Công tác quản lý dự án đầu tư tại Ban quản lý dự án Quận Long Biên

Cơ sở thành lập Ban quản lý dự án quận Long Biên dựa trên việc tách một bộ phận nhân sự từ Ban quản lý dự án huyện Gia Lâm cũ, đồng thời bổ sung thêm cán bộ, nhân sự hoàn thiện cơ cấu ph

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Ban quản lý dự án quận Long

Biên 2

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban 3

1.3 VÍ DỤ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN “XÂY DỰNG TUYẾN ĐƯỜNG 13,5M TỪ PHỐ SÀI ĐỒNG ĐẾN ĐƯỜNG VŨ XUÂN THIỀU, PHƯỜNG SÀI ĐỒNG, QUẬN LONG BIÊN” 51

1.4 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN 71

CH ƯƠNG II 75

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ 75

DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẬN LONG BIÊN 75

2.2.2.1 Hoạt động quản lý dự án 79

2.2.2.2 Công tác lập dự án .79

2.2.2.3.Công tác đấu thầu 81

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Ban quản lý dự án quận Long

Biên 2

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban 3

1.3 VÍ DỤ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN “XÂY DỰNG TUYẾN ĐƯỜNG 13,5M TỪ PHỐ SÀI ĐỒNG ĐẾN ĐƯỜNG VŨ XUÂN THIỀU, PHƯỜNG SÀI ĐỒNG, QUẬN LONG BIÊN” 51

1.4 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN 71

CH ƯƠNG II 75

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ 75

DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẬN LONG BIÊN 75

2.2.2.1 Hoạt động quản lý dự án 79

2.2.2.2 Công tác lập dự án .79

2.2.2.3.Công tác đấu thầu 81

LỜI NÓI ĐẦU

Sau hơn 20 năm đổi mới, đất nước ta đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể Nhiều con đường được mở rộng, nhiều công trình được dựng lên Có được những thành tựu và kết quả trên, trước hết là nhờ có tư tưởng sáng suốt, nhìn xa trông rộng của Đảng, Nhà nước, sau đến là có sự nỗ lực của các Ban quản lý dự án - một hình thức quản lý mới xuất hiện trong những năm qua

Ban quản lý dự án Quận Long Biên là một trong những Ban được thành lập những năm gần đây theo chủ trương của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, dựa trên nhu cầu cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của Quận trong quá trình chia tách và thành lập các quận mới ( Long Biên và Hoàng Mai )

Trong những năm qua, Ban quản lý dự án đã tiến hành nhiều dự án lớn, nhỏ phục

vụ đắc lực cho các hoạt động của Quận và Thành phố Tuy nhiên, trong quá trình quản

lý các dự án không phải là không có những hạn chế cần khắc phục Xuất phát từ tình hình trên em đã lựa chọn Ban quản lý dự án Quận Long Biên để thực hiện nghiên cứu

và ứng dụng những kiến thức học được trong thời gian học tập ở nhà trường

Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Ban, được sự dạy bảo, hỗ trợ từ Ban giám đốc và các cán bộ trong Ban, cũng như sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo Pgs.Ts

Từ Quang Phương, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài “Công tác quản lý

dự án đầu tư tại Ban quản lý dự án Quận Long Biên” Chuyên đề thực tập nêu lên những nét chung nhất của Ban từ những ngày đầu thành lập cho đến nay

Chuyên đề gồm có 2 chương:

Chương I: Thực trạng Công tác quản lý hoạt động đầu tư tại Ban quản lý dự

án quận Long Biên

Chương II: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Ban quản

lý dự án Quận Long Biên

Trong quá trình nghiên cứu do những hạn chế về kiến thức cũng như những hạn chế về mặt tài liệu Do đó, chuyên đề chỉ nêu lên trong giới hạn các dự án được phép công khai nên những đánh giá có thể chưa được toàn diện và không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các giảng viên cũng như của các bạn sinh viên

Em xin trân trọng cảm ơn thầy cô đã tận tình hướng dẫn để em co thể hoàn

CHƯƠNG I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TẠI

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẬN LONG BIÊN.

1.1 GIỚI THIỆU VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẬN LONG BIÊN

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Ban quản lý dự án quận Long Biên.

- Tên đơn vị : Ban quản lý dự án Quận Long Biên

- Địa chỉ liên hệ : 12- Nguyễn Sơn – Quận Long Biên – TP.Hà Nội

- Quyết định thành lập : Được thành lập trên quyết định số

02/2004/QĐ-UB ngày 06/01/2004 thành lập các ban quản lý dự án mới

Quá trình thành lập ban QLDA: Trong quá trình chia tách, thành lập các quận mới cụ thể là quận Long Biên và quận Hoàng Mai, vì sự phát triển chung, đòi hỏi phải hình thành các ban Quản lý dự án nhằm tham mưu, giúp đỡ, hỗ trợ cho các cấp lãnh đạo của các Quận mới được thành lập khi thực hiện các dự án đầu tư Để đáp ứng với thực mục tiêu đó, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đã ban hành quyết định số 02/2004/QĐ-UB ngày 06/01/2004 thành lập các ban quản lý dự án mới là Ban quản lý dự án quận Long Biên và Ban quản lý dự án Quận Hoàng Mai Cơ sở thành lập Ban quản lý dự án quận Long Biên dựa trên việc tách một bộ phận nhân

sự từ Ban quản lý dự án huyện Gia Lâm cũ, đồng thời bổ sung thêm cán bộ, nhân

sự hoàn thiện cơ cấu phù hợp với địa bàn và tính chất hoạt động từ đó có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao

- Tính chất và chức năng của ban QLDA quận Long Biên :

Ban quản lý dự án quận Long Biên được coi là một đơn vị sự nghiệp kinh

tế trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận Long Biên, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước theo quy định hiện hành với chức năng chính là tổ chức thực hiện các dự án đầu tư và xây dựng theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ bao gồm:

+ Quản lý các dự án đầu tư, xây dựng bằng vốn ngân sách Nhà nước của UBND Thành phố và UBND quận

+ Quản lý hoạt động, dự án đầu tư theo chủ trương, chính sách của nhà nước, các Nghị định, Quyết định, Thông tư của Chính phủ và các Bộ, Ngành Trừ những dự án có yêu cầu đặc biệt được quản lý đầu tư theo phương thức

cụ thể khi có quyết định của Chính phủ

+ Phối hợp linh hoạt với các Ban quản lý dự án của Trung ương và Thành phố thực hiện các dự án của Trung ương và Thành phố trên địa bàn quận

Tại thời điểm thành lập, Ban quản lý dự án quận Long Biên gồm có 12 cán bộ trong đó có một đồng chí Giám đốc, một đồng chí Phó giám đốc, kế toán và các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ

Trải qua 8 năm thành lập và phát triển, Ban quản lý dự án quận Long Biên đã đạt được rất nhiều thành tích, hoàn thành tốt những chức năng và nhiệm vụ được Thành phố và Quận giao cho

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban.

1.1.2.1.Chức năng

Ban quản lý dự án quận Long Biên hoạt động theo điều lệ quản lý đầu tư

và xây dựng cơ bản, để thực hiện các dự án và các nhiệm vụ xây dựng cơ bản

của quận Long Biên theo quyết định của cơ quan chủ quản đầu tư.

