II Thực trạng tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty may Thăng long
2.1.3- Phơng pháp kế toán chi phí sản xuất ở Công ty:
2.1.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp :
Để quản lý và tập hợp chính xác khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty đã chia khoản mục này làm hai loại đó là :
- Vật liệu chính (vải ngoài, vải lót, bông .. .)
- Vật liệu phụ (khoá, cúc, chỉ may .. .)
Tại Công ty may Thăng Long, đối với loại hình sản xuất gia công hàng may mặc thì toàn bộ nguyên vật liệu, kể cả bao bì đều do khách hàng (bên đặt hàng) cung cấp theo điều kiện CIF tại cảng Hải phòng, (có nghĩa là chi phí vận chuyển từ nớc của ngời đặt hàng đến cảng Hải phòng, bảo hiểm cho lợng nguyên phụ liệu đều do bên đặt hàng chịu) hoặc theo điều kiện hợp đồng gia công.
Số lợng nguyên vật liệu chuyển đến Công ty đợc tính trên cơ sở số lợng sản phẩm đặt hàng và định mức từng loại nguyên vật liệu tính cho từng sản phẩm (định mức này đợc Công ty và khách hàng cùng nghiên cứu, xây dựng phù hợp với mức tiêu hao thực tế và dựa trên điều kiện cụ thể của mỗi bên).
Ngoài phần nguyên liệu tính toán theo định mức nh trên, khách hàng còn có trách nhiệm chuyển cho Công ty 3% số nguyên liệu để bù vào sự hao hụt kém phẩm chất trong quá trình sản xuất sản phẩm và vận chuyển nguyên vật liệu.
Trong loại hình sản xuất hàng gia công, kế toán chỉ quản lý về mặt số lợng của lợng nguyên vật liệu nhâp kho nói trên theo từng hợp đồng gia công và khi có lệnh sản xuất cung cấp nguyên vật liệu cho Xí nghiệp, kế toán không hạch toán giá vốn thực tế của bản thân nguyên vật liệu dùng cho sản xuất mà chỉ hạch toán phần chi phí vận chuyển số nguyên vật liệu ấy vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Nh đá trình bày ở trên, để việc nghiên cứu đợc tập trung có chiều sâu và đem lại hiệu quả trong chuyên đề này em xin trình bày phơng pháp tập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm của loại hình hàng gia công. Chi phí nguyên liệu đ- ợc quản lý trên hai mặt:
-Quản lý về mặt số lợng. -Quản lý chi phí vận chuyển.
2.1.3.1.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp :
Quá trình theo dõi quản lý và hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính ở Công ty may Thăng Long đợc tiến hành trong suốt quá trình sản xuất theo từng mã sản phẩm gia công. Quá trình này có thể khái quát trên 2 mặt:
- Quản lý về mặt số lợng
- Hạch toán chi phí vận chuyển cho từng mã hàng
a)- Quản lý về mặt số l ợng:
Quản lý về mặt số lợng là sự theo dõi, quản lý số lợng nguyên vật liệu chính sử dụng trong kỳ, giám đốc việc thực hiện các định mức tiêu hao. Các loại vải do phòng Kỹ thuật xây dựng cho từng mã hàng đồng thời làm căn cứ để phân bổ chi phí vận chuyển (của toàn bộ lợng nguyên vật liệu mà khách hàng chuyển đến) cho sốlợng sản phẩm sản xuất ra theo tiêu thức phân bổ thích hợp.
Mặc dù một loại vải đợc dùng để sản xuất gia công ra nhiều mã hàng khác nhau và mỗi mã hàng lại đợc sản xuất từ nhiều loại vải khác nhau với các kích cỡ khác nhau nhng sản phẩm sản xuất ra phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng (bên đặt hàng) mà lại tiết kiệm đợc nhiều nguyên vật liệu nhất (vải ngoài, vải lót .. .). Bởi vậy, Công ty đã áp dụng phơng pháp hạch toán bàn cắt trên “ Phiếu theo dõi bàn cắt ” nhằm phản ánh đợc một cách chính xác số lợng từng loại vải tiêu hao thực tế cho mỗi mã hàng liên quan.
Căn cứ vào Phiếu xuất kho (ghi rõ số lợng từng loại vải xuất cho từng xí nghiệp) và định mức kỹ thuật tiêu hao do phòng kỹ thuật cung cấp, nhân viên hạch toán ở Xí nghiệp tính toán và lập “Phiếu theo dõi bàn cắt”, ghi rõ số lợng từng loại
vải tiêu hao thực tế cho mỗi mặt hàng, số lợng thừa hoặc thiếu so với hạch toán bàn cắt
công ty may thăng long phiếu xuất kho Mẫu số: 02-VT ******* Ngày 11 tháng 7 năm 2001
Họ tên ngời nhận hàng: Hiền - XN4 Lý do xuất hàng : Gia công Xuất tại kho : Nguyên liệu
Số Tên nhãn hiệu, quy cách vật t, sản phẩm
Mã số Đvị Số lợng Đơn giá
Yêu cầu Thực xuất 1
2
Vải ngoài xanh Vải bò 20003 9460 mét mét 410 428 Cộng x x x x x
Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho Lập phiếu
Ví dụ:
Ngày 11 tháng 7 năm 2001, theo lệnh sản xuất, xí nghiệp may 4 nhận từ kho nguyên liệu về 410 m vải ngoài xanh của mã hàng 20003, rải đợc 75 lá, chiều dài mỗi lá là 5.34m
Vậy số vải trải đợc là 75 x 5,34 = 400,5 (m) Số vải hao phí do những chỗ đầu bàn đoạn nối là:
0,02 x 75 = 1,5 (m) Nên số vải thực tế tiêu hao là:
400,5 + 1,5 = 402 (m)
Lẽ ra số vải còn lại sau khi cắt phải là : 410 - 402 = 8 (m)
Song thực tế phần vải nhập về kho chỉ có 4,5 m còn lại là những dẻo vải vụn nhỏ không sử dụng đợc.
Do đó phần thiếu 8 - 4,5 = 3,5 (m) đợc gọi là thiếu do hạch toán bàn cắt
Cuối tháng, từ các “Phiếu theo dõi bàn cắt”, nhân viên hạch toán Xí nghiệp lập “Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên liệu”, “Báo cáo chế biến” và “Báo cáo hàng hoá”
Nội dung cụ thể của từng loại báo cáo này nh sau: Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên liệu (Biểu số 2)
Báo cáo Nhập, Xuất, Tồn nguyên liệu đợc lập vào cuối tháng cho biết số lợng từng loại nguyên liệu dùng để sản xuất từng mã hàng Xí nghiệp nhận về trong tháng là bao nhiêu, số lợng nguyên liệu xuất chế biến hoặc đổi bán .. là bao nhiêu và còn tồn lại dới dạng nguyên liệu, vật liệu là bao nhiêu.
Đối với các Xí nghiệp, nguyên liệu nhận về trong tháng có thể từ nhiều nguồn khác nhau nh từ kho đầu dấu, từ kho nguyên liệu ... Nguyên liệu xuất khỏi kho Xí nghiệp bao gồm: xuất chế biến (đây là phần tiêu hao thực tế); xuất về kho nguyên liệu; xuất về kho đầu dấu (đây là số lợng các loại vải đầu các cây vải không đủ cắt một chi tiết sản phẩm của mã hàng lần trớc đợc nhập lại kho đầu dấu, lần này có thể đủ cho một hoặc một vài chi tiết sản phẩm của mã hàng lần này nên đợc xuất dùng nhng vì lý do nào đó nên lại nhập trở về kho); phần đổi bán thành phẩm (thực
chất đây là các lá vải đã cắt nhng bị lỗi hay bị cắt hỏng, Xí nghiệp nhập lại kho xin đổi); phần nguyên liệu thiếu trong cây (phần này đợc đo đếm lại và có lập biên bản cụ thể cho từng cây vải bị thiếu), và phần nguyên liệu xuất kho của Xí nghiệp vì những lý do khác. Số lợng nguyên vật liệu còn tồn lại là bao nhiêu.
Biểu số 2
Công ty may Thăng long Báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên liệu Xí nghiệp may 4 Tháng 7 năm 2001
TT Tên nguyên liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất chế biến Xuất về kho nguyên liệu Xuất về kho đấu thầu Đổi bán Thiếu có biên bản Xuất khác Tổng cộng xuất Tồn cuối kỳ 1 M 20003ã -Vải ngoài 990 950 950 40
-Vải lót thân Jin 1500 1465 1465 35
-Vải phối 210T 11 8 8 3
2 M UJ 340ã
- Vải ngoài 1911 1890,5 1890,5 20,5
-Vải bò 120Z đen 732,5 715 715 17,5
- Vải lót túi # xanh 2000 3015 3015 -1015
-Vải lót túi # đen 1400 1405 1405 -5
.. .. . ..
Cộng 28686,5 42.428 4.550 363 560.5 48.494,5 22.620
Ngời lập biểu Giám đốc Xí nghiệp
Báo cáo chế biến nguyên liệu (Biểu số 3)
Báo cáo này đợc lập căn cứ vào “Phiếu theo dõi bàn cắt” thể hiện số lợng bán thành phẩm (đã đánh số đồng bộ) Xí nghiệp cắt đợc trong tháng là bao nhiêu, thực tế tiêu hao bình quân một đơn vị bán thành phẩm là bao nhiêu.
Cột “Đầu bàn, đoạn nối” là phần vải chừa ra ở đầu bàn cắt hoặc ở chỗ nối giữa 2 cây vải mà phần này đã đợc tínhở trên. Cột này có tác dụng giúp kế toán kiểm tra tính hợp lý của hao phí đầu bàn, đoạn nối.
Biểu số 3
Công ty may Thăng Long Báo cáo chế biến nguyên liệu
Xí nghiệp may 4 Tháng 7 năm 2001 TT Tên nguyên liệu
Khách Hàng Bán thành Phẩm Nguyên liệu Chế biến Đầu bàn đoạn nối Định mức thực tế Định mức Công ty 1 Mã 20003 OTTO Vải ngoài 1.300 950 7,4 0,730 0,775
Vải lót thân Jin 1.300 1.465 12,28 1,127 1,2189
Vải phối 210T 1.300 8 0,7 0,006 0,00816
2 Mã UJ 340 OTTO
Vải ngoài 2.700 1.890,5 13,56 0,700 0,724
Vải bò 120Z đen 1.000 715 5,64 0,715 0,724
Vải lót túi # xanh 2.700 3.015 25,38 1,117 1,213
Vải lót túi # đen 1.000 1.205 9,6 1,205 1,213
.. .. .. ..
Ngời lập biểu Giám đốc Xí nghiệp
* Báo cáo hàng hoá ( Biểu số 4)
Báo cáo này thể hiện số lợng bán thành phẩm đã cắt đợc trong kỳ, số lợng sản phẩm hoàn thành và số lợng sản phẩm dở dang còn đang gia công chế biến ở giai đoạn nào đó trên dây chuyền công nghệ.
“Báo cáo hàng hoá” đợc theo dõi từng mã hàng cả từng đơn đặt hàng.
Biểu số 4
Công ty may Thăng Long Báo cáo hàng hoá
Xí nghiệp may 4 Tháng 7 năm 2001
TT Mã hàng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 20003 Cái 4.818 4638 180
2 UJ 304 nt 3.500 1.500 200
3 DV 12 nt 11 11 0
.. .. ..
Cộng 1.951 25.510 25.430 2.031
Ngời lập biểu Giám đốc Xí nghiệp
Cuối tháng, 3 báo cáo này đợc gửi lên phòng Kế toán Công ty, bộ phận kế toán nguyên vật liệu tổng hợp số liệu và gửi sang bộ phận kế toán chi phí. Kế toán chi phí tổng hợp số liệu và lập “Báo cáo thanh toán nguyên liệu cắt”, “Báo cáo tổng hợp chế biến”và “Báo cáo tổng hợp hàng hoá”.
* Báo cáo tổng hợp chế biến (Biểu số 5)
Căn cứ vào “Báo cáo chế biến nguyên liệu” của các Xí nghiệp thành viên, kế toán của Công ty lập “Báo cáo tổng hợp chế biến”. Nội dung của báo cáo này cho biết:
+ Số lợng bán thành phẩm đã cắt đợc của Xí nghiệp trong quý là bao nhiêu. + Số lợng mỗi loại nguyên vật liệu chính tiêu hao cho lợng bán thành phẩm cắt đợc trong quý là bao nhiêu.
+ Số tiền vận chuyển phân bổ cho số lợng nguyên vật liệu chính đó là bao nhiêu.
Biểu số 5
Công ty may Thăng Long Báo cáo tổng hợp chế biến
Phòng Kế toán – Tài vụ Quý 3 năm 2001 TT Tên nguyên liệu Mã hàng Số lợng BTP Lợng vải xuất chế biến Bình quân tiêu hao Chi phí NVL chính Chi phí bình quân 1 đ/v sản phẩm 1 Vải ngoài 20003 8000 16.080 2,01 2.480.064 310,008 UJ 304 56.000 105.840 1,89 16.368.35 2 292,292
.. .. .. Cộng 297 827 45.954.750 Cộng 297 827 45.954.750 2 Vải Hàn quốc DV266 6.000 12.048 2,008 2.074.320 345,72 .. .. .. Cộng 127.251.420 Tổng cộng 965.839.70 0
* Báo cáo tổng hợp hàng hoá (Biểu số 6)
Báo cáo này đợc lập dựa trên “Báo cáo hàng hoá” đợc lập hàng tháng ở các Xí nghiệp. Nội dung cụ thể các báo cáo cho biết số lợng của từng mã hàng đã nhập kho trong quý là bao nhiêu, bất kể mã hàng đó do Xí nghiệp nào sản xuất. Đây là căn cứ để phân bổ chi phí vận chuyển vật liệu phụ, tính lơng cho công nhân sản xuất và là cơ sở để tính giá thành sản phẩm.
Biểu số 6
Công ty may Thăng Long Báo cáo tổng hợp hàng hoá
Phòng Kế toán – Tài vụ Quý 3 năm 2001
Tháng M hàngã Kế hoạch Sản lợng thực tế 10 20003 9.500 11 20003 17.500 12 20003 18.000 Cộng 45.000 45.000 10 UJ340 10.300 11 UJ340 11.800 12 UJ340 9000 Cộng 31.000 31.000
b) Hạch toán chi phí vận chuyển:
Chi phí vận chuyển của mỗi chuyến nguyên vật liệu từ cảng Hải phòng về kho của Công ty đợc chia bình quân cho số lợng vải ngoài của chuyển đó mặc dù trong đó còn có nhiều loại nguyên liệu khác.
Tiếp đó, căn cứ vào lợng vải ngoài xuất cho các Xí nghiệp trong quý để phân bổ chi phí vận chuyển tính vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong quý đó (không kể lợng vải ngoài xuất cho các Xí nghiệp trong quý đó sử dụng có sử dụng hết vào việc sản xuất sản phẩm hay không)
Trong “Báo cáo tổng hợp chế biến”, chi phí vận chuyển còn đợc kế toán phân bổ cho từng mã hàng theo tiêu thức phân bổ là lợng vải ngoài tiêu hao thực tế cho từng mã hàng. Sau đó, với từng mã hàng, kế toán tính ra chi phí vận chuyển bình quân cho một đơn vị bán thành phẩm. (Xem biểu "Báo cáo tổng hợp chế biến")
Ví dụ: Theo hợp đồng ký với khách hàng OTTO Công ty nhận đợc số nguyên liệu chính do khách chuyển đến là 208.500 mét vải ngoài . Chi phí vận chuyển lô hàng là: 32.171.500 đồng.
Nh vậy chi phí vận chuyển tính bình quân cho 1m vải ngoài là: 32.171.500
208.500
Căn cứ vào báo cáo thanh toán nguyên liệu cắt, số vải ngoài thuộc loại vải Nhật đã giao cho các xí nghiệp trong Quý 3/2001 là 297.827m.
Chi phí vận chuyển phân bổ cho lợng nguyên liệu đó tơng ứng là: 297.827 x 154,29 = 45.954.750 đồng. Kết quả này đợc phản ánh trên báo cáo tổng hợp chế biến (biểu số 5).
Đối với các loại vải ngoài khác cũng đợc tính toán tơng tự. Sau cùng, kế toán tính ra tổng chi phí vận chuyển đợc tính vào giá thành sản phẩm của các mã trong quý 3/2001 là: 965.839.700 đồng.
Ngoài ra, trên báo cáo tổng hợp chế biến chi phí vận chuyển còn đợc tính toán phân bổ cho từng mã hàng theo lợng vải ngoài tiêu hao thực tế.