Trong những năm gần đây, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Nhà nước cũng từng bước đi vào phát triển ổn định và vững chắc góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế – xã hội của đất nước. Các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước như đơn vị sự nghiệp y tế, giáo dục, văn hóa, thông tin, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động kinh doanh hay nhận viện trợ biếu tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho. Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Đảng và Nhà nước phải có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh luật Ngân sách Nhà nước, các tiêu chuẩn định mức, các qui định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành. Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế – tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ Ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp.
ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức thu, chi tại các cơ quan, đơn vị. Kế toán hành chính sự nghiệp chịu sự điều chỉnh của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước và các quy định cụ thể trong Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Đối tượng áp dụng kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, cụ thể: a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao gồm: - Các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp. - Văn phòng Quốc hội. - Văn phòng Chủ tịch nước. - Văn phòng Chính phủ. - Tòa án nhân dân các cấp. - Viện kiểm soát nhân dân các cấp. - Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân. - Các đơn vị quản lý quỹ dự trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, các cấp, quỹ tài chính khác của Nhà nước. - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp. - Các tổ chức chính trị, chính trị- xã hội, tổ chức chính trị- xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, xã hội- nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. - Các đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động. - Các tổ chức quản lý tài sản quốc gia. - Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước. - Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được Nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động. b) Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao gồm: - Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi. - Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập. - Tổ chức phi Chính phủ. - Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi. - Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp tự thu, tự chi. - Các tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng, các cơ quan, đơn vị, tổ chức nêu trên được chia thành 3 loại: - Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy không thực hiện cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản lý tài chính. - Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy hoạt động theo cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính. - Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu. Tùy theo đặc điểm và cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho từng loại hình đơn vị, khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị cần phải lựa chọn, áp dụng hệ thống chứng từ, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính cho phù hợp. 1.2. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Kế toán hàn chính sự nghiệp có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; tình hình quản lý sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị; tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách nhà nước, kỷ luật thanh toán và các chế độ khác; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. - Kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới. - Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính. - Đồng thời phải cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của pháp luật. - Thực hiện phân tích công tác kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công tác kế toán và đề xuất các ý kiến phục vụ cho các lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị. 1.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.3.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công việc kế toán hành chính sự nghiệp thành các phần hành kế toán sau: - Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ, các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị và gửi tại kho bạc, ngân hàng. - Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị. Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có cũng như tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản cố định trong đơn vị. - Kế toán thanh toán: + Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu giữa đơn vị với các đối tượng khác trong và ngoài đơn vị. + Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp. - Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí khác và các loại vốn, quỹ của đơn vị. - Kế toán các khoản thu: Ghi chép, tổng hợp các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu đóng góp, thu sản xuất cung ứng dịch vụ và các khoản thu khác. - Kế toán các khoản chi: + Ghi chép tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước và tình hình quyết toán các khoản chi đó. + Ghi chép tổng hợp các khoản chi hoạt động sản xuất, dịch vụ cũng như chi cho các hoạt động khác và xác định kết quả tài chính của các hoạt động đó. - Lập các loại báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp được sơ đồ hóa như sau: Kế toán trưởng Kế toán nguồn kinh phí,vốn, quỹ Kế toán các khoản chi Kế toán các khoản phải thu Kế toán vốn bằng tiền Kế toán, vật tư, tài sản Kế toán thanh toán LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN Nội dung công việc của mỗi phần hành kế toán (trừ phần hành lập báo cáo) bao gồm các việc lập, kiểm soát, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu lập báo cáo định kỳ, kiểm tra kế toán, phân tích số liệu kế toán, lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán. 1.3.