CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ - THÁCH THỨC ĐỐI VỚI NGÀNH LƯU TRỮ

MÔ HÌNH CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ - SỰ THÁCH THỨC LỚN ĐỐI VỚI NGÀNH LƯU TRỮ 1. Khái quát về Chính phủ điện tử. Mấy năm gần, đây trong xu hướng phát triển công nghệ mới đã xuất hiện các khái niệm trong phạm vi quốc tế và quốc gia, trong đó phải kể đến các thuật ngữ như: "chính phủ điện tử", "kinh tế tri thức " Riêng hai khái niệm vừa nêu có mối liên quan mật thiết với nhau. Thuật ngữ chính phủ điện tử được sử dụng chính thức tại Việt Nam từ sau "Hiệp định khung ASEAN điện tử" mà Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tham gia được công bố, nhưng thuật ngữ đó được định nghĩa và giải thích ở các nước khác nhau. Chúng ta có thể hiểu, chính phủ điện tử là một mô hình tổ chức chính quyền nhà nước có sử dụng công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thông tin cho các hoạt động của mình, nhằm đạt hiệu quả tối ưu cho yêu cầu quản lý nhà nước, mang lại lợi ích thiết thực cho mọi thành viên trong xã hội, thực hiện nhà nước là của dân, do dân và vì dân. Điều 9 của Hiệp định khung ASEAN điện tử được ghi là: 1. Các nước thành viên khai thác công nghệ thông tin và viễn thông nhằm đẩy mạnh sự cung cấp và phân phối dịch vụ của chính phủ; 2. Các nước thành viên sẽ thực hiện các bước cung cấp trên diện rộng các dịch vụ của chính phủ và các giao dịch trực tuyến qua việc sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông nhằm tạo điều kiện kết nối giữa khu vực nhà nước và tư nhân và tăng cường công khai trong hoạt động của chính phủ; 3. Các nước thành viên sẽ đẩy mạnh hợp tác liên chính phủ bằng cách: (a) thúc đẩy các phương tiện điện tử trong việc mua sắm các dịch vụ và hàng hoá; và (b) Tạo điều kiện lưu thông tự do hơn các luồng hàng hoá, thông tin và người dân trong khu vực ASEAN. Chính phủ điện tử (Electronic Gouvernment), có thể hiểu theo nghĩa trực tiếp là chính quyền điện tử, vì cơ chế của nó bao gồm việc hiện đại hoá các hoạt động trong cả hệ thống chính quyền từ Trung ương đến địa phương, chứ không phải riêng chỉ có chính phủ ở Trung ương. Có thể nói, cơ sở vật chất quan trọng nhất của chính phủ điện tử là kết cấu hạ tầng thông tin quốc gia và các trang bị kỹ thuật để bảo đảm cung cấp các dịch vụ thông tin quản lý cho chính phủ điện tử. Thông tin không những là cái bảo đảm cho các hoạt động của các cơ quan của chính phủ mà thông tin phải trở thành sản phẩm của các dịch vụ, trở thành hàng hoá. Một xã hội có những đặc điểm nêu trên đang hướng tới một xã hội phát triển nền kinh tế tri thức, đó là xã hội mà thông tin và tri thức đã trở thành một dạng sản phẩm hàng hoá có giá trị cao trong nền kinh tế quốc dân. Nền kinh tế tri thức, theo đúng nguyên nghĩa là nền kinh tế dựa trên tri thức (Knowledge Based Economy). Trong nền kinh tế này, thông tin và tri thức được kết tinh trong giá trị của hàng hoá, cũng đòi hỏi một sự kết cấu kỹ thuật là kết cấu hạ tầng thông tin quốc gia với những lao động được đào tạo lành nghề. 2. Mô hình chính phủ điện tử. Mô hình chính phủ điện tử phải được hiểu từ hai mặt: Một là, chủ thể của hệ thống chính quyền nhà nước phải được đào tạo đồng bộ; cán bộ công chức trong hệ thống chính quyền phải là những người nắm được các tri thức về công nghệ mới, nhất là công nghệ thông tin, công nghệ truyền thông, sử dụng được các thiết bị kỹ thuật thông tin, kỹ thuật Internet và các kỹ thuật điện tử khác cho mọi công việc hàng ngày. Từ đó, các công chức hoạt động trong các cơ quan chính quyền các cấp phải được tiêu chuẩn hoá cao theo đúng yêu cầu công chức của chính phủ điện tử. Hai là, thiết lập cơ sở hạ tầng kỹ thuật, cơ sở tài chính bảo đảm cho các hoạt động của chính phủ điện tử như: - Xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật thông tin, trong đó có các hệ thông tin phục vụ quản lý, điều hành của chính phủ, như hệ thông tin văn bản quy phạm pháp luật làm bản lề cho các quyết định, hệ thông tin tư liệu tham khảo, hệ thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp, hệ thông tin quản lý nhân sự, hệ thông tin quản lý tài chính, tài sản ; - Thay đổi phương pháp làm việc, chế độ hội họp truyền thống bằng các hình thức hội họp điện tử, giao ban điện tử tập trung, hội họp từ xa, các hình thức văn phòng ảo, văn phòng di động nhờ kỹ thuật thông tin và truyền thông. - Bảo đảm chế độ tài chính, kỹ thuật cho chính phủ điện tử: Để thực hiện được các mục tiêu của chính phủ điện tử, một đòi hỏi khách quan là Nhà nước phải đầu tư ngân sách cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia, xây dựng các cơ sở dữ liệu, đầu tư trang bị kỹ thuật công nghệ thông tin và kỹ thuật truyền thông, xây dựng các văn phòng, trụ sở làm việc theo mô hình mới, xây dựng các mạng thông tin, chi phí các dịch vụ truyền thông, dịch vụ Internet 3. Sự thách thức đối với ngành lưu trữ. a. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Ngành lưu trữ đã sớm tiếp cận vào yêu cầu ứng dụng khoa học và công nghệ để hiện đại hoá công tác lưu trữ, trong đó có công nghệ thông tin. Ngay từ giữa những năm 80 của thế kỷ trước, Cục Lưu trữ Nhà nước đã tham gia vào chương trình tin học quốc gia với đề tài cấp nhà nước về xây dựng hệ thông tin lưu trữ quốc gia. Những năm tiếp sau, theo Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã chỉ đạo xây dựng được các hệ quản trị cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ để triển khai phổ biến ứng dụng trong toàn quốc. Tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia, các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng như: cơ sở dữ liệu Phông lưu trữ Phủ Thủ tướng, cơ sở dữ liệu Châu bản triều Nguyễn, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ghi âm, cơ sở dữ liệu quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ Các trường thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước đã được trang bị các thiết bị công nghệ thông tin hiện đại để phục vụ việc giảng dạy các môn tin học và làm giáo cụ thực hành cho các bộ môn khác. Máy tính trong khối các cơ quan, đơn vị thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước đã được kết nối Internet, nối mạng diện rộng của Văn phòng Chính phủ và mạng LAN (mạng cục bộ). Trong phạm vi ngành lưu trữ, hầu hết hệ thống văn thư tại các Bộ, tỉnh đều sử dụng máy tính để chế bản và đăng ký văn bản thay các sổ đăng ký văn bản truyền thống. Riêng trong lưu trữ, chỉ có lưu trữ lịch sử mới bước đầu xây dựng được các cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ, còn lưu trữ hiện hành thì việc ứng dụng máy tính chưa được nhiều. Nhìn chung, ngành lưu trữ đã tiếp cận công nghệ thông tin hoà chung trào lưu của cả nước, song điểm yếu kém, bất cập thể hiện ở các mặt sau: - Hầu hết các cơ sở dữ liệu được xây dựng ở các cơ quan lưu trữ thường được thực hiện qua các dự án và đề tài, chưa gắn chặt yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động hành chính, hoạt đông sự nghiệp hàng ngày của các cơ quan lưu trữ. Điều đó thể hiện ở chỗ, nhiều cơ sở dữ liệu được nghiệm thu, sau đó bị "đắp chiếu" để đó, không được đưa vào sử dụng để tra cứu phục vụ khai thác của độc giả. Có cơ quan đã tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu và quản lý trên đĩa CD - ROM, cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự, rất tốn kém thời gian và kinh phí, nhưng hầu như sau đó được lưu giữ vào kho. Các công trình này đều kết thúc khi dự án hết tiền hoặc hết hạn thực hiện dự án; cơ quan lưu trữ không tiếp quản đưa vào sử dụng. - Các thiết bị phần cứng trang bị cho các cơ quan lưu trữ còn quá ít, thậm chí nhiều Trung tâm lưu trữ tỉnh không có máy tính. Máy tính chỉ được trang bị phục vụ điều hành và khai thác thông tin trên mạng cho lãnh đạo văn phòng hoặc để đánh máy văn bản thay máy chữ. Lý do vậy, không hẳn vì các tỉnh không có tiền để mua máy tính cho lưu trữ, mà cơ bản vì những người làm lưu trữ chưa thuyết minh được tính cấp bách của việc sử dụng máy tính cho lưu trữ và lúng túng không biết máy tính sẽ giải quyết được những vấn đề gì trong kho lưu trữ. Một số tỉnh thành lập Trung tâm lưu trữ và công nghệ thông tin, tuy phần công nghệ thông tin có được chú ý hơn, nhưng lại xem nhẹ các hoạt động lưu trữ, không chú ý quản lý công tác lưu trữ theo thẩm quyền của tỉnh, không chỉ đạo các nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu vào lưu trữ để bảo quản và khai thác phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu của tỉnh. Như vậy, Trung tâm lưu trữ và công nghệ thông tin tuy có được thành lập, nhưng không thực thi được chức năng, nhiệm vụ đã quy định trong Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1999 về việc "hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp" của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. - Một phần cán bộ quản lý công tác lưu trữ các cấp, trong đó có cả chuyên vieen chính lưu trữ chưa đáp ứng đủ trình độ quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Vì vậy trong quá trình đi kiểm tra, hướng dẫn các đối tượng quản lý thường né tránh chỉ đạo hướng dẫn công nghệ thông tin, hoặc nếu mạnh dạn chỉ đạo công việc này thì đều chỉ đạo thiếu chính xác, hoặc không ủng hộ chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. b. Những thách thức đối với ngành lưu trữ. - Trước hết hoạt động của chính phủ điện tử tạo ra ngày càng nhiều các loại tài liệu không truyền thống. Hiện tại, chúng ta đã được nghe các tên tài liệu mới: tài liệu đọc bằng máy, tài liệu điện tử Nhưng với sự hoạt động của mô hình chính phủ đã nêu trên, thì tài liệu được sản sinh ra không chỉ có thế, mà còn nhiều loại phức tạp hơn. Đối tượng thu thập, bổ sung và bảo quản đối với các kho lưu trữ không phải là hồ sơ lưu trữ băng giấy, mà là các vật mang tin khác nếu không có đội ngũ cán bộ được đào tạo mới thì không thể thu được tài liệu về kho lưu trữ. Việc quản lý thông tin tài liệu điện tử lại là điều phức tạp nhất. Trong kho lưu trữ, bất kể là loại hình tài liệu gì, đều có tài liệu mật, tài liệu quý hiếm Tài liệu đó ở dạng tài liệu điện tử, nếu không được quản lý chặt chẽ thì chỉ trong vài phút, có thể bị sao chụp chộm hết. - Mô hình chính phủ điện tử tạo ra kết cấu mới của tài liệu lưu trữ. Tổ chức tài liệu lưu trữ truyền thống thể hiện rất rõ trong mối quan hệ hệ thống trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, trong đó nguyên tắc xuất xứ, nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ được thể hiện rất rõ trong việc quản lý tài liệu lưu trữ. Nhưng thông tin phục vụ cho hoạt động của chính phủ điện tử không phải chỉ là