Tìm hiểu việc ứng dụng Công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội

*Chức năng giải trí: TVHN thực hiện chức năng giải trí bằng cách tổ chức cho nhân dân sử dụng thời gian nhàn rỗi một cách có ích thông qua cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin- th

LỜI CẢM ƠN

Em xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới TS Chu Ngọc Lâm, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Thông tin học và Quản trị thông tin của trường Đại học Dân lập Đông Đô đã dạy dỗ, chỉ bảo cho em trong suốt 4 năm học tập, nghiên cứu tại trường Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ, nhân viên của Thư viện Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong việc tìm hiểu thực tế và trợ giúp đáng quý về tinh thần

Em rất mong các thầy, các cơ cùng bạn bè tham gia đóng góp ý kiến để khóa luận được hoàn chỉnh hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn.

Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2011

Sinh viênNgô Thị Đức Thuận

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

TVHN Thư viện Hà Nội

CNTT Công nghệ thông tin

TT – TV Thông tin thư viện

CSDL Cơ sở dữ liệu

UNESCO Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa của Liên Hợp Quốc Web-OPAC OPAC chạy trên nền Web

LỜI NÓI ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong giai đoạn hiện nay, nhân loại đang chứng kiến cuộc cách mạng khoa học công nghệ lần thứ 3, đó là cách mạng thông tin và tư liệu - cuộc cách mạng đang dẫn tới sự hình thành xã hội thông tin toàn cầu, một xã hội dựa trên nền tảng thông tin và trí tuệ – hình thành một nền kinh tế tri thức, đây là yếu tố được coi như một động lực phát triển cơ bản Thông tin khoa học và xã hội là những tri thức đã được tư liệu hóa và trở thành những nguồn lực để phát triển của mỗi quốc gia

Xã hội ngày càng phát triển, lượng thông tin trong xã hơi tăng nhanh theo hàm số mũ dẫn đến hiện tượng tất yếu là ‘ bùng nổ thông tin’.Chính vì vậy, việc tổ chức quản lí, khai thác và sử dụng nguồn thông tin một cách có hiệu quả đang là một trong những nhiệm vụ cấp bách hàng đầu với các cơ quan làm công tác thông tin khoa học và công nghệ, làm thế nào để sử dụng hiệu quả nguồn lực này và biến nó thành độc lực thật sự thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội của đất nước

Công nghệ của thông tin (CNTT) hiện nay đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống, thúc đẩy đổi mới, tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả của sản xuất, giảm nhẹ lao động chân tay tới tối thiểu, sáng tạo ra nhiều của cải, làm cho lực lượng sản xuất của loài người nhảy vọt, chuyển từ nền kinh tế công nghiệp ( kinh tế tài nguyên) sang nền kinh tế tri thức – sản xuất dựa vào trí lực là chủ yếu CNTT là mũi nhọn đột phá đưa con người vào nền văn minh mới – văn minh trí tuệ Và trong bối cảnh hội nhâp, toàn cầu hóa hóa mọi hoạt động của thế giới hiện nay, phát triển CNTT là tiêu chí hàng đầu để đánh giá sự phát triển của một vùng, một quốc gia, một khu vực

Nhận thức được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta chủ trương xây dựng nền kinh tế nước nhà trở thành nền kinh tế tri thức, trong đó con người với tri thưc hiểu biết cao là nòng cốt của lực lượng sản xuất, và có sự quan tâm đặc biệt đến vấn đề này thông qua các Nghị quyết, các Chỉ thị Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”, trong đó nhấn mạnh:

“Mọi hoạt động kinh tế , văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng CNTT để phát triển”

Cũng như các hoạt động khác, công tác thông tin – thư viện là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động xã hội Các thư viện ngày nay không chỉ là nơi lưu trữ thông tin và các hoạt động thành quả trí tuệ của loài người, mà trình độ phát triển của thư viện đang trở thành một trong những yếu tố biểu thị trình độ phát triển của đất nước và xã hội Hiện đại hóa hệ thống thông tin thư viện chính là một trong những nội dung quan trọng góp phần tăng cường nguồn lực thông tin, là một trong những tiền đề góp phần biến chủ trương của Đảng và Nhà nước thành hiện thực Cùng hướng đó, TVHN và các thư viện trong cả nước đang tìm hướng phát triển mới dựa trên cơ sở áp dụng công nghệ tin học, không những có thể áp dụng khai thác triệt để nguồn thông tin có trong thư viện mà còn có thể chia sẻ và tìm kiếm được nguồn thông tin trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới, đáp ứng những yêu cầu của nền kinh tế mới đặt ra đòi hỏi rất lớn đối với công tác giáo dục, học tập, đào tạo và nghiên cứu cũng như các nguồn lực tri thức và thông tin Vì vậy, xây dựng hệ thống thông tin thư viện hiện đại là nhiệm vụ quan trọng của Thư viện Hà Nội để hoàn thành trọng trách là môi trường giáo dục thường xuyên và liên tục thể hiện cuốc sống văn hóa tinh thần vừa là nguồn lực nâng cao dân trí, xây dựng tri thức cuộc sống, thúc đẩy sự phát triển khoa học kĩ thuật và kinh tế xã hội trong thời kì đổi mới của thủ đô Hà Nội

Với ý nghĩa như vậy, là sinh viên chuyên ngành Thông tin học và Quản trị thông tin, với kiến thức được các thầy cô trong trường truyền đạt, qua thời gian

được tiếp xúc thực tế tại Thư viện Hà Nội ( Cơ sở: 47 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội) để thực hiện khóa luận tốt nghiệp và tìm tòi những vấn đề mới mẻ của ngành, cũng như muốn đem đến cho người làm thông tin một cách nhìn nhận khách quan, đúng mực hơn về vai trò của việc áp dụng CNTT, em mạnh dạn chọn đề tài nghiên cứu “ Tìm hiểu việc ứng dụng Công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội ”.

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU.

* Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Hà

Nội

* Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động của Thư viện Hà Nộ tại cơ sở 1: 47 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội từ năm 2003 đến nay

3 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

* Mục đích nghiên cứu:

- Khảo sát thực trạng và đề xuất các giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động của TVHN

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Giới thiệu khái quát về TVHN và vai trò của CNTT trong hoạt động của TVHN

- Làm rõ những yếu tố tác động đến việc úng dụng CNTT tại TVHN

- Khảo sát đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại TVHN

- Đề xuất các giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT trong hoat động của TVHN

4 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

*Cơ sở lý luận

Khóa luận được nghiên cứu dựa trên quan điểm của Chủ nghĩa Mác- Lê Nin và

tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thư viện, các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước ta về đường lối, chính sách phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện

*Phương pháp nghiên cứu:

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

-Phân tích, tổng hợp tài liệu

- Quan sát

- Phỏng vấn

- Điều tra bằng phiếu hỏi

5 CƠ CẤU KHÓA LUẬN

Ngoài phần lời nói đầu, danh mục từ viêt tắt, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận được chia làm 3 chương:

CHƯƠNG I: Thư viện Hà Nội với vấn đề ứng dụng Công nghệ thông tin

CHƯƠNG II: Hiện trạng ứng dụng Công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội.CHƯƠNG III: Các giải pháp tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do trình độ và thời gian có hạn, chắc chắn khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo và các bạn Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp em hoàn thiện khóa luận của mình, đồng thời đó cũng sẽ là những bài học kinh nghiệm quý báu cho hành trang bước vào đời của em

CHƯƠNG1 THƯ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN HÀ NỘI

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trong số các thư viện công cộng ở Việt Nam hiện nay, TVHN tự hào là một trong số những thư viện có lịch sử lâu đời, có một quá trình phát triển và trưởng thành khá dài TVHN chính là thư viện cấp tỉnh, thành phố đầu tiên của cả nước Mấy chục năm qua, đây luôn là niềm tự hào của người dân Thủ đô và đã khá quen thuộc trong tâm trí của họ

