Khi người lao động trúng tuyển vào làm tại công ty thì nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ nhập đồng thời đầy đủ thông tin về người lao động cũng như thông tin về hợp đồng lao động của người lao động đó.
Trong chức năng quản lý hồ sơ nhân viên, thông tin hồ sơ của mỗi nhân viên sẽ được hệ thống lưu trữ, cập nhật khi có thay đổi. Hồ sơ mỗi nhân viên sẽ được hệ thống lưu trữ từ khi bắt đầu vào làm việc trong công ty. Đến khi nhân viên kết thúc hợp đồng và nghỉ việc ở công ty thì thông tin hồ sơ cá nhân của nhân viên đó vẫn được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu để có thể kiểm tra khi cần thiết.
Việc nhập mã nhân viên và mã hợp đồng được lập trình bằng cách tự động sinh mã mà không cần phải nhập bằng tay. Bằng cách tự sinh mã này giúp cho việc thêm nhân viên mới sẽ không bị trùng mã.
Khi cần sửa thông tin nhân viên hoặc thông tin về hợp đồng lao động của nhân viên thì ta có thể tìm kiếm nhân viên sau đó ấn nút sửa để thay đổi thông tin.
Hình 4.9. Giao diện form thông tin nhân viên
Hình 4.10. Giao diện form Hợp đồng
Sau khi thêm thông tin và hợp đồng của người lao động thì tùy vào trình độ và nhu cầu của người lao động, ta sẽ phân bổ lao động vào từng phòng ban tương ứng. Tại đây sẽ quản lý theo dõi thông tin về loại hợp đồng, ngày kí, ngày kết thúc của từng nhân viên theo mã.
Trong quá trình làm việc của nhân viên, nhân viên có thể được chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác. Khi đó, ta sẽ lưu lại quá trình công tác của nhân viên đó lại.Quá trình phân bổ sẽ lưu vào quá trình công tác của nhân viên đó.
Hình 4.11. Giao diện form quá trình công tác
Ngoài ra phần mềm còn theo dõi thông tin lương cơ bản của nhân viên bao gồm số quyết định, ngày quyết định, lương cơ bản của từng nhân viên.