Hoat dong thanh toan bang phuong thuc tin dung chung tu.doc

Hoat dong thanh toan bang phuong thuc tin dung chung tu

  

Từ tháng 11 năm 2006, Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức Thương mại quốc tế WTO, điều này đã tạo môi trường thuận lợi cho hệ thống NH Việt Nam đẩy nhanh tiến trình cải cách, đổi mới và phát triển Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi đó, thì những thách thức không nhỏ do hội nhập kinh tế mang lại mà hệ thống NH Việt Nam sẽ phải đối mặt do nguy cơ lừa đảo mới từ nước ngoài xâm nhập vào Việt Nam, trong khi hệ thống văn bản pháp luật, các quy định về kiểm soát rủi ro, giám sát rủi ro trong hoạt động NH vẫn chưa đồng bộ và hoàn chỉnh Năm 2008 còn đánh dấu một bước ngoặt mới trong quá trình phát triển hệ thống NH Việt Nam bằng sự kiện hàng loạt các NH TMCP, trong đó có không ít NH 100% vốn nước ngoài được thành lập, tạo nên một áp lực cạnh tranh khá lớn cho các NH đã thành lập trước đó Điều này sẽ càng làm gia tăng rủi ro cho các NH TMCP

HDBank là một NH đã được thành lập cách đây khá lâu Trong những năm gần đây, HDBank đã không ngừng mở rộng hoạt động của mình trên các lĩnh vực NH, nâng cao năng lực tài chính, hiện đại hóa công nghệ NH, phát triển mạng lưới các chi nhánh…để ngày càng phát triển và gia tăng cạnh tranh với các NH TMCP khác Tuy nhiên, việc mở rộng quy mô quá nhanh trong khi nguồn nhân lực và khả năng quản trị NH không theo kịp sẽ tạo ra rủi ro rất lớn, mà một trong những hoạt động tiềm ẩn rủi ro mà HDBank cần có những giải pháp phòng ngừa, ngăn chặn là hoạt động TTQT của NH, cụ thể hoạt động mà chuyên đề tốt nghiệp sẽ đề cập đến là hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ

Mục tiêu nghiên cứu:

• Làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tại HDBank.

• Giúp HDBank xác định những rủi ro mà KH của mình có thể gặp phải để tư vấn cho KH tránh những rủi ro đó và đưa ra những giải pháp thích hợp để ngăn chặn.

• Làm rõ những rủi ro có thể gặp phải trong phương thức tín dụng chứng từ tại HDBank và khả năng phòng chống của NH khỏi những rủi ro đó.

• Đưa ra những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao khả năng phòng chống rủi ro trong phương thức tín dụng chứng từ tại HDBank.

Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng các phương pháp truyền thống như tổng hợp, phân tích, so sánh, rút ra các kết luận, nhận xét đánh giá trên nền tảng các tư

 Các báo cáo thường niên của HDBank từ năm 2004 đến năm 2007.

 Quan sát và thực hành các công đoạn được thực hiện trong phương thức tín dụng chứng từ.

 Phỏng vấn các anh chị TTV của Phòng TTQT.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế liên quan đến hoạt động tín dụng chứng từ và công tác ngăn ngừa rủi ro trong phương thức này tại Ngân hàng TMCP Phát triển Nhà TP HCM (HDBank) trong những năm gần đây, giai đoạn từ năm 2005 đến 2007.

Ngoài phần mở bài và kết luận, đề tài có kết cấu gồm 3 chương như sau: Chương 1: Giới thiệu về Ngân hàng TMCP Phát triển Nhà TP HCM (HDBank)

Chương 2: Những rủi ro có thể gặp phải trong phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP Phát triển Nhà TP HCM (HDBank).

Chương 3: Một số đề xuất và kiến nghị phòng tránh rủi ro trong phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP Phát triển Nhà TP HCM (HDBank).

I SỰ THÀNH LẬP, PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HDBANK:

NH TMCP Phát triển Nhà TP.Hồ Chí Minh (HDBank) được thành lập vào ngày 04/01/1990 Là một trong những NH TMCP đầu tiên của cả nước với số vốn điều lệ ban đầu là 3 tỷ đồng, HDBank đã lấy sứ mệnh “phát triển nhà ở và chỉnh trang đô thị, góp phần xây dựng TP.HCM văn minh hiện đại” làm mục tiêu hoạt động và phát triển của mình 18 năm qua HDBank đãù thực hiện chức năng kinh doanh tổng hợp, đa dạng của mình trong lĩnh vực nhà ở, trong đó tập trung huy động vốn và quản lý tất cả các nguồn vốn để phục vụ chương trình phát triển nhà và chỉnh trang đô thị Đến nay HDBank đã phát huy được lợi thế cạnh tranh trong lĩnh vực đầu tư tín dụng cho các dự án về bất động sản, xác lập thế mạnh trong việc cung cấp các dịch vụ trọn gói cho KH, từ tư vấn, hỗ trợ vay vốn thanh toán mua nhà đến sửa chữa, xây dựng nhà đất Ngoài ra HDBank đã có nhiều kiến nghị, góp ý với Ủy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh về chương trình, kế hoạch phát triển nhà và chỉnh trang đô thị trong suốt 18 năm qua

Hoạt động trong bối cảnh hội nhập thị trường, HDBank không chỉ chuyên nghiệp hóa ở một lĩnh vực mà còn mở rộng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác, đáp ứng nhu cầu vốn cho nền kinh tế, cung cấp vốn cho các dự án sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tổ chức kinh tế và cá nhân Nhờ đó, đến nay HDBank đã khẳng định được vị thế, thị phần trong các hoạt động kinh doanh vàng, TTQT, thu đổi ngoại tệ, cho vay tiêu dùng, đẩy mạnh hoạt động đầu tư, liên doanh liên kết HDBank đã dành hơn 200

tỷ đồng tham gia góp vốn vào 11 công ty có tiềm năng phát triển mạnh như Quỹ đầu tư Việt Nam, Công ty Vĩnh Tường, Khu công nghiệp Daresco, HDReal, Vietjet…

Sự trưởng thành của HDBank được thể hiện rõ trong việc gia tăng năng lực tài chính Với số vốn điều lệ ban đầu thành lập chỉ có 3 tỷ đồng, đến cuối năm 2007 đã nâng lên 500 tỷ đồng và đến ngày 04/01/2008 đã tăng lên 1.000 tỷ đồng Cùng với vốn điều lệ, các chỉ tiêu khác như vốn huy động, tổng tài sản… cũng không ngừng được tăng lên Quá trình tăng trưởng vốn điều lệ, vốn huy động và tổng tài sản có thể được thể hiện qua sơ

Vốn điều lệ Vốn huy động

Nguồn: Báo cáo thường niên các năm 2004, 2005, 2006, 2007 của HDBankBiểu đồ 1.2: Tăng trưởng tổng tài sản và vốn điều lệ HDBank qua các năm

Đơn vị tính: tỷ đồng

Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2007 của HDBank

Hoạt động kinh doanh của HDBank đã có những bước tăng trưởng mạnh Những năm qua HDBank liên tục được NHNN xếp loại A, là một trong số các NH hoạt động hiệu quả cao trên địa bàn TP HCM Điều này thể hiện ở tốc độ tăng trưởng tổng tài sản trong các năm qua, trung bình mỗi năm tăng 74% Tỷ suất lợi nhuận ròng/vốn tự có (ROE) là 18% năm 2005 đã nâng lên 21% (2006) và 19,21% (2007) Mặc dù là một NH TMCP có quy mô còn nhỏ nhưng nếu xét về tỷ suất lợi nhuận đạt được trên vốn điều lệ, HDBank có thể sánh ngang với các NH TMCP hàng đầu ở Việt Nam hiện nay, ta có thể theo dõi ở bảng sau:

Bảng 1.3: Tỷ suất lãi trước thuế trên vốn điều lệ

Nguồn: Báo cáo thường niên các năm 2004, 2005, 2006, 2007 của HDBank

Đặc biệt trong năm 2007 HDBank đã có tăng trưởng đột phá với tổng tài sản đạt 13.823 tỷ đồng, tăng 244% so với năm 2006; tổng dư nợ cho vay đạt 8.912 tỷ đồng, tăng 233% trong khi nợ quá hạn chỉ chiếm 0,3%; tổng vốn huy động đạt được 12.456 tỷ đồng, tăng 284%; lợi nhuận trước thuế đạt 168 tỷ đồng, tăng 81% HDBank luôn thực hiện nghiêm túc các quy định của NHNN, thực hiện tốt phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi

ro theo quy định 493 của NHNN, sớm đảm bảo yêu cầu của NHNN về việc cho vay kinh doanh chứng khoán, đến cuối năm 2007, tỷ lệ cho vay chứng khoán chỉ chiếm 0,95% trên tổng dư nợ cho vay của HDBank Quyền lợi của cổ đông luôn được đảm bảo, trong đó tỷ lệ chia cổ tức luôn ở mức cao: 12% vào năm 2005, 16% vào năm 2006 và 2007 Mạng lưới hoạt động của HDBank liên tục được mở rộng với hơn 20 điểm trên cả nước

