướng tiếp cận chu trình

1.5Nội dung nghiên cứu của đề tài

Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau:

 Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiệnnay

− Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong các trường caođẳng công lập hiện nay và đưa ra các giải pháp

 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán theo hướng tiếp cận chu trình

− Phân tích hệ thống

− Thiết kế hệ thống

− Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu

− Xây dựng sơ đồ lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

1.6Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Các phương pháp nghiên cứu sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu và nội dungtrên:

Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao

đẳng hiện nay

Phương pháp thu thập thông tin:

− Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán hiện hành của các trường cao đẳng cônglập trên địa bàn TP.HCM đang sử dụng để phân tích rút ra những ưu điểm vànhược điểm của HTTTKT hiện tại Tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp hệthống thông tin kế toán tại ba trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

đó là: trường cao đẳng Tài Chính – Hải Quan, trường cao đẳng Công Thương

và trường cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức

− Thu thập thông tin trực tiếp từ phòng Tài Chính – Kế Toán, phòng Nghiên cứuKhoa học, phòng Đào Tạo, phòng Công tác Học sinh viên, phòng Quản trị thiết

bị và các khoa

− Tìm hiểu quy trình thực hiện các phần hành kế toán trong trường cao đẳng cônglập từ các phòng ban có liên quan để tìm ra những ưu điểm và nhược điểm đểxây dựng quy trình cho hệ thống thông tin kế toán mới

Phương pháp điều tra thực địa

− Phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thốngthông tin kế toán hiện tại (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 01)

− Phỏng vấn các nhân viên sử dụng hệ thống: mô tả công việc và nhiệm vụ của

họ, những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng HTTTKT (câu hỏi phỏng vấn: phụlục 03)

Nội dung nghiên cứu 2: Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán

Phương pháp phân tích số liệu

− Phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán trong các trường caođẳng công lập trên địa bàn TP HCM

− Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thốngmới

− Phân tích tổng hợp các qui trình tìm ra điểm mạnh điểm yếu của hệ thống cũ đểxây dựng sơ đồ hệ thống mới

Phương pháp công cụ mô hình hóa

− Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)

− Xây dựng lưu đồ chứng từ - sơ đồ dòng thông tin (DF - Document Flowchart)

− Thiết kế cơ sở dữ liệu

1.7Kết cấu luận văn

Luận văn được kết cấu thành các nội dung như sau:

− Chương 1 Giới thiệu: giới thiệu về các lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu,phương pháp nghiên cứu, tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu và kết cấu đề tài

− Chương 2: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

− Chương 3: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳngcông lập trên địa bàn TP HCM

− Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thông tin kế toán trong cáctrường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

− Chương 5: Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Hệ thống

Theo Thái Phúc Huy (2012), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan

hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống” cụ thểnhư: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường cao đẳng… Theo Phan Đức Dũng (2008), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phốihợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”

Một hệ thống bất kỳ gồm có bốn đặc điểm như sau:

− Các thành phần, bộ phận trong hệ thống

− Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong

− Phạm vi giới hạn của hệ thống

− Các mục tiêu hướng đến của hệ thống

Vai trò của hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các thành phần cấu thành nên

một tổ chức vì vậy nó có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức đó Các thànhphần có thể hoạt động độc lập nhau nhưng không thể không liên kết (quan hệ) vớicác thành phần khác Trong quá trình hoạt động, thông tin có thể truyền từ thànhphần này sang thành phần khác trong hệ thống, thông tin đầu ra của thành phần này

sẽ là thông tin đầu vào cuả thành phần khác Do đó, một tổ chức muốn hoạt động tốtthì phải có sự thống nhất cao giữa các thành phần trong hệ thống Hệ thống hoạtđộng tốt mới đem lại hiệu quả cho tổ chức

Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp thiết kế các phần tử bên trong của hệ thống Các yếu tố đầu ra, đầu vào: khi thiết lập một hệ thống, chúng ta cần tìm

hiểu sản phẩm của hệ thống trước, có nghĩa là sản phẩm phục vụ cho mục đích gì,cần những yếu tố nào, báo cáo gì thì lúc đó chúng ta mới biết được đầu vào của hệthống là gồm những dữ liệu nào

Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có

ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó

Hệ thống con: là một hệ thống nhỏ nằm trong hệ thống nào đó

Phân loại hệ thống: Một hệ thống có thể chứa nhiều hệ thống con và trong

mỗi hệ thống con sẽ có những tính chất như một hệ thống, có thể dùng các phươngtiện, cách thức khác nhau nhưng đều liên kết với nhau và cùng thực hiện mục tiêuchung của hệ thống Theo Nguyễn Thế Hưng (2008) hệ thống được phân thành cácloại sau:

 Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thốngcấp cao

 Theo sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài, hệ thống bao gồm

hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi

Hệ thống đóng: là hệ thống không có liên hệ với môi trường bên ngoài Môi

trường cũng không tác động đến quá trình của hệ thống Hệ thống này chỉ mang ýnghĩa về mặt lý thuyết

Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống đóng nhưng có giao tiếp với môi

trường bên ngoài, bị môi trường bên ngoài tác động và ngược lại hệ thống cũng tácđộng đến môi trường và được kiểm soát

Hệ thống mở: là hệ thống có liên hệ và chịu sự tác động rất mạnh của môi

trường bên ngoài Hệ thống không kiểm soát được sự tác động qua lại của nó vớimôi trường và thường không ổn định hoặc không kiểm soát được các thông tin vào

Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống mà một phần thông tin đầu ra của

nó cho phép kiểm soát thông tin đầu vào qua đó tối ưu hóa các mục tiêu của hệthống

2.1.2 Hệ thống thông tin

“Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tậphợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cungcấp thông tin cho người sử dụng” (Gelinas và Sutton, 2002)

Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sửdụng được gọi là hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnhbáo sóng thần, hay hệ thống kế toán…là những hệ thống thông tin với mục tiêu

Dữ liệu

Người dùng Lưu trữ

cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau Môhình chức năng của một hệ thống thông tin (hình 2.1)

• Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức

thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin

• Thành phần xử lý: các quá trình, bộ phận hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu

đầu vào đã phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổitính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng

• Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo

ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin

về sau

Hình 2.1 1 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin

Nguồn (Gelinas và Sutton, 2002)

Hoạch định Tổ chức/

Thực hiên

Đánh giá/ Kiểm soát

Hoạt động của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý

20

• Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin

được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng

• Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông

tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đã được đặt ra đồng thời phản hồi lạinhững sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khác phục,sửa chữa

2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý

2.1.3.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống thông tin bao gồm cácthành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cáchoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấpquản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểmsoát quá trình hoạt động của tổ chức (Thái Phúc Huy, 2012)

Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt dộng của doanh nghiệpthông qua các quá trình ra quyết định Quá trình này có thể diễn ra theo các bướcsau:

− Sử dụng đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề giải quyết

− Đưa ra các phương án giải quyết

Hình 2.2 2 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý

Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)

Xử lý (áp dụng những quy tắc quản lý)

NSD

HTTTQL thu nhận

Thông tin kết quả

− Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án

− Lưạ chọn phương án khả thi và ra quyết định

Như vậy HTTTQL là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ

chức HTTTQL trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, kiểm tra thực

hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của các cấp

quản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước

2.1.3.2 Vai trò

Hệ thống thông tin quản lý có vai trò thu nhập thông tin , xử lý và cung cấp

thông tin cần thiết cho người sử dụng khi họ có nhu cầu Vai trò của hệ thống thông

tin quản lý có thể được sơ đồ hóa như sau:

Hình 2.33 Quá trình diễn ra trong HTTTQL

Nguồn (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009)

Thu thập thông tin: Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên

thông tin thường đa dạng phức tạp cho nên muốn có thông tin hữu ích thì hệ thốngphải chọn lọc thông tin:

− Phân tích các thông tin tránh những thông tin có hại

− Thu thập thông tin có ích: những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúchóa để có thể khai thác trên các phương tiện tin học

Xử lý thông tin: Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu

tiên, tiếp theo là tác động lên thông tin, xử lý thông tin:

− Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu

− Thực hiện tính toán tạo ra thông tin kết quả

− Thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu

− Sắp xếp dữ liệu

− Lưu trữ tạm thời dữ liệu hoặc lưu trữ

Có nhiều cách xử lý thông tin như xử lý thủ công, cơ giới hoặc tự động

Phân phối thông tin: Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống nó đặt ra vấn đề

là ai phân phối, phân phối cho ai và vì sao phải phân phối

Để tối ưu phân phối thông tin, hệ thống cần đáp ứng 3 tiêu chuẩn:

− Tiêu chuẩn về dạng: tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, … dạng phảithích hợp với phương tiện truyền

− Tiêu chuẩn về thời gian: bảo đảm tính thích đáng của của các quyết định

− Tiêu chuẩn về tính bảo mật: thông tin đã xử lý cần đến thẳng người sử dụng,việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó

2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

 Phân loại theo cấp độ quản lý: chúng ta phân thành ba loại HTTTQL sau:

HTTTQL có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình sản xuấtkinh doanh của các doanh nghiệp để cung cấp các loại thông tin mang nội dungkhác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Hình 2.4 4 Các hệ thống con của HTTTQL

Nguồn (Dương Quang Thiện, 2007)

2.2Hệ thống thông tin kế toán

2.2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một hệ thống con đặc biệt của hệthống thông tin Mục đích của HTTTKT là thu thập, xử lý và báo cáo thông tin liênquan đến tài chính của các nghiệp vụ kinh doanh

2.2.2 Bản chất

Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hànhtrong một tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra Chức năng này thể hiện thông qua việccung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định tổ chức, thựchiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức Để thực hiện chức

Ghi nhận sắp xếp theo thời gian Các đối tượng kế toán

Nội dung nghiệp vụ phát sinh

Các đối tượng quản lý

24

năng đó cần phải có cấu trúc được thiết lập để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

theo chức năng của kế toán Cấu trúc đó chính là HTTTKT

Quá trình vận hành để cung cấp thông tin thường được thực hiên theo các bướctrong hình vẽ

− Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện qua quá trình sản xuất kinh doanh

qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu

− Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký

− Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung tập hợp và theo dõi như tập hợp theo

các đối tượng kế toán, các đối tượng theo dõi chi tiết gọi là chuyển sổ

− Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp,

theo dõi

2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT

HTTTKT là một hệ thống con của HTTTQL Do đó HTTTKT cũng có cácthành phần cơ bản của một hệ thống thông tin Đó là:

Hình 2.5 5 Quy trình xử lý của HTTTKT

Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)

Dữ liệu đầu vào: Gồm tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống như: hệ

thống chứng từ, các đối tượng kế toán như: Tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí,

hệ thống các mẫu sổ, mẫu biểu kế toán quy định, hệ thống các đối tượng quản lý:

Hệ thống xử lý: Bao gồm tất cả các yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ

liệu để có thông tin kế toán hữu ích như: quy trình luân chuyển chứng từ, hình thứcghi sổ, quy định về phân tích hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, phương thức xử lýbằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công, bộ máy xử lý…

Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ lại bằng: Hệ thống

chứng từ ghi sổ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công Các tập tin, bảnglưu trữ trong hệ thống kế toán bằng máy tính

Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập

trong hệ thống kế toán để kểm soát quá trình thu thậ, xử lý và cung cấp thông tincủa hệ thống kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực và hữu íchcho các đối tượng sử dụng thông tin

Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống kế toán thể hiện trên nội dung

của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệthống sổ sách kế toán

2.2.4 Đối tượng của HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán tài chính được xây dựng trên cơ sở nhiều hệ thốngứng dụng:

Chu trình doanh thu: chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi

nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu gồm cácbước nhận đặt hàng của khách hàng, giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng,yêu cầu khách hàng thanh toán tiền và nhận tiền thanh toán

Chu trình chi phí: chu trình chi phí bao gồm các sự kiện liên quan đến hoạt

động mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền Có bốn sự kiện kinh tế được ghichép và xử lý trong chu trình chi phí gồm: doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cầnthiết, nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu, xác định nghĩa vụ thanh toán, doanh nghiệpthanh toán tiền

Nguyên vật liệu

26

Chu trình chuyển đổi: bao gồm các thủ tục, chương trình xử lý tài sản cố

định, tiền lương, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm…

Chu trình tài chính: gồm các thủ tục, hoặc chương trình xử lý các nghiệp vụ

ghi nhật ký, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ và soạn thảo các báo cáo tài chính,quản trị…