* Ban quản lý có các chức năng cụ thể như sau:

- Lập kế hoạch thực hiện dự án đầu tư

- Chỉ đạo, hướng dẫn tất cả các hoạt động cần thiết trong việc thực hiện

- Được quyền lập và trình duyệt các dự án theo kế hoạch được giao.

- Tổ chức thực hiện việc tư vấn, kiểm tra, thẩm định và quyết toán các dự

án theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư theo mô hình ban quản lý dự án cấp quận, huyện

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Theo quy định tại Luật Xây dựng và các văn bản của Nhà nước về quản

lý đầu tư xây dựng, nhiệm vụ của ban quản lý dự án quận Long Biên được quy định chi tiết như sau:

* Quản lý dự án :

Bao gồm các hoạt động được tiến hành để thực hiện dự án:

- Lập kế hoạch và lập lịch trình các hoạt động dự án

- Tổ chức văn phòng và các bộ phận phụ trách dự án

- Chọn, tuyển dụng, phân công công việc và giám sát các cán bộ dự án

- Chỉ đạo và điều phối công việc của các bên tham gia dự án và các đối tác bên ngoài khác, giám sát và kiểm soát các hoạt động của dự án

- Soạn thảo các báo cáo có liên quan đến dự án

- Soạn thảo hồ sơ đấu thầu và tổ chức việc đấu thầu xây lấp, thiết bị các công trình có liên quan đến dự án

- Xây dựng và duy trì hệ thống kế toán của dự án;

- Chứng nhận các hoá đơn thanh toán

- Xây dựng kế hoạch kiểm soát dự án

- Chuẩn bị các báo cáo tài chính.

- Quản lý xây dựng/mua sắm/hợp đồng:

Bao gồm các hoạt động cần thiết tiến hành để xây dựng các công trình hoặc mua sắm hàng hoá và dịch vụ, kể cả quản lý các hợp đồng có liên quan

ký kết giữa chủ đầu tư và các nhà cung cấp, các nhà thầu, nhà tư vấn và các đối tượng khác, hàng khác

* Đối với các nhà tư vấn:

- Chuẩn bị danh sách ngắn các nhà tư vấn;

- Chuẩn bị và phát hành thư mời, nộp đề xuất đến các nhà tư vấn;

- Đánh giá đề xuất của các nhà tư vấn và đàm phán hợp đồng;

- Giám sát công việc của nhà tư vấn

* Đối với việc xây dựng công trình:

- Chuẩn bị danh sách các nhà thầu dự định mời tham gia đấu thầu;

- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và phát hành thư mời thầu;

- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và đàm phán hợp đồng;

- Giám sát công việc xây dựng

1.1.2.3.Quyền hạn

* Ban quản lý dự án quận Long Biên có các quyền hạn sau:

Về chuyên môn: Ban quản lý dự án quận Long Biên được quyền tổ chức các cuộc họp chuyên môn, làm việc với các tổ chức chính quyền khi cần thiết

và quan hệ với các đối tác trong việc thương thảo các hợp đồng tư vấn hoặc xây lắp phục vụ các dự án đầu tư theo quy định

Về tổ chức bộ máy nhân sự: Ban quản lý dự án quận Long Biên được quyền đề nghị, kiến nghị điều chỉnh chức năng công tác cho từng nhân sự, bổ sung hoặc cắt giảm biên chế bộ máy nhân sự của Ban để đạt hiệu cao quả nhất

Về trang thiết bị phục vụ hoạt động của Ban: Ban quản lý dự án quận Long Biên có quyền đề nghị cung cấp trang bị máy móc thiết bị, công nghệ và phương tiện để đáp ứng và phục vụ công tác của Ban đạt hiệu quả.

1.1.3 Mô hình hoạt động tại ban QLDA quận Long Biên.

Mô hình hoạt động tại Ban QLDA quận Long Biên là một trong những

mô hình quản lý được sủ dụng khá nhiều trong thời kỳ hiên nay, với sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và lãnh đạo ban qua quan hệ lãnh đạo và quan hệ phối hợp làm việc

Sơ đồ tổ chức nhân sự của Ban QLDA quận Long Biên hiện nay được thể hiện như sau:

Sơ đồ 1: sơ đồ tổ chức ban quản lý dự án quận long biên hiện nay.

Chú thích: : Quan hệ lãnh đạo trực tiếp

Có thể hiểu mối quan hệ này như sau : Ban lãnh đạo ( gồm 1 đồng chí giám đốc và hai đồng chí phó giám đốc) sẽ trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, trong đó đồng chí giám đốc sẽ phụ trách phòng tài vụ - văn thư, một đồng chí phó giám đốc phụ trách phòng kế hoạch – thẩm định, một đồng chí phó giám đốc phụ trách phòng kỹ thuật – giải phóng mặt bằng Đồng chí giám đốc cũng

có quan hệ chỉ đạo trực tiếp đối với hai đồng chí phó giám đốc Trong mô hình làm việc này, các phòng ban sẽ phối hợp với nhau chặt chẽ để thực hiện từng nhiệm vụ đặc trưng của mỗi phòng trong công tác quản lý dự án đầu tư.1.1.3.1 Bộ máy lãnh đạo ban, chức năng và nhiệm vụ của thành viên

Lãnh đạo Ban sẽ tiến hành tổ chức trao đổi công việc thường xuyên theo lịch một tháng 1 lần, hội ý trao đổi công việc theo yêu cầu hằng ngày, có trách nhiệm báo cáo kịp thời về toàn bộ các quyết định của mình với Giám đốc Ban trong quá trình thực hiện và báo cáo kịp thời trước khi có quyết định cụ thể trong trường hợp cần thiết

Giám đốc Ban chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động của Ban trước

Uỷ ban nhân dân Quận theo quy định của pháp luật hiện hành

Phó giám đốc Ban quản lý dự án quận Long Biên được quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi quyền hạn, trách nhiệm, có trách nhiệm trước Giám đốc ban trong việc lãnh đạo từng công tác cụ thể của Ban.

* Giám đốc có những trách nhiệm và quyền hạn sau:

- Giám đốc Ban phải chịu mọi trách nhiệm về các công việc được giao trước Uỷ ban nhân dân Quận về mọi hoạt động của Ban quản lý dự án quận Long Biên

- Giám đốc trước khi ký duyệt các hồ sơ, hợp đồng và tài liệu phải có trách nhiệm kiểm tra rã soát kỹ các hồ sơ đó

* Phó giám đốc có những quyền hạn và trách nhiệm sau :

- Phó giám đốc chịu trách nhiệm về các công việc cụ thể được giao trước Giám đốc Ban và lãnh đạo các cấp chính quyền

- Phó giám đốc khi được ủy quyền có thể thay mặt giám đốc quan hệ với các cơ quan chức năng, địa phương, đối tác

- Phó giám đốc có quyền ký các văn bản hợp đồng với các đối tác như tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát và nhà thầu theo phân cấp để đôn đốc, triển khai thực hiện dự án tuân theo hợp đồng

∗Nhiệm vụ.

- Quản lý, tham mưu cho lãnh đạo Ban về hoạt động quản lý tài chính, hoạt động kế toán của ban

- Thực hiện đúng và đầy đủ các quy định hiện hành về quản lý tài chính

và kế toán , tiến hành hoàn thành các thủ tục thanh toán, cấp phát vốn đến các đơn vị có liên quan( Nhà thầu, tư vấn, Ban giải phóng mặt bằng…) theo chỉ đạo, phê duyệt của lãnh đạo Ban

- Tiến hành giải quyết thanh toán các nguồn vốn của dự án sau khi có thông báo vốn về các cơ quan cấp phát

- Thực hiện việc cân đối nguồn vốn để lập kế hoạch chi tiêu hàng năm cho Ban, quản lý công tác hạch toán và tham mưu cho lãnh đạo Ban về tình hình thực hiện các khoản chi phí cho hoạt động của Ban

- Điều hành việc thực hiện công tác quyết toán các dự án và lập báo cáo quyết toán, các báo cáo tài chính

- Làm việc với các đơn vị kiểm toán và các đoàn kiểm tra tài chính

- Theo dõi, kiểm soát toàn bộ các hợp đồng Kiểm toán, các hợp đồng bảo hiểm cồng trình Chuẩn bị nội dung hợp đồng, theo sát việc thực hiện hợp đồng, soát xét xác nhận giá trị thanh toán định kỳ, thanh toán cuối cùng, thanh

- Sau khi được Quận, Thành phố giao dự án mới và đơn vị Tư vấn thiết

kế đã được chỉ định, phòng kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu và soạn thảo để lãnh đạo Ban ký hợp đồng khảo sát thiết kế với đơn vị tư vấn

- Chịu trách nhiệm về các thủ tục và tính pháp lý cuả các hợp đồng xây lắp, tư vấn, thiết bị bao gồm: chuẩn bị hợp đồng, thương thảo hợp đồng, điều chỉnh hợp đồng Thông qua hợp đồng để quản lý các dự án một cách chặt chẽ, đúng pháp luật

- Tổ chức quản lý các hợp đồng kinh tế với các nhà thầu, tư vấn, các đơn

vị cung cấp thiết bị ở các khâu: theo dõi thực hiện hợp đồng ( về trình tự, thủ tục, soát xét xác nhận giá trị thanh toán định kỳ chủ yếu là đơn giá, thanh toán cuối cùng cho nhà thầu, thanh lý các hợp đồng khi kết thúc( ngoại trừ các hợp đồng thuộc trách nhiệm quản lý của các phòng khác và phân ban) Thay đổi,

bổ sung và sửa đổi hợp đồng trong trường hợp cần thiết

- Kiểm tra, quản lý các dự toán chi phí trong quá trình thực hiện dự án trước khi trình lãnh đạo Ban phê duyệt ( ngoại trừ dự toán chi phí của các hợp đồng thuộc trách nhiệm của các phòng khác)

- Đảm bảo nguồn vốn ổn định cho các dự án do Ban quản lý hàng năm từ quá trình lập, trình duyệt kế hoạch năm, tham mưu điều hòa, điều chuyển kế hoạch… cho tới khi có thông báo vốn về cơ quan cấp phát

- Tổ chức thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, tin học công tác quản lý

∗ Nhiệm vụ.

-Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:

•Tham gia vào các bước lập cáo nghiên cứu tiền khả thi trên cơ sở phối kết hợp với phòng Kế hoạch - thẩm định

•Xem xét đề cương khảo sát, thiết kế, phối hợp nghiệm thu khối lượng khảo sát

-Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:

 Giải quyết vấn đề liên quan về kỹ thuật thông qua soát xét hồ sơ thiết

kế kỹ thuật

 Trình duyệt hồ sơ mời thầu, chấm thầu lên lãnh đạo Ban

 Là đại diện của Ban trong công tác nghiệm thu khối lượng công tác hoàn thành để bàn giao, thanh toán

 Duyệt bản vẽ thi công và thiết kế tổ chức thi công trên cơ sở kiểm tra,

rà xét và qua đó tham mưu cho lãnh đạo Ban

 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng thi công xây lắp, phối hợp với các phòng chức năng để giải quyết về giá, thể chế khi cần

 Quản lý, chỉ đạo tổ chức tư vấn giám sát

 Chủ trì và chịu trách nhiệm xử lý kỹ thuật thông thường

 Chịu hoàn toàn trách nhiệm thực hiện công tác hoàn thành công trình theo quy định

- Giai đoạn quyết toán công trình

 Kết hợp các phòng liên quan để thực hiện công tác quyết toán, kiểm toán công trình

 Chịu hoàn toàn trách nhiệm về hồ sơ, tài liệu có liên quan về mặt kỹ thuật để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra

-Các công việc khác

*Phòng Hành chính - tổng hợp.

∗Chức năng :

- Tham mưu cho lãnh đạo và thực hiện những nhiệm vụ về việc quản lý chi tiêu nội bộ của Ban và cấp phát thanh toán vốn đầu tư của các dự án theo đúng nội quy quy định

- Tham mưu cho lãnh đạo Ban về phương án bảo vệ hệ thống công trình

do Ban quản lý dự án quận Long Biên thực hiện

∗ Nhiệm vụ :

Tổng hợp để xây dựng hoặc thẩm định trình Tổng giám đốc về quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban đáp ứng tình hình thực tế

Thực hiện việc sắp xếp công tác tổ chức, công tác cán bộ

Quản lý và theo dõi toàn bộ hồ sơ các bộ công nhân viên trong Ban

Tham mưu cho lãnh đạo ban lên kế hoạch tuyển chọn đào tạo, đào tạo lại

để phát triển nguồn nhân lực có chuyên môn đáp ứng yêu cầu công việc

Đề xuất với lãnh đạo Ban về việc xây dựng định biên hàng năm để phục

vụ cho việc xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm

Thực hiện công tác quản lý tiền lương nâng bậc, chuyển ngạch lương cho CBCNV Phối hợp với phòng tài chính kế toán trong việc báo cáo lao động thu nhập, báo cáo định kì đột xuất

Thực hiện công tác BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hộ và an toàn lao động, giải quyết các chế độ chính sách liên quan đến người lao động

Thực hiện tốt công tác quản lý văn thư, hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước

Làm nhiệm vụ thường trực công tác thanh tra thực hiện công tác báo cáo

về thanh tra, kiểm tra thường kì và đột xuất của ban

Chịu trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất, tài sản của Ban; đảm bảo phương tiện và điều kiện làm việc của Ban

Được yêu cầu các phòng, các văn phòng cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao

Giúp lãnh đạo Ban trong việc thu thập xử lý các thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt động của Ban

Tổ chức duy trì tốt các mối quan hệ với chính quyền công an phường sở tại, nhân dân địa phương, các cơ quan khác.

Lập kế hoạch và thực hiện công tác báo cáo quân sự, tự vệ trong Ban.Thực hiện công tác bảo vệ công tác chính trị nội bộ của Ban theo quy định

Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường trong khuôn viên của Ban, đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ theo quy định của nhà nước

Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo của Ban giao

1.1.4 Đặc điểm dự án do ban quản lý.

* Mô hình quản lý dự án của Ban :

Theo yêu cầu thành lập của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Ban QLDA quận Long Biên quản lý các công trình được thực hiện theo mô hình

tổ chức “ Chủ nhiệm điều hành dự án”

Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án là mô hình chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm giám sát và điều hành dự án, họ được toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án

* Phân loại các dự án do Ban quản lý:

- Theo quy mô và tính chất dự án.

