Công tác quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN giai đoạn 2005 - 2010 thực trạng và giải pháp

Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 2. Chức năng, nhiệm vụ chính 5 3. Sơ đồ tổ chức 6 DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU Bảng 1: Danh sách cán bộ quản lý chủ chốt 46 Bảng 2: Danh sách nhân lực chủ yếu tham gia thi công công trình 47 Bảng 3: Dự toán chi phí vật tư xây dựng cho hạng mục bể khuấy trộn phản ứng 51 Bảng 4: Chênh lệch vật tư hạng mục bể khuấy trộn phản ứng 51 Bảng 5: Bảng theo dõi vật tư cho dự án Tiên Sơn - thiết bị đo điện tự động hóa. .55 Bảng 6: Bảng theo dõi vật tư dự án Tiên Sơn – phần thí nghiệm 56 Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty 8 Sơ đồ 2: Quy trình quản lý giai đoạn đấu thầu 12 1 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân Sơ đồ 3: Quy trình quản lý giai đoạn thực hiện hợp đồng 16 Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức hiện trường 24 Sơ đồ 5: Sơ đồ quy trình mua vật tư phát sinh ……………………………………….58 LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam đang trong quá trình hội nhập với khu vực và thế giới, xây dựng một nền kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội chủ nghĩa. Do vậy, chúng ta đã, đang đầu tư vào mọi ngành sản xuất của nền kinh tế. Vì thế không tránh khỏi ô nhiễm môi trường. Trong khi đó, đầu tư phải đi đôi với hiệu quả, hiệu quả về tài chính và kinh tế xã hội, xã hội luôn hướng theo phát triển bền vững vì vậy luôn phải chú trọng vấn đề môi trường trong các dự án đầu tư. Trong thời gian qua đã phát hiện không ít các Công ty sản xuất không chú trọng đến vấn đề bảo vệ môi trường, đặc biệt là nguồn nước. Chưa bao giờ vấn đề sản xuất đi đôi với bảo vệ nước sạch lại nóng như trong vòng 10 2 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân năm trở lại đây. Vấn đề này khiến Nhà nước chú trọng hơn nữa vào công nghệ xử lý nước thải, đây là một lĩnh vực khó, không những khó về khoa học kỹ thuật mà còn khó về chi phí. Tuy đây là một ngành còn khá mới mẻ nhưng cũng là một ngành đòi hỏi cạnh tranh cao. Số lượng các Công ty, các doanh nghiệp chuyên môn về xử lý nước thải công nghiệp và dân dụng ở nước ta lớn, nhưng các Công ty tạo dựng được uy tín và đứng vững trên thị trường không nhiều, một trong số các đơn vị dẫn đầu về công nghệ này ở Việt Nam là Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN. Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN không chỉ đi đầu về xử lý nước, nước thải công nghiệp, dân dụng mà còn dẫn đầu về công nghệ tự động hóa dây chuyền công nghiệp, là Công ty tổng thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Chính vì vậy mà công tác quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC đóng vai trò rất quan trọng đối với Công ty. Vì lĩnh vực hoạt động còn mới mẻ nên công tác quản lý gói thầu của Công ty còn gặp nhiều khó khăn, cần phải quản lý sao cho thực hiện đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng mới tạo được niềm tin cho khách hàng, đứng vững được trên thị trường. Vấn đề đặt ra ở đây là cần phải lựa chọn hình thức quản lý, nội dung quản lý phù hợp với tính chất chuyên môn mới mẻ của các gói thầu. Đây là một công tác đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện gói thầu của Công ty. Chính vì thế tác giả chọn đề tài:”Công tác quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN giai đoạn 2005 - 2010: thực trạng và giải pháp.” nhằm tổng quát, nhìn nhận và đánh giá công tác quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC của Công ty, từ đó đề ra được một số biện pháp giúp Công ty nâng cao hiệu quả công tác quản lý, thực hiện được mục tiêu họat động trong những năm tới và đứng vững hơn nữa trên thị trường. Kết cấu của chuyên đề: ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề gồm 2 chương: Chương I: Thực trạng công tác quản lý việc thực hiện gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN giai đoạn 2005-2010. Chương II: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý việc thực hiện gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN. 3 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân Chương I: Thực trạng công tác quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN giai đoạn 2005 – 2010. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT SEEN 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Kỹ thuật SEEN (SEEN Technologies Corporation) được thành lập vào năm 1999 theo giấy phép hoạt động kinh doanh số 056628 ngày 14 tháng 10 năm 1999 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Tiền thân của SEEN là Liên hiệp Khoa học Kỹ thuật Công trình SEEN do Bộ Khoa học và Công nghệ thành lập năm 1994. 4 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân SEEN đã được cấp chứng chỉ ISO 9001-2000 về Quản lý đầu tư xây dựng các công trình xử lý nước cấp, nước thải và tự động hoá công nghiệp vào năm 2001. Công ty Cổ phần Kỹ thuật SEEN (sau đây gọi tắt là SEEN) là Công ty Tổng thầu EPC chuyên nghiệp trong hai ngành: xử lý nước/nước thải công nghiệp, dân dụng và tự động hoá dây truyền công nghiệp. Ngoài ra SEEN còn được biết đến trên thị trường là nhà sản xuất nổi tiếng các sản phẩm công nghệ như: cột bơm xăng dầu điện tử, công tơ điện tử ba pha nhiều giá, các thiết bị đo lường công nghiệp, máy tách rác, máy ép bùn, các thiết bị phân phối khí cho công nghiệp, các phụ kiện cơ khí chính xác. Công ty có trụ sở chính đặt tại Hà Nội và chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh: - Trụ sở chính: Tòa nhà SEEN với diện tích 6000m 2 đạt tiêu chuẩn văn phòng hạng B có đầy đủ các phòng thí nghiệm về Môi trường và Tự động hoá. - Tòa nhà SEEN, km 13, Đường 32, KCN Từ Liêm, Hà Nội - Điện thoại: 04.765 9660 - Fax: 04.765 9661 - Email: seen.hn@seen.com.vn - Website: www.seen.com.vn - Chi nhánh Tp.HCM: Khu Công nghệ cao, TP.HCM. 2. Chức năng, nhiệm vụ chính Công ty Cổ phần Kỹ thuật SEEN là nhà thầu chuyên thiết kế, cung cấp và chuyển giao (nhà thầu EPC) các trạm xử lý nước thải tập trung; nhà tư vấn giải pháp công nghệ; nhà cung cấp nhân lực trình độ cao; nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các đối tác nước ngoài và là nhà tư vấn đầu tư trong lĩnh vực công nghệ cao. Lĩnh vực hoạt động của SEEN bao gồm bốn nhóm chính: a) Môi trường - Xử lý nước thải b) Điện tử - Tự động hoá - Tích hợp hệ thống 5 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân c) Nghiên cứu - Phát triển công nghệ. d) Sản xuất thiết bị Đo lường và cơ khí. Đặc biệt, SEEN là nhà thầu EPC hàng đầu Việt Nam hiện nay trong thị trường xử lý nước thải tập trung. Tổng công suất xử lý nước thải đã thực hiện là 500.000m3/ngày phục vụ tương đương cho 2.000.000 dân, cung cấp các giải pháp công nghệ về xử lý loại hình nước thải khác nhau cho thị trường. Công ty có đội ngũ chuyên gia và các kỹ sư có kinh nghiệm lâu năm về làm chủ các dự án tự động hóa trong các ngành đòi hỏi khắt khe về thiết kế-lập trình điều khiển như dàn khoan ngoài biển, công nghiệp hóa chất, công nghiệp dầu khí và nhiều ngành công nghiệp khác. 3. Sơ đồ tổ chức 6 Phòng cơ khí Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Công ty Công nghệ Môi trường SEEN Công ty Sản xuất Thiết bị SEEN Phòng kế toán Phòng thương mại Phòng điện Phòng tự động hóa Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán Công ty TNHH SEEN miền Nam Phòng quản lý dự án Phòng công nghệ Phòng cơ khí chế tạo Phòng kế toán Phòng điện tử Phòng KCS Phòng cơ khí Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty SEEN (Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp.) Ban lãnh đạo của Công ty Cổ phần Kỹ thuật SEEN bao gồm: - Lê Đức Bảo: Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc - Nguyễn Hữu Hưng: Giám đốc Công ty Công nghệ Môi trường SEEN. - Trần Quách Bá Vinh: Giám đốc Công ty TNHH SEEN miền Nam. - Đặng Nhật Kiên: Giám đốc Công ty Sản xuất Thiết bị SEEN. - Nguyễn Thiên Tùng: Phụ trách Hợp đồng thương mại và Phát triển kinh doanh. Tổng số nhân viên của SEEN là 215 người, trong đó trình độ trên đại học: 15 7 Phòng hành chính nhân sự Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân người, trình độ đại học: 135 người và công nhân lành nghề: 65 người. Có 30 nhân viên có trên 10 năm kinh nghiệm. Công ty SEEN có 3 Công ty con là Công ty Công nghệ môi trường SEEN, Công ty sản xuất thiết bị SEEN đều tại trụ sở chính của SEEN Hà Nội, Công ty TNHH SEEN miền Nam tại TP. Hồ Chí Minh. Công ty TNHH SEEN miền Nam có cơ cấu và chức năng tương tự Công ty Công nghệ môi trường SEEN. Mỗi Công ty thực hiện các nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với nhau và không thể tách rời. Cụ thể: - Công ty Công nghệ môi trường SEEN và Công ty TNHH SEEN miền Nam chuyên thực hiện các dự án môi trường – xử lý nước thải. - Công ty sản xuất SEEN thiết bị hỗ trợ các Công ty còn lại về thiết bị, công nghệ cần thiết thực hiện mỗi dự án và sản xuất các sản phẩm công nghệ Đo lường và cơ khí. - Mỗi Công ty đều có chức năng nghiên cứu - Phát triển công nghệ Điện tử - Tự động hoá - Tích hợp hệ thống. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VIỆC THỰC HIỆN CÁC GÓI THẦU EPC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT SEEN GIAI ĐOẠN 2005 – 2010 1. Đặc điểm công tác quản lý thực hiện gói thầu EPC Cũng tương tự như quản lý dự án, quản lý việc thực hiện gói thầu EPC là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của gói thầu EPC để nhằm đảm bảo cho gói thầu hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã dự toán và được duyệt, đạt được các yêu cầu, tiêu chuẩn về kỹ thuật, chất lượng công trình. 8 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân SEEN là nhà thầu EPC chuyên thực hiện các gói thầu về các trạm xử lý nước thải tập trung. Các gói thầu EPC mà Công ty thực hiện có đặc điểm chung là đòi hỏi công nghệ cao, kỹ thuật khá phức tạp, nhân công phải có tay nghề và trình độ chuyên môn nhất định. Do tính chất đặc biệt của các gói thầu mà Công ty thực hiện nên công tác quản lý cần linh hoạt, năng động, phù hợp với yêu cầu của khách hàng cũng như đặc thù của các gói thầu xử lý nước thải còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Đứng trên góc độ là một nhà thầu, dựa trên kinh nghiệm quản lý và kinh nghiệm chuyên môn lâu năm, Công ty xây dựng quy trình quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC theo các giai đoạn thực hiện gói thầu, từ khi đấu thầu, thắng thầu, thi công xây dựng đến khi hoàn thành, bàn giao công trình. Trong mỗi giai đoạn đều chú ý đến quản lý các nội dung phù hợp để đảm bảo chất lượng và tiến độ của các gói thầu. 2. Quy trình quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC 2.1. Mục đích xây dựng quy trình - Quy trình quản lý của Công ty nhằm đảm bảo cho các gói thầu của Công ty được thực hiện đúng theo chủ trương hoạt động cũng như mục tiêu theo từng năm, từng giai đoạn của Công ty. - Khi đã có quy trình thì mọi việc sẽ được tiến hành dễ dàng và quy củ hơn, từ đó gói thầu được thực hiện đúng trình tự, dễ quản lý và giám sát hơn. Nhờ đó tránh được lãng phí thời gian cũng như lãng phí, thất thoát các nguồn lực. - Quy trình quản lý rõ ràng giúp các cán bộ thực hiện và quản lý các gói thầu kiểm soát được quá trình tiến hành dự án từ khi bắt đầu đến kết thúc, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, tránh