thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ
4.2.1. Về công tác văn thư
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, công tác văn thư luôn góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác cho mỗi cơ quan. Vì vậy, để khắc phục những tồn tại và đưa công tác văn thư của Công ty Kiểm toán AASC ngày càng phát triển, cần thực hiện một số giải pháp sau:
Thứ nhất, tăng cường phổ biến và chấp hành nghiêm chế độ qui định của Nhà nước, Bộ Tài chính và của Công ty về công tác văn thư – lưu trữ. Tổ chức quán triệt, giáo dục sâu rộng về vị trí, vai trò, nội dung, tính chất, đặc điểm.. của công tác văn thư cho toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty.
Thứ hai, nghiên cứu tham mưu đề xuất sửa đổi, bổ sung và ban hành quy định, quy chế, quy trình làm việc của Bộ phận; Xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo cụ thể, sát thực tế về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Đây là một giải pháp mà cơ quan cần quan tâm khắc phục. Vì hệ thống văn bản qui định, hướng dẫn luôn là những công cụ đắc lực hỗ trợ cho cơ quan triển khai thực hiện các mặt công tác được thống nhất, chặt chẽ.
Thứ ba, chấn chỉnh và duy trì nghiêm công tác lập hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ kiểm toán) và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Biện pháp thực hiện là:
- Tuyên truyền nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ về ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
- Ban hành văn bản qui định, hướng dẫn, xây dựng danh mục hồ sơ và triển khai tổ chức thực hiện.
- Cần có biện pháp quyết đoán trong xử lý tình trạng cán bộ thiếu trách nhiệm, không chấp hành qui định lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Ví dụ: Nếu không lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ về lưu trữ cơ quan thì sẽ bị kỷ luật, không được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ và không được bình xét khen thưởng trong năm.
Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo, xử lý và quản lý văn bản nhằm tiết kiệm thời gian, kinh phí, nâng cao hiệu quả công tác của cơ quan.
Thứ năm, hiện đại hóa trang thiết bị, vật chất phục vụ công tác văn thư. Bố trí, sắp xếp lại phòng làm việc của bộ phận văn thư thành các khu vực giải quyết công việc theo dây chuyền. Có như thế quá trình xử lý công việc mới được thực hiện nhanh chóng, kịp thời.
Thứ sáu, tăng cường kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác văn thư một cách toàn diện, trong đó chú trọng việc kiểm tra chặt chẽ công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các đơn vị để tránh xảy ra tình trạng văn bản ban hành ra không đúng thẩm quyền, thiếu các yếu tố pháp lý, sai về thể thức, trái với pháp luật Nhà nước, các chế độ quy định của ngành…Đồng thời, thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết, trao đổi rút kinh nghiệm và xác định nhiệm vụ phương hướng trong từng thời gian cụ thể.
Thứ bảy, tuyên truyền giáo dục để từng cán bộ, nhân viên nêu cao tinh thần trách nhiệm với nhiệm vụ được giao, tích cực học tập nâng cao trình độ để làm tốt phần việc của mình, tâm huyết với nghề.