Kiểm toán AASC
2.3.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
- Do Công ty Kiểm toán AASC hoạt động trong lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán…, và thực hiện với các loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhà nước; doanh nghiệp tư nhân; doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; doanh nghiệp nước ngoài; các dự án do ADB, WB, ODA và các quỹ tín dụng khác tài trợ nên công việc có thể thực hiện và hoàn thành theo năm hoặc theo giai đoạn tùy theo chính sách và yêu cầu của các tổ chức tín dụng. Riêng đối với các loại hình doanh nghiệp thì công việc thông thường được thực hiện thường niên do
Lập Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu theo Danh mục hồ sơ, tài liệu đã đượcduyệt
duyệt Nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ hiện hành Xác định giá trị tài liệu Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu Thu thập, bổ sung Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
Thống kê, tài liệu
Bảo quản hồ sơ, tài liệu
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ LƯU TRỮ
vậy mà tài liệu (file làm việc) sẽ được thu thập, bổ sung theo nhiều giai đoạn khác nhau. Tất cả những điều trên ảnh hưởng đến việc thu thập hồ sơ.
Hồ sơ nộp lưu vào kho lưu trữ chưa đúng với quy định như: chưa đáp ứng về mặt thời gian giao nộp, các tài liệu chưa kết thúc công việc đã nộp vào kho lưu trữ nên khi cần đến CBNV lại làm thủ tục mượn lại hồ sơ, tài liệu đó.
Thời gian thu thập hồ sơ, tài liệu cũng được quy định rõ ràng cho từng loại hồ sơ như: kiểm toán Báo cáo tài chính, Xác định giá trị doanh nghiệp, Tư vấn cổ phần hóa, thẩm định giá, tư vấn thuế, hồ sơ kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản, hồ sơ kiểm toán các dự án…. Điều này cũng có ưu điểm là tránh được tình trạng mất mát hồ sơ, nhưng có nhiều trường hợp hồ sơ đang trong thời gian giải quyết công việc của một công trình mà các gói thầu, hồ sơ kiểm toán có mối liên hệ khăng khít với nhau nên tần suất khai thác rất nhiều …
Nguồn tài liệu nộp lưu là: Các Phòng, Ban, Văn phòng Đại diện của công ty. Riêng Chi nhánh Công ty tại TP.HCM thì lưu tài liệu ngay tại trụ sở chi nhánh.