Các dự án do Ban quản lý bao gồm dự án nhóm B và C ( Ban không quản lý dự án nhóm A)

- Theo nguồn vốn đầu tư phân thành:

- Về tính chất các dự án do ban quản lý (nội dung, nguồn vốn) :

Ban chủ yếu quản lý các dự án về cơ sở hạ tầng và xây dựng cơ bản như các

Chủ yếu các dự án do ban quản lý là các dự án thực hiện từ vốn ngân sách của Thành phố hoặc Quận Các dự án này chủ yếu là dự án xây dựng cơ bản dựa trên bản đồ quy hoạch của Thành phố nói chung và Quận Long Biên nói riêng Hầu hết các dự án đều có nội dung về xây dựng cải tạo các tuyến đường hoặc xây dựng mới các khu đô thị kiểu mới và hệ thống hạ tầng hiện đại nhằm phục vụ cho nhu cầu của người dân trong thời kỳ đô thị phát triển

và nhu cầu về giao thông, bất động sản là rất cao hiện nay

Các dự án do ban quản lý thuộc nhóm dự án B và nhóm dự án C về thủy lợi, giao thông, tuyến đường và khu đô thị

Đặc biệt Ban quản lý dự án Quận Long Biên cũng từng được bàn giao quản

lý những dự án có quy mô lớn như dự án cải tạo nâng cấp quốc lộ 1A hay dự án xây dựng tuyến đường nối quốc lộ 1B và khu đô thị mới Việt Hưng

- Về thủ tục, hành chính quản lý các dự án :

Do chức năng của Ban là thực hiện dự án từ vốn ngân sách của Quận và Thành phố nên Ban không phải tiến hành thủ tục xin chủ trương đầu tư đối với tất cả các dự án mà Ban thực hiện Do vậy, các dự án nâng cấp, cải tạo cơ

sở hạ tầng đã có địa điểm từ trước nên không phải xin giới thiệu địa điểm, chủ trương đầu tư Chỉ các dự án đầu tư mới là cần xin giới thiệu địa điểm với sở Quy hoạch-Kiến trúc Hà Nội Ban chỉ có chức năng đứng ra đại diện cho Quận làm chủ đầu tư dự án và quản lý việc thực hiện dự án

Vì thế Ban chỉ cần liên hệ với chính quyền địa phương để cùng phối hợp trong công tác giải phóng mặt bằng, đền bù, tái định cư và đảm bảo cho công trình được thực hiện mà không phải tiến hành thủ tục xin giới thiệu địa điểm

- Một số đặc điểm trong quá trình quản lý dự án của ban :

Trong quy trình thực hiện dự án của Ban, sau khi có chủ trương đầu tư của Quận, Ban mới tiến hành khảo sát hiện trạng thay vì khảo sát hiện trạng và

nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư trước rồi mới làm thủ tục đầu tư Và tiếp đến

là thống nhất nội dung lập dự án với một công ty tư vấn được ký hợp đồng

Sau khi hoàn thành công trình, Ban sẽ bàn giao lại cho phòng Kế hoạch - thẩm định của Quận Phòng này sẽ thực hiện nhiệm vụ thủ tục đăng ký tài sản do vậy mà Ban không phải tiến hành thủ tục này sau khi hoàn thành công trình

- Dưới đây là bảng số liệu về số dự án do Ban quản lý dự án quản lý và nguồn vốn của các dự án đó từ năm 2009 đến năm 2013 :

Bảng 1: Số lượng các dự án ban quản lý

(Nguồn : Ban quản lý dự án Quận Long Biên)

Qua bảng số liệu trên có thể thấy đặc điểm thứ nhất của các dự án do ban quản lý, đó là hầu hết các dự án đều có vốn từ nguồn ngân sách Thành phố hoặc ngân sách Quận, những dự án này phần lớn là các dự án nằm trong quy hoạch của Thành phố hoặc Quận về việc phát triển các khu đô thị, các tuyến đường trong đô thi… Các dự án còn lại là các dự án có nguồn vốn từ các nhà đầu tư trong nước hoặc nước ngoài do Ban thay mặt chủ đầu tư quản lý

Tiếp theo là bảng thống kế một số dự án nổi bật mà Ban quản lý dự án quận Long Biên đã được bàn giao quản lý trong đó ghi rõ tổng mức đầu tư của dự án và quyết định phê duyệt dự án :

Bảng 2: Danh mục các dự án đang do Ban quản lý:

(Đơn vị : triệu đồng)

cầu Chui - cầu Đuống (phố Ngô

Gia Tự)

ngày 29/05/09

2 Cải tạo hệ thống thoát nước trên địa

bàn các phường Ngọc lâm, Gia Thụy,

Bồ Đề quận Long Biên - Hà Nội

63,589

3985/ QĐ-UB ngày 7/6/2002 và 1182/QĐ-UB ngày 7/3/2006

3 Xây dựng tuyến đường nối từ

đường Ngô Gia Tự đến đê Sông

Đuống phường Thượng Thanh,

quận Long Biên

118,320

6564/ QĐ-UB ngày

15/12/09

4 Xây dựng tuyến đường nối từ QL1B

vào khu đô thị mới Việt Hưng (bao

gồm cà HTKT hai bên đường)

ngày 25/08/10

5 Xây dựng tuyến đường từ Ngọc

Thụy đi ĐTM Thạch Bàn ( đoạn từ

đê Tả Ngạn sông Hồng đến nút

giao với đường lên cầu Vĩnh Tuy

119,648

3230/ QĐ-UB ngày

01/08/07

6 Xây dựng tuyến đường 13,5m từ

phố Sài Đồng đến đường Vũ Xuân

Thiều, phường Sài Đồng, quận

Long Biên, Hà Nội

120,232

37/2010/QĐ-UB ngày 20/8/2010

7 GPMB và san nền sơ bộ khu đất để

đấu giá QSD đất tại phường Giang

Biên, quận Long Biên

156,816 3123/ QĐ-UB

ngày 22/06/09 (Nguồn : Ban quản lý dự án Quận Long Biên)

Từ bảng trên có thể thấy đặc điểm tiếp theo của các dự án do ban quản

lý, đó phần lớn là các dự án nhóm B, đó là những dự án giao thông, đường quốc lộ có mức vốn từ 30 đến 600 tỷ đồng như dự án “Xây dựng tuyến đường 13,5m từ phố Sài Đồng đến đường Vũ Xuân Thiều, phường Sài Đồng, quận Long Biên, Hà Nội” , “Xây dựng tuyến đường nối từ đường Ngô Gia Tự đến

đê Sông Đuống phường Thượng Thanh, quận Long Biên ”…, dự án thủy lợi, cấp thoát nước có mức vốn từ 20-400 tỷ đồng như dự án “Cải tạo hệ thống

thoát nước trên địa bàn các phường Ngọc lâm, Gia Thụy, Bồ Đề quận Long Biên-HàNội”…

Ngoài ra, được sự tín nhiệm của lãnh đạo Thành phố, Ban quản lý cũng quản lý một số dự án có quy mô, vốn đầu tư lớn với vốn đầu tư trên 600 tỷ đồng như dự án “Cải tạo, nâng cấp quốc lộ 1A đoạn cầu Chui - cầu Đuống (phố Ngô Gia Tự)”, dự án “Xây dựng tuyến đường nối từ QL1B vào khu đô thị mới Việt Hưng (bao gồm cà HTKT hai bên đường)” Đây là những dự án xây dựng đường quốc lộ lớn phục vụ cho giao thông của Thành phố và nhiều tỉnh khác

1.1.5 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý tại Ban.

Đầu tiên chúng ta phải hiểu ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác quản

lý dự án.

- Ý nghĩa của công tác quản lý dự án :

Mục đích của công tác quản lý dự án là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biên pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu của dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu về chất lượng, mục tiêu về thời gian Vì thế hoàn thiện và hoàn thành tốt công tác quản lý có ý nghĩa cực kỳ quan trọng Cụ thể là:

+ Thực hiện tốt công tác quản lý có thể tránh được những sai lầm không đáng có, thậm trí là những sai lầm nghiêm trọng trong việc thực hiện những

dự án, đảm bảo sự hiệu quả của dự án

+ Áp dụng phương pháp quản lý dự án có thể khống chế điều tiết được mục tiêu của dự án Nhà đầu tư dự án luôn có rất nhiều mục tiêu đối với dự

án, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án Ví dụ như một

dự án xây dưng khu đô thị, nó có rất nhiều mục tiêu như : Đáp ứng nhu cầu an sinh xã hội, đáp ứng nhu cầu nhà ở, đáp ứng bản đồ quy hoạch và đô thị hóa… Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú ý đến những mục tiêu định lượng như tài chính, chất lượng công trình… mà quên đi những mục tiêu định tính như an sinh, dân sinh… Chỉ khi áp dụng quản lý dự án, chúng

Liên hệ với công tác quản lý tại Ban

Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn

lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép" Đó là những khái niệm cho thấy sự cần thiết phải quản lý các dự án tại Ban

Ban QLDA quận Long Biên phần lớn quản lý các dự án có thời gian thực hiện dài hạn, tiêu chuẩn kĩ thuật thi công tương đối phức tạp, chất lượng đòi hỏi phải cao, do đó cần phải quản lý chặt chẽ có hệ thống, khoa học từ bước lập kế hoạch đến bước điều phối thực hiện dự án và cả bước giám sát quá trình thực hiện dự án để đảm bảo các mục tiêu định lượng cho công trình Ngoài ra các dự án phải đảm bảo chất lượng trong khuôn khổ chi phí được duyệt với tiến độ thật sự hợp lý Nếu như thời gian thực hiện kéo dài, công trình hoàn thành chậm sẽ làm giảm hiệu quả của Dự án, ảnh hưởng đến cuộc sống dân cư nơi thực hiện dự án

Nếu chất lượng dự án không được tốt, đường xấu, công trình lồi lõm nứt

nẻ, cầu hư hỏng không những phải phá dỡ đi và xây dựng lại mà người dân khi tham gia giao thông còn gây nguy hiểm đến tính mạng, ảnh hưởng đến an sinh và dân sinh Mặt khác, dự án đầu tư mà chi phí dàn trải, không thống nhất sẽ gây nên sự thất thoát, tham ô lãng phí

1.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI BAN

1.2.1 Thực trạng quản lý xét theo chu kỳ dự án.

1.2.1.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Ban quản lý dự án quận Long Biện làm việc với mô hình “ Chủ nhiệm điều hành dự án” Phần lớn những dự án do Ban quản lý có nguồn vốn là nguồn từ ngân sách Thành phố và nguồn ngân sách Quận Vì thế chủ đầu tư ở

đây chính là UBND Quận hoặc UBND Thành phố giao cho Ban quản lý dự

án Quận Long Biên làm chủ nhiệm dự án

Cụ thế tại giai đoạn chuẩn bị đầu tư này, UBND Quận giao cho Ban quản

lý dự án nhiệm vụ quản lý dự án

- Nhiệm vụ của ban quản lý dự án như sau:

+ Ban xem xét, lựa chọn đơn vị tư vấn phù hợp với dự án trên cơ sở

đánh giá năng lực tư vấn qua hồ sơ năng lực và đơn xin nhận thầu

tư vấn thiết kế sơ bộ (có xem xét thầu), sau đó trình Quận, xin UBND Quận chỉ định thầu Tư vấn thiết kế lập báo cáo Nghiên cứu khả thi dự án

+ Ban QLDA và công ty tư vấn cùng ký hợp đồng kinh tế, vì vậy sau khi tư

vấn thiết kế lập xong trình lên Ban xem xét, bổ sung, điều chỉnh thông qua thương lượng, bàn bạc với tư vấn Nếu dự án khả thi thì sẽ được Ban trình lên UBND Quận Phê duyệt dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật

+ Ban QLDA quản lý việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi,kế hoạch

chi tiết dự án và báo cáo kỹ thuật, các thủ tục cần thiết của công ty tư vấn để

xin thỏa thuận với cơ quan địa phương về địa điểm đầu tư, cụ thể là xin thỏa

thuận với các cơ quan chức năng về cung cấp điện, cung cấp nước… Lập kế hoạch chi tiết về dự án và xin thỏa thuân về việc quy hoạch, lập dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật và cắm mốc giới tạm của địa điểm, khu vực tiến hành dự án

+ Ban QLDA lập và trình duyệt thiết kế cơ sở hoặc thiết kế bản vẽ thi

công, sau đó trình xin phê duyệt dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật để

cơ quan quản lý nhà nước, cụ thể là UBND Quận hoặc Thành phố phê duyệt

+ Ban QLDA phải có chuyên môn nghiệp vụ cao, dày dặn kinh nghiệm

để có thể đảm nhận tốt các dự án vì yêu cầu dự án là những công trình lớn

Ban QLDA quận Long Biên thực hiện công tác quản lý dự án với tư cách

là một tổ chức pháp nhân, có nhiệm vụ và quyền hạn riêng, vì thế phải thực hiện chặt chẽ những yêu cầu về hành chính cũng như pháp luật

Các hoạt động của Ban quản lý dự án quận Long Biên, các cơ quan quản lý nhà nước như UBND Thành phố, UBND Quận được tóm tắt trong sơ đồ sau :

Sơ đồ 2: Quy trình quản lý dự án tại Ban quản lý dự án Quận Long Biên

UBND Quận ra chủ trương đầu tư, quyết định đầu tư

và bàn giao cho Ban QL

BQL kí hợp đồng với công ty tư vấn để khảo sát hiện

TP giao dự án theo quy hoạch đã định trong kỳ họp HĐND cho Quận

Cơ quan quản lý nhà nước làm

Ban QLDA Quận Long Biên làm

(Nguồn : Tác giả tự tổng hợp)

Ví dụ với giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án “Xây dựng tuyến đường nối từ đường Nguyễn Văn Cừ qua đường Nguyễn Sơn tới đường Ngọc Thụy đi khu

đô thị mới Thạch Bàn Quận Long Biên”

Xin thoả thuận với các

cơ quan chức năng: điện,

nước.v.v.

Lập dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh

tế kỹ thuật.

Cắm mốc giới tạm

Lập và trình duyệt thiết kế cơ sở hoặc thiết kế bản vẽ

Trình xin phê duyệt dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh tế

kỹ thuật.

Phê duyệt dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật

+ UBND quận bàn giao dự án cho Ban: Sau khi UBND Quận ra quyết

định triển khai thực hiện dự án, Ban QLDA thay mặt UBND Quận làm chủ nhiệm điều hành dự án

+ Ban xem xét lựa chọn đơn vị tư vấn và ký hợp đồng vơi công ty :

Trong thời gian này Ban xem xét và trình lên UBND Quận việc chỉ định thầu

Tư vấn thiết kế cơ sở Công ty Công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng SICD Hà Nội được Ban chỉ định Được phép của UBND TP, thực hiện theo Quyết định

số 1150/QĐ- UBND TP ngày 19/4/2010 của UBND TP Công ty này trở thành tư vấn thiết kế của dự án “Xây dựng tuyến đường nối từ đường Nguyễn Văn Cừ qua đường Nguyễn Sơn tới đường Ngọc Thụy đi khu đô thị mới Thạch Bàn Quận Long Biên” Đây là một công ty tư vấn có nhiều năm kinh ngiệm trong quá trình lập dự án Với chặng đường phát triển , Công ty đã đóng góp công sức của mình vào hầu hết các dự án xây dựng và cải tạo các công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị của Hà Nội, góp phần đáng kể vào sự đổi thay bộ mặt của hệ thống giao thông đô thị Không chỉ trên địa bàn Hà Nội, Công ty cũng đã ghi dấu ấn của mình ở nhiều địa phương trên cả nước qua các dự án về giao thông, khu đô thị, công trình văn hoá do Bộ Giao thông Vận tải, Xây dựng, Văn hoá - Thông tin, Khoa học Công nghệ và Môi trường làm chủ đầu tư

+ Quản lý và lập báo cáo tiền khả thi để tiến hành thỏa thuân với các cơ

quan địa phương : Trong quá trình lập báo cáo nghiên cứu khả thi, với sự kết

hợp đồng bộ giữa các cán bộ trong Ban và công ty

Báo cáo nghiên cứu khả thi:

Ban đã tiến hành thẩm tra phần thuyết minh và thiết kế cơ sở bao gồm:Nội dung phần thuyết minh:

Sự cần thiết và mục tiêu đầu tư

Mô tả về quy mô và diện tích xây dựng các hạng mục công trình, phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật công nghệ.

Đánh giá tác động môi trường

Tồng mức đầu tư của dự án

Nội dung thiết kế cơ sở:

Phần thiết kế cơ sở đã thể hiện được giải pháp chủ yếu, đảm bảo đủ điều kiện xác định tổng mức đầu tư và triển khai các bước thiết kế tiếp theo bao gồm : phần thuyết minh và các bản vẽ

Ban đã tiến hành thẩm tra , đánh giá các phương án thiết kế các hạng mục hạ tầng như đường giao thông, điện nước, hệ thống cây xanh, bến bãi đậu xe đã hợp lý và phù hợp với quy hoạch chi tiết của các khu chức năng

1.2.1.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư.

Tại giai đoạn này vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả, 85-95.5% vốn đầu tư được chia ra và huy động trong suốt những năm thực hiện đầu tư Đây

là những năm vốn không sinh lời, thời hạn thực hiện đầu tư cũng kéo dai, vốn

ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn Thời gian thực hiện đầu tư phụ thuộc nhiều vào công tác chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, quản lý quá trình việc thưc hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét trong dự án đầu tư

- Tại giai đoạn này ban QLDA có những nhiệm vụ sau :

+ Ban QLDA thực hiện công tác thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự

toán sau khi đã phê duyệt báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và đơn xin nhận

thầu của các công ty tư vấn thiết kế, sau đó trình lên UBND Quận để xin chỉ định nhà đầu tư tư vấn thiết kế

+ Ban QLDA lập kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu và tiến hành tổ chức

đầu thầu , cụ thể là khi đã có quyết định phê duyệt Thiết kế kỹ thuật và tổng dự

toán thì Ban sẽ trình hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu cho UBND Quận, khi được phê duyệt sẽ tiến hành tổ chức đầu thầu và ky hợp đồng với nhà thầu

+ Ban QLDA tiến hành cắm mốc giới chính thức, thực hiện công tác giải

phóng mặt bằng,sau đó bàn giao mặt bằng cho đơn vị thi công, đây là một

công việc rất khó khăn vì thế thường thì Ban QLDA sẽ phải lập ra hội đồng GPMB và lập ban giám sát để công tác giải phóng mặt bằng được diễn ra ổn định và dễ dàng hơn trong việc quản lý

+ Ban QLDA thực hiện công tác quản lý và thực hiên các gói thầu, đây

là một công tác rất quan trọng của Ban QLDA vì nó ảnh hưởng đến chất lượng, mục tiêu cũng như hiệu quả của dự án Ban QLDA sẽ trình UBND Quận xin chỉ định thầu cơ quan tư vấn giám sát thi công và cơ quan kiểm định chất lượng công trình, cùng với sự quản lý chung của Ban QLDA, cơ quan tư vấn giám sát và kiểm định chất lượng sẽ giám sát các nhà thầy thực hiện để đảm bảo chất lượng, mục tiêu và hiệu quả của dự án

+ Cuối cùng, Ban QLDA sẽ quản lý nghiệm thu công trình, giám sát

điều hành việc giải quyết các sự cố và thanh toán vốn đầu tư Cụ thể là nhà

thầu sẽ trình khối lượng, dự toán nghiệm thu cho phòng Kế hoạch-Thẩm định

và phòng Kỹ thuật của Ban để xem xét, sau khi kiểm tra, xem xét các phòng

sẽ chuyển lên Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo Ban duyệt và cho văn bản, phòng Hành chính-Tổng hợp se duyệt kết quả và thanh toán cho nhà thầu

Những công việc trên của Ban quản lý dự án Quận Long Biên trong giai đoạn thực hiện đầu tư được tóm tắt qua sơ đồ sau đây :

Sơ đồ 3: Tổng quan giai đoạn thực hiện đầu tư

Lập thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán

Trình, thẩm định, phê duyệt TKKT-TDT

Lập kế hoạch đấu thầu

Trình, thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu

Lập hồ sơ mời thầu

Trình, thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu.

Tổ chức đấu thầu

Trình thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu

Lập tờ trình xin chỉ định thầu.

Phê duyệt chỉ định thầu

Cơ quan quản lý nhà nước làm

Ban QLDA Quận Long Biên làm

(Nguồn : Tác giả tự tổng hợp)

1.2.1.2.1 Công tác Thiết kế kĩ thuật thi công và Tổng dự toán.

Sau khi đã phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi, dựa vào hồ sơ năng lực

và đơn xin nhận thầu của các công ty Tư vấn thiết kế, Ban QLDA trình lên UBND Quận xin được phép chỉ định nhà thầu tư vấn thiết kế

Khởi công công trình.

Hoàn thành bàn giao

3

Nghiệm thu công trình.

Giải quyết sự cố công trình.

