Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nghiệp vụ bưu phẩm bưu kiện

SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SÀI GÒN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG o0o BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH: KHAI THÁC BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Chuyên đề: NGHIỆP VỤ BƯU PHẨM BƯU KIỆN TP. HCM, Năm 2010 SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SÀI GÒN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG o0o BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH: KHAI THÁC BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Chuyên đề: NGHIỆP VỤ BƯU PHẨM BƯU KIỆN Th c t p t i ự ậ ạ đơn vị: Bưu điện Quận 10 GVPT: CN. Lê Văn Sáng HSTH: Nguyễn Thanh Huỳnh Như MSHS: BC 11050056 Lớp: BC1105A (2008-2010) TP. HCM, Năm 2010 Chương 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯC VỀ ĐỊA PHƯƠNG VÀ BƯU ĐIỆN QUẬN 10 I. GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM CH LỚN Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn là đơn vò trực thuộc, hoạch toán phụ thuộc vào bưu điện TP. Hồ Chí Minh. BĐTT Chợ Lớn có tư cách pháp nhân theo phân cấp và có dấu riêng. Hiện nay đơn vò tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện tiếp tục thực hiện theo mô hình mới (phương án tách hai lónh vực Bưu Chính Viễn Thông tại Bưu Điện TP. Hồ Chí Minh). Bưu điện TT Chợ Lớn tổ chức quản lý, khai thác, kinh doanh các dòch vụ Bưu Chính Viễn Thông, PHBC, quản lý và phát triển mạng bưu cục và đại lý bưu điện. Đòa bàn hoạt động của Bưu điện TT Chợ Lớn gồm Quận: 5, 6, 8, 10 và 11. Hiện nay trên toàn mạng lưới của đơn vò có 40 bưu điện trực thuộc. Về chỉ tiêu doanh thu: kế hoạch bưu điện thành phố giao năm 2009 là 245 tỷ 150 triệu đồng. Mô hình tổ chức của Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn 1. Ban giám đốc: gồm 1 GĐ 1 PGĐ Giám đốc: Là người chòu trách nhiệm trước GĐ bưu điện Thành phố về tất cả chức năng hoạt động và nhiệm vụ cụ thể của đơn vò. Phó giám đốc: Chòu trách nhiệm kinh doanh: chòu trách nhiệm giải quyết, điều hành sản xuất kinh doanh tại đơn vò, theo dõi tình hình chất lượng của đơn vò. 2. Các phòng ban chức năng: ♦ Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý và đề xuất điều chỉnh sản xuất của đơn vò: + Tổ chức thực hiện công tác đào tạo quản lý, sử dụng đội ngũ lao động của đơn vò. + Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lao động và tiền lương, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ và công tác bảo vệ an toàn cơ quan đơn vò. + Tổ chức phục vụ trên các lónh vực văn thư lưu trữ, hành chính quản trò, phương tiện vận chuyển và chăm sóc sức khỏe CB-CNV. + Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cấp vật tư, tài sản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vò. ♦ Phòng kinh doanh nghiệp vụ: + Tổ chức quản lý, khai thác và phát triển các dòch vụ BCVT. + Phát triển kinh doanh đa dòch vụ. ♦ Phòng tài chính kế toán thống kê: + Trực tiếp thực hiện và chòu trách nhiệm vấn đề thu chi nộp thủ quỹ giữa các đơn vò trực thuộc và ngân hàng, chi theo lệnh của giám đốc để phục vụ sản xuất kinh doanh. + Làm tham mưu giúp việc cho Ban Giám Đốc để tiến hành, chỉ đạo điều hành sản xuất, quản lý sản xuất, quản lý kinh tế trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vò. II. VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, KINH