STT Tên vật tư Đơn
vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
1 Đá 1x2 m3 1.352 97.000 131.184 2 Đá 4x6 m3 0.478 87.000 41.624 3 Đinh kg 0.177 8.000 1.413 4 Cát mịn ML=0 .7-1 .4 m3 0.875 30.000 26.264 5 Cát mịn ML=1 .5-2 .0 m3 1.377 40.000 55.092 6 Cát vàng m3 1.192 62.000 73.934 7 Dây thép kg 2.913 8.000 2.305 8 Gạch chỉ 6 .5x10 .5x22 viên 2 .105.950 536 1.128.789 9 Gỗ đà nẹp m3 0.002 1.500.000 3.402 10 Gỗ chống m3 0.011 1.500.000 1 .226 11 Gỗ ván m3 0.010 1.500.000 14.256 12 Gỗ ván cả nẹp m3 0.004 1.500.000 5.904 13 Nước lít 964.199 3 2.893 14 Thép tròn D<=10mm kg 9.045 7.825 70.777 15 Thép tròn D>18mm kg 127.635 7.825 998.744 16 Xi măng PC30 kg 1 .399.659 677 947.569 17 Vật liệu khác % 91.887 Tổng cộng 3 .634 .262 (Nguồn: phòng Quản lý dự án)
Thời gian lập dự toán vào tháng 7.2007, thời gian thi công xây dựng vào tháng 11.2007 – 12.2007, vào thời điểm cuối năm 2007, giá cả nguyên vật liệu xây dựng đang biến động mạnh mẽ trên thị trường nên đã có sự chênh lệch đáng kể giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế. Hầu hết giá cả của các vật tư đều tăng.
Bảng 4: Chênh lệch vật tư hạng mục bể khuấy trộn phản ứng T
T Tên vật tư
Đơn
vị Khối lượng Đơn giá
Chênh lệch
Thành tiền
1 Đá 1x2 m3 1.352 97 .000 126 .124 29 .124 39 .388 2 Đá 4x6 m3 0.478 87 .000 118 .492 31 .492 15 .067 3 Đinh kg 0.177 8 .000 10 .000 2 .000 353 4 Cát mịn ML=0 .7- 1 .4 m3 0.875 30 .000 35 .532 5 .532 4 .843 5 Cát mịn ML=1 .5- 2 .0 m3 1.377 40 .000 36 .532 -3 .468 -4 .776 6 Cát vàng m3 1.192 62 .000 78 .675 16 .675 19 .885 7 Dây thép kg 2.913 8 .000 13 .324 5 .324 15 .509 8 Gạch chỉ 6 .5x10 . 5x22 viên 2 .105.950 536 508 -28 -58 .967 9 Gỗ đà nẹp m3 0.002 1 .500 .000 2 .200 .000 700 .000 1 .588 1 0 Gỗ chống m3 0.011 1 .500 .000 2 .200 .000 700 .000 8 .039 1 1 Gỗ ván m3 0.010 1 .500 .000 2 .200 .000 700 .000 6 .653 1 2 Gỗ ván cả nẹp m3 0.004 1 .500 .000 2 .200 .000 700 .000 2 .755 1 3 Nước lít 964.199 3 3 1 4 Thép tròn D<=10mm kg 9.045 7 .825 13 .324 5 .499 49 .738 1 5 Thép tròn D>18mm kg 127.635 7 .825 13 .229 5 .404 689 .740 1 6 Xi măng PC30 kg 1 .399.659 677 714 37 51 .787 1 7 Vật liệu khác % -1 .341 Tổng cộng 840 .260 (Nguồn: phòng Quản lý dự án)
Dựa vào bảng trên có thể thấy được giá cả nguyên vật liệu hầu hết đã tăng từ 15% - 70%, làm tăng 23% chi phí nguyên vật liệu cho hạng mục này. Tương tự như đối với các hạng mục khác, chi phí nguyên vật liệu cho việc xây dựng trạm xử lý nước
thải đã tăng 25% so với dự toán ban đầu của SEEN. Tuy nhiên, mặc dù giá cả nguyên vật liệu xây dựng tăng nhưng nhờ tiết kiệm được chi phí mua sắm thiết bị trong nước (hầu hết do Công ty tự sản xuất), nên tổng chi phí xây dựng cả công trình chỉ tăng gần 20% so với dự toán ban đầu. Giá trúng thầu là 18.5 tỷ, với tỷ lệ lợi nhuận được dự tính phù hợp trước khi thi công, nhưng do thực tế xảy ra khủng hoảng kinh tế, chi phí xây dựng tăng nên tỷ lệ lợi nhuận đem lại cho SEEN bị giảm.
