Quản lý nhân sự tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển thương mại hoàng kim việt

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các yếu tố khác của môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, buộc các nhà quản trị doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn đến quản trị. Quản trị không chỉ chú ý đến môi trường bên ngoài mà còn quan tâm chú ý đến cả môi trường nội bộ của doanh nghiệp. Con người là yếu tố quan trọng nhất, quyết định nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, là nhân tố quyết định đến sự tồn vong của doanh nghiệp, nhưng đây lại là yếu tố phức tạp và đa dạng nhất. Do đó quản trị nhân sự có tầm quan trọng đặc biệt trong các chức năng quản trị. Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị nhân sự cũng như sự quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về đề tài “Quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần đầu tư và phát triển thương mại Hoàng Kim Việt” nên em chọn đề tài “Quản lý nhân sự” để làm Đồ án tốt nghiệp. Với mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của công ty để từ đó xây dựng nên phần mềm “Quản lý nhân sự” nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty.

Trang 2

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế phát triển của thế giới hiện nay, thông tin đóng một vai trò hết sức quan trọng bởi vì lượng thông tin ngày càng nhiều và phức tạp Do đó việc lựa chọn, phân tích, tổng hợp khai thác ngày càng khó khăn nếu ta phải làm thủ công truyền thống Rất may mắn, cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống đặc biệt công nghệ thông tin là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý Chúng ta dễ dàng thấy được việc đưa tin học vào trong quản lý kinh doanh là một trong những ứng dụng quan trọng trong rất nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu Nhờ vào công tác tin học hóa mà công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tỏ ra rất nhanh chóng và hiệu quả Chính vì lẽ đó mà cơ sở dữ liệu như là một giải pháp hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển một cách bền vững, nhanh chóng.

 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các yếu tố khác của môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, buộc các nhà quản trị doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn đến quản trị Quản trị không chỉ chú ý đến môi trường bên ngoài mà còn quan tâm chú ý đến cả môi trường nội bộ của doanh nghiệp Con người là yếu tố quan trọng nhất, quyết định nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, là nhân tố quyết định đến sự tồn vong của doanh nghiệp, nhưng đây lại là yếu tố phức tạp và đa dạng nhất Do đó quản trị nhân sự có tầm quan trọng đặc biệt trong các chức năng quản trị Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị nhân sự cũng như sự quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về đề tài “Quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần đầu tư và phát triển

thương mại Hoàng Kim Việt” nên em chọn đề tài “Quản lý nhân sự” để làm Đồ

án tốt nghiệp.

Nguyễn Thị Kiều Oanh – 1021050073- Tin kinh tế k55

2

Trang 3

Với mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của công ty để từ

đó xây dựng nên phần mềm “Quản lý nhân sự” nhằm phục vụ cho lợi ích của công

ty.

 Mục tiêu

Mục tiêu nghiên cứu của đồ án tốt nghiệp, xây dựng phần mềm quản lý nhân sự phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý nhân sự, tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển thương mại Hoàng Kim Việt Hệ thống cho phép thay thế các công việc trước đây vẫn làm thủ công và mới chỉ sử dụng các ứng dụng của Microsoft office trong công việc lưu trữ thông tin của nhân viên, thông tin quá trình làm việc, thông tin các hợp đồng lao động bằng một hệ thống quản lý thông tin chuyên nghiệp hơn Ngoài ra hệ thống còn có khả năng cho phép thống kê nhanh các thông tin cần thiết trong quá trình quản lý và các thông tin có liên quan khác Từ đó tăng hiệu xuất công việc, tiết kiệm thời gian, hơn nữa lại đảm bảo yêu cầu bảo mật cao đem lại sự an toàn đối với các thông tin.

Chương 2: Phân tích và thiết kế chức năng của hệ thống.

Chương 3: Một số công cụ để thực hiện đề tài.

Trang 4

Chương 4: Xây dựng chương trình.