Chu trình nhân sự: là các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử

dụng và trả lương cho người lao động

2.2.5 Chức năng của HTTTKT

Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp:

Đây là báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan

Hình 2.6 6 Các chu trình kế toán

Nguồn (Thái Phúc Huy, 2012)Nhân công

quản lý nhà nước Báo cáo này được trình bày theo những quy định và khuôn mẫu

có sẵn thống nhất các loại hình doanh nghiệp

Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống

thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong nămchu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiệncác hoạt động diễn ra Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạođiều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định

có cấu trúc trong việc quản lý các hoạt động

Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các

quyết định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sử dụngthông tin Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo

cụ thể, do đó đòi hỏi HTTTKT phải có những phản ứng linh hoạt nhằm phát ứngkịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý

Hoạch định và kiểm soát: thônsg tin được cung cấp từ HTTTKT cũng cần

cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu Thông quanhững dữ liệu được thu thập theo thời gian từ tất cả các hoạt động của doanhnghiệp, những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánhtình hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tíchđưa ra những dự báo, xu hướng và chiến lược phát triển trung và dài hạn Thông tincần cho quá trình quản trị này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao,đòi hỏi hệ thống kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều dữ liệu theo thời gian vàkhông gian, những dữ liệu tài chính và phi tài chính

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát các nội bộ bao gồm các

chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro

có thể xẩy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liênquan đến thông tin cung cấp Thông qua thiết lập HTTTKT các chính sách, thủ tụckiểm soát sẽ được “nhúng vào” HTTTKT Hơn nữa, chính HTTTKT sẽ là kênhthông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soátnội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong doanh nghiệp

2.2.6 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp

Theo đặc điểm, tính chất của thông tin cung cấp, HTTTKT được chia làm hai loại:

− Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chính chủ yếu chocác đối tượng bên ngoài Những thông tin được xác định trên cơ sở tuân thủcác quy định, chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

− Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục đíchquản trị trong nội bộ doang nghiệp để dự báo các sự kiện xảy ra và dự đoáncác ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức

2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý

Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu, HTTTKT được chia thành ba loại:

− Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, xử

lý, thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay

− Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máytính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán

− Hệ thống kế toán dựa trên nền máy vi tính: các quá trình thực hiện vận hànhcủa hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy vi tính từ việc thuthập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin…

2.3Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

2.3.1Bản chất

Tổ chức HTTTKT là quá trình thiết lập và phát triển một HTTTKT để đáp ứngyêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán Quá trình này baogồm rất nhiều công việc từ việc xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tốảnh hưởng, tổ chức lựa chọn con người tham gia vào quá trình phát triển, cho đếnquá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Quá trình tổ chức một HTTTKT là quá trình tổ chức hệ thống kế toán, quátrình tổ chức này sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của tổchức Vì vậy nó ảnh hưởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổchức, thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiếnhành xử lý

2.3.2Nội dung tổ chức HTTTKT

Việc tổ chức và tạo ra một hệ thống kế toán hữu hiệu, đáp ứng được yêu cầuthông tin, phù hợp với đặc điểm quản lý tại đơn vị là điều kiện tiên quyết trong hoạtđộng quản lý Do đó việc phải xác định chính xác và đầy đủ những nội dung cầnthực hiện sẽ là yêu cầu quan trọng để tổ chức thành công một hệ thống kế toán.Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cậntheo các thành phần của hệ thống Các nội dung bao gồm:

Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thôngtin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin Do đó,khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin

là nội dung có ý nghĩa quan trọng

Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinhdoanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cungcấp và các yêu cầu quản lý sẽ được phân loại và xác định đầy đủ Việc nhận dạngkhông đầy đủ những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đến

sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này

Tổ chức dữ liệu đầu vào

Tổ chức dữ liệu đầu vào là việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập,cách thức, phương thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình hoạt động của tổchức Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản,

và các đối tượng quản lý theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý

đã xác định cho từng chu trình kinh doanh

Tổ chức quá trình xử lý

Nội dung này liên quan đến hai nhóm công việc:

Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động chu trình kinh doanh, xác định chứcnăng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này Đồng thời thiết lậpcác cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chutrình kinh doanh

Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động chu trình kinhdoanh như tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phươngthức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo cácyêu cầu thông tin cần cung cấp.

Tổ chức hệ thống báo cáo

Đây là nội dung rất quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kếtoán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện được nội dung thông tin mà hệ thốngcung cấp Quá trình này cần xác định được các báo cáo cần thiết được cung cấp, nộidung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phânquyền cho các đối tượng lập và sử dụng báo cáo

2.4Chu kỳ phát triển HTTTKT

Theo Thái Phúc Huy (2012), xây dựng một mô hình Hệ thống thông tin kế toánđược chia thành các giai đoạn như sau: Lập kế hoạch, Phân tích, Thiết Kế, Thựchiện và vận hành hệ thống

Hình 2.7 7 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán

Nguồn (Thái Phúc Huy et al., 2012)

 Lập kế hoạch phát triển hệ thống

Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển

hệ thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực kháccho quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán

Dựa trên những cơ sở mô tả, yêu cầu đã xác định trong quá trình phân tích đểthiết kế và mô tả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bẵng các hình

vẽ, công cụ minh họa như thiết kế các báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lưu đồ luânchuyển chứng từ, thiết kế các thành phần dữ liệu, các thủ tục kiểm soát…

Quá trình thiết kế được chia thành hai giai đoạn:

− Giai đoạn thứ nhất: thiết kế sơ bộ để trình bày ở góc độ ý tưởng với các nộidung cần xác định

− Giai đoạn thứ hai: Thiết kế chi tiết thể hiện các ý tưởng, nội dung bằng các môhình cụ thể

 Thực hiện hệ thống

− Tạo các chương trình xử lý của máy vi tính

− Mua sắm cài đặt thiết bị

− Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên

− Tiến hành kiểm tra và kiểm nghiệm hệ thống

− Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

− Thiết lập hồ sơ hệ thống

 Vận hành hệ thống

− Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhưng chưa được xem là kết thúc quá trìnhphát triển hệ thống Song song với việc sử dụng là việc thẩm định, đánh gía quátrình hệ thống, xác định mức độ đáp ứng mục tiêu của quá trình phát triển hệthống

2.5Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

Hiện nay các doanh nghiệp và các đơn vị đều ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác kế toán nhưng với mức độ khác nhau, tùy theo quy mô, yêu cầu quản

lý cũng như quan điểm của người quản lý Có thể chia thành ba mức độ như sau:

Xử lý bán thủ công

Doanh nghiệp có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử

lý bảng tính như Excel Trong trường hợp này, hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ

bằng giấy như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hỗ trợtrong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, các lệnh của Excel để hỗ trợ trong quátrình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế.Một số doanh nghiệp nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thể tự động hóahoàn toàn quá trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ,báo cáo cần thiết Mô hình này thường hữu hiệu trong những doanh nghiệp vừa vànhỏ, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữacác phần hành kế toán không lớn

Tự động hóa công tác kế toán

Ở mức độ này, doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán Các bộphận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khaithác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòngban khác Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng

từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận phòng ban khác lập phải được in, ký duyệtnhư trong trường hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy Đây là mô hìnhphổ biến, hầu hết quá trình xử lý dữ liệu được lập trình Các phần mềm kế toán cóthể do doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê các công ty tin học viết Các phần mềmnày có phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú về chủng loại

Tự động hóa công tác quản lý

Các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòngban trong doanh nghiệp Trong mô hình này, doanh nghiệp tổ chức hệ thống máytính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạngWAN) mạng Internet hay có thể kết nối Internet Tất cả các phần mềm trong doanhnghiệp đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thểkhai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin qua hệ thống này Với môhình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữliệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử.Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có liên quan chặtchẽ giữa các bộ phận, phòng ban khác Xu hướng hiện nay các doanh nghiệp tự

động hóa công tác quản lý thường sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise ResourcePlanning System – Hệ thống quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp) do các doanhnghiệp sản xuất phần mềm trong hay ngoài nước cung cấp

2.6Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán

2.6.1 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)

Hoạt động xử lý

Lưu trữ dữ liệu

Nguồn dữ liệu: và điểm đến được ký hiệu bằng hình chữ nhật (hoặc hình

vuông) thể hiện doanh nghiệp/bộ phận/cá nhân chuyển hoặc nhận dữ liệu Một đốitượng/thực thể cũng có thể đồng thời chuyển và nhận dữ liệu

Dòng dữ liệu: được ký hiệu bằng mũi tên đường cong (hoặc đường thẳng) thể

hiện việc chuyển dữ liệu giữa hoạt động xử lý, dữ liệu lưu trữ, nguồn dữ liệu vàđiểm đến

Hoạt động xử lý: được ký hiệu bằng hình tròn thể hiện nội dung xử lý của

một hoặc nhóm các hoạt động

Lưu trữ dữ liệu: được ký hiệu bằng hai đường thẳng song song thể hiện dữ

liệu được lưu trữ, không thể hiện phương thức lưu trữ

2.6.2 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart)

Bảng 2.2 2 Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ

Chứng từ (Document) Chứng từ hoặc báo cáo: chứng

từ có thể được viết bằng tay hoặc in từ máy tính

Nhập liệu bằng tay (Manual keying)

Xử lý bằng máy (Computer process)

Xử lý thủ công

Hiển thị ra màn hình

Đầu vào/ đầu ra: Sổ sách/Báo cáo

Cơ sở dữ liệu (Database)

Lưu trữ:

− N: theo Số thứ tự

− D: theo ngày

− A: theo tên

Điểm nối cùng trang

Điểm nối khác trang

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP

3.1.2 Chức năng:

Trường cao đẳng có chức năng chính là tổ chức hoạt động giảng dạy, nghiêncứu khoa học về các lĩnh vực thuộc các chuyên ngành đào tạo nhằm nâng cao chấtlượng đào tạo, phát triển giáo dục của toàn đất nước

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM

Cơ cấu bộ máy tổ chức các trường xây dựng theo điều lệ của trường caođẳng công lập theo thông tư số14/2009/BGD&ĐT ngày 28/5/2009 của Bộ trưởng

Bộ giáo dục gồm: Ban giám hiệu (hiệu trưởng và hiệu phó), Hội đồng khoa học vàđào tạo và các Hội đồng tư vấn khác, các phòng ban chức năng, các khoa chuyênngành và các tổ bộ môn

3.1.4 Đặc điểm công tác tài chính

Hiện nay, các trường cao đẳng công lập là đơn vị sự nghiệp có hoạt động lĩnhvực giáo dục đào tạo, tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên vàđược tự chủ tài chính theo nghị định 43/2006/NĐ-CP của chính phủ Vì vậy đặcđiểm công tác tài chính các trường công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minhđều có những nét tương đồng như sau:

3.1.4.1 Nguồn kinh phí

Nguồn kinh phí của các Trường được hình thành từ hai nguồn chủ yếu:Nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp và nguồn kinh phí ngoài ngân sách Nhànước

Dự toán ngân sách nhà nước cấp (theo năm tài chính):

− Kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên;

− Kinh phí mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định;

− Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản;

− Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;

− Kinh phí thực hiện các dự án, đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ;

− Kinh phí thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia và nhiệm vụ đột xuất docấp trên giao;

− Kinh phí khác (nếu có)

Nguồn thu sự nghiệp của trường:

− Thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành;

− Thu từ hoạt động dịch vụ của trường;

− Thu khác theo quy định của pháp luật

3.1.4.2 Nội dung chi

Các khoản chi của các Trường gồm: Chi thường xuyên cho hoạt động đàotạo, khoa học - công nghệ; chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, thực hiệnnghĩa vụ với ngân sách Nhà nước; chi chương trình, mục tiêu quốc gia; chi thựchiện các nhiệm vụ đột xuất được giao; chi đầu tư phát triển gồm chi đầu tư xâydựng cơ sở vật chất, mua sắm tài sản cố định, trang thiết bị, chi thực hiện các dự ánđầu tư khác theo quy định của Nhà nước; chi học bổng, khen thưởng, trợ cấp xã hộicho học sinh sinh viên; các khoản chi khác

3.2 Hệ thống thông tin kế toán của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn