Cơ cấu tổ chức quản lý

Cơ cấu tổ chức quản lý

Lời Giới Thiệu

Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự phân công chuyên môn hoá theo chiều dọc và chiều ngang,các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ,hài hoà trong tổ chức.Việc xác lập và xử lý đúng đắn các mối quan hệ về tổ chức là yếu tố trọng yếu để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp nhàng,tạo ra hiệu lực của tổ chức.Khi đề cập khái niệm tổ chức ở trạng thái động,ta cũng đã nhấn mạnh vai trò cực kỳ quan trọng của các mối quan hệ về tổ chức,nếu xử lý đúng sẽ tạo đợc động lực và kỷ cơng cho tổ chức,ngợc lại sẽ gây vớng mắc ,xung đột trong nội bộ tổ chức,có thể làm rối loạn,vô hiệu hoá tổ chức

Khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức,cần xác định rõ các yếu tố:quan hệ dọc (theo thứ bậc quản lý )hay hệ ngang (theo chức năng );quan hệ lâu dài,thờng xuyên hay quan hệ đột xuất ;quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức.Khái quát lại có 2 loại quan hệ cơ bản:quan hệ điều khiển-phục tùng và quan

hệ phối hợp-cộng tác.Nhng trong bài tiểu luận này em muốn đề cập đến mối quan

hệ điều khiển-phục tùng

Sơ Lợc Về Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý 1/Khái Niệm:

Tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội,từ đơn giản đến phức tạp,từ vi mô đến vĩ mô.Nói chung nó mang một ý nghĩa rất rộng nhng ở đây chúng ta chú ý đến một định nghĩa sát hơn với khái niệm Tổ Chức Quản Lý:Tổ chức là một cơ cấu(bộ máy hoặc hệ thống bộ máy)đợc xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng(đợc hợp thức hoá),trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung

Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành:

-Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đợc khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thờng xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức

-Cơ cấu là phơng tiện để thực hiện chức năng,bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức

-Cơ chế vận hành là phơng thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng

Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý phụ thuộc cả 3 yếu tố nói trên.Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng mục tiêu,cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng,cơ chế không phù hợp

sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu

2/Cơ Cấu Tổ Chức

Mỗi hệ thống tổ chức dù đợc xây dựng theo loại hình nào cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức,bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức không thể thực hiện đợc đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng trong quản lý.Trong đó cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức làm nền móng cho hoạt động quản lý

A/Cơ cấu chính thức:

-Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu đợc ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp lý,điều lệ tổ chức của doanh nghiệp;cũng có trờng hợp không đợc ghi thành văn bản song đợc hợp thức hoá theo truyền thống,đợc mọi ngời ghi nhận

nh là một thể chế

-Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò,vị trí của mỗi bộ phận và mỗi ngời trong tổ chức;với các mối quan hệ quyền lực trong nội bộ tổ chức(bao gồm quyền hạn,trách nhiệm,chế độ làm việc)để thực hiện sự phân công,phân cấp và liên kết trong tổ chức,bảo đảm kỷ cơng và hiệu lực tổ chức,phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp

-Trong cơ cấu chính thức,thực hiện chế độ thủ trởng và chế độ bổ nhiệm cán

bộ bằng quyền lực hành chính.Giữa ngời phụ trách và ngòi thừa hành có quan hệ

điều khiển-phục tùng theo chức vụ,bằng phơng pháp cỡng chế chấp hành.Mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp đợc quy định rõ ràng,không tuỳ tiện theo cảm tính và cũng phải chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu

B/Cơ cấu không chính thức:

-Cơ cấu không chính thức là những hình thức tổ chức"phi hình thể"nhằm thực hiện những mối liên hệ"mềm"trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa các nhóm ngời có đặc điểm,lợi ích riêng cần đợc điều hoà để phục vụ mục tiêu chung.Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính

-Cơ cấu không chính thức cũng có ngời chủ trì hoạt động do các thành viên

cử ra trên cơ sở uy tín,không có quyền hạn hành chính mà chỉ dựa vào trình độ hiểu biết và khả năng điều chỉnh các mối quan hệ không chính thức,tạo đợc sự

đồng thuận về ý chí,tình cảm.Hoạt động của cơ cấu không chính thức giúp ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp,tế nhị trong quản lý

-Cơ cấu không chính thức không đợc thể hiện trên sơ đồ tổ chức;cũng có tr-ờng hợp đợc ghi nhận nh một phân hệ bổ sung.Thtr-ờng đó là các Hội đồng t vấn về từng lĩnh vực,các tiểu ban,các nhóm chuyên gia Các tổ chức đó không cần biên

chế chuyên trách,mà sử dụng những ngời trong bộ máy làm kiêm nhiệm;hoạt động thờng xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời gian.Kết quả hoạt động của cơ cấu không chính thức đợc ngời điều hành tổ chức quản lý tham khảo,tiếp nhận để bổ sung,hoàn thiện các quyết định quản lý

Sự đan chéo vào nhau các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm 2 hệ,giúp cho các nhiệm vụ quản

lý đợc thực hiện một cách toàn diện và có kết quả cao.Trong quản lý,điều cực kỳ quan trọng là phải xác định đợc mức độ tối u để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức.Đó cũng chính là việc kết hợp sự hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý

Quan Hệ Điều Khiển-Phục Tùng

1/Vai trò của quan hệ điều khiển-phục tùng:

*Quan hệ điều khiển-phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dới (trên xuống và dới lên),giữa ngời phụ trách và ngời thừa hành

*Hành vi điều khiển là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết các nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung.Đó là hình thức tác động tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất,nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn,khắc phục các sai lệch của các bộ phận thừa hành

*Dù mang tính linh hoạt để ứng phó với mọi tình huống cụ thể nảy sinh hằng ngày,sự điều khiển vẫn phải dựa trên các phơng thức tác động có tổ chức và dựa vào chức năng,quyền hạn,trách nhiệm của mỗi cấp trong thứ bậc của hệ thống

tổ chức quản lý.Nếu không nh vậy,sự điều khiển sẽ rơi vào tình trạng chủ quan tuỳ tiện,xử lý đối phó vụn vặt;có thể gây lộn xộn,mất đồng bộ trong hoạt động quản lý.Sự điều khiển có thể mang tính hành chính(cỡng chế thi hành),hoặc mang tính hớng dẫn.Tính hành chính ở đây thể hiện qua các phơng pháp hành chính:

Các phơng pháp hành chính là các phơng pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp

Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức trong hệ thống Về phơng diện quản trị ,nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa quyền uy và phục tùng Ngời xa thờng nói :quản trị con ngời có 2 cách ,dùng ân và dùng uy.Dùng ân thì vững bền nhng khó khăn và dễ trở thành phù phiếm ,dùng uy thì nhanh chóng và dễ mất tính ngời Cho nên ,Quản trị trớc tiên phải dùng uy sau đó mới tính đến việc ân

Các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là các cách tác

động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động dới quyền bằng các quyết định dứt khoát ,mang tính bắt buộc ,đòi hỏi ngời lao động phải chấp hành nghiêm ngặt ,nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời,thích đáng

Vai trò của các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh rất to lớn.Nó xác lập trật tự kỷ cơng làm việc trong doanh nghiệp Là khâu nối các

ph-ơng pháp quản trị khác lại ;Phph-ơng pháp hành chính giải quyết các vấn đề đặt ra trong doanh nghiệp rất nhanh chóng ;Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi ban hành quyết định Vì vậy các phơng pháp hành chính hết sức cần thiết trong những trờng hợp hệ thống bị rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp

Các phơng pháp hành chính tác động vào đối tợng quản trị theo 2 hớng :tác

động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị

-Theo hớng tác động về mặt tổ chức :chủ doanh nghiệp ban hành các văn bản quy định về quy mô,cơ cấu ,diều lệ ,hoạt động tiêu chuẩn nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ

-Theo hớng tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị :chủ doanh nghiệp đa ra những chỉ thị ,mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dới thực hiện những nhiệm vụ nhất định ,hoặc hoạt động theo những phơng hớng nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hớng ,uốn nắn những lệch lạc

Sử dụng các phơng pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây:

-Một là phơng pháp hành chính có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn cứ khoa học ,đợc luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế Khi đa ra một quyết định hành chính phải cân nhắc ,tính toán đến các lợi ích kinh tế Tất nhiên ,các quyết định hành chính tập trung thờng đợc tính toán xuất phát từ việc kết hợp hợp lý các loại lợi ích Ngoài ra quyết định phải hiểu rõ tình hình thực tế ,nắm vững tình huống cụ thể Cho nên khi đa ra quyết định hành chính ,nên cố gắng có đủ các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định.Chủ doanh nghiệp chỉ ra quyết định trên cơ sở có đảm bảo về thông tin Tập hợp đủ thông tin ,tính toán đầy đủ đến các lợi ích và các khía cạnh tiêu cực có thể diễn ra khi quyết định đợc thi hành Từ đó sẵn sàng bổ sung các biện pháp phát huy mặt tích cực và hạn chế mặt tiêu cực nếu có

-Hai là khi sử dụng các phơng pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của ngời ra quyết định Mỗi bộ phận,mỗi cán bộ khi sử dụng quyền hạn của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền hạn đó Đối với quyết định hành chính thì cấp dới bắt buộc phải thực hiện không đợc lựa chọn Chỉ ngời có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền thay đổi quyết định

