luận văn khoa kế toán thương mại Kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn

Qua quá trình nghiên cứu và thực hiện, đề tài đã khái quát rõ hơn những lý thuyếtliên quan đến vấn đề nguyên vật liệu, các chuẩn mực và chế độ liên quan đến vấn đềnguyên vật liệu, bên cạ

TÓM LƯỢC

Bước vào giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới nền kinh tế Việt Nam đứng trướcnhững khó khăn và thách thức mới Vậy nên, muốn tồn tại và phát triển các doanhnghiệp cần có các chính sách phù hợp để sản phẩm của mình được các khách hàngchấp nhận cả về chất lượng cũng như giá cả Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cũngvậy, các doanh nghiệp phải đề ra các biện pháp thích hợp để nâng cao chất lượng củacông trình mà vẫn đảm bảo mang lại lợi nhuận cao nhất, để thực hiện điều đó giải pháptối ưu là các doanh nghiệp phải thực hiện việc thu mua và sử dụng nguyên vật liệu thậthợp lý và hiệu quả Thực hiện tốt được công việc này doanh nghiệp không chỉ tiếtkiệm được chi phí bỏ ra mà còn đạt được hiệu quả cao về mặt lợi nhuận cũng như việc

sử dụng vốn Điều đó không chỉ mang lại lợi ích về mặt vật chất mà nó còn đem lại uytín và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Nhận thức được tính cấp thiết

và tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Sau quá trình thựctập tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn em đã lựa chọn đề tài khóaluận “Kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty TNHH thương mại và xây dựngHùng Sơn” Mặc dù còn hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nhưng khóa luận đãphần nào cung cấp được kiến thức chuyên sâu trong kế toán nguyên vật liệu cũng nhưtình hình thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH thương mại và xây dựng HùngSơn

Qua quá trình nghiên cứu và thực hiện, đề tài đã khái quát rõ hơn những lý thuyếtliên quan đến vấn đề nguyên vật liệu, các chuẩn mực và chế độ liên quan đến vấn đềnguyên vật liệu, bên cạnh đó khảo sát thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công tyTNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu và cónhững đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn về quản lý nguyên vật liệu tồn kho, vềcông tác kiểm kê nguyên vật liệu, về cách ghi nhận nguyên vật liệu trong công tác kếtoán nguyên vật liệu tại đơn vị

LỜI CẢM ƠN

Xác định “Học đi đôi với hành” là một trong những phương châm đào tạo củatrường Đại Học Thương Mại Sau khi được truyền đạt, tiếp thu các kiến thức ở giảngđường thì công việc tiếp theo của sinh viên là tiếp cận thực tế nghề nghiệp để học hỏikinh nghiệm, so sánh, nghiên cứu và ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tếcông việc tại các doanh nghiệp

Sau quá trình thực tập sinh viên cần phải làm khóa luận trình bày những nghiêncứu về vấn đề mình quan tâm tại công ty, đồng thời cũng là một tài liệu quan trọnggiúp giảng viên kiểm tra đánh giá quá trình học tập và kết quả thực tập của mỗi sinhviên

Để hoàn thành tốt chuyên đề “Kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn” ngoài sự nỗ lực của bản thân, em cũng

đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô, các anh chị trong công ty TNHHthương mại và xây dựng Hùng Sơn cùng gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc,

em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến:

- Ban giám hiệu, quý thầy cô trường Đại Học Thương Mại

- Quý thầy cô của khoa kế toán- kiểm toán đặc biệt là giảng viên hướng dẫn thầyNguyễn Tuấn Duy trong suốt thời gian qua đã nhiệt tình chỉ dạy giúp đỡ em có thểhoàn thành tốt đề tài tốt nghiệp này

- Các anh chị trong công ty, đặc biệt là phòng tài chính kế toán đã quan tâm, giúp đỡ,tin tưởng và tạo điều kiện cho em tiếp xúc với công việc kế toán thực tế

- Để có thêm động lực học tập, hoàn thành tốt kỳ thực tập thì niềm động viên, cổ vũ lớnnhất chính là gia đình và bạn bè Em xin cảm ơn rất nhiều

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực tập

LÊ THỊ PHƯƠNG

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

STT Sơ đồ, bảng biểu

1 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song

2 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo phương pháp sổ số dư

4 Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho NVL

5 Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho NVL

6 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty

7 Bảng ngành nghề kinh doanh

8 Sơ đồ bộ máy kế toán

9 CFNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường đang diễn ra sôi động như hiện nay, muốn thích ứng

và đứng vững được, yêu cầu đề ra cho các doanh nghiệp là phải vận động hết mình,sáng tạo trong công tác quản lý, tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm, sửdụng có hiệu quả các nguồn lực Kế toán giữ vai trò tích cực trong việc quản lý tài sản

và điều hành mọi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp muốn kinh doanh, sản xuất hiệu quả thì phải chú trọng tớinhiều yếu tố Trong đó nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là nhóm yếu tố đầu vào.Trong nhóm các yếu tố đầu vào nguyên vật liệu là yếu tố đáng chú ý nhất vì nguyênvật liệu là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm Thiếu nguyên vật liệu thì quátrình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không tiến hành được

Trong quá trình sản xuất nói chung các doanh nghiệp đều có mục tiêu là làm thếnào để tiết kiệm chi phí, thu lại lợi nhuận cao nhất Để thực hiện mục tiêu trên đòi hỏicông tác kế toán nguyên vật liệu phải chặt chẽ, khoa học Đây là công việc quan trọng

để quản lý, dự trữ, cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cần thiết cho sản phẩm, nâng caohiệu quả sử dụng vật tư Điều này giúp cho các doanh nghiệp có cơ sở tồn tại, pháttriển và đạt mục tiêu lợi nhuận tối đa

Thực tế tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn em nhận thấy mặc

dù bộ phận kế toán đã áp dụng chuẩn mực cũng như chế độ kế toán ban hành về mặt lýthuyết cũng như thực tế nhưng công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty vẫn cònmột số tồn tại như: Công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn chưa cung cấp kịp thời, chínhxác số liệu phục vụ cho khâu tính giá thành sản phẩm, nhận vật tư của công ty và thumua vật tư từ bên ngoài tại công ty Kế toán chưa xác định chính xác chi phí nguyênvật liệu giúp công ty tiết kiệm được tiền vật tư tiền vốn làm hạ giá thành sản phẩm sẽthu hút được khách hàng, tạo thế mạnh cạnh tranh trên thị trường Việc theo dõi nhậpxuất kho, phân loại nguyên vật liệu, việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu vẫnchưa phù hợp với chuẩn mực và chế độ ban hành

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên với mong muốn khắc phụcnhững hạn chế, nâng cao và hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu xây dựngtại công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn, em đã chọn đề tài “ Kế toánnguyên vật liệu xây dựng tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn” làm

đề tài khóa luận này

2. Mục tiêu nghiên cứu

- Về lý luận: Đề tài hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệutheo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành nhằm cung cấp một cái nhìn tổng quannhất về kế toán nguyên vật liệu trong DN

- Về thực tiễn: Đối với công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn, qua nghiêncứu về kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty, so sánh giữa lý luận và thực tiễn đểthấy được ưu nhược điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, từ đó em xin

đề xuất một số giải pháp hoàn thiện để công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiệnđúng quy định và đảm bảo chính xác, kịp thời

Đối với Nhà nước, hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu giúp Nhà nước có cái nhìntoàn diện, đúng đắn về công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, từ đó xácđịnh đúng nghĩa vụ của DN với Nhà nước thông qua việc nộp thuế

Đối với bản thân mỗi sinh viên: Nghiên cứu đề tài giúp em có thể vận dụngnhững kiến thức lý thuyết mình đã học vào thực tế

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác tổ chức kế toánnguyên vật liệu xây dựng tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn trên

cơ sở số liệu, chứng từ, sổ sách kế toán về tổ chức kế toán nguyên vật liệu

4. Phương pháp nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu của khóa luận tốt nghiệp này được nghiên cứu dựa theonhững kiến thức lý luận được trang bị trong suốt quá trình học tập tại trường Đại HọcThương Mại về kế toán nguyên vật liệu và tình hình thực tế trong quá trình thực tập tạiCông ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn để tìm hiểu nội dung của từngkhâu kế toán từ chứng từ ban đầu cho đến khi lập báo cáo tài chính từ đó thấy đượcnhững vấn đề còn tồn tại nhằm đưa ra biện pháp khắc phục để hoàn thiện công tác kế

Để thực hiện để tài này em đã sử dụng những phương pháp sau:

• Phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp thu thập dữ liệu một cách chính xác và đầy

đủ, có thể thu được những đánh giá chủ quan về thực trạng công tác kế toán nói chung

và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng Mục đích của phương pháp này là nhằmxác thực lại sự chính xác của thông tin khác ngoài phiếu điều tra Đối tượng phỏng vấn

là kế toán trưởng và các nhân viên phòng kế toán Quy trình phỏng vấn như sau:

Bước 1: Hẹn ngày giờ tiến hành phỏng vấn.

Bước 2: Chuẩn bị các câu hỏi để hỏi trong buổi phỏng vấn.

Bước 3: Phỏng vấn và ghi chép để thu thập dữ liệu.

Việc phỏng vấn được tiến hành theo phương thức gặp mặt trực tiếp tại phòng kếtoán Nội dung phỏng vấn liên quan đến công tác kế toán NVL tại công ty Phỏng vấn

được tiến hành theo mẫu phiếu điều tra (Phụ lục 01a).

Sau khi phỏng vấn thông tin sẽ được tập hợp tại kết quả điều tra phỏng vấn (Phụlục 01b)

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp sử dụng tài liệu có sẵn trongnghiên cứu để thu thập thông tin mong muốn, từ đó có cái nhìn tổng quan về kế toánnguyên vật liệu Sử dụng phương pháp này đòi hỏi phải nghiên cứu nhiều tài liệu vàphân loại thông tin để mang lại hiệu quả

• Phương pháp phân tích dữ liệu

- Phương pháp so sánh: Là phương pháp phân tích được thực hiện thông qua đối chiếucác sự vật, hiện tượng với nhau để thấy những điểm giống và khác nhau Trong quátrình nghiên cứu kế toán nguyên vật liệu nội dung này được cụ thể hóa bằng việc đốichiếu lý luận với thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị Đối chiếuchứng từ gốc với các số liệu liên quan, đối chiếu số liệu cuối kỳ giữa sổ cái và cácbảng tổng hợp chi tiết để có kết quả chính xác khi lên báo cáo tài chính

- Phương pháp toán học: Phương pháp này dùng để tính toán những chỉ tiêu về giá trịvật liệu nhập, giá trị vật liệu xuất tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phục

vụ cho việc kiểm tra tính chính xác về mặt số học của các số liệu vế kế toán nguyênvật liệu

• Phương pháp quan sát: Là phương pháp thu thập thông tin qua quan sát trực tiếp quátrình làm việc của nhân viên kế toán, từ khâu lập và luân chuyển chứng từ, đến khâu

vào sổ sách kế toán và làm báo cáo tài chính Có 2 cách khác nhau trong việc thực hiệnphương pháp quan sát.

- Quan sát, nghiên cứu các tài liệu có sẵn trong một thời gian: Chẳng hạn như quan sát,nghiên cứu, phân tích các bản ghi chép có tính lịch sử hay các bản quyết toán tàichính, các dữ liệu kinh tế

- Quan sát để ghi nhận lại thái độ của đối tượng nghiên cứu: Như việc quan sát ánh mắt,hành động, cách truyền đạt thông tin và số lượng thông tin bao hàm trong nội dung củamột tìh huống nào đó

5. Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung đề tài gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại vàxây dựng Hùng Sơn

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty TNHHthương mại và xây dựng Hùng Sơn

Chương 3: Các kết luận và đề xuất về kế toán nguyên vật liệu xây dựng của công

ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn

Trong thời gian thực tập và viết báo cáo mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng

do trình độ và khả năng còn hạn chế Trong khi đó thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực

tế quá ngắn Bản thân khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong được cácthầy cô và các cán bộ trong công ty chỉ bảo thêm để có điều kiện nâng cao kiến thứccủa mình phục vụ cho công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo viên hướng dẫn Ts Nguyễn Tuấn Duy, banlãnh đạo Công Ty, phòng Tài chính-Kế toán đã tận tịnh giúp đỡ em trong quá trìnhthực tập và hoàn thiện khóa luận này

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HÙNG SƠN

1.1. Các khái niệm cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

1.1.1. Khái niệm

1.1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho

- Khái niệm về tài sản: Tài sản là toàn bộ nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát, là kếtquả của những hoạt động trong quá khứ, mà từ đó một số lợi ích kinh tế trong tươnglai có thể dự kiến trước một cách hợp lý

- Khái niệm về tài sản ngắn hạn: Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp là những tài sảnthuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển,thu hồi vốn trong một kỳ kinh doanh hoặc trong một năm Tài sản ngắn hạn của doanhnghiệp có thể tồn tại dưới hình thái tiền, hiện vật (vật tư, hàng hóa) dưới dạng đầu tưngắn hạn hoặc các khoản nợ phải thu

- Khái niệm hàng tồn kho: Hàng tồn kho (theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số Hàng tồn kho) là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bìnhthường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công

02-cụ dụng 02-cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.Như vậy, Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận tài sản ngắn hạn dự trữ chosản xuất lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất, chế tạo ở doanh nghiệp và baogồm: Hàng hóa đang đi đường; Hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi gia công chế biến; Hàngtrong kho, trong quầy; Bất động sản tồn kho

- Khái niệm nguyên vật liệu: Là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trongcác doanh nghiệp Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạosản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ- dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lý doanhnghiệp

1.1.1.2. Khái niệm về giá trị hàng tồn kho

- Giá gốc: Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đãtrả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghinhận

- Giá trị hợp lý: Là mức giá mà một tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủhiểu biết trong một giao dịch ngang giá

- Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sảnxuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phíước tính cho việc tiêu thụ chúng.

1.1.2 Phân loại

Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại cómột vai trò, công dụng và tính năng lý hóa khác nhau Vì vậy, để quản lý nguyên vậtliệu một cách hiệu quả, các doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Cónhiều tiêu thức phân loại nguyên vật liệu nhưng thông thường kế toán sử dụng một sốcác tiêu thức sau để phân loại nguyên vật liệu:

• Phân loại theo vai trò và công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là

cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm Trong ngành xây dựng cơbản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng Các loại vậtliệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng,các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau Vật liệu xây dựng làsản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạolên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng,sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựngsản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựngsản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mìnhnhư thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi…

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thànhthực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất,chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho côngtác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm.Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất

- Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệtlượng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản

xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, chocác phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động.

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máymóc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công

cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như gỗ, sắt, thépvụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định

 Tác dụng của cách phân loại này là cơ sở để xây dựng định mức tiêu hao cho từngloại, từng thứ nguyên vật liệu và cũng là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệutrong doanh nghiệp

• Phân loại theo nguồn hình thành

- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp không tự sảnxuất mà mua từ thị trường trong nước hoặc nước ngoài

- Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công: Là nguyên vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra

để phục vụ cho nhu cầu sản xuất

- Nguyên vật liệu hình thành từ nguồn khác: Nguyên vật liệu nhận tặng, thưởng, nhậnviện trợ của các tổ chức, cá nhân, phế liệu thu hồi từ tài sản cố định thanh lý

 Tác dụng của cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm nguồn nguyênliệu cung cấp sao cho đạt hiệu quả tốt nhất

• Phân loại theo mục đích sử dụng

- Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích sản xuất: là nguyên vật liệu trực tiếp phục vụcho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm

- Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích khác: Như nguyên vật liệu sản xuất chung chonhu cầu bán hàng, nhu cầu quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu đem góp vốn liêndoanh, liên kết, nguyên vật liệu đem quyên tặng

 Tác dụng của cách phân loại này nhằm xác định trọng tâm cần quản lý những loạinguyên vật liệu nào

• Phân loại theo quyền sở hữu

- Nguyên vật liệu của doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu nhận giữ hộ

- Nguyên vật liệu nhận gia công chế biến

 Tác dụng của cách phân loại này cho biết vật liệu nào thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp, vật liệu nào không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

1.1.3.1 Yêu cầu quản lý

Trong xu thế hội nhập ngày nay luôn tạo ra những thời cơ cũng như những tháchthức đối với các doanh nghiệp Chính điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp một bàitoán cần giải đáp đó là làm thế nào để cắt giảm chi phí, giúp hạ giá thành nhằm thúcđẩy được khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường đồng thời cũng giúpdoanh nghiệp nâng cao được lợi nhuận Nhận thức được nguyên vật liệu luôn chiếm tỷtrọng lớn trong tổng chi phí Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cáchtiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ramối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu càngkhoa học thì cơ hội đạt được hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêucầu quản lý nguyên vật liệu cần đảm bảo những yếu tố sau:

- Khâu thu mua: Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa khác nhau, công dụng khácnhau, mức độ và tỷ lệ hao mòn khác nhau Do đó, khi thu mua phải đảm bảo đủ sốlượng, đúng chủng loại, phẩm chất giá cả hợp lý, chi phí hao hụt trong định mức Nếukhông thực hiện tốt khâu thu mua sẽ ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng nguyên vậtliệu

- Khâu dự trữ - bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn nguyênvật liệu phải tổ chức kho, bãi tập kết cẩn thận, thực hiện đúng chế độ bảo quản; Xácđịnh được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại NVL để giảm bớt hư hỏng,hao hụt mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của NVL sao cho luôn cungứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất Đồng thời, cần cónhững cảnh báo kịp thời khi có dấu hiệu báo động trong những trường hợp NVL vượtquá định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh cho hợp lý góp phần nâng caohiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Khâu sản xuất: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán nguyên vậtliệu chặt chẽ và khoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình thu mua nhập,xuất, bảo quản sử dụng vật liệu

1.1.3.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

Kế toán là công cụ quản lý kinh tế, vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lýxuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, chức năngcủa kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện những nhiệm vụ

- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyểnbảo quản, nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, tình hình luân chuyển vật tư Tính toánđúng đắn giá vốn và giá thành của vật liệu đã thu mua, nhập và xuất kho của doanhnghiệp, kiểm tra tình hình thu mua nguyên vật liệu về các mặt: Số lượng, chủng loại,giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời chủng loại nguyênvật liệu và các thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất và yêu cầu quản lýcủa doanh nghiệp.

- Áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán tồn kho, mở sổ kế toán chitiết để ghi chép, phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu… về tình hình hiện có và sựtăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời các số liệu để tậphợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

- Tổ chức đánh giá, phân loại, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sửdụng nguyên vật liệu, tính toán chính xác số lượng giá trị nguyên vật liệu cho các đốitượng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Tham gia kiểm kê đánh giá nguyên vật liệu theo đúng chế độ nhà nước quy định, lậpcác báo cáo về nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hànhphân tích đánh giá vật liệu theo từng khâu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiếtcho quá trình quản lý

- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên tắcthống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do bộ tài chính banhành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấpthông tin đầy đủ, kịp thời

- Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành,đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vậtliệu

1.2 Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.2.2 Sự chi phối của các chuẩn mực kế toán Việt Nam đến kế toán nguyên vật liệu

1.2.2.1 Chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung

Chuẩn mực kế toán số 01 ban hành theo QĐ số 165/QĐ ngày 31/12/2002 của bộtrưởng bộ tài chính Theo chuẩn mực này việc hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủnguyên tắc yêu cầu cơ bản của kế toán

• Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Theo nguyên tắc này thì các nghiệp vụ liên quan đến muanguyên vật liệu phải được ghi nhận vào thời điểm mua chứ không căn cứ vào thờiđiểm chi tiền.

• Nguyên tắc giá gốc: Theo nguyên tắc này thì nguyên vật liệu phải được tính theo giágốc Có nghĩa là giá gốc của nguyên vật liệu phải được tính theo số tiền hoặc cáckhoản tương đương tiền đã trả để có được nguyên vật liệu đó hoặc tính theo giá trị hợp

lý của nguyên vật liệu đó tại thời điểm nguyên vật liệu được ghi nhận là tài sản củadoanh nghiệp Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thìphải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

• Nguyên tắc thận trọng: Theo nguyên tắc này thì nguyên vật liệu tồn kho cần được lập

dự phòng để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra do việc giảm giá nguyên vật liệu tồnkho Khi lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu thì không được lập quá lớn khôngđược đánh giá cao hơn giá trị tài sản và các khoản thu nhập Doanh nghiệp phải ướctính giá trị thuần có thể thực hiện được việc ước tính này dựa trên những bằng chứngtin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính và phải tính đến sự biến động của giá cảhoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tàichính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ướctính đồng thời phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho

• Nguyên tắc nhất quán: Theo nguyên tắc này thì việc hạch toán nguyên vật liệu phải ápdụng theo đúng chế độ đã lựa chọn áp dụng thống nhất trong một kỳ kế toán năm.Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương phápthay thế cho phép trình bài thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn đồngthời phải giải trình được ảnh hưởng của thay đổi đó

1.2.2.2 Chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho

a) Ghi nhận ban đầu

Theo chuẩn mực kế toán số 02 thì HTK được ghi nhận ban đầu theo giá gốc.Trường hơp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giátrị thuần có thể thực hiện được

Theo điều 5 chuẩn mực kế toán số 02 thì giá gốc HTK bao gồm: Chi phí mua, chiphí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được HTK ở địađiểm và trạng thái hiện tại Trong đó:

- Chi phí mua: Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuếkhông được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng

và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiếtkhấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chấtđược trừ khỏi chi phí mua

- Chi phí chế biến: chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liênquan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chí phí sản xuấtchung phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm

- Chi phí liên quan trực tiếp: Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốchàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biếnhàng tồn kho

b) Xác định giá gốc của nguyên vật liệu

Nội dung giá gốc nguyên vật liệu được xác định theo từng nguồn nhập Sau đây

là cách tính đối với trường hợp mua ngoài hoặc tự chế biến

• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

+

Chi phí mua thực

tế (Chi phí vậnchuyển, bốc xếp)

+

Các khoảnthuế khôngđược hoàn lại

-Các khoản giảmgiá, chiết khấu(Nếu có)

- Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hànghóa, dịch vụ chịu thuế (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đốitượng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi dự án thì giá trịnguyên vật liệu mua vào được phản ánh theo tổng giá trị thanh toán bao gồm cả thuếGTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có)

- Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hànghóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì giá trịcủa nguyên vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế Thuế GTGTđầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốcxếp, bảo quản… được khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133

- Các khoản thuế không hoàn lại: Như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu…

• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch

Chi phí muahàng (Nếu có) -

Các khoản giảm giá,chiết khấu (Nếu có)

• Đối với nguyên vật liệu do tự chế biến:

Trị giá gốc nguyên vật liệu do tự chế biến nhập lại kho bao gồm trị giá thực

tế của vật liệu xuất ra để chế biến và chi phí chế biến

Giá gốc của NVL tự chế

Giá thực tế vật liệu xuất chế

c) Ghi nhận cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giágốc thì HTK được ghi nhận theo mức giá thấp hơn giá gốc và giá trị thuần có thể thựchiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn khotrong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sảnphẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

d) Xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho

Theo quy định hiện hành có 3 phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu tồn kho:

- Phương pháp tính toán theo giá thực tế đích danh

- Phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp nhập trước, xuất trước

Phương pháp tính giá theo giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này nguyên vật liệu xuất thuộc lô nào, theo giá trị nào thìđược tính theo giá trị đó Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanhnghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định được nhận diện

- Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất ra, làm cho chi phí hiện tại phù hợp

với doanh thu hiện tại

- Nhược điểm: Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường

xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ gặp nhiềukhó khăn

Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp này giá trị của từng loại nguyên vật liệu được tính theo giá trịtrung bình của từng loại nguyên vật liệu tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại nguyênvật liệu được mua hoặc sản xuất trong kỳ (Đơn giá bình quân cả kỳ) hoặc sau mỗi lầnnhập (Đơn giá bình quân liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp

Trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu được căn cứ vào số lượngnguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:

Trị giá nguyên vật

liệu xuất kho trong kỳ = Số lượng nguyên vật liệuxuất trong kỳ Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân gia quyền có thể được xác định sau mỗi lần nhập (Đơn giábình quân liên hoàn) hoặc xác định một lần vào thời điểm cuối kỳ kế toán (Đơn giábình quân cả kỳ)

Trị giá NVLxuất trong kỳ

• Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, phương pháp này thích hợp cho nhữngdoanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập xuất của doanhnghiệp nhiều Ưu, nhược điểm của phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không

phụ thuộc vào số lần xuất nhập của từng loại nguyên vật liệu

- Nhược điểm: Hầu hết công việc tính gía nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch

toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác

• Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, phương pháp này nên áp dụng ở nhữngdoanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần xuất nhập của mỗi lần khôngnhiều Ưu, nhược điểm của phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn

- Ưu điểm: Phương pháp này cho giá nguyên vật liệu chính xác, phản ánh kịp thời sự

biến động của giá cả, công việc tính giá được tính đều đặn

- Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh

nghiệp sử dụng kế toán máy

Phương pháp nhập trước, xuất trước

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu được mua trướchoặc sản xuất trước thì được tính trước, còn nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyênvật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giátrị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu

kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá của nguyênvật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ Do vậy, giá nguyên vật liệuxuất dùng được tính hết theo giá thực tế của lần nhập trước, xong mới đến lần nhậpsau Nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá tồn kho cao, nguyên vật liệu xuất thấp, chiphí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng và ngược lại

- Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính toán giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời.

Phương pháp này cho ước tính hợp lý về giá trị nguyên vật liệu cuối kỳ

- Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh

hiện hành Doanh thu hiện hành có được là do chi phí nguyên vật liệu nói riêng vàhàng tồn kho nói chung từ kho trước Như vậy, chi phí kinh doanh của doanh nghiệpkhông phản ứng kịp thời với giá cả nguyên vật liệu

1.2.3 Nội dung kế toán nguyên vật liệu

1.2.3.1 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kế toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kếtoán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo việc theo dõi chặt chẽcác số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ vật tư về số lượng vàgiá cả Trong thực tế các doanh nghiệp thường áp dụng ba phương pháp hạch toán chitiết nguyên vật liệu sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp số đối chiếu luânchuyển và phương pháp sổ số dư

a) Phương pháp thẻ song song

Phương pháp này được thực hiện theo nguyên tắc: Ở kho theo dõi về số lượng, ởphòng kế toán theo dõi về số lượng và giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu

• Tại kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho củatừng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập- xuất vật liệu, thủ kho tiến hànhkiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào “thẻkho” trên cơ sở các chứng từ đó Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập- xuất và số

tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên “thẻ kho” và đối chiếu số liệu với “sổ kế toánchi tiết nguyên vật liệu”.

• Tại phòng kế toán: Kế toán mở “sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” ghi chép sự biếnđộng nhập- xuất- tồn của từng loại nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị

Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho nguyênvật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loạichứng từ và vào sổ chi tiết nguyên vật liệu Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu sốliệu trên “số kế toán chi tiết nguyên vật liệu” với “thẻ kho” tương ứng Căn cứ vào “sổ

kế toán chi tiết nguyên vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp

nhập-xuất- tồn nguyên vật liệu” Sơ đồ 1: “Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo phương pháp song song” (phụ lục 02a)

- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lượng

các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất Trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ cònhạn chế

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lập về các chỉ tiêu số

lượng Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó hạnchế chức năng kiểm tra của kế toán

b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp này thường được thực hiện theo nguyên tắc như phương pháp thẻsong song nhưng được cải tiến hơn Ở kho, thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi sốlượng của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu Ở phòng kế toán, kế toán mở sổ đốichiếu luân chuyển thay cho thẻ (sổ) chi tiết nguyên vật liệu, sổ này được ghi một lầnvào cuối mỗi tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng của từngthứ, từng loại nguyên vật liệu

• Tại kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép tình hình nhập- xuất – tồn kho củatừng loại nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng

Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hànhtính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi khi sổ số thực nhập, thực xuất vào “thẻ kho”trên cơ sở chứng từ đó Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập- xuất- tồn cuối kỳ củatừng loại nguyên vật liệu trên “thẻ kho” và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết nguyênvật liệu

• Tại phòng kế toán: Kế toán mở “sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” theo từng

Cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu theo từngdanh điểm và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập nguyên vật liệu”, “Bảng kêxuất nguyên vật liệu” và dựa vào bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển nguyên vậtliệu”.

Khi nhận được “thẻ kho” kế toán đối chiếu lượng nhập xuất của từng thẻ kho với

“Sổ luân chuyển nguyên vật liệu” Đồng thời từ “ Sổ luân chuyển nguyên vật liệu” lập

“Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu” để đối chiếu với số liệu trong

“Sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu”.Sơ đồ 2: “Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển” (phụ lục 02b)

- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít,

không có điều kiện ghi chép, không có nhiều nghiệp vụ nhập- xuất- tồn nguyên vậtliệu, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu do vậy không có điềukiện ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày

- Ưu điểm: Phương pháp này dễ kiểm tra, đối chiếu, khối lượng công việc của kế toán

giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối kỳ

- Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lập giữa kho và phòng kế toán về

chỉ tiêu, số lượng, việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiếnhành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán

c) Phương pháp sổ số dư

Phương pháp này có sự phân biệt rõ rệt công việc giữa bộ phận kho và bộ phận

kế toán Nguyên tắc của phương pháp này là thủ kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng,còn kế toán ghi chép theo chỉ tiêu giá trị

• Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng “thẻ kho” để ghi chép tính hình nhập- xuất- tồn kho.

Ngoài ra, cuối tháng, thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên “Thẻ kho” vào “Sổ sốdư”

• Tại phòng kế toán: Đầu năm, kế toán kho mở sổ số dư được dùng cho cả năm, mỗi

tháng ghi một cột theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, mỗi danh điểm nguyên vật liệughi một dòng Trước ngày cuối tháng kế toán chuyển số dư cho thủ kho Sau khi ghichép xong phần lượng tồn cuối kỳ, thủ kho chuyển trả lại cho kế toán

Định kỳ, kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận, chứng từ, lấy số liệu ghi vào lũy kếnhập, bảng lũy kế xuất (Được mở chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu) theo chỉtiêu giá trị

Cuối tháng, căn cứ vào bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất lập bảng tổng hợpnhập- xuất- tồn; Khi nhận được sổ số dư thủ kho gửi đến kế toán phải tính và ghi vàocột số tiền trên sổ số dư; Đối chiếu với số liệu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập-

xuất- tồn (Theo chỉ tiêu giá trị) Sơ đồ 3:” Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo phương pháp sổ số dư” (phụ lục 02c)

- Phạm vi áp dụng: Thường áp dụng cho các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp

vụ về nhập- xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại nguyên vật liệu, đã xây dựngđược hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày

và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao

- Ưu điểm: Hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, cho phép kiểm

tra thường xuyên công việc ở kho, đảm bảo số liệu kế toán kịp thời, chính xác

- Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi chép theo giá trị nên qua số liệu kê toán không thể

biết được tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu Ngoài ra khi kiểm tra đốichiếu nếu có sai sót thì việc phát hiện sai sót sẽ gặp kho khăn

