Báo cáo thực tập nghành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Báo cáo thực tập ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - ĐH QGHN; Báo cáo thực tập; Báo cáo khoa học. Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC).

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

PHẦN I:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC) 6

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tàichính Kế toán và Kiểm toán (AASC) 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) và Phòng Tổng hợp 8

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Kiểm toán AASC 8

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổng hợp 11

1.3 Ý nghĩa thương hiệu AASC và phương châm phát triển 17

1.3.1 Ý nghĩa thương hiệu AASC: 17

1.3.2 Phương châm phát triển và định hướng: 18

PHẦN II:KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC) 19

2.1 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng Tổnghợp 19

2.1.1 Mô hình tổ chức của Phòng Tổng hợp 19

2.1.2 Tổ chức lao động khoa học của Phòng Tổng hợp 20

2.1.3 Các trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng 21

2.2 Nghiên cứu và khảo sát tình hình Công tác văn thư 21

2.2.1 Tổ chức và biên chế của Văn thư chuyên trách 22

2.2.2 Sự quản lý và chỉ đạo của Công ty đối với công tác văn thư 22

2.2.3 Trang thiết bị làm việc của cán bộ văn thư chuyên trách 23

2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 23

2.2.5 Quản lý công văn “đi” “đến” 25

2.2.6 Quản lý và sử dụng con dấu 28

2.2.7 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 28

2.3 Nghiên cứu và khảo sát tình hình Công tác lưu trữ 29

2.3.1 Tổ chức và chỉ đạo của Công ty Kiểm toán AASC đối với công tác lưu trữ 29

2.3.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ

Công ty 30

2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 30

2.3.5 Công tác bảo quản an toàn tài liệu 36

2.3.6 Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin vào Công tác lưu trữ 36

PHẦN III:NHỮNG NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC) 373.1 Thực hành về Công tác Văn thư 37

3.1.1 Về tiếp nhận và chuyển giao văn bản 37

3.1.2 Vào sổ công văn “đi” – “đến” 37

3.1.3 Đóng dấu 37

3.1.4 Lập hồ sơ hiện hành 38

3.1.5 Thực hành sử dụng một số trang thiết bị văn phòng 38

3.2 Thực hành về Công tác Lưu trữ 39

3.2.1 Công tác thu thấp, bổ sung tài liệu lưu trữ 39

3.2.2 Về công tác phân loại và chỉnh lý tài liệu chuyên môn 39

3.3.3 Công tác Xác định giá trị tài liệu 44

PHẦN IV: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 46

4.1 Nhận xét về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ 46

4.1.1 Về công tác văn thư 46

4.1.2 Về công tác Quản trị văn phòng 48

4.1.3 Về công tác lưu trữ 48

4.2 Kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ 50

4.2.1 Về công tác văn thư 50

4.2.2 Về công tác quản trị văn phòng 51

4.2.3 Về Công tác lưu trữ 53

PHẦN KẾT LUẬN 56

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác Văn thư, Lưu trữ và Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vựcchiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lýnhà nước nói chung và doanh nghiệp nói riêng Dù ở bất cứ thời kỳ nào, thì đâyvẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức

Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đạihoá đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước tachú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính cóhiệu lực Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “Lưu trữ học và Quản trịVăn phòng” cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơquan, đơn vị cũng được quan tâm đặc biệt

Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi.Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đàotạo của các trường đại học nói chung và Trường Khoa học Xã hội và Nhân VănHà Nội nói riêng Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho học viên tiếp cận được vớithực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bướcgiúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ của mình.

Sau thời gian học tập tại trường, được tiếp nhận những kiến thức phongphú, bổ ích từ các Thầy, Cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng-Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội; được sự giới thiệu của Nhàtrường, của Khoa và với sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty Kiểm toán AASC,em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế cũng như thực hành cáckhâu nghiệp vụ về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tạiCông ty từ ngày 25/9/2012 đến 31/10/2012 Trong thời gian này, tôi luôn bámsát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng những kiến thức đã được học và thựctiễn công việc

Là nhân viên Văn thư – Lưu trữ công tác tại Công ty Kiểm toán AASC,theo học Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, qua quá trình học tập ởtrường và qua kỳ thực tập này, tôi càng có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý thuyếtđã học với thực tiễn, dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, thông qua đó có thểvận dụng những kiến thức đã học để giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra vàrèn luyện thêm tay nghề.

Toàn bộ kết quả của kỳ thực tập này được thể hiện trong "Báo cáo thựctập tốt nghiệp" có cấu trúc như sau:

Lời nói đầu

Phần I: Giới thiệu về Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kếtoán và Kiểm toán (AASC).

Phần II: Khảo sát tình hình thực tiễn Công tác Văn thư, Quản trịVăn phòng và Công tác Lưu trữ của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tàichính Kế toán và Kiểm toán (AASC).

Phần III: Những nội dung thực hành nghiệp vụ tại Công ty TNHHDịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC).

Phần IV: Nhận xét và kiến nghị.Phần V: phụ lục

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp có giá trị thực tiễn, nêu lên bức tranh chungvề công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Công ty:

+ Về lý luận: Báo cáo góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đếnlý luận công tác lưu trữ đối với loại hình doanh nghiệp.

+ Về thực tiễn: Báo cáo đã đề xuất các giải pháp giúp cho Công ty tổchức, quản lý công tác lưu trữ và hoàn thiện một số nghiệp vụ lưu trữ nhằm tổchức khoa học tài liệu, bảo quản tập trung thống nhất và tổ chức khai thác sửdụng có hiệu quả tài liệu phục vụ cho công tác phát triển sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Báo cáo góp phần giúp cho Ban lãnh đạo và cán bộ chuyênmôn có góc nhìn toàn diện hơn về công tác văn thư, lưu trữ trong Công ty mình.

Từ đó có những tác động phù hợp từ góc độ của cán bộ chuyên môn trong việclập hồ sơ công việc.

- Những đóng góp của Báo cáo sẽ giúp cho Công ty có thể áp dụng để đưacông tác lưu trữ của Công ty vào nề nếp và khoa học.

Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong Khoa và sự giúpđỡ của cán bộ, nhân viên Công ty, bản thân tôi đã hoàn thành các nội dung thựctập mà Trường đã đề ra Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo, do sự tiếpthu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi nhữngthiếu sót Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các Thầy, Cô Quađây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của Thầy, Cô giáoKhoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã truyền đạt cho tôi những kiến thứcchuyên môn, nâng cao trình độ để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao./.

Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2012

Sinh viên

Hoàng Văn Hiệp

Theo nhận xét của Nguyên Tổng Kiểm toán Nhà nước, Bộ trưởng Bộ Tàichính Giáo sư - Tiến sỹ Vương Đình Huệ và xếp hạng của Bộ Tài chính và HộiVACPA, AASC hiện nay được xếp hạng Nhất và là Nhà cung cấp dịch vụ lớnĐầu đàn của Hệ thống các Công ty Kiểm toán Việt Nam, với lượng khách hàngđa dạng và có dịch vụ kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư chất lượng nhất.

