Tiểu luận Tin học kế toán Phân tích ứng dụng Excel kế toán

Header Page of 149 ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN **************** TIN HỌC KẾ TOÁN Đề tài: Phân tích ứng dụng excel kế toán Nhóm thực hiện: Nhóm ST Lớp: K11405 A Footer Page of 149 Header Page of 149 DANH SÁCH NHÓM HỌ VÀ TÊN 1- Nguyễn Đặng Tây Trà 2- Phan Nguyễn Thảo Vy 3- Văn Thị Mỹ Hoài 4- Đặng Hoài Thương 5- Nguyễn Thị Lệ Giang 6- Nguyễn Vũ Thúy Vy Footer Page of 149 MSSV K114050822 K114050834 K114050744 K114050820 K114050729 K114050836 Header Page of 149 I- Giới thiệu excel: Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, tạo bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:       Tính toán đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách ập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ Tự động hóa công việc macro ều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình toán khác  Excel giúp ích nhiều cho công việc quản trị, báo cáo định Microsoft Excel ngôn ngữ thân thiện, phổ biến mà sử dụng được, sâu vào tất lĩnh vực sống kế lĩnh vực tài kế toán Ứng dụng excel vào công tác kế toán không giải vấn đề xử lý cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà làm tăng suất lao động máy kế toán, tạo sở để tinh giản máy, nâng cao hiệu hoạt động kế toán, giúp doanh nghiệp có phận quản lý tốt hơn, xử lý nhanh chóng chứng từ II- Giới thiệu hàm thường dùng excel kế toán: Hàm tìm kiếm Hàm HLOOKUP: - Tìm kiếm tương tự hàm VLOOKUP cách so sánh với giá trị hàng bảng nhập vào - Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) - Các tham số tương tự hàm VLOOKUP Hàm INDEX: - Trả giá trị hay tham chiếu đến giá trị phạm vi bảng hay vùng liệu - Cú pháp: - INDEX(Array,Row_num,Col_num) - Các tham số: Footer Page of 149 Header Page of 149 - Array: Là vùng chứa ô mảng bất biến - Nếu Array chứa hàng cột, tham số Row_num Col_num tương ứng tùy ý - Nếu Array có nhiều hàng cột Row_num Col_num sử dụng - Row_num: Chọn lựa hàng Array Nếu Row_num bỏ qua Col_num bắt buộc - Col_num: Chọn lựa cột Array Nếu Col_num bỏ qua Row_num bắt buộc Xem thêm:hướng dẫn sử dụng, sử dụng hàm excel, hàm excel, hàm excel Hàm VLOOKUP - Công thức: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]) Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X) - Tác dụng: Hàm Vlookup hàm trả giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng sở liệu theo giá trị dò tìm X=0 dò tìm cách xác X=1 dò tìm cách tương đối Thông thường X=0 mặc định tìm kiếm Trong công thức kế toán, hàm thường dùng để tìm kiếm trả tên hàng, mã hàng, đơn vị tính kế toán kho tìm kiếm giá vốn, giá bán kế toán doanh thu, tìm kiếm thông số khách hàng, người mua kế toán phần hành công nợ Footer Page of 149 Header Page of 149 Hàm điều kiện - Công thức: = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) = If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2) - Công dụng: Hàm trả giá trị điều kiện đúng, Hàm trả giá trị điều kiện sai Hàm IF thường sử dụng lập bảng lương thưởng cho cán công nhân viên, tính thuế thu nhập cá nhân thưởng doanh số cho nhân viên kinh doanh Hàm tính tổng: Hàm SUM Mô tả: Hàm SUM thêm tất số mà bạn quy định đối số Mỗi đối số phạm vi, tham chiếu ô, mảng, số, công thức, hay kết từ hàm khác Cú pháp: SUM(number1,[number2], )' Number1: Bắt buộc Đối số mà bạn muốn thêm Number2, Tùy chọn Đối số dạng số từ đến 255 mà bạn muốn thêm Ví dụ: Dùng hàm sum tính tổng số phát sinh Nợ - Có sổ NK Thu Tiền Mặt Công thức: Tổng số Phát sinh Nợ bằng: E6 = SUM (E8: E65536) Trong đó: E8: E65536 Miền tính tổng, Hàm sum tính tổng tất số chứa ô từ E8 đến E65536 Footer Page of 149 Header Page of 149 =SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”"))) Ctr Sh Enter Thông thường hàm sum mảng hay Sum(If()), phải Ctr Sh Enter, ta nên chuyển qua sumproduct khỏi Ctr Sh Enter Vd ta thay ct sau: =SUMPRODUCT((LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”")))*1) Hay đặt name: TotalC Refer to: =SUM(LEN(A1:B1)-LEN(SUBSTITUTE(A1:B1,”c”,”"))) Không có Ctr Sh Enter Vậy ta cần =TotalC OK Hàm sum dung để tính tổng phát sinh nợ va phát sinh có tất bảng tính Hàm SUBTOTAL trình hoạch toán kế toán EXCEL Đối số của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sử dụng tính toán danh sách bên Subtotal hàm tính toán cho nhóm danh sách bảng liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa đối số thứ Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2, ) Trong đó: Footer Page of 149 Header Page of 149   Function_num số từ đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 phiên Excel 2003, 2007) qui định hàm dùng để tính toán subtotal Ref1, ref2, vùng địa tham chiếu mà bạn muốn thực phép tính Trong kế toán Excel Hàm Subtotal với tham số thường sử dụng để tính tổng bảng Cân đối kế toán, cân đối phát sinh tháng/năm Ví dụ: Dùng hàm Subtotal để tính tổng khoản nợ phát sinh sổ nhật ký chung Hàm tính tổng có điều kiện: - Công thức: = Sumif(range,criteria,[sum_range]) = Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng) - Công dụng: Hàm trả giá trị tính tổng ô vùng cần tính thoả mãn điều kiện đưa vào Khi làm sổ sách kế toán kế toán sử dụng hàm Sumif công việc sau: + Kết chuyển bút toán cuối kỳ Footer Page of 149 Header Page of 149 + Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ Phát sinh Có Bảng cân đối số phát sinh tháng, quý năm + Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “ Bảng NHập Xuất Tồn “ + Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có “ Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng” Và cá bảng tính có liên quan Hàm nối: - Công thức: = And( logical1,[logical2],…) = And(đối 1, đối 2, ) - Công dụng: Hàm phép VÀ, tất đối số có giá trị Các đối số hằng, biểu thức logic Hàm AND dùng để nối điều kiện lọc, dùng làm sổ mẫu biểu báo cáo quản trị nội dùng phân tích, quản trị, kế toán nội Hàm Or - Công thức: = Or( logical1,[logical2],…) = Or(đối 1, đối 2, ) - Công dụng: Hàm phép HOẶC, sai tất đối số có giá trị sai Hàm ứng dụng việc đánh số thứ tự phiếu sổ cái, sỗ quỹ hay sổ đặc thù Ngoài có hàm áp dụng excel như: Nhóm hàm tính giá trị trung bình : Hàm AVERAGE, Hàm SUMPRODUCT… Nhóm hàm chuỗi : Hàm LEFT, Hàm MID,… Nhóm hàm đếm liệu : Hàm COUNT, Hàm COUNTIF, Hàm COUNTA… Footer Page of 149 Header Page of 149 III- Cách tổ chức liệu: 1- Mở tài khoản sử dụng – số dư đầu kỳ: Tất tài khoản doanh nghiệp sử dụng để định khoản kế toán phải đăng ký sẵn phản ánh số dư đầu kỳ tài khoản vào BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN SỐ HIỆU TÀI KHOẢN: Mỗi tài khoản có số hiệu riêng, tài khoản mở chi tiết cho đối tượng theo dõi cụ thể kế toán chi tiết (mỗi vật tư hàng hóa, mỗi khách hàng, mỗi công cụ dụng cụ…) theo nhu cầu quản lý lập báo cáo kế toán Trong bảng DANH MỤC TÀI KHOẢN có mặt tài khoản phép dùng để định khoản (tài khoản chi tiết), tài khoản tổng hợp không tồn Bảng Danh mục tài khoản MATSNV (Mã tài sản nguồn vốn): dùng để xác định vị trí tài khoản BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Mã tài sản nguồn vốn thiết lập cho tài khoản phải dựa vào tính chất tài khoản CỘT LOẠI TK: Các tài khoản có số phát sinh nợ tăng (số dư bên nợ) loại tài khoản quy ước “N” Ngược lại tài khoản có số phát sinh có tăng (có số dư bên có) loại tài khoản quy ước “C” Loại tài khoản đặt theo tính chất tài khoản, không đặt cho trướng hợp cụ thể tài khoản chi tiết (VD: 131 quy ước loại TK “N” – không phân biệt có dư nợ hay dư có) CỘT SỐ DƯ ĐẦU KỲ: phản ánh số dư đầu kỳ tài khoản chi tiết mở Nếu tài khoản có loại tài khoản “N” mà số dư đầu kỳ lại số dư có số dư đầu kỳ phải nhập số âm, tài khoản có loại tài khoản “C” mà số dư đầu kỳ nợ số dư đầu kỳ phải nhập số âm 2- Định khoản kế toán excel (Số kế toán máy): Khác với định khoản sổ kế toán làm theo lối thủ công, định khoản máy vào sổ kế toán máy có đặc điểm riêng phải tuân thủ theo là: Footer Page of 149 Header Page 10 of 149 Phải định khoản theo hình thức định khoản đơn giản, tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có thông tin khác bút toán định khoản ghi dòng để máy tính nhìn thấy quan hệ đối ứng (nợ - có) chúng với Nếu chứng từ phát sinh bút toán kép kế toán phải tách thành nhiều bút toán đơn giản để định khoản vào số kế toán máy 3- Sơ đồ truyền thông tin kế toán excel theo hình thức kế toán “Nhật ký chung”: Qua sơ đồ trên, ta thấy tất số kế toán, báo cáo thuế báo cáo tài nhận thông tin từ Bảng danh mục tài khoản Sổ kế toán máy Footer Page 10 of 149 Header Page 11 of 149 -Bảng danh mục tài khoản (bảng hệ thống tài khoản doanh nghiệp) cung cấp số dư đầu kỳ sau tổng hợp số phát sinh từ Sổ kế toán máy tính số dư cuối kỳ -Sổ kế toán máy (Sổ nhật ký hàng ngày) cung cấp chi tiết phần nhật ký hàng ngày, bút toán định khoản thông tin liên quan -Từ cấu trúc bảng (Bảng danh mục tài khoản, Sổ kế toán máy), ta thấy lập sổ kế toán báo cáo kế toán, cần tới số dư đầu kỳ ta truy xuất Bảng danh mục tài khoản, cần tới số phát sinh (hay thông tin chi tiết phát sinh) ta truy cập tới Sổ kế toán máy a) Lập sổ nhật ký: Đối với hình thức kế toán “Nhật lý chung” việc sử dụng sổ Nhật ký chung, người ta sử dụng thêm sổ nhật ký chuyên dùng khác như: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng chịu, Nhật ký mua hàng chịu Mỗi sổ có chức theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng (số Nhật ký thu tiền mở để theo dõi chứng từ thu tiền…), nghiệp vụ không phản ánh sổ nhật ký chuyên dùng phản ánh vào sổ nhật ký chung Thông tin để lập sổ nhật ký lấy từ Sổ kế toán máy hay nói cách khác, bút toán định khoản Sổ kế toán máy chuyển vào năm sổ nhật ký tùy vào nội dung nghiệp vụ Ví dụ: Nếu bút toán có tài khoản ghi nợ “111” chuyển vào số Nhật ký thu tiền Một chứng từ ghi vào sổ nhật ký, chứng từ ghi vào sổ nhật ký không ghi vào sổ nhật ký khác Công việc người làm công việc kế toán Excel phải nhận biết nghiệp vụ chuyển vào sổ nhật ký b) Lập số tài khoản: Để lập số ta cần thực lập Bảng Cân đối phát sinh trước: BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH (BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN) Footer Page 11 of 149 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Header Page 12 of 149 Bảng cân đối tài khoản cung cấp số dư đầu kỳ, Sổ kế toán máy cung cấp số phát sinh thông tin chi tiết cho sổ tài khoản -Định khoản nghiệp vụ vào sổ kế toán máy đến đâu đồng thời chuyển bút toán định khoản vào sổ có liên quan -Số liệu chuyển vào sổ không cần tổng hợp làm thủ công c) Lập số chi tiết, bảng chi tiết: BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH (BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN) SỔ CHI TIẾTTÀI KHOẢN/ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN SỔ KẾ TOÁN MÁY d) Lập sổ chi phí sản xuất kinh doanh: SỔ KẾ TOÁN MÁY SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM SỔ KẾ TOÁN MÁY Footer Page 12 of 149 Header Page 13 of 149 e) Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng: BẢNG KÊ DỊCH VỤ HÀNG HÓA MUA VÀO SỔ KẾ TOÁN MÁY BẢNG KÊ HÀNG HÓA DỊCH VỤ BÁN RA BẢNG DANH MỤC TỜ KHAI THUẾ GTGT TÀI KHOẢN IV- Ưu nhược điểm excel kế toán: 1- Ưu điểm: Không phụ thuộc vào nhà phát triển, tăng khả tự mày mò, làm chủ công việc cho kế toán viên - Excel phần mềm phổ thông - Chi phí đầu tư thấp - Phù hợp cho việc tạo báo biểu có tính toán Footer Page 13 of 149 Header Page 14 of 149 Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh sổ sách báo cáo kế toán theo yêu cầu nhà quản lý Linh động trường hợp, tùy biến số liệu để lên báo cáo theo yêu cầu nhà quản trị 2- Nhược điểm: - Giới hạn người dùng Chỉ làm người file thời điểm, phụ thuộc vào người làm, có thay đổi nhân phận kế toán nhân viên gặp khó khăn việc tiếp nhận công việc Trong đó, phần mềm kế toán có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng để người sau dễ dàng tiếp nhận công việc - Khâu nhập liệu tốn nhiều thời gian, liệu kế toán lưu trữ nhiều files độc lập, liệu >5Mb mở chậm Đối với kế toán Excel nhân viên kế toán phải hạch toán thủ công hàng ngày Trong làm PMKT có định nghĩa hết nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (KH tự định nghĩa được) thực nghiệp vụ KT người dùng không quan tâm chuyện Nợ/Có - Chỉ đáp ứng mặt sổ sách thông thường , phân tích thống kê mang tính quản trị khó (trừ phải lập trình VBA) - Kế toán bán thủ công - Tính bảo mật chưa cao Không có chức ràng buộc liệu phần mềm quản trị sở liệu Macro Excel bị xóa phần mềm diệt virus CSDL PMKT bị trục trặc Tính an toàn cao PMKT với công cụ CSDL backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, xóa CSDL quyền Footer Page 14 of 149 Header Page 15 of 149 Footer Page 15 of 149  ... vực sống kế lĩnh vực tài kế toán Ứng dụng excel vào công tác kế toán không giải vấn đề xử lý cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà làm tăng suất lao động máy kế toán, tạo sở để tinh giản... khoản vào số kế toán máy 3- Sơ đồ truyền thông tin kế toán excel theo hình thức kế toán “Nhật ký chung”: Qua sơ đồ trên, ta thấy tất số kế toán, báo cáo thuế báo cáo tài nhận thông tin từ Bảng... dư đầu kỳ phải nhập số âm 2- Định khoản kế toán excel (Số kế toán máy): Khác với định khoản sổ kế toán làm theo lối thủ công, định khoản máy vào sổ kế toán máy có đặc điểm riêng phải tuân thủ