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI HOÀNG KIM VIỆT

1.1 Khảo sát thực trạng

1.1.1 Giới thiệu về công ty Hoàng Kim Việt

- Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư và phát triển thương mại Hoàng Kim

Việt

- Tên giao dịch quốc tế:Hoang Kim Viet trade development and investment

jointstock company

- Tên viết tắt: Hoàng Kim Việt

- Trụ sở kê khai thuế: Xóm Bến, Xã Kim Nỗ, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà

Nội

- Văn phòng giao dịch: Số 136 Lê Đức Thọ (kéo dài), Phường Mai Dịch, Quận

Cầu Giấy, TP Hà Nội

- Số điện thoại: 04.85850899 Fax: 04.85850899

- Website: hoangkimviet.vn/duhocquocte.com

- Email: japanking85@gmail.com

- Ngày thành lập: Ngày 20 tháng 11 năm 2010

- Số tài khoản: 108010000120720 Mở tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần

Công Thương Việt Nam – Chi nhánh SôngNhuệ

- Mã số thuế: 0106041006

- Tổng vốn điều lệ: 6.000.000.000 VNĐ (Sáu tỷ Việt Nam đồng)

- Tổng số cán bộ và công nhân viên chính thức: 42

Trong đó:

- Trình độ Đại Học: 20 người

- Trình độ Cao Đẳng: 12 người

- Trình độ Trung Cấp: 08 người

- Trình độ khác: 02 người

- Logo và slogan của công ty:

4

Trang 5

Thắp sáng tương lai Việt

Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

- Tư vấn hỗ trợ giáo dục tự túc ( đưa người đi ra nước ngoài)

- Đào tạo ngoại ngữ chủ yếu là tiếng Anh và tiếng Nhật

- Hỗ trợ dịch thuật.

Hoàng Kim Việt được cấp giấy phép tư vấn du học do sở giáo dục đào tạo cấp số 9527/CN- SGD&ĐT.

1.1.2 Sơ đồ tổ chức của Hoàng Kim Việt

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của Hoàng Kim Việt

• Trách nhiệm quản lý nhân sự thuộc về phòng Hành Chính- Nhân sự trong đó: Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ quản lý các vấn đề về nhân sự như tạo danh sách

Trang 6

các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin về nhân viên (thông tin cá nhân, chức vụ, nơi ở….), thông tin về hợp đồng lao động,…

• Phòng kế toán có nhiệm vụ: tính lương, thực hiện các quyết toán về thuế, tổng hợp báo cáo quyết toán cho công ty….

• Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, đưa ra chiến lược chiến thuật kinh doanh để đem lại hiệu quả công việc,…

• Phòng đối ngoại: Chuyên thực hiện việc ngoại giao, giao dịch với với khách hàng, chăm sóc khách hàng tiềm năng…

• Phòng đào tạo: Thực hiện nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ, quản lý học viên, báo cáo tình hình học tập cảu học vien cho phòng hành chính nhân sự…

1.2 Khảo sát hiện trạng quản lý nhân sự của công ty Hoàng Kim Việt.

Từ rất nhiều năm qua công nghệ thông tin đã có ứng dụng không hề nhỏ đối với tất cả mọi việc cũng như quản lý nhân sự Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là quản lý hồ sơ nhân viên mà ở đây chúng ta quản lý tất cả những thông tin liên quan đến nhân viên, có thể cập nhật thông tin mỗi khi có sự thay đổi nhân sự hoặc hiện trạng làm việc của từng nhân viên Quy trình quản lý bắt đầu từ khi người lao động được ký hợp đồng làm việc cho đến khi nghỉ việc.

Bài toán Quản lý nhân sự gồm các nội dung:

• Quản lý sơ yếu lý lịch nhân viên với đầy đủ thông tin như: Họ tên, phòng ban, trình độ, chức vụ, ngày sinh, số CMND, quê quán, điện thoại liên hệ Quá trình công tác của nhân viên.

• Quản lý hợp đồng lao động: Ngày vào làm hợp đồng, thời gian thử việc, thời hạn hợp đồng tiếp theo….

• Quản lý thi đua khen thưởng: theo dõi quá trình làm việc của nhân viên Nếu có thành tính hoặc sai phạm thì tiến hành lập báo cáo về khen thưởng, kỷ luật.

• Tính lương: Quản lý ngày công đi làm của nhân viên, theo dõi quyết định lương của nhân viên, tính lương theo tháng của nhân viên Dựa vào các chế đô, bảo hiểm, phụ cấp….tính lương cho nhân viên.

6

Trang 7

1.2.1 Quy trình tiếp nhận hồ sơ để quản lý thông tin nhân viên và quá trình ký

hợp đồng lao động.

Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng để bổ sung, thay thế nhân lực, các phòng ban sẽ lên danh sách những vị trí cần tuyển dụng gửi lên phòng hành chính nhân sự, phòng hành chính nhân sự xem xét, trình Ban lãnh đạo duyệt Nếu đồng ý duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và phòng hành chính nhân sự sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động.

Sau khi nhận thông báo, người lao động nộp hồ sơ vào công ty để xin việc Hồ sơ phải đầy đủ các thông tin cá nhân như : họ tên, năm sinh, giới tính, chứng minh thư nhân dân, nơi ở hiện nay…., trình độ chuyên môn, trình độ học vấn Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, phòng hành chính nhân sự cùng với lãnh đạo phòng ban liên quan duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động.

Trong quá trình làm việc, người lao động có thay đổi gì về thông tin hồ sơ như: tình trạng hôn nhân, quan hệ gia đình, bằng cấp, chỗ ở….thì người lao động sẽ báo cho phòng hành chính nhân sự, để phòng hành chính nhân sự thay đổi lại thông tin quản lý.

Nếu phù hợp với công ty sẽ ký hợp đồng với người lao động.

Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của từng người lao động như:

 Đối với trình độ trung cấp thời gian thử việc là 3 tháng

 Còn trình độ đại học, cao đẳng là 2 tháng

Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ

ưu đãi của chế độ thử việc.

Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ ký hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn là 1 năm Sau 1 năm, hợp đồng sẽ được ký lại Sau khi đã ký hợp đồng với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động để đảm bảo lợi ích cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty.

Trang 8

Tiếp nhận hồ sơ lao động

Hợp đồng chính thức

Ký hợp đồng lao độngThông báo tuyển dụng

Báo cáo

Hợp đồng thử việc

Hình 1.2 Quy trình quản lý hồ sơ lao động.

1.2.2 Quy trình xử lý khen thưởng, kỷ luật, chế độ của công ty.

Khi làm việc, người lao động sẽ được phòng hành chính nhân sự theo dõi với những trường hợp vi phạm nội quy cũng như được khen thưởng Sau đó, phòng hành chính nhân sự sẽ báo cáo Ban lãnh đạo xét duyệt, nếu đồng ý duyệt Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định khen thưởng/kỷluật Phòng hành chính nhân sự có nghiệm vụ thực hiện các quyết định mà Ban lãnh đạo đưa ra và lưu trữ các quyết định để tổng hợp và báo cáo lên công ty và đưa cho kế toán xử lý trừ, hay cộng thêm vào lương.

8

Trang 9

Các hình thức khen thưởng:

• Thưởng tiền cho từng cá nhân xuất sắc trong tháng.

• Mỗi quý sẽ tìm ra người xuất sắc trao giấy khen nhân viên xuất sắc.

• Mỗi năm nhân viên nào làm tốt sẽ được đi Nhật một chuyến miễn phí.

Các hình thức kỷ luật:

• Nhắc nhở đối với lần thứ nhất vi phạm.

• Cảnh cáo lần 2, và đến lần 3 sẽ bị phạt tiền, để nhắc nhở quá nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc.

