Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần dược TRAPHACO

Là một doanh nghiệp nhà nớc cổ phần hoá hoạt động theo luật doanhnghiệp, công ty dợc TRAPHACO thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mìnhtheo sự quy định của pháp luật và các cơ quan quản l

Ty y tế đờng sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành ờng sắt trong thời kỳ bao cấp, để có đợc thành tựu lớn mạnh cả về lợng và vềchất nh ngày nay khi nền kinh tế đã chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, công ty

đ-đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển dài với những bớc tiếnngoạn mục

Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đờng sắt thành lập.Ngày 28/5/1981, tổ sản xuất đợc mở rộng thành Xởng sản xuất thuốc đờngsắt Trong giai đoạn này, xởng chỉ hoạt động dới hình thức tự sản xuất, tự tiêudùng nên quy mô vẫn còn rất hạn hẹp

Ngày 01/06/1993, với những thành tựu đạt đợc sau 20 năm, để đáp ứngCreated on 03/03/2003 12:24:00nhu cầu phát triển của xởng nói riêng và đểtheo kịp sự đổi mới của nền kinh tế nói chung xởng dợc đợc đổi tên thành xínghiệp dợc phẩm đờng sắt với tên giao dịch là TRAPHACO theo nghị định số388/HĐBT của Hội đồng bộ trởng với chức năng thu mua dợc liệu và sản xuấtthuốc chữa bệnh

Nhận thấy sự phát triển vợt bậc đạt đợc của xí nghiệp trong năm 1993,ngày 16/05/1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐthành lập công ty dợc TRAPHACO từ xí nghiệp dợc TRAPHACO với chứcnăng, nhiệm vụ:

Thu mua dợc liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh

Sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế

Đáp ứng thuốc cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của công nhân viênngành GTVT và nhân dân, với mục tiêu bảo đảm kinh doanh có lãi

Để đảm bảo sự phù hợp giữa tên gọi và chức năng nhiệm vụ, ngày13/03/1997 công ty đợc đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tếTRAPHACO theo quyết định số 535QĐ/TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải

Tháng 1 năm 2001, nhận thức đợc tầm quan trọng và hiệu quả của việc

cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc trong nền kinh tế thị trờng, cũng nh nhiềudoanh nghiệp nhà nớc khác, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với45% vốn của nhà nớc theo quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mởrộng thị trờng ra các nớc trên thế giới đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanhsang xuất nhập khẩu nguyên vật liệu Lúc này công ty mang tên công ty cổphần dợc và thiết bị vật t y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh-Quận Ba Đình- Hà Nội Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổphần dợc TRAPHACO Cho đến nay, công ty vẫn hoạt động dới tên gọi đó,

và mặc dù lĩnh vực kinh doanh không thay đổi song quy mô sản xuất kinhdoanh thì không ngừng đợc mở rộng Hiện nay, công ty có một chi nhánh tạiThành phố Hồ Chí Minh cùng 6 phân xởng sản xuất và 10 địa điểm kinhdoanh tại 6 quận thuộc thành phố Hà Nội

Có thể nói rằng qua gần 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinhdoanh, công ty cổ phần TRAPHACO đã có rất nhiều biến đổi: biến đổi về têngọi, về quy mô hoạt động đến hình thức hoạt động Đó là do sự chuyển đổi cơchế kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng

Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trớc đây, do không đợc tự chủtrong sản xuất kinh doanh của mình, công ty chỉ sản xuất, tiêu thụ theo chỉtiêu ch kế hoạ của nhà nớc nên cũch nh nhiều doanh nghiệp nhà nớc cùngthời, công ty cha phát huy đợc hết sức mạnh của mình dẫn đến hiệu quả sảnxuất kinh doanh đạt đợc trong thời gian này cha cao

Chuyển sang nền kinh tế thị trờng, cùng với sự phát triển của năng lựcsản xuất xã hội, công ty cũng đã không ngừng biến đổi để theo kịp tốc độ đó.Việc xây dựng kế hoạch đợc tự chủ, dựa trên cơ sở nghiên cứu rõ thị trờngxác định cơ cấu mặt hàng phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng, cộng vớiviệc chú trọng đầu t vào nguồn nhân lực, công ty đã có những bớc tiến vợtbậc Đặc biệt là với tác dụng của việc cổ phần hoá, đã khiến lòng nhiệt tìnhcủacán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng đợc khẳng định, chất lợng sảnphẩm ngày càng đợc nâng cao, chủng loại đa dạng Công ty đã nhận đợc huychơng duy nhất của ngành y tế về mặt hàng đông dợc 98 và nhiều bằng khenkhác Chính vì vậy mà dù phải vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnhtranh ngày càng khốc liệt, nhng công ty vẫn tạo đợc uy tín với ngời tiêu dùng

và trở thành một trong số 130 doanh nghiệp đứng đầu về hàng Việt Nam chấtlợng cao

2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh

2.1 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh:

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t

y tế TRAPHACO là thu mua dợc liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dợc phẩm

và thiết bị vật t y tế, ngoài ra công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu nguyênliệu và hoá chất

Là một công ty có lịch sử hình thành và phát triển lâu dài với quy môsản xuất và kinh doanh lớn, đặc biệt lại có uy tín nghề nghiệp cao trong giớikinh doanh cũng nh với ngời tiêu dùng, nên công ty dợc TRAPHACO đã ngàycàng mở rộng thị trờng kinh doanh vốn đã rất rộng rãi và ngày càng tạo dựngcho mình một chỗ đứng vững chắc trên các thị trờng đó Với nền tảng vữngchắc đó, hiện nay sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị trờng cả n-

ớc cũng nh ở nớc ngoài vơí các chủng loại vô cùng phong phú nh các loạithuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao đờng, viên bao film theo tiêu chuẩnGMP Asean, dạng viên hoàn, trà tan, trà túi lọc, thuốc bôi dạng mỡ haycream, thuốc dạng bột, các loại thuốc bổ dạng ống thuỷ tinh hay kiềm trungtính, các loại thuốc dạng nớc… Ngoài việc sản xuất kinh doanh các loại thuốc trên, công ty còn kinh doanh các loại thiết bị vật t y tế và thực hiện hoạt

động xuất nhập khẩu nguyên liệu và hoá chất với một số nớc trên thế giới

Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn nh vậy, để đảm bảo cho việc cungcấp sản phẩm kịp thời trên các địa bàn khác nhau trong cả nớc, công ty đã bốtrí một mạng lới phân phối bao gồm 4 cửa hàng thuốc đặt ở Hà Nội tại các địachỉ: 36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng, 108 Thành Công

và một chi nhánh đặt tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ trách mảng thịtrờng miền Nam, tại mỗi địa điểm phân phối đều có bác sĩ và dợc sĩ t vấn.Ngoài ra, hiện nay, công ty đang xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP tạiHoàng Liệt- Thanh Trì Và để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đ -

ợc liên tục công ty TRAPHACO có một hệ thống kho tàng tơng đối hoànchỉnh với đầy đủ các phơng tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu,hàng hoá trong kho ở tất cả các địa điểm kinh doanh của công ty

Là một doanh nghiệp nhà nớc cổ phần hoá hoạt động theo luật doanhnghiệp, công ty dợc TRAPHACO thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mìnhtheo sự quy định của pháp luật và các cơ quan quản lí hữu quan.

2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất:

Phân xởng sơ chế: phân xởng này có nhiệm vụ bào chế các loại dợc liệu

từ dạng thô sang dạng tinh nh bột mịn, cốm để hình thành các sản phẩm viênhoàn

Phân xởng viên nén: Sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viên nang,viên bao đờng, bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean

Phân xởng viên hoàn: Chịu trách nhiệm chế biến các loại thuốc có dạngviên hoàn, trà tan, trà túi lọc… từ các loại nguyên liệu có nguồn gốc dợc liệusản xuất theo công nghệ hiện đại

Phân xởng thuốc mỡ: sản xuất các loại thuốc bôi dạng mỡ hay dạngkem

Phân xởng thuốc bột: Sản xuất các loại thuốc dạng bột để bôi chủ yếu làTRAPHA

Phân xởng thuốc ống: Sản xuất các loại thuốc dạng ống

Phân xởng tây y: Sản xuất các loại thuốc nh thuốc nhỏ mắt, nhỏ mũi.Ngoài ra công ty còn có một phân xởng cơ điện với nhiệm vụ sửa chữa,bảo dỡng máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất đợc đảm bảo liêntục

Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty:

Quy trình công nghệ sản xuất của công ty là quy trình sản xuất đơngiản, khép kín Mỗi phân xởng đều thực hiện sản xuất sản phẩm theo một dâychuyền công nghệ khép kín, liên tục từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng Dựatrên cơ sở nghiên cứu nhu cầu thị trờng ở từng thời điểm, phòng thị trờng kếthợp với phòng nghiên cứu để xin duyệt phơng án sản xuất sản phẩm mới Khi

có lệnh sản xuất, phòng kế hoạch kinh doanh nghiên cứu và lập kế hoạch sảnxuất, kế hoạch sản xuất sau khi đã đợc phê duyệt sẽ đợc đa xuống các phân x-ởng để tiến hành sản xuất theo đúng kế hoạch Do thuốc là một sản phẩm đặcbiệt, có giá trị kinh tế cao, lại ảnh hởng rất lớn đến sức khoẻ con ngời nên đòihỏi uy tín nghề nghiệp cao Chính vì vậy yêu cầu quy trình sản xuất phải đợc

tổ chức chặt chẽ Do đặc thù riêng của sản xuất dợc phẩm, mỗi loại sản phẩm

đòi hỏi kỹ thuật sản xuất về công thức chế phối nguyên liệu riêng Chất lợngsản phẩm phụ thuộc vào chất lợng nguyên liệu, công thức pha chế nguyên liệu

và kỹ thuật sản xuất Do đó mỗi một sản phẩm sản xuất ra đều phải có sựkiểm tra ở tất cả các khâu, từ kiểm tra chất lợng tất cả các loại dợc liệu, tá dợctheo đúng tiêu chuẩn của dợc điển Việt Nam hoặc của Anh, Mĩ (đối với nhữngsản phẩm mà dợc điển Việt Nam cha có), kiểm tra công thức pha chế thôngqua phòng thí nghiệm, việc đảm bảo vô trùng, đến kiểm soát, kiểm nghiệmbán thành phẩm,giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật và cuối cùng là kiểmnghiệm thành phẩm

Quy trình công nghệ có thể chia làm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: là giai đoạn phân loại, xử lý dợc liệu, tádợc đảm bảo các tiêu chuẩn trớc kh đa vào sản xuất

- Giai đoạn sản xuất chia theo từng lô mẻ sản xuất đợc theo dõi trên hồsơ lô và đa vào sản xuát thông qua các công đoạn sản xuất

- Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Sau khi thuốc sản xuấtqua kiểm nghiêm đạt tiêu chuẩn mới đợc nhập kho

Có thể khái quát quy trình tổ chức sản xuất chung của công ty nh sau:

Sơ đồ tổ chức sản xuất chung

2.3 kết quả hoạt động kinh doanh qua các thời kỳ

Trải qua một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài và mặc dùphải vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt,song công ty vẫn khẳng định đợc chỗ đứng của mình trên thị trờng dợc ViệtNam cũng nh thế giới và ngày càng đạt đợc những thành tựu đáng kể Có thểthấy rõ điều đó qua việc so sánh kết quả sản xuất kinh doanh vài năm gần đây

nh sau:

Tổng doanh thu 51755539124 77993878304 97990334174Doanh thu bán

Doanh thu tiêu thụ 51495633356 70249474815 84390756426

Xuất nguyên, phụ liệu

Đã qua kiểm tra đạttiêu chuẩn

Kiểm nghiệm thành

phẩm

Bảng tính một số chỉ tiêu tài chính doanh nghiệp

Qua bảng so sánh kết quả kinh doanh ta thấy tổng doanh thu, giá vốn hàngbán, lợi nhuận trớc thuế và lợi nhuận sau thuế liên tục tăng lên qua các năm,

đặc biệt đã có sự tăng trởng trong doanh thu hàng xuất khẩu, điều đó chứng tỏsản phẩm của công ty đã dần chiếm đợc chỗ đứng trên thị trờng thế giới

Các khoản giảm trừ năm 2002 bằng 0 chứng tở chất lợng sản phẩm, hànghoá của công ty đã ngày càng đợc nâng cao và đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầucủa ngời tiêu dùng Cũng nhờ đó mà các khoản đóng góp vào ngân sách nhànớc của công ty rất lớn, thu nhập và việc làm cho ngời lao động cũng đợc cảithiện qua các năm

Qua việc xem xét một vài chỉ tiêu tài chính của công ty ta có thể thấy tìnhhình tài chính của công ty ngày càng đợc cải thiện.