-Ba là các phơng pháp hành chính đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có quyết

định dứt khoát ,rõ ràng,dễ hiểu ,có địa chỉ ngời thực hiện ,loại trừ khả năng có sự giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ đợc giao

Cần phân biệt các phơng pháp hành chính với kiểu quản lý hành chính quan liêu do việc lạm dụng các kỷ luật hành chính,sử dụng mệnh lệnh hành chính thiếu cơ sở khoa học,theo ý muốn chủ quan.Thờng những mệnh lệnh kiểu đó gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp,hạn chế sức sáng tạo của ngời lao động.Đó cũng

là nhợc điểm của phơng pháp hành chính.Cán bộ quản lý và cơ quan quản lý nếu thiếu tỉnh táo say sa với mệnh lệnh đều phải chịu trách nhiệm,chống việc lạm dụng quyền hành nhng không có trách nhiệm,cũng nh chống hiện tợng trốn tránh trách nhiệm,không chịu sử dụng những quyền hạn đợc phép sử dụng và phải chịu trách nhiệm

Tóm lại,các phơng pháp hành chính là hoàn toàn cần thiết ,không có phơng pháp hành chính thì không thể quản trị kinh doanh có hiệu quả Điều đó tơng tự

nh việc quản lý một đất nớc mà không có luật pháp thì không làm sao có thể quản

lý nổi

*Tính hành chính đợc thể hiện qua cơ cấu trực tuyến và tính hớng dẫn đợc thực hiện qua cơ cấu chức năng:

-Cơ cấu trực tuyến(đờng thẳng theo chiều dọc)

Loại hình này chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý thuộc bất kỳ doanh nghiệp nào.Nội dung cơ bản của cơ cấu trực tuyến là một cái thang gồm nhiều bậc,trong đó cấp bậc trên điều khiển(quyết định,ra mệnh lệnh,trực tiếp,kiểm tra)cấp dới;cấp dới phục tùng cấp trên.Đó là mối quan hệ điều khiển-phục tùng mang tính bắt buộc.Với cơ cấu này,nguyên tắc điều hành tập trung-xuyên suốt với chế độ thủ trởng đợc đảm bảo thực hiện;loại trừ tình trạng mâu thuẫn,chệch choạc giữa các nhiệm vụ đợcc phân cấp.Một cơ cấu trực tuyến hợp lý phải đáp ứng các

điều kiện:

+Số cấp quản lý càng ít thì càng ít ngời can thiệp vào quá trình quản lý,tạo

đợc sự ổn định cho đối tuợng cho đối tợng đợc quản lý(tránh tình trạng chậm trễ,mệnh lệnh bị sai lạc,quan liêu cách bức)

+Thông tin quản lý đợc vân động trực tiếp,chỉ truyền dẫn theo chiều dọc trên-dới và không vợt cấp

+Gắn chặt với công nghệ,trong đó mỗi công đoạn đợc chuyên môn hoá;sự phối hợp hoạt động trong cả chu trình kinh doanh chỉ đợc thực hiện ở cấp cao nhất

+Bảo đảm tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ quản lý và ngời thừa hành(quá nhiều cán

bộ phụ trách thì giảm tính linh hoạt của quản lý)

+Phi tập trung hóa quyền lực ở mức độ hợp lý,chuyển giao một phần quyền lực và trách nhiệm cho cấp dới để phát huy tính chủ động,sáng tạo và ý thức dám chịu trách nhiệm của cấp dới song vẫn kiểm soát đợc toàn bộ tình hình

Cơ cấu tổ chức trực tuyến đợc vận dụng với trình độ khác nhau từ đơn giản

đến phức tạp:

Trên H.1,ta có trờng hợp đơn giản nhất,trong đó ông bố hớng dẫn công việc(làm gì,làm nh thế nào)và phân công 2 ngời con làm 2 phần việc

Trên H.2là cơ cấu trực tuyến mở rộng theo chiều dọc,trong đó phải phân công cho nhiều ngời thực hiện các phần việc khác nhau

Mở rộng hơn nữa thì chia ra nhiều cấp,trong đó mỗi cấp lại có ngời điều khiển và kiểm tra các khâu trực thuộc(H.3)

ở mỗi cấp quản lý,ngời đứng đầu thờng không thể trực tiếp quán xuyến mọi mặt vì vậy cần có những ngời phó đặc trách từng phần việc;do thủ trởng phân công(ổn định lâu dài)và trực tếp chịu trách nhiệm trớc thủ trởng(không phải là 1 cấp quản lý trung gian).Đến lợt những ngời phó lại phải có một số trợ lý giúp sức.Hình 4 là một ví dụ đối với một doanh nghiệp có quy mô tơng đối lớn

H 3

Q u ả n Đ ố c

Đ ố c C ô n g

T ổ T r ư ở n g T ổ T r ư ở n g T ổ T r ư ở n g

Đ ố c C ô n g Đ ố c C ô n g

Q u ả n Đ ố c P h â n X ư ở n g Q u ả n Đ ố c

G i á m Đ ố c D o a n h N g h i ệ p

-Cơ cấu chức năng

Sự phát triển đòi hỏi có sự mở rộng cơ cấu theo chiều ngang,trong đó ở mỗi cấp quản lý(theo trực tuyến)phải thực hiện chức năng của một khâu quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà ngời quản lý phải dựa vào đó mới nắm đợc tình và quyết định đợc đúng đắn(không thể tự mình thực hiện).Đó là cơ cấu các phòng,ban chức năng ở mỗi cấp;nằm ở hàng ngang trong sơ đồ tổ chức

ở mỗi cấp(H.5)

H 4

P h ó G i á m Đ ố c

p h á t t r i ể n

T r ợ l ý

s ả n x u ấ t

s ả n p h ẩ m 1

T r ợ l ý

s ả n x u ấ t

s ả n p h ẩ m 2

T r ợ l ý

s ả n x u ấ t

s ả n p h ẩ m 3

P h ó G i á m Đ ố c

s ả n x u ấ t

P h ó G i á m Đ ố c

m a r k e t i n g

P h ó G i á m Đ ố c

t à i c h í n h

G i á m Đ ố c

H 5

P h ó G i á m Đ ố c

m a r k e t i n g

P h ò n g

k ế h o ạ c h

P h ò n g

v ậ t t ư

P h ò n g

c ô n g n g h ệ

P h ò n g

n ă n g l ư ợ n g

P h ó G i á m Đ ố c

s ả n x u ấ t

P h ó G i á m Đ ố c

T à i c h í n h

P h ó G i á m Đ ố c

n h â n s ự

G i á m Đ ố c

Các cơ quan chức năng chỉ là công cụ quản lý của ngời đứng đầu mỗi cấp,làm nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực(kế hoạch,vật t,tài chính )không có quyền chỉ đạo cấp dới mà chỉ hớng dẫn;do

đó không mâu thuẫn với chế độ thủ trởng

Với các họat động tơng đối phức tạp(doanh nghiệp vừa),cơ cấu chức năng

có hiệu quả hơn cơ cấu trực tuyến.Nó không đòi hỏi ngời giám đốc phải tự mình phân tích tất cả các vấn đề và tự mình theo dõi sâu từng mặt.Các bộ phận chức năng gồm những chuyên gia và nhân viên chuyên sâu về kinh tế,kỹ thuật,nghiệp

vụ và nắm vững các thể chế hiện hành liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp;họ cũng có kinh nghiệm xử lý các tình huống cụ thể để giúp giám đốc quyết định đúng đắn

Tuy nhiên,cơ cấu chức năng cũng có nhợc điểm là làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh,cách bức,giám đốc dễ quan liêu;các kênh liên lạc qua trung gian qúa phức tạp có thể làm cho cấp quản lý cao nhất bị "quá tải" trong quá trình nắm tình hình và ra các quyết định quản lý.Cơ cấu này thúc đẩy hớng đào tạo hẹp đối với cán bộ,nhân viên trong bộ máy quản lý;khiến họ thiếu tầm nhìn toàn diện Sự chuyên môn hoá các phân hệ chức năng quản lý có thể dẫn tới xu hớng phiến diện,cục bộ.nh nhấn quá mạnh lĩnh vực chuyên môn của mình(ví dụ:kỹ thuật thuần tuý,hiệu quả kinh tế đơn thuần ),không muốn phối hợp để hớng vào mục tiêu chung

*Sự điều khiển hành chính có khi là tuyệt đối(phải chấp hành đầy đủ,vô

điều kiện)song cũng có những trờng hợp cấp dới đề nghị xem xét lại trong khi vẫn phải chấp hành cho đến khi có quyết định mới.Mặt khác hớng dẫn cũng có thể là bắt buộc hoặc chỉ là tham khảo để vận dụng

2/Các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quản lý doanh nghiệp:

Điều khiển đợc thực hiện qua các hình thức quyết định khác nhau,nh chỉ thị,mệnh lệnh,thông báo(bằng văn bản hay truyền miệng)

*Lệnh:là yêu cầu của cấp trên(hoặc ngời phụ trách)đối với cấp dới(hoặc

ng-ời thừa hành),đòi hỏi họ phải thực hiện một nhiệm vụ nhất định,có chỉ rõ thng-ời hạn