Thanh toán vốn đầu tư

Công ty tư vấn thiết kế có nhiệm vụ lập thiết kế kĩ thuật thi công và tổng

dự toán Tư vấn lập Thiết kế kỹ thuật thi công-Tổng dự toán dựa theo cơ bản

hồ sơ của Báo cáo nghiên cứu khả thi có chi tiết hơn và có cải tiến những phần nhỏ để dự án phù hợp hơn

Sau đó công ty tư vấn hoàn thành bản TKKT – Tổng dự toán Căn cứ theo quy trình thực hiện các thủ tục đầu tư và QLDA, phòng Kỹ thuật-GPMB và phòng Kế hoạch - thẩm định được phân công xem xét đánh giá, trao đổi ý kiến với tư vấn… Sau khi đã đạt yêu cầu, hồ sơ được nộp lên Ban rồi trình lên UBND TP để Sở Kế Hoạch - Đầu tư thẩm định ra quyết định phê duyệt TKKT thi công – Tổng dự toán

Hoàn thành công tác này thì dự án đã có được trình tự và thời gian thực hiện dự án, cụ thể về quy mô, tổng mức đầu tư,

Sơ đồ 4 : Công tác tư vấn thiết kế thi công và tổng dự toán

(Nguồn : Tác giả tự tổng hợp)

UBND Quận Chỉ định thầu tư vấn TK

Ra quyết định phê duyệt TVTK thi công và TDT

Ban QLDA quận Long Biên Xin UBND Quận chỉ định thầu TVTK

Trình phê duyệt TVTK thi công và Tổng dự toán

GPMB

P.KH-TĐ

1.2.1.2.2 Tổ chức đấu thầu

- Công tác tổ chức đấu thấu là một bước quan trọng trong quá trình quản lý dự án, việc chọn được nhà thầu tiềm năng, hợp lý , có uy tín cao là tiêu chí để dự án thành công và chất lượng, hiệu quả và đạt được những mục tiêu

Công tác tổ chức đầu thầu chủ yếu do phòng kế hoạch thẩm định thuộc Ban QLDA Quận Long Biên phụ trách

Trong quá trình tổ chức đầu thầu này, nhiệm vụ cụ thể của phòng Kế hoạch – Thẩm định nói riêng và Ban QLDA nói chung như sau:

+ Phòng kế hoach- thẩm định lập kế hoạch đấu thầu và trình lên UBND

Quận để được phê duyệt.

+ Sau khi được UBND phê duyệt, phòng kế hoạch-thẩm định lập hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu Tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu phải

tương đối chi tiết đầy đủ về kinh nghiệm nhà thầu, năng lực sản xuất kinh doanh, năng lực tài chính, cam kết cung ứng đầy đủ nếu trúng thầu vì nó ảnh hưởng đến kết quả và sau này là cả chất lượng hay tiến độ dự án Vì vậy khi thực hiện bước này phòng kế hoạch- thẩm định phải làm rất kỹ lưỡng

+ Lãnh đạo ban QLDA sẽ có trách nhiệm xem xét phê duyệt HSMT và

tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu

+ Sau khi xem xét đánh giá HSMT và tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu, Ban

QLDA sẽ tiến hành phát hành hồ sơ mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu, và bắt đầu

mở thầu

+ Sau khi chấm thầu, Phòng Kế hoạch- Thẩm định sẽ tiến hành thẩm

định, sau đó trình lên lãnh đạo ban để phê duyệt kết quả đầu thầu.

+ Ban QLDA sẽ công bố kết quả đầu thầu và ký hợp đồng với nhà thầu.

Trong suốt quá trình này, Ban QLDA vừa đóng vai trò là người tổ chức đấu thầu, vừa đóng vai trò là người quản lý, kiểm định và phê duyệt kết quả

Sơ đồ 6: Sơ đồ thực hiện đấu thầu tại phòng Kế hoạch-Thẩm định.

(Nguồn : Tác giả tự tổng hợp)

Lập kế hoạch đấu thầu

Phê duyệt kế hoạch đấu thầu

Lập HSMT, tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu

Mở thầu

Chấm thầu

Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu

Thương thảo ký kết hợp đồng với nhà thầu

Phê duyệt HSMT, tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu

Phát hành hồ sơ mời thầu

1.2.1.2.3 Giải phóng mặt bằng.

Thường thì việc giải phóng mặt bằng rất phức tạp vì nó liên quan đến từng hộ dân, cá nhân hoặc tổ chức có tài sản trên đất … Về nguyên tắc bố trí tái định cư, sẽ theo thứ tự ưu tiên: các hộ bàn giao mặt bằng trước và trong thời gian quy định được đăng ký đất tái định cư trên sơ đồ quy hoạch; các hộ

có đất ở vị trí thuận tiện, diện tích thu hồi lớn, chấp hành bàn giao trong thời hạn; gia đình chính sách

Giải phóng mặt bằng là một khâu ảnh hưởng rất lớn đến việc triển khai

dự án nhanh hay chậm, đạt tiến độ đưa vào sử dụng sớm sẽ mang lại hiệu quả đầu tư cho dự án Trong thực tế có những dự án có tính khả thi cao nhưng mắc phải khi Giải phóng mặt bằng chậm chễ do không có tiếng nói chung giữa chủ đất và nhà đầu tư Vì vậy việc phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan chức năng, chính sách, chế độ đền bù là rất quan trọng

Vì thế, Ban phải thành lập hội đồng GPMB để công tác GPMB được thực hiện ổn định hơn, thường thì hội đồng này được thành lập dựa trên một

số cán bộ của Ban và địa phương nơi dự án được thực hiện

Nhiệm vụ của Hội đồng GPMB là phải xác định vị trí của từng hộ dân phải di chuyển trên bản đồ quy hoạch Tổ chức cuộc họp dân công bố chính sách đền bù cho dự án, giải thích kỹ lưỡng cho người dân tất cả những gì liên quan đến dự án, tổ chức điều tra đất đai tài sản của người dân trên khu đất sẽ được GPMB để xây dựng công trình thông qua các căn cứ vào các văn bản liên quan đến giá đất, hoa màu và các tài sản khác và yêu cầu pháp lý

Sau đó lập phương án đền bù GPMB trình lên các cấp có thẩm quyền phê duyệt

Trình tự thực hiện như sau:

Dựa vào hồ sơ thiết kế kỹ thuật Hội đồng GPMB lập hồ sơ GPMB, trên cơ

Sau khi hồ sơ GPMB được hoàn tất thì được hội đồng GPMB trình duyệt lên UBND Quận thẩm định phương án bồi thường UBND Quận sẽ giao cho Ban giải quyết các vấn đề chi trả tiền đền bù GPMB, giải quyết thắc mắc khiếu nại cho người dân trong vùng quy hoạch.

Sau công tác đền bù Ban nhận phần GPMB của hội đồng GPMB bàn giao cho cho nhà thầu thi công công trình và hoàn tất thủ tục giao đất

Dưới đây là sơ đồ tóm tắt quy trình công tác giải phóng mặt bằng tại Ban QLDA quận Long Biên :

Sơ đồ 7 : quy trình GPMB

(Nguồn : Tác giả tự tổng hợp)

1.2.1.2.4 Giám sát việc thực hiện các gói thầu.

Ban trình UBND Quận xin chỉ định thầu cơ quan Tư vấn giám sát thi công và cơ quan kiểm định chất lượng công trình UBND Quận mời Sở kế

Giải quyết khiếu nại, thắc mắc.

Bàn giao mặt bằng cho đơn vị thi công.

Hoàn tất thủ tục giao đất.

UBND Quận phê duyệt.

UBND Quận thẩm định phương án bồi thường

hoạch đầu tư làm tư vấn giám sát và Viện khoa học kỹ thuật giao thong kiểm định chất lượng.

Cùng với sự quản lý chung của Ban QLDA, tư vấn giám sát và kiểm định chất lượng sẽ giám sát các nhà thầu thực hiện các gói thầu

Nghiên cứu Báo cáo, Nghiên cứu kỹ thuật, thiết kế kĩ thuật thi công công trình sẽ được phòng Kĩ thuật - GPMB của Ban tiếp nhận, để thực hiện các bước chuẩn bị triển khai thi công; Tiếp theo, phòng kỹ thuật – GPMB sẽ chuyển lên lãnh đạo Ban phê duyệt Thuyết minh kĩ thuật, đền bù GPMB, lập

dự toán chi tiết các chi phí khác Đồng thời, tiếp nhận các thủ tục giấy tờ liên quan từ phòng kế hoạch - thẩm định: Quyết định phê duyệt Thiết kế kỹ thuật thi công - Tổng dự toán, Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ dự thầu, hợp đồng kinh tế, 1.2.1.3 Giai đoạn kết thúc đầu tư

Hoạt động nghiệm thu bàn giao công trình được tiến hành theo điều 47

và điều 51của nghị định 52/1999 NĐ-CP ngày 08/07/1999 theo khoản 16, điều 1 của nghị định 12/2000 NĐ-CP ngày 05/05/2000 của chính phủ ban hành sửa đổi bổ sung về quy chế quản lý hoạt động dự án đầu tư

Cụ thể nhiệm vụ của các cá nhân, phòng ban thuộc Ban QLDA Quận Long Biên như sau :

+ Phòng Kế hoạch – Thẩm định và phòng Kỹ thuật – Giải phóng mặt

bằng kiểm định và trình kết quả cho Lãnh đạo ban sau khi nhận khối lượng,

dự toán được nghiệm thu từ nhà thầu

+ Lãnh đạo Ban có trách nhiệm phê duyệt báo cáo kết quả nghiệm thu sau đó ra văn bản cho phòng hành chính tổng hợp để kiểm duyệt ve tài chính.

+ Phòng Hành chính – Tổng hợp sẽ kiểm duyệt về tài chính dự án để

xem có sai sót gì về mặt tài chính và hành chính không, nếu hoàn tất và hợp

lý sẽ thanh toán, chuyển tiền cho nhà thầu

Dưới đây là sơ đồ mà Ban thanh toán các khối lượng đã nghiệm thu cho

Sơ đồ 8: Nghiệm thu thanh toán

(Nguồn : Tác giả tự tổng hợp)Sau khi nghiệm thu thành toán, Ban QLDA sẽ tiến hành kiểm toán công trình, sau đó trình lên UBND Quận để có thể tiến hành quyết toán cho đơn vị thi công công trình Công việc đó được thể hiện qua sơ đồ sau :

Nhà thầu trình khối lượng, dự toán

được nghiệm thu

GPMB

P.KT-P.HC- TH

Sơ đồ 9 : Nghiệm thu thanh quyết toán, hoàn thành công trình.

1.2.2 Quản lý dự án xét theo lĩnh vực chủ yếu của dự án.

Trong quá trình quản lý, Ban QLDA chia nhỏ dự án thành những gói việc nhỏ để quản lý chất lượng dự án tốt, đảm bảo hoàn thành công trình trong một mức chi phí cho phép và đúng tiến độ vì đặc điểm dự án là những công trình có quy mô lớn

Tuy nhiên phần lớn các dự án mà Ban quản lý hoàn thành không đúng thời gian dự kiến làm cho chi phí cho dự án cũng vượt quá dự toán ban đầu, hoặc là chất lượng dự án không đảm bảo yêu cầu đặt ra Điều này có nhiều lý

do khác nhau

1.2.2.1 Quản lý thời gian và tiến độ dự án

Thời gian và tiến độ của dự án là một yếu tố rất quan trọng, từ khâu xác

định cơ hội đầu tư và lập dự án thì chủ đầu tư đã tính đến thời gian dự án đi

Ban

Kiểm toán công trình

Quyết toán cho nhà thầu

Quyết toán công trình

UBND Quận

Đề nghị phê duyệt

thì đó sẽ là một thành công vì thời gian xây dựng dự án càng lâu các chi phĩ

sẽ càng tốn kém, mặt khác tài nguyên thời gian là không thể tái tạo, vì thể việc hoàn thành trước tiến độ được giao là một thuận lợi rất lớn Ngược lại, việc hoàn thành chậm tiến độ được giao sẽ gây trì trệ cho công trình, dự án, làm tốn kém chi phí đầu tư

Trong cùng một thời gian Ban phải quản lý các dự án khác nhau nên

phải phân phối chung nguồn lực con người và thời gian của mình cho các dự

án Do vậy mà Ban đã xây dựng bảng tổng hợp các công việc của các dự án trong một thời gian nhất định để làm cơ sở cho kế hoạch quản lý tiến độ chung của Ban Phòng Kế hoạch- thẩm định của Ban sẽ lập kế hoạch tiến độ cho dự án căn cứ vào trình tự, thời gian các công việc của dự án

Công cụ quản lý chủ yếu được sủ dụng tại Ban là sơ đồ GANTT và hệ

thống các báo cáo tiến độ được theo dõi qua từng tuần, tháng, quý, năm Các cán bộ giám sát tiến độ đều phải lập báo cáo cụ thể, đẩy đủ trong từng giai đoạn dự án

Sơ đồ 10 : Quy trình lập kế hoạch quản lý tiến độ tại Ban QLDA quận

Long Biên

(Nguồn : Tác giả tự tổng hợp)1.2.2.2 Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng dự án là sự tổng hợp các hoạt động của chức năng

Thiết kế kỹ thuật thi

công

Phân chia dự án thành các gói thầu

Dự toán cho từng gói thầu

Xác định công việc của từng gói

thầu

Lập trình tự các công việc trong từng gói thầu

Lập trình tự công việc cho toàn bộ dự án

ước lượng thời gian cho từng công việc

Xây dựng kế hoạch tiến độ

dự án

Lập trình tự công việc của toàn bộ dự án

Xác định thứ tự các gói thầu trong từng dự á n

Thống nhất tiến độ với nhà thầu

mục tiêu đã đề ra trước đó, quản lý chất lượng bao gồm việc xác định chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và thực hiện chúng thông qua hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng hệ thống.

* Một số phương pháp quản lý chất lượng được sủ dụng tại ban:

- Lưu biểu đồ hay quá trình : là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện

các công việc và toàn bộ dự án, là cơ sở để phân tích đánh giá các nhân tố tác động đến công việc và chất lượng dự án, phương pháp này cho phép loại bỏ các công đoạn thừa trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng dự án đáp ứng mục tiêu đã đề ra của dự án

- Biểu đồ hình xương cá : ( Biểu đồ nhân quả )

Biểu đồ này cho phép chúng ta nhận biết được những nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó Trong công tác quản lý dự án, biểu đồ nhân quả có tác dụng phân tích những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng dự

án, xác định nguyên nhân cần được xủ lý

- Biểu đồ phân bố mật độ : Đây là công cụ quan trọng để thể hiện số

liệu thống kê về dự án Số liệu thu thập được thường rất nhiều và chưa cho thấy tính quy luật của hiện tượng cần nghiên cứu Do vậy, khi sử dụng phương pháp này phải tiến hành phân loại chúng

Quy trình tóm tắt công tác quản lý chất lượng tại Ban quản lý dự án Quận Long Biên như sau :