Khả năng huy động vốn và chiếm dụng vốn của doanh nghiệp cao nhng vẫn

đảm bảo khả năng thanh toán, trừ khả năng thanh toán nhanh Ngoài ra tính

độc lập về tài chính của công ty cũng khá cao đảm bảo cho sự tồn tại củadoanh nghiệp

3 Tổ chức quản lý.

3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý:

Công ty cổ phần TRAPHACO hiện nay tổ chức quản lý theo hình thứctrực tuyến

Cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty là đại hội đồng cổ

đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyển biểu quyết, có quyền và nghĩa vụ:

Quyết định loại cổ phần và số cổ phần đợc chào bán của từng loại, quy

định mức lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần

Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ công ty, trừ trờng hợp điều chỉnhvốn điều lệ do bán thêm cỏ phần mới trong phạm vi số lợng cổ phần đợcquyền chào bán quy định tại điều lệ công ty

Cơ quan quản lý của công ty là hội đồng quản trị: bao gồm 5 thànhviên, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan

đến mục đích, quyền lợi của công ty, nh quyết định chiến lợc phát triển công

ty, quyết định phơng án đầu t, … (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đạihội đồng cổ đông)

Ban kiểm soát: gồm 3 thành viên, có chức năng kiểm tra tính hợp lý vàhợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kếtoán và báo cáo tài chính, thờng xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kếtquả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị khi trình các báo cáokết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông

Ban giám đốc: gồm 2 thành viên là giám đốc điều hành và phó giám

đốc điều hành

Giám đốc điều hành: là ngời chịu trách nhiêm chính và có quyềncao nhất về công việc sản xuất kinh doanh Gián đốc là chủ tài khoản, thựchiện việc trả lơng cho các bộ công nhân viên Sự giám sát, theo dõi, nhữngquyết định của giám đốc dựa trên các báo cáo chứng từ của các phòng ban, mà

đứng đầu là các trởng phòng

Phó giám đốc điều hành: chịu trách nhiêm trớc giám đốc về kếhoạch kinh doanh, đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng sản xuất kinhdoanh với các bạn hàng.

Các phòng ban: gồm 6 phòng ban

Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mu giúp giám đốc công

ty trong việc thực hiện các phơng án sắp xếp và cải tiêns tổ chức sản xuát kinhdoanh, tổ chức quản lý lao động và tuyển dụng bổ sung, điều phối nhân lực ,trong thực hiện công tác hành chính, bảo vệ, y tế theo đúng chính sách củanhà nớc và công ty

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:

Sắp xếp tổ chức bộ máy, nghiên cứu xây dựng các quy chế, điều lệ hoạt

động,… nhằm phục vụ công tác quản lý

Căn cứ tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, tiến hành bố trí sắp xếp điều

động tuyển dụng cán bộ công nhân viên phù hợp với năng lực, sở trờng, trình

độ nhằm phát huy đợc hiệu quỷ công tác của từng ngời

Đào tạo, bồi dỡng cán bộ công nhân viên, xử lý, giải quyết các chế độ

đối với ngời lao động của Nhà nớc và công ty

Tính định mức lơng và theo dõi ngày công của ngời lao động, bảo vệnội bộ cơ quan, xây dựng và thực hiện chế độ khen thởng, kỷ luật hàng năm

đối với ngời lao động

Tổ chức tiếp nhận thông tin từ trong và ngoài công ty, xử lý thông tinqua lãnh đạo công ty

Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các trang thiết bị, dụng cụ hành chínhvăn phòng cũng nh các tài sản khác của công ty, cấp phát văn phòng phẩmcho các phòng, ban Đảm bảo điện, nớc sinh hoạt, thông tin liên lạc, điệnthoại, fax, in ấn tài liệu

Chắp mối quan hệ với chính quyền địa phơng nơi đóng trụ sở công ty vềcông tác hành chính, bảo vệ, y tế