TẾ, VĂN HÓA CỦA ĐỊA PHƯƠNG 1. Vò trí đòa lý: - Quận 10 có diện tích 571,81 ha với dân số khoảng 227.220.000 người (năm 2006), chủ yếu 2 dân tộc Việt, Hoa. 2. Kinh tế: Quận 10 là những quận trung tâm của thành phố, là trọng điểm giao dòch thương mại của thành phố. Ngành thương mại - dòch vụ phát triển nhanh với nhiều loại hình cao cấp và đa dạng. Các loại hình kinh tế: + Công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp. + Thương mại dòch vụ. + Xuất khẩu và nhập khẩu. 3. Văn hóa, xã hội: - Chính trò: Tình hình chính trò Quận 10 tương đối ổn đònh vấn đề an toàn trật tự xã hội được đảm bảo người dân có được cuộc sống yên bình an cư lạc nghiệp. - Văn hóa: Có nhiều công trình thiết kế văn hóa như: Nhà hát Hòa Bình, trung tâm văn hóa, nhà thiếu nhi, công viên Kỳ Hòa, công viên văn hóa Lê Thò Riêng và các tụ điểm văn hóa phục vụ rộng rãi nhu cầu vui chơi giải trí,… Ngoài ra còn có các đòa điểm di tích lòch sử (Nhà truyền thống, bia Vườn Lài, hầm chứa vũ khí bí mật, đình Chí Hòa). III. GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN QUẬN 10 Bưu điện Quận 10 trực thuộc Bưu điện TT Chợ Lớn, được thành lập sau năm 1975. Bưu điện Quận 10 với đội ngũ cán bộ công nhân đã được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ. Đa số là giao dòch viên có kinh nghiệm trong nghề, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao. Đặc biệt có đội ngũ giao dòch sẵn sàng nhận hàng tại nhà khi có yêu cầu. Doanh thu bưu điện Quận 10 được giao là 5.178.000.000đ. Thực hiện 6 tháng đầu năm 2009 là 43,49% doanh thu. 1. Vò trí Bưu điện Quận 10 nằm tại bung binh Cây Gõ: Là nút giao thông công cộng của cửa ngõ các tỉnh miền Tây, nằm ở khu dân cư đông đúc nên rất thuận tiện cho khách hàng sử dụng dòch vụ bưu điện. 2. Mặt bằng, trang thiết bò: Bưu điện Quận 10 là nơi giao dòch trực tiếp với khách hàng, là khâu đầu tiên cũng là khâu cuối cùng. Trong quá trình sản xuất nên được trang bò khang trang, thoáng mát bằng cách lắp đặt cửa kiếng cách âm, trang bò máy lạnh tạo không khí thoáng mát cho khách hàng, và đầy đủ trang thiết bò hiện đại phục vụ cho việc nhận gửi được nhanh chóng, thuận lợi như: máy fax, máy vi tính cân điện tử, máy in tem và các biểu mẫu hướng dẫn khách hàng, thùng thư tại giao dòch và có hầu hết các dòch vụ bưu chính viễn thông như: + PHBC - điện thoại nội hạt - liên tỉnh - quốc tế. + Các dòch vụ thu hộ, bán vé máy bay, bảo hiểm, previor. + Thu cước điện thoại, fax. + Tiết kiệm bưu điện. + Trả chuyển tiền nhanh - phát hành chuyển tiền, điện hoa. + Bưu phẩm - chuyển phát nhanh trong và ngoài nước. + Tem thư, bưu phẩm ghi số trong và ngoài nước. + Nhận - trả bưu kiện trong và ngoài nước. * Ghisê khai thác: Nhận bưu kiện trong nước và ngoài nước phát bưu phẩm bưu kiện trong và ngoài nước. * Ghisê tem: Tem trong và ngoài nước bán tem thư, phong bì, bưu phẩm EMS trong và ngoài nước, Vexpress, ghi số trong và ngoài nước, dòch vụ UPS nước ngoài. * Ghisê ngân vụ: Phát hành, trả TCT, điện hoa, trả MP1, trả WESTERN UNION * Ghisê dòch vụ: Tiết kiệm bưu điện và phát hành báo chí, bán vé máy bay, bảo hiểm xe, bán thẻ sim. * Ghisê điện thoại đường dài và quốc tế cộng cộng và nội hạt: Thu cước điện thoại Vinaphone, Mobiphone, Cityphone, điện thoại cố đònh. 3. Nhân sự: Có 20 cán bộ công nhân viên gồm: 1 trưởng bưu cục, 1 phó bưu cục, 18 giao dòch viên. 4. Phân công ca kíp: - Trưởng bưu cục và phó bưu cục làm giờ hành chính (từ 7 giờ 30 đến 12 giờ 30; 13 giờ đến 16 giờ 30). Còn lại chia làm 2 ca: + Ca 1: từ 7 giờ đến 13 giờ 30 + Ca 2: từ 13 giờ 30 đến 20 giờ - Mỗi ca làm việc 1 trưởng ca và 6 giao dòch viên - Các giao dòch viên được phân ca xoay vòng đi hết cả các khâu, mỗi tháng đổi một lần. 5. Cách bàn giao ca: Cuối ca, trước giờ giao ca 15 phút, GDV hoàn tất tất cả các công việc để bàn giao ca như: ấn phẩm phong bì, quỹ trong các ấn phẩm, bưu kiện, các TCT, CTN, MP1, còn lại tại giao dòch và đối chiếu các sổ sách liên quan. Vào sổ giao ca (mỗi khâu một sổ giao ca) các khoản thu chi phát sinh trong ca, kiểm tra lại tiền mặt, cân đối sổ sách kế toán. Khi giao ca phải có mặt cả hai bên giao và nhận ca, 2 bên tự đối kiểm với nhau và ký tên giao nhận trên sổ giao nhận ca. Nếu có sai sót thì hai bên cùng xử lý. Không có mặt KSV trong việc bàn giao ca. Sau khi giao nhận ca xong, tất cả tiền doanh thu của các khâu khác được vào sổ sách và nộp tiền cho thủ quỹ để vào sổ theo dõi doanh thu đơn vò. Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ KHAI THÁC BƯU PHẨM BƯU KIỆN I. TẠI BỘ PHẬN GIAO DỊCH Giao dòch là khâu đầu tiên trong quy trình sản xuất, đồng thời cũng là khâu trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Đây cũng là bộ mặt của bưu điện, vì vậy nhân viên khi làm việc phải có thái độ văn minh, lòch sự, tận tình phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó việc phân công ca kíp làm việc, giờ giấc đóng mở cửu bưu cục cũng hết sức quan trọng. Giờ mở cửu bưu cục được bắt đầu từ 7h00 đến 20h00 - Ca thứ nhất: từ 7h00 đến 13h30 - Ca thứ hai: từ 13h30 đến 20h00 ♣ Giới thiệu về chương trình NetPost: + Đây là một phần mềm đã được lập trình sẵn để hỗ trợ cho tất cả các công việc ở bộ phận giao dòch cũng như bộ phận khai thác bưu phẩm bưu kiện. + GDV chỉ việc nhập tất cả các thông tin của khách hàng vào máy vi tính cho ra lệnh in máy sẽ tự động cập nhật và cho in ra tất cả các thông tin mà GDV cần (in BK1, BD1, VE1, BC07, BC01, BC16…). + Ở bộ phận khai thác, chương trình hỗ trợ đắc lực cho việc đóng chuyến thư. Nhân viên khai thác chỉ việc ra lệnh đóng chuyến thư sau đó ra lệnh in. Chương trình sẽ tự động cập nhật và cho in ra các phiếu chuyển (BK3, BD3, E2, VE2, HQ01…). + Khi khai thác chuyến thư nhân viên khai thác chỉ việc nhập tất cả các thông tin về bưu phẩm bưu kiện, sau đó cho ra lệnh in BC10. Chương trình sẽ tự động cập nhật và cho ra đầy đủ các thông tin về bưu phẩm bưu kiện mới nhận về. + Chương trình còn hỗ trợ đắc lực về các thông tin khi khách hàng có yêu cầu tìm kiếm thông tin về bưu phẩm bưu kiện đã đến bưu cục mình chưa. Cũng như trong việc phát bưu phẩm bưu kiện. 1. Chấp nhận bưu phẩm thường 1.1. Chấp nhận bưu phẩm thường trong nước: - Khách hàng đến bưu điện gửi bưu phẩm thường dưới 20gr thì giao dòch viên hướng dẫn khách hàng tự gián tem bỏ vào thùng thư trước cửa, đối với bưu phẩm lớn hơn 20gr thì dán tem hoặc in cước thay tem trên bưu phẩm. - GDV giữ lại tại ghi sê để chuẩn bò khai thác. - Các cơ quan, công ty gửi bưu phẩm với số lượng nhiều GDV sẽ quay tem máy in cước thay tem lên bưu phẩm để tiết kiệm thời gian cho việc gián và hủy tem. 1.2. Đối với thư nước ngoài: Khi khách hàng đến bưu điện gửi đi nước ngoài GDV tiến hành chấp nhận như sau: + GDV sẽ hỏi khách hàng gửi đi đâu? + Xem họ tên, đòa chỉ người gửi