Biểu đồ 1.4: Thu nhập, chi phí và lãi trước thuế của HDBank qua Lãi trước thuế

Nguồn: Báo cáo thường niên các năm 2004, 2005, 2006, 2007 của HDBank

Bước vào hội nhập, HDBank đã từng bước nâng cao năng lực về vốn, đổi mới thiết bị công nghệ, đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ, quản lý NH theo chuẩn mực quốc tế Theo đó HDBank đã đầu tư khoảng 5 triệu USD cho phần mềm và phần cứng của hệ thồng NH lõi (Core Banking) nhằm thay đổi hệ thống công nghệ thông tin hoàn toàn mới Dự án hiện đại hóa công nghệ NH Core Banking đã hoàn tất và đang chờ thời điểm thích hợp đưa vào vận hành trên toàn HDBank, qua đó giúp HDBank triển khai hàng loạt các sản phẩm, dịch vụ như phát hành thẻ ATM, SMS Banking, Internet Banking, Home Banking, thấu chi, bao thanh toán…Công nghệ này sẽ giúp HDBank quản trị hoạt động tốt

hơn, bảo mật thông tin, an toàn hệ thống dữ liệu, quản trị rủi ro khi mở rộng mạng lưới hoạt động Đây sẽ là hướng đột phá về công nghệ nhằm đưa HDBank trở thành một NH đa năng hiện đại, cung cấp các sản phẩm dịch vụ mới dành cho giới trẻ năng động.

3.Định hướng phát triển trong giai đoạn đến 2010:3.1.Định hướng phát triển trong năm 2008:

Với chiến lược “Xây dựng HDBank trở thành NH đa năng và hoạt động hiệu quả”, định hướng phát triển của HDBank trong năm 2008 là tiếp tục nâng cao hơn nữa năng lực tài chính, quảng bá thương hiệu, đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ trên nền công nghệ hiện đại, quản lý theo chuẩn mực quốc tế…bằng các biện pháp sau:

• Tăng vốn điều lệ lên 2.000 tỷ đồng và nâng cao thị giá cổ phiếu HDBank.

• Đẩy mạnh huy động vốn từ dân cư và tổ chức kinh tế, tiếp tục phát triển ổn định các nghiệp vụ truyền thống và sản phẩm mới.

• Phát triển nguồn nhân lực, tái cấu trúc bộ máy tổ chức • Hiện đại hóa công nghệ NH.

• Đẩy mạnh tăng nguồn thu từ dịch vụ, giảm tỷ trọng nguồn thu từ tín dụng, đảm bảo các chỉ số an toàn trong hoạt động.

• Phát triển mạng lưới đạt tối thiểu 50 điểm hoạt động • Xây dựng mới trụ sở chính.

• Thành lập các công ty trực thuộc hoặc góp vốn thành lập các công ty cổ phần do HDBank và các cổ đông chiến lược cùng HDBank nắm quyền chi phối như: công ty cho thuê tài chính, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ…

• Phát triển thương hiệu HDBank.

• Đẩy mạnh công tác pháp chế thu hồi nợ.

3.2.Định hướng phát triển trong giai đoạn đến năm 2010:

• Phát triển mạng lưới các chi nhánh: là một trong những tiêu chí phát triển quan trọng Hiện nay HDBank đã xây dựng và thực hiện được một phần kế hoạch phát triển mạng lưới chi nhánh trên toàn quốc.

• Nâng cao năng lực tài chính: chiến lược đề ra là đến năm 2010 HDBank sẽ đạt mức vốn điều lệ khoảng 3000 tỷ đồng, trở thành một trong những NHTMCP có năng lực tài chính mạnh và phát triển hiện đại.

• Phát triển nguồn nhân lực để tăng yếu tố cạnh tranh: thực hiện chiến lược phát triển nguồn nhân lực chính là sự chuẩn bị cho bước phát triển trong tương lai của HDBank, giữ vững và phát huy những thành tựu mà HDBank đã đạt được một cách bền vững nhất.

• Phát triển luôn gắn liền với mục tiêu: cho vay xây dựng, sửa chữa nhà ở, cho vay phát triển dự án nhà ở, đất ở và chỉnh trang đô thị trên địa bàn thành phố và các tỉnh thành khác trong cả nước.

• Phát triển các dịch vụ NH mới: thực hiện thành công dự án Core Banking, mở các dịch vụ công nghệ cao như Internet Banking, Home Banking…, góp vốn thành lập công ty cổ phần thẻ, phát hành thẻ thanh toán nội địa và quốc tế.

4 Cơ cấu tổ chức:

Sơ đồ1.5: Sơ đồ tổ chức của HDBank

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát Hội đồng quản trị tài sản

Hội đồng nhân sự Hội đồng tín dụng

Chi nhánh Lãnh Binh Thăng Chi nhánh Phú Nhuận

Chi nhánh Nguyễn Trãi Chi nhánh Hiệp Phú

Chi nhánh An Lạc Chi nhánh Hà Nội

Chi nhánh Cộng Hòa Chi nhánh Phú Thọ Chi nhánh Bình Dương

Chi nhánh Cần Thơ Chi nhánh Cầu Giấy

Chi nhánh Hoàn Kiếm

Chi nhánh Đà Nẵng

5 Nguồn nhân lực:

Lấy yếu tố con người làm làm giá trị cốt lõi để phát triển, HDBank đã xác định ưu tiên hàng đầu đối với chiến lược phát triển nguồn nhân lực là xây dựng các kế hoạch tuyển dụng quy mô, đầu tư chính sách thu hút nhân lực cũng như tài trợ cho sinh viên các trường đại học, phát hiện và đào tạo nhân tố mới Nhờ vậy số CB – NV, đặc biệt là những CB - NV có trình độ cao của HDBank trong những năm qua không ngừng tăng lên Tổng số CB – NV năm 2005 là 208 người, trong đó 80% CB - NV có trình độ đại học và trên đại học Năm 2006 số CB - NV của HDBank đạt 401 người, tăng 43% so với năm 2005, số CB - NV có trình độ đại học và trên đại học đạt 67% Trong số những CB - NV còn rất trẻ của HDBank đã có 2 người đạt học vị tiến sỹ, 8 người đạt học vị thạc sỹ và rất nhiều người có được bằng đại học thứ hai Đến năm 2007 tổng số CB - NV là 675 người, tăng 68% so với năm 2006, trong đó số CB - NV có trình độ đại học và trên đại học là 69%.

Hàng năm HDBank thường xuyên thực hiện đào tạo nâng cao trình độ quản lý, củng cố và nâng cao kiến thức nghiệp vụ, chăm sóc KH, ngoại ngữ…với nhiều khóa học dưới nhiều hình thức khác nhau, do các đơn vị đào tạo nổi tiếng như FACE, BTC, Trường đại học Kinh tế TP.HCM, Trường đại học ngân hàng…tổ chức giảng dạy Ngoài ra HDBank còn đưa cán bộ quản lý và các chuyên viên giỏi nghiệp vụ, có năng lực làm việc tốt đi tham quan học tập kinh nghiệm tại các tổ chức tín dụng ở nước ngoài về các dịch vụ NH hiện đại, cách thức tổ chức hoạt động của các NH này trong thị trường tài chính tiền tệ.

Nghiệp vụ TTQT là nghiệp vụ còn khá non trẻ trong các hoạt động nghiệp vụ của HDBank, song phát triển TTQT cũng là mục tiêu chiến lược mà HDBank đặt ra trong tham vọng phát triển của NH và đây cũng chính là một trong những thế mạnh của HDBank Tuy mới được thành lập nhưng Phòng TTQT của HDBank đã tập trung được đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, năng động, chuyên nghiệp và có bề dày kinh nghiệm trong hoạt động TTQT Bộ máy tổ chức trong Phòng TTQT cũng là một cơ cấu hoàn thiện,

phòng có 9 người gồm: 1 Chị Trưởng Phòng, 1 Chị Phó Phòng, 1 Cô Kiểm soát viên và 6 Anh Chị TTV Tuy không có sự phân công chuyên môn hoá trong công việc nhưng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, các Anh Chị TTV luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình mà không có sự chồng chéo trong khâu giải quyết hồ sơ của KH.

• Thực hiện nghiệp vụ TTQT về hàng nhập khẩu như mở L/C, thanh toán nhờ thu, chuyển tiền.

• Tư vấn cho KH các phương thức thanh toán hàng nhập khẩu qua HDBank • Lập các báo cáo thống kê về các giao dịch nhập khẩu.

• Quản lý theo dõi, hạch toán các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu.

• Nhận L/C và mọi tu chỉnh L/C sau đó do NH nước ngoài mở và thông báo cho KH là người thụ hưởng L/C trên địa bàn Liên hệ với các NH nước ngoài về các vấn đề liên quan đến L/C khi có yêu cầu của KH.

• Nhận chứng từ là hàng xuất khẩu do KH là các đơn vị và chi nhánh trực thuộc, kiểm tra , hướng dẫn sửa chữa sai sót cho phù hợp, lập thủ tục đòi tiền NH nước ngoài theo yêu cầu của KH.

• Thực hiện chiết khấu chứng từ hàng xuất cho KH khi có yêu cầu

• Thực hiện hạch toàn báo Có cho đơn vị thụ hưởng khi có báo Có/ thanh toán của NH nước ngoài

• Thực hiện theo yêu cầu KH các nghiệp vụ khác có liên quan trực tiếp đến xuất khẩu

• Thực hiện báo cáo về thanh toán hàng xuất theo định kỳ quy định

• Thực hiện tư vấn cho KH về thanh toán tiền hàng xuất trong các giao dịch với KH nước ngoài

Ngoài các chức năng trên, Phòng TTQT còn phối hợp với các phòng ban khác làm công tác tiếp thị thu hút KH, phân loại, giữ gìn KH.

3.1 Phòng Kinh doanh:

3.1.1 Phòng TTQT với phòng Kinh doanh :

• Cung cấp thông tin về tình hình thanh toán xuất khẩu, nhập khẩu của KH khi có yêu cầu.

• Thông báo cho phòng Kinh doanh bằng văn bản trước 2 ngày làm việc đối với các khoản thanh toán thuộc L/C mở theo hạn mức đã được duyệt.

• Thông báo kịp thời cho phòng Kinh doanh khi nhận được báo Có các khoản tiền hàng xuất được xác định là nguồn để thanh toán cho các khoản vay tín dụng theo thông báo trước của phòng Kinh doanh.

• Phối hợp với phòng Kinh doanh thu hồi nợ các khoản chiết khấu chứng từ bị phía nước ngoài từ chối thanh toán.

• Trả lại chứng từ hoặc chuyển quá hạn và làm thủ tục nhận nợ vay bắt buộc.

3.1.2 Phòng Kinh doanh với phòng TTQT:

• Xem xét, đề xuất với Ban TGĐ trong trường hợp KH xin vay để thanh toán BCT nhập khẩu.

• Cung cấp các thông tin về quan hệ tín dụng, hạn mức tín dụng, dư nợ tín dụng của các KH khi có yêu cầu.

• Giao kịp thời toàn bộ hồ sơ vay photo (hợp đồng vay, giấy cam kết nhận nợ của KH) liên quan đến việc thanh toán hàng nhập khẩu từ tiền vay của HDBank.

• Chuyển giao kịp thời các tờ trình hoặc thông báo duyệt cấp thư tín dụng trả chậm cho KH.

• Thông báo cho phòng TTQT các L/C xuất đã được phòng Kinh doanh tài trợ hoặc cho vay thu mua hàng xuất để phối hợp quản lý nguồn thu nợ.

• Theo dõi thu hồi nợ và lãi các khoản chiết khấu chứng từ bị phía nước ngoài từ chối thanh toán, trả lại chứng từ và làm thủ tục nhận nợ vay bắt buộc.

3.2 Phòng Tài chính - Kế toán:

3.2.1 Phòng TTQT với phòng Tài chính - Kế toán :

• Giao kịp thời đầy đủ các chứng từ hạch toán kế toán cho bộ phận lưu nhật ký chứng từ, kế toán liên hàng và kế toán quốc tế (kế toán giữ tài khoản Nostro).

• Giao kịp thời đầy đủ các bảng liệt kê chứng từ cuối ngày và các báo cáo theo mẫu biểu quy định.

• Đối chiếu các khoản ghi Nợ, ghi Có và số dư tài khoản Nostro.

3.2.2 Phòng Tài chính - Kế toán với phòng TTQT:

• Hướng dẫn hạch toán theo đúng chế độ kế toán quy định.

• Chuyển kịp thời các ghi Nợ, ghi Có qua đường liên hàng liên quan đến tài khoản do phòng TTQT quản lý hoặc liên quan đến nghiệp vụ của phòng TTQT.

• Phối hợp đối chiếu các khoản tiền được ghi Nợ, ghi Có vào tài khoản Nostro và tài khoản tiền gửi.

3.3 Phòng Thanh toán - Ngân quỹ:

3.3.1 Phòng TTQT với phòng Thanh toán - Ngân quỹ:

• Giao kịp thời, đầy đủ các chứng từ hạch toán kế toán: giấy báo Có, giấy báo Nợ, các tài khoản KH do phòng Thanh toán – Ngân quỹ quản lý có liên quan đến nghuệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu.

• Thông báo các trường hợp có điện trả tiền hoặc báo Có tiền hàng xuất chưa đủ yếu tố nên chưa hạch toán theo yêu cầu của phòng Thanh toán – Ngân quỹ có liên quan đến TTQT.

3.3.2 Phòng Thanh toán - Ngân quỹ với phòng TTQT:

• Xác nhận chữ ký, mẫu dấu của chủ tài khoản, doanh số tiền gửi liên quan đến các tài khoản do phòng Thanh toán – Ngân quỹ quản lý.

• Nếu KH có yêu cầu tra soát thì phối hợp với phòng TTQT để biết và xác nhận với KH trong trường hợp có điện báo trả tiền hoặc báo Có tiền hàng xuất chưa đủ yếu tố để hạch toán.

• Đăng ký đầy đủ kịp thời các loại tài khoản KH theo quy định để phòng TTQT hạch toán báo Có tiền hàng xuất cho KH.

3.4 Phòng Kế hoạch và Phát triển:

3.4.1 Phòng TTQT với phòng Kế hoạch và Phát triển:

• Thông báo những khoản chi bằng ngoại tệ.

• Xác nhận qua điện thoại số tiền, thời hạn thanh toán đối với các BCT (L/C, nhờ thu, T.T.R) khi KH có nhu cầu mua ngoại tệ của HDBank để thanh toán.

• Thông báo kịp thời cho phòng Kế hoạch và Phát triển khi nhận được báo Có tiền hàng xuất.

3.4.2 Phòng Kế hoạch và Phát triển với phòng TTQT:

• Trình Ban TGĐ duyệt tỷ giá mua bán ngoại tệ đối với từng KH • Giao dịch trực tiếp với KH về mặt mua bán ngoại tệ.

• Điều chuyển vốn ngoại tệ nhanh chóng kịp thời đầy đủ nhằm đảm bảo cho những khoản thanh toán của phòng TTQT.

• Thông báo tình hình hoạt động các tài khoản Nostro của HDBank • Cung cấp thông tin về tình hình kinh tế xã hội.

• Hỗ trợ trong việc tìm các văn bản liên quan đến chính sách quản lý ngoại hối của nhà nước.

• Hỗ trợ về mặt pháp lý nói chung.

3.5 Phòng Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ:

3.5.1 Phòng TTQT với phòng Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ:

• Cung cấp các thông tin về tình hình thanh toán xuất nhập khẩu khi có yêu cầu • Gửi các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

• Tạo điều kiện để phòng Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ thực hiện việc kiểm tra hay thực hiện kiểm toán.

3.5.2 Phòng Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ với phòng TTQT:

• Giúp kiểm tra phát hiện sai sót trong nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu.

3.6 Phòng Nhân sự - Quản trị hành chánh:

3.6.1 Phòng TTQT với phòng Nhân sự - Quản trị hành chánh :

• Nhận các chứng từ, văn thư gửi đến • Giao các chứng từ, văn thư gửi đi.

3.6.2 Phòng Nhân sự - Quản trị hành chánh với phòng TTQT:

• Chuyển giao kịp thời các chứng từ, văn thư Fax gửi đến • Chuyển nhanh chóng các chứng từ, văn thư Fax gửi đi • Giúp tìm và cho mượn các chứng từ lưu trữ khi có yêu cầu.

3.7 Phòng Tin học:

3.7.1 Phòng TTQT với phòng Tin học:

• Cung cấp các thông tin về nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu khi có yêu cầu • Đề xuất hỗ trợ các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ TTQT.

3.7.2 Phòng Tin học với phòng TTQT:

• Hỗ trợ về mặt kỹ thuật: sửa chữa trang thiết bị, máy tính, máy in…

• Giúp soạn thảo các chương trình phần mềm phục vụ TTQT, chương trình báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

Ngày 7 tháng 01 năm 2005, HDBank đã thực hiện TTQT trực tiếp qua mạng City Direct Tổng giá trị thanh toán (TTR, L/C, nhờ thu, chuyển tiền) của HDBank năm 2005 đạt gần 22 triệu USD và doanh thu đạt gần 1 tỷ đồng tăng xấp xỉ 5 lần so với năm 2004.

Từ tháng 3 năm 2006, toàn bộ dịch vụ TTQT của HDBank đã được thực hiện trực tiếp qua mạng SWIFT Chính sự hiện đại hóa và chuẩn hóa các giao dịch theo tiêu chuẩn quốc tế đã mang lại sự gia tăng đáng kể lượng KH sử dụng dịch vụ thanh toán quốc tế của HDBank Kết quả đạt được là:

• Tổng giá trị TTQT đạt mức 85 triệu USD, tăng gần 4 lần so với năm 2005

• Tổng thu các dịch vụ TTQT đạt trên 2.503 triệu đồng, tăng 147% so với năm 2005.

• Số lượng NH đại lý mà HDBank thiết lập là 101 NH tại hầu hết các nước trên thế giới.

Ngày 13 tháng 07 năm 2006 nghiệp vụ TTQT của HDBank cũng đã vinh dự nhận được giải thưởng quốc tế quan trọng: cúp giải thưởng “NH hoạt động thanh toán quốc tế xuất sắc 2005” do Citigroup – tập đoàn tài chính NH hàng đầu của Mỹ trao tặng.

Năm 2007 HDBank đã nhận được bằng khen do Wachovia Bank N.A New York trao tặng cho những NH có tỷ lệ điện thanh toán cao và xuyên suốt qua Wachovia Bank trong năm 2006 Đây là giải thưởng nhằm đánh giá cao những NH có quá trình xử lý nghiệp vụ thanh toán tự động nhanh chóng, chuẩn xác và chuyên nghiệp trong dịch vụ điện thanh toán quốc tế qua mạng thanh toán viễn thông liên NH Ngày 28 tháng 02 năm 2008 vừa qua HDBank lại chính thức nhận được bằng khen do Wachovia Bank N.A New York trao tặng để biểu dương về chất lượng những hoạt động điện TTQT của HDBank trong năm 2007

HDBank tiếp tục thực hiện TTQT qua mạng SWIFT và lại đạt được kết quả là: • Tổng giá trị thanh toán đạt 194 triệu USD, tăng 129% so với năm 2006 Cụ thể là:

 L/C xuất khẩu đạt giá trị 6.371 ngàn USD, chiếm 26,21% doanh số thanh toán đến.

 Chuyển tiền đến đạt 17.932 ngàn USD, chiếm 73,79% doanh số thanh toán đến tính bằng đồng USD và 388 ngàn EUR, chiếm 100% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng EUR.

 L/C nhập khẩu đạt 93.531 ngàn USD, chiếm 26,05% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng USD và 3.475 ngàn EUR, chiếm 72,24% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng EUR.

 TTR đạt 53.553 ngàn USD, chiếm 35,47% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng USD và 1.323 ngàn EUR, chiếm 27,51% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng EUR.

 DP - DA đạt 3.408 ngàn USD, chiếm 2,26% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng USD.

 Chuyển tiền khác (du học, khám chữa bệnh…) đạt 474 ngàn USD, chiếm 0,31% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng USD và 12 ngàn EUR, chiếm 0,25% doanh số thanh toán đi tính bằng đồng EUR.

• Tổng thu các dịch vụ TTQT đạt trên 4.509 triệu đồng, tăng 77% so với năm 2006 • Số lượng NH đại lý mà HDBank thiết lập là 118 NH và mạng lưới này tiếp tục được tăng lên từng ngày.

Sơ đồ 1.6: Doanh thu về TTQT của HDBank qua các năm

Đơn vị tính: triệu đồng

Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2007 của HDBank

I.QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HDBANK TRONG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ:

1.Nghiệp vụ nhập khẩu:1.1Điều kiện mở L/C:

1.1.1 Điều kiện chung : Để mở L/C tại HDBank, doanh nghiệp yêu cầu mở L/C

cần có các điều kiện sau:

• Có tư cách pháp nhân, hoạt động theo pháp luật hiện hành của Việt Nam • Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với KH giao dịch lần đầu).

• Có giấy chứng nhận mã số kinh doanh xuất nhập khẩu (đối với KH giao dịch lần đầu).

• Có tài khoản tại HDBank.

• Có hợp đồng ngoại thương làm cơ sở mở thư tín dụng.

• Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện).

• Trường hợp KH được NH cấp hạn mức tín dụng thì giá trị tín dụng thư không được vượt quá hạn mức tín dụng được cấp Nếu vượt quá hạn mức thì doanh nghiệp phải ký quỹ.

• Trong trường hợp KH chưa hoặc không được cấp hạn mức tín dụng thì KH phải ký quỹ hoặc cầm cố thế chấp tài sản cho khoản mở thư tín dụng và phải được Ban TGĐ duyệt chấp nhận.

1.1.2 Hồ sơ mở thư tín dụng:

1.1.2.1 KH có yêu cầu phát hành L/C phải xuất trình đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị mở L/C theo mẫu.

• Hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương (bản chính/bản sao).

• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu (đối với KH giao dịch lần đầu).

• Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành (đối với hàng nhập khẩu quản lý bằng hạn ngạch hoặc hàng nhập khẩu có điều kiện).

• Giấy đề nghị ký quỹ 100% trị giá L/C theo mẫu đối với KH không có hạn mức L/C (hoặc làm hợp đồng vay để thanh toán L/C).

1.1.2.2 Nguồn vốn đảm bảo thanh toán L/C:

• Nếu L/C phát hành bằng vốn tự có, KH ký quỹ 100% TTV phải kiểm tra số tiền ký quỹ trước khi phát hành L/C Sau đó làm tờ trình để ban lãnh đạo phòng ký và trình Ban TGĐ duyệt.

• Nếu KH đề nghị mở L/C bằng vốn vay của HDBank hoặc bằng hạn mức mở L/C đã được duyệt, TTV căn cứ vào hạn mức được duyệt hoặc tờ trình của Phòng kinh doanh…đã được TGĐ duyệt để mở.

• Nếu KH chưa được duyệt hạn mức ký quỹ L/C và KH có yêu cầu mở L/C ký quỹ dưới 100% trị giá L/C, TTV căn cứ vào doanh số hoạt động của KH , tình hình thanh toán hàng nhập khẩu hoặc một số thông tin khác liên quan do các phòng nghiệp vụ cung cấp (tiền gởi, nguồn tiền từ xuất nhập khẩu nếu có…), lập tờ trình đề nghị mức ký quỹ, trình Ban lãnh đạo phòng TTQT, sau đó chuyển đến Phòng kinh doanh cho ý kiến và Ban TGĐ quyết định.

1.1.3 Phát hành L/C xác nhận:

• Nếu phí xác nhận do người mua chịu thì phải xác định rõ nguồn tiền trả phí xác nhận, NH không cho vay để trả phí xác nhận.

• Nếu phí xác nhận do người bán chịu phải ghi rõ trong L/C.

• Trường hợp NH thông báo cũng là NH xác nhận thì L/C phải chỉ rõ phí xác nhận do ai chịu.

• Trường hợp NH xác nhận không phải là NH thông báo thì TTV phải dự thảo điện liên hệ để đề nghị 1 NH đại lý có quan hệ tốt với HDBank đứng ra xác nhận và trình lãnh đạo phòng và Ban TGĐ xét duyệt (nếu KH không chỉ định NH xác nhận), L/C phải ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ của NH xác nhận.

• Trường hợp NH xác nhận yêu cầu ký quỹ, TTV thông báo và yêu cầu KH chuyển số tiền ký quỹ Số tiền ký quỹ không được thấp hơn số tiền HDBank phải ký quỹ theo chỉ thị của NH xác nhận.

1.1.4 L/C chỉ định NH hoàn trả:

• NH được chỉ định hoàn trả phải là NH giữ tài khoản và là NH đại lý chính của HDBank.

• Sau khi phát hành L/C, TTV phát hành ủy quyền hoàn trả gửi NH hoàn trả:

 Ủy quyền hoàn trả được lập bằng SWIFT MT740 hoặc bằng Telex có mã hoặc bằng thư có đầy đủ chữ ký được ủy quyền.

 NH hoàn trả khi nhận được lệnh đòi tiền từ NH đòi tiền phải thông báo cho HDBank trước khi ghi Nợ hai ngày làm việc (việc thông báo ghi Nợ trước phải được nêu trong L/C, ở trường 78 nếu bằng SWIFT MT700, trong ủy quyền hoàn trả, ở trường 72 nếu bằng SWIFT MT740).

 Trường hợp ủy quyền hoàn trả có sự sửa đổi, TTV lập thông báo gửi NH hoàn trả bằng SWIFT MT747 hoặc bằng TELEX có mã hoặc bằng thư có đầy đủ chữ ký được ủy quyền.

• Sau khi phát hành L/C, lập ủy quyền hoàn trả, sửa đổi quyền hoàn trả, TTV trình phụ trách phòng phê duyệt.

1.2 Qui trình mở L/C:

• Khi đã đầy đủ các điều kiện mở thư tín dụng, thanh toán viên tiến hành:  Đăng ký số tham chiếu L/C (vào sổ L/C) có dạng 00x.xx.ILC.xx.xxxx Trong đó: 00x: mã chi nhánh

xx: mã ngoại tệ

ILC: ký hiệu nghiệp vụ

xx: năm xxxx: số thứ tự vd: 00037ILC080021

 Chọn NH thông báo/NH thương lượng nếu KH không chỉ định

 Trường hợp L/C không hạn chế NH thương lượng và không cho phép đòi tiền bằng điện, trong L/C phải yêu cầu NH thương lượng thông báo bằng điện hoặc Telex/Fax có mã xác nhận đã gửi chứng từ đòi tiền.

 Làm bìa cho tín dụng thư, bìa chủ này sẽ đựng tất cả các hồ sơ liên quan đến tín dụng thư này.

 Nhập dữ liệu vào máy vi tính để phát hành L/C theo yêu cầu của KH  Phát hành bằng điện: nếu bằng SWIFT sử dụng mẫu điện MT700, MT701; nếu bằng TELEX phải có mã.

 Phát hành bằng thư: sử dụng toàn văn nội dung mẫu điện MT700, MT701 • Căn cứ vào mức ký quỹ đã được duyệt của KH, TTV hạch toán tiền ký quỹ và nhập ngoại bảng trị giá L/C.

• Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện/thư phát hành L/C trình KSV/phụ trách phòng ký duyệt.

• Giao một bản sao L/C cho KH • Lưu hồ sơ theo dõi

1.3 Qui trình tu chỉnh L/C:

• KH có yêu cầu sửa đổi L/C phải xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C kèm theo văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán (nếu có).

• Căn cứ yêu cầu của KH, TTV phát hành sửa đổi gửi NH thông báo Sửa đổi có thể lập bằng SWIFT MT707 hoặc TELEX có mã hoặc bằng thư có đầy đủ chữ ký được ủy quyền.

• Trường hợp cần có ý kiến của người hưởng lợi về sửa đổi L/C thì trong nôïi dung L/C phải nêu rõ.

• Ký quỹ (nếu tu chỉnh tăng tiền có ký quỹ).

• Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện/thư sửa đổi L/C trình KSV/phụ trách phòng ký duyệt.

• Giao một bản sao sửa đổi L/C cho KH • Vào bìa hồ sơ L/C chi tiết nội dung sửa đổi.

1.4 Qui trình kiểm tra và thanh toán chứng từ L/C:

• Nhận chứng từ: TTV có trách nhiệm kiểm đếm số lượng BCT nhận được so với số lượng BCT ghi trên sổ văn thư của phòng hành chính, chia chứng từ cho các TTV liên quan.

• TTV đối chiếu chứng từ với L/C, kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C có liên quan (nếu có) Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau

• Tùy từng trường hợp xử lý như sau :

 Chứng từ đòi tiền bằng điện, đã trả tiền: NH nước ngoài gửi điện đòi tiền đồng thời xác nhận chứng từ phù hợp hoặc chứng từ có sai sót nhưng KH đã chấp nhận sai sót đó, HDBank đã trả tiền, nhưng khi nhận chứng từ, kiểm tra có sai sót hoặc phát hiện thêm sai sót, TTV phải trình phụ trách phòng để thông báo cho KH:  Nếu KH chấp nhận sai sót, TTV giao chứng từ cho KH.

 Nếu KH từ chối thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán 1 phần, TTV lập điện từ chối/chấp nhận thanh toán một phần gửi NH nước ngoài và ghi rõ “Chúng tôi đang gửi chứng từ chờ sự định đoạt của các ông Chúng tôi giành quyền đòi tiền từ phía các ông, trong vòng 5 ngày làm việc, chậm nhất ngày… nếu không nhận được ý kiến trả lời từ phía các ông, chúng tôi sẽ trả lại chứng từ và các ông phải có trách nhiệm hòan trả tiền cho chúng tôi cả gốc và lãi phát sinh vào tài khoản…”

 Chứng từ đã có điện thông báo sai sót, chưa được chấp nhận: NH nước ngoài điện thông báo chứng từ có sai sót, KH chưa chấp nhận sai sót, HDBank đã từ chối Khi nhận chứng từ, kiểm tra nếu phát hiện thêm sai sót, TTV lập thông báo trình phụ trách phòng để tiếp tục từ chối thanh toán và ghi rõ chờ sự định đoạt của họ, đồng thời thông báo để KH cho ý kiến.

Căn cứ nội dung trả lời của KH để thông báo cho NH nước ngoài trong vòng 5 ngày làm vịệc kể từ ngày nhận chứng từ.

 Nếu KH chấp nhận thanh toán, TTV lập điện trả tiền.

 Nếu KH từ chối thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán 1 phần, TTV lập điện từ chối/chấp nhận thanh toán 1 phần gửi NH nước ngoài và chờ quyết định từ phía NH nước ngoài.

 Chứng từ đòi tiền bằng thư: Sau khi kiểm tra chứng từ như quy định  Chứng từ phù hợp, lập thông báo cho KH

 Chứng từ không phù hợp, lập điện từ chối thanh toán gửi NH nước ngoài và chỉ ra tất cả những điểm không hợp lệ, ghi rõ “Chúng tôi đang gửi chứng từ chờ sự định đoạt của các ông” (Sử dụng MT734 nếu bằng SWIFT) Đồng thời thông báo ngay cho KH, yêu cầu KH trả lời Việc kiểm tra chứng từ, thông báo chứng từ không phù hợp phải được thực hiện trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ.

+ Nếu KH chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán, TTV thực hiện thanh toán + Nếu KH chấp nhận thanh toán 1 phần hoặc từ chối toàn bộ, thông báo cho NH nước ngoài biết và chờ chỉ thị của họ để xử lý (sử dụng mẫu điện MT734, MT799, nếu bằng SWIFT).

2.Nghiệp vụ xuất khẩu:

2.1 Nghiệp vụ thông báo L/C / L/C tu chỉnh:

• Tiếp nhận L/C/ L/C tu chỉnh:

 TTV kiểm tra điện trước khi nhận Nếu điện không phụ thuộc chức năng xử lý của phòng, trả lại cho các phòng liên quan Nếu đúng, nhận điện và giao điện cho các TTV liên quan.

 Ký nhận L/C và giao lại cho các TTV liên quan.

 Cuối ngày: In bảng kê điện đã nhận và đối chiếu với số điện đã nhận thực tế.

• Kiểm tra các L/C/ L/C tu chỉnh:

 Kiểm tra tính chân thật của L/C/ L/C tu chỉnh:

 Nếu bằng TELEX/ SWIFT phải có xác nhận mã đúng và theo mẫu thích hợp  Nếu bằng thư phải có xác nhận chữ ký đúng và hợp lệ Trong trường hợp không kiểm tra được chữ ký, điện thông báo cho NH phát hành yêu cầu họ xác nhận tính chân thật của L/C tu chỉnh bằng điện có mã.

 Đọc toàn bộ và kiểm tra các chi tiết sau :

- - Số L/C, tên NH mở, tên người yêu cầu mở L/C, tên người thụ hưởng, số tiền mở L/C, cảng đi, cảng đến, NH thông báo (nếu có), loại L/C.

- Kiểm tra ngày hiệu lực, ngày giao hàng trễ nhất (không được trễ hơn ngày hiệu lực)

- Kiểm tra điều kiện giao hàng (FOB cảng đi, CIF, CNF cảng đến …)

- Kiểm tra sự phù hợp giữa tổng trị giá hàng hóa (= khối lượng x đơn giá) với giá trị L/C và điều kiện thanh toán của L/C.

- Đối với L/C về bằng thư hoặc Telex thì phải kiểm tra xem L/C có thể hiện “Subject to UCP600” không.

- - Số lần tu chỉnh, NH phát hành tu chỉnh phải là NH phát hành L/C.

- - Những điều kiện, điều khoản nào được tu chỉnh - - NH mở có yêu cầu ta

thông báo về ý kiến của người thụ hưởng không.

Thông báo cho NH mở yêu cầu họ xác nhận lại trong các trường hợp sau :

 L/C/ L/C tu chỉnh bằng điện bị nhiễu hoặc thiếu số lần tu chỉnh không liên tục  L/C/ L/C tu chỉnh bằng thư bị mờ hoặc rách, không xác thực được chữ ký hữu quyền trên L/C/ L/C tu chỉnh.

 Hoặc các điều khoản, điều kiện của L/C/ L/C tu chỉnh nhận được không đầy đủ hoặc không rõ ràng.

• Lập hồ sơ thông báo L/C/ L/C tu chỉnh:

 Trường hợp 1: Lập L/C tu chỉnh để thông báo trực tiếp cho người thụ hưởng

 Đăng ký số tham chiếu L/C và đóng mộc.

+ “Lưu ý: Quý công ty xem kỹ điều kiện của L/C, nếu có điểm nào bất lợi xin tu chỉnh” ở góc dưới bên phải và mộc “HCMC Housing Development Commercial Joint Stock Bank” ở góc dưới bên phải của L/C tu chỉnh.

+ “Đây chỉ là sơ báo chưa có giá trị thi hành” đối với sơ báo L/C/ tu chỉnh.

+ “L/C này không có sự xác nhận của chúng tôi” đối với L/C không đồng ý xác nhận.

+ “Đề nghị quý công ty cho biết ý kiến bằng văn bản để chúng tôi điện trả lời phía nước ngoài” và/hoặc “Nếu công ty không có công văn trả lời trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo này, chúng tôi sẽ điện cho NH mở L/C là Công ty chấp nhận tu chỉnh Mọi khiếu nại về sau sẽ không được giải quyết” đối với tu chỉnh cần xin ý kiến của Công ty.

 Lập thư thông báo:

+ Lập thư thông báo sơ bộ cho người thụ hưởng (nếu có) (theo mẫu) Theo dõi cho đến khi nhận được L/C tu chỉnh chính thức Sau 5 ngày làm việc mà không nhận được L/C tu chỉnh chính thức, điện tra soát với NH phát hành.

+ Lập thư thông báo cho người thụ hưởng theo mẫu Thư thông báo L/C được lập thành 2 bản gồm 01 bản đính kèm bản gốc L/C tu chỉnh giao cho KH, 01 bản đính kèm bản sao L/C tu chỉnh được lưu lại hồ sơ L/C của NH.

 Hạch toán kế toán.

 Trường hợp 2: Lập L/C tu chỉnh để thông báo qua NH thông báo thứ 2:  Đăng ký số tham chiếu L/C.

 Lập thư thông báo gởi cho NH thông báo thứ 2 (theo mẫu) Thư thông báo L/C tu chỉnh được lập thành hai bản :

+ 01 bản đính kèm bản gốc L/C tu chỉnh giao cho NH thông báo thứ 2

+ 01 bản đính kèm bản sao L/C tu chỉnh được lưu tại hồ sơ L/C của phòng TTQT  Thanh toán viên lập hồ sơ L/C/ L/C tu chỉnh sau khi đã thực hiện các bước trên Tập hợp bộ hồ sơ để trình ký duyệt.

• Trình ký duyệt: KSV kiểm tra bộ hồ sơ L/C

 Nếu hồ sơ chưa đúng: Ghi rõ những điều cần sữa đổi của bộ hồ sơ, đưa lại cho TTV lập hồ sơ.

 Hồ sơ đúng: Ký tên và trình qua Trưởng/phó phòng kiểm tra và ký duyệt • Xử lý các bộ hồ sơ đã được trưởng/phó phòng bút phê và ký duyệt.

 Tách thư thông báo L/C bao gồm:

 Một thư thông báo và một L/C tu chỉnh bản chính giao cho KH.

 Một thư thông báo, một L/C tu chỉnh bản sao và một liên phiếu chuyển khoản để cho TTV lưu trữ hồ sơ (đối với những bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh) hoặc chuyển cho TTV phụ trách đánh điện (đối với những bộ hồ sơ có bút phê) để thực hiện theo bút phê:

+ Về việc HDBank nhận được L/C tu chỉnh (nếu có yêu cầu của NH phát hành, sử dụng MT730, MT799, MT999).

+ Các điều khoản, điều kiện của L/C tu chỉnh cần được NH phát hành xác nhận + Việc không đồng ý xác nhận L/C thì ghi rõ trong bức điện “Chúng tôi không đồng ý xác nhận L/C này Chúng tôi đã thông báo cho người hưởng lợi không kèm theo sự xác nhận” (đối với các L/C yêu cầu xác nhận).

 Tách phiếu hạch toán, luân chuyển hồ sơ và đối chiếu chứng từ • Giao L/C tu chỉnh:

 Giao trực tiếp tại quầy cho KH:

 Sau khi nhận được L/C/ tu chỉnh đã được KSV và lãnh đạo phòng ký (có đóng dấu tròn) , TTV phải thông báo cho người thụ hưởng bằng điện thoại đề nghị đến nhận L/C tu chỉnh Khi người thụ hưởng cử người đại diện đến nhận, nếu là nhân viên đến giao dịch lần đầu thì phải có giấy giới thiệu và CMND TTV yêu cầu KH ghi rõ họ tên, thời gian nhận và ký nhận vào sổ giao nhận thông báo L/C tu chỉnh của phòng.

 Nếu người thụ hưởng có yêu cầu chuyển L/C đến địa phương khác thì chuyển trả L/C gốc cho TTV phụ trách lập hồ sơ L/C để hủy hồ sơ lưu (phải ghi rõ họ tên và chức vụ của người ra lệnh chuyển L/C đó).

 Trường hợp không liên lạc được với người thụ hưởng/Người thụ hưởng từ chối nhận L/C thì tiến hành thông báo cho NH phát hành để xin thông tin/chỉ thị của họ Theo dõi trong vòng 5 ngày làm việc

+ Nhận được thông tin, chỉ thị từ NH phát hành thì tiến hành xử lý tiếp như yêu cầu của NH phát hành.

+ Không nhận được thông tin, chỉ thị từ NH phát hành thì tiến hành gửi điện nhắc NH phát hành đồng thời báo cho KSV và Lãnh đạo phòng Theo dõi trong vòng 5 ngày làm việc Nếu nhận được trả lời, xử lý theo như chỉ thị Nếu không nhận được trả lời thì gởi điện nhắc lần cuối cùng và ghi trong bức điện : “Chúng tôi sẽ xếp hồ sơ nếu không nhận được trả lời trong vòng 5 ngày làm việc” sau đó xếp hồ sơ.

 Giao L/C tu chỉnh cho NH thông báo thứ hai: Gửi bằng phát chuyển nhanh gồm một thư thông báo và một L/C/ tu chỉnh bản chính đã được KSV và phụ trách phòng ký duyệt.

2.2 Xử lý chứng từ mới xuất trình:

• Tiếp nhận chứng từ từ KH:

 Nhận chứng từ bao gồm: Thư yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất theo hình thức L/C/ thư yêu cầu chiết khấu chứng từ hàng xuất theo L/C (gọi tắt là thư yêu cầu), L/C gốc (với đầu đủ các tu chỉnh L/C, thư thông báo L/C, tu chỉnh L/C) và các chứng từ theo L/C.

 Kiểm tra thư yêu cầu và hồ sơ: Số tham chiếu, số L/C, số tiền, yêu cầu chiết khấu, số tài khoản công ty, các chữ ký và dấu của công ty… đã đầy đủ chưa? Nếu chưa đầy đủ thì sẽ yêu cầu KH sửa đổi bổ sung khi sửa chứng từ Lưu ý các yêu cầu riêng đặc biệt của KH ghi trên thư (nếu có) Kiểm tra loại và số lượng các chứng từ đính kèm.

 Vào cuối ngày, in danh sách chi tiết chứng từ đã nhận trong ngày (kiểm tra tổng số BCT phải khớp với Bảng phân chia chứng từ) trình lãnh đạo phòng.

• Kiểm tra chứng từ với L/C:

 Xác nhận trị giá BCT lên mặt sau L/C gốc, kiểm tra số dư L/C Nếu KH đã trình chứng từ ở NH khác thì ghi chú các BCT đã trình ở NH khác lên phiếu bìa L/C lưu để kiểm tra rút số dư trên L/C lưu.

 Nhập (ghi) chi tiết số lượng hàng xuất theo BCT lên L/C lưu để kiểm tra theo dõi Nếu KH đã xuất trình những BCT khác theo L/C này ở NH khác thì TTV có thể phải yêu cầu KH cung cấp thông tin về số lượng hàng hóa đã xuất theo các BCT đó.

 Lưu ý các ghi chú đặc biệt khác trên L/C: L/C đối ứng, L/C đã được tài trợ (để lưu ý khi chiết khấu và/hoặc khi thanh toán), L/C chưa thu phí thông báo, L/C quy định thu phí từ người mua (để lưu ý đòi phí)…

 Lập phiếu kiểm chứng từ ghi đầy đủ thông tin tham chiếu và các điều kiện đặc biệt của L/C lên.

 Đọc L/C để ghi nhận các điểm sau :

+ HDBank có phải là NH được chỉ định trong L/C? + Thời hạn thanh toán của L/ : trả ngay, trả chậm… + NH trả tiền, NH thương lượng…

+ Quy định về việc gởi chứng từ; gởi 1 lần hay 2 lần, phương tiện gởi NHNN (nơi chứng từ được gởi đến)

+ Trị giá L/C: Số dư L/C

+ Hiệu lực L/C, hiệu lực trình chứng từ + Thời hạn giao hàng

+ Cách thức giao hàng: Một lần hay từng phần + Nơi hàng đi, đến: Nơi giao, nơi nhận hàng + Điều kiện giao hàng (incoterms)

+ Các điều kiện đặc biệt của L/C  Kiểm tra chi tiết chứng từ:

 Kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhận chứng từ Nội dung kiểm tra phải đảm bảo đúng các điều khoản và điều kiện của L/C và các quy định nêu trong UCP600.

 Kiểm tra sự nhất quán giữa các chứng từ với nhau:

+ Tất cả các sai biệt của chứng từ so với quy định của L/C và UCP600 phải được ghi rõ lên phiếu kiểm chứng từ.

+ Nếu ngay khi xuất trình chứng từ, KH có yêu cầu gởi chứng từ nhờ thu theo L/C ghi trên thư yêu cầu, thì việc kiểm tra chứng từ được thực hiện như trường hợp chứng từ thanh toán theo hình thức nhờ thu DA, DP, DOT.

 Sau khi kiểm tra, TTV ghi ý kiến của mình trên Phiếu kiểm chứng từ, ký tên, ghi ngày giờ kiểm và chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan cùng Phiếu kiểm chứng từ đến KSV.

 Sau khi kiểm tra xong, KSV ghi ý kiến, ngày giờ, ký trả lại hồ sơ chứng từ, TTV phải xem lại những điểm sai biệt và ý kiến của KSV đã nêu trên phiếu kiểm chứng từ Nếu cần thiết, phải trao đổi với KSV về tình trạng BCT trước khi báo cho KH sửa chữa.

• Hướng dẫn KH sửa chứng từ:

 Sau khi thống nhất ý kiến với KSV về tình trạng BCT và phương hướng sửa chữa, TTV phải thông báo ngay cho KH, hướng dẫn cụ thể từng điểm để KH sửa chữa, bổ sung hoặc thay thế (chứng từ và thư yêu cầu).

 Chỉ giao lại cho KH những chứng từ cần phải sửa chữa thay thế Yêu cầu KH ký (ghi rõ họ tên) nhận lại những loại chứng từ cần sửa chữa trên thư yêu cầu và theo dõi đôn đốc KH nộp lại các chứng từ đã nhận về sửa

 Khi KH giao lại chứng từ, TTV ký nhận (ghi rõ tên) và ghi rõ ngày giờ nhận lại, kiểm tra lại các chứng từ KH sửa chữa, bổ sung, thay thế.

 Trường hợp chứng từ chỉ có sai sót nhỏ không quan trọng (tùy theo thực tế từng trường hợp theo hướng dẫn của KSV), KH có thể bảo lưu, ký (ghi rõ tên) trên phiếu kiểm chứng từ Chứng từ trong trường hợp này được xem như phù hợp và xử lý như chứng từ phù hợp.

 Trong trường hợp chứng từ có sai biệt không thể sửa chữa cho phù hợp, KH ghi quyết định định đoạt chứng từ và ký (ghi rõ tên) xác nhận trên phiếu kiểm chứng từ.

 Trả lại L/C gốc cho KH, KH ký nhận (ghi rõ tên) trên thư yêu cầu.

• Lập phiếu gởi chứng từ và điện/thư đòi tiền theo quy định cụ thể từng trường hợp Nhập ngoại bảng chứng từ

• TTV ký các phiếu hạch toán vừa lập, trình toàn bộ hồ sơ chứng từ cho KSV/ Trưởng, phó phòng ký duyệt nếu số tiền < 50000USD) Trường hợp > 50000USD phải trình Ban TGĐ ký duyệt.

• TTV tách hồ sơ:

 BCT XK (kèm 01 liên phiếu hạch toán điện/thư đã lập) lưu tại phòng TTQT.

 Chứng từ gởi đi nước ngoài để thanh toán (thực hiện theo từng trường hợp cụ thể) chuyển đi qua phòng NS & QTHC (1-3 bì thư)

 Chứng từ hạch toán kế toán (phiếu hạch toán các loại) dùng luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán.

2.3 Chiết khấu chứng từ:

• Khi nhận văn bản yêu cầu chiết khấu chứng từ của KH (yêu cầu chiết khấu ngay trước khi xuất trình chứng từ hoặc yêu cầu chiết khấu BCT đã trình trước đó đang chờ báo có) thì TTV phải:

 Kiểm tra nội dung văn bản Văn bản yêu cầu chiết khấu thông thường là các thư yêu cầu theo mẫu có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc chủ tài khoản và kế toán trưởng công ty (đăng ký tại HDBank) hoặc văn bản khác có nội dung tương đương.

 Kiểm tra các điều kiện để thực hiện chiết khấu • Sau khi tiến hành kiểm tra có thể phát sinh 2 trường hợp sau:

 Trường hợp chứng từ phù hợp thì TTV sẽ ghi xác nhận chứng từ phù hợp sau đó trình lên phụ trách phòng, phòng Kinh Doanh, sau cùng là Ban TGĐ để xem xét duyệt chiết khấu.

 Trường hợp chứng từ không phù hợp thì TTV sẽ lập tờ trình nêu rõ tình trạng chứng từ kèm theo các thông tin về KH, NH, thị trường tại nước xuất khẩu…

sau đó trình lên phụ trách phòng, phòng Kinh Doanh, sau cùng là Ban TGĐ để xem xét duyệt chiết khấu

• Khi đã được duyệt, TTV thực hiện chiết khấu cho KH, nhập máy hồ sơ chiết khấu, lập phiếu hạch toán ghi có số tiền chiết khấu được duyệt cho KH theo chế độ hiện hành, ghi rõ lãi suất áp dụng trên phiếu hạch toán Nếu tỷ lệ chiết khấu được duyệt không đúng như yêu cầu của KH, TTV phải báo cáo cho KH biết.

• Trình trưởng/phó phòng ký duyệt phiếu hạch toán, tách 1 liên phiếu hạch toán và bản sao chứng từ gốc lưu vào BCT (bản chính chứng từ gốc được chuyển kèm phiếu hạch toán cho bộ phận lưu nhật ký chứng từ phòng kế toán tài chính lưu ).

• 10 ngày trước khi đến hạn hoàn trả chiết khấu (tức là ngày thứ 50 kể từ ngày hạch toán số tiền chiết khấu vào tài khoản của KH đối với chứng từ trả ngay) hoặc chứng từ đã được chiết khấu bị nước ngoài trả vềchính thức từ chối, TTV phải báo cáo lãnh đạo phòng và thực hiện nhắc nhở KH về số tiền chiết khấu sắp phải hoàn trả; hoặc thu hồi tiền chiết khấu bằng cách ghi nợ tài khoản của KH hoặc chuyển theo dõi các BCT đã gởi đi đang chờ thanh toán Đặc biệt lưu ý các BCT đã bị quá hạn.

2.4 Thanh toán chứng từ:

• Thanh toán:

 TTV thực hiện thanh toán khi:

 Nhận được điện báo Có, có mã đúng với số tiền báo Có.

 Hoặc đã nhận điện báo chuyển trả tiền có mã đúng và/hoặc được TTV theo dõi sao kê TK Nostro xác nhận khoản tiền tương ứng với BCT đã được ghi Có TTV phải ghi nội dung xác nhận lên điện báo chuyển trả tiền/thư gửi chứng từ.

 Hoặc nhận được điện xác nhận ghi Có/liên hàng đến.

 Các trường hợp khác có điện báo trả tiền có mã đúng với số tiền và được sự đồng ý của Trưởng/phó phòng.

 TTV kiểm tra các nội dung sau:

 Tính xác thực của điện (điện có xác nhận mã đúng với số tiền).

 Số tham chiếu, ngày giá trị, số tiền (để báo Có cho KH đúng ngày giá trị, tính đúng lãi chiết khấu và thanh toán đúng BCT, lưu ý các BCT cùng L/C cùng số tham chiếu).

 NH ghi Có, TK được ghi Có (để hạch toán ghi Nợ đúng TK Nếu TK đã ghi Có vào TK của HDBank thì hạch toán ghi Nợ TK Nostro của HDBank với NH ghi Có.

 Lập các Phiếu hạch toán theo chế độ HTKT:  Thu tiền chiết khấu và lãi chiết khấu.

 Ghi Có số tiền còn lại cho KH, tách riêng phần tiền KH phải thực hiện nghĩa vụ kết hối theo quy định hiện hành của Nhà nước; hoặc chuyển trả vào TK do KH chỉ định (có đầy đủ cơ sở pháp lý bằng văn bản chứng từ thích hợp).

 TTV ký các Phiếu hạch toán vừa lập, trình toàn bộ hồ sơ chứng từ và Phiếu hạch toán cho KSV (KSV sẽ xem xét và ký các Phiếu hạch toán, chứng từ gốc và trình Trưởng/phó phòng ký duyệt Phiếu hạch toán Đối với số tiền lớn hơn 50 000 USD thì chuyển hồ sơ đến Ban TGĐ duyệt.

 Khi nhận lại toàn bộ hồ sơ chứng từ Phiếu hạch toán:

 TTV kiểm tra: tất cả các Phiếu hạch toán phải được KSV và Trưởng/phó phòng và Ban TGĐ ký (nếu có).

 Tách lưu mỗi Phiếu hạch toán một liên (liên giấy báo Nợ/Có) và một bản sao chứng từ vào BCT Chuyển BCT cho TTV quản lý hồ sơ lưu trữ đưa vào lưu trữ.

 Thực hiện luân chuyển chứng từ kế toán như quy định (bản chính chứng từ gốc chuyển kèm Phiếu hạch toán cho bộ phận lưu nhật ký chứng từ).

 Thông báo cho phòng Kế hoạch và phát triển biết để có thể chủ động trong việc điều vốn Thông báo cho phòng Kinh doanh nếu có yêu cầu.

• Tất toán:

chối thanh toán trả về:

 Hạch toán xuất ngoại bảng trị giá BCT bị trả lại.

chứng từ trên bản chính thư gửi trả chứng từ của NH nước ngoài (bản chính được lưu cùng với BCT lưu tại NH, chỉ giao bản sao cho KH).

tách hồ sơ, Phiếu hạch toán như ở phần thanh toán nói trên.

thanh toán bằng phương thức khác (TT…), KH đề nghị ngừng theo dõi tất toán chứng từ Thực hiện như trường hợp chứng từ do NH nước ngoài từ chối thanh toán trả về Tuy nhiên hồ sơ phải có các chứng từ chứng minh việc đã được thanh toán bằng phương thức khác và phía NH nước ngoài phải được thông báo về việc tất toán này.

THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI HDBANK:

Rủi ro trong hoạt động TTQT của NHTM là vấn đề xảy ra ngoài ý muốn trong quá trình tiến hành hoạt động TTQT và ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của NHTM Trong quá trình tiến hành hoạt động TTQT, rủi ro xảy ra khi quyền lợi của một bên tham gia bị vi phạm Rủi ro không chỉ được hiểu theo nghĩa hẹp là việc chứng từ không được thanh toán mà còn được hiểu rộng ra là bất kỳ một sự chậm trễ nào trong các khâu của quá trình TTQT cũng được gọi là rủi ro Cũng tương tự như vậy, rủi ro trong phương thức tín dụng chứng từ không chỉ là rủi ro nhà xuất khẩu không được thanh toán mà còn là các rủi ro có thể xảy đến với các bên tham gia: nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, các NH tham gia vào phương thức tín dụng chứng từ…

Theo quy định mới của UCP600 cũng như quy định của các UCP trước đây, NH đã được miễn trách khá nhiều trong việc kiểm tra và thanh toán theo BCT trong phương thức tín dụng chứng từ Do đó NH không phải gánh chịu nhiều rủi ro như KH của mình trong phương thức thanh toán này Tuy nhiên việc tìm hiểu các rủi ro và tư vấn cho KH cách

phòng tránh rủi ro là một biện pháp tốt giúp gia tăng lòng tin của KH dành cho HDBank, tăng vị thế và uy tín của NH ở trong nước và trên trường quốc tế, NH sẽ thu hút được ngày càng nhiều KH hơn.

1 Rủi ro đối với nhà nhập khẩu:1.1 Rủi ro từ phía người xuất khẩu:

• Đối với một số hợp đồng có giá trị lớn, thời gian chuẩn bị và giao hàng kéo dài, để đảo bảo khả năng thanh toán, nhà xuất khẩu thường yêu cầu nhà nhập khẩu phải đặt cọc, nhưng nhà nhập khẩu lại không yêu cầu thư bảo lãnh tiền đặt cọc của NH người bán Việc KH tiến hành đặt cọc cho đối tác là giao dịch riêng do hai bên tự thỏa thuận và có thể được đề cập trong hợp đồng ngoại thương, nhưng TTV của HDBank không có nhiệm vụ phải kiểm tra hợp đồng để tư vấn cho KH việc yêu cầu thêm thư bảo lãnh tiền đặt cọc, nên điều này rất dễ xảy ra tình trạng gây rủi ro là người bán nhận tiền đặt cọc mà không giao hàng như L/C quy định.

• Ngay cả trong trường hợp nhà xuất khẩu chưa nhận được thanh toán từ phía nhà nhập khẩu nhưng không thực hiện hợp đồng, nhà nhập khẩu cũng phải gánh chịu rủi ro khi phải bỏ ra các chi phí giao dịch cho khâu đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương, chi phí xin giấy phép nhập khẩu, chi phí xin mở L/C, chi phí trả lãi vay NH để thực hiện ký quỹ khi xin mở L/C, nếu khoản ký quỹ này là do vốn tự có của nhà nhập khẩu và lên đến 100% trị giá của L/C thì nhà nhập khẩu bị đọng vốn càng nhiều HDBank sẽ chỉ hoàn trả lại tiền ký quỹ cho KH nhưng vẫn tính các chi phí mở L/C và lãi vay cho dù giao dịch mua bán giữa KH và đối tác có được thực hiện hay không.

• Rủi ro xảy ra khi nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu câu kết với nhau để trốn thuế hoặc hợp thức hóa hạn ngạch, giấy phép xuất nhập khẩu, có thể xảy ra trường hợp như sau: KH nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài Nếu như hạn ngạch nhập khẩu mặt hàng này có hạn, hai bên có thể thỏa thuận với nhau ghi vào hợp đồng ngoại thương, L/C và các chứng từ khác số lượng hàng nhập khẩu chỉ bằng 2/3 số lượng hàng hai bên thực sự mua bán, bù lại giá cả được kê cao hơn để thanh toán cho bên xuất khẩu Nhưng khi giao

hàng phía nước ngoài sẽ lợi dụng điều này để giao số hàng đúng bằng số hàng ghi trên L/C thay vì bên xuất khẩu phải giao đủ số hàng như đã thỏa thuận với nhau.

Rủi ro này hoàn toàn có khả năng xảy ra do bản chất của L/C là thanh toán dựa vào BCT, HDBank không có trách nhiệm và thực tế là thường không kiểm tra xem giao dịch có thực sự được thực hiện theo đúng như hợp đồng đã ký kết hay không, hoặc phải chứng thực giá cả các loại hàng hóa vốn rất phong phú và đa dạng, đặc biệt là các loại hàng hóa chưa từng nhập khẩu vào Việt Nam, nên tốt nhất là nhà nhập khẩu không nên tự đưa mình vào bẫy rủi ro khi đưa ra các quyết định nhằm thực hiện các hành vi vi phạm pháp

1.2 Rủi ro do mở L/C không thống nhất với hợp đồng:

Có một thực trạng là nhiều nhà nhập khẩu đã không suy xét kỹ khi đàm phán ký kết hợp đồng, sau đó thấy hợp đồng không có lợi thì lại mở L/C trái với hợp đồng để đòi nhà xuất khẩu phải đàm phán lại hợp đồng, nhà xuất khẩu có thể quy kết nhà nhập khẩu vi phạm hợp đồng và sẽ đòi bồi thường từ phía nhà nhập khẩu Nếu hành động như vậy, rủi ro này sẽ có thể xảy ra vì mặc dù HDBank có yêu cầu KH xuất trình bản hợp đồng khi tiến hành mở L/C, nhưng việc kiểm tra sự thống nhất giữa L/C và hợp đồng hoàn toàn dựa trên tinh thần tự nguyện chứ không phải là nhiệm vụ của TTV và cũng không được quy định cụ thể bằng văn bản

Hơn nữa, nhà nhập khẩu cần luôn nhận thức rằng, HDBank với vai trò là NH phát hành trả tiền căn cứ vào BCT có phù hợp với L/C hay không, chứ không phải hàng hóa có phù hợp với hợp đồng hay không Do đó, nhà nhập khẩu có thể gặp rủi ro khi không chuyển tải đầy đủ và kỹ lưỡng các điều khoản của hợp đồng vào trong đơn xin mở L/C khi hàng hóa nhận được không đúng với hợp đồng Để hạn chế rủi ro này, HDBank luôn cung cấp cho KH một bản Đơn xin mở chứng từ in sẵn các yêu cầu về BCT cần xuất trình với các điều khoản giúp giảm thiểu rủi ro cho KH khi KH tiến hành mở L/C (xem Phụ lục 1) KH chỉ cần đánh dấu chọn một trong những điều khoản kể trên sao cho phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đối với những điều kiện đặc biệt không có trong bản in sẵn sẽ được TTV tư vấn và thêm vào cho phù hợp.