• Riêng đối với các trường hợp nhân viên chộm cắp, thiếu trung thực trong công việc, làm lộ các việc cơ mật của công ty, sẽ bị thôi việc ngay tức thời Đối với các trường hợp nghỉ chế độ như: nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đi học để nâng cao trình độ tay nghề thì được phòng hành chính nhân sự theo dõi trong sổ nghỉ chế độ nhằm đảm bảo các lợi ích cho người lao động Riêng đối với nhân viên mang thai, trong kỳ mang thai sẽ được nghỉ 5 buổi để khám thai, và mỗi ngày được nghỉ trước 1 tiếng

Mỗi tháng người lao động sẽ được nghỉ phép 1 ngày Nếu tháng trước mà người lao động chưa nghỉ phép thì người lao động sẽ cộng dồn phép sang tháng sau Một năm sẽ được nghỉ phép tối đa 12 ngày và phép từ năm này sẽ không được cộng dồn sang năm kế tiếp và sẽ không được tính vào lương nếu còn phép Đối với chế độ nghỉ thai sản thì sẽ được nghỉ 6 tháng Và vẫn được hưởng lương như bình thường.

Trang 10

Vi phạm lao động Biên bản

Thành tích lao động Báo cáo để nghị Khen thưởng/ Kỳ luật Xét duyệt

Theo dõi Khen thưởng kỷ luậtQuyết định Khen thưởng/ Kỷ luật

Đơn xin nghỉ chế độ Tiếp nhận Quyết định

Theo dõi nghỉ chế độ

Hình 1.3 Quy trình giải quyết chế độ

10

Trang 11

1.2.3 Quy trình thực hiện nhiệm vụ theo dõi lương, và tính lương cho nhân

viên.

Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ chấm công cho từng thành viên trong công ty Theo dõi số ngày đi làm, giờ giấc đi làm, các hình phạt nóng( đi muộn, vi phạm trong giờ…) ….Đến cuối tháng, nhân viên được giao nhiệm vụ chấm công sẽ tổng hợp lại số ngày công làm chính và số ngày công làm thêm (nếu có) của từng nhân viên trong phòng ban đó rồi gửi lên phòng kế toán để tính lương.

Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ và vị trí, người lao động sẽ có mứclương khởi đầu (Lương cơ bản) Trong thời gian làm việc, nếu người lao động hoànthành tốt nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỷ luật lao động, không có vi phạm antoàn lao động thì sẽ được xem xét để tăng lương Việc nâng lương này cũng tùy thuộcvào trình độ học vấn và trình độ làm việc của người lao động

Hàng tháng, nhân viên kế toán có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương mà mỗi cán bộ nhân viên được hưởng Lương được thỏa thuận của mỗi cán bộ nhân viên khi làm hợp đồng với công ty, các mức thưởng (phạt) cho từng nhân viên theo quy định của công ty, dựa vào đó phòng kế toán tính lương cho từng nhân viên.

Cuối cùng phòng kế toán đưa ra danh sách tiền lương tương ứng của mỗi nhân viên cho Ban giám đốc xem xét và giải quyết.

Tại phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ tính lương hàng tháng cho nhân viên trong Công ty Công việc tính lương được căn cứ theo nhiều mặt sau:

Mỗi nhân viên trong công ty được gán một mã số, có họ tên, ngày sinh, giới tính, ngày làm việc, một mức lương cơ bản, số ngày làm việc quy định trong tháng (24 ngày/tháng) Mỗi nhân viên thuộc 1 phòng ban và giữ một chức vụ

Hàng tháng công ty phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 20 % số tiền lương

cơ bản của mỗi nhân viên Trong đó nhân viên phải chịu 5% (trừ vào tiền lương cuối tháng) và công ty chịu 15%.Tiền bảo hiểm y tế công ty phải nộp 4.0% lương cơ bản của nhân viên đó.Trong đó công ty chịu 3% và nhân viên chịu 1.% (trừ vào tiền

Trang 12

Chấm công

Tính lương

Bảng chấm công Kiểm tra số liệu

Báo cáoBảng lương

lương cuối tháng).Tiền bảo hiểm thất nghiệp công ty phải nộp 1.5% lương cơ bản của nhân viên Trong đó công ty chịu 1% và nhân viên chịu 1% (trừ vào tiền lương cuối tháng) Riêng kinh phí công đoàn 2% thì công ty nộp cho nhân viên trong công ty.

Hàng ngày, quá trình công tác của người lao động được theo dõi qua bảng chấmcông và hàng tháng xét lương cho người lao động Nếu người lao động làm thêm ngoàigiờ hành chính hoặc ngày nghỉ, lễ tết sẽ được tính theo mức lương riêng

Để tính lương cần phải có số ngày công trong tháng và mức lương hợp đồng.Tiền lương cho 1 ngày làm việc được tính bằng cách lấy tiền lương tháng (lương HĐ)chia cho số ngày làm việc theo chế độ trong tháng (thường là 24) Bên cạnh nhữngngày công làm việc theo chế độ, còn có công làm ngoài giờ, công ngày nghỉ và côngngày lễ tết Lương ngoài giờ được tính bằng 150% lương chế độ, lương ngày nghỉ bằng200% lương chế độ, lương lễ tết bằng 300% lương chế độ

Vào cuối tháng, bảng chấm công và số ngày làm thêm, số ngày nghỉ, bảo hiểm nhân viên sẽ được các đơn vị gửi lên phòng kế toán Lương hàng tháng của nhân viên như sau:

- Lương thực lĩnh = Lương chấm công + Các loại PC ( PC chức vụ, PC tiền ăn trưa, ) + Tiền làm thêm –( Các loại Bảo hiểm +Tạm ứng -+Khác ( nếu có)).

- Lương chấm công = [ Lương cơ bản / Số ngày công quy định] * Số ngày công của nhân viên.

- BHXH = Lương cơ bản * 5%.

- BHYT = Lương cơ bản * 1%.

- BHTN = Lương cơ bản * 0.5%.

Dưới đây là bảng lương tháng 11/2013 của công ty:

12

Trang 13

Hình 1.4 Quy trình tính lương của nhân viên.

1.5 Bảng theo dõi ngày công nhân viên

1.2.4 Lí do chọn đề tài và mục tiêu của hệ thống quản lý nhân sự mới.

 Lý do chọn đề tài: Trong quá trình thực tập tại công ty Hoàng Kim Việt e thấy rằng công ty có khoảng gần 50 nhân viên chia ra làm 5 phòng việc quản lý còn khá thủ công nên rất bất tiện, tính bảo mật an toàn lại không cao.

- Mỗi nhân viên sẽ phải chịu sự quản lý của một phòng ban nào đó

- Phòng hành chính nhân sự lưu trữ, quản lý các vấn đề có liên quan tới nhân sự như: khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển nhân viên, theo dõi chế độ của nhân viện…

Trang 14

- Khi ra quyết định nào đó cho nhân viên thì phòng hành chĩnh nhân sự sẽ lưu trữ lại các quyết định bằng các phương pháp khác nhau như số sách, các phần mềm trên bộ Microsoft Office…

- Yêu cầu tìm kiếm báo cáo liên quan.

• Với đội ngũ nhân viên gần 50 người, công ty muốn tìm hồ sơ hoặc lập báo cáo tuần, xem thay đổi về thông tin rất mất thời gian,tốn công sức,

…

• Tìm kiếm những hợp đồng gần hết hạn, để xét duyệt xem có ký tiếp hay không Như vậy những nhân viên phòng hành chính nhân sự phải làm thủ công rất mất thời gian, và tính bảo mật lại không cao.

Vì vậy, em chọn đề tài “ Quản lý nhân sự cho công ty cổ phần đầu tư Hoàng Kim Việt “ tăng hiệu quả cũng như khắc phục hạn chế do các phương

pháp quản lý nhân sự gặp phải.

 Mục tiêu của hệ thống “ Quản lý nhân sự “mới:

- Chương trình đơn giản, dễ xử dụng.

- Tăng tính an toàn, bảo mật.

- Phần mềm mới phảo đáp ứng mọi yêu cầu của một phần mềm quản lý thông thường như: Cập nhật thông tin bộ phận, phòng ban, hồ sơ nhân sự khi có sự thay đổi, quá trình công tác của nhân viên, chế độ khen thưởng ký luật nhân viên, tìm kiếm tra cứu thông tin nhân viên trong công ty, tra cứu hợp đồng lao động, tính lương cho nhân viên.

14

Trang 15

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

2.1 Mô hình phân rã chức năng của hệ thống.

• Định nghĩa mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với với mọi tác nhân ngoài của hệ thống Các luồng dữ liệu giữa các chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống.

• Định nghĩa tác nhân ngoài:

Tác nhân ngoài là một người, nhóm hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin của hệ thống Sự có mặt các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống và định

rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Điều đáng chú ý là hiểu nghĩa

“ngoài lĩnh vực nghiên cứu” không có nghĩa là bên ngoài tổ chức

• Định nghĩa tác nhân trong:

Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được

mô tả ở trang khác của biểu đồ Thông thường mọi biểu đồ có thể bao gồm một số trang, đặc biệt là trong các hệ thống phức tập và với khuôn khổ giấy có hạn thông tin được truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này Ý nghĩa của tác nhân trong với kí hiệu tương tự như nút tiếp nối của sơ đồ thuật toán

Trang 16

Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu xong quy trình quản lý nhân sự của công ty Em nhận thấy rằng, hệ thống quản lý nhân sự của công ty tuy thủ công, nhưng cũng hỗ trợ

căn bản cho việc quản lý nhân sự của công ty.Mặc dù vậy việc quản lý bằng thủ công sẽ không thể đáp ứng được hết các yêu cầu của hệ thống Nên việc xây dựng lại hệ

thống quản lý nhân sự mới là hoàn toàn hợp lý Hệ thống quản lý nhân sự bao gồm các chức năng như sau:

QUẢN LÝ NHÂN

SỰ

Tínhlương

QL hồ sơ nhân viên

Tìm kiếm Báo cáo

QL danh mục

QL hệ thống

Chấmcông

Thông tin nhân

Phòng ban

Đăng

nhập

Trình độ

Hợp đồng lao động

Khen thưởng

kỷ luật Chức vụ

Khen thưởng

LĐ

Thoát

Hợp đồng lao động

Chế độ

Quá

trính Công

Trang 17

Hình 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống

2.2 Mô tả chi tiết chức năng của hệ thống:

2.2.1 Chức năng Quản lý hệ thống

Cho phép người quản trị định nghĩa được danh sách người dùng.

Chức năng này gồm có:

• Đăng nhập hệ thống.

• Phân quyền

• Thoát khỏi hệ thống.

Khi người sử dụng cần đăng nhập vào hệ thống thì phải nhập tài khoản và mật khẩu (do được người quản trị cấp cho nhân viên đó) sau khi đăng nhập chính xác nhân viên đấy mới được thực hiện được các thao tác trong hệ thống

2.2.2 Chức năng Quản lý danh mục

Các danh mục sẽ được hệ thống khởi tạo từ đầu và dùng xuyên suốt trong toàn quá trình làm việc Khi công ty có kế hoạch mở rộng bộ máy làm việc, sẽ thành lập thêm các bộ phận, phòng ban khác Lúc đó ban lãnh đạo sẽ có công văn, quyết định đưa xuống, nhân viên quản trị nhân sự sẽ cập nhập thêm mới thông tin vào danh mục bộ phận, phòng ban,chức danh cũng như các danh mục khác đúng theo công văn, quyết định của cấp trên đưa xuống.

 Danh mục Phòng ban

 Danh mục Chức vụ

 Danh mục Trình độ

 Danh mục Chế độ

Quá

Trình công tác

Khen thưởng

lương

Trang 18

 Danh mục Khen thưởng/ Kỷ luật.

2.2.3 Chức năng Quản lý nhân sự

Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: mã số nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, nguyên quán, giới tính, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, trình độ, học vấn Tất cả những thông tin liên quan đến nhân viên sẽ được quản lý đầy đủ, mỗi nhân viên có một mã nhân viên duy nhất để tiện cho công tác quản lý.

Đối với nhân viên mới ký hợp đồng lao động với công ty, nhân viên đó có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cá nhân cho công ty (họ tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, nguyên quán ) các thông tin này sẽ được chuyển đến phòng nhân sự, lúc đó nhân viên phòng nhân sự sẽ tiếp nhận các thông tin chuyển đến của nhân viên đó và nhập vào hệ thống rồi lưu vào cơ sở dữ liệu.

Theo dõi và cập nhập các thông tin trong quá trình làm việc của từng nhân viên khi có sự thay đổi Trong quá trình làm việc, khi có sự thay đổi nào đó như: tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, chuyển công tác, chuyển bộ phận làm việc Ban giám đốc sẽ ra quyết định, phòng nhân sự có nhiệm vụ nhập các thông tin đúng theo quy định và cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

Quản lý chi tiết các thông tin liên quan của từng nhân viên như: trình độ học vấn (là lao động phổ thông, trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ ) chuyên ngành đào tạo (kế toán, kiểm toán, công nghệ thông tin, cơ điện, địa chất, quản trị kinh doanh ).

Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, tập sự, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn Khi hợp đồng của nhân viên sắp hết thời hạn, phòng nhân sự có trách nhiệm báo cáo với Ban giám đốc để Ban giám đốc quyết định ký hợp đồng làm việc với nhân viên đó nữa hay không.

18

Trang 19

Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản

lý trực tiếp của đơn vị đó Và người lao động có thể là đơn yêu cầu chuyển công tácsang đơn vị khác trong công ty Đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến phòng hànhchính nhân sự để gửi lên ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt thì phòng hành chínhnhân sự sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động Hoặc người lao động cóthể chuyển công tác theo yêu cầu công việc của công ty Và tại một đơn vị mới, ngườilao động sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức phụ cấp chức vụ có thể giốnghoặc khác khi ở đơn vị cũ

Việc quản lý hồ sơ nhân viên bằng phần mềm sẽ giúp cải tiến hiệu quả trong việc tìm kiếm hồ sơ nhân viên, cập nhật hoặc thêm mới hồ sơ bởi số lượng hồ sơ cần phải lưu trữ là rất lớn.

• Quản lý nhân sự có thể xem xét được bảng lương do phòng tài chính kế toán lập để có thể định ra được mức lương phù hợp cho nhân viên.

• Tìm kiếm danh danh sách nhân viên đã được khen thưởng hoặc bị kỷ luật trong tháng.

• Tìm kiếm nhân viên theo hợp đồng lao động, căn cứ vào ngày kí hợp đồng và ngày kết thúc hợp đồng lao động.

• Tìm kiếm quá trình công tác theo mã nhân viên, theo tên của nhân viên xem quá trình điều chuyển như nào.

Trang 20

2.2.5 Chức năng Báo cáo

Chức năng báo cáo là hoạt động tổng hợp dữ liệu Người sử dụng hệ thống đưa báo cáo thống kê theo yêu cầu Chức năng này bao gồm:

Báo cáo về nhân sự:

• Sơ yếu lý lịch của nhân viên.

• Hợp đồng lao động của nhân viên.

• Danh sách nhân viên được khen thưởng, bị kỷ luật theo thời gian hoặc theo tên của nhân viên.

• Báo cáo quá trình làm việc của từng nhân viên.

• Báo cáo quá trình khen thưởng kỷ luật của từng nhân viên, qua từng giai đoạn.

• Báo cáo bảng lương của nhân viên theo tháng

2.3 Mô hình luồng dữ liệu (DFD)

2.3.1 Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.

Hình 2.2.Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.

20

Trang 21

2.3.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

Hình 2.3.Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

Trang 22

2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.

2.3.3.1 Mô hình luồng dữ liệu” quản lý hệ thống”.

Hình 2.4 Mô hình luồng dữ liệu” quản lý hệ thống”

22

Trang 23

2.3.3.2 Mô hình luồng dữ liệu mức” quản lý danh mục”

Hình 2.5.Mô hình luồng dữ liệu mức” quản lý danh mục”

Trang 24

2.3.3.3 Mô hình luồng dữ liệu mức” quản lý hồ sơ nhân viên”

Hình 2.6.Mô hình luồng dữ liệu mức” quản lý hồ sơ nhân viên”

24

Trang 25

2.3.3.4 Mô hình luồng dữ liệu mức “ Quản lý lương“

Hình 2.7.Mô hình luồng dữ liệu mức “ Quản lý lương“

Trang 26

2.3.3.5 Mô hình luồng dữ liệu mức “ Tìm kiếm”

Hình 2.8 Mô hình luồng dữ liệu mức” tìm kiếm”

26

Trang 27

2.3.3.5 Mô hình luồng dữ liệu mức “ báo cáo”

Hình 2.9.Mô hình luồng dữ liệu mức “ báo cáo”

2.4 Xây dựng cơ sở dữ liệu

Mô hình thực thể liên kết là một mô hình dữ liệu mức quan niệm phổ biến , tập trung vào các cấu trúc dữ liệu và các ràng buộc.

2.4.1 Mô hình thực thể liên kết dữ liệu.

2.4.1.1 Các khái niệm cơ bản

Mô hình thực thể liên kết là một mô hình dữ liệu mức quan niệm phổ biến , tập trung vào các cấu trúc dữ liệu và các ràng buộc.

Trang 28

Kí hiệu liên kết:

b Các bước tiến hành

Để phân tích hệ thống về dữ liệu ta phải tiến hành theo từng bước sau:

Bước 1 Phân tích (bước này độc lập với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu):

- Xác định các yêu cầu về dữ liệu: Phân tích các yêu cầu dữ liệu của hệ thống để xác định các yêu cầu về dữ liệu.

- Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu diễn các yêu cầu về dữ liệu.

Bước 2 Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ:

• Thiết kế logic cơ sở dữ liệu: độc lập với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Xác định các quan hệ: Chuyển từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ.

- Chuẩn hóa các quan hệ về các dạng chuẩn, ít nhất là chuẩn 3 (3NF).

• Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu: Dựa trên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể.

- Xây dựng các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ: quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ.

- Hỗ trợ các cài đặt vật lý trong cơ sở dữ liệu: cài đặt chi tiết trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu lựa chọn.

2.4.1.2 Các kiểu liên kết của thực thể.

Tên thực thể

Tên thuộc tính

Tên liên kết

28

Trang 29

• Kiểu liên kết 1-1

Liên kết giữa nhân viên và tài khoản:

• Kiểu liên kết 1-n

Liên kết giữa Nhân viên và chức vụ.

Liên kết giữa Nhân viên và phòng ban.

Liên kết giữa Nhân viên và trình độ.

Liên kết giữa Nhân viên và hợp đồng.

Liên kết giữa Nhân viên và Chấm Công.

Liên kết giữa Nhân viên và Quá trình công tác.

• Kiểu liên kết n-n

Liên kết giữa Nhân viên và Khen thưởng.

Liên kết giữa Nhân viên và Kỷ luật

Ta thấy xuất hiện 2 liên kết nhiều-nhiều nên sẽ tiến hành tách thành các quan hệ 1-nhiều thông qua kiểu thực thể trung gian là Chi tiết khen thưởng, kỷ luật và Chi tiết chế độ:

Liên kết Nhân viên - Khen thưởng, Kỷ luật: Nhân viên- Chi tiết khen thưởng,

kỉ luật; kỷ luật – Chi tiết kỷ luật; khen thưởng – chi tiết khen thưởng.

Trang 30

MaktManvNgayktThanhtichHinhthucktGhichu

ThongtinluongManvSoqdNgayqdLuongcbChucVu

NhanVien

ManvTennvMapbMacvMatdNgaysinhDiachiGioitinhCMNDSDT

TrinhdoMatdTentdGhichu

HopdongMahdManvNgaykiNgayketthucLoaihdGhichu

ChitietCheDo

MacdMaNVNgaybatdauNgayketthuc

ChitietHDLoaihdTenloaiGhichuChedo