Trước tình hình giá cả thị trường tăng không kiểm soát được, công tác quản lý chí phí càng được làm chặt chẽ hơn. Ngoài những thủ tục như các gói thầu khác như khi mua sắm thiết bị và nguyên vật liệu đều có các chứng từ liên quan để thanh toán và quyết toán theo đúng quy định pháp luật và các điều khoản trong hợp đồng; Cán bộ dự án trực tiếp hoặc qua mail báo cáo cho Giám đốc dự án theo ngày, tuần, tháng, phần chênh lệch được ghi rõ trong báo cáo; Bất kể một chi phí phát sinh nào đều được báo cáo và xem xét kỹ lưỡng nhằm giải quyết hợp lý, tránh được việc sử dụng lãng phí nguồn vốn xây dựng mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình; Định kỳ báo cáo tiến độ giải ngân... thì phòng Thương mại chịu trách nhiệm theo dõi và thông báo tình hình biến động giá cả cho Giám đốc dự án, Cán bộ mua vật tư, tìm hiểu thông tin các nhà cung cấp và luôn có phương án lựa chọn nhà cung ứng thay thể để tìm nguồn hàng phù hợp.
Trong thời gian thi công xây dựng, chi phí là vấn đề rất khó khăn đối với SEEN khi tiến hành xây dựng trong đúng khoảng thời gian khủng hoảng kinh tế, xảy ra tình trạng bão giá đối với nguyên vật liệu xây dựng. Dù không để mất mát hay bị thua lỗ nhưng trong khoảng thời gian này, lợi nhuận của Công ty cũng giảm đáng kể.
4.2.2.3.Quản lý thời gian
Tiến độ thời gian thi công công trình được lập trong giai đoạn thiết kế chi tiết. Theo như kế hoạch, tổng tiến độ công trình bao gồm:
- Tiến độ cung cấp thiết bị (trong và ngoài nước) : 90 ngày, từ 10/07/2007 đến 07/09/2007
- Tiến độ lắp đặt: 90 ngày từ 07/09/2007 đến 04/12/2007 - Tiến độ xây dựng: 150 ngày từ 08/09/2007 đến 08/02/2008
- Tiến độ hướng dẫn vận hành và chuyển giao công nghệ: 30 ngày từ ngày 01/03/2008 đến 30/03/2008
Các công việc thực hiện được cập nhật thường xuyên trong biểu đồ Gantt để có thể điều chỉnh kịp thời các công việc liên quan cho hợp lý, do trong thời gian thực tế thi công công trình có những công việc kéo dài hơn nhưng có những công việc hoàn thành nhanh hơn thời gian dự kiến. Giám đốc dự án thường xuyên theo dõi các báo cáo công trường do các bộ phận chức năng cập nhật từng ngày, từng tuần, từng tháng và từng giai đoạn thi công bao gồm: sản lượng gia công và xây lắp, chất lượng thi công từng công đoạn, nhân lực thực tế và yêu cầu cho công trình, nhu cầu vật tư, tiến độ, các thay đổi về thiết kế, các sai khác thiết kế, vật liệu và tình hình thực tế tại công trường. Dựa vào các báo cáo thường xuyên, Giám đốc dự án lập báo cáo tuần, báo cáo tháng và báo cáo theo giai đoạn trình Ban giám đốc, Chủ đầu tư Tổng công ty Viglacera và đơn vị tư vấn Trung tâm kỹ thuật môi trường đô thị và Khu công nghiệp (CEETIA) - Trường đại học Xây dựng.