và người nhận đầy đủ đúng nguyên tắc không, thư phải được đóng kín dán kín. + Xác đònh người nhận ở vùng cước nào. + Cân bưu phẩm, tính cước, báo giá cho khách hàng. + Thu tiền khách hàng. + Quay tem máy in cước thay tem. Nếu bưu phẩm có kích cỡ lớn thì giao dòch viên không trả lại cho khách hàng để bỏ vào thùng thư mà giữ lại để giao cho bộ phận khai thác chuyển đi. - Trường hợp khách hàng đến gửi đi nước ngoài có yêu cầu đổi phiếu trả lời quốc tế CN01, GDV làm công việc như sau: + Kiểm tra CN01 có hợp lệ và còn thời hạn sử dụng không? + Khi CN01 đã hợp lệ, GDV cân thư, tính cước (tính tổng cước khách hàng gửi trừ đi tổng tiền khách hàng đưa CN01) báo cho khách hàng biết để khách hàng đưa thêm tiền hay GDV thối lại thành tem hay bì thư cho khách hàng. + Trao bưu phẩm cho khách hàng bỏ vào thùng thư. + Đóng dấu nhật ấn vào ô 3 của CN01. + Lưu lại để kế toán ghi cuối ngày. 1.3. Chấp nhận công văm ghi nợ của các cơ quan đơn vò có ký hợp đồng với Bưu điện TT Chợ Lớn: Khi gởi các cơ quan đơn vò mang theo sổ để GDV ký nhận số lượng trên sổ. Khi nhận gửi GDV tiến hành các bước sau: - Kiểm tra gói bọc, họ tên, đòa chỉ của người gửi và người nhận. - Đếm số lượng và ký tên trên sổ của đơn vò có công văn ghi nợ. - Cân bưu phẩm và tính cước. - Quay tem máy vào bưu phẩm. - Ghi số lượng và số tiền vào sổ theo dõi công văn ghi nợ để cuối tháng thanh toán, trình công văn ghi nợ với các cơ quan ghi đơn vò. Sổ theo dõi công văn ghi nợ là 1 cuốn tập có mẫu như sau: - Sau đó giao sang bộ phận khai thác để vào sổ theo dõi công văn ghi nợ của khai thác để đóng đi. - Cuối ngày hai bên sẽ đối chiếu để khớp số lượng. 2. Chấp nhận ghi số trong nước và ngoài nước 2.1. Trong nước: Quy trình chấp nhận BPGS như sau: - Khi khách hàng đến GDV sẻ hỏi khách hàng gửi đi đâu, nội dung của hàng hóa là gì? - Kiểm tra nội dung bưu phẩm xe có đúng quy đònh không? - Cung cấp nhãn ghi đòa chỉ người nhận đã in sẵn cho khách hàng điền vào. [...]... 1 lại tại bưu cục - Liên 2, 3 cùng các giấy tờ ấn phẩm liên quan: tờ khai hàng không, CN22,… đính kèm bưu kiện đóng đi III PHÁT BƯU PHẨM BƯU KIỆN TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC ♣ Có 3 hình thức phát bưu phẩm bưu kiện cho người nhận: - Phát tại đòa chỉ người nhận - Phát tại giao dòch - Phát qua hộp thư thuê bao ♣ Các bưu phẩm bưu kiện phát tại đòa chỉ người nhận: - Các loại thư thường, bưu thiếp, ấn phẩm, gói... số nặng dưới 500gr - Bưu phẩm A nặng dưới 2000gr - EMS, Vexpress không hạn chế khối lượng được phát đến 3 lần - Các bưu phẩm bưu kiện có sử dụng dòch vụ phát tại đòa chỉ nhận hoặc theo yêu cầu của người nhận - Các loại giấy mời bưu phẩm, bưu kiện TCT, CTN… ♣ Các loại bưu phẩm bưu kiện được phát tại nơi giao dòch: - Gói nhỏ ấn phẩm gửi thư thường hoặc ghi số nặng trên 500gr - Bưu phẩm thường hoặc ghi... hiệu, nước ký gởi để nhận biết bưu phẩm trong nước hay ngoài nước - Nếu bưu phẩm trong nước thì dựa vào số thứ tự đến trên BC10 để vào kho lấy bưu phẩm ra phát cho người nhận - Nếu phát bưu phẩm chuyển hoàn thì phải lưu BD1 lại tại bưu cục 3 Phát bưu kiện trong và ngoài nước: - Khi bưu kiện đến đóng dấu nhật ấn lên mặt sau phiếu gửi bưu kiện BK1 in giấy mời BC10 - Nếu bưu kiện nước ngoài có đánh thuế... không 3 Kiểm soát nhận gửi bưu kiện trong và ngoài nước: - Tương tự với bưu phẩm ghi số - Tuy nhiên phải kiểm soát thêm mỗi bưu kiện phải có thêm 