Thực hiện các cam kết với Tổ chức thương mại thế giới (WTO), AASCđã chuyển đổi thành công từ Doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Tài chính thànhCông ty TNHH có 2 thành viên trở lên và là một trong 6 công ty kiểm toán hoạtđộng tại Việt Nam có doanh thu hàng năm, có hệ thống khách hàng và có sốlượng Kiểm toán viên và nhân viên lớn nhất hiện nay (62 Kiểm toán viên Nhànước, 01 Kiểm toán viên có chứng chỉ ACCA của Vương quốc Anh, 12 Thẩmđịnh viên về giá, 07 Chứng chỉ Tư vấn Thủ tục về Thuế và trên 300 nhân viên).Trong suốt 20 năm hoạt động, dù dưới hình thức DNNN hay công ty TNHH, tônchỉ hoạt động của AASC vẫn luôn là cung cấp những dịch vụ có chất lượng caonhất vì lợi ích hợp pháp của khách hàng Khách hàng của chúng tôi rất đa dạng,bao gồm tất cả các lĩnh vực kinh tế, thành phần kinh tế: Tập đoàn kinh tế, Tổngcông ty nhà nước, Công ty có vốn đầu tư nước ngoài, Công ty niêm yết, Công tycổ phần, Ngân hàng thương mại, các Dự án có sử dụng vốn vay, vốn viện trợcủa Ngân hàng Thế giới (WB), Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB) cũng nhưcác tổ chức tín dụng quốc tế khác và các công trình đầu tư xây dựng cơ bản.

Những thành tích và những đóng góp của AASC đối với ngành Tài chính,Kế toán và Kiểm toán Việt nam đã được ghi nhận :

- Ngày 27/07/2001 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 922/QĐ/TTg tặng thưởng Cờ thi đua và Bằng khen cho nhiều tập thể và cá nhân.

- Ngày 15/08/2001 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số 586 KT/CT tặngthưởng Huân chương lao động Hạng Ba cho AASC.

- Ngày 22/12/2003 - Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số TTg về việc tặng Bằng khen cho Tổng giám đốc công ty.

1369/QĐ Ngày 05/07/2005 1369/QĐ Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 632/QĐ1369/QĐ TTg về việc tặng Bằng khen cho 02 tập thể phòng và một số cá nhân của Côngty.

632/QĐ Ngày 09/07/2005 632/QĐ Chủ tịch nước đã có Quyết định số737/2005/QĐ/CTN tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng Nhì cho AASCvà Huân chương Lao động hạng Ba cho Giám đốc AASC.

- Ngày 25/08/2005 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số TTg về việc phong tặng danh hiệu: Chiến sỹ thi đua toàn quốc cho một đồng chíphó Giám đốc AASC.

860/QĐ Ngày 25/10/2006 860/QĐ Thủ tướng Chính Phủ đã có Quyết định số1386/QĐ-TTg về việc tặng Bằng khen cho hai cá nhân công ty AASC.

- Ngày 09/12/2008 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số1789/QĐ-TTg tặng thưởng Bằng khen cho tập thể phòng Kiểm toán 3 và ba cánhân.

- Ngày 16/10/2009 - Thủ tướng chính phủ Quyết định tặng thưởng Bằngkhen cho một cá nhân công ty AASC.

- Ngày 30/11/2009 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số 1911/QĐ-CTNtặng thưởng Huân chương Lao động Hạng ba cho phòng Kiểm toán 2 AASC.

- Ngày 13/10/2010 - Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội trao tặng Danhhiệu Doanh nghiệp Tiêu biểu 2010 và tặng thưởng Cúp Thăng Long cho Côngty Kiểm toán AASC

- Ngày 29/10/2010 - Chủ tịch Nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Namđã có quyết định số 1822/QĐ-CTN tặng thưởng Huân chương Lao động hạngNhất cho Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểmtoán(AASC) và Huân chương Lao động hạng Ba cho Phòng Kiểm toán 5.

- Ngày 21/10/2010 - Thủ tướng Chính phủ cũng đã có Quyết định số1928/QĐ-TTg tặng thưởng Cờ Thi đua của Chính phủ cho AASC.

AASC là Công ty kiểm toán độc lập đầu tiên và duy nhất của Việt Namliên tục ba lần vinh dự được Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ tặng thưởngtrọn bộ Huân chương lao động hạng Nhất, hạng Nhì, hạng Ba Ban Giám đốcCông ty, Phòng Kiểm toán 2 , phòng Kiểm toán 5 được tặng thưởng Huânchương lao động hạng Ba và danh hiệu “Chiến sĩ thi đua toàn quốc”.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công tyTNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) và PhòngTổng hợp.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Côngty Kiểm toán AASC.

1.2.1.1 Vị trí và chức năng của Công ty Kiểm toán AASC.

Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán ( AASC)có tư cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp đăng kýkinh doanh; có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc và Ngân hàngtheo quy định của Pháp luật; hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ củaCông ty TNHH hai thành viên trở lên.

1.2.1.2 Nhiệm vụ của Công ty Kiểm toán AASC.

+ Nhiệm vụ Kinh doanh:

Ngay từ ngày đầu thành lập thì công ty đã luôn luôn tâm niệm sẽ làm việchết mình để đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất với chi phí thấpnhất Trải qua thời gian, ngoài việc không ngừng nâng cao dịch vụ, công ty cònmở rộng các dịch vụ hoạt động nhu cầu của khách hàng Hiện nay công ty cungcấp các dịch vụ sau:

Các loại dịch vụ kiểm toán: Kiểm toán báo cáo tài chính, Kiểm toán báocáo tài chính vì mục đích thuế và dịch vụ quyết toán thuế, kiểm toán hoạt động,kiểm toán tuân thủ, kiểm toán nôi bộ, Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tưhoàn thành (bao gồm cả báo cáo tài chính hằng năm), kiểm toán báo cáo quyếttoán dự án, kiểm toán thông tin tài chính.

Dịch vụ tư vấn tài chính và quản lý: Tư vấn tài chính,kế toán,kiểm toán,thuế, nguồn nhân lực, ứng dung công nghệ thông tin, tư vấn quản lý, tổ chức lạidoanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp).

Dịch vụ thẩm định: thẩm định giá tài sản,thẩm định dự toán,tổng hợp dựtoán dự án đầu tư xây dựng cơ bản.

Dịch vụ kế toán, đào tạo về tài chính, kế toán, kiểm toán,soát xét báo cáotài chính.

Sản xuất và kinh doanh phần mềm máy tính, kinh doanh thiết bị côngnghệ tin học gắn với phần mềm.

Các dịch vụ khác có liên quan đến tài chính, kế toán, thuế theo quy địnhcủa pháp luật.

Hướng dẫn các doanh nghiệp áp dụng đúng các chế độ, thể lệ tài chính kếtoán của Nhà nước phù hợp với hoạt động của từng loại doanh nghiệp.

Giúp các doanh nghiệp xây dựng và thực hiện các mô hình tổ chức bộmáy kế toán và tổ chức công tác kế toán.

Giúp các doanh nghiệp về các nghiếp vụ kế toán như mở sổ,ghi sổ kếtoán, lập bảng cân đối kế toán, lập và phân tích báo cáo quyết toán theo quy địnhNhà nước.