Trên thực tế, tiến độ hoàn thành công trình bị chậm hơn 2 tháng so với dự kiến, chủ yếu do thời gian thi công xây dựng và thời gian cung cấp thiết bị bị kéo dài. Trong khoảng thời gian này, cuộc khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng trầm trọng đến tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp. Đối với chủ đầu tư là Tổng công ty Vigalacera, mặt hàng tiêu thụ chủ yếu là gạch, gốm, sứ, vật liệu xây dựng,...chi phí sản xuất tăng, giá thành sản phẩm cao nên khó tiêu thụ, các đối tác mua hàng cũng khó trả được nợ, thêm vào đó, thị trường tài chính cũng gặp nhiều bất ổn với lãi suất không ổn định nên nguồn vốn dành cho đầu tư không được đáp ứng kịp thời, vì thế tiến độ giải ngân cho các dự án trong giai đoạn này bị chậm lại. Lẽ ra, khi SEEN
thực hiện được 40% và 80% công việc, Vigalacera sẽ phải giải ngân nguồn vốn tương ứng nhưng do không huy động kịp thời nên chỉ giải ngân được ít hơn. Điều này gây khó khăn cho SEEN, không có đủ vốn để xây dựng, nhưng cũng không thể để việc xây dựng bị đình trệ, gây thêm tổn thất chi phí về nhân công, hoạt động máy móc, nên SEEN phải huy động nguồn vốn chủ sở hữu, vốn từ các cổ đông, vốn từ Quỹ đầu tư và phát triển, vốn đi vay để có thể duy trì được các công việc. Vì vấn đề này mà công tác cung cấp thiết bị và thi công xây dựng bị kéo dài. Tiến độ cung cấp thiết bị trong nước do SEEN chế tạo và sản xuất theo như kế hoạch đến ngày 05/09/2007 là hoàn thành nhưng kéo dài thêm 10 ngày, nhập thiết bị nước ngoài kéo dài thêm 20 ngày, kéo theo công tác lắp đặt thiết bị cũng chậm hơn dự kiến. Thời gian thi công xây dựng bị kéo dài thêm 50 ngày. Tổng tiến độ công trình kéo dài một phần cũng do quá trình quyết toán gặp khó khăn vì Chủ đầu tư chưa huy động đủ vốn.
Để hạn chế được tiến độ không bị kéo dài quá nhiều, chi phí tăng ở mức vừa phải, không gây thiệt hại cho Công ty, đội ngũ cán bộ nhân viên và Ban lãnh đạo của Công ty đã rất linh động huy động các nguồn vốn để duy trì hoạt động thi công và đảm bảo chất lượng công trình.
4.2.2.4. Quản lý cung ứng vật tư, thiết bị
Phòng Thương mại chịu trách nhiệm chính trong công tác cung ứng vật tư, thiết bị. Các nhà cung ứng được lựa chọn trong gói thầu này là các công ty đã hợp tác nhiều lần với SEEN, có uy tín trên thị trường về giá cả và chất lượng sản phẩm. Tình hình mua sắm thiết bị, vật tư được theo dõi thường xuyên qua báo cáo của cán bộ phụ trách quản lý cung ứng vật tư. Trong báo cáo, nêu rõ số lượng, đơn giá, ngày nhận hàng theo kế hoạch, ngày nhận hàng thực tế, người mua và đơn vị cung ứng. Đối với các thiết bị mua từ nước ngoài, có tỷ giá hối đoái tại thời điểm đặt hàng.
Tỷ giá EUR 22.824 VNĐ – Tỷ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương ngày 20/08/2007
Tổng VNĐ: 205.112.395 VNĐ
(Nguồn: phòng Thương mại)
Bảng 6: Bảng theo dõi vật tư dự án Tiên Sơn – phần thí nghiệm