Theo Luật Lưu trữ thì TLLT quốc gia là “di sản của dân tộc”. Và trong nguồn di sản dân tộc ấy chắc chắn không thể thiếu nguồn TLLT của các tổ chức
kinh tế nói chung và của Công ty Kiểm toán AASC nói riêng. Để bảo vệ an toàn, lâu dài và sử dụng có hiệu quả nguồn TLLT của Công ty nhằm góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Công ty cần quan tâm thực hiện một số giải pháp sau:
Thứ nhất, đẩy mạnh giáo dục, tuyên truyền về giá trị của TLLT đối với hoạt động quản lý của cơ quan và việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc đến cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty.
Thứ hai, thành lập bộ phận lưu trữ độc lập; điều chỉnh biên chế phù hợp; bố trí cán bộ chuyên trách; thường xuyên tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ theo học các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn; có chính sách khuyến khích động viên cán bộ đảm nhiệm CTLT.
Thứ ba, tăng cường quản lý, chỉ đạo CTLT bằng các văn bản mang tính quy phạm cao, đề ra các hình thức chế tài cụ thể làm căn cứ xử lý các trường hợp vi phạm. Ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ như: hướng dẫn tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản,…chặt chẽ, chi tiết, triển khai cho các đơn vị áp dụng thực hiện thống nhất, hiệu quả.
Thứ tư, chấn chỉnh các Phòng, Ban và cá nhân thực hiện tốt nhiệm vụ giao nộp tài liệu về LTCQ, tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác bổ sung tài liệu. Đồng thời, chấp hành nghiêm qui định về giao nộp tài liệu về Kho lưu trữ Công ty.
Thứ năm, tăng cường chỉ đạo và hướng dẫn làm tốt công tác lập hồ sơ, nhất là ở giai đoạn xử lý công việc của cán bộ. Nếu hồ sơ của cán bộ được thu thập và sắp xếp khoa học đúng qui định thì sẽ tạo tiền đề thuận lợi cho CTLT, từ đó cán bộ lưu trữ có điều kiện tập trung chỉnh lý những tài liệu còn tồn đọng.
Thứ sáu, đầu tư xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ của Công ty đủ tiêu chuẩn là kho chuyên dụng theo qui định của Nhà nước; ứng dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn và lâu dài cho nguồn “di sản của dân tộc”. Cải thiện điều kiện làm việc; tập trung đầu tư đầy đủ trang thiết bị vật chất phục vụ công tác lưu trữ.
Thứ bảy, cán bộ phụ trách lưu trữ (cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm) cần chủ động sáng tạo trong công tác, phối hợp tổ chức hướng dẫn cán bộ lập hồ sơ và tích cực tham gia vào việc xây dựng dựng danh mục hồ sơ cho toàn Công ty. Thường xuyên cập nhật thông tin về CTLT qua các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước, Bộ Tài chính, cũng như qua báo chí (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam) và mạng internet.
Thứ tám, căn cứ các văn bản quy định của Nhà nước, Bộ Tài chính và tình hình thực tế tài liệu để tổ chức việc khai thác sử dụng; đồng thời mở rộng phạm vi phổ biến TLLT; chủ động tạo mọi điều kiện thuận lợi, nhất là áp dụng các hình thức khai thác sử dụng TLLT phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu TLLT CBNV, góp phần phát huy giá trị TLLT.
Thứ chín, nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào CTLT; triển khai ứng dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” vào phục vụ cho công tác đăng ký, quản lý, tra tìm tài liệu được nhanh chóng và thuận lợi.
Thứ mười, duy trì chặt chẽ công tác kiểm tra (định kỳ và đột xuất); tổ chức sơ, tổng kết rút kinh nghiệm, có chế độ khen thưởng, kỷ luật hợp lý. Tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ tham quan, giao lưu học hỏi kinh nghiệm với các cơ quan đơn vị điển hình.