Tiểu luận Tin học kế toán: Phân tích ứng dụng Excel kế toán

=SUMLENA1:B1- LENSUBSTITUTEA1:B1,”c”,”" Ctr Sh Enter Thông th ng nh ng hàm sum m ng hay SumIf, ph i Ctr Sh Enter, ta nên chuy n qua sumproduct thì kh i Ctr Sh Enter.. Cú pháp: SUBTOTALf

I H C KINH T - LU T KHOA K TOÁN ậ KI M TOÁN

****************

TIN H C K TOÁN

tài:

Phân tích ng d ng excel k toán

Nhóm th c hi n: Nhóm ST

L p: K11405 A

DANH SÁCH NHÓM

1- Nguy n ng Tây Trà

2- Phan Nguy n Th o Vy

3- V n Th M Hoài

4- ng Hoài Th ng

5- Nguy n Th L Giang

6- Nguy n V Thúy Vy

K114050822 K114050834 K114050744 K114050820 K114050729 K114050836

I- Gi i thi u v excel:

Microsoft Excel là m t ph n m m hay là m t ch ng trình ng d ng, t o ra

m t b ng tính giúp ta d dàng h n trong vi c th c hi n:

 Tính toán đ i s , phân tích d li u

 L p b ng bi u báo cáo, t ch c danh sách

 p các ngu n d li u khác nhau

 V đ th và các s đ

 T đ ng hóa các công vi c b ng các macro

 u ng d ng khác đ giúp chúng ta có th phân tích nhi u lo i

hình bài toán khác nhau

 Excel giúp ích r t nhi u cho công vi c qu n tr , báo cáo và ra quy t đ nh Microsoft Excel là m t ngôn ng thân thi n, ph bi n mà b t k ai c ng có th s

d ng đ c, nó đã đi sâu vào trong t t c các l nh v c c a cu c s ng k c l nh v c tài chính k toán ng d ng excel vào công tác k toán không ch gi i quy t đ c

v n đ x lý và cung c p thông tin nhanh chóng, thu n l i mà nó còn làm t ng

n ng su t lao đ ng c a b máy k toán, t o c s đ tinh gi n b máy, nâng cao

hi u qu ho t đ ng k toán, nó giúp các doanh nghi p có m t b ph n qu n lý t t

h n, x lý nhanh chóng các ch ng t

II- Gi i thi u các hàm th ng dùng trong excel k toán:

1 Hàm tìm ki m

Hàm HLOOKUP:

- Tìm ki m t ng t nh hàm VLOOKUP nh ng b ng cách so sánh nó v i các giá tr trong hàng đ u tiên c a b ng nh p vào

- Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range

lookup])

- Các tham s t ng t nh hàm VLOOKUP

Hàm INDEX:

- Tr v m t giá tr hay m t tham chi u đ n m t giá tr trong ph m vi b ng hay vùng d li u

- Cú pháp:

- INDEX(Array,Row_num,Col_num)

- Các tham s :

- Array: Là m t vùng ch a các ô ho c m t m ng b t bi n

- N u Array ch ch a m t hàng và m t c t, tham s Row_num ho c Col_num

t ng ng là tùy ý

- N u Array có nhi u h n m t hàng ho c m t c t thì ch m t Row_num ho c Col_num đ c s d ng

- Row_num: Ch n l a hàng trong Array N u Row_num đ c b qua thì

Col_num là b t bu c

- Col_num: Ch n l a c t trong Array N u Col_num đ c b qua thì Row_num

là b t bu c

Xem thêm:h ng d n s d ng, s d ng các hàm trong excel, các hàm trong excel, các hàm c b n trong excel

Hàm VLOOKUP

- Công th c: Vlookup(lookup_value, table_array,

col_index_num,[range_lookup])

Vlookup(Giá tr dò tìm, B ng tham chi u, C t c n l y,X)

- Tác d ng: Hàm Vlookup là hàm tr v giá tr dò tìm theo c t đ a t b ng

tham chi u lên b ng c s d li u theo đúng giá tr dò tìm X=0 là dò tìm m t cách chính xác X=1 là dò tìm m t cách t ng đ i

Thông th ng X=0 đ c m c đ nh trong tìm ki m Trong các công th c k toán, hàm này th ng dùng đ tìm ki m và tr v tên hàng, mã hàng, đ n v tính trong k toán kho tìm ki m giá v n, giá bán trong k toán doanh thu, ho c c ng có

th tìm ki m các thông s v khách hàng, ng i mua trong k toán ph n hành công n

2 Hàm đi u ki n

- Công th c: = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

= If( i u ki n, Giá tr 1, Giá tr 2)