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp Khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải căn cứ vào hai yếu tố cơ bản đó là: - Quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị: Đơn vị thuộc loại hình nào, cấp dự toán nào, khối lượng và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít để lựa chọn hình thức kế toán áp dụng và tổ chức công việc của các phần hành kế toán cho phù hợp. - Căn cứ vào các quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành để lựa chọn các nội dung cần thiết vận dụng vào công tác kế toán ở đơn vị. Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm: Tổ chức vận dụng những quy định chung; tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện chế độ ghi chép ban đầu; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán và phương pháp ghi sổ; tổ chức hệ thống báo cáo tài chính; tổ chức công tác kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính kế toán. 1.3.2.1. Tổ chức vận dụng một số quy định chung * Phân loại kế toán: - Kế toán tài chính và kế toán quản trị + Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng các báo cáo tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của các đơn vị kế toán. Kế toán tài chính phải liên tục, có hệ thống và theo đúng các quy định của Nhà nước, kế toán tài chính dùng để công khai tài chính của đơn vị. + Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Kế toán quản trị thực hiện theo yêu cầu quản lý, điều hành của đơn vị, không phải công khai ra bên ngoài của đơn vị. - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết + Kế toán tổng hợp là thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động tài chính của đơn vị kế toán. + Kế toán chi tiết là thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu tổng hợp trong một kỳ kế toán. - Kế toán đơn và kế toán kép + Kế toán đơn là ghi chép, phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế vào từng bên của từng tài khoản kế toán riêng biệt, không có quan hệ đối ứng với tài khoản khác. + Kế toán kép là việc ghi chép, phản ánh mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào ít nhất một bên của một tài khoản kế toán này và một bên khác của tài khoản kế toán khác theo mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán và đúng mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. *Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp: Trên cơ sở yêu cầu chung đặt ra cho các kế toán và đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, khi tổ chức thực hiện công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau đây: - Đầy đủ: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vốn, quỹ, tài sản, kinh phí ngân sách nhà nước cấp, các khoản thu, chi sự nghiệp và các hoạt động kinh tế, tài chính khác phát sinh tại đơn vị vào các chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính. - Rõ ràng: Số liệu kế toán phải đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và chính xác. Thuyết minh báo cáo tài chính phải dễ hiểu, đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho kiểm tra, phân tích đánh giá hoạt động và ra các quyết định trong quản lý. - Trung thực: Phản ánh đúng hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước. - Hệ thống: Thực hiện sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự có hệ thống để có thể phân tích, so sánh được. - Tiết kiệm, hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phải đảm bảo tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng công việc kế toán. Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho kế toán hành chính sự nghiệp, trong quá trình tổ chức công tác nghiệp vụ kế toán cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: - Giá gốc: Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Đơn vị kế toán không được thay đổi giá gốc của vật tư,hàng hóa, tài sản cố định trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. - Nhất quán: Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm. Khi có sự thay đổi về các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính. - Khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Công khai: Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được công khai bằng các hình thức thích hợp. - Thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thi, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. - Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải thực hiện nguyên tắc kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành. *Đối tượng kế toán: - Đối tượng kế toán thuộc hoạt động hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: + Tiền và các khoản tương đương tiền. + Vật tư và tài sản cố định. + Nguồn kinh phí, quỹ. + Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán. + Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động. + Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước. + Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán. - Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: + Tiền và các khoản tương đương tiền. + Vật tư và tài sản cố định. + Nguồn kinh phí, quỹ. + Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán. + Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động. + Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán. *Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia (Đ) ký hiệu quốc tế là ( VND) trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỉ giá hối đoái do ngân hàng nhà nước Việt Nam hoặc Bộ Tài chính công bố tại thời điểm phát sinh (ngoại tệ không có tỉ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỉ giá hối đoái với đồng Việt Nam) theo quy định sau: - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi nhận kinh phí bằng ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái do Bộ Tài chính quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi phát sinh giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ (trừ trường hợp nhận kinh phí bằng ngoại tệ) phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỉ giá hối đoái do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ do Bộ Tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ để kế toán, nhưng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính. - Cơ quan đại diện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các đơn vị, tổ chức thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước ở nước ngoài có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ để ghi sổ. Khi lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách gửi về Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam. *Đơn vị hiện vật và thời gian lao động: Đơn vị hiện vật là đơn vị thời gian lao động là đơn vị đo lường chính thức của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước. *Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán: Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, triệu tỷ, nghìn tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm(.); khi còn ghi chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. *Chữ số rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính: + Mọi đơn vị kế toán khi lập báo cáo tài chính phải sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam nhưng khi lập báo cáo kế toán quản trị hoặc báo cáo tài chính của toàn ngành, nếu có số liệu trên 9 chữ số thì được lựa chọn đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng, triệu đồng. Đơn vị khi công khai báo cáo tài chính cũng được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn. + Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị được làm tròn số bằng cách: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị, nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính. *Kỳ kế toán: Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính theo quy định. - Các loại kỳ kế toán: + Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị kế toán có đặc thù như cơ sở giáo dục - đào tạo chọn kỳ kế toán năm theo năm học khác với năm dương lịch thì kỳ kế toán năm phải là mười hai tháng tròn tính từ đầu ngày 01 tháng 07 năm này đến hết ngày 30 tháng 06 năm sau hoặc từ ngày 01 tháng 10 năm này đến hết ngày 30 tháng 9 năm sau. Khi thực hiện phải thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết, cuối năm dương lịch vẫn phải lập báo cáo tài chính theo quy định. + Kỳ kế toán theo quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý. + Kỳ kế toán tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. - Kỳ kế toán của đơn vị mới thành lập + Đơn vị mới thành lập thì kỳ kế toán đầu tiên tính từ ngày quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng. - Kỳ kế toán trong trường hợp khác: + Đơn vị khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản thì kỳ kế toán cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng đến hết ngày ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động đơn vị có hiệu lực. + Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn 90 ngày thì được phép (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo, hoặc (+) với kỳ kế toán năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn mười năm tháng. *Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán: - Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán; đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. - Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra, kiểm toán theo quy định pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng. - Việc cung cấp thông tin, tài liệu ra bên ngoài đơn vị phải do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định. 1.3.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại có tính chất, đặc điểm khác nhau và được phân loại theo các tiêu thức chủ yếu sau: - Theo công dụng kinh tế các chứng từ được chia thành: + Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ yêu cầu (cho phép) thực hiện các nghiệp vụ kinh tế như: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều xe, ủy nhiệm chi,… + Chứng từ thực hiện: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,… + Chứng từ thủ tục kế toán: Là những chứng từ được lập kèm với các chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, chứng từ ghi sổ, bảng tính hao mòn tài sản cố định,… + Chứng từ liên hợp: Là những chứng từ mang đặc điểm của hai hoặc ba loại chứng từ trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, giấy rút dự toán ngân sách nhà nước,… - Theo địa điểm lập, các chứng từ được chia thành: + Các chứng từ bên trong: Là chứng từ do nội bộ đơn vị lập như: Phiếu thu, Phiếu chi, bảng thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội,… + Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ có liên quan đến hoạt động của đơn vị nhưng do các đối tượng ở ngoài đơn vị lập như: Các chứng từ thanh toán do kho bạc hoặc ngân hàng lập như giấy báo nợ hoặc giấy báo có, hóa đơn mua hàng, phiếu vận chuyển thuê ngoài,… - Theo nội dung kinh tế, các chứng từ được chia thành: + Chứng từ về lao động tiền lương. + Chứng từ vật tư. + Các chứng từ tiền tệ + Các chứng từ về tài sản cố định,… Theo quy định có tính chất pháp lý, các chứng từ áp dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành hai loại là các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay được quy định trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Ban hành heo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp và các văn bản hướng dẫn bổ sung, hệ thống chứng từ kế toán quy định áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay bao gồm các loại chứng từ: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TT TÊN CHỨNG TỪ Số hiệu chứng từ A I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 II 1 2 3 4 5 6 7 III 1 2 3 CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH 19/2006/QĐ-BTC NGÀY 30/03/2006 CỦA BỘ TÀI CHÍNH Chỉ tiêu lao động- tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Giấy báo làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm Bảng thanh toán học bổng( sinh hoạt phí) Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán phụ cấp Giấy đi đường Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm Bảng thanh toán tiền thuê ngoài Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng kê thanh toán công tác phí Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân Chỉ tiêu vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng kê mua hàng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ Chỉ tiêu tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng C01a-HD C01b-HD C01c-HD C02a-HD C02b-HD C03-HD C04-HD C05-HD C06-HD C07-HD C08-HD C09-HD C10-HD C11-HD C12-HD C13-HD C20-HD C21-HD C22-HD C23-HD C24-HD C25-HD C26-HD C30-HD C31-HD C32-HD 4 5 6 7 8 9 10 IV 1 2 3 4 5 6 7 B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Giấy thanh toán tạm ứng Biên bản kiểm kê quỹ( dùng cho đồng Việt Nam) Biên bản kiểm kê quỹ( ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quí) Giấy đề nghị thanh toán Biên lai thu tiền Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Bảng kê đề nghị thanh toán. Chỉ tiêu tài sản cố định Biên bản giao nhận tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản đánh giá lại tài sản cố định Biên bản kiểm kê tài sản cố định Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn toàn Bảng tính hao mòn tài sản cố định Bảng tính và phân bố khấu hao tài sản cố định CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC Vẽ Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ Đề nghị ghi thu, ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng thông thường Bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Hóa đơn bán lẻ( sử dụng cho máy tính tiền) Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản Giấy rút dự toán ngân sách Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước Giấy đề nghị thu hồi ứng trước Giấy nộp trả kinh phí Giấy rút vốn đầu tư Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước vốn đầu tư Giấy đề nghị thu hồi ứng trước vốn đầu tư Giấy nộp trả vốn đầu tư Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách nhà nước Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chi, chuyển khoản, chuyển tiền điện tử Giấy nộp tiền vào tài khoản Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi Bảng kê nộp séc thanh toán qua ngân hàng C33-HD C34-HD C35-HD C37-HD C38-HD C40-HD C41-HD C50-HD C51-HD C52-HD C53-HD C54-HD C55a-HD C55b-HD 01GTKT-3LL 02GTKT-3LL 03PXK-3LL 04HDLD-3LL C2-02/NS C2-03/NS C2-04/NS C2-05/NS C3-01/NS C3-02/NS C3-03/NS C3-04/NS C2-12/NS C4-01/KB C4-02/KB C4-08/KB C4-09/KB C4-10/KB Trong danh mục chứng từ nêu trên phần lớn các chứng từ được áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nhưng cũng có những chứng từ chỉ áp dụng ở đơn vị sự nghiệp có thu, có chứng từ chỉ áp dụng ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính. Do vậy, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải dựa vào đặc điểm cơ chế quản lý tài chính, cũng như số lượng và loại nghiệp vụ [...]... định của pháp luật TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 1.4.1.1 Yêu cầu của việc tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công việc cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị và phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo... làm kế toán trưởng của đơn vị kế toán - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán gồm: + Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy kế toán của đơn vị Kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện quy định đối với cán bộ kế toán, thực hiện chức trách, nhiệm vụ bộ máy kế toán + Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổ chức kế toán với... trung - công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hóa, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của kế toán đơn vị 1.4.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán các cấp Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính khác của nhà nước tổ chức bộ máy kế toán theo các cấp dự toán như: Đơn vị kế toán cấp I, đơn vị kế toán. .. khóa sổ kế toán: - Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với đơn vị mới thành lập sẽ mở sổ kế toán từ ngày thành lập - Ghi sổ kế toán: + Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán Mọi số liệu, thông tin trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh + Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung của sổ Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán. .. kỳ, kế toán khóa sổ in ra giấy cả sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và làm đầy đủ các thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay 1.3.2.5 Lập, nộp và công khai các loại báo cáo tài chính Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc tổ chức bộ máy kế toán theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 30/05/2004, các đơn vị kế toán cấp I, II gọi là đơn vị kế toán cấp trên, các đơn vị kế toán. .. và Kế toán trưởng (phụ trách kế toán) phải quy định cụ thể phương pháp ghi chép trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán hiện hành để kế toán viên thực hiện 1.3.2.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; ... ràng, sạch sẽ, đồng thời, sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ sổ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm để lưu trữ * Các loại sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp:Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký – Sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác Đối với sổ kế toán tổng hợp, Nhà nước có quy... tra kế toán là xem xét đánh giá việc thực thi pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin số liệu kế toán *Mục đích của kiểm tra kế toán: - Kiểm tra kế toán nhằm xác định tính hợp pháp của các nghiệp vụ kế toán phát sinh, tính đúng - đắn của việc kế toán, ghi chép, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng Kiểm tra kế toán nhằm thúc đẩy việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán, ... tượng vi phạm chính sách, chế độ kỷ luật kế toán, tài - chính Từ kết quả điều tra kế toán đề xuất các biện pháp khắc phục những tồn tại trong công tác kế - toán, trong công tác quản lý của đơn vị *Cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán: Bộ Tài chính quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán thuộc các bộ, cơ quan ngang Bộ,cơ - quan thuộc Chính phủ, UBND cấp tỉnh và đơn vị kế toán khác của... phải được sự đồng ý của kế toán trưởng Hệ thống sổ kế toán áp dụng ở từng đơn vị hành chính sự nghiệp được quy định gắn liền với hình thức kế toán mà đơn vị kế toán đó lựa chọn áp dụng trong thực tiễn Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán như: Hình thức kế toán Nhật . ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin. kế toán trong các đơn vị cần phải lựa chọn, áp dụng hệ thống chứng từ, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính cho phù hợp. 1.2. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Kế toán hàn chính sự nghiệp. cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp được sơ đồ hóa như sau: Kế toán trưởng Kế toán nguồn kinh phí,vốn, quỹ Kế toán các khoản chi Kế toán các