1 BK1 đi kèm với bưu kiện Đối với bưu kiện nước ngoài phải có 2 CP72 đi kèm - Nếu bưu phẩm sử dụng dòch vụ báo phát thì GDV yêu cầu người nhận ký tên lên BC07 GDV đóng nhật ấn ký tên lên BC07 Đóng trả BC07 về bưu cục gốc bằng số sự vụ - Trường hợp là ghi số... phẩm, bưu kiện BK1 làm mũi tên chỉ hướng về bưu cục gốc và ghi lý do lên bưu phẩm bưu kiện, BK1 + Nếu bưu phẩm bưu kiện có thu cước lưu kho, cước chuyển hoàn thì phải lập BC11 đính kèm để thu cước người gửi CHƯƠNG 3: TẠI KHÂU KHAI THÁC I GIỚI THIỆU - Mỗi ngày bưu điện Quận 10 trao đổi với TT Chợ Lớn 2 chuyến thư (sáng 10h30, chiều 13h30) chủ yếu là đóng đi nhưng bưu phẩm EMS, VEXPRESS, UPS - Đóng cho bưu. .. nhận đi vắng nhà thì bưu tá phát 3 lần không phát được sẽ để lại giấy báo mời người nhận ra bưu cục nhận và đem bưu phẩm về bưu cục giao lại cho giao dòch - Đối với bưu phẩm quá hạn lưu giữ theo quy đònh, bưu cục phát sẽ làm thủ tục chuyển hoàn về bưu cục gốc hay chuyển tiếp đến bưu cục nơi người gửi ở để trả lại cho người gửi - Đối với bưu kiện quá hạn lưu giữ theo quy đònh, bưu cục sẽ căn cứ theo... đến bưu cục mới + Nếu BP-BK có thu cước lưu kho, cước chuyển tiếp chuyển hoàn thì lập BC11 đính kèm để thu cước ở người nhận * Chuyển hoàn: - Các trường hợp chuyển hoàn: + Bưu phẩm bưu kiện không phát được, hết hạn lưu giữ mà không có yêu cầu nào khác + Bưu phẩm bưu kiện có yêu cầu của người gửi chuyển hoàn ngay - Thủ tục chuyển hoàn: + Dùng bút đỏ gạch chéo họ tên, đòa chỉ người nhận mặt trước bưu phẩm, ... Phát bưu phẩm ghi số trong và ngoài nước: - Bưu phẩm từ VPS2 về Quận 10 theo chuyến thư phổ thông GDV cập nhật vào máy vi tính in giấy mời BC10 (giấy mời sẽ tự động cập nhật đầy đủ thông tin như: ngày đến, số thứ tự đến, giấy mời lần mấy…) - Trường hợp bưu phẩm ghi số để lại bưu cục Cũng nhập vào máy vi tính ghi số thứ tự đến và đóng nhật ấn đằng sau bưu phẩm in giấy mời BC10 mời người nhận ra bưu cục... tổ chức cơ quan đơn vò yêu cầu phát tại giao dòch cho liên lạc viên - Bưu phẩm lưu ký - Bưu phẩm bưu kiện có nội dung hàng hóa ♣ Phát qua hộp thư thuê bao: - Các đơn vò, cá nhân có đăng ký hộp thư tại bưu cục, người nhận tự ra nhận vào giờ mở cửa của bưu cục - Nhưng do bưu cục Quận 10 chỉ là nơi giao dòch, không có đội phát thư báo nên chỉ có hình thức phát tại giao dòch và phát qua hộp thư thuê bao... gửi Những bưu phẩm phát tại giao dòch khi đó sẽ yêu cầu xe của bưu điện TT Chợ Lớn chở bưu phẩm bưu kiện và GDV đến đòa chỉ người nhận phát theo yêu cầu - Khi đi mang theo giấy mời BC10 và các giấy tờ liên quan Thủ tục phát tương tự tại giao dòch Nếu phát không được thì để lại giấy mời BC10 mời khách hàng ra giao dòch nhận 1 Phát bưu phẩm thường: - Tại giao dòch Quận 10 phát thư thường khi bưu tá phát . dòch thương mại của thành phố. Ngành thương mại - dòch vụ phát triển nhanh với nhiều loại hình cao cấp và đa dạng. Các loại hình kinh tế: + Công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp. + Thương mại dòch. công viên Kỳ Hòa, công viên văn hóa Lê Thò Riêng và các tụ điểm văn hóa phục vụ rộng rãi nhu cầu vui chơi giải trí,… Ngoài ra còn có các đòa điểm di tích lòch sử (Nhà truyền thống, bia Vườn Lài,. nghiệp vụ. Đa số là giao dòch viên có kinh nghiệm trong nghề, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao. Đặc biệt có đội ngũ giao dòch sẵn sàng nhận hàng tại nhà khi có yêu cầu. Doanh thu bưu điện