Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng…(trích bài nói chuyện với cán bộ Văn phòng Trung ương Đảng tại chiến khu Việt Bắc năm 1950).
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý; là nơi bảo đảm điều kiện vật chất của cơ quan và tổ chức; là bộ nhớ, là tai mắt, là bộ mặt của cơ quan.
Như vậy, dù ở bất cứ thời đại nào, thì văn phòng và công tác văn phòng luôn đóng vai trò, vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Đặc biệt, trong thời đại “bùng nổ thông tin”, cũng như các cơ quan, tổ chức thì Công ty Kiểm toán AASC rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể quyết
định được những vấn đề mang lại hiệu quả cho cơ quan và xã hội. Nhất là việc nắm bắt những thông tin chính xác nhằm tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ và kinh doanh trong tình hình mới. Và để làm tốt công tác này thì không thể thiếu sự tồn tại của Phòng Tổng hợp.
Muốn công tác văn phòng hoạt động có hiệu quả và ngày càng phát triển, cần tập trung vào một số giải pháp cụ thể sau:
Thứ nhất, về mặt tổ chức:
- Cần nhận thức đúng vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng; phải hiểu rõ chức năng nghiên cứu xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp luôn là chức năng cơ bản, quan trọng. Khi đã nắm vững vấn đề này, thì cơ quan sẽ chủ động triển khai có hiệu quả các nhiệm vụ chính và chắc chắn Ban lãnh đạo Công ty sẽ quan tâm chỉ đạo và sử dụng văn phòng đúng người, đúng việc.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và đủ về số lượng. Trong đó, làm rõ trách nhiệm của từng chức danh, của từng cán bộ, nhân viên trong Phòng theo nguyên tắc mỗi việc chỉ do một cá nhân hay một bộ phận đảm nhiệm, nhằm hạn chế sự chồng chéo, bỏ sót công việc.
Thứ hai, thực hiện quy chế hóa các hoạt động của cơ quan. Bao gồm: Xây dựng và hoàn thiện quy chế làm việc của Phòng Tổng hợp, của các bộ phận và của từng cá nhân; đồng thời xây dựng quy trình, giải quyết công viêc và quy chế truyền thông tin nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin cho hoạt động của cơ quan trong thời đại công nghệ thông tin. Đây là một trong những giải pháp khá quan trọng góp phần đưa công tác văn phòng của Công ty Kiểm toán AASC đi vào nề nếp.Vì thực tế đã chứng minh những quy định về lề lối, nề nếp làm việc luôn là công cụ điều hành công việc hết sức quan trọng. Nó góp phần tạo lập ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa các bộ phận với nhau, nâng cao ý thức kỷ luật, từ đó giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ được trôi chảy.
Thứ ba, về cán bộ Phòng Tổng hợp:
- Tổ chức phân công lao động đúng người, đúng việc, theo đúng khả năng và trình độ chuyên môn được đào tạo.
- Xây dựng, hoàn thiện và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng về mọi mặt. Giải pháp thực hiện là đào tào, bồi dưỡng cả về phẩm chất, năng lực, trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học…
theo chức trách được giao; bố trí ổn định nhằm tích lũy kinh nghiệm thực tế trong công tác.
- Có chính sách đãi ngộ phù hợp cho đội ngũ cán bộ văn phòng. Thứ tư, đổi mới phương pháp, tác phong công tác, lề lối làm việc.
- Tiếp tục cải tiến, đổi mới công tác tham mưu, phục vụ, phối hợp điều hành công việc; đổi mới xây dựng và quản lý chương trình làm việc; đồng thời đổi mới công tác thông tin báo cáo và công tác hội họp, giao ban.
- Tiếp tục duy trì công tác kiểm tra một cách động bộ và thường xuyên, để phát hiện những vấn đề tồn tại, nảy sinh, kịp thời phản ánh và đề xuất phương án giải quyết cho thủ trưởng các cấp.
Thứ năm, cải thiện điều kiện làm việc:
- Nghiên cứu bố trí lại các phòng làm việc của Công ty theo mô hình tối ưu nhất. Đồng thời, lựa chọn phương án sắp xếp các vị trí làm việc thích hợp cho từng loại công việc.
- Đảm bảo phương tiện làm việc đầy đủ, thích hợp, mang tính thẩm mỹ cao, tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc cho cán bộ, nhân viên. Tuy nhiên, phải cân nhắc làm sao đầu tư được những phương tiện phục vụ có hiệu quả cho công tác và thật sự tiết kiệm, tránh sự phô trương lãng phí.
Thứ sáu, hiện đại hóa công tác văn phòng:
Đây là một xu hướng chung của xã hội, là một yêu cầu bức thiết đối với công tác văn phòng hiện nay. Công ty cần quan tâm hiện đại hóa các nội dung:
- Tiếp tục đầu tư trang thiết bị vật chất hiện đại như: máy fax, máy vi tính tốc độ cao, máy photo đa năng, máy scan, máy hủy tài liệu…Đây chính là những công cụ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả thực hiện nghiệp vụ văn phòng, vì nhờ nó mà quá trình trao đổi cập nhật thông tin, quản lý công văn, tài liệu và thao tác nghiệp vụ được nhanh, gọn, thuận lợi và kịp thời hơn.
-Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Thực hiện tin học hóa từ việc quản lý, chỉ đạo công việc đến việc xử lý công văn giấy tờ, báo cáo, trao đổi thông tin trên hệ thống máy tính.
Thứ bảy, thường xuyên phối hợp, trao đổi nghiệp vụ với các cơ quan đơn vị bạn nhằm học hỏi trao đổi kinh nghiệm về hoạt động công tác văn phòng.