Làm các dịch vụ chỉ dẫn về pháp luật tài chính kế toán: chỉ dẫn,giải thíchcung cấp các văn bản pháp quy về tài chính kế toán,các văn bản hướng dẫn vềnghiệp vụ tài chính, kế toán, thống kê…theo yêu cầu của khách hàng.

Làm dịch vụ bồi dưỡng chính sách chế độ nghệp vụ về tài chính kế toáncho các viên chức trong các doanh nghiệp, giúp các viên chức đó nắm chắc cácchính sách chế độ tài chính, làm thành thạo các nghiệp vụ tài chính,kế toán.

Cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính,các mẫu biểu in sẵn về tàichính kế toán theo quy định của Nhà nước.

Ngoài những dịch vụ trên công ty kế toán còn được làm các dịch vu khácvề tài chính kế toán theo sự thỏa thuận giữa khách hàng và công ty.

Trong đó kiểm toán là một trong những hoạt động truyền thống và là hoạtđộng chủ yếu nhất Qua hơn 21 năm phát triển, dịch vụ này đã được hoàn thiệnvà phát triển cả về phạm vi chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao củakhách hàng và tiến trình hội nhập quốc tế Để làm tốt được dịch vu này,thìAASC có một đội ngũ kiểm toán viên hùng hậu về số lượng và đạt chuẩn vềchất lượng trong đó phải kể hơn 60 nhân viên đạt chứng chỉ kiểm toán viên cấpNhà nước trong đó có 02 Kiểm toán viên được cấp Chứng chỉ ACCA củaVương quốc Anh.

Trong việc tiến hành nhiệm vụ của mình thì công ty luôn tuân thủ cácchuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực Kiểm toán quốc tế được thừanhận ở Việt Nam, Luật pháp Việt Nam.

Ngoài ra, hiện nay,với đa dạng các chế độ kế toán phù hợp với từng loạihình doanh nghiệp thì việc lựa chọn cho mình một chế độ phù hợp rất cần sự tư

vấn của những chuyên gia hiểu biết và có kinh nghiệm, AASC là một nhà tư vấndày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Đối với lĩnh vực tư vấn tài chính và quản trị kinh doanh, dịch vụ này rấtđa dạng bao gồm: tư vấn soạn thảo phương án đầu tư, đăng ký kinh doanh vàthành lập doanh nghiệp mới, tư vấn kiểm kê thẩm định tài sản, …

- Quản lý các hoạt động kế hoạch, tài chính, kinh doanh, lao động, tiềnlương, đào tạo, hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ …

+ Nhiệm vụ chính trị:

Xây dựng Công ty trở thành một đơn vị vững mạnh toàn diện về chính trị,nền nếp, kỷ luật; bảo đảm tốt công tác kinh doanh và đời sống vật chất, tinh thầncho CBCNV theo chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Tổng Giám đốc và Bộ Tài chính.

1.2.1.3 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Kiểm toán AASC.

Ban lãnh đạo Công ty: Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốcBộ máy giúp việc: Các phòng, Ban

- Phòng Tổng hợp- Ban Kiểm soát

- Phòng Kiểm soát chất lượng và Đào tạo- Phòng Kiểm toán 1

- Phòng Kiểm toán 2- Phòng Kiểm toán 3- Phòng Kiểm toán 5- Phòng Kiểm toán 6- Phòng Kiểm toán Dự án

- Phòng Kiểm toán Dịch vụ Đầu tư nước ngoài- Phòng Kiểm toán Xây dựng cơ bản

- Chi nhánh Công ty tại TP Hồ Chí Minh- Văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Sơ đồ tổ chức bộ máy (xem phụ lục số 01)

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của PhòngTổng hợp.

Tham mưu đề xuất công tác đào tạo huấn luyện trong và ngoài công ty;công tác kiểm soát chất lượng và dịch vụ kế toán kiểm toán, công tác thi đuakhen thưởng; tuyên truyền quảng bá thương hiệu AASC.

Tham mưu, đề xuất về quản lý tài chính, về tổ chức hạch toán kinh doanh,kế toán quản trị AASC.

Đề xuất phối hợp với các phòng, chi nhánh, văn phòng đại diện tổ chứcthực hiện kế hoạch kinh doanh đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, cungcấp các dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, tư vấn tài chính kế toán và kiểmtoán.

3 Về Tổ chức nhân sự: Thực hiện các chính sách của nhà nước, các quyđịnh của công ty về mô hình tổ chức công ty; về tuyển lao động, ký hợp đồnglao động đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động lao động, giải quyếtchấm dứt hợp đồng lao động; triển khai thực hiện công tác đánh giá năng lựcnhân viên hàng năm; đề xuất nâng lương, bậc lương cho người lao động AASCtheo quy định; mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm con người, quản lý

hồ sơ nhân sự, hướng dẫn chi nhánh, văn phòng đại diện quản lý hồ sơ người laođộng.

4 Về công tác hành chính – quản trị:

Xây dựng và bổ sung sửa đổi để hoàn thiện các quy chế, quy định về quảnlý quản trị toàn công ty; hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyđịnh, quy chế AASC; đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm các quy chế, quyđịnh của công ty và nhà nước.

Thực hiện các công việc đối nội, đối ngoại, hợp tác quốc tế quan hệ vớicác cơ quan quản lý nhà nước có liên quan để đảm bảo phục vụ tốt hoạt độngcủa AASC.

Chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất, thời gian địa điểm họp hội nghị tổngkết, báo cáo theo chuyên đề, quý, năm, các lễ kỷ niệm, tổng kết trong và ngoàicông ty Thư ký các cuộc họp giao ban.

Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, chuẩn bị hồ sơ tài liệu trình cáccấp, xét quyết định khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định.

Xây dựng thương hiệu AASC; giới thiệu quảng bá hình ảnh AASC.Quản lý hồ sơ pháp lý; hồ sơ trụ sở của AASC

Đầu mối theo dõi quan hệ về chuyên môn với VAA, VACPA, VTCA, BộTài chính, Tổng cục thuế, các Bộ, ngành địa phương, các cơ quan có liên quan.Thực hiện lập báo cáo và hồ sơ đăng ký tham gia kiểm toán tư vấn với HộiKiểm toán viên hành nghề Việt Nam, Cục quản lý giá, Vụ Tài chính Ngân hàng– Bộ Tài chính, Ủy ban chứng khoán nhà nước, Ngân hàng thế giới và theo yêucầu của các tổ chức, cơ quan khác(nếu có).

Xây dựng, quản lý hồ sơ chào hàng, hồ sơ dự thầu chuẩn và phối hợp vớicác Phòng, CN, VPĐD làm hồ sơ thầu, chuẩn bị các đề xuất dịch vụ khác theosự phân công.

Thực hiện công tác phiên dịch, biên dịch; công tác soát xét phát hành báocáo bằng tiếng anh, theo dõi quan hệ hợp tác của AASC với các tổ chức quốc tếvà bên nước ngoài.

Phối hợp với lãnh đạo các Phòng, CN, VPĐD phát triển khách hàng vềkiểm toán, tư vấn các dự án, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; triển khaithực hiện các dịch vụ kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán theo Kế hoạch đã đượcphê duyệt hàng năm hoặc đột xuất.