- Công d ng: Hàm tr v giá tr 1 n u đi u ki n đúng, Hàm tr v giá tr 2 n u

đi u ki n sai

Hàm IF th ng đ c s d ng khi l p các b ng l ng th ng cho cán b công nhân viên, tính thu thu nh p cá nhân và th ng doanh s cho nhân viên kinh doanh

3 Hàm tính t ng:

Hàm SUM

Mô t : Hàm SUM thêm t t c các s mà b n quy đ nh nh đ i s M i đ i s có

th là m t ph m vi, tham chi u ô, m ng, h ng s , công th c, hay k t qu t hàm khác

Cú pháp: SUM(number1,[number2], )'

Number1: B t bu c i s đ u tiên mà b n mu n thêm

Number2, Tùy ch n i s d ng s t 2 đ n 255 mà b n mu n thêm

Ví d : Dùng hàm sum tính t ng s phát sinh N - Có trong s NK Thu Ti n M t

Công th c: T ng s Phát sinh N b ng:

E6 = SUM (E8: E65536)

Trong đó: E8: E65536 Mi n tính t ng, Hàm sum s tính t ng t t c s đ c ch a trong các ô t E8 đ n E65536

=SUM(LEN(A1:B1)- LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))

Ctr Sh Enter

Thông th ng nh ng hàm sum m ng hay Sum(If()), ph i Ctr Sh Enter, ta nên

chuy n qua sumproduct thì kh i Ctr Sh Enter Vd ta có th thay ct trên nh sau:

=SUMPRODUCT((LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))*1)

Hay là đ t 1 name: TotalC

Refer to:

=SUM(LEN(A1:B1)- LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))

Không có Ctr Sh Enter

V y ta ch c n =TotalC là OK

Hàm s um dung đ tính t ng phát sinh n va phát sinh có trong t t c các

b ng tính

Hàm SUBTOTAL trong quá trình ho ch toán k toán trên EXCEL

i s đ u tiên c a c a hàm SUBTOTAL xác đ nh hàm th c s nào s đ c s

d ng khi tính toán trong danh sách bên d i

Subtotal là hàm tính toán cho m t nhóm con trong m t danh sách ho c b ng d

li u tu theo phép tính mà b n ch n l a trong đ i s th nh t

Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2, )

Trong đó:

 Function_num là các con s t 1 đ n 11 (hay có thêm 101 đ n 111 trong phiên b n Excel 2003, 2007) qui đ nh hàm nào s đ c dùng đ tính toán trong subtotal

 Ref1, ref2, là các vùng đ a ch tham chi u mà b n mu n th c hi n phép tính trên đó

Trong k toán trên Excel Hàm Subtotal v i tham s 9 th ng đ c s d ng đ

tính t ng trong b ng Cân đ i k toán, cân đ i phát sinh tháng/n m

Ví d : Dùng hàm Subtotal đ tính t ng các kho n n phát sinh trên s nh t ký chung

4 Hàm tính t ng có đi u ki n:

- Công th c: = Sumif(range,criteria,[sum_range])

= Sumif(Vùng ch a đi u ki n, i u ki n, Vùng c n tính t ng)

- Công d ng: Hàm này tr v giá tr tính t ng c a các ô trong vùng c n tính

tho mãn m t đi u ki n đ a vào

Khi làm s sách k toán k toán s d ng hàm Sumif trong các công vi c sau:

+ K t chuy n các bút toán cu i k

+ T ng h p s li u t NKC lên Phát sinh N Phát sinh Có trên B ng cân đ i s phát sinh tháng, quý và n m

+ T ng h p s li u t PNK, PXK lên “ B ng NH p Xu t T n “

+ T ng h p s li u t NKC lên c t PS N , PS Có c a “ B ng t ng h p ph i thu,

ph i tr khách hàng”

Và cá b ng tính có liên quan

5 Hàm n i:

- Công th c: = And( logical1,[logical2],…)

= And(đ i 1, đ i 2, )

- Công d ng: Hàm này là phép VÀ, ch đúng khi t t c các đ i s có giá tr

đúng Các đ i s là các h ng, bi u th c logic

Hàm AND dùng đ n i các đi u ki n l c, dùng làm s và các m u bi u trong báo cáo qu n tr n i b dùng trong phân tích, qu n tr , k toán n i b

6 Hàm Or

- Công th c: = Or( logical1,[logical2],…)

= Or(đ i 1, đ i 2, )

- Công d ng: Hàm này là phép HO C, ch sai khi t t c các đ i s có giá tr

sai

Hàm này ng d ng trong vi c đánh s th t các phi u trong các s cái, s qu hay s đ c thù

Ngoài ra còn có các hàm đ c áp d ng trong excel nh :

Nhóm hàm tính giá tr trung bình : Hàm AVERAGE, Hàm

SUMPRODUCT…

Nhóm hàm chu i : Hàm LEFT, Hàm MID,…

Nhóm hàm đ m d li u : Hàm COUNT, Hàm COUNTIF, Hàm COUNTA…

III- Cách t ch c d li u:

1- M tài kho n s d ng – s d đ u k :

T t c các tài kho n doanh nghi p s d ng đ đ nh kho n k toán đ u ph i đ ng ký

s n và ph n ánh s d đ u k c a các tài kho n vào trong B NG DANH M C TÀI KHO N

S HI U TÀI KHO N: M i tài kho n có m t s hi u riêng, tài kho n đ c m chi ti t cho t ng đ i t ng theo dõi c th c a k toán chi ti t (m i v t t hàng hóa,

m i khách hàng, m i công c d ng c ầ) theo nhu c u qu n lý và l p báo cáo k toán

Trong b ng DANH M C TÀI KHO N ch có m t các tài kho n đ c phép dùng

đ đ nh kho n (tài kho n chi ti t), còn các tài kho n t ng h p s không đ c t n t i trong B ng Danh m c tài kho n

MATSNV (Mã tài s n ngu n v n): dùng đ xác đ nh v trí c a t ng tài kho n trong B NG CỂN I K TOÁN

Mã tài s n ngu n v n thi t l p cho t ng tài kho n ph i d a vào tính ch t c b n

c a tài kho n đó

C T LO I TK: Các tài kho n có s phát sinh n t ng (s d bên n ) thì lo i tài kho n quy c là “N” Ng c l i nh ng tài kho n có s phát sinh có t ng (có s d bên có) thì lo i tài kho n quy c là “C”

Lo i tài kho n đ c đ t theo tính ch t c b n c a t ng tài kho n, không đ t cho

tr ng h p c th c a t ng tài kho n chi ti t (VD: 131 đ c quy c lo i TK là

“N” ậ không phân bi t nó có d n hay d có)

C T S D U K : ph n ánh s d đ u k trên t ng tài kho n chi ti t đã m

N u 1 tài kho n có lo i tài kho n là “N” mà s d đ u k l i là s d có thì s d

đ u k ph i nh p s âm, và m t tài kho n có lo i tài kho n là “C” mà s d đ u k

là n thì s d đ u k c ng ph i nh p s âm

2- nh kho n k toán trên excel (S k toán máy):

Khác v i đ nh kho n trên các s k toán làm theo l i th công, đ nh kho n trên

máy vào s k toán máy có nh ng đ c đi m riêng ph i tuân th theo là:

Ph i đ nh kho n theo hình th c đ nh kho n đ n gi n, tài kho n ghi n , tài kho n ghi có và các thông tin khác trong m t bút toán đ nh kho n đ c ghi trên m t dòng

đ máy tính có th nhìn th y quan h đ i ng (n - có) gi a chúng v i nhau N u

m t ch ng t phát sinh bút toán kép thì k toán ph i tách thành nhi u bút toán đ n

gi n đ đ nh kho n vào s k toán máy

3- S đ truy n thông tin c a k toán excel theo hình th c k toán “Nh t ký

chung”:

Qua s đ trên, ta th y t t c các s k toán, báo cáo thu và báo cáo tài chính đ u

nh n thông tin t B ng danh m c tài kho n và S k toán máy

-B ng danh m c tài kho n (b ng h th ng tài kho n c a doanh nghi p) cung c p s

d đ u k sau khi đã t ng h p s phát sinh t S k toán máy và tính s d cu i

k

-S k toán máy (S nh t ký hàng ngày) cung c p chi ti t ph n nh t ký hàng ngày,

đó chính là các bút toán đ nh kho n và nh ng thông tin liên quan

-T c u trúc c a 2 b ng trên (B ng danh m c tài kho n, S k toán máy), ta th y khi l p các s k toán và các báo cáo k toán, n u c n t i s d đ u k ta s truy

xu t trong B ng danh m c tài kho n, và khi c n t i s phát sinh (hay các thông tin chi ti t phát sinh) ta s truy c p t i S k toán máy

a) L p 5 s nh t ký:

i v i hình th c k toán “Nh t lý chung” ngoài vi c s d ng s Nh t ký chung,

ng i ta còn s d ng thêm các s nh t ký chuyên dùng khác nh : Nh t ký thu ti n,

Nh t ký chi ti n, Nh t ký bán hàng ch u, Nh t ký mua hàng ch u

M i s có m t ch c n ng theo dõi, ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh riêng (s Nh t ký thu ti n đ c m đ theo dõi các ch ng t thu ti nầ), các nghi p v không đ c ph n ánh trong 4 s nh t ký chuyên dùng s đ c ph n ánh vào s

nh t ký chung Thông tin đ l p các s nh t ký s đ c l y t S k toán máy hay nói cách khác, m t bút toán đ nh kho n trong S k toán máy s đ c chuy n vào

m t trong n m s nh t ký tùy vào n i dung nghi p v đó

Ví d : N u bút toán có tài kho n ghi n là “111” thì s đ c chuy n vào s Nh t

ký thu ti n

M t ch ng t ch đ c ghi vào m t trong các s nh t ký, ch ng t đã ghi vào s

nh t ký này r i thì s không đ c ghi vào s nh t ký khác Công vi c c a ng i làm công vi c k toán trên Excel là ph i nh n bi t nghi p v nào s đ c chuy n vào s nh t ký nào

b) L p s cái các tài kho n:

l p đ c các s cái ta c n th c hi n l p B ng Cân đ i phát sinh tr c:

B NG CỂN I PHÁT SINH

(B NG CỂN I TÀI KHO N)

S K TOÁN MÁY

S CÁI TÀI KHO N

B ng cân đ i tài kho n cung c p s d đ u k , S k toán máy cung c p s phát

sinh và thông tin chi ti t cho s cái tài kho n

- nh kho n các nghi p v vào s k toán máy đ n đâu thì đ ng th i chuy n bút toán đ nh kho n đó vào ngay các s cái có liên quan

-S li u chuy n vào s cái không c n t ng h p nh làm b ng th công

c) L p các s chi ti t, b ng chi ti t:

d) L p các s chi phí s n xu t kinh doanh:

B NG CỂN I PHÁT SINH

(B NG CỂN I TÀI KHO N)

S K TOÁN MÁY

S CHI TI TTÀI KHO N/ B NG T NG

H P CHI TI T TÀI KHO N

KINH DOANH

B NG DANH M C TÀI KHO N

S K TOÁN MÁY

TH TÍNH GIÁ THÀNH

S N PH M

e) L p báo cáo thu giá tr gia t ng:

IV- u nh c đi m c a excel k toán:

1- u đi m:

- Không ph thu c vào nhà phát tri n, t ng kh n ng t mày mò, làm ch

công vi c cho k toán viên

- Excel là ph n m m ph thông

- Chi phí đ u t th p

- Phù h p cho vi c t o các báo bi u có tính toán

S K TOÁN MÁY

B NG KÊ D CH V HÀNG HÓA MUA VÀO

B NG KÊ HÀNG HÓA D CH V BÁN RA

T KHAI THU GTGT

B NG DANH M C

TÀI KHO N

- Có tính linh ho t cao, d dàng đi u ch nh các s sách và báo cáo k toán theo yêu c u m i c a nhà qu n lý Linh đ ng trong m i tr ng h p, có th tùy bi n s

li u đ lên các báo cáo theo yêu c u c a nhà qu n tr

2- Nh c đi m:

- Gi i h n ng i dùng

Ch làm 1 ng i trên 1 file t i 1 th i đi m, ph thu c vào ng i làm, n u có thay

đ i v nhân s trong b ph n k toán thì nhân viên m i s g p khó kh n trong vi c

ti p nh n công vi c Trong khi đó, ph n m m k toán có nguyên lý, có tài li u

h ng d n s d ng đ ng i sau có th d dàng ti p nh n công vi c

- Khâu nh p li u s t n khá nhi u th i gian, d li u k toán l u tr trong nhi u files đ c l p, d li u >5Mb m r t ch m

i v i k toán trên Excel nhân viên k toán ph i h ch toán th công hàng ngày

th vi n nghi p v (KH có th t đ nh ngh a đ c) và khi th c hi n nghi p v KT thì ng i dùng không còn quan tâm chuy n N /Có

- Ch đáp ng v m t s sách thông th ng , các phân tích th ng kê mang

- K toán bán th công

- Tính b o m t ch a cao Không có ch c n ng ràng bu c d li u nh các ph n

m m qu n tr c s d li u

Macro c a Excel có th b xóa b i các ph n m m di t virus trong khi các CSDL

c a PMKT thì ít b tr c tr c Tính an toàn cao c a PMKT v i các công c v

CSDL nh backup, restore, b o m t h qu n tr CSDL, không th xóa CSDL n u