Tiểu luận Tin học kế toán: Phân tích ứng dụng Excel kế toán

I HC KINH T - LUT KHOA K TOÁN ậ KIM TOÁN **************** TIN HC K TOÁN  tài: Phân tích ng dng excel k toán. Nhóm thc hin: Nhóm ST Lp: K11405 A DANH SÁCH NHÓM H VÀ TÊN MSSV 1- Nguyn ng Tây Trà 2- Phan Nguyn Tho Vy 3- Vn Th M Hoài 4- ng Hoài Thng 5- Nguyn Th L Giang 6- Nguyn V Thúy Vy K114050822 K114050834 K114050744 K114050820 K114050729 K114050836 I- Gii thiu v excel: Microsoft Excel là mt phn mm hay là mt chng trình ng dng, to ra mt bng tính giúp ta d dàng hn trong vic thc hin:  Tính toán đi s, phân tích d liu  Lp bng biu báo cáo, t chc danh sách  p các ngun d liu khác nhau  V đ th và các s đ  T đng hóa các công vic bng các macro  u ng dng khác đ giúp chúng ta có th phân tích nhiu loi hình bài toán khác nhau.  Excel giúp ích rt nhiu cho công vic qun tr, báo cáo và ra quyt đnh. Microsoft Excel là mt ngôn ng thân thin, ph bin mà bt k ai cng có th s dng đc, nó đã đi sâu vào trong tt c các lnh vc ca cuc sng k c lnh vc tài chính k toán. ng dng excel vào công tác k toán không ch gii quyt đc vn đ x lý và cung cp thông tin nhanh chóng, thun li mà nó còn làm tng nng sut lao đng ca b máy k toán, to c s đ tinh gin b máy, nâng cao hiu qu hot đng k toán, nó giúp các doanh nghip có mt b phn qun lý tt hn, x lý nhanh chóng các chng t. II- Gii thiu các hàm thng dùng trong excel k toán: 1. Hàm tìm kim Hàm HLOOKUP: - Tìm kim tng t nh hàm VLOOKUP nhng bng cách so sánh nó vi các giá tr trong hàng đu tiên ca bng nhp vào. - Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) - Các tham s tng t nh hàm VLOOKUP. Hàm INDEX: - Tr v mt giá tr hay mt tham chiu đn mt giá tr trong phm vi bng hay vùng d liu. - Cú pháp: - INDEX(Array,Row_num,Col_num) - Các tham s: - Array: Là mt vùng cha các ô hoc mt mng bt bin. - Nu Array ch cha mt hàng và mt ct, tham s Row_num hoc Col_num tng ng là tùy ý. - Nu Array có nhiu hn mt hàng hoc mt ct thì ch mt Row_num hoc Col_num đc s dng. - Row_num: Chn la hàng trong Array. Nu Row_num đc b qua thì Col_num là bt buc. - Col_num: Chn la ct trong Array. Nu Col_num đc b qua thì Row_num là bt buc. Xem thêm:hng dn s dng, s dng các hàm trong excel, các hàm trong excel, các hàm c bn trong excel Hàm VLOOKUP. - Công thc: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]) Vlookup(Giá tr dò tìm, Bng tham chiu, Ct cn ly,X). - Tác dng: Hàm Vlookup là hàm tr v giá tr dò tìm theo ct đa t bng tham chiu lên bng c s d liu theo đúng giá tr dò tìm. X=0 là dò tìm mt cách chính xác. X=1 là dò tìm mt cách tng đi. Thông thng X=0 đc mc đnh trong tìm kim. Trong các công thc k toán, hàm này thng dùng đ tìm kim và tr v tên hàng, mã hàng, đn v tính trong k toán kho. tìm kim giá vn, giá bán trong k toán doanh thu, hoc cng có th tìm kim các thông s v khách hàng, ngi mua trong k toán phn hành công n 2. Hàm điu kin - Công thc: = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) = If(iu kin, Giá tr 1, Giá tr 2) - Công dng: Hàm tr v giá tr 1 nu điu kin đúng, Hàm tr v giá tr 2 nu điu kin sai. Hàm IF thng đc s dng khi lp các bng lng thng cho cán b công nhân viên, tính thu thu nhp cá nhân và thng doanh s cho nhân viên kinh doanh 3. Hàm tính tng: Hàm SUM Mô t: Hàm SUM thêm tt c các s mà bn quy đnh nh đi s. Mi đi s có th là mt phm vi, tham chiu ô, mng, hng s, công thc, hay kt qu t hàm khác. Cú pháp: SUM(number1,[number2], )' Number1: Bt buc. i s đu tiên mà bn mun thêm. Number2, Tùy chn. i s dng s t 2 đn 255 mà bn mun thêm. Ví d: Dùng hàm sum tính tng s phát sinh N - Có trong s NK Thu Tin Mt Công thc: Tng s Phát sinh N bng: E6 = SUM (E8: E65536) Trong đó: E8: E65536 Min tính tng, Hàm sum s tính tng tt c s đc cha trong các ô t E8 đn E65536. =SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”"))) Ctr Sh Enter Thông thng nhng hàm sum mng hay Sum(If()), phi Ctr Sh Enter, ta nên chuyn qua sumproduct thì khi Ctr Sh Enter. Vd ta có th thay ct trên nh sau: =SUMPRODUCT((LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))*1) Hay là đt 1 name: TotalC Refer to: =SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”"))) Không có Ctr Sh Enter Vy ta ch cn =TotalC là OK. Hàm sum dung đ tính tng phát sinh n va phát sinh có  trong tt c các bng tính. Hàm SUBTOTAL trong quá trình hoch toán k toán trên EXCEL i s đu tiên ca ca hàm SUBTOTAL xác đnh hàm thc s nào s đc s dng khi tính toán trong danh sách bên di. Subtotal là hàm tính toán cho mt nhóm con trong mt danh sách hoc bng d liu tu theo phép tính mà bn chn la trong đi s th nht. Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2, ) Trong đó:  Function_num là các con s t 1 đn 11 (hay có thêm 101 đn 111 trong phiên bn Excel 2003, 2007) qui đnh hàm nào s đc dùng đ tính toán trong subtotal.  Ref1, ref2, là các vùng đa ch tham chiu mà bn mun thc hin phép tính trên đó. Trong k toán trên Excel Hàm Subtotal vi tham s 9 thng đc s dng đ tính tng trong bng Cân đi k toán, cân đi phát sinh tháng/nm. Ví d: Dùng hàm Subtotal đ tính tng các khon n phát sinh trên s nht ký chung. 4. Hàm tính tng có điu kin: - Công thc: = Sumif(range,criteria,[sum_range]) = Sumif(Vùng cha điu kin, iu kin, Vùng cn tính tng) - Công dng: Hàm này tr v giá tr tính tng ca các ô trong vùng cn tính tho mãn mt điu kin đa vào. Khi làm s sách k toán k toán s dng hàm Sumif trong các công vic sau: + Kt chuyn các bút toán cui k + Tng hp s liu t NKC lên Phát sinh N Phát sinh Có trên Bng cân đi s phát sinh tháng, quý và nm + Tng hp s liu t PNK, PXK lên “ Bng NHp Xut Tn “ + Tng hp s liu t NKC lên ct PS N, PS Có ca “ Bng tng hp phi thu, phi tr khách hàng” Và cá bng tính có liên quan 5. Hàm ni: - Công thc: = And( logical1,[logical2],…) = And(đi 1, đi 2, ). - Công dng: Hàm này là phép VÀ, ch đúng khi tt c các đi s có giá tr đúng. Các đi s là các hng, biu thc logic. Hàm AND dùng đ ni các điu kin lc, dùng làm s và các mu biu trong báo cáo qun tr ni b dùng trong phân tích, qun tr, k toán ni b 6. Hàm Or - Công thc: = Or( logical1,[logical2],…) = Or(đi 1, đi 2, ). - Công dng: Hàm này là phép HOC, ch sai khi tt c các đi s có giá tr sai. Hàm này ng dng trong vic đánh s th t các phiu trong các s cái, s qu hay s đc thù Ngoài ra còn có các hàm đc áp dng trong excel nh: Nhóm hàm tính giá tr trung bình : Hàm AVERAGE, Hàm SUMPRODUCT… Nhóm hàm chui : Hàm LEFT, Hàm MID,… Nhóm hàm đm d liu : Hàm COUNT, Hàm COUNTIF, Hàm COUNTA… III- Cách t chc d liu: 1- M tài khon s dng – s d đu k: Tt c các tài khon doanh nghip s dng đ đnh khon k toán đu phi đng ký sn và phn ánh s d đu k ca các tài khon vào trong BNG DANH MC TÀI KHON. S HIU TÀI KHON: Mi tài khon có mt s hiu riêng, tài khon đc m chi tit cho tng đi tng theo dõi c th ca k toán chi tit (mi vt t hàng hóa, mi khách hàng, mi công c dng cầ) theo nhu cu qun lý và lp báo cáo k toán. Trong bng DANH MC TÀI KHON ch có mt các tài khon đc phép dùng đ đnh khon (tài khon chi tit), còn các tài khon tng hp s không đc tn ti trong Bng Danh mc tài khon. MATSNV (Mã tài sn ngun vn): dùng đ xác đnh v trí ca tng tài khon trong BNG CỂN I K TOÁN. Mã tài sn ngun vn thit lp cho tng tài khon phi da vào tính cht c bn ca tài khon đó. CT LOI TK: Các tài khon có s phát sinh n tng (s d bên n) thì loi tài khon quy c là “N”. Ngc li nhng tài khon có s phát sinh có tng (có s d bên có) thì loi tài khon quy c là “C”. Loi tài khon đc đt theo tính cht c bn ca tng tài khon, không đt cho trng hp c th ca tng tài khon chi tit (VD: 131 đc quy c loi TK là “N” ậ không phân bit nó có d n hay d có). CT S D U K: phn ánh s d đu k trên tng tài khon chi tit đã m. Nu 1 tài khon có loi tài khon là “N” mà s d đu k li là s d có thì s d đu k phi nhp s âm, và mt tài khon có loi tài khon là “C” mà s d đu k là n thì s d đu k cng phi nhp s âm. 2- nh khon k toán trên excel (S k toán máy): Khác vi đnh khon trên các s k toán làm theo li th công, đnh khon trên máy vào s k toán máy có nhng đc đim riêng phi tuân th theo là: Phi đnh khon theo hình thc đnh khon đn gin, tài khon ghi n, tài khon ghi có và các thông tin khác trong mt bút toán đnh khon đc ghi trên mt dòng đ máy tính có th nhìn thy quan h đi ng (n - có) gia chúng vi nhau. Nu mt chng t phát sinh bút toán kép thì k toán phi tách thành nhiu bút toán đn gin đ đnh khon vào s k toán máy. 3- S đ truyn thông tin ca k toán excel theo hình thc k toán “Nht ký chung”: Qua s đ trên, ta thy tt c các s k toán, báo cáo thu và báo cáo tài chính đu nhn thông tin t Bng danh mc tài khon và S k toán máy. [...]... M C TÀI KHO N TH TÍNH GIÁ THÀNH S N PH M S K TOÁN MÁY e) L p báo cáo thu giá tr B NG KÊ D CH V HÀNG HÓA MUA VÀO S K TOÁN MÁY B NG KÊ HÀNG HÓA D CH V BÁN RA B NG DANH M C T KHAI THU GTGT TÀI KHO N IV1- c m c a excel k toán: m: Không ph thu c vào nhà phát tri công vi c cho k toán viên - Excel là ph n m m ph thông p Phù h p cho vi c t o các báo bi u có tính toán mày mò, làm ch Có tính linh ho t cao, d... s phát sinh t S k toán máy và tính s i k -S k toán máy (S nh t ký hàng ngày) cung c p chi ti t ph n nh t ký hàng ngày, nh kho n và nh ng thông tin liên quan -T c u trúc c a 2 b ng trên (B ng danh m c tài kho n, S k toán máy), ta th y khi l p các s k toán và các báo cáo k toán, n u c n t i s u k ta s truy xu t trong B ng danh m c tài kho n, và khi c n t i s phát sinh (hay các thông tin chi ti t phát... u k , S k toán máy cung c p s phát sinh và thông tin chi ti t cho s cái tài kho n - nh kho n các nghi p v vào s k nh kho cái có liên quan -S li u chuy n vào s cái không c n t ng h ng th i chuy n bút ng th công c) L p các s chi ti t, b ng chi ti t: B (B I PHÁT SINH I TÀI KHO N) S CHI TI TTÀI KHO N/ B NG T NG H P CHI TI T TÀI KHO N S K TOÁN MÁY d) L p các s chi phí s n xu t kinh doanh: S K TOÁN MÁY S... l y t S k toán máy hay nói cách khác, m nh kho n trong S k toán máy s c chuy n vào m nh t ký tùy vào n i dung nghi p v Ví d : N u bút toán có tài kho n ghi n ký thu ti n c chuy n vào s Nh t M t ch ng t ch c ghi vào m t trong các s nh t ký, ch ng t vào s nh t ký này r i thì s c ghi vào s nh t ký khác Công vi c c i làm công vi c k toán trên Excel là ph i nh n bi t nghi p v nào s c chuy n vào s nh t ký... tính toán mày mò, làm ch Có tính linh ho t cao, d yêu c u m i c a nhà qu n lý 2- u ch nh các s sách và báo cáo k toán theo m: - Gi i h - Khâu nh p li u s t n khá nhi u th i gian, d li u k nhi i dùng trong c l p, d li u >5Mb m r t ch m Excel Trong khi làm PMKT thì - Ch ng v m t s ng , t - K toán bán th công - Tính b o m m m qu n tr không Không có ch d li u c d li n ... t i S k toán máy a) L p 5 s nh t ký: i v i hình th c k c s d ng s Nh t ký chung, i ta còn s d ng thêm các s nh t ký thu ti n, Nh t ký chi ti n, Nh t ký bán hàng ch u, Nh t ký mua hàng ch u M i s có m t ch n ánh các nghi p v kinh t phát sinh riêng (s Nh t ký thu ti cm theo dõi các ch ng t thu ti pv c ph n ánh trong 4 s nh t ký chuyên dùng s c ph n ánh vào s nh l p các s nh t ký s c l y t S k toán máy