Điều động ô tô, thuê xe ô tô, quản lý thẻ taxi, đặt mua vé máy bay phụcvụ công tác cho cán bộ, nhân viên của Văn phòng Hà Nội bao gồm tiếp nhận

đăng ký mua vé, đặt vé, theo dõi đối chiếu thanh toán tiền vé máy bay, taxi, ô tôhàng tháng.

Thực hiện công tác Đảng, Công đoàn, Thường trực đảng ủy AASC;Thường trực công đoàn AASC lập báo cáo công tác Đảng, Công đoàn định kỳ;đề xuất Tổng Giám đốc, Bí thư Đảng ủy công ty tổ chức thực hiện các văn bảnchỉ thị của Đảng ủy, Công đoàn cấp trên.

Quản lý hồ sơ đảng viên, thu nộp quản lý Đảng phí, lập các báo cáo, côngvăn về công tác Đảng.

Công tác văn thư, quản lý sử dụng con dấu; tiếp nhận văn bản đến, thưbáo, công văn, phân loại, trình Tổng Giám đốc và chuyển văn bản đến tới cán bộvà các phòng, CN, VPDD, bộ phận theo quy định Theo dõi xử lý, đôn đốc thựchiện công văn đến; đóng dấu phát hành các văn bản chào hàng; hợp đồng, thanhlý, báo cáo, thư quản lý, hóa đơn, công văn có liên quan đến hoạt động củaAASC; lưu trữ, bảo mật.

Tiếp nhận, theo dõi việc gửi công văn đi qua đường bưu điện; chuyển vănbản đi tới các cơ quan liên quan.

Mua sắm văn phòng phẩm, quản lý cấp phát, việc sử dụng văn phòngphẩm; đặt mua báo tại Văn phòng AASC, quản lý công báo.

Đầu mối quản lý việc thuê dịch vụ photocopy và sao y báo cáo kiểm toán,báo cáo tư vấn, thư quản lý và các tài liệu có liên quan.

Công tác lễ tân, tiếp khách đến liên hệ công tác tại văn phòng AASC;Trực tổng đài điện thoại, fax 24/24 giờ, quản lý việc sử dụng điện thoại cốđịnh, quản lý hộp thư điện tử chung của AASC và chuyển giao các công văn đếnqua hộp thư điện tử cho các bên liên quan.

Hướng dẫn tổ chưc thực hiện, quản lý hồ sơ kiểm toán, hồ sơ tư vấn tàichính kế toán, tài liệu lưu trữ tại VP công ty, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụcho CN, VPDD công ty quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ kiểm toán, hồ sơ tư vấn tàichính kế toán.

Theo dõi, vận hành, quản lý việc sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng,điều hòa, điện nước, thang máy, sửa chữa điện nước, thiết bị vệ sinh hư hỏng, đềxuất thanh toán chi phí điện nước, sửa chữa các máy móc, thiết bị văn phòngphục vụ tốt các hoạt động chung của văn phòng AASC.

Công tác vệ sinh trong trụ sở gồm: khu vệ sinh các tầng, cầu thang, phònglàm việc Ban Tổng Giám đốc, các phòng, hội trường, hè đường trụ sở AASC;

các phòng nghiệp vụ Theo dõi, nhắc nhở các phòng giữ gìn vệ sinh chung, muasắm vật tư phục vụ công tác vệ sinh.

5 Về công nghệ thông tin

Xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm công nghệ thông tin thực hiện cácdịch vụ kiểm toán, tư vấn và phục vụ quản lý công ty.

Quản lý, bảo mật hệ thống thiết bị tin học và mạng máy tính của AASC.Kiểm soát, quản lý các phần mềm thực hiện dịch vụ kiểm toán và tư vấnQuản lý và khai thác trang wedsite của AASC; khai thác thông tin trênmạng phục vụ cho hoạt đông của công ty.

Đào tạo và hướng dẫn về lĩnh vực công nghệ thông tin cho cán bộ nhânviên trong AASC.

6 Về Công tác đào tạo bồi dưỡng:

Xây dựng chương trình nội dung đào tạo, tổ chức đào tạo nội bộ, đào tạocho khách hàng; kiểm tra phân loại kiểm toán viên, kỹ thuật viên, trợ lý kiểmtoán AASC;

Cập nhật, phổ biến các chính sách chế độ về quản lý kinh tế Tài chính, Kếtoán, Kiểm toán, Thuế của AASC và hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, kiểm toánviên, nhân viên AASC;

Tham gia với Hội Kế toán và kiểm toán Việt Nam ; hội Kiểm toán viênhành nghề Việt Nam, Bộ Tài chính xây dựng chuẩn mực Kế toán, Kiểm toán;

Phối hợp xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo thuê ngoài, nộidung cập nhật kiến thức hàng năm cho nhân viên của AASC;

Nghiên cứu, phổ biến hướng dẫn việc áp dụng các chuẩn mực kiểm toán,kế toán; tiêu chuẩn Thầm định giá quốc tế để thực hiện các dịch vụ kiểm toán, tưvấn.

7 Về công tác Kiểm soát chất lượng:

Xây dựng kế hoạch hướng dẫn nghiệp vụ về Kiểm soát chất lượng cácdịch vụ trước, trong và sau khi thực hiện hoàn thành trình Ban Tổng Giám đốcxét duyệt;

Kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc, đạo đức nghề nghiệp (độc lập, trungthực, khách quan, bí mật, thận trọng, năng lực chuyên môn và tư cách nghềnghiệp);

Soát xét việc thực hiện quy chế kiểm toán độc lập, các chuẩn mực kếtoán, kiểm toán Việt Nam trong các hợp đồng kiểm toán và tư vấn tài chính, kế

toán, kiểm toán, thuế theo kế hoạch đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệtthường kỳ và theo yêu cầu đột xuất của Ban Tổng Giám đốc Công ty;

Triển khai thực hiện quy chế kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán vàkiểm toán theo quy định hiện hành của nhà nước;

Sơ kết, tổng kết các chuyên đề về kiểm toán, tư vấn, đề xuất các nội dungnâng cao chất lượng các dịch vụ kiểm toán, tư vấn tài chính, kế toán, thuế;

Tham gia với Hội Kiểm toán viên hành nghề, Bộ Tài chính kiểm tra chấtlượng dịch vụ các Công ty Kiểm toán hoạt động tại Việt Nam.