1.2.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hiện nay có hai phương pháp kế toán là phương pháp KKTX và phương phápKKĐK Sau đây là trường hợp doanh nghiệp hạch toán HTK theo phương pháp KKTX

và tính thuế theo phương pháp khấu trừ

Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn: Là cơ sở để chứng minh cho các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, là cơ sở

để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế về các hoạt động kinh tế tài chính đó Có 3 loạihóa đơn: Hóa đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ); Hóa đơn bán hàng thông thường (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theophương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng không chịu thuếGTGT); Bảng kê bán lẻ hàng hoá, báo cáo bán hàng…

- Phiếu nhập kho: Phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chép nguyênvẹn hoạt động kinh tế tài chính đó Phiếu nhằm xác định số lượng, giá cả, chất lượngcủa vật tư nhập kho để ghi vào thẻ kho

- Phiếu xuất kho: Là phiếu nhằm theo dõi vật tư xuất kho cho bộ phận nào, số lượng baonhiêu, làm căn cứ hạch toán chi tiết chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

và kiểm tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêu hao vật tư

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Biên bản lập sau khi các chuyên gia kỹ thuật xác định và

- Thẻ kho: Theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn của từng loại nguyên vật liệu và xác địnhtrách nhiệm vật chất của thủ kho.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:

- Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định.Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận

kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi

kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Sơ đồ 4: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu (phụ lục 03a)

Sơ đồ 5: Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu (phụ lục 03b) Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 152: “Nguyên vật liệu”

Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:

+ Bên nợ ghi: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế,thuê ngoài gia công, chế biến, nhận vồn góp hoặc từ các nguồn khác; Trị giá nguyênvật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê; Kết chuyển trị giá của nguyên vật liệu tồn khocuối kỳ

+ Bên có ghi: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinhdoanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, đem đi góp vốn; Trị giá nguyên vật liệutrả lại người bán hoặc giảm giá hàng mua; Chiết khấu thương mại kkhi mua nguyênvật liệu được hưởng; Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ;

+ Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.Các tài khoản cấp 2 của tài khoản nguyên vật liệu gồm: TK 1521 “Nguyên vậtliệu chính”, TK 1522 “Vật liệu phụ”, TK 1523 “Nhiên liệu”, TK 1524 “Phị tùng thaythế”, TK 1525 “Thiết bị xây dựng cơ bản”, TK 1528 “Vật liệu khác”

- Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh giá trị thực tế của các loại

hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa vềnhập kho

Kết cấu tài khoản này như sau:

+ Bên nợ ghi: Phản ánh giá trị vật tư hàng hóa đang đi trên đường, kết chuyểngiá trị thực tế hàng vật tư mua đang đi trên đường cuối kỳ

+ Bên có ghi: Giá trị hàng hóa đã về nhập kho hoặc giao thẳng cho khách hàng

+ Số dư nợ: Phản ánh giá trị vật tư hàng hóa đã mua nhưng chưa về nhập khocuối kỳ

- Tài khoản 2294 “Dự phòng giảm giá HTK”: Là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn

kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồnkho

Theo qua định hiện hành thì sẽ bỏ tài khoản 159 thay bằng tài khoản 2294 - Dự

phòng giảm giá hàng tồn kho: Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoànnhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Kết cấu tài khoản dự phòng giảm giá HTK như sau:

+ Bên Nợ ghi: Hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK

+ Bên Có ghi: Trích lập dự phòng giảm giá HTK

+ Số dư bên Có: Số dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kỳ

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK 111, TK 112, TK 113,

TK 156, TK 331, TK 621, TK 627, TK 642

Vận dụng tài khoản kế toán

a) Hạch toán tăng nguyên vật liệu

1) Tăng do mua ngoài

+ Trường hợp 1: Hàng và hóa đơn về cùng: Căn cứ vào hóa đơn phiếu nhập kho

kế toán ghi:

Nợ TK 152: NVL

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111( Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 141 (Tạm ứng),

TK 331 (Phải trả người bán), TK 3411 (Vay ngắn hạn)

+ Trường hợp 2: Hàng về chưa có hóa đơn: Nếu có trong tháng về nhập khonhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu nhậpkho theo giá tạm tính, kế toán ghi:

Nợ TK 152: NVL

Có TK 331: Phải trả người bán

Khi nhận được hóa đơn sẽ điều chỉnh giá tạm ứng theo giá thực tế (Ghi trên hóađơn) theo số chênh lệch giữa hóa đơn và giá tạm tính, kế toán ghi:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112: Tổng số tiền

Sang kỳ sau khi vật tư về kế toán ghi:

Nợ TK 152 (Nếu NVL nhập kho), TK 621 (CFNVLTT), TK 627 (CFSXC), TK

642 (CFQLDN)

Có TK 151: Hàng mua đang đi đường

Trong 3 Trường hợp trên , nếu được chiết khấu, giảm giá, trả lại vật tư, kế toánhạch toán như sau:

+ Trường hợp chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán ghi:

Nợ các TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (TGNH), TK 331 (Phải trả người bán)

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính

+ Trường hợp được hưởng chiết khấu thương mại, kế toán ghi:

Nợ các TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (TGNH), TK 331 (Phải trả người bán)

Có TK 152: NVL

+ Trường hợp giảm giá, trả lại vật tư cho người bán, kế toán ghi:

Nợ các TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (TGNH), TK 331 (Phải trả người bán)

Có TK 1331: Thuế GTGT

Có TK 152: NVL

2) Tăng do các nguyên nhân khác, kế toán ghi:

Có TK 711(Nếu được biếu tặng hoặc viện trợ), TK 154 (Do thuê ngoái hoặc

tự sản xuất đã hoàn thành), TK 621, 627, 642 (Do sử dụng thừa đem nhập kho)

b) Hạch toán giảm nguyên vật liệu

1) Xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho công tác xây dựng cơbản, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác, kế toán ghi:

Nợ TK 621, TK 627, TK 642, TK 642, TK 242

Có TK 152: NVL

2) Xuất kho vật liệu góp vồn liên doanh với đơn vị khác

+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 128: Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn

Nợ TK 222: Góp vốn liên doanh

Có TK 711: Phần chênh lệch

Có TK 152: NVL (Gía thực tế)

Có TK 3387: Đối với cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát

+ Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá trị thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128: Đầu tưu nắm giữ đến ngày đáo hạn

Nợ TK 111,112, 131: Khoản thu do bán nguyên vật liệu

Có TK 511: Khoản thu do bán chưa có VAT

Có TK 3331: VAT đầu ra

4) Vật liệu mất mát hao hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản Trong trường hợpnày phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm

+ Nếu đã rõ nguyên nhân

Do ghi chép nhầm lẫn, cân đo đong đếm sai, cần phải sửa chữa điều chỉnh lại sổ

kế toán theo đúng phương pháp quy định

Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toánghi:

Có TK 1381: Tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân

5) Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

+ Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu và khả năng giảm giácủa từng thứ nguyên vật liệu để xác định mức lập dự phòng tính vào chi phí, ghi số dựphòng cần trích lập trích lập bổ sung phần chênh lệch, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (2294)

+ Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳnày nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, kếtoán ghi:

Nợ TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (2294)

Có TK 632: Giá vốn hàng bán

+ Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa

bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, kếtoán ghi:

Nợ TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (2294)

Tổ chức sổ kế toán tổng hợp

Theo quy định hiện hành, các công ty có thể tự do lựa chọn mẫu sổ phù hợp vớihoạt động kinh doanh của công ty mình Sau đây, em xin trình bày về mẫu sổ của hìnhthức chứng từ ghi sổ đây là hình thức mà công ty em đang thực tập sử dụng

• Sổ kế toán sử dụng:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ

đã lập trong tháng Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đốichiếu số liệu với sổ cái Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổnày để lấy số liệu và ngày, tháng

- Sổ chứng từ ghi sổ: Phản ánh số hiệu tài khoản và các khoản tiền phát sinh Số hiệucủa chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng Ngày, tháng trênchứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”

- Sổ cái tài khoản: Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhtrong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy địnhtrong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán trên Sổ Cáiphản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sảnxuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Bảng tổng hợp xuất- nhập- tồn: Dùng để tổng hợp tình hình xuất- nhập- tồn về sốlượng, giá trị của hàng tồn kho

- Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn cả về số lượng và giá trị củatừng thứ nguyên vật liệu để làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HÙNG SƠN

2.1. Tổng quan về công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn và ảnh hưởng

nhân tố môi trường đến kế toán nguyên vật liệu tại công ty

2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn

(Phụ lục 04a: Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty TNHH thương mại

và xây dựng Hùng Sơn)

2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

- Tên giao dịch: Công ty TNHH TM và XD Hùng Sơn

- Tên chính thức: Công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn

- Địa chỉ: Xã Quảng Chính, Huyện Quảng Xương, Tỉnh Thanh Hóa

- Quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH TM và XD Hùng Sơn được thànhlập ngày 2 tháng 11 năm 2010 Ngày nhận tài khoản ngân hàng ngày 25 tháng 11 năm

2010 Công ty có sự góp vốn của 3 thành viên: Nguyễn Công Đại, Nguyễn Đức Lực,Nguyễn Công Hùng Giám đốc công ty ông Nguyễn Công Hùng

- Ngành nghề kinh doanh Bảng 1: Ngành nghề kinh doanh của công ty (phụ lục 04b)

2.1.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý công ty.

 Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh của công ty

Tổ chức bộ máy của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Hùng Sơn thốngnhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động chỉ đạo từ giám đốc xuống các phòng ban điềuhành với các tổ đội Toàn bộ hoạt động của bộ máy được đặt dưới sự chỉ đạo của ban

giám đốc (Sơ đồ 6: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty) (phụ lục 04c)

 Giám đốc.

‐ Giám đốc có quyền hạn cao nhất trong công ty chịu trách nhiệm tổ chức, điều hànhhoạt động của công ty, xây dựng các phương án, kế hoạch đầu tư mở rộng liên doanh,liên kết…

 Phó giám đốc.

‐ Là người có quyền sau Giám đốc, có chức năng tham mưu cho Giám đốc Giải quyếtcác công việc do giám đốc uỷ quyền, được thay mặt Giám đốc giải quyết công việc khiGiám đốc đi vắng

 Phòng tài chính- kế toán

• Chức năng: