Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, báo chí, công báo…của các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Công ty bằng bất kỳ hình thức nào gọi chung là văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mới được chuyển đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Quy trình xử lý công văn đến như sau:
Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nào đều do văn thư tiếp nhận. Khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra, đối chiếu số ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận. Sau khi mở, lấy văn bản ra khỏi bì (trừ những bì không thuộc thẩm quyền của Văn thư bóc bì), văn thư đóng dấu “Đến” vào khoảng trống dưới địa danh và thời gian ban hành hoặc dưới số, ký hiệu văn bản, ghi số đến và ngày tháng đến.
Đóng dấu và đăng ký vào sổ công văn đến: Mọi văn bản đến đều được đăng ký đầy đủ các thông tin vào các cột mục trong “Sổ đăng ký văn bản đến” hoặc được nhập các thông tin vào cơ sở dữ liệu.
Những bì không thuộc thẩm quyền được bóc thì văn thư đăng ký các yếu tố thông tin ghi trên bì rồi chuyển đến nơi nhận ghi trên phong bì.
CBNV trong Công ty khi mở lấy văn bản ra khỏi bì, nếu thấy văn bản đó liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị thì sẽ chuyển văn bản đó đến văn thư cơ quan, đơn vị để đăng ký theo quy định.
Do số lượng văn bản đến Công ty Kiểm toán AASC trong một năm khoảng 500 văn bản nên việc đăng ký văn bản đến Công ty được tiến hành đăng ký chung vào một quyển sổ đó là “Sổ đăng ký văn bản đến”. Riêng đối với các văn bản mật, văn thư chỉ đăng ký những yếu tố ghi trên bì như: nơi gửi văn bản, CBNV nhận văn bản, còn nội dung thì sẽ được người nhận văn bản thông báo lại sau.
Hiện nay ngoài việc đăng ký văn bản đến vào sổ thì Công ty cũng đã tiến hành việc đăng ký văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản đến một cách khoa học, giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, thuận lợi.
Chuyển giao văn bản đến: Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc hoặc Ban Tổng Giám đốc thì văn thư làm thủ tục sao chụp và chuyển đến các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết văn bản. Các văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty phải được chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết ngay trong ngày hoặc chậm nhất là đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo. Do văn bản đến của Công ty chủ yếu liên quan đến các hoạt động như: thư mời kiểm toán, thông tin đấu thầu cung cấp các dịch vụ liên quan, thông tin ký kết hợp đồng, thanh toán hợp đồng, xác nhận công nợ…, vì vậy không thể chậm trễ nên việc trình và chuyển giao văn bản đến phải nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Số lượng công văn đến Công ty trong những năm gần đây: + Năm 2010: 550 văn bản;
+ Năm 2011: 764 văn bản;
+ Đến hết tháng 9 năm 2012: 511 văn bản
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
Các phòng, ban chuyên môn hoặc các cá nhân có liên quan đến nội dung của văn bản thì sẽ có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định và thời hạn. Thời hạn cũng đã được quy định như:
+ Giải quyết ngay các vấn đề cấp bách;
+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản;
+ Không quá 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến nhiều nơi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Công ty Kiểm toán AASC (Xem phụ lục số 08)
Mẫu sổ đăng ký công văn đến (Nội dung bên trong) (Xem phụ lục số 09)