Ứng dụng hệ thống ERP cho việc quản lý nhân sự của công ty Liên doanh Vinastone

Hay đề tài: “Tìm hiểu hệ thống ERP trong doanh nghiệp” của sinh viên NguyễnHữu Thuyết, trường Đại học Bách Khoa TP.HCM đã nghiên cứu, tìm hiểu đượcnhững vấn đề về ERP như chức năng của E

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo - Thạc

sỹ Phan Đa Phúc đã tận tