Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh

Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TP HCM Cán hướng dẫn khoa học : TS Dương Thị Mai Hà Trâm Luận văn Thạc sĩ bảo vệ Trường Đại học Công nghệ TP HCM ngày 18 tháng 01 năm 2014 Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm: TT Họ tên PGS TS Phan Đình Nguyên TS Phạm Thị Phụng PGS TS Nguyễn Minh Hà TS Phan Mỹ Hạnh TS Nguyễn Bích Liên Chức danh Hội đồng Chủ tịch Phản biện Phản biện Ủy viên Ủy viên, Thư ký Xác nhận Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau Luận văn sửa chữa (nếu có) Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ TP HCM PHÒNG QLKH – ĐTSĐH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TP HCM, ngày 20 tháng 12 năm 2013 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: LÊ THỊ KIM THOA Giới tính: Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 20/10/1979 Nơi sinh: Thái Bình Chuyên ngành: 60340301 MSHV: 1241850046 I- Tên đề tài: “XÂY DỰNG MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH” II- Nhiệm vụ nội dung:  Đánh giá trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng cơng lập địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh  Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn cho trường cao đẳng cơng lập theo hướng tiếp cận chu trình III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013 IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013 V- Cán hướng dẫn: TS Dương Thị Mai Hà Trâm CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TS Dương Thị Mai Hà Trâm KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu Luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tơi xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực Luận văn cảm ơn thông tin trích dẫn Luận văn rõ nguồn gốc Học viên thực Luận văn Lê Thị Kim Thoa ii LỜI CẢM ƠN Trong trình thực luận văn, nhận giúp đỡ cộng tác tập thể cá nhân Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh, Thầy, Cô giáo học viên lớp Cao học kế tốnTrường Đại học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ tơi q trình học tập, nghiên cứu hồn thành luận văn Đặc biệt, xin bày tỏ lịng kính trọng biết ơn sâu sắc đến với cô TS Dương Thị Mai Hà Trâm - Người trực tiếp hướng dẫn tận tình chu đáo giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Phòng ban, khoa, môn trường cao đẳng địa bàn TP Hồ Chí Minh tạo điều kiện thuận lợi, nhiệt tình cộng tác giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Một lần xin chân thành cảm ơn! TP.Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2014 Tác giả luận văn Lê Thị Kim Thoa iii TÓM TẮT Đề tài “Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” nêu mục tiêu nghiên cứu hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống thơng tin kế tốn Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) Trên sở đánh giá trạng nêu, từ phân tích xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn theo hướng tiếp cận chu trình cho trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM thu thập thông tin qua việc nghiên cứu vấn nhân viên kế tốn, trưởng phịng kế tốn sử dụng phần mềm kế toán trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM nhiều nhược điểm như: Tổ chức HTTTKT theo phần hành nhằm theo dõi, hạch toán cung cấp thông tin đối tượng định Việc thiết kế tài khoản chi tiết chưa quan tâm mức, cần thông tin chi tiết khó cung cấp kịp thời xác Hệ thống báo cáo kế tốn gồm báo cáo tài báo cáo tốn ngân sách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao Một số báo cáo chưa phát huy hiệu cung cấp thơng tin tình hình tài trường Việc trao đổi thơng tin phận chức trường thủ cơng, việc trao đổi thơng tin qua máy vi tính cịn nhiều hạn chế Vì vậy, việc xử lý thơng tin bị chồng chéo nhau, thơng tin cung cấp thường chậm chạp Việc chia sẻ thông tin phận chức trường nhiều hạn chế Từ thực trạng nêu trên, tác giả phân tích tìm hiểu qui trình kế tốn phần hành kế tốn Từ tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng theo hướng tiếp cận – hướng tiếp cận chu trình Trong iv luận văn tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế tốn trường cao đẳng cơng lập địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu học phí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy nghiên cứu khoa học, chu trình chi khác chu trình tài  Chu trình học phí: quản lý kiểm sốt thơng tin việc đóng học phí sinh viên  Chu trình cung ứng: quản lý kiểm sốt q trình mua sắm trang thiết bị phục vụ đào tạo nghiên cứu khoa học  Chu trình thu khác: quản lý kiểm sốt khoản thu khác ngoại trừ thu học phí  Chu trình giảng dạy nghiên cứu khoa học: quản lý kiểm soát việc xếp lịch học, số tiết giảng dạy, số tiết nghiên cứu khoa học giảng viên, từ thực việc chi lương tính số tiền vượt cho giảng viên  Chu trình chi khác: quản lý kiểm soát khoản chi khác ngồi chi lương chi tốn tiền giảng dạy nghiên cứu khoa học  Chu trình tài chính: quản lý kiểm sốt việc lập dự tốn ngân sách, quản lý việc thu chi ngân sách, tổng hợp lập báo cáo tài chính, tiếp nhận, sử dụng tốn kinh phí với ngân sách nhà nước Ngoài tác giả xây dựng sơ đồ dòng liệu, lưu đồ chứng từ chu trình kế tốn mối liên hệ chu trình kế tốn, từ chun gia lập trình ứng dụng chuyển đổi ngơn ngữ kế toán vào phần mềm tin học để xây dựng phần mềm kế tốn đáp ứng u cầu cơng tác quản lý cơng tác kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn thành phố Hồ Chí Minh v ABSTRACT The thesis "Establishment of accounting information system model in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City" stated research goal is to systematize the theoretical issues in accounting information systems The thesis studies the real status of accounting information systems in the public colleges in Ho Chi Minh City On the basis of assessment of the situation described, analyzed and then build a new accounting information system under the new approach - cycle approach to public colleges in Ho Chi Minh City The real status of accounting information systems in the public colleges in Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff accountant, accounting manager that is using the accounting software in three public colleges in Ho Chi Minh City Through empirical research, accounting information system at public colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as: Accounting information system organization under the section in order to track and account and provide information about an object or a certain number The design of the account details have not been given due attention, when detailed information is difficult to provide accurate timely System accounting reports including financial statements and budget settlement reports legalistic adherence high command Several reports have not been promoted effectively provide information about the financial situation of the school The exchange of information between the functional units in school is manual; the exchange of information through computers is limited Therefore, the information processing may be overlapping, often providing information slowly The sharing of information between the functional units in schools is limited From the current situation described above, the authors analyze and research the accounting processes and portion accounting to organize information system accounting at colleges into new approach - cycle approach In this thesis the authors vi suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance  Collection of tuition fees: manage and control of information on student tuition  Provision: manage and control of the procurement process equipment for training and scientific research  Collection of other fees: manage and control other fees except tuition fees  Teaching and scientific research: manage and control schedule arrangement, teaching periods, scientific research, which make the payment of salaries and the amount of excess hour’s faculty for individual teacher  Collection of Other costs: manage and control other costs without salaries and payments teaching - scientific research  Finance: up to manage the budget, cash flow management and allocation, synthesis and financial reporting, receipt, use and settlement of funds to the state budget In addition, in the thesis, the author has built a data flow diagram, documents flowchart in cycles accounting and relationship between the cycles accounting, from which experts can program language switching applications in accounting computer software for accounting software built to meet the requirements of management and accounting in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City vii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii TÓM TẮT iii ABSTRACT v MỤC LỤC vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT xi DANH MỤC CÁC BẢNG xi DANH MỤC CÁC HÌNH xii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Tính cấp thiết đề tài 1.3 Tổng quan lĩnh vực nghiên cứu 1.4 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.5 Nội dung nghiên cứu đề tài 1.6 Phương pháp nghiên cứu đề tài 1.7 Kết cấu luận văn CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 2.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý 2.1.1 Hệ thống 2.1.2 Hệ thống thông tin .7 2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý 2.1.3.1 Khái niệm 2.1.3.2 Vai trò 10 2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 11 2.2 Hệ thống thông tin kế toán 12 2.2.1 Khái niệm .12 2.2.2 Bản chất 12 2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT 13 2.2.4 Đối tượng HTTTKT 14 viii 2.2.5 Chức HTTTKT 15 2.2.6 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn .16 2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm thông tin cung cấp 16 2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý 17 2.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn 17 2.3.1 Bản chất 17 2.3.2 Nội dung tổ chức HTTTKT .18 2.4 Chu kỳ phát triển HTTTKT 19 2.5 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán 21 2.6 Công cụ phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế tốn 23 2.6.1 Sơ đồ dịng liệu (DFD - Data Flow Diagram) 23 2.6.1.1 Ý nghĩa ứng dụng 23 2.6.1.2 Hệ thống ký hiệu 23 2.6.2 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) 24 2.6.2.1 Ý nghĩa ứng dụng 24 2.6.2.2 Hệ thống ký hiệu 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 26 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM 27 3.1 Giới thiệu chung trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM27 3.1.1 Nhiệm vụ 27 3.1.2 Chức năng: .27 3.1.3 Cơ cấu tổ chức trường cao đẳng công lập địa bàn TP.HCM 27 3.1.4 Đặc điểm công tác tài 27 3.1.4.1 Nguồn kinh phí 28 3.1.4.2 Nội dung chi 28 3.2 Hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM 28 3.2.1 Tổ chức máy kế toán 28 3.2.2 Tổ chức qui trình kế tốn 29 87 nghiên cứu khoa học rà soát lại định để giảng viên phịng có liên quan thực theo quy chế chi tiêu nội Khoa, Bộ mơn Phịng nghiên cứu khoa học Giảng viên Hội đồng thẩm định Thẩm định đề tài nghiên cứu khoa học Bảng tổng hợp NCKH ký Phiếu đăng ký nghiên cứu khoa học Dữ liệu Nghiên cứu khoa học có định thực Kiểm tra, đối chiếu đề cương môn học viết, định Dữ liệu đề cương môn học, đê cương chi tiết, giáo trình hồn thành Nhập liệu Hiển thị thông tin Chấp nhận Quyết định Quyết định Quyết định Lưu trữ, in bảng tổng hợp Dữ liệu nghiên cứu khoa học Ký duyệt Bảng tổng hợp NCKH Quyết định Quyết định Quyết định ký duyệt Ký duyệt N Phịng Kế tốn Bảng tổng hợp NCKH ký N Hình 4.30 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động đăng ký NCKH 48  Hoạt động thống kê số tiết nghiên cứu khoa học Tất đề tài nghiên cứu khoa học sau tác giả hồn thành thơng qua hội đồng khoa thẩm định Hội đồng khoa thẩm định xong gửi biên thẩm định biên phản biện phản biện sản phẩm nghiên cứu khoa học tác giả gửi phòng Nghiên cứu khoa học Phòng Nghiên cứu khoa học xác nhận thời gian hoàn thành vào sở liệu để làm sở tính số tiết NCKH Số tiết nghiên cứu khoa học tính dựa vào quy chế chi tiêu nội trường dựa vào nội dung đăng ký NCKH giảng viên 88 Phòng nghiên cứu khoa học Khoa, môn Biên thẩm định NCKH Sản phẩm NCKH Bản phản biện tác giả phản biện Kiểm tra liệu NCKH định Dữ liệu NCKH định Hiển thị thông tin Nhập liệu ngày tháng hoàn than Dữ liệu NCKH hồn thành Lưu trữ, in bảng tốn NCKH Bảng thống kê nghiên cứu khoa học Bảng toán NCKH N Phịng kế tốn Hình 4.31 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê số tiết NCKH 49  Hoạt động tính tiền vượt Để tính số tiết vượt cho giảng viên, phịng tài kế toán dựa vào bảng thống kê giảng, bảng thống kê số tiết nghiên cứu khoa học hồ sơ nhân viên để xác định học hàm, học vị, thai sản để tính số tiền vượt cho giảng viên Số tiền vượt tính = số tiết vượt * đơn giá giảng vượt chuẩn, đơn giá dựa theo quy chế chi tiêu nội trường Ngoài dựa vào bảng thống kê giảng để phịng Tài kế toán làm sở để toán tiền lương tăng thêm toán chi lương ngạch, bậc hàng tháng cho giảng viên 89 Phịng kế tốn Phịng đào tạo Phòng nghiên cứu khoa học Bảng thống kê giảng Bảng thống kê số tiết NCKH Nhập liệu Tính số tiết vượt giờ, In bảng tốn tiề vượt giị Hiển thị thơng tin CSDL Dữ liệu vượt CSDL Hồ sơ nhân viên Phân công giảng dạy Nghiên cứu khoa học Bảng toán tiền vượt N Kho bạc Giảng viên Hình 4.32 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động tính tiền vượt 50 4.4.4 Chu trình tài Chu trình tài tập hợp hoạt động lập dự toán ngân sách, tiếp nhận nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước (ngân sách Nhà nước), hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định, sửa chữa lớn hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận sử dụng tốn kinh phí với ngân sách Nhà nước Với đặc điểm chức nêu trên, chu trình tài giao tiếp quan hệ với đối tượng chu trình sau:  Chu trình Thu học phí: Cung cấp thơng tin học phí sinh viên  Chu trình giảng dạy nghiên cứu khoa học: cung cấp thông tin số tiền phải toán cho cán giảng dạy có số tiết dạy vượt chuẩn 90  Chu trình cung ứng: cung cấp thơng tin nhu cầu tài sản đơn vị, phận, khoa, phịng ban  Chu trình thu khác: cung cấp thông tin khoản thu khác ngồi thu học phí  Chu trình chi khác: cung cấp thông tin khoản chi khác  Mối liên hệ chu trình tài chu trình, đối tượng khác mơ tả khái qt theo sơ đồ sau: Hình Chu trình cung ứng Chu trình học phí Chu trình giảng dạy & NCKH Nhu cầu cơng cụ dụng cụ Thu học phí SV Chu trình thu khác Chi tốn cá nhân Chu trình tài Thu khác Lập báo cáo tài Báo cáo tài Chu trình chi khác Lập báo cáo quản trị Báo cáo quản trị Hình 4.33 Mối liên hệ chu trình tài chu trình, đối tượng khác 51 4.4.4.1Hoạt động dịng thơng tin chu trình Chu trình tài gồm có hai hoạt động là: (1) Lập dự tốn thu, chi ngân sách, (2) Nhận dự toán, (3) Phân bổ (4) Sữa chữa lớn, mua sắm tài sản cố định, (5) Ghi sổ kế tốn, (6) Báo cáo tài chính, (7) Quyết tốn 91 Chu trình tài mô tả sơ đồ sau: Báo cáo tốn Chu trình thu khác Quyết tốn 7.0 Điều chỉnh ghi sổ lại Bổ sung nguồn kinh phí Sổ Nhật ký Chu trình thu học phí Bổ sung nguồn kinh phí Gửi Cơ quan chủ quản Sổ Sổ kế tốn 5.0 Báo cáo tài 6.0 Báo cáo tài Hạch tốn Lập báo cáo Nhận dự tốn 2.0 Kế tốn Chu trình cung ứng Phân bổ 3.0 Chu trình giảng dạy NCKH Tiếp nhận nguồn kinh phí từ NSNN Lập dự tốn 1.0 Chu trình chi khác Người lập dự toán Mua sắm tài sản cố định, sửa chữa lớn 4.0 Dự tốn thu, chi Hình 4.34 Hoạt động dịng thơng tin chu trình tài 52  Hoạt động lập dự tốn Theo quy định Bộ Tài Chính tất đơn vị có nguồn kinh phí nhà nước cấp phải lập dự tốn ngân sách để trình lên quan chủ quản trực thuộc trường để xây dựng lập dự toán thu chi ngân sách hàng năm Việc lập dự toán ngân sách phải vào kết thu ngân sách Nhà nước tháng đầu năm, tình hình giải ngân để lập dự tốn ngân sách Dự tốn ngân sách phải lập trước năm tài gửi cho quan chủ quản trường trước ngày 30/6 năm trước 92 Căn vào số thông báo quan chủ quản, vào chế độ tài chính, số thu lực thu, vào nhu cầu chi tiêu đơn vị vào định “Giao quyền tự chủ, tự chụi trách nhiệm tài chính“ quan chủ Nhân viên lập dự tốn vào tiêu để lập dự toán ngân sách thu, chi gửi lên quan chủ quản trường  Hoạt động nhận nguồn dự toán Các tổ chức lập dự toán thu, chi ngân sách gửi lên quan chủ quản trường Sau quan chủ quản xem xét định giao dự toán gửi cho trường kho bạc nhà nước để thực việc phân bổ kinh phí Để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng tốn số kinh phí nghiệp kế tốn hành nghiệp sử dụng tài khoản 461 để hạch tốn Ngồi việc tiếp nhận nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp hàng năm, trường cịn có nguồn thu từ học phí khoản thu khác Tất nguồn thu giữ lại để trường tự thu, tự chi đảm bảo tuân thủ theo dự toán thu chi lập Việc sử dụng nguồn kinh phí nghiệp phải tuân thủ theo dự toán phê duyệt phải toán với quan chủ quản  Hoạt động phân bổ Để phân bổ nguồn tài có hiệu quả, chế tự chủ tài chính, thước đo khoản chi đơn vị có chấp hành dự tốn hay khơng quy chế chi tiêu nội bộ, bao gồm quy định chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống đơn vị, đảm bảo đơn vị hoàn thành nhiệm vụ giao Việc phân bổ tài gồm có khoản chi người chu trình hoạt động giảng dạy nghiên cứu khoa học, chi cơng cụ dụng cụ chu trình cung ứng, chi khác qua chu trình chi khác chi mua sắm tài sản cố định sữa chữa lớn  Hoạt động mua sắm tài sản cố định sửa chữa lớn Căn vào tình hình tài sản trường quy định hành nhà nước việc mua sắm tài sản cố định sửa chữa lớn phải sử dụng nguồn kinh phí thường xuyên để thực Việc sử dụng nguồn kinh phí phải quan 93 chủ quản chấp nhận thông qua việc lập dự toán thu, chi Theo quy định nay, đơn vị hành nghiệp thực mua sắm tài sản cố định sửa chữa lớn phải qua đấu thầu Việc tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp phải theo trình tự, quy định Nhà nước  Hoạt động ghi sổ kế toán Hoạt động ghi sổ kế toán đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp tất hoạt động kế toán ghi vào sổ nhật ký sổ Cập nhật sổ Cập nhật ghi sổ nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ hệ thống kế tốn phụ hay chu trình kế tốn khác từ hoạt động mua sắm tài sản cố định sữa chữa lớn Chu trình kế tốn: Mỗi chu trình kế toán thực bút toán ghi sổ nhật ký sử dụng để cập nhật hệ thống sổ Hoạt động mua sắm tài sản cố định sửa chữa lớn phòng Quản trị thiết bị thực hiện: tổ chức báo giá, đấu thầu, chọn nhà cung cấp, lập hợp đồng gửi cho phòng kế toán để thực việc toán theo hợp đồng hai bên ký Nhân viên kế toán ghi nhận bút tốn nhật ký từ cập nhật vào hệ thống sổ Bút toán cuối kỳ Sau thực hoạt động cập nhật sổ cái, phận kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử Bảng cân đối thử báo cáo liệt kê tất tài khoản hệ thống sổ với cân đối tổng ghi nợ tổng ghi có Để thực báo này, cuối kỳ kế toán, số bút toán cuối kỳ cần thực như: tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước, trích lập quỹ Các bút toán cuối kỳ lưu sổ nhật ký chung Sau tất bút toán cuối hiện, bảng cân đối thử lập xem liệu đầu vào cho hoạt động thiết lập báo cáo tài  Hoạt động lập báo cáo Dựa vào liệu từ tổng hợp từ chu trình có liên quan, bút tốn cuối kỳ, hệ thống tiến hành chuyển liệu tự động, khóa sổ lập bảng Tổng hợp 94 tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng, báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định, xác định chênh lệch thu chi, trích lập quỹ báo cáo tài khác liên quan  Hoạt động toán Quyết toán ngân sách Nhà nước khâu cuối chu trình tài nhằm tổng kết, đánh giá việc trường có chấp hành theo dự tốn ngân sách Nhà nước sách tài ngân sách năm ngân sách qua Sau lập báo cáo tài trường gửi cho quan chủ quản để thực việc toán Cơ quản chủ quản cử nhân viên xuống trường để thực toán Sau kiểm tra xét duyệt trường điều chỉnh lại theo số liệu nhân viên toán 4.4.4.2Hoạt động kiểm sốt chu trình tài Để xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn an tồn bảo mật cần phải có hoạt động kiểm sốt chu trình hệ thống đặc biệt chu trình tài liên quan đến tất chu trình khác liên quan đến hệ thống sổ lập báo cáo Chu trình quan trọng phải trọng hoạt động kiểm soát là:  Tất hoạt động cập nhật sổ ủy quyền đầy đủ đắn  Tất nghiệp vụ ghi chép sổ hợp lệ  Tất nghiệp vụ cập nhật sổ phải xét duyệt, ghi chép xác  Dữ liệu hệ thống bảo đảm an toàn tránh mát hay chép bất hợp pháp  Các hoạt động hệ thống thực hữu hiệu hiệu  Kiểm soát chung Phân chia trách nhiệm: Rủi ro lớn hệ thống liệu, thông tin truy cập bất hợp pháp vào hệ thống để lấy liệu hay hủy bỏ, sửa chữa liệu Để kiểm soát vấn đề này, phân chia trách nhiệm thủ tục quan trọng Ngoài việc phân chia trách nhiệm phải phân quyền hệ thống để 95 người sử dụng hợp lệ truy xuất biết nội dung thông tin, liệu có liên quan đến cơng việc chun mơn họ hệ thống, cịn cơng việc khác họ hồn tồn khơng phép truy cập  Kiểm sốt ứng dụng Nguồn liệu chu trình tài kết xử lý chu trình khác chu trình tài liên quan đến nhập liệu trực tiếp hoạt động tài bút tốn cuối kỳ Các liệu nhập trực tiếp kiểm soát thủ tục kiểm tra nhập liệu từ chu trình như: kiểu liệu, vùng liệu, kiểm soát tổng số, kiểm sốt tính đầy đủ KẾT LUẬN CHƯƠNG Xây dựng HTTTKT trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM theo chu trình hướng tiếp cận mẻ, hướng đến phục vụ cho đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn sở xác định vai trị kế tốn chu trình hoạt động Dựa vào cấu tổ chức trường cao đẳng tác giả xây dựng HTTTKT thành sáu chu trình nhằm tạo phối hợp hiệu phận chức trường cao đẳng địa bàn TP HCM nhằm giảm thiểu nhân cơng chi phí cho trường 96 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết Luận Trong thời buổi công nghệ thông tin nay, để ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn địi hỏi doanh nghiệp, tổ chức cần phải xây dựng HTTTKT hồn hảo nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý nói chung, hiệu cơng tác kế tốn nói riêng Đề tài “Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn thành phố Hồ Chí Minh“ tác giả tổ chức HTTTKT trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM theo hướng tiếp cận chu trình nhằm tăng cường việc phối hợp trao đổi thông tin phận chức trường để tăng hiệu công tác kế tốn Ngồi tác giả xây dựng sơ đồ dòng liệu, lưu đồ chứng từ chu trình kế tốn, mối liên hệ chu trình kế tốn, từ chun gia lập trình chuyển đổi ngơn ngữ kế toán vào phần mềm tin học để xây dựng lên phần mềm kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý cơng tác kế tốn trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM Việc tổ chức HTTTKT trường cao đẳng theo chu trình xác định vai trị nhiệm vụ kế tốn phần hành chu trình, xác định nhân viên kế toán tiếp nhận thông tin từ phận nào, xử lý cung cấp thơng tin cho phận chu trình Điều làm giảm bớt khối lượng lớn cơng việc thời gian cơng tác kế tốn trường cao đẳng cơng lập Ngồi ra, tổ chức HTTTKT theo chu trình tạo điều kiện thuận lợi công tác kiểm tra, giám sát lẫn phận chức trường, nhằm hạn chế tượng tiêu cực làm thất thoát tài sản trường Tuy nhiên để tổ chức HTTTKT theo chu trình địi hỏi tất nhân viên phịng ban, phận cần phải có trình độ cơng nghệ thơng tin định Chi phí đầu tư để xây dựng sở hạ tầng công nghệ cho HTTTKT theo chu trình tốn 97 5.2 Kiến nghị Hiện tất trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM ứng dụng CNTT vào để phục vụ khâu kế toán phần lớn phần mềm kế toán sử dụng riêng cho phịng Kế tốn tài mà khơng có chức cho phịng ban khác Vì trao đổi thông tin phận chức trường cịn thủ cơng, dẫn đến làm giảm hiệu cơng tác kế tốn Thơng tin cung cấp thường chậm chạp làm nhiều thời gian nhân viên, sinh viên trường Để tăng hiệu cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế tốn nói riêng, tất trường cao đẳng cơng lập chuyển qua chương trình đào tạo theo học chế tín cần phải trọng đến cơng tác kế toán nhiều Khi cách quản lý trường thay đổi lấy sinh viên làm trung tâm trường cần phải thiết kế lại HTTTKT để quản lý, điều hành đơn vị đạt hiệu cao Để đảm bảo hoạt động trường cao đẳng diễn cách nhịp nhàng ,đồng trường cần phải tổ chức trao đổi liệu, thông tin cách khoa học phận chức để công việc tiến hành xuyên suốt qua công đoạn mà lại đạt hiệu cao Vì vậy, trường cao đẳng cần phải thiết kế lại HTTTKT theo hướng tiếp cận – hướng tiệp cận chu trình để tránh trường hợp việc thu thập xử lý thơng tin thiếu xác cơng việc chồng chéo lẫn làm lãng phí nguồn lực trường Tổ chức HTTTKT theo hướng tiếp cận chu trình tạo phối hợp hiệu phận chức trường làm tăng hiệu cơng tác kế tốn để kịp thời cung cấp thơng tin cho nhà quản trị cách xác, nhanh chóng Ngồi ra, tổ chức HTTTKT theo chu trình tạo điều kiện thuận lợi cho phận chức kiểm tra, giám sát lẫn để giúp hạn chế tối đa tượng tiêu cực làm thất thoát tài sản trường 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Giáo dục Đào tạo (2005) Đề án đổi giáo dục đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020, 14/2005/NQ-CP Hà Nội Bộ Giáo dục Đào tạo (2006) Thông tư số14/2009/BGD&ĐT ngày 28/5/2009 ban hành điều lệ trường cao đẳng, 19/2006/QĐ-BTC Hà Nội Chính phủ (2006) Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập, 43/2006/NĐ-CP Hà Nội Nguyễn Văn Hộ- Nguyễn Đăng Bình (2004), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, ĐH Thái Nguyên Nguyễn Thế Hưng (2008) Hệ thống thơng tin kế tốn Nhà xuất Thống Kê Nguyễn Mạnh Toàn – Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) ‘Tổ chức hệ thống thơng thơng tin kế tốn trường Đại học theo hướng tiếp cận chu trình’ Tạp chí Khoa học Cơng nghệ, 9, 123 – 129 Nguyễn Hồnh Anh (2009) Hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty TNHH Maersk Việt Nam – Thực trạng giải pháp Luận văn Thạc sĩ, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Nguyễn Phước Bảo Ấn (ed) (2012) Hệ thống thơng tin kế tốn – Tập Nhà xuất Phương Đông Thái Phúc Huy (ed) (2012) Hệ thống thơng tin kế tốn - Tập Nhà xuất Phương Đông 10 Thái Phúc Huy (ed) (2012) Hệ thống thơng tin kế tốn - Tập Nhà xuất Phương Đông 11 Thiều Thị Tâm – Nguyễn Việt Hưng – Phạm Quang Huy – hiệu đính: Phan Đức Dũng (2008) Hệ thống thơng tin kế tốn Nhà xuất Thống Kê 12 Võ Văn Nhị (2011) Nguyên Lý Kế Toán Nhà xuất lao động, ĐH Kinh Tế TP Hồ Chí Minh 13 Ulric J Gelinas, Jr., Steve G Sutton (2002) Accounting Information System South -Western PHỤ LỤC Phụ lục Chu trình thu khác Chu trình thu khác khoản thu khác ngồi thu học phí, chu trình thu khác phân thành hai chu trình nhỏ: chu trình thu tiền gửi ngân hàng, chu trình thu tiền mặt Các hoạt động chu trình thu khác tiền mặt gồm hoạt động sau: (1) Lập hóa đơn, (2) Hạch toán, (3) Nhập quỹ Đối tượng nộp tiền Hạch tốn 2.0 Sổ nhật ký Sổ quỹ Lập hóa đơn 1.0 Hóa đơn tiền mặt Nhập quỹ 3.0 Hình Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình thu khác Phụ lục Chu trình chi khác Gồm khoản chi như: khoản chi tiền điện, nước, điện thoại, fax, cước phí bưu viễn thơng, internet, ấn phẩm truyền thơng, chi phí vật liệu, dụng cụ, chi phí in ấn, in tài liệu dịch vụ khác cho hoạt động quản lý, đào tạo thuộc nhiệm vụ giao chi hỗ trợ học phí, chi tiền tàu xe quê, tiền thăm hỏi, Các hoạt động chu trình chi khác gồm hoạt động sau: (1) Tiếp nhận hóa đơn, (2) Hạch toán, (3) Thanh toán Đối tượng cần tốn Tiếp nhận hóa đơn 1.0 Kho bac NN Hạch tốn 2.0 Sổ nhật ký Sổ quỹ Hóa đơn tiền mặt Thanh tốn 3.0 Hình Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình thu khác Phụ lục Câu hỏi vấn Nhóm câu hỏi thực trạng HTTTKT  Hiện trường anh (chị) tổ chức máy kế toán nào:  Tổ chức qui trình kế tốn  Tổ chức hệ thống sổ sách  Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán  Tổ chức hệ thống báo cáo  Các qui trình, chuẩn mực kế tốn trường anh/ chị có ban hành hay chưa?  Qui trình thực theo bước nào?  Khi thực cơng việc gặp khó khăn gì?  Các anh/ chị có ý kiến đóng góp đề xuất?  Ứng dụng CNTT vào công tác kế tốn  Các anh/ chị có ứng dụng CNTT vào phục vụ cho cơng tác kế tốn? Hiện ứng dụng mức độ nào?  Phần mềm có hiệu cho công việc anh chị?  Khi sử dụng có thuận lợi khó khăn gì?  Anh chị có ý kiến đóng góp hay có đề xuất xây dựng phần mềm phục vụ cho cơng tác kế tốn Nhóm câu hỏi nhu cầu xây dựng HTTTKT  Anh/ chị có muốn ứng dụng CNTT vào để phục vụ cho công việc khơng?  Các anh chị muốn ứng dụng công nghệ mạnh mẽ hay phần?  Anh chị có mong muốn có phần mềm giúp anh/chị giải công việc? ... XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM 42 4.1 Sự cần thiết phải xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng công lập. .. tài: “XÂY DỰNG MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH? ?? II- Nhiệm vụ nội dung:  Đánh giá trạng hệ thống thông tin kế tốn trường cao. .. Đánh giá trạng hệ thống thơng tin kế tốn trường cao đẳng cơng lập địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM)  Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn cho trường cao đẳng công lập địa bàn TP HCM theo