các phông lưu trữ, mà là cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia, bao gồm những cơ sở dữ liệu là chủ yếu và hệ truyền thông phục vụ quản lý, cung cấp thông tin cho chính phủ điều hành đất nước. Về tổ chức và nhân sự, các nhà quản lý làm việc không chỉ phải cần sự trợ giúp của các đơn vị chức năng, của thư ký hoặc trợ lý, mà cần sự trợ giúp của cơ sở dữ liệu và hệ truyền thông. Qua đó, kết cấu hồ sơ lưu trữ không phải như cũ: văn bản nguồn, văn bản phát sinh qua thực hiện chỉ thị từ thông tin văn bản nguồn và tổ hợp các văn bản liên quan với nhau thành hồ sơ. Các dịch vụ thông tin của mô hình chính phủ điện tử tạo điều kiện cho các nhà quản lý đi con đường tắt để nhanh chóng đến kết quả của quản lý. Vì thế, kết cấu giá trị vật lý của tài liệu bị phá vỡ. Hơn nữa, trật tự tài liệu của các cơ quan, đơn vị hình thành phông cũng không còn chặt chẽ như tài liệu truyền thống vì các cơ quan của chính phủ điện tử có chung nhiều "hồ sơ tài liệu" điện tử thông qua các thông tin trên dịch vụ truyền thông. Ngay từ 5 năm trở lại đây, việc khai thác thông tin phục cụ quản lý trên Mạng diện rông của Văn phòng Chính phủ đã là rất phổ biến đối với nhiều cơ quan trung ương và địa phương, nhưng thông tin này mới hạn chế ở phạm vi văn bản quy phạm pháp luật. Theo Đề án xây dựng hệ thông tin quản lý của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ tại Văn phòng Chính phủ giai đoạn 2001 - 2005 thì nội dung hệ thống cơ sở dữ liệu tại Văn phòng Chính phủ rất đa dạng, như: - Cơ sở dữ liệu phân tích tổng hợp về đân cư; - Cơ sở dữ liệu phân tích về lao động, việc làm và các vấn đề về xã hội; - Cơ sở dữ liệu phân tích về nguồn vốn đầu tư; - Cơ sở dữ liệu về đất đai; - Cơ sở dữ liệu phân tích về quốc phòng, an ninh; - Mô hình chính phủ điện tử đòi hỏi kỹ thuật mới trong việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các kho lưu trữ. Cán bộ, công chức trong các cơ quan của chính phủ và các độc giả khác đòi hỏi các cơ quan lưu trữ phải phục vụ từ xa trong hệ thống viễn thông, truy cập tài liệu lưu trữ trên Internet cộng đồng hoặc Internet nhà riêng; hoặc nếu độc giả đến kho lưu trữ thì cũng đòi hỏi việc tra tìm tài liệu lưu trữ theo phương pháp tự động hoá trên mạng cục bộ thay cho việc tra tìm tài liệu trên thẻ và trong mục lục trước đây. - Từ những vấn đề nêu trên, mô hình chính phủ điện tử tạo ra sự thách thức lớn nhất là vấn đề cán bộ, công chức lưu trữ. Với chương trình đào tạo cán bộ lưu trữ hiện nay, hầu hết những người đã tốt nghiệp đại học và trung cấp lưu trữ ra trường đều không sử dụng được máy tính để quản lý lưu trữ, trừ một số sinh viên viết luận văn về ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Vì vậy, thông thường các cơ quan lưu trữ lớn đều tuyển dụng một số cán bộ chuyên tin, nhưng số cán bộ này phải mất nhiều năm mới tiếp cận được việc ứng dụng tin học vào chuyên ngành lưu trữ. Với tình trạng đội ngũ cán bộ lưu trữ như vậy, nếu không có chiến lược cán bộ lưu trữ theo mô hình chính phủ điện tử thì rõ rằng, vào thập kỷ tới ngành lưu trữ sẽ bị khủng hoảng về cán bộ. - Mô hình Chính phủ điện tử còn đòi hỏi sự trang bị mới về cơ sở thiết bị tin học và thiết bị truyền thông. Điều khó khăn là nhiều nhà quản lý trong ngành lưu trữ nhầm lẫn trong quan niệm về tính hiệu quả của công nghệ thông tin. Họ cho rằng, đầu tư nhiều thiết bị máy tính là thực hiện được yêu cầu hiện đại hoá công tác lưu trữ. Việc mua đủ máy cho các kho lưu trữ là rất khó trong điều kiện hiện nay. Nhưng khi các kho lưu trữ lớn có một dự án thì lại chỉ chú ý đến việc mua máy, trong khi đó không chú ý đồng bộ đến việc xử lý thông tin tài liệu tiền máy, chưa chú đến yêu cầu thiết kế hệ thống cơ sơe dữ liệu và đào tạo cán bộ để sử dụng tối đa khả năng của máy. Hiện trạng này sẽ gây ra tổn thất về kinh phí, bởi trong thời đại hiện nay, máy tính điện tử là một trong các loại thiết bị công nghệ có độ hao mòn vô hình cao nhất. Tuy vậy, việc đổi mới trang bị kỹ thuật trong các kho lưu trữ là cần thiết; các cơ quan lưu trữ phải có máy tính, nhưng trong quá trình trang bị kỹ thuật máy tính, phải tiến hành đồng bộ việc đào tạo người sử dụng máy tính và gắn với quá trình sử lý tài liệu lưu trữ. 4. Sự chỉ đạo phát triển công nghệ thông tin hiện nay để tiếp cận vào mô hình chính phủ điện ử Nắm bắt được vai trò quan trong của công nghệ thông tin đối với việc xây dựng và phát triển đất nước, ngày 17/10/2000, Bộ Chính trị đã ban hành Chỉ thị số 58-CT/TW về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Chủ trương này được nhấn mạnh trong văn kiện Đại hội Đảng IX của Đảng. Để triển khai Chỉ thị quan trọng của Đảng, ngày 24/5/2001, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg về việc phê duyệt chương trình hành động triển khai Chỉ thị số 58- CT/TW của Bộ Chính trị và ngày 25/7/2001 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2005. Về công nghệ thông tin và viễn thông, ngày 23/8/2001, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 55/2001/NĐ-CP về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet. Sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước trong các văn bản đã nêu, tạo tiền đề cho việc phát triển nhanh ngành kinh tế thông tin của nước ta và là bước khởi đầu quan trọng để tiến tới xây dựng một mô hình chính phủ điện tử. Nắm bắt tinh thần chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về phát triển công nghệ thông tin, từ cuối năm 2001, Cục Lưu trữ Nhà nước đã chú ý đồng bộ các biện pháp phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Một trong các biện pháp quan trọng là xác lập tổ chức hệ thống quản lý công tác này trong một đề án tổng thể chung. Theo dự thảo Đề án: tại Cục Lưu trữ Nhà nước lập Trung tâm tin học văn thư lưu trữ; riêng ở các Trường Trung học lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng, thành lập các Trung tâm tin học và ở các Trung tâm lưu trữ quốc gia, thành lập các Phòng tin học và công cụ tra cứu. Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN ĐỐI VỚI LƯU TRỮ LỊCH SỬ PGS-TS. Duong Van Kham 1.Khái quát về thời hạn bảo quản và bảng thời hạn bảo quản. Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian mà hồ sơ, tài liệu đã kết thúc giai đoạn văn thư nhưng còn cần lưu giữ tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan có tài liệu để phục vụ yêu cầu tra cứu, kiểm tra các vấn đề phát sinh của công việc đã kết thúc. Những công việc khác nhau dẫn đến thời hạn bảo quản của tài liệu hình thành trên công việc đó khác nhau. Ví dụ, tài liệu có thời hạn bảo quản 5 năm, 7 năm, 10 năm Số liệu đó cần được ghi vào hồ sơ tài liệu khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ. Đây là một công việc rất khó đối với cơ quan có tài liệu. Vì vậy, để các cơ quan ghi thống nhất thời hạn bảo quản, các ngành, cơ quan, tổ chức cần có bảng thời hạn bảo quản. Bảng thời hạn bảo quản có vai trò hướng dẫn ghi thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ tài liệu. 2. Hệ thống lưu trữ và bảng thời hạn bảo quản. Do nhu cầu bảo quản tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, Nhà nước tổ chức hệ thống các kho lưu trữ gồm lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử và lưu trữ cố định chuyên ngành. Lưu trữ hiện hành là lưu trữ hiện diện có mặt ở từng cơ quan, tổ chức, có chức năng bảo quản tài liệu còn giá trị hiện hành trước khi tài liệu đã kết thúc giai đoạn văn thư và giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Tài liệu của lưu trữ hiện hành phục vụ khai thác, sử dụng thực hiện chức năng, nhiệm vụ cho cơ quan có tài liệu. Bất kể thời hạn của hồ sơ, tài liệu khác nhau, nhưng thời hạn giao nộp của hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định thống nhất là 10 năm ở cơ quan tổ chức Trung ương và 5 năm ở cơ quan, tổ chức địa phương kể từ năm hồ sơ, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Lưu trữ lịch sử là lưu trữ bảo quản cố định tài liệu có giá trị lịch sử. Lưu trữ lịch sử được tổ chức trong một hệ thống với các lưu trữ hiện hành, trong đó các lưu trữ hiện hành nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử trong một khu vực hành chính - lãnh thổ nhất định. Đây là khu vực thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử. với chức năng của lưu trữ lịch sử như vậy, Nhà nước tổ cứ các lưu trữ lịch sử ở Trung ương là ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Lưu trữ tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương thuộc Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và lưu trữ huyện thộc Văn phòng ủy ban nhân dân huyện. Lưu trữ cố định chuyên ngành là lưu trữ bảo quản tài liệu lâu dài, do giá trị hiện hành của tài liệu kéo dài hơn tài liệu của lưu trữ hiện hành. Thời hạn giao nộp của lưu trữ cố định chuyên ngành là 30 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cố định chuyên ngành, trừ tài liệu chưa giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành. 3. Ý nghĩa và tầm quan trọng của Bảng thời hạn bảo quản đối với lưu trữ lịch sử Bảng thời hạn bảo quản là công cụ xác định giá trị tài liệu của các cơ quan, tổ chức lưu trữ. Ý nghĩa đó được thể hiện như sau: Trong tổng số tài liệu của một ngành, hoặc một cơ quan, tổ chức, người ta phân ra các nhóm giá trị bảo quản khác nhau theo hai mức độ phân loại: Mức độ thứ nhất, phân từng hồ sơ, tài liệu ra các loại thời hạn bảo quản khác nhau. Mức độ này, bảng thời hạn bảo quản chỉ được dùng cho lưu trữ hiện hành để ghi thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu khi tài liệu đó kết thúc giai đoạn văn thư và được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Ở đây, bảng thời hạn bảo quản tương tự như danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản. Mức độ thứ hai, toàn bộ hồ sơ, tài liệu của một ngành, một cơ quan được phân ra các nhóm và ghi vào bảng thời hạn bảo quản, như hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản: vĩnh viễn, lâu dài và có thời hạn (tạm thời). Đối với một lưu trữ lịch sử, việc phân loại theo mức độ thứ hai là rất quan trọng vì nễuác định giá trị tài liệu từ trước khi tài liệu được thu thập vào lưu trữ lịch sử, khảng định đầu vào khả quan của tài liệu. Phương pháp áp dụng bảng thời hạn bảo quản này là: Tại lưu trữ hiện hành, để chuẩn bị cho việc giao nộp vào lưu trữ, gười ta lập ba danh ục tài liệu: -Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; - Tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài; - Tài liệu có thời hạn bảo quản có thời hạn ngắn (tạm thời). Đương nhiên, việc khai thác tài liệu còn giá trị hiện hành cho cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu thì bất kể tài liệu nào, đều có vài trò quan trọng, nhưng việc chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử, thì chỉ tập trung vào danh mục tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dàiủniêng tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài thì Kỷ niệm 100 năm Đông kinh Nghĩa thục, BÀI HỌC VỀ CẢI CÁCH GIÁO DỤC VÀ "THỰC HỌC THỰC NGHIỆP" TRONG LƯU TRỮ PGS-TS. Dương Văn Khảm Cách đây đúng 100 năm, năm 1907, một sự kiện đáng ghi nhớ đối với nền giáo dục nước ta là Đông Kinh Nghĩa thục được thành lập, một trường tư thục đầu tiên dạy nghĩa, với ý thức chuyển đổi nội dung và phương thức giáo dục Việt Nam, nhằm phát triển xã hội. Đông Kinh Nghĩa thục thực chất là một trường học phục vụ yêu cầu cải cách xã hội Việt Nam vào đầu thế kỷ thứ 20 (Đông Kinh là tên Hà Nội cũ. Nghĩa thục là Trường làm việc nghĩa). Cùng với phong trào Đông Du của Phan Bội Châu, phong trào Duy Tân của Phan Châu Trinh, Trần Quý Cáp, Huỳnh Thúc Kháng, Đông Kinh Nghĩa thục đã đóng một vai trò quan trọng trong việc động viên lòng yêu nước và mở đầu cho cho công cuộc cách tân nước nhà. Trường có ảnh hưởng lớn và đã trở thành một phong trào cách mạng- Phong trào Đông Kinh Nghĩa thục. Năm Đinh Mùi, tháng 3/1907, Đông Kinh Nghĩa thục được khai giảng tại nhà số 4 phố Hàng Đào Hà Nội với hai lớp, khoảng 70 học sinh. Ban đầu, người tham gia học phần đông là con cháu của các hội viên sáng lập trường. Đây là căn nhà của cụ Lương Văn Can, Thục trưởng (Hiệu trưởng) của trường. Đến tháng 5/1907, Thống sứ Bắc kỳ mới chính thức cấp giấy phép cho trường hoạt động. Khi người học đông, trường phải mượn thêm căn nhà số 10 gần đó cho các lớp học, nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng trường. Lúc phát triển nhất, trường có 40 lớp, với trên 1000 học sinh. Đây là trường tư thục, nhưng học sinh đến học đều miễn phí. Phỏng theo mô hình Khánh ứng Nghĩa thục của Nhật bản, Đông Kinh Nghĩa thục chủ trương đưa tư tưởng dân chủ và văn minh phương Tây thay cho kinh điển nho gia, để chuyển đổi giáo dục quốc dân, chấn hưng công nghệ và canh tân đất nước. Mục tiêu cơ bản của trường là bỏ tư tưởng Khổng giáo, Tống nho, Hán nho. Du nhập tư tưởng tư sản mới, [...]... tài liệu Phông lưu trữ quốc gia" và được coi như lý thuyết về quản lý nhà nước công tác lưu trữ, chứ không thuộc phần xử lý có tính chất vật lý đối với tài liệu lưu trữ quốc gia Vụ án Lệ Chi Viên và món nợ đối với tư liệu lưu trữ 1.Tư liệu lưu trữ Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1992, trang 86, thuật ngữ “Tư liệu lưu trữ được xác định là “Xuất bản phẩm hoặc tài liệu lưu trữ không thuộc... phần phông lưu trữ và được đưa vào phòng tư liệu hoặc thư viện của kho lưu trữ để tham khảo trong quá trình nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan” Trong thực tế, đối với các kho lưu trữ lịch sử lớn, định nghĩa trên về tư liệu lưu trữ còn được hiểu là các sưu tập lưu trữ theo các chủ đề, không đủ điều kiện thành lập một phông lưu trữ riêng biệt, hoặc những tài liệu có giá trị lưu trữ riêng... Pênh và Viêng Chăn Sau này, Chính phủ ta quy định 2, 3 và bây giờ là 4 Trung tâm lưu trữ quốc gia Chính vì vậy, không thể gán ghép công tác tổ chức này của Nhà nước vào nghiệp vụ thường xuyên xử lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Còn tại cấp độ 2: phân loại kho lưu trữ thành phông lưu trữ, lại càng không cần thiết, vì theo nguyên tắc xuất xứ đã nêu trên, tài liệu lưu trữ từ khi hình thành, đến khi kết... là những giai đoạn trong vòng đời của tài liệu là: giai đọan văn thư; giai đoạn lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) và một số tài liệu được tồn sinh đến giai đoạn lưu trữ lịch sử Từ đây, tài liệu lưu trữ được coi là có giá trị lịch sử mà một số nước cho rằng, chỉ có tài liệu lưu trữ lịch sử mới được coi là tài liệu lưu trữ Nhưng dù tài liệu ở giai đoạn nào, giá trị của chúng có thay đổi hay không,... Liên Xô trước đây đã được dịch ra tiếng Việt Trong sách, có một chương quan trọng là "Phân loại tài liệu Phông lưu trữ quốc gia " Nội dung của chương này là giải quyết vấn đề phân loại Phông lưu trữ quốc gia phân thành kho lưu trữ; kho lưu trữ phân thành phông lưu trữ cơ quan, rồi phông lưu trữ thành hồ sơ Nội dung của giáo trình này được chuyển tải vào một số giáo trình giảng dạy ở một số trường của... các sách cổ thuộc loại quý, hiếm Những tư liệu này rất có giá trị đối với yêu cầu nghiên cứu khi tài liệu lưu trữ bị mất mát, thiếu hụt Nhiều kho lưu trữ còn xếp các loại tư liệu này thuộc nhóm tài liệu có giá trị đặc biệt và được bảo quản trong kho lưu trữ Phần lớn các lưu trữ lịch sử đều lập dự án sưu tầm, thu thập những tư liệu lưu trữ còn thiếu hụt, đang bị phân tán, bằng nhiều phương tiện khác... lý thuyết về phân loại tài liệu lưu trữ để xem lý thuyết này nhằm giải quyết vấn đề gì trong công tác thực tiễn và có vị trí nào trong khoa học lưu trữ Trong các thập kỷ qua, đặc biệt là từ 1960 đến 1970, có một số bài báo của một số nhà lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa viết, phê phán nguyên tắc xuất xứ, với quan điểm vận dụng tính giai cấp trong lưu trữ học Với ý thức đó, có người đã viết, "nguyên... Phông lưu trữ quốc gia phân thành kho lưu trữ, thì thường không phải nhiệm vụ của người xử lý tài liệu, mà là của chính quyền nhà nước đương thời Hệ thống các kho lưu trữ được hoạch định một lần, sử dụng lâu dài, nếu trong xã hội không có gì đột biến Như trước đây, Toàn quyền Đông dương quy định các nước Đông dương được tổ chức 5 kho lưu trữ: Hà Nội, Huế, Sài Gòn, Pnông Pênh và Viêng Chăn Sau này, Chính. .. cải cách giáo dục trong suốt hơn một thập kỷ qua với phương châm "học đi đôi với hành" Nhưng kết quả đó không được nhiều và để ngày nay chúng ta vẫn phải phát động phong trào “nói không với tiêu cực” trong giáo dục Chỉ lấy ví dụ trong ngành lưu trữ ta thấy, so với các nước trong khu vực, tỷ lệ người có bằng Cử nhân, Thạc sỹ, Tiến sỹ trong ngành lưu trữ Việt Nam phải nói là xếp vào loại siêu cường Thế... liệu, mà ở đây, quan trọng nhất đối với khoa học lưu trữ là khi tài liệu đã được chuyển giao vào lưu trữ lịch sử Có nghĩa là, tài liệu thu thập một lần đối với một phông đóng, hay bổ sung nhiều lần của một phông mở, thì không bao giờ cho phép xáo trộn phông Ngày nay, yêu cầu đó đã rất phổ biến, thể hiện ý nghĩa của nguyên tắc xuất xứ, mà bất kể ai làm việc trong lưu trữ, kể cả người không được đào . trong vòng đời của tài liệu là: giai đọan văn thư; giai đoạn lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) và một số tài liệu được tồn sinh đến giai đoạn lưu trữ lịch sử. Từ đây, tài liệu lưu trữ được coi là. phố và lưu trữ huyện thộc Văn phòng ủy ban nhân dân huyện. Lưu trữ cố định chuyên ngành là lưu trữ bảo quản tài liệu lâu dài, do giá trị hiện hành của tài liệu kéo dài hơn tài liệu của lưu trữ hiện. quản lý thông tin tài liệu điện tử lại là điều phức tạp nhất. Trong kho lưu trữ, bất kể là loại hình tài liệu gì, đều có tài liệu mật, tài liệu quý hiếm Tài liệu đó ở dạng tài liệu điện tử, nếu