Phòng tài chính- kế toán: Bao gồm 14 ngời, có chức năng xây dựng

chiến lợc để tổ chức thực hiện công tác tài chính- kế toán- tín dụng Giúpgiám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính – kếtoán- thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ công ty theochế độ, theo pháp luật về kinh tế- tài chính- tín dụng và điều lệ tổ chức kếtoán, pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nớc, những quy định cụ thể của công

ty về quản lý kinh tế tài chính và quy chế tài chính của công ty Phổ biến, h ớng dẫn và tổ chức thực hiện kịp thời các chế độ chính sách, pháp luật về tàichính- kế toán của nhà nớc, của công ty Tham mu cho giám đốc dự thảo cácquy định về quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, tín dụng và tổ chức kiểm traviệc thực hiện các quy định đó.

-Phòng tài chính kế toán có các nhiệm vụ:

Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, vận dụng hệ thống sổ kế toán phùhợp nhằm tạo điều kiện cho việc điều hành và quản lý kinh tế ở công ty

Thu thập, phân loại và xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty nhằm xác định, cung cấp những thông tin cầnthiết cho ccs đối tợng sử dụng thông tin khác nhau, lập các báo cáo tài chính

và tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định, phù hợp với yêucầu quản lý của công ty

Tổ chức trang bị phơng tiện, xây dựng phơng án phát triển và ứng dụngphần mềm trợ giúp cho công tác kế toán và thông tin kinh tế trong công ty

Tổ chức hạch toán kinh doanh, ghi chép, phản ánh cấc nghiệp vụkinhtếtài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của côngtymột cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ tài chính kế toán nóichung và quy định của công ty nói riêng phù hợp với mô hình quản lý tậptrung

Tổ chức kiểm kê tài sản, vật t, tiền vốn theo đúng quy định của nhà nớc

Tổ chức công tác tài chính: Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đềxuất các biện pháp cho ban lãnh đạo công ty để có đờng lối phát triển đúng

đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp

Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo tình hìnhthực hiện kế hoạch quý, năm

Xác định mức vốn lu động, xác định các nguồn vón đảm bảo cho sảnxuất kinh doanh, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào sản xuất kinhdoanh.

Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn: Điều hoà linh hoạt các nguồn vốn

đúng chế độ chính sách của Nhà nớc và quy định của công ty Tổ chức côngtác thu hồi vốn và công nợ

Xây dựng và ban hành các quy định về quản lý tiền mặt, tiền gửi

Tổ chức thực hiện tốt chính sách về thuế, tổ chức công tác hờn thuế kịpthời nhằm đáp ứng yêu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Tổ chức công tác tín dụng:

Căn cứ cào kế hoạch sản xuất kinh doanh, các dự án đầu t đợc duyệtxác định nguồn tín dụng để đáp ứng bốn kị thời phục vụ cho sản xuất kinhdoanh với hiệu quả kinh tế cao nhất

Căn cứ vào nguồn vốn tín dụng, kế hoạch huy động vốn, xây dựng các

kế hoạch các kế hoạch tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

Tổ chức đàm phán, dự thảócc hợp đồng tín dụng có hiệu quả nhất vàthực hiện kế hoạch trả vợ, thu nợ

Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế:Thờng xuyên và định kỳ tổ chức phân tích hoạt động kinh tế để đánhgiá đúng đắn mặt mạnh, yếu, tìm ra nguyên nhân về kết quả đã đạt đởctong

kỳ, rút kinh nghiệm, xác định biện pháp khắc phục tổ chức sản xuất và quản

lý kinh tế tốt hơn cho kỳ sau

Tổ chức công tác thông tin tình hình kinh tế, tài chính, tín dụng trongcông ty một cách khoa học, trên cơ sở phát triểm phần mềm máy tính trợ giúp

Tổ chức công bố công khai về tài chính theo đúng quy định

Thực hiện công tác tổ chức đào tạo:

Sắp xếp lại nhân viên kế toán của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý,sản xuất và năng lực của từng nhân viên

Phổ biến hớng dẫn các chế độ chính sách của Nhà nớc, của công ty vềtài chính kế toán, thông qua các văn bản để cụ thể hoá bằng các quy định củacông ty

Thờng xuyên tổ chức lớp bồi dỡng nghiệp vụ, chuyên môn cho đội ngũnhân viên làm công tác tài chinh, kế toán trong công ty

Phòng kế hoạch kinh doanh:

Có chức năng tham mu giúp giám đốc công ty trong các lĩnh vực xâydựng, tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch, báo cáo kế hoạch- thống kê,trong công tác hợp đồng kinh tế, công tác tiếp thị, công tác vật t, phổ biến cácchế độ, chính sách và hớng dẫn thực hiện Nhiệm vụ cụ thể của phòng kếhoạch kinh doanh nh sau:

Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn,

kế hoạch quý, tháng, năm

Kiểm tra, giám sát, đánh giá, nguyên nhân ảnh hởng và báo cáo về việcthực hiện các mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sảnphẩm, dở dang, thu hồi vốn, giá thành, lợi nhuận…

Lập báo cáo thình hình thực hiện tháng, quý năm về giá trị, khối lợng,trong kỳ

Thu thập, xử lý thông tin lập và Đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm,

kế hoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sảnphẩm của công ty

Có trách nhiệm cung cấp số liệu, thuộc lĩnh vực kinh tế kế hoạch chocác phòng chức năng khi có yêu cầu Đồng thời yêu cầu các phòng chức năngcung cấp số liệu để thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ chức năng củaphòng

Phòng nghiên cứu phát triển

Từ những nghiên cứu cơ bản và những nghiên cứu ứng dụng phòngnghiên cứu phát triển sẽ nghiên cứu tính khả thi của sản phẩm hay quy trìnhmới, kiến nghị với ban giám đốc về việc có nên tiếp tục phát triển sản phẩm,quy trình đó không Nếu có sẽ triển khai mẫu thử, xin đăng ký lu hành, sảnxuất thử nhằm ổn định quy trình kĩ thuật, thơng mại hoá sản phẩm và chuyểngiao cho các phân xởng sản xuất

Bộ phận kho: tiếp nhận, bảo quản, xuất nguyên, phụ liệu, thành phẩm

hàng hoá theo yêu cầu sản xuất kinh doanh

Phòng thị tr ờng: lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch kinh doanh Tổ

chức hệ thống Marketing và các hoạt động yểm trợ cho công tác bán hàng,khai thác thị trờng đã có và thị trờng mới Phối hợp với phòng nghiên cứu vàphát triển phát triển mặt hàng mới cải thiện mẫu mã, chất lợng các mặt hàng

có sẵn phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng

Phòng đảm bảo chất lợng: Giám sát phân xởng thực hiện đúng quy trình

kĩ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu về chất lợng theo đúng tiêu chuẩn GMPAsean Xem xét các sai lệch, sự cố kĩ thuật, các điểm không phù hợp về chấtlợng và đề xuất biện pháp xử lý Giám sát sử dụng vật t, sử dụng lao động đểxây dựng định mức vật t, định mức lao động

Phòng kiểm nghiệm: Kiểm tra việc đảm bảo chất lợng bao gồm kiểm tra

chất lợng nguyên phụ liệu trớc khi đa vào sản xuất cũng nh chất lợng sảnphẩm trớc khi nhập kho, xuất dùng Đặc biệt đối với ngành dợc phòng kiểmnghiệm còn phải theo dõi chất lợng thành phẩm đang lu hành trên thị trờng.Ngoài ra còn tham gia nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lợng sảnphẩm

Có thể mô phỏng cơ cấu tổ chức công ty bằng sơ đồ sau:

Mô hình tổ chức của công ty cổ phần dợcTRAPHACO

3.3 Chính sách quản lý tài chính- kinh tế đang áp dụng:

Về chính sách quản lý tài chính kế toán :

Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01 đến kết thúc ngày 31/12

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép, hạch toán kế toán là đồng ngânhàng nhà nớcViệt Nam Khi quy đổi các đồng tiền khác, căn cứ vào tỷ giángoại tệ do Ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thởi điểm nghiệp vụkinh tế phát sinh

TRAPHACO là một công ty lớn có chi nhánh và các cửa hàng phụthuộc hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinhdoanh cũng nh hoạt động tài chính Do đó bộ máy kế toán đợc tổ chức theomô hình tập trung Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kếtoán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán

Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Giám đốc điều hành HĐQT

P Đẩm bảo chất lợng

P Kiểm tra chất lợng

PX thuốc ống

PX thuốc mỡ

PX thuốc bột

PX tây y

Toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, nhập dữ liệu vào máy, lên sổ, xử lýthông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của công ty đợc tiếnhành tập trung tại phòng Tài chính- Kế toán của công ty Tại chi nhánh và cáccửa hàng phụ thuộc có nhân viên của phòng Tài chính- Kế toán cử làm nhiệm

vụ hạch toán ban đầu (thu thập, kiểm tra, xử lý chứng từ) và gửi về phòng Kếtoán trung tâm theo chế độ báo sổ

Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty nh sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Chỉ đạo trực tiếpBáo sổ

1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 18 nhân viên, tất cả cácnhân viên đều có trình độ đại học, đợc phân công nhiệm vụ cụ thể nh sau:

+Một kế toán trởng (Nguyễn Thị Mùi): có nhiệm vụ :Tham mu giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính kế toáncủa công ty Tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ kế toán của Nhà nớc banhành và theo quy chế quản lý tài chính của công ty

Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với khả năng của từng nhân viên trongban nhằm nâng cao chất lợng và hiệu quả công tác báo cáo kế toán, đáp ứng

kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra

Tổ chức việc hạch toán, ghi chép, luân chuyển chứng từ, báo cáo kếtoán theo đúng chính sách, chế độ ban hành

KTTGNH HTKKT bánKT

hàng

KTcôngnợ

Thủquỹ

Nhân viên kế toán 4 cửahàng và chi nhánh

Tổ chức việc lâp kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch vay vốn, chi tiêu tiềnmặt nhằm phục vụ việc sản xuất kinh doanh đúng tiến độ và hiệu quả

Chủ trì việc soạn thảo văn bản có liên quan đến công tác quản lý tàichính kế toán trong công ty

Kết hợp với các phòng ban trong công ty lập và xây dựng các định mức

về chi phí tiền lơng, giá thành, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật t, kế hoạch thuvốn…

Là thành viên của hội đồng định giá mua bán vật t thiết bị, tham mugiúp giám đốc ra quyết định chính xác, hiệu quả

Báo cáo thờng xuyên về tình hình tài chính của công ty cho ban giám

đốc Cuối kỳ báo cáo kết hợp cùng các bảng phân tích, đánh giá tình hình hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty và lập kế hoạch cho kỳ sau

+ Hai kế toán tổng hợp: (Nguyễn Thị Thanh Xuân và Nguyễn VănKiên) có nhiệm vụ:

Hàng ngày, cập nhật số liệu từ các kế toán viên, cuối tháng, quý lên sổsách và báo cáo quyết toán Báo cáo trởng ban kịp thời về việc xử lý số liệu kếtoán hàng tháng trớc khi khoá sổ kế toán, lập báo cáo tài chính

Cuối kỳ kế toán tổng hợp phải lập các báo cáo sau:

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng

Báo cáo công nợ phải thu khác

Báo cáo công nợ tạm ứng

Báo cáo công nợ phải trả ngời bán

Báo cáo công nợ phải trả khác

Báo cáo công nợ phải thu nội bộ

Báo cáo phân tích tài chính doanh nghiệp

Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính

Bảng tập hợp chi phí sản xuất, giá thành

Quyết toán thuế

Tham gia phân tích hoạt động kinh tế của công ty, chịu trách nhiệm

tr-ớc kế toán trởng về thời gian nộp báo cáo và chất lợng báo cáo Kiểm tra tínhhợp pháp, hợp lý, hợp lệ trớc khi trình ký

Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn phụ trách về tiền lơng và tài sản cố định,với nhiệm vụ cụ thể nh sau:

+ Kế toán tiền lơng , BHXH, BHYT:

Căn cứ vào các kí hiệu chấm công của từng ngời tính ra sốngày công theo từng loại tơng ứng để ghi vào bảng chấm công

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, lập bảng thanh toán lơng, chuyểncho kế toán trởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lơng

Căn cứ phiếu nghỉ hởng BHXH và bảng chấm công để tính bảo hiểm xãhộinguyện

Theo dõi thanh toán xác định số phải trả, đã trả về BHXH, BHYT,KPCĐ

Cuối kỳ lập báo cáo BHXH, BHYT, KPCĐ

Cuối kỳ phải lên các báo cáo:

