Công tác Phân loại, lập hồ sơ

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập nghành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Trang 31)

Nội dung tài liệu của Công ty Kiểm toán AASC chủ yếu là các file làm việc sau quá trình thực hiện hoạt động Kế toán, Kiểm toán Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành các công trình xây dựng cơ bản, hồ sơ thẩm định giá, xác định giá trị doanh nghiệp, tư vấn thuế, hồ sơ vấn tài chính – thuế… Bên cạnh đó là một số lượng không lớn các hồ sơ nhân sự, kế toán, hồ sơ văn thư và các hồ sơ khác.

Khối tài liệu chuyên môn có số lượng rất lớn và có tần suất sử dụng cao cho nên đây là khối tài liệu vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử.

Thời gian tài liệu kéo dài từ khi bắt đầu thực hiện cho đến xong một dự án, một gói thầu và đến khi quyết toán cũng mất thời gian khá dài. Nên tài liệu hình thành trong thời gian lâu như vậy sẽ gây khó khăn trong công tác tổ chức và quản lý hồ sơ, file làm việc.

Tài liệu của Công ty Kiểm toán AASC chủ yếu là các tài liệu như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn xác định giá trị doanh nghiệp, thẩm định giá, tư vấn thuế, tư vấn tài chính, tư vấn cổ phần hóa…với tôn chỉ nghề nghiệp, văn hóa và phong cách làm việc của Công ty Kiểm toán AASC rất nghiêm túc, làm việc nhiệt tình, hết trách nhiệm các hồ sơ khi hoàn thành công vệc đều có chất lượng tương đối tốt. Chủ yếu là bản gốc có chữ ký và dấu đỏ, các giấy tờ hình thành trong quá

trình thực hiện công việc. Hồ sơ kiểm toán và file làm việc của một cơ quan, đơn vị có thể có 01 hoặc có nhiều file (01 file = Bìa Còng cỡ 70mm) nên lượng hồ sơ tương đối nhiều.

Các văn bản, giấy làm việc trong file hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo trật tự thời gian và giá trị pháp lý nhất định, giữa các phần lại được ngăn cách bằng giấy chia file và được ghi chú các thông tin như tương ứng.

File hồ sơ kiểm toán ở tình trạng rời lẻ là không có (vì trường hợp hồ sơ kiểm toán của cơ quan, đơn vị đó có nhiều file thì sẽ được đánh số từ 01 cho đến hết) và hầu hết tài liệu sắp xếp trên giá nhưng chưa khoa học chưa thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu.

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập nghành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Trang 31)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(57 trang)
w