ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành.
Sau quá trình tìm hiểu về công ty em có một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu như sau:
3.2.1. Đề xuất kế toán nguyên vật liệu
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
- Để có thể phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu công ty nên xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu, sổ danh điểm này sẽ thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách phẩm chất, đơn vị tính. Cho tất cả các bộ phận sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và hạch toán, tránh nhầm lẫn nâng cao hiệu quả làm việc. Sổ danh điểm được lập và sử dụng ở ba nơi như: Phòng vật tư, kho phòng tài chính kế toán và các công trình. Sổ này phải thường xuyên được cập nhật khi có các loại nguyên vật liệu mới, đồng thời các bộ phận sử dụng phải đối chiếu với nhau để đảm bảo tính thống nhất. Do vậy kiến nghị công ty nên lập sổ danh điểm NVL theo mẫu sau. (Phụ lục 12)
- Qua theo dõi chứng từ ban đầu ở các đội việc xử lý để chuyển lên phòng kế toán trung tâm còn chậm do đó phải có biện pháp quy định về mặt thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời. Phòng kế toán nên quy thời gian từ 10 đến 15 ngày tuỳ theo điều kiện mà nhân viên kinh tế đội phải chuyển chứng từ ban đầu cho phòng kế toán. Trong trường hợp: Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho các đội để mua nguyên vật liệu thì kế toán cần phải thực hiện ghi chép kịp thời:
Nợ TK 141: “Tạm ứng”
Vì nếu trường hợp sang tháng vật tư mới về thì số tiền đã tạm ứng không được theo dõi trên TK nào. Trong báo cáo kế toán sẽ giảm đi một lượng tiền mà không rõ nguyên nhân do vậy phải ghi chép ngay.
3.2.2. Đề xuất khác
Hoàn thiện bộ máy kế toán của công ty
- Do công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung quản lý các nhân viên ở phòng kế toán, kế toán trưởng là người trực tiếp hỗ trợ cho giám đốc khi cần thiết. Do công tác ghi chép hạch toán chủ yếu là do kế toán tổng hợp và kế toán trưởng thực hiện nên khối lượng công việc tương đối nhiều mà số lượng nhân viên lại ít. Trách nhiệm của kế toán trưởng cao, khối lượng công việc lại nhiều nên việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, để đảm bảo công tác kế toán nguyên vật liệu được tốt, số liệu được cung cấp một cách kịp thời chính xác thì công ty nên tuyển thêm nhân viên cho phòng kế toán và có sự phân công rõ ràng giữa các vị trí kế toán nhằm giảm bớt trách nhiệm cũng như công việc cho kế toán trưởng.
Hoàn thiện hệ thống phần mềm kế toán
Hiện nay công ty vẫn sử dụng phương pháp thủ công trong công tác kế toán nguyên vật liệu, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán phù hợp để công việc hoàn thành nhanh chóng và chính xác hơn.
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Doanh nghiệp cần lập định mức chi phí nguyên vật liệu cho từng công việc, sản phẩm và lập định mức dự trù cho từng danh điểm hàng tồn kho. So sánh giữa định mức đã lập và thực tế thực hiện, đưa ra nhận xét và kiến nghị .