Tiền thân của TVHN ngày nay là “phòng đọc sách nhân dân” được thành lập vào ngày 15 / 10/ 1956 tại nhà hàng Thủy Tạ bên Hồ Gươm lịch sử Thư viện đã qua nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở nhà hàng Thủy Tạ - bên hồ Hoàn Kiếm, Ngày đầu thành lập, thư viện chỉ có 4 cán bộ với 5000 cuốn sách, một số báo, tạp chí được chuyển từ chiến khu về Khó khăn càng nhiều, nhưng với lòng nhiệt tình cháy bỏng, các cán bộ Thư viện đã có nhiều đóng góp trong việc bài trừ sách báo phản động, đồi trụy, tham gia cải tạo XHCN, tham gia cuộc đấu tranh chống tư tưởng phản động còn sót lại Mục tiêu hoạt động của thư viện lúc này là: nhanh chóng xây dựng vốn tài liệu phong phú, tổ chức mọi hình thức phục vụ sách báo cho cách mạng, cho nhân dân

Đất nước những năm tháng chống Mỹ (1960-1975), TVHN lại cùng dân

ra trận đánh giặc bằng những phương pháp riêng, cách hoạt động riêng của mình.Với phương châm“ Sách đi tìm người”, bằng những phương tiên thô sơ ( ba lô, túi sách, xe đạp…) TVHN đã đưa hàng vạn cuốn sách, báo đi phục vị bộ đội, dân quân, công nhân, nông dân nội, ngoại thành Hà Nội Sách báo của Thư viện Thủ đô đã đến tận các chiến hào, bên các ụ pháo và các nhà máy xí nghiệp, đến với ruộng đồng, len lỏi vào từng ngõ xóm, làng quê Sách báo thư viện được nhân dân Thủ đô đón nhận như những món ăn tinh thần quý giá, làm dịu bớt

động sản xuất, kịp thời phổ biến kiến thức, kinh nghiệm đến mọi người dân, chia

sẻ niềm vui chiến thắng nơi chiến trường một cách nhanh nhất

Tháng 4/1975, kháng chiến thắng lợi, TVHN cùng với Thành phố bước vào mặt trận mới: “Khắc phục những hậu quả của chiến tranh”, vượt qua những khó khăn, hạn chế của thời bao cấp, xây dựng và phát triển Kinh tế - Văn hóa –

Xã hội Thủ đô ngang tầm với vị thế mới, Hà Nội thay da, đổi thịt Những con đường mới, những khu đô thị mới cao tầng liên tiếp mọc lên Tháng 5/1996 TVHN được cải tạo, xây dựng lại Nếp nhà cấp 4 năm xưa đã nhường chỗ cho khu nhà 3 tầng khang trang, xinh xắn Suốt từ đó đến năm 2008, TVHN bước vào thời kì ổn định tổ chức, xây dựng và phát triển cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin của mình một cách mạnh mẽ và nhanh chóng nhằm đáp ứng nhu cầu đọc và học tập của nhân dân Thủ đô Có thể nói đây là giai đoạn TVHN đã đạt được nhiều thành tựu trong sự nghiệp thư viện, trong xây dựng và phát triển và phục vụ bạn đọc TVHN đã thực sự trở thành một địa chỉ văn hóa, một điểm đến, một người bạn thân thiết với biết bao thế hệ bạn đọc, với bao người dân Hà Nội

Trong giai đoạn này, số lượng cán bộ thư viện đã tăng lên nhanh chóng,

cả về số lượng và chất lượng Đội ngũ cán bộ thư viện được đào tạo cơ bản, có trình độ ngoại ngữ và tin học, năng động, thông minh và cần cù Hệ thống mạng lưới thư viện, tủ sách được xây dựng rộng khắp Thành phố với một thư viện trung tâm (TVHN), 9 quận – huyện, 200 thư viện xã – phường thôn, 228 tủ sách pháp luật, 75 điểm Bưu điện văn hóa xã, hàng trăm thư viện trong các trường phổ thông Các thư viện có sự phối hợp hoạt động chặt chẽ, có sự giúp đỡ, chỉ đạo thống nhất, thường xuyên của thư viện trung tâm Nguồn lực thông tin được

bổ sung mạnh mẽ, phong phú, đa dạng, đáp ứng việc cung cấp thông tin cho hàng triệu bạn đọc Thủ đô, tích cực, chủ động cung cấp thông tin, tư liệu phục

vụ có hiệu quả công tác quản lý, lãnh đạo, nghiên cứu khoa học, lao động sản xuất, trực tiếp phục vị sự nghiệp phát triển Thủ đô Hà Nội

Năm 2008 là một năm rất đặc biệt với TVHN trong thời kì hiện đại Sau 3 năm xây dựng, TVHN mới( tòa nhà 9 tầng, hơn 1.2000m2 sàn) – là một trong những công trình kỷ niệm dịp 1000 năm Thăng Long được khánh thành đúng vào dịp thành phố kỉ niệm 54 năm ngày giải phóng thủ đô(10/10/1954- 10/10/2008) Được thiết kế theo dáng dấp một cuốn sách mở, cùng với nhiều trang thiết bị hiện đại, TVHN hứa hẹn là một địa chỉ văn hóa mới, một kho tàng tàng tri thức song hành cùng người TVHN Thủ đô văn minh, hiện đại.

Cùng lúc tiếp nhân trụ sở thư viện mới, TVHN cũng đồng thời mở rộng

cả nguồn lực và phạm vi hoạt động sau khi Hà Tây sát nhập vào với Hà Nội Đồng thời với việc sát về địa giới hành chính, TVHN và Thư viện tỉnh Hà Tây cũng hợp thành một với tên gọi thư viện Thủ đô Hà Nội (hay Thư viện Hà Nội) Sau khi chính thức hợp nhất,TVHN đã trở thành một trong vài thư viện lớn nhất Việt Nam cả về vốn tài liệu, cán bộ thư viện, đặc biệt là quản lí một mạng lưới thư viện cấp quận, huyện, thư viện cơ sở và tủ sách lớn nhất cả nước Tháng 4 năm 2010, sau một thời gian nghiên cứu các giải pháp, TVHN đã chính thức hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy cơ quan Đây là một bước ngoặt quan trọng trong lịch sử hoạt động của TVHN

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng của Thư viện Hà Nội.

Thư viện Hà Nội do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội thành lập, là đơn

vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Hà Nội, có chức năng:

1.Thu thập, bảo quản, tổ chức, khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và viết về Hà Nội, các tài liệu trong nước và nước ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển Thủ đô về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

2.Tham mưu cho lãnh đạo Sở Văn hóa-Thể thao và Du lịch Hà Nội về tổ chức và hoạt động của hệ thống tổ chức thư viện quận, huyện, cơ sở và các loại hình thư viện khác trên địa àn Thành phố Hà Nội.

Bên cạnh những chức năng theo nhiệm vụ nói trên, TVHN còn thực hiện các chức năng xã hội khác như:

*Chức năng giáo dục: TVHN phải là nơi cung cấp địa điểm, kiến thức cho

người dân học tập sau giảng đường, tham gia vào việc xóa mù chữ cho nhân dân ( gồm cả xóa mù chữ và xóa mù tin học trong thời kì hiện đại); giúp nâng cao trình độ dân trí, trình độ chuyên môn cho người dân Thủ đô

*Chức năng thông tin: thông tin ở đây bao gồm cả tin tức, số liệu, dữ liệu, các

khái niệm, tri thức tạo nên sự hiểu biết của con người Thư viện phải thu thập, bảo quản, tìm và phổ biến thông tin đến mọi người dân trên địa bàn bằng nhiều cách thức khác nhau, đảm bảo mọi người dân được quyền thụ hưởng thông tin một cách công bằng và dễ dàng

*Chức năng văn hóa: TVHN đóng vai trị quan trọng trong việc thu thập, bảo

quản và truyền bá di sản văn hóa của nhân loại, của dân tộc, đặc biệt là nguồn di sản thành văn vô cùng phong phú,đa dạng và rực rỡ của địa phương; TVHN cũng phải đóng vai trị như một trung tâm sinh hoạt văn hóa chủ yếu của cộng đồng người dân, đảm bảo cho mọi người dân có thể tham gia một cách tự nguyện và miễn phí

*Chức năng giải trí: TVHN thực hiện chức năng giải trí bằng cách tổ chức cho

nhân dân sử dụng thời gian nhàn rỗi một cách có ích thông qua cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin- thư viện phù hợp, cung cấp sách báo, phương tiên nghe nhìn giúp bạn đọc giải trí, thư giãn lành mạnh sau những giờ lao động căng thẳng

1.1.2.2 Nhiệm vụ của Thư viện Hà Nội

TVHN là một thư viện lớn, có vị trí quan trọng trong hệ thống thư viện công cộng Việt Nam và đối với phát triển văn hóa- xã hội Thủ đô nên TVHN có khá nhiều nhiệm vụ.

* TVHN có nhiệm vụ thỏa mãn tối đa nhu cầu đoc, nghiên cứu , giải trí của đông đảo độc giả Thủ đô Cung cấp cho cán bộ lãnh đạo nhà nước, các nhà nghiên cứu, sản xuất và nhân dân Thủ đô những thành tựu tiến bộ của nhân loại

* Với tư cách là trung tâm thông tin- văn hóa- giáo dục có chất lượng nhất ngồi nhà trường, Thư viện không chỉ phục vụ nhu cầu đọc mà còn hướng dẫn họ đọc những tài liệu bổ ích, có giá trị , đồng thời loại bỏ những nhu cầu đọc không lành mạnh

* Tiến hành thu thập xử lí, phân loại lưu trữ các di sản văn hóa thành văn, các loại bản đồ, bản nhạc, tài liệu nghe nhìn và các dạng tài liệu khác Bảo quản

và bổ sung các loại hình sách báo cũ và mới xuất bản trong nước và ngoài nước, phù hợp với đặc điểm và phương pháp phát triển kinh tế, văn hóa của địa phương, phục vụ nhu cầu công tác nghiên cứu, góp phần nâng cao kiến thức của quần chúng

* Không ngừng phổ biến, tuyên truyền các thành tựu khoa học công nghệ Luân chuyển vốn sách báo Thường xuyên tiến hành soạn thảo các thư mục sách

* Hướng dẫn, tổ chức thư viện, thường xuyên mở các lớp đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ của cơ quan

1.2 VAI TRÒ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN HÀ NỘI

1.2.1 Khái niệm về công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin (CNTT) theo nghĩa rộng của thuật ngữ, bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật, các giải pháp công nghệ… nhằm giúp con người nhận thức đúng đắn về thông tin và các hệ thống thông tin, tổ chức và khai thác các hệ thống thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt

động của con người Theo một nghĩa trực tiếp hơn CNTT là ngành xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử trong đó nội dung xử lí thông tin bao gồm các khâu cơ bản như thu thập lưu trữ, xử lý và truyền nhận thông tin.

Với những tiến bộ nhanh chóng kì diệu của kỹ thuật máy tính và kĩ thuật viễn thông trong vài thập niên gần đây, CNTT thực sự đã thâm nhập sâu rộng vào hoạt động của con người, những mốc quan trọng đó là:

-1946-1948: Sự ra đời của máy tính điện tử đầu tiên Tiếp đó là việc sản xuất ra hàng loạt máy tính điên tử th, tế hệ thứ nhất, thứ hai trong thập kỉ 50, và chủ yếu được sử dụng trong tính toán khoa học

- Giữa thập kỉ 60: Sự ra đời của máy tính điện tử thế hệ ba với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn Máy tính điện tử bắt đầu ứng dụng ngày càng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế Tuy nhiên máy tính còn lớn và thường chỉ dành để trang bị cho các trung tâm tính toán Cuối những năm 60 sang đầu những năm 70 bắt đầu có các mạng nối các trung tâm mủa máy tính với nhau

- Giữa những năm 70: Ra đời các bộ vi xử lý, đó là linh kiện thực hiện chức năng của các bộ xử lý trung tâm, của máy tính điện tử chứa trong một chip bán dẫn có diện tích1 – 2cm Kỹ thuật vi xử lý đã khởi đầu cho cuộc cách mạng trong tin học tạo cơ sở cho sự ra đời từ thập kỉ 80 hàng triệu, rồi hàng chục, hàng trăm triệu máy tính với năng lực ngày càng cao, giá càng rẻ, thâm nhập khắp mọi nơi trên thế giới

- Cuối những năm 80 đến nay: Sự phát triển bùng nổ các mạng viễn thông truyền giữ liệu quốc gia và quốc tế, trên cơ sở kĩ thuật cáp sợi quang, vệ tinh vi

ba số, cho ta khả năng nối mạng rộng rãi không những trong các trung tâm tính toán mà còn nối đến từng máy tính cả từng cá nhân Xuất hiện khả năng thiết lập trên thực tế những hệ thống “ Siêu xa lộ thông tin” liên kết hàng chục triệu máy tính trong từng quốc gia cũng như trong phạm vi khu vực toàn cầu

1.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin – Thư viện.

Kỷ nguyên thông tin vừa tôn vinh vừa đặt ra những thách đố đối với nghề

Thư viện Thông tin, đặt hoạt động thông tin – thư viện(TT – TV) vào môi trường

“nóng bỏng nhất” của xã hội để tiếp cận, khai thác, sở hữu sử dụng và sản xuất

ra thông tin- nguồn lực phát triển cơ bản và chủ lực của nền văn minh hiện đại.

Trong thế kỷ XXI, vai trò của nghề TT-TV là phải biến đổi cho phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, của môi trường thông tin và nhu cầu tin của cộng đồng người dùng tin Có thể khẳng định rằng, hiện nay nghề TT – TV đang ở tâm điểm của cuộc cách mạng đòi hỏi sự giao thoa của 3 ngành khoa học: Khoa học thư viện, Khoa học thông tin và Khoa học máy tính Chính cuộc cách mạng này tạo nên một diện mạo mới cho nghề Nó đúng một vai trò quan trọng trong công nghiệp nội dung số, một nền công nghiệp thông tin phát triển dựa trên nền tảng hạ tầng CNTT phát triển như vũ bão, đặc biệt trong hai thập niên vừa qua

CNTT đang làm thay đổi nhanh chóng toàn bộ thế giới đồng thời tạo ra nhiều thách thức và cơ hội Nghề TT – TV là một trong những nghề gặp nhiều thách thức nhất trong xã hội tri thức Nó kết hợp lĩnh vực quản trị tri thức với những ứng dụng CNTT và truyền thông Các công nghệ này ngày càng ảnh hưởng mạnh tới hoạt động của thư viện, các tài nguyên thông tin, các dịch vụ thông tin, nhân viên thư viện và người dùng tin Sự thay đổi này là quy luật của

tự nhiên Các trung tâm TT – TV phải thay đổi để phát triển và chính đội ngũ nhân viên trong ngành càng phải thay đổi để giúp các trung tõm TT – TV thực hiện được sứ mệnh đó

Vì vậy, để sẵn sàng hội nhập vào môi trường làm việc sử dụng công nghệ

số để tạo lập, xử lý, tổ chức, lưu trữ, phục vụ, quản trị thông tin số, các chuyên gia TT – TV phải được trang bị đầy đủ các kiến thức và kỹ năng thuộc 3 lĩnh vực khoa học Khoa học thư viện, Khoa học thông tin và Khoa học máy tính Nhưng để có được trình độ như vậy, đòi hỏi các cơ sở đào tạo TT-TV phải thay đổi lại chính mình, xây dựng mục tiêu, phương thức và nội dung chương trình đào tạo, tìm kiếm cơ hội hợp tác – đầu tư để phát triển đội ngũ giảng viên TT-

TV trình độ cao, làm đội ngũ tiên phong trong cuộc cách mạng này

1.2.3 Vai trò của việc ứng dụng Công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội

Hiện nay, người ta thừa nhận rằng vật chất, năng lượng, thông tin và bản sắc dân tộc là các nhân tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia Đặc biệt trong điều kiện cách mạng và công nghệ đang diễn ra với quy mô lớn như hiện nay, khoa học và công nghệ trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp của xã hội thì thông tin trở thành nguồn lực quan trọng trọng tạo nên những ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi nước Đất nước ta đã và đang trong quá trình Công nghiệp hóa – Hiên đại hóa đất nước thì thông tin đã trở thành yếu tố tiên quyết- động lực thúc đẩy mạnh mẽ nhất Thông tin cần cho mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và hoạt động thông tin thư viện cũng không nằm ngoài sự tác động to lớn của nó

Vai trò của tin học trong các cơ quan thông tin ngày càng được khẳng định và phát triển nhanh chóng Trên thực tiễn, hiện nay hầu hết các hoạt động thông tin thư viện đều có thể nhờ sự trợ giúp của máy tính, các công đoạn tự động hóa hoàn toàn hoặc ở một số khâu như bổ sung, biên mục, đánh chỉ số, lập các bộ phiếu, tạo ra các sản phẩm thông tin, các hoạt động tìm tin và khai thác

dữ liệu, các hoạt động kiểm tra và quản lý hành chính thông thường

Những năm qua, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, trực tiếp là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Thành phố Hà Nội, TVHN đã được đầu tư và giúp đỡ về nhiều mặt nhất là trong lĩnh vực ứng dụng CNTT Mặc dù còn những khó khăn, bất cập nhưng hơn một thập kỉ qua, từ lúc bắt đầu dự án hiện đại hóa thư viện được bắt đầu- giai đoạn 2001-2010, hoạt động của TVHN đã phát triển mạnh mẽ, một phần quan trọng là do tích cực ứng dụng CNTT

Sự can thiệp của CNTT hiển nhiên đã đem lại lợi ích hết sức thiết thực đối với các cơ quan thông tin thư viện nói chung và TVHN nói riêng Trước hêt,

nó trợ giúp cho cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc

xử lí tài liệu, giúp cho tốc độ xử lý thông tin ngày càng nhanh chóng, đảm bảo

tính thời sự của thông tin Trong công tác quản lí nguồn tư liệu, CNTT đã giúp cho việc lưu trữ được nhiều cơ sở dữ liệu được phong phú hơn nhờ vào khả năng lưu trữ của máy tính, cũng như việc trao đổi, bổ sung nguồn tư liệu giữa thư viện và các cơ quan khác được dễ dàng hơn Đối việc phục vụ bạn đọc, hoạt động áp dụng CNTT cũng như việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại đã giúp cho độc giả tra cứu tư liệu trở nên chủ động hơn,tra cứu nhanh và chính xác hơn do

có nhiều điểm tiếp cận thông tin Cùng với đó, việc mở rộng và bổ sung thêm nhiều hình thức về các sản phẩm, dịch vụ thông tin đã làm cho số lượng độc giả tới thư viện ngày càng nhiều thêm, nhờ đó thư viện đã góp phần nâng cao dân trí thủ đô

1.3 NHỮNG YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN QUÁ TRÌNH ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội

Tổ chức có vị trí rất quan trọng trong việc đưa bộ máy của hệ thống vào hoạt động thống nhất Vì vậy, một cơ quan, một tổ chức muốn hoạt động tốt thì điều trước hết là họ phải phân công được đội ngũ cán bộ của mình một cách hợp

lý Nhận thức được tầm quan trọng của công việc này, TVHN đã không ngừng hoàn thiện tổ chức các phòng phục vụ Nhiều cán bộ trẻ, có trình độ chuyên môn được bổ sung Hiện nay, TVHN đã thiết lập một cơ cấu tổ chức khoa học và hoàn chỉnh Dưới sự chỉ đạo trực tiếp từ ban Giám đốc, Thư viện đã hoạt động một cách có hiệu quả , giúp cho việc cung cấp thông tin cho độc giả một cách nhanh chóng và chính xác

Cơ cấu tổ chức của TVHN gồm có Ban giám đốc và các phòng chức năng

* Ban giám đốc

TVHN gồm Giám đốc và 3 Phó Giám đốc

Giám đốc phụ trách chung, chủ tài khoản và trực tiếp phụ trách công tác hành chính, tổ chức của thư viện

Các Phó Giám đốc phân công phụ trách một số mảng công tác cụ thể như CNTT; Phục vụ bạn đọc; Biên soạn xử lý kĩ thuật tài liệu; Phong trào cơ sở Thông tin tra cứu và Địa chí

*Các phòng chức năng; chuyên môn nghiệp vụ; gồm 06 phòng:

1 Phòng Hành chính, tổng hợp : Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động, tài

chính- kế toán, thống kê báo cáo, cung ứng vật tư cho hoạt động sự nghiệp và các hoạt động nội bộ cơ quan, cấp thẻ bạn đọc, đảm nhận công tác đối ngoại, bảo vệ an ninh, an toàn cho thư viện, tuyển chọn và quản lý cán bộ viên chức theo quy định

2 Phòng Bổ sung và xử lý kĩ thuât: Đây là phòng có công tác đặc biệt quan

trọng vì nó là khâu quyết định chất lượng vốn tài liệu có trong thư viện.Với nhiệm vụ xây dựng vốn tài liệu thư viện bằng ngân sách được cấp hàng năm, nhận bản lưu chiểu xuất bản phẩm , biếu tặng, tài trợ, trao đổi giữa các thư viện

và các hình thức khác; thực hiện các chu trình xử lý kĩ thuật vốn tài liệu thư viện theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện

3 Phòng phục vụ bạn đọc: Có nhiệm vụ cung cấp các sản phẩm cà dịch vụ

thông tin- thư viện đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngoài thư viện thông qua phòng đọc tổng hợp, phòng đọc báo, tạp chí, phòng mượn, các phòng đọc chuyên biệt khác và các hình thức phục vụ sách, báo ngoài thư viện

4 Phòng tin học: Cú nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện; quản trị mạng; quản lí; bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các trang thiết bị hiện đại khác Trực tiếp tổ chức và khai thác sử dụng phòng đọc đa phương tiện

5 Phòng Địa chí và Thông tin tra cứu: Cú nhiệm vụ biên soạn ấn phẩm thông

tin địa chí, thông tin chọn lọc, các loại thư mục; hướng dẫn tra cứu và trả lời các thông tin cho người đọc về vốn tài liệu thư viện và các nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu về Thủ đô Hà Nội Tổ chức hoạt động thông tin tuyên truyền sách báo Phối

hợp với phòng phục vụ bạn đọc để tổ chức hoạt động thông tin truyền thông tại

2 cơ sở

6 Phòng Nghiệp vụ và phong trào cơ sở : Xây dựng kho luân chuyển, tổ chức

vốn tài liệu giữa các thư viện; hướng dẫn tham gia xây dựng mạng lưới thư viện, phòng đọc báo cơ sở; hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện trên địa bàn Thành phố; tham mưu cho Giám đốc về công tác nghiệp vụ tại thư viện Thủ đô Hà Nội

(Phụ lục 1: Mô hình cơ cấu tổ chức của TVHN)

* Đội ngũ cán bộ

Sau khi được tiếp nhận cơ sở mới hiện đại và khang trang, đặc biệt sau khi sát nhập Thư viện tỉnh Hà Tây cũ và Thư viện Hà Nội thành thư viện Thành phố Hà Nội mới, số lượng cán bộ tại TVHN đã tăng lên một cách nhanh chóng

cả về số lượng và chất lượng Hiện nay, số lượng cán bộ mà thư viện hiện có là

75 người, trong đó có gần 80% cán bộ có trình độ cử nhân trở lên gồm : 1 Tiến

sĩ, 6 Thạc sĩ chuyên ngành thư viện Có thể nói đây là một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo bài bản, sẵn sàng để thực hiện mọi nhiệm vụ trong thời kì đổi mới, và đa số là cán bộ trẻ tuổi nên rất năng động, yêu nghề và nhiệt tình với công việc, rất có triển vọng cho sự phát triển của Thư viện

(Phụ lục 2: Bảng thống kê nhân sự tại Thư viện Thành phố Hà Nội)

1.3.2 Nguồn tin

Xác định vốn tài liệu là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của thư viện, và để phục vụ người dùng tin một cách tốt nhất thì việc đảm bảo yêu cầu về nguồn tài liệu là điều kiện hết sức quan trọng Hiểu rõ vấn đề đó, TVHN đã xây dựng được nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng, không phân biệt trình độ và lứa tuổi

Với đối tượng là người lớn, vốn tài liệu văn hóa, xã hội, chính trị, kinh tế, khoa học, nghệ thuật mà thư viện có được là tương đối đủ đáp ứng nhu cầu chung và nâng cao, nhu cầu tìm hiểu và học tập của mọi tầng lớp nhân dân Hà Nội, từ sinh viên, người lao động, công nhân, viên chức, người nghỉ hưu…

Ngoài thư viện dành cho người lớn, TVHN có cả thư viện dành cho thiếu nhi, học sinh phổ thông với cơ cấu gồm cả phòng đọc và phòng mượn cho thiếu nhi với vốn tài liệu riêng của từng bộ phận Thư viện thiếu nhi này không chỉ phục vụ sách truyện thiếu nhi mà còn có nhiều sách tham khảo giúp các em học tập và nâng cao kiến thức ngồi nhà trường

Kho sách, báo của TVHN có nhiều bộ sách quý, như các bộ từ điển bách khoa nổi tiếng trên thế giới, các loại sách tra cứu, cẩm nang nghề nghiệp trên nhiều lĩnh vực, và đặc biệt là kho tư liệu dành cho người đọc chuyên nghiên cứu

về địa phương Ở đây có những tư liệu, những sách Hán Nôm, những bản đồ cổ của Hà Nội, những tấm ảnh chụp lại cảnh quan, sinh hoạt của người Hà Nội từ nhiều thập niên trước đến hiện đại Ngoài ra, thư viện còn lưu trữ khá nhiều bản sao văn bia, hương ước của các làng xã Hà Nội Nguồn tư liệu này thực sự có giá trị để các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý Hà Nội có điều kiện nghiên cứu

về Hà Nội, làm cơ sở cho việc xây dựng và phát triển Thủ đô, trong đó có việc xây dựng nếp sống văn hóa, văn minh, hiện đại của người Hà Nội

TVHN còn có một vốn tài liệu khá đặc biệt để phục vụ nhóm đối tượng đặc biệt,đó là kho tài liệu phục vụ người khiếm thị Nhóm đối tượng này không thể dùng chung tài liệu, sản phẩm dịch vụ thư viện thông thường với người dùng tin bình thường Với những đối tượng này, TVHN phải cung cấp những tài liệu

và dịch vụ đặc biệt hơn, như là sách nổi, các băng catsette, đĩa CD, sách điện tử Những tài liệu này một phần là mua từ các nguồn khác nhau, một phần là do thư viện tự xây dựng và cung cấp

Ngoài các tài liệu dạng sách báo, tạp chí, TVHN còn có dạng tài liệu điện

tử bao gồm các ấn phẩm đa phương tiện như băng đĩa CD-ROM: ngoài số lượng băng catsette, đĩa CD phục vụ người khiếm thị, thư viện có khoảng hơn 1000

CD, VCD, băng hình các loại, chủ yếu là các tài liệu khoa học kĩ thuật các văn bản toàn văn được số hóa, hệ thống CSDL phong phú với 137.110 biểu ghi, chỉ

số tăng trưởng so với năm 2000 là 300% Các biểu ghi phản ánh những thông tin tài liệu có trong thư viện.Nguồn lực thông tin điện tử đã giúp công tác phục

vụ bạn đọc có thêm nhiều loại hình tài liệu mới, hiện đại phù hợp với xu thế phát triển của xã hội thông tin ngày nay

Sau hàng chục năm xây dựng và phát triển, đến nay TVHN đã xây dựng được một vốn tài liệu phong phú, đa dạng bao gồm cả tài liệu truyền thống và hiện đại Vốn tài liệu này thường xuyên được bổ sung từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau, kể cả việc trao đổi với các thư viện và sự tài trợ của các tổ chức nước ngoài Điểm đặc thù của vốn tài liệu của TVHN chính là sự đa dạng, phong phú và có thể phục vụ nhu cầu nghiên cứu của đại bộ phận bạn đọc thủ đô

Bảng 1.2: Thống kê số lượng tài liệu TVHN

Tổng số bản

sách

Tổng số sách kho luân chuyển

Tổng số tên

báo,tạp chí

Tông số tên tài liệu, địa chí

Tổng số CSDL

Tổng số biểu ghi

1.3.3 Người dùng tin

Do vị thế đặc biệt là Thư viện của Thủ đô, nên đối tượng phục vụ của TVHN hết sức phong phú, đa dạng và luôn đòi hỏi yêu cầu phục vụ cao, có chất lượng Người dùng tin của thư viện là tất cả nhân dân sống và làm việc trên địa bàn thành phố Hà Nội: từ người già, thanh niên, tri thức đến các cháu thiến niên nhi đồng, tuy nhiên để phục vụ người dùng tin tốt nhất, cần chia người đọc thành các nhóm chính như sau:

*Nhóm những người làm công tác quản lý: Đó là các nhà lãnh đạo địa phương

và lãnh đạo Sở Vắn hóa- Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội Đây là đối tượng bạn đọc có yêu cầu cao với diện yêu cầu rộng, đòi hỏi độ đáp ứng chính

xác và nhanh chóng Vì thế, thư viện cần chủ động cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp, đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin của họ nhằm giúp họ có những đối sách thích hợp điều chỉnh chủ trương, kế hoạch phát triển mọi mặt hay từn mặt của xã hội địa phương.

*Nhóm những nhà nghiên cứu, cán bộ khoa học, học viên cao học: Việc đọc

của họ gắn với một đề tài ổn định làm đề tài nghiên cứu, viêt khóa luận, luận văn Nhu cầu của họ rất đa dạng, chủ yếu quan tâm đến tài liệu chất xám để kế thừa và tránh sự trùng lặp trong nghiên cứu

*Nhóm bạn đọc phổ thông: Đó là nhừng người tìm đến thư viện nhằm mục

đích học tập và giải trí Đối tượng có thể là thiếu nhi, học sinh, sinh viên, công chức, công nhân, cán bộ hưu trí Nhu cầu của họ cũng rất đa nhưng không cao, yêu cầu cụ thể

*Nhóm đối tượng bạn đọc đặc biệt – là những người khiếm thị và người khuyết

tật, TVHN là một trong những thư viện cấp tỉnh, thành phố có bộ phận phục vụ bạn đọc khiếm thị Đối tượng này do đặc điểm riêng của mình không thể tiếp cận với những sản phẩm- dịch vụ thông tin – thư viện thông thường nên phải có những sản phẩm –dịch vụ riêng đảm bảo phục vụ được họ

Bảng 1.3 Phân loại đối tượng người đọc theo trình độ học vấn

Trên đại học, đại học và cao đẳng 39%

Đối tượng khác ( hưu trí,nội trợ ) 17%

Hiện tại TVHN đã cấp hơn 15.000 thẻ bạn đọc các loại bao gốm cả bạn đọc người lớn, thiếu nhi, người khuyết tật Và để đáp ứng phục vụ những đối tượng khác nhau, TVHN đã hình thành nhiều loại kho sách và phòng đọc khác nhau: Phòng đọc tổng hợp, Phòng đọc tự chọn, Phòng mượn, Phòng đọc báo-

tạp chí, Phòng đọc tư liệu tạp chí, Phòng đọc thiếu nhi và Phòng đọc cho người khiếm thị.

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

2.1 CƠ SỞ HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Trang thiết bị là một trong những yếu tố quan trọng góp phần tăng cường nâng cao chất lượng công tác phục vụ bạn đọc Hiện nay, TVHN đang được đầu

tư thực hiện dự án hiện đại hóa Thư viện Hà Nội gồm xây dựng trụ sở và đầu tư trang thiết bị hiện đại Tổng kinh phí thực hiện dự án hơn 40 tỉ VNĐ Với tòa nhà 9 tầng khang trang, có gần 12.000m2 diện tích sử dụng, 145 máy tính, 03 máy chủ, đã kết nối mạng LAN, mạng ITERNET Trang thiết bị hiện đại, bàn, ghế, giá sách đều được đầu tư mới, phù hợp với bạn đọc của từng phòng Phục

vụ cho công tác ứng dụng CNTT hiện đại vào công tác phục vụ bạn đọc, Thư viện cũng đã đầu tư các thiết bị ngoại vi để thực hiện việc in ấn cho cán bộ thư viện cũng như dịch vụ tới bạn đọc Thiết bị ngoại vi là hệ thống máy in bao gồm: máy in mạng và máy in nội bộ; thiết bị ghi CD Máy in mạng là thiết bị in Laser được sử dụng để in văn bản phục vụ nghiệp vụ và công tác thư viện Thiết

bị đọc / ghi đĩa CD là thiết bị CDWrite: sử dụng để thực hiện chuyển thông tin qua dữ liệu số đã biên tập qua sang đĩa CD - ROM để thực hiện lưu trữ số liệu trên CD - ROM Thiết bi ngoại vi còn bao gồm máy chiếu, multimedia phục vụ việc huấn luyện bạn đọc và tổ chức hội thảo, tuyên truyền giới thiệu sách

Năm 2010, TVHN đã xây dựng phòng multimedia dành riêng cho bạn đọc TVHN có 03 máy chủ và 86 máy tính cho truy cập internet và tra cứu thông tin qua các cơ sở dữ liệu của thư viện Phòng multumedia tổ chức các dịch vụ phục vụ độc giả như: sản xuất sách nói, sách điện tử, thiết kế website, thiết kế và trình chiếu Powerpoint, scand tài liệu, ảnh và in văn bản, ghi đĩa CD-ROM

Để đáp ứng nhu cầu của người dùng tin, tại các phòng phục vụ của TVHN đều có máy tính phục vụ cho việc tra cứu tự động hóa Việc tra cứu theo hình thức này hiện đang chiếm ưu thế hơn việc tra cứu truyền thống vì nó giúp cho bạn đọc tìm tài liệu nhanh, chính xác hơn và tham khảo thêm nhiều tài liệu khác theo nhu cầu của mình

(Phụ lục 3 : Bảng thống kê cơ sở vật chất phục vụ ứng dụng CNTT cuả thư viện Hà Nội)

2.2 CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

2.2.1 Phần mềm CDS/ISIS

CDS/ISIS (Computeriezed Documentable Sytem/Itergrate set of Information Sytem) do UNESCO cung cấp phổ biến miến phí và khuyến cáo sử dụng nên rất thuận tiện cho việc bước đầu áp dụng tin học hóa của TVHN

CDS/ISIS là một phần mềm nổi tiếng về lưu trữ và tìm văn bản trên thế giới nhiều tiện ích, với hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp mà người sử dụng có thể thao tác qua Menu Nó được thiết kế chủ yếu để quản trị CSDL văn bản có cấu trúc, các phần tử được lưu trữ thuộc các trường, mỗi trường được gán cho một nhãn bảng số để chỉ ra nội dung của nó Tập hợp các trường chứa tất cả các phần tử dữ liệu của một đối tượng thông tin nào đó được gọi là biểu ghi Tính chất nổi bật của CDS/ ISI là nó có thể xử lý các trường có

độ dài biến đổi Điều đó cho phép sử dụng tối ưu bộ nhớ trên đĩa và sử dụng đồng thời được tự do hoàn toàn khi xác định độ dài tối đa cho mỗi trường

*Các chức năng chính của CDS/ISIS:

- Tạo lập và sửa đổi cấu trúc CSDL

- Nhập và sửa đổi các biểu ghi mới đã có

- Nhập và duy trì các file đảo để cho việc tìm tin

- Cho phép tìm tin qua ngôn ngữ mềm dẻo

- Trình bày toàn bộ hay từng nội dung các biểu ghi theo yêu cầu người dùng tin

- In và sắp xếp theo kết quả tìm tùy ý

- Trao đổi dữ liệu( cho phép xuất – nhập dữ liệu ).

Các chức năng được thực hiện thông qua 2 nhóm phương tiện sau:

Nhóm II:

Các phương tiện cho người quản trị số

ISISFES: Xác định CSDL mới hoặc sửa đổi CSDL đã có

ISISXCH: Các phương tiện bảo trì file chủ

ISISUTL:Các chức năng / tiện ích khác của hệ thống

ISISPAS: Phương tiện lập trình bằng ngôn ngữ Pascal

Bên cạnh đó, để ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện, TVHN còn

sử dụng chương trình “Xử lý và chuyên dạng CSDL kiểu MARC” với mục đích phục vụ tra cứu của người dùng tin CSDL vừa là nơi đọc, lưu trữ, xử lý các dữ liệu có thể có trong phiếu mô tả, vừa giống như bộ phận thiết yếu của mục lục đọc máy Xác định form nhập dữ liệu với các thuộc tính cần lưu trữ tích hợp, dựa trên tiêu chuẩn quốc tế UNIMARC – là một trong những nội dung góp phần đẩy mạnh việc áp dụng các thành tựu tin học, công nghệ hiện đại và kinh nghiệm của các nước tiên tiến trên thế giới

Hiện nay, cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại trong công tác phục vụ bạn

có một hệ thống các CSDL điện tử phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức của hệ thống tra cứu tự động hóa Các nguồn thông tin điện tử được khai thác và truy cập thường xuyên qua hệ thống mạng và máy tính.

Bảng 2.1 Danh mục cơ sở dữ liệu và số lượng biểu ghi

1 SACH Sách tổng kho, kho đọc mở 65.960 CDS/ISIS

4 NGVAN Sách tiếng Anh, Pháp 16.097

8 TTTMP Các bài trích về Hà Nội

bằng tiếng Anh, Pháp

1.019

9 WOW Thư viện điện tử lưu động 1.107

1997, là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp

vụ thư viện thành công nhất ở Việt Nam Với các tính năng ưu việt như: Hỗ

trợ đầy đủ nhất các chuẩn nghiệp vụ Thư viện của Việt Nam cũng như của Quốc tế; giao diện của tất cả các phân hệ hoàn toàn trên Web, rất thuận lợi cho người dùng nên hiện nay, phần mềm này đã được nhiều thư viện công cộng lớn cũng như các thư viện trường đại học sử dụng như: Thư viện Quốc gia, thư viện Hà Nội, thư viện trường Đại học Quốc gia

LIBOL có những tính năng chính sau:

* Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings; chuẩn ISO

2709 cho nhập/xuất dữ liệu

* Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH

* Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá

* Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số

* Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD

* Tìm kiếm toàn văn

* Khả năng tuỳ biến cao

* Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

* Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng

* Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn hàng triệu bản ghi, Hỗ trợ hệ QT CSDL Oracle hoặc MS SQL Server

* Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

* Tương thích với cả mô hình kho đúng và kho mở.

* Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…

Phần mềm Libol có nhiều phân hệ với các chức năng khác nhau nhằm có thể đảm bảo cho công tác hiện đại hóa mọi hoạt động của thư viện: từ việc quản lý của người lãnh đạo; cho đến mọi khâu trong quá trình đường đi của tài liệu từ lúc về cơ quan , trong quá trình xử lý, biên mục cho đến việc tình hình mượn trả tài liệu của bạn đọc cũng như hình thức mượn liên thư viện Hiện nay, TVHN

đã mua và đang tiến hành áp dụng những phân hệ sau:

* Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọi đối

tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác

* Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục

mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi

dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng

* Phân hệ bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư

viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân

* Phân hệ sưu tập số: Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện

tử qua mạng, quản lý kho tư liệu số hoá

* Phân hệ mượn liên thư viện (ILL): Quản lý những giao dịch trao đổi tư

liệu với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn Cho phép bạn đọc của thư viện này có thể mượn sách tại các thư viện khác

* Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt

động của hệ thống Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAP hoặc Microsoft AD cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chương trình

*Phân hệ mượn trả: Giúp thư viện thực hiện tin học hóa quá trình lưu thông

mượn trả tài liêu; đồng thời nó cũng giúp thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả để tiến hành những thống kê đa dạng

Trong công tác nhập dữ liệu vào phần mềm để tiến tới phục vụ bạn đọc, các biểu ghi trong CSDL của thư viện được biên soạn mục và chuyển đổi theo MARC21,

do vậy các điểm truy cập thông tin đều nằm ngay trên các trường dữ liệu Đặc biêt, các trường 100 ( trường tiêu đề chính), trường 653( đề mục chủ đề /từ khóa), trường 700( tiêu đề bổ sung) là những trường có giá trị thông tin, chứa những yếu tố quan trọng nhất đối với việc tra tìm tài liệu của người dùng tin, giúp họ tìm được biểu ghi một cách đầy đủ và chính xác nhất Ngoài ra, các trường khác cũng được coi là những thông tin tìm kiếm, từ đó giúp bạn đọc vĩ thể tìm tin trong các CSDL của thư viện một cách đơn giản và nhanh chóng Khi tra cứu tài liệu, bạn đọc chỉ cần biết một thông tin xuất bản về tài liệu là có thể tra tìm trên máy được ngay Chẳng hạn biết tên tên tác giả sẽ nhập từ khóa: tên tác giả; biết năm xuất bản, nhập từ khóa: năm xuất bản Nếu chưa biết một thông tin nào về tài liệu, bạn đọc chỉ cần sử dụng từ khóa của lĩnh vực mình cần nhập trên máy qua tra cứu OPAC sẽ cho thông tin về lĩnh vực ấy

Hiện nay, TVHN đang tiến hành các công việc để chuẩn bị cho việc áp dụng phần mềm Libol vào công tác quản lý cũng như phục vụ bạn đọc Các cán

bộ thư viện đang tích cực hoàn thành các CSDL về nguồn tài liệu có trong thư viện Cho đến nay đã nhập được gần 18.000 biểu ghi vào phân hệ biên mục Cùng với đó, việc nhập thông tin để hoàn thẻ thư viện điện tử cũng đang trong quá trình hoàn thành Do số cán bộ thực hiện còn ít trong khối lượng công việc

nhiều nên đến nay quá trình nhập dữ liệụ vẫn đang tiến hành chứ chưa đưa vào phục vụ.

2.3 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC TẠO LẬP CÁC SẢN PHẨM THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

Theo Bách khoa toàn thư Việt Nam định nghĩa thì : “Sản phẩm là kết quả

của các hoạt động hoặc các quá trình Sản phẩm(SP) bao gồm: dịch vụ, phần cứng, vật liệu đã chế biến, phần mềm hoặc tổ chức của chúng SP có thể là vật chất( vd Các bộ phận lắp ghép hoặc vật liệu đã chế biến), hoặc phi vật chất ( vd Thông tin, khái niệm hoặc tổ hợp của chúng) SP có thế được làm ra có chủ định (vd Để dành cho khách hàng), hoặc không chủ định( vd Chất ô nhiễm hoặc kết quả không mong muốn)”

Theo khái niệm nói trên thì trong lĩnh vực hoạt động thông tin, những sản phẩm – dịch vụ của ngành là kết quản của quá trình xử lý thông tin, có thể do cá nhân hay tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin

Một quá trình xử lý thông tin có thể bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như: biên mục, phân loại, định từ khóa, tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng quan hay như quá trình phân tích – tổng hợp thông tin Sản phẩm thông tin – thư viện

có nhiều hình thức khác nhau, gồm cả những thông tin mang tính, truyền thống

và những sản phẩm hiện đại Những sản phẩm thông tin mang tính truyền thống

có thể là mục lục, các thư mục, tổng quan, tổng luận Các sản phẩm hiện đại tuy ra đời sau nhưng cũng khá đa dạng, phong phú, có thể là những sản phẩm cũ nhưng xuất bản dưới dạng điện tử hoặc là những sản phẩm mới như: các CSDL, các bản tin điện tử

Đối với TVHN, thư viện của một Thủ đô đang trên đường hiện đại hóa, thì việc tạo ra và nâng cao chất lượng các sản phẩm thông tin nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của bạn đọc là một trong những nhiệm vụ chính của thư

viện Như đã nói ở trên, đặc điểm của người dùng tin ở TVHN là đa dạng, phong phú về nhu cầu tin, về đối tượng tìm tin Bạn đọc đến thư viện viến với mong muốn ngày càng được hưởng thụ nhiều hơn những giá trị tinh thần có sẵn thông qua những sản phẩm mà thư viện cung cấp.

Những năm cuối thế kỷ XX, đầu thế kỷ XIX, cùng với xu hướng tin hướng tin học hóa, hiện đại hóa hoạt động thư viện, nhiều sản phẩm thông tin hiện đại đã được TVHN cung cấp tới bạn đọc Thủ đô, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin phục vụ nhu cầu của mình nhanh chóng và chính xác hơn Việc tra cứu thông tin trong các CSDL do thư viện tạo lập đã rút ngắn một cách đáng

kể quá trình tìm kiếm thông tin và nâng cao kiến thức cho người đọc Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện không chỉ giúp cho bạn đọc, mà còn giúp cho cán bộ thư viện có những công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ bạn đọc, tạo lập những sản phẩm mới

*Các sản phẩm thông tin – thư viện của TVHN

- Xây dựng cơ sở dữ liệu

- Hệ thống mục lục

- Hệ thống ấn phẩm thông tin – thư mục

- Trang Web của thư viện

- Các sản phẩm thư viện đặc biệt

2.3.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu có thể coi là một bộ phận cấu thành rất quan trọng đối với mỗi thư viện hiện đại ngày nay Những CSDL đầu tiên xuất hiện vào cuối những năm 60 của thế kỉ XX và nhanh chóng trở thành một nguồn thông tin mới, tạo ra sự chuyển biến về chất trong hoạt động của các cơ quan thông tin- thư viện Các CSDL cho phép người sử dụng có thể truy cập trực tiếp và tức thì các thông tin trong kho dữ liệu và thông tin cần tìm hiển thị ngay trên màn hình máy tính Mặt khác, CSDL cũng cho phép tạo ra nhiều sản phẩm thông tin – thư viện như những sản phẩm đầu ra của CSDL, các ấn phẩm thư mục, các tạp chí

Về mặt khái niệm, CSDL là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý

dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng

Một CSDL truyền thống được tổ chức bởi các trường ( fields), các biểu ghi (records) và các tập tin( fiel ) Mỗi trường là một khía cạnh cuả thông tin Một khái niệm khác trong thiết kế CSDL được biết đến là Siêu dữ liệu ( Hepertext) Trong một CSDL Siêu văn bản, bất kỳ đối tượng nào, cho dù đó là một đoạn văn bản, một hình ảnh, hoặc một bộ phim, có thể được liên kết với bất

kỳ đối tượng khác Để truy cập thông tin từ CSDL, người sử dụng cần một hệ thống quản lý CSDL (DBMS – Database Management System Đây là một bộ sưu tập của các chương trình cho phép người sử dụng nhập, tổ chức và tìm kiếm các dữ liệu trong CSDL

Ngay từ những năm 80, TVHN đã sử dụng máy tính và các trang thiết bị CNTT để tiến hành xây dựng các CSDL phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin của bạn đọc, đồng thời để có thể cung cấp một cách đa dạng hơn các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện một cách khác nhau cho người dùng tin của thư viện Các CSDL này chủ yếu được xây dựng, quản lý trực tiếp dựa trên phần mềm CDS/ISIS do UNESCO cung cấp Các biểu ghi trong các CSDL là các biểu ghi thư mục, cung cấp thông tin về tài liệu, giống như với ấn phẩm thư mục Cho tới nay, TVHN đã tạo lập được các CSDL khác nhau bao quát hầu hết nguồn tài liệu trong thư viện Hiện tại, với nguồn tư liệu đang có, TVHN có những CSDL sau:

2.3.1.1 Cơ sở dữ liệu sách

CSDL SACH là CSDL chính, chủ yếu của TVHN, bao quát mọi tài liệu tiếng Việt trong kho phục vụ đọc tại chỗ của thư viện

2.3.1.2 Cơ sở dữ liệu ngoại văn

CSDL NGVAN là các CSDL về các sách ngoại văn tiếng Anh và tiếng Pháp mà TVHN có Phần lớn các sách ngoại văn này có nguồn gốc là sách tặng biếu của các tổ chức trong và ngoài nước như Quỹ FORD, Quỹ Châu Á, các Đại

sứ quán trong và ngoài nước ở Hà Nội

2.3.1.3 Cơ sở dữ liệu thiếu nhi

CSDL THNHI bao gồm các tài liệu phục vụ tại thư viện thiếu nhi

2.3.1.4 Cơ sở dữ liệu địa chí

CSDL DCHI là một CSDL đặc thù của TVHN, nó bao gồm các biểu ghi

về tài liệu địa chí có trong TVHN và chỉ chỗ tới những tài liệu địa chí được lưu trữ trong các cơ quan thông tin- thư viện khác mà TVHN chưa có được CSDL DCHI bao quát tất cả các dạng tài liệu địa chí, gồm sách tiếng Việt, tiếng Anh, Pháp, Nga, bản đồ, văn bia, hương ước

Tư liệu địa chí là những tài liệu dự được xuất bản ở đâu, thời gian nào nhưng có ,nội dung đề cập đến lịch sử địa phương về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, tài nguyên, môi trường, những danh nhân và tương lai phát triển

xã hội

2.3.1.5 Cơ sở dữ liệu thông tin thư mục:

Gồm 9.700 tư liệu trong bộ Tổng tập thư mục được cập nhật và lưu trữ trên máy tính Đây là sản phẩm của đề tài “Cơ sở và giải pháp thu thập phat

triển kho tư liệu địa chí Thăng Long – Hà Nội”, tập hợp gần như toàn bộ các tư

liệu về Hà Nội được lưu trữ trong các cơ quan thông tin – Thư viện – Lưu trữ Sau này, nhiều thư viện trong nước học tập TVHN đã xây dựng các bộ thư mục địa chí cho tỉnh Việc này đã góp phần không nhỏ cho việc nghiên cứu tiềm năng kinh tế, lịch sử, văn hóa, xã hội của địa phương trên cơ sở đó hoạch định chính sách phát triển, kế hoạch sản xuất,quy hoạch kiến trúc, đô thị cho địa phương

2.3.1.6 Cơ sở dữ liệu Hán Nôm

CSDL về tài liệu bằng chữ Hán Nôm trong kho địa chí được hồi cố và có thể giúp bạn đọc có nhu cầu nghiên cứu về Hà Nội có thể tiếp cận với bộ thư

mục quý này một cách dễ dàng, thuận lợi Với nguồn lực thông tin được xử lý, lưu trữ trên máy tính và được cập nhật thường xuyên đã tạo một hiệu quả rất tốt cho công tác phục vụ địa chí Bạn đọc có thể sử dụng nhiều người một lúc và nhanh chóng tìm được câu trả lời cho câu hỏi dữ kiện trong nhiều lĩnh vực và kết hợp nhiều phép tìm cùng một lúc.

2.3.1.7 Cơ sở dữ liệu tra cứu

CSDL TCUU: 5.800 biểu ghi, gồm các bài trích mang tính chất tra cứu dữ kiện – hỏi đáp Trong đó có một phần nội dung là các bài trích nói về hỏi đáp pháp luật; hay những sự kiện nổi bật, những di tích danh thắng vào bậc nhất của thế giới, những ngày kỉ niệm, thủ đô của các nước.Với mục đích trả lời các nhu cầu thông tin dữ kiện về địa danh, nhân vật, sự kiện cho bạn đọc, TVHN có dự định sẽ xây dựng CSDL TCUU kết hợp với CSDL TMUC Điều này đòi hỏi người xây dựng CSDL phải có tầm nhìn, kiên trì và thông tin phải được xử lí chi tiết, cấu trúc CSDL phải khoa học để cho việc tra cứu nhanh, tạo ra các sản phẩm linh hoạt Trong quá trình thực tế tổ chức và phục vụ, TVHN đã sử dụng phần mềm ISIS đã được chỉnh sửa, bổ sung kết hợp với FOX, WORD7.0 của Thư viện Quốc gia Việt Nam rất phù hợp và đáp ứng được mục tiêu mà thư viện

đã đề ra

2.3.1.8 Cơ sở dữ liệu phong trào

Đây là CSDL mới của TVHN, được xây dựng sau khi thư viện tiến hành

xâ dựng kho sách riêng cho Phòng Nghiệp vụ - phong trào cơ sở nhằm bảo quản kho sách và quản lý luân chuyển xuống các thư viện cơ sở, thư viện quận – huyện, thư viện trên địa bàn Hà Nội Khác với các CSDL ở trên được xây dựng

để phục vụ bạn đọc, CSDL PTRAO không phục vụ bạn đọc mà chủ yếu để quản

lý kho sách phong trào và phục vụ hoạt động luân chuyển sách xuống cơ sở

Bảng 2.3 : Bảng thống kê các CSDL hiện có của Thư viện Hà Nội.

STT Tên CSDL Số lượng biểu ghi Bộ phận xây dựng Hệ thống quản

*Dạng mục lục tra cứu truyền thống: gồm có mục lục dạng phiếu và mục lục dạng sách Với việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT vào hoạt động thư viện, việc tạo lập và tổ chức mục lục truyền thống giờ đây cũng được tiến hành một cách thuận lợi, nhanh chóng hơn

* Mục lục hiện đại: bao gồm các mục lục online, OPAC

Hiện tại, TVHN sử dụng song song cả hai dạng mục lục tra cứu trên Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin trình bày hệ thống mục lục hiện đại – là các công cụ tra cứu có áp dụng CNTT vào trong quá trình xây dựng, đó là các mục lục điện tử, mục lục online, OPAC.

Hệ thống mục lục điện tử, mục lục online OPAC

Bắt đầu từ năm 1982, TVHN bắt đầu trang bị máy tính và tiến hành xây dựng hệ thống tra cứu điện tử đầu tiên của mình Trong suốt thời gian đó đến nay, TVHN không ngừng tích cực áp dụng CNTT vào hoạt động nghiệp vụ của mình Bước đầu đã thu được một số kết quả khả quan

Hiện tại, TVHN đang áp dụng đồng thời hai phần mềm thư viện là CDS/ISIS và SMILIB trong công tác quản lý và biên mục tài liệu Sắp tới, TVHN sẽ chuyển sang dựng phần mềm Libol như là phần mềm chính thức thay thế cho cả hai phần mềm đã sử dụng nói trên Trong quá trình sử dụng các phần mềm trên để quản lý và biên mục tài liệu, thư viện đã xây dựng được nhiều CSDL với một lượng lớn các biểu ghi thư mục để bạn đọc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng Nhờ có các CSDL phong phú với số lượng biểu ghi lớn và sự ứng dụng CNTT - Internet vào hoạt động nên TVHN đã bước đầu hình thành hệ thống mục lục điện tử, OPAC, Web_ PAC

*Mục lục điện tử: chính là hệ thống mục lục dạng phiếu đã được điện tử

hóa ( lưu trên máy tính, truyền qua mạng viễn thông ) Người tìm tin có thể sử dụng máy tính để truy cập trực tuyến (OPAC) vào hệ thống mục lục điện tử ( hay các CSDL) đặt ngay tại thư viện để tìm kiếm thông tin qua phần mềm thư viện ISIS hoặc SMILIB Với việc sử dụng mục lục truy cập trực tuyến OPAC, người tìm tin có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo nhiều điểm truy cập ( theo tác giả, tiêu đề, từ khóa ) OPAC cũng cho phép người tìm tin có thể in kết quả, lưu

và xuất kết quả tìm được

chuyển đến hòm thư điện tử của mình Điều này rất thuận tiện cho người tìm tin trong việc lưu giữ kết quả tìm tin

Người tìm tin của TVHN cũng có thể truy cập hệ thống mục lục điện tử online 24/24h đặt trên website của TVHN (http://thuvienhanoi.org.vn ) để tìm kiếm tài liệu mà họ muốn tìm tin( Web_OPAC) Đây là một cố gắng lớn của TVHN trong việc xây dựng và cung cấp cho bạn đọc một công cụ tra cứu tiện lợi nhất trong điều kiện cơ sở vật chất CNTT của thư viện còn chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển Và với công cụ WebOPAC này, người tìm tin có thể tìm kiếm thông tin và tài liệu vào bất kì lúc nào, ở đâu, không nhất thiết phải đến tra cứu trên hệ thống máy tính tại TVHN

Bảng 2.3 Mô hình tạo lập mục lục phiếu

Dạng thủ công

Hiện đại

Xếp phiếu theo chữ cái( hoặc môn loại)

Xuất ra phiếu mục lục

Đưa vào tủ môn loại

OPAC

(WebOPAC)

Nhập biểu ghi trong CSDL

Xử lý hình thức, nội dung tài liệu

Viết phiếu ( đánh máy phiếu)

worksheetNhập sách