Báo cáo tăng giảm tài sản cố định

Báo cáo chi tiết, tổng hợp kiểm kê tài sản cố định

+Kế toán ngân hàng (Nguyễn Ngọc Thuý) có nhiệm vụ:

Lập kế hoạch tín dụng vốn lu động với ngân hàng (định kỳ tháng

Làm thủ tục về bảo lãnh, bảo chứng ngân hàng

Quan hệ trực tiếp với ngân hàng về các công việc, các vấn đề cóliên quan

Chịu trách nhiêm lập các báo cáo định kỳ và đột xuất theo nhiệm

vụ dợc giao về chất lợng, số lợng và thời hạn theo quy định của HĐQT

+Kế toán thu tiền (Nguyễn Thị Hà, Trần Văn Lu, Nguyễn Quốc Hùng)

Phối hợp với các cửa hàng, chi nhánh, tập hợp báo cáo và đề xuất phơng

án xử lý với công ty đối với những trờng hợp nợ khó thu

+Kế toán tiền mặt (Lu Thị Hoa) với nhiệm vụ:

Hàng ngày viết phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu sổ quỹ với thủ quỹ theotừng ngày, tháng, năm và cập nhật chứng từ vào máy để kế toán tổng hợp nắmbắt đợc thông tin

Cuối kỳ lập báo cáo quỹ Thờng xuyên báo cáo số d tiền mặt tồn quỹcho kế toán tổng trởng

+Thủ quỹ (Nguyễn Thị Mời):

Theo dõi việc thu chi tiền trong lợng tiền của công ty, căn cứ vào phiếuthu, chi đợc giám đốc, kế toán trởng ký duyệt làm thủ tục thu chi tiền mặt đốivới khách hàng và cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp Phát tiền lơnghàng tháng cho lao động trong doanh nghiệp

+Kế toán hàng tồn kho (Trần Văn Hoàng và Lê Mĩ Hoa)

Hàng tháng cùng với ban kho tàng đối chiếu số lợng nhập, xuất, tồn,cùng bộ phận kho kiểm tra, quyết toán hàng tồn kho Cuối kỳ lập các báo cáo:

Báo cáo chi tiết, tổng hợp kiểm kê kho vật t, sản phẩm, hàng hoá

+Kế toán bán hàng: gồm 3 nhân viên, có nhiệm vụ:

Lập hoá đơn bán hàng, lập bảng kê hàng hoá tiêu thụ, cập nhật cácthông tin về bán hàng vào mạng máy tính của phòng kế toán Cuối tháng, quý,năm nhận báo cáo bán lẻ từ các kế toán bán lẻ của các cửa hàng, lập báo cáotổng hợp bán hàng

+Kế toán bán lẻ: Gồm 2 nhân viên (Trần Thu Hà, Lê Thị Hằng) làmviệc tại các cửa hàng, phụ trách viết hoá đơn bán hàng, lập phiếu thu, chi, ghi

sổ doanh thu, lập bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, lập báo cáo hàng bán lẻ.Cuối tháng có trách nhiệm báo sổ cho kế toán bán hàng tại công ty.

+Ngoài ra công ty còn 2 kế toán phụ trách tại chi nhánh Thành Phố HồChí Minh, chịu trách nhiệm lập phiếu thu chi, hoá đơn bán hàng, bảng kêhàng bán tại chi nhánh và thực hiện báo sổ lên công ty

2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.

2.1 Danh mục chứng từ công ty sử dụng:

Công ty cổ phần dợc TRAPHACO sử dụng phần mềm kế toán FastAccounting- 2002 để thực hiện công tác kế toán doanh nghiệp, do đó hệ thốngchứng từ mà công ty sử dụng có những đặc điểm khác biệt so với hệ thốngchứng từ bộ tài chính quy định đối với kế toán thủ công cả về mặt số lợng,chủng loại và mẫu mã

Phiếu nhập mua nội địa

Phiếu nhập mua hàng nhập khẩu

Phiếu nhập chi phí mua hàng hoá

Phiếu xuất trả lại cho nhà cung cấp

Phiếu nhập kho

Phiếu nhập nội bộ

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất điều chuyển

Phiếu thu tiền

Phiếu chi tiền

Phiếu mua bán ngoại tệ bằng tiền mặt

Phiếu mua bán ngoại tệ qua ngân hàng

2.2 Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ chủ yếu: