TIỂU LUẬN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn.

Họ và tên: Nguyễn Thị Ngọc Bích

Lớp: Quản trị kinh doanh 2

TIỂU LUẬN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn

Họ thường chủ động bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ

ai Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này Dưới đây là một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích ứng nhanh với những tình huống giao tiếp trong xã hội

I TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP TRONG XÃ HỘI

1 Đến dự với tinh thần thoải mái

Nếu bạn đi mà cho rằng đó là bất đắc dĩ và thấy không thoải mái, bạn sẽ làm cho buổi gặp gỡ trở nên miễn cưỡng Hãy nghĩ rằng đó là một cơ hội tốt để tiếp xúc với nhiều người và bạn sẽ có buổi gặp gỡ vui vẻ và thú vị Thay vì đứng lặng lẽ, dựa vào tường, vắt chéo tay và khuôn mặt không mấy vui vẻ, bạn sẽ luôn cười nói, đi tới đi lui để tiếp chuyện và tỏ ra rất thoải mái trong giao tiếp với mọi người

2 Ăn mặc nghiêm túc

Trang phục thích hợp với hoàn cảnh sẽ làm cho bạn tự tin lên rất nhiều Mỗi sự kiện khác nhau, bạn cần có trang phục thích hợp và đó là cách bạn tôn trọng người khác và chính mình Điều đó giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với người khác

3 Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện

Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười thì đừng bao giờ kinh doanh” Nếu bạn nhìn vào mắt ai đó từ cách 10 bước, hãy biểu hiện sự thân thiện bằng cách gật đầu hoặc mỉm cười Còn nếu cách 5 bước thì bạn hãy nói: “Chào anh!” hoặc “Dạo này bên anh còn nhập hàng từ Nga nữa không?” tùy thuộc vào bối cảnh và đối tượng bạn gặp Đừng bao giờ cố tình làm như bạn không thấy người khác

4 Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói

Người ta cảm thấy dễ gần người khác hơn khi có cái để nói Hãy thường xuyên cập nhật thông tin trên báo chí để biết những gì đang xảy ra trên thế giới Tìm đọc những tạp chí chuyên ngành hoặc sách để cập nhật kiến thức trong lĩnh vực của bạn

5 Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác

Chủ động giới thiệu mình và bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những người lạ Hãy luôn cầm ly rượu bằng tay trái để tay phải có thể sẵn sàng bắt tay Nếu bạn ngồi, quay sang hai bên, chào mọi người và tự giới thiệu mình

6 Luyện tập kỹ năng nghe

Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là gặt”, nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu hướng thích “gieo” nhiều hơn “gặt” Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích người khác nói Hãy đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời bình luận để tiếp tục câu chuyện Bạn có thể dùng một số cách bình luận như: “Nghe có vẻ giống như ”, “Không biết có đúng là anh A làm ở công ty XYZ không?”, “Tôi cũng gặp trường hợp tương tự năm ngoái ”, “Cuối cùng anh ta làm gì?” Có rất nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần chú ý bối cảnh để đưa ra cách tiếp chuyện thích hợp

7 Đừng uống quá nhiều

Nhiều người nghĩ rằng uống sẽ làm tăng hưng phấn trong giao tiếp, nhưng mặt trái của nó

là bạn có thể sẽ không kiểm soát được bạn đã nói gì Sẽ rất tệ hại khi bạn tỉnh táo và nhận

ra rằng lẽ ra không nên nói như vậy khi gặp gỡ người khác Lúc đó thì đã quá muộn

8 Lịch sự lúc chia tay

Bạn không chỉ cần lịch sự lúc ban đầu gặp nhau mà cách bạn rút lui, chia tay cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi cuộc gặp gỡ và cho rằng để không ảnh hưởng tới không khí của người khác Đó là cách lý giải không hợp lý

vì bạn sẽ không gây được ấn tượng Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường hình ảnh của bạn và có thể mở ra những cơ hội mới với đối tác Những câu nói: “Rất hân hạnh được gặp ông!”, “Hy vọng được gặp lại ông tại ”, “Tôi rất vui mừng được nghe anh nói về ” không phải là vô ích

II BẢY NHÂN TỐ CƠ BẢN CỦA GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Nếu bạn muốn là một nhà giao tiếp kinh doanh hiệu quả, việc nắm vững và ứng dụng tốt

7 yếu tố trên là rất quan trọng Chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào từng yếu tố một…

1 Cấu trúc

Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba thành phần sau:

- Mở đầu;

- Nội dung;

- Kết thúc

Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng nữa - bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu

Trong các trường hợp này, kích cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến

Mở đầu

Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung giao tiếp là

gì

Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại

Nội dung

Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp giao tiếp

Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của bạn

Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng điểm và dễ hiểu Đừng làm đối tượng giao tiếp sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc

Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn sẽ giới thiệu cho một đứa trẻ lớp bảy xem Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả với mọi người

Kết thúc

Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe về những luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn họ sẽ thực hiện tiếp theo

Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu

2 Rõ ràng

Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai

Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới - trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn

Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt

3 Nhất quán

Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền tải một

thông điệp thiếu nhất quán Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông điệp giao tiếp của bạn

Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những gì bạn mong muốn Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn

Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau mà nó có thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi

Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược lại Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là không được thay đổi

4 Phương tiện truyền đạt

Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh

Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm những công cụ giao tiếp mới

Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn Điểm quan trọng

là lựa chọn đúng phương tiện

Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có thể truyền đạt thông điệp của bạn:

- với độ chuẩn xác cao nhất;

- với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;

- với chi phí tài chính thấp nhất;

- với chi phí thời gian ngắn nhất

Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này Hoàn toàn lẵng phí nếu bạn bỏ ra một khoản chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên

Vậy những phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một hoặc phối kết hợp các phương tiện sau:

- Bản ghi nhớ bằng giấy;

- Thư;

- Thuyết trình mặt đối mặt;

- Seminar;

- Trao đổi qua điện thoại;

- Họp bàn;

- Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;

- Email;

- Voice email;

- Trang web;

- Webcast/webvideo;

- Truyền thanh;

- Truyền hình;

- PR;

- Quảng cáo TV/Film;

- Cd-rom/DVD

5 Thích hợp

Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ quan tâm tới thông điệp giao tiếp của

họ - và sau đó tiếp tục đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ có thể tìm thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương thích hay không

Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn, còn bằng không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển đạt Nói cách khác, nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống lại bạn và đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông điệp bạn đưa ra cho dù nó thích hợp thế nào chăng nữa

6 Trước tiên/Mới đây

Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:

- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;

- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;

Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin đầu tiên là

“Tác động Trước tiên” (Primacy Effect) Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency Effect)

Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động nào là chiếm ưu thế nhất với họ,

sẽ tốt nhất khi các giao tiếp kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh mẽ và

đáng nhớ

Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút được sự quan tâm của đối tượng giao tiếp:

- một trích dẫn;

- một câu nói đùa;

- một lời đồn;

- một tuyên bố đặc biệt

Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có liên quan mật thiết tới chủ đề giao tiếp Ví dụ, trong khi dòng mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,… thực sự lôi cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp của bạn là về máy móc, chế tạo máy, chắc chắn người nghe sẽ rất bực bội Họ có cảm giác mình bị lừa bịp

Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương quan với nội dung thông điệp giao tiếp cũng chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng của mọi người

Và bạn đừng cho rằng sự hài hước sẽ có tác dụng lớn Giao tiếp kinh doanh mang tính nghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp hài hước tới người nghe mà vẫn giữ được các nguyên tắc như trên

Nếu bạn quyết định sử dụng yếu tố hài hước trong các giao tiếp, hãy nhớ kỹ các nguyên tắc sau:

- Kể một câu chuyện như thể nó là sự thực Điểm nút sẽ thú vị hơn nhiều nếu chúng ta không mong đợi nó

- Kể một câu chuyện để xây dựng điểm mấu chốt kinh doanh của bạn Nếu bạn không tạo được điểm mấu chốt, câu chuyện hài hước sẽ không có ý nghĩa nào cả

- Đảm bảo bạn kể câu chuyện một cách chính xác, đừng quá sa đà vào từ ngữ vui nhộn,

và đảm bảo sự tương thích

Phần mở đầu và kết thúc của những giao tiếp kinh doanh của bạn là dễ được ghi nhớ nhất

và vì thế nó cần có đầy đủ các nhân tố thiết yếu Hãy chắc chắn rằng bạn đưa ra cho người nghe điều gì đó đáng nhớ

7 Nguyên tắc tâm lý 7±2 (bảy cộng trừ hai)

Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có một khả năng có hạn để lưu giữ các thông tin trong ngắn hạn hay một trí nhớ lâu dài

Tương tự, não người cũng được cấu trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm riêng biệt Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng trừ 2 Nó cách khác, con người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9 nhóm thông tin trong một thời điểm

Đồng thời, người nghe sẽ phân nhóm thông điệp giao tiếp kinh doanh của bạn thành 4 đến 8 thông điệp nhỏ hơn trong trí nhớ lâu dài

Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc gạn lọc các thông điệp cùng phần

mở đầu và kết thúc đáng nhớ, dễ phân biệt

Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ phải giới hạn các giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận điểm cụ thể

Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó được người nghe nhớ kỹ sau đó 5 tuần, hãy đảm bảo rằng các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp ngắn gọn và

dễ nhớ

Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ Vì vậy, nếu bạn giao tiếp hay có một tài liệu dài cần truyền đạt, đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu thành:

- 7±2 chương hay mục

- 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn

Nếu cuối cùng bạn vẫn có 10 hay 11 tiêu đề nhỏ trong mỗi mục lớn, hãy thử xem xem bạn có thể hợp nhất một vài tiêu đề với nhau không, hay có thể tạo ra một mục lớn mới cho chúng hay không

III KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định trong thành công của một thương vụ lớn Không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau

Nói cho hay, cử chỉ thu hút, phong thái đĩnh đạc và còn rất nhiều phẩm chất khác để cấu thành một con người giỏi giao tiếp Trong phạm vi của bài viết này, Hiếu Học không thể trình bày thấu đáo các vấn đề của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh, mà chỉ là những ghi chú giúp các bạn khởi nghiệp dễ dàng hơn

1 Ngoại hình

Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong một mối quan hệ Ngoại hình chính là công cụ để bạn tạo thiện cảm với mọi người từ cái nhìn đầu tiên Trong giao tiếp kinh doanh, ngoại hình càng đóng vai trò quan trọng để bạn thể hiện bản sắc của mình ngay lần đầu gặp mặt

Bạn không cần có một khuôn mặt khôi ngô, xinh đẹp, một vóc dáng người mẫu mà lựa chọn trang phục và các phụ kiện đi kèm một cách khéo léo mới chính là điểm then chốt

để thể hiện cá tính của bạn Chọn trang phục phù hợp dáng người, phù hợp môi trường gặp gỡ, gọn gàng, thơm tho, những phụ kiện đi kèm như túi xách, đồng hồ, điện thoại không quá lòe loẹt, rối rắm sẽ thể hiện bạn là một doanh nhân trẻ đầy chuyên nghiệp và

tự tin

2 Lời nói

Ngôn ngữ là công cụ cơ bản để giao tiếp, truyền thông tin giữa mọi người Ngữ điệu trong giọng nói cần được sử dụng hợp lý với từng môi trường, từng đối tượng khác nhau Bạn hãy luôn nhã nhặn với phụ nữ, khẳng khái khi trình bày vấn đề của mình và dõng dạc khi tuyên bố một quyết định

Ngẫu hứng trong lời nói là điều nên có với một doanh nhân Một câu bông đùa, một mẩu chuyện hài hước đúng với bản chất công việc sẽ làm không khí thêm phần thoải mái và đối tác, khách hàng sẽ cảm thấy dễ chịu, cảm mến và từ đó tin tưởng bạn

3 Ngôn ngữ cơ thể

Là một phần không thể thiếu trong đời sống giao tiếp của con người, ngôn ngữ cơ thể nhiều khi còn có sức mạnh hơn tất cả kỹ năng khác trong nghệ thuật giao tiếp Ánh mắt,

nụ cười hay cái hất tay có thể truyền đạt đến người nghe một lượng thông tin đi kèm cảm xúc mà không có công cụ giao tiếp hay thông tin nào có thể làm được

Một nụ cười thể hiện sự đồng ý, cái liếc mắt lém lỉnh tạo sự thiện cảm, hay mím miệng thể hiện sự bất đồng một cách nhẹ nhàng Vẻ mặt nhiều khi có sức thuyết phục hơn là hàng giờ diễn thuyết Cử chỉ nhiều khi đều nằm trong bản năng con người Trong môi trường giao tiếp hàng ngày, một tật xấu như cắn móng tay, vân vê nút áo có thể làm trở nên cá tính, khó quên và dễ mếm trong mắt người thân, nhưng là doanh nhân, tất cả tật xấu ấy là điều nên tránh vì những tật xấu ấy nói lên sự lúng túng, thiếu tự tin của bạn

Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý Nhờ đó mà nhà lãnh đạo sẽ có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, truyền đạt thông điệp cho nhân viên một cách dễ dàng và hấp dẫn

4 Sự chuẩn bị

Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần thiết Trên thực tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các doanh nhân là do đã chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại

Hiếu Học đã nói đến ngoại hình, lời nói, cử chỉ, những kỹ năng cơ bản của nghệ thuật giao tiếp Tất cả đều cần sự luyện tập và chuẩn bị thật kỹ càng Chuẩn bị trang phục đến một hội thảo lại khác một buổi tiệc tùng, lời nói trên bục thuyết trình lại khác lời nói trên bàn nhậu, cử chỉ khi tiếp xúc khách hàng khác xa khi chính bạn là khách hàng quan trọng của đối tác

Trên tất cả, để có được một buổi thương thảo thành công, một buổi tiệc tùng gây nhiều ấn tượng, bạn cần chuẩn bị một tâm lý thật vững vàng nhưng thoải mái Làm sao bạn có thể giao tiếp thành công khi bạn còn mang ý nghĩ thua kém đối tác hay không thiện cảm với khách hàng của mình Tinh thần phấn chấn, nhiều cảm hứng sẽ là xúc tác để bạn có những cái bắt tay đầy tự tin, những câu bông đùa khôn ngoan, phong thái đĩnh đạc hay đơn giản là trao danh thiếp đúng thời điểm Tất cả sẽ làm nên hình ảnh một doanh nhân đáng tin cậy

IV KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG PHỐI HỢP NHÓM

Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý sự căng thẳng Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, và nhiều nhóm, nhiều đốt tượng và nhiều cấp quản lý Do vậy, ngoài những kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và có kỹ năng phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất

Những hiểu biết về kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta chỉ đề cập đến kỹ năng giao tiếp, một trong những

kỹ năng rất cần thiết để phối hợp hoạt động nhóm

V VÀI NÉT VỀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP KINH DOANH CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN

Để việc làm ăn với thị trường Nhật Bản thu được kết quả cao, một trong những yếu tố không kém phần quan trọng là phải tìm hiểu và nắm được tập quán, văn hoá giao tiếp kinh doanh của họ Sau đây là một số nét để bạn đọc tham khảo:

1 Đừng quá vội vàng bắt tay với doanh nhân Nhật Bản.

Nói chung, người Nhật tránh sự tiếp xúc quá thân mật trong kinh doanh Vỗ vai khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự Nhưng nếu một người Nhật thiện chí đưa tay ra trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ để thể hiện thiện chí của mình

2 Sẵn sàng tôn trọng sự khác biệt về văn hoá Khi gọi tên người Nhật bạn nhớ bỏ từ

“Mr” ở đằng trước và thêm từ “san”- nghĩa là Ông, Bà, Anh, Chị… vào sau Họ của người

đó để thể hiện sự kính trọng

Ví dụ : Mr Fujita được gọi là Fujita-san Mr Jones được gọi là Jones-san Không gọi

“Mr Fujita-san” hay “Mr Jones-san” Lưu ý là người Nhật gọi Họ chứ không gọi tên Gọi tên được xem là thiếu lịch sự

3 Khi kết thúc câu chào hỏi, đừng bao giờ quên trao “card visit”, đây là điều quan trọng nhất

Hầu hết người Mỹ nhận card của đối phương liếc nhìn rất nhanh rồi cất vào túi áo vét trong khi người Nhật xem card rất cẩn thận cả mặt trước và mặt sau Họ giới thiệu, chứ không chỉ đơn thuần đưa cho bạn, và cầm card với dòng chữ in xuôi chiều về phía bạn để bạn dễ nhìn Có thể kèm theo một cái cúi đầu nhẹ và nhanh Chiếc card của người Nhật to hơn card của người Mỹ một chút và được in trên giấy chất lượng tốt hơn Việc in có thể bằng tiếng Anh một mặt và mặt kia in bằng tiếng Nhật

4 Vị trí ngồi vào bàn làm việc

Dọc theo bàn hội nghị, khác với khá nhiều công ty Mỹ là thường ngồi xen kẽ giữa người của bên này với người của bên kia, người Nhật thường ngồi một bên, đối phương ngồi một bên, trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất ngồi ở giữa

5 Trường hợp bạn nhận được nhiều card visit một lúc:

Đặt card visit mà đoàn doanh nhân Nhật Bản vừa trao cho bạn lên mặt bàn theo đúng thứ

tự của doanh nhân Nhật ngồi đối diện với bạn Người Nhật cũng sắp xếp card visit mà đoàn của bạn trao cho họ lên bàn theo thứ tự của người ngồi đối diện tương tự như vậy Bạn có thể nhìn vào card visit để nhớ tên của người đó Điều này có thể chấp nhận được Tên của người Nhật Bản có thể khó nhớ, nhưng tên của người nước ngoài cũng khó nhớ đối với người Nhật

6 Khi bạn là khách ở các văn phòng của người Nhật bạn sẽ được mời uống trà xanh,

đây là truyền thống của người Nhật Nhưng người Nhật cũng uống cafe

7 Nói chậm và đúng sự thật

Những lời giới thiệu bóng bẩy sẽ không gây được ấn tượng Những từ và cụm từ hay được dùng như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hoà”, “không thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác”

8 Trong đàm phán, học cách chấp nhận sự im lặng trong 30 giây hoặc lâu hơn

Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi Bạn cũng không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây

9 Tránh dùng từ “no” (không), vì được xem là thiếu lịch sự

Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”

10 Cuối cùng, bạn có thể mời doanh nhân Nhật Bản đến nhà, hoặc là thử chơi với họ một ván gôn Người Nhật thích chơi gôn và sẵn sàng đàm phán tiếp sau khi cùng chơi

môn thể thao tạo sự thân thiện này

Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi người, tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác Vì thế cần phải khéo léo, nhanh nhạy trong mọi tình huốn, nói ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình

Nhật Bản là một xã hội theo đẳng cấp dọc, vì thế người Nhật không có quan niệm về sự

“bình đẳng” giống như các nước khác Các mối quan hệ ở Nhật theo khuynh hướng người trên và kẻ dưới, người chủ hoặc sếp trong công ty được ví như cha mẹ và nhân viên được xem như con cái trong gia đình

Lòng trung thành đối với cấp trên và công ty được người Nhật đánh giá như một phẩm chất cao quý