8 Về Công tác bảo vệ:

Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo,kiểm tra đột xuất, định kỳ về viêc chấp hành chính sách pháp luật, nội quy, quyđịnh và quy chế quản lý của AASC;

Bảo vệ an toàn, an ninh cơ quan 24/24 giờ;Bảo vệ tài sản của cơ quan;

Hướng dẫn cán bộ, viên chức AASC thực hiện nội quy cơ quan;

Ghi sổ thường trực theo dõi khách đến làm việc, phát, thu lại thẻ khách vàhướng dẫn khách liên hệ với nhân viên lễ tân;

Bảo vệ xe máy, xe đạp, ô tô của viên chức AASC và khách đến làm việc;Bơm nước, đóng, ngắt điện hàng ngày, sửa chữa điện nước, thiết bị vệsinh hư hỏng đơn giản;

Trực điện thoại, tiếp nhận thư báo ngoài giờ hành chính;

Phối hợp với dân phòng Phường Tràng Tiền từ 19h đến 22h trong ngày;phối hợp công tác bảo vệ với Công ty CP Chứng khoán Phố Wall;

Bảo vệ là lực lượng nòng cốt PCCC, dân quan tự vệ, phòng chống lụt bão.9 Về công tác Kế toán – tài chính:

Xây dựng đề xuất sửa đổi, bổ sung trình Tổng Giám đốc thông qua Hộiđồng thành viên, quy chế tiền lương, quy chế chi tiêu nội bộ, quy định về kếtoán quản trị;

Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sửdụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quý trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhvà sử dụng chi phí của Công ty;

Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tàichính, kỷ luật thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tàisản, vật tư, tiền vốn, chi phí của Văn phòng công ty, các chi nhánh, văn phòng

đại diện và toàn công ty theo quy định của nhà nước và các quy chế nội bộ củacông ty đã ban hành;

Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh,kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõithực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh của TổngGiám đốc và phục vụ cho công việc thống kế và thông tin kinh tế;

Tham mưu cho Tổng Giám đốc công ty trong sử dụng điều hòa nguồn vốnvật tư, tài sản của Công ty và các phương án đầu tư ra ngoài doanh nghiệp nhưmua công trái, trái phiếu, tín phiếu, và cổ phần, liên doanh góp vốn với cácdoanh nghiệp khác;

Tổ chức thực hiện kiểm kê, kiểm quỹ định kỳ, bất thường và kiểm kêđánh giá lại tài sản theo quy định của nhà nước;

Phối hợp với các phòng, chi nhánh, văn phòng đại diện đối chiếu, đôn đốcthu hồi công nợ;

Thực hiện việc lập, trình Tổng Giám đốc ký duyệt và gửi các Báo cáo tàichính thống kê định kỳ theo quy định của nhà nước;

Thực hiện công tác kế toán quản trị theo yêu cầu của Nghị quyết Hộiđồng thành viên;

Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán Giữ bí mật các tài liệu vàsố liệu kế toán thuộc bí mật của đơn vị cũng như của nhà nước;

Thường xuyên dự báo cho Tổng Giám đốc về tình hình tài chính, đề xuấtcác giải pháp điều chỉnh, xử lý cần thiết đảm bảo an toàn và sử dụng hiệu quả tàisản, nguồn lực tài chính của Công ty.

10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao.

1.2.2.3 Quyền hạn của Phòng Tổng hợp

Chủ động tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được quy định tạiQuyết định này Chịu trách nhiệm về những sai sót không trung thực, không rõràng, không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định, làm ảnh hưởng đến hoạtđộng kinh doanh quản lý của AASC;

Được quyền yêu cầu các Phòng, chi nhánh, văn phòng đại diện AASCcung cấp tài liệu, số liệu liên quan đến quá trình thực hiện công tác xây dựng kếhoạch kinh doanh, nhân sự, đào tạo, kiểm soát chất lượng, công tác tài chính, kếtoán, hành chính tổng hợp, quản trị theo chức năng và nhiệm vụ được giao;

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định hiện hành của Nhà nước,Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty, các Nghị quyết của Hội đồng thành viên,

Ban Thường trực Hội đồng thành viên, các quy định, quyết định của Tổng Giámđốc;

Trưởng Phòng Tổng hợp, kế toán trưởng công ty được Tổng Giám đốc ủyquyền ký, đóng dấu các văn bản tài liệu căn cứ chức năng nhiệm vụ theo quyđịnh.

1.3 Ý nghĩa thương hiệu AASC và phương châm phát triển1.3.1 Ý nghĩa thương hiệu AASC:

(AASC) là các chữ cái viết tắt của: Auditing, Accounting,Service và Company Thương hiệu AASC luôn đi kèm theo logo của Công ty cóbiểu tượng màu Đỏ, Trắng – trong đó, màu Đỏ là màu của năng lực và sứcmạnh; màu trắng đại diện cho sự minh bạch, trung thực Chữ S còn là biểutượng của đất nước Việt Nam; trong chữ S có hình ngôi sao mang ý nghĩa củasự độc lập, niềm tin, tri thức Logo là biểu trưng rõ nét và phản ánh hương hiệuAASC.

Công ty rất quan tâm, chú trọng đến công tác bảo vệ thương hiệu củaDịch vụ Tư vấn tài chính Kế toán và Kiểm toán Ngày 26/5/2008, Công ty đãđược Cục sở hữu trí tuệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu số 101828 theoQuyết định số 9762/QĐ-SHTT cho thương hiệu

Công ty luôn chú trọng tới việc mở rộng thị trường, gia tăng lượng kháchhàng là các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty, các Dự án có vốn đầu tư nướcngoài, chủ đầu tư xây dựng công trình và quảng bá thương hiệu trên cácphương tiện truyền thông Với Chiến lược phát triển AASC đến 2020 đã đượcHội đồng thành viên công ty thông qua tại Đại hội Hội đồng thành viên AASClần thứ Ba ngày 26 tháng 11 năm 2009, phương châm hoạt động và mục tiêu đềra cùng với thực tế đánh giá của khách hàng, có thể nói thương hiệu dịch vụ của

AASC được xây dựng bởi chính chất lượng dịch vụ và đạo đức nghề nghiệp Kếtoán Kiểm toán mà AASC cung cấp cho khách hàng.

1.3.2 Phương châm phát triển và định hướng:

Chúng tôi luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ của chúng tôi trong mọi lĩnh

vực và phương châm dịch vụ của chúng tôi là:Độc lập, Hiệu quả, và Bảo

mật tuân theo các qui định của Nhà nước Việt Nam, Chuẩn mực kiểm toán Việt

Nam Chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhật tại Việt Nam và tiêu chíhàng đầu là sự hài lòng của khách hàng.

PHẦN II:

KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢNTRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHHDỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)

Trong hoạt động điều hành và quản lý của mình, các cơ quan, đơn vị nhànước nói chung và doanh nghiệp nói riêng đều thực hiện các hoạt động tácnghiệp và thủ tục hành chính nhất định Những tác nghiệp đó có thể là nhữngnghiệp vụ chuyên ngành hay là nghiệp những vụ hành chính và liên quan đếnquản trị công sở, công tác văn thư - lưu trữ Vì vậy, cần có sự am hiểu và thựchiện thuần thục nghiệp vụ hành chính-là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệuquả hoạt động của cơ quan, tổ chức

2.1 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị củaPhòng Tổng hợp

2.1.1 Mô hình tổ chức của Phòng Tổng hợp

Phòng Tổng hợp có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị,hậu cần của Công ty Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúpcơ quan, tổ chức đổi mới phương thức làm việc, công tác lãnh đạo và lề lối làmviệc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý vàdiều hành cơ quan chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách

hoạt động Phòng Tổng hợp của Công ty được đặc biệt quan tâm Hiện nay,

Công ty AASC đang thực hiện công tác tôn tạo và thiết kế mô hình làm việcmới tại trụ sở Công ty theo hướng hiện đại, đáp ứng tiêu chuẩn của một vănphòng hiện đại

Với cách bố trí này sẽ mang lại những thuận lợi và những khó khăn nhấtđịnh:

Thuận lợi: Việc bố trí Phòng Tổng hợp theo tiêu chuẩn hiện đại giúp cho

việc tổ chức bộ máy của Văn phòng Công ty khoa học, gọn nhẹ và đây là cáchbố trí tạo sự gần gũi giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhânviên, lãnh đạo có thể quản lý chặt chẽ về giờ giấc của nhân viên, sự phối kết hợpgiữa các bộ phận chức năng sẽ thuận tiện, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm diệntích của cơ quan ngoài ra còn rất linh hoạt và hiệu quả.

Khó khăn: với cách bố trí các bộ phận ở trong cùng một phòng sẽ gây ảnh

hưởng lẫn nhau, việc đảm bảo bí mật các thông tin quan trọng nhất là bộ phận

văn thư; không những vậy, việc bố trí theo kiểu này còn tạo sự mất yên tĩnhtrong khi làm việc cho các cán bộ và nhân viên…

Đối với Phòng Tổng hợp, đây được coi là trung tâm xử lý thông tin của cơquan nhằm đón đầu, tiên liệu và dự đoán các tình huống, ban lãnh đạo Công tyđưa ra những quyết định đúng đắn, sáng tạo góp phần tăng hiệu quả công việc,tăng năng suất lao động và đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty Do đó,Phòng Tổng hợp cần phải tối ưu hóa để đảm bảo sự bí mật, độ an toàn về thôngtin và văn bản tránh tình trạng thất lạc và lộ những thông tin có tính mật tronghoạt động quản lý, điều hành và các kế hoạch hoạt động của Công ty khi chưacông bố.

(Xem sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của Phòng Tổng hợp ở phụ lục sô 03)

2.1.2 Tổ chức lao động khoa học của Phòng Tổng hợp

Nhìn chung đội ngũ cán bộ của Phòng Tổng hợp được bố trí tương đốihợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi cán bộ, từ đó đã phát huyđược khả năng công tác của từng người Một trong những sự khác biệt tạo nênvị thế và sức mạnh của Công ty AASC là truyền thống và tôn chỉ nghề nghiệp

“Độc lập – Trung thực – Minh bạch” kết hợp với tính kỷ luật, đoàn kết, chấp

nhận gian khổ, quyết tâm vượt khó khăn và thử thách, gắn kết cuộc đời với nghềđã tạo ra sức mạnh giúp AASC trở thành một trong những Công ty Kiểm toánlớn mạnh cả về chất và về lượng trong mạng lưới các Công ty hành nghề kiểmtoán trong cả nước và khu vực.

Với nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh và phát triển thị trường củaCông ty; đôn đốc các đơn vị thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng tiến

độ và kế hoạch đã đề ra; tổng hợp, phân tích, báo cáo đánh giá tình hình hoạtđộng kinh doanh của Công ty; ghi chép những ý kiến đóng góp, kết luận cuộchọp của Ban Tổng Giám đốc, Tổng Giám đốc và các hội nghị giao ban để đônđốc các bộ phận thực hiện

Bên cạnh đó, Phòng Tổng hợp còn phụ trách về công tác lập kế hoạch vậttư, quản lý và phân bổ vật tư, thiết bị cho toàn Công ty; lập và theo dõi công tácphòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai; duy trì thực hiện các chế độ nềnnếp, nội quy, quy định, lễ tiết, tác phong, vệ sinh, an ninh, bảo vệ toàn Công ty;tổ chức quản lý, sử dụng xe ôtô đúng mục đích và theo quy định của Công ty;mua sắm và quản lý sử dụng các định mức văn phòng: Văn phòng phẩm,Internet, điện thoại, máy photo, máy scan, máy in màu, chuyển phát nhanh, thiếtbị điện nước,… của toàn Công ty; đảm bảo các trang thiết bị văn phòng phục vụlàm việc tại Công ty; quản lý tài liệu; thực hiện các nhiệm vụ đối với công tácvăn thư - lưu trữ và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc, Tổng Giám đốcCông ty.

2.1.3 Các trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng

Việc trang bị các phương tiện làm việc phù hợp đã tạo điều kiện thuận lợicho cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo môitrường làm việc phù hợp, hiệu quả và đảm bảo sức khỏe cho cán bộ làm việc lâudài.

Công ty luôn quan tâm và đầu tư xây dựng, quản lý các trang thiết bị hiệnđại như: Máy ảnh, hệ thống Mega mitting, máy tính xách tay, máy trình chiếu,máy scan, các phầm mềm quản lý tốt nhất về kế toán, văn thư, phần mềm quảnlý khách hàng Ngoài ra, không thể không kể đến bàn làm việc, ghế xoay, tủđựng tài liệu, điện thoại, máy vi tính, máy in, máy photo copy, máy fax, máyhủy tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy lọc không khí, máy điều hòa nhiệt độvà các văn phòng phẩm khác như bìa, hộp, cặp đựng tài liệu, giấy, bút, dao,kéo, hồ dán, ghim, kẹp tài liệu…

2.2 Nghiên cứu và khảo sát tình hình Công tác văn thư

Trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp Côngtác văn thư giữ một vị trí rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đóvà đây chính là tiền đề cho Công tác lưu trữ Có thể nói nếu làm tốt công tác lậphồ sơ ở giai đoạn văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công tác lưu trữ của cơquan hoạt động tốt để phục vụ việc bảo quản an toàn và khai thác sử dụng cóhiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích và hoạt động của Công ty Vì vậy, bộ

phận văn thư luôn là đầu mối thông tin của tất cả các cơ quan, là nơi tiếp nhậnvà xử lý mọi văn bản được gửi đến cơ quan, đây được coi là bộ mặt của cơ quan,là nơi đầu tiên khách đến khi liên hệ công tác Đối với Công ty, công tác văn thưlà nội dung chủ yếu trong hoạt động của bộ phận hành chính, nó là nơi cung cấpnhững thông tin cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, lãnh đạo, chỉđạo, điều hành cơ quan.

2.2.1 Tổ chức và biên chế của Văn thư chuyên trách

Ở Công ty Kiểm toán AASC, bộ phận văn thư trực thuộc Phòng Tổng hợpvà được bố trí 03 cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ của Công ty, cótrình độ cử nhân và trung cấp, bao gồm: 01 cử nhân ngành Lưu trữ học, 01 Cửnhân Ngoại ngữ - Kế toán, 01 cán bộ tốt nghiệp TCCN Văn thư – Lưu trữ.

Bộ phận văn thư được bố trí riêng một phòng và tách biệt với các bộ phậnkhác của Phòng Tổng hợp Ngoài 03 cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ chungcủa Công ty ra thì các Phòng, Ban, đều có 01 cán bộ phụ trách công tác hànhchính của Phòng, Ban đó và trong đấy có nhiệm vụ của một văn thư

Văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung, mọi văn bản đi, đến đều tậptrung về bộ phận văn thư của Công ty Sau khi văn thư đăng ký nhập vào phầnmềm, vào sổ văn bản đi, đến sẽ được trình lên lãnh đạo Công ty và gửi đến cáccá nhân, đơn vị giải quyết Trường hợp nếu văn bản của cơ quan, cá nhân khácgửi đến trực tiếp cho các cá nhân, Phòng, Ban chức năng thì bộ phận văn thưkhông được bóc bì mà gửi luôn cho Phòng, Ban đó mà không phải trình lên lãnhđạo Công ty.

Nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư được đào tạo đúng về chuyênmôn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và tích lũy kinh nghiệm thông qua quá trìnhlàm việc , bên cạnh đó là phẩm chất chính trị vững vàng và hiểu rõ tầm quantrọng của công việc nên luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

2.2.2 Sự quản lý và chỉ đạo của Công ty đối với công tác văn thư

Công tác văn thư của Công ty Kiểm toán AASC đặt dưới sự chỉ đạo trựctiếp của Trưởng phòng Tổng hợp Trưởng phòng Tổng hợp là người chịu tráchnhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạtđộng của bộ phận văn thư – lưu trữ.

Công ty Kiểm toán AASC luôn quan tâm đến việc quản lý, chỉ đạo vàhướng dẫn thực hiện công tác văn thư một cách khoa học, nề nếp Ngoài việcthực hiện các văn bản quy định, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước về công tác

văn thư, lưu trữ Công ty Kiểm toán AASC đã ban hành một số văn bản quyđịnh về công tác văn thư – lưu trữ như:

- Quyết định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008 về việc Ban hành“Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài

chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) (Xem phụ lục số 04 )

- “Quy định hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” banhành kèm theo Quyết định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008;

Việc tổ chức thực hiện đã thực sự đưa công tác văn thư của Công ty đượcthống nhất, khoa học và đi vào nề nếp, góp phần không nhỏ vào hoạt độngchung của Công ty Việc thực hiện các quy chế, quy định trên đã ngày càngnâng cao ý thức trách nhiệm và nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên đối với hoạtđộng Văn thư – Lưu trữ của Công ty.

2.2.3 Trang thiết bị làm việc của cán bộ văn thư chuyên trách

Bộ phận Văn thư của Công ty đã và đang nhận được sự quan tâm của Banlãnh đạo Công ty và được bố trí phòng làm việc riêng với Phòng Tổng hợp vàđược bố trí phù hợp với phòng làm việc của Tổng Giám đốc và các Phó TổngGiám đốc Điều này giúp cho việc đi lại, chuyển giao văn bản được thuận lợi,nhanh chóng và kịp thời.

Trang thiết bị phục vụ cho văn thư được trang bị tương đối đầy đủ, hiệnđại và tương đối phù hợp với hoạt động văn thư gồm: bàn làm việc, ghế xoay,tủ, máy vi tính nối mạng, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan văn bản,phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu, máy huỷ tài liệu, điều hòa không khí, tủ hồ sơcó khóa bảo vệ, cặp, giá, két sắt (để giữ dấu), các loại sổ sách và các văn phòngphẩm cần thiết khác , góp phần đáng kể trong việc nâng cao năng suất, chấtlượng tiếp nhận, ban hành, quản lý và nhân sao văn bản, tài liệu…

2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Hiện nay, Công ty Kiểm toán AASC căn cứ vào chức năng và nhiệm vụcủa các Phòng, ban mà văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị ấy tự soạnthảo, đơn vị soạn thảo kiểm tra cẩn thận lại nội dung và ký nháy vào bên cạnhthể thức đề ký của Ban Tổng Giám đốc, sau đó trình lên Tổng Giám đốc hoặcPhó Tổng Giám đốc trực tiếp xem xét và ký trực tiếp vào văn bản (Thôngthường thì văn bản đã có mẫu và ban hành nhiều lần nên hạn chế được tình trạngsai sót) Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, CBNV sẽ đăng kýsố, ngày tháng văn bản với văn thư của Công ty và sẽ tự photo ra số lượng vănbản mà mình cần, sau đấy chuyển văn thư đóng dấu Văn thư Công ty sẽ lưu 01

bản gốc có chữ ký tươi, còn lại CBNV lưu vào hồ sơ công việc và gửi cho cáccơ quan, đơn vị có liên quan để phối hợp thực hiện

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Kiểm toán AASC đượcthực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (theo đúng “Quy địnhhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” ban hành kèm theo Quyết

định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008 và quy định của Nhà nước (Xem

phụ lục số 05 )

Công ty Kiểm toán AASC không có thẩm quyền ban hành văn bản quyphạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thôngthường như: Quyết định(cá biệt), báo cáo, chương trình, kế hoạch, đề án, thôngbáo, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thương thảo hợp đồng, hợp đồng, công văn,giấy mời, thư trả lời …về các vấn đề liên quan đến hoạt động nghiệp vụ kinhdoanh của công ty như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, xác định giá trịdoanh nghiệp, thẩm định giá… và các vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự, cácchế độ chính sách của CBNV công ty.

Văn bản của Công ty Kiểm toán AASC ban hành được cụ thể, thiết thực,đúng mục đích sử dụng, phù hợp với pháp luật hiện hành của Nhà nước ViệtNam, đúng quy định của cấp trên và đúng với thẩm quyền.

Qui trình soạn thảo và ban hành VB như sau:

Bước 1: Thu thập, xử lý thông tin cần thiết có liên quan đến VB cần soạnthảo

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Bước 3: Chuyển bản dự thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiếnđóng góp.

Bước 4: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo Bước 5: Trình duyệt bản thảo

2.2.5 Quản lý công văn “đi” “đến”

Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư củaCông ty Tất cả các văn bản, tài liệu do công ty gửi ra ngoài hoặc nhận về đềuphải làm thủ tục đăng ký công văn đi, đến tại văn thư công ty.

Công tác quản lý văn bản đi, đến của Công ty Kiểm toán AASC đượcthực hiện cũng tương đối đúng quy trình, đúng đối tượng, không bị nhầm lẫn,thất lạc, đảm bảo an toàn các văn bản, tài liệu và nội dung thông tin theo quyđịnh của Nhà nước và theo đúng “Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ” củacông ty.

2.2.5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Thủ tục quản lý và chuyển giao công văn bản đi của văn thư bao gồmnhững bước sau:

Kiểm tra, đóng dấu và đăng ký văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm kiểmtra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để phát hiệnnhững sai sót trước khi làm thủ tục phát hành văn bản, Văn thư của Công tykhông có nhiệm vụ phải đánh máy và in văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ kýcủa lãnh đạo công ty văn thư sẽ lấy số, ngày, tháng văn bản; nhân bản và đóngdấu vào văn bản và chuyển lại cho cán bộ nghiệp vụ có liên quan

Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi ở Công ty được thực hiệnđồng thời trên sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn bản đi trên fileExcel của máy tính Cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, sau đó nhập các dữ liệu: số,ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản;người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản và nhữngđiểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản đi Số lượng vănbản đi hàng năm của Công ty nhiều nên cán bộ văn thư đã chia ra theo tên loạivăn bản như: Sổ đăng ký quyết định đi, sổ đăng ký công văn đi, sổ đăng ký giấycông tác…

Đối với bước làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi thì văn thư của công ty không có trách nhiệm làm thủ tục chuyển phátmà chỉ theo dõi việc chuyển phát văn bản dựa vào sổ theo dõi chuyển phátnhanh đi của công ty Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản CBNVlựa chọn loại bì và kích thước bì phù hợp Các loại bì có các kích thước đã đượcin sẵn của Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL và Công ty Cổ phần chuyểnphát nhanh Bưu Điện

Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản: 01 bản chính lưu tại Vănthư và 01 bản lưu hồ sơ việc tại đơn vị soạn thảo Văn bản đi phải được lưu đầyđủ tại văn thư, cán bộ văn thư lưu văn bản đi theo thứ tự đăng ký, số đăng ký vàlưu bản có chữ ký tươi trực tiếp của người có thẩm quyền.

Qua khảo sát số lượng văn bản đi do Công ty Kiểm toán AASC ban hànhtrong 03 năm gần đây như sau:

+ Năm 2010: Quyết định là 147; Công văn đi là: 520 ; Giấy công tác:2785.

+ Năm 2011: Quyết định là: 126; Công văn đi là: 785; Giấy công tác:2548.

+ Đến hết tháng 9 năm 2012: Quyết định đi là: 149; Công văn đi là: 681;Giấy công tác: 2409 văn bản;

Ngoài ra là chưa kể đến số lượng biên bản nghiệm thu các gói thầu, cácbiên bản thương thảo, các hợp đồng mà công ty đã ban hành thì còn rất là nhiều.Đối với một Công ty mới chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước thành mô hìnhDoanh nghiệp TNHH có 02 thành viên trở lên trong 5 năm qua thì số lượng vănbản ban hành như trên là tương đối nhiều

Mẫu sổ đăng ký công văn đi của Công ty Kiểm toán AASC (Xem phụlục số 06)

Mẫu sổ đăng ký công văn đi (Nội dung bên trong) (Xem phụ lục số 07)

2.2.5.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, báo chí, công báo…của các cơ quan, tổchức, cá nhân gửi đến Công ty bằng bất kỳ hình thức nào gọi chung là văn bảnđến đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mới được chuyển đến các đơnvị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết Quy trình xử lý công văn đến như sau:

Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nàođều do văn thư tiếp nhận Khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra, đối chiếu số ghitrên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận Sau khi mở, lấy văn bảnra khỏi bì (trừ những bì không thuộc thẩm quyền của Văn thư bóc bì), văn thưđóng dấu “Đến” vào khoảng trống dưới địa danh và thời gian ban hành hoặcdưới số, ký hiệu văn bản, ghi số đến và ngày tháng đến.

Đóng dấu và đăng ký vào sổ công văn đến: Mọi văn bản đến đều đượcđăng ký đầy đủ các thông tin vào các cột mục trong “Sổ đăng ký văn bản đến”hoặc được nhập các thông tin vào cơ sở dữ liệu.

Những bì không thuộc thẩm quyền được bóc thì văn thư đăng ký các yếutố thông tin ghi trên bì rồi chuyển đến nơi nhận ghi trên phong bì.

CBNV trong Công ty khi mở lấy văn bản ra khỏi bì, nếu thấy văn bản đóliên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị thì sẽ chuyểnvăn bản đó đến văn thư cơ quan, đơn vị để đăng ký theo quy định.

Do số lượng văn bản đến Công ty Kiểm toán AASC trong một nămkhoảng 500 văn bản nên việc đăng ký văn bản đến Công ty được tiến hành đăngký chung vào một quyển sổ đó là “Sổ đăng ký văn bản đến” Riêng đối với cácvăn bản mật, văn thư chỉ đăng ký những yếu tố ghi trên bì như: nơi gửi văn bản,CBNV nhận văn bản, còn nội dung thì sẽ được người nhận văn bản thông báo lạisau.

Hiện nay ngoài việc đăng ký văn bản đến vào sổ thì Công ty cũng đã tiếnhành việc đăng ký văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản đến một cáchkhoa học, giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, thuận lợi.

Chuyển giao văn bản đến: Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốchoặc Ban Tổng Giám đốc thì văn thư làm thủ tục sao chụp và chuyển đến cácđơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết văn bản Các văn bản đã có ý kiếnchỉ đạo của Lãnh đạo Công ty phải được chuyển đến người có trách nhiệm giảiquyết ngay trong ngày hoặc chậm nhất là đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo.Do văn bản đến của Công ty chủ yếu liên quan đến các hoạt động như: thư mờikiểm toán, thông tin đấu thầu cung cấp các dịch vụ liên quan, thông tin ký kếthợp đồng, thanh toán hợp đồng, xác nhận công nợ…, vì vậy không thể chậm trễnên việc trình và chuyển giao văn bản đến phải nhanh chóng, kịp thời và chínhxác

Số lượng công văn đến Công ty trong những năm gần đây: + Năm 2010: 550 văn bản;

+ Năm 2011: 764 văn bản;

+ Đến hết tháng 9 năm 2012: 511 văn bản

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

Các phòng, ban chuyên môn hoặc các cá nhân có liên quan đến nội dungcủa văn bản thì sẽ có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định vàthời hạn Thời hạn cũng đã được quy định như:

+ Giải quyết ngay các vấn đề cấp bách;

+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản;

+ Không quá 03 ngày làm việc, với những vấn đề thông thường;

+ Không quá 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiếnnhiều nơi.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Công ty Kiểm toán AASC (Xem phụlục số 08)

Mẫu sổ đăng ký công văn đến (Nội dung bên trong) (Xem phụ lục số 09)

2.2.6 Quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là sự thể hiện tính chân thực, giá trị pháp lý của văn bản, thể hiện tưcách pháp nhân của cơ quan, thể hiện quyền lực của cơ quan khi ban hành vănbản, góp phần vào việc chống giả mạo văn bản Việc quản lý và sử dụng condấu của Công ty được thực hiện theo đúng quy định của Nghị định số58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấuvà Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổsung một số điều của Nghị định 58 và theo Quy chế về công tác văn thư và lưutrữ của Công ty.

Trưởng Phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và BanTổng Giám đốc về việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Con dấu củaCông ty được giao cho cán bộ văn thư trực tiếp giữ và đóng dấu Trường hợpvăn thư vắng mặt, con dấu được giao cho người có thẩm quyền quản lý nhưngphải có sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan (có biên bản bàn giao dấu) Văn thưchỉ được đóng dấu lên văn bản khi đã đúng và đầy đủ về mặt thể thức và nộidung, nghiêm cấm việc đóng dấu khống và những văn bản thiếu tính chân thực.Nguyên tắc đóng dấu là dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùngđúng mực; con dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái…

Hiện nay sử dụng các con dấu như: dấu cơ quan; dấu chức danh (TổngGiám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trưởng phòng Tổng hợp, Kế toán trưởng), dấutên; dấu đến; dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hỏa tốc, dấu bản sao, dấu bản chính,dấu Đảng ủy, dấu Công đoàn, dấu Đoàn TNCS HCM, dấu bí thư

2.2.7 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ vềviệc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì “khi theo dõi, giải quyết côngviệc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó" Lập hồ sơ là khâu quan trọng