được các rủi ro, giúp gói thầu hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi chi phí được duyệt. - Nhờ quản lý theo một quy trình đã quy định rõ, tận dụng và sử dụng hiệu quả các yếu tố nguồn lực và chi phí nên nâng cao được chất lượng các công trình. - Quy trình rõ ràng quy định nhiệm vụ và quyền hạn của các cán bộ tham gia, giúp quản lý nguồn nhân lực dễ dàng hơn, tránh chồng chéo quyền hạn, công việc. 2.2. Quy trình quản lý việc thực hiện gói thầu EPC 9 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân Để xây dựng được quy trình quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC một cách khoa học và hợp lý, Công ty dựa trên các quy định pháp luật hiện hành về xây dựng, đấu thầu, và luôn cập nhật các văn bản quy định mới, cụ thể là: Luật Xây dựng, luật Đấu thầu, nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; nghị định số 03/2008/NĐ-CP ngày 07/01/2008 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2007/NĐ-CP; nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình xây dựng; nghị định số 49/2008/NĐ-CP ngày 18/4/2008 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số Điều của Nghị định số 209/2004/NĐ-CP, Dựa trên cơ sở là các văn bản pháp luật, Công ty đưa ra các biểu mẫu và văn bản cụ thể hóa việc quản lý công tác thực hiện gói thầu EPC nhằm giúp các cán bộ, kỹ sư thuận tiện trong khi quản lý, tránh xảy ra thiếu sót, nhầm lẫn. Đứng dưới góc độ một nhà thầu EPC, công tác quản lý thực hiện mỗi gói thầu được Công ty thực hiện theo các giai đoạn cụ thể của quá trình thực hiện gói thầu. Trong mỗi giai đoạn, dựa theo các quy định hiện hành và kinh nghiệm họat động chuyên môn hơn 10 năm, Công ty chú trọng vào các nội dung quản lý khác nhau sao cho phù hợp với từng công việc và giai đoạn thực hiện. Đây là quy trình quản lý khung bao quát mà Công ty xây dựng để áp dụng cho các gói thầu EPC. Tùy vào quy mô, tính chất kỹ thuật, điều kiện thực tế của các gói thầu mà các cán bộ, kỹ sư dự án sẽ thực hiện đầy đủ hoặc bỏ qua một số bước để rút ngắn, đẩy nhanh quy trình. Theo quan điểm của SEEN, việc quản lý mỗi gói thầu cũng tương tự như quản lý một dự án, nên Công ty coi người được bổ nhiệm thay mặt Giám đốc Công ty đứng ra điều hành mỗi gói thầu là Giám đốc dự án. Quy trình được chia làm 3 giai đoạn: - Giai đoạn đấu thầu. - Giai đoạn thực hiện hợp đồng (nếu trúng thầu). - Giai đoạn kết thúc và bàn giao công trình. 2.2.1. Giai đoạn đấu thầu Sơ đồ 2: Quy trình quản lý giai đoạn đấu thầu STT Trách nhiệm Nội dung 10 [...]... thắng thầu của Công ty, nên Công ty quy định rất chi tiết việc quản lý chuẩn bị hồ sơ dự thầu Công tác chuẩn bị hồ sơ dự thầu cần thực hiện đúng thời gian cho phép, dựa trên hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư Tùy từng gói thầu, SEEN thiết lập thời gian chuẩn bị hồ sơ và phân công công việc cho hợp lý Hoạt động tạo ra thu nhập cho Công ty phần lớn là từ việc thực hiện các gói thầu EPC về các trạm xử lý nước... việc huy động và quản lý nhân lực Đây là một điểm mạnh trong công tác quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC của SEEN Nhờ bố trí, sắp xếp nhân lực một cách khoa học, phù hợp nên tận dụng được một cách có hiệu quả nguồn cán bộ, kỹ sư và công nhân Tất cả các cán bộ tham gia gói thầu này đều có thể tham gia quản lý và thực hiện gói thầu khác khi phần 28 Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân việc. .. thi công để thực hiện toàn bộ các công việc thi công của dự án - Nghiên cứu tài liệu, dự án, hợp đồng - Chuẩn bị công trường - Chuẩn bị nhu cầu về nhân lực, máy, vật tư - Triển khai cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ thi công - Cùng Trưởng dự án liên hệ với ban quản lý dự án của Chủ đầu tư và các bên thi công có liên quan để phối hợp thực hiện các công việc thi công - Nhu cầu về lao động, máy, vật tư -. .. 2.2.2.2 Quản lý thi công công trình Nội dung quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện hợp đồng là quản lý quá trình thi công công trình Quá trình thi công công trình đòi hỏi thời gian tương đối dài, nhu cầu nguyên vật liệu lớn, tiêu hao năng lượng và sử dụng nhiều nhân công Thực hiện quản lý thi công công trình không những quản lý việc thi công mà còn quản lý cả quá trình lắp đặt thiết bị cho trạm xử lý. .. cán bộ quản lý và thi công rất nhiều trong công tác triển khai thực hiện gói thầu Dựa vào đó mà nhìn nhận, sắp xếp nguồn lực và cân đối thời gian, hoàn thành các công việc theo thời hạn quy định Quản lý tiến độ thi công công trình là khâu quan trọng nhất trong nội dung quản lý thời gian của các giai đoạn khác, vì đây là quá trình cần nhiều thời gian nhất và hay xảy ra biến động nhất Việc quản lý thời... nên SEEN rất chú trọng quản lý công tác này Việc quản lý thi công công trình trong thực tế rất phức tạp, để gói thầu hoạt động theo như kế hoạch đã lập ra là điều rất khó, tuy nhiên, nhằm giúp cho công tác quản lý bớt khó khăn, SEEN đã quy định rõ những nội dung quản lý cần phải chú trọng trong giai đoạn này a Quản lý nhân lực Quản lý nguồn nhân lực là một khâu quan trọng, quyết định sự thành công. .. quốc dân Quản lý thi công công trình là quản lý các hoạt động thi công xây dựng, lắp đặt hệ thống của các tổ, đội, theo dõi, báo cáo và xử lý kip thời về các hoạt động phát sinh, không có trong hợp đồng ký với chủ đầu tư Đặc biệt chú trọng đến hiện trạng công trình, kỹ thuật thi công, chất lượng vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình và nhân lực tham gia thi công Quản lý thi công công trình... bước quan trọng và quyết định đến sự thành bại của dự án: Quản lý hợp đồng, quản lý thi công và giám sát - Quản lý hợp đồng: Ngay sau khi hợp đồng được ký kết, dựa trên cơ sở hợp đồng của Công ty và khách hàng, Giám đốc dự án và các kỹ sư thực hiện có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, giám sát tiến trình thực hiện hợp đồng của các nhà thầu phụ(nếu có), các tổ, đội, về các nội dung như công việc, chất lượng,... nhận, bảo quản và phân phối vật tư hợp lý cho các đơn vị thi công - Có trách nhiệm thi công theo đúng bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công được phê duyệt Đội thi công lắp đặt phần Điều khiển tự động: - Chịu trách nhiệm thi công toàn bộ phần Điều khiển tự động của Hệ thống - Tiếp nhận, bảo quản và phân phối vật tư hợp lý cho các đơn vị thi công - Thi công theo đúng bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công được... dự án, kỹ sư thực hiện, kỹ sư giám sát 10 Giám đốc dự án, kỹ sư thực hiện, kỹ sư giám sát, các trưởng phòng 11 Thi công Quản lý hợp đồng, thi công, giám sát Tổng hợp số liệu thực hiện Kỹ sư kiểm định Kiểm tra, chứng nhận CL 12 13 Giám đốc dự án, kỹ sư thực hiện, kỹ sư giám sát, giám đốc Giám đốc dự án, kỹ sư giám sát, kỹ sư thực hiện 14 Giám đốc dự án, giám đốc/ HĐQT Nghiệm thu và bàn giao công trình . hiện gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN giai đoạn 200 5- 2010. Chương II: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý việc thực hiện gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN. 3 Chuyên. dân Chương I: Thực trạng công tác quản lý việc thực hiện các gói thầu EPC tại Công ty cổ phần kỹ thuật SEEN giai đoạn 2005 – 2010. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT SEEN 1. Quá trình. tử - Tự động hoá - Tích hợp hệ thống. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VIỆC THỰC HIỆN CÁC GÓI THẦU EPC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT SEEN GIAI ĐOẠN 2005 – 2010 1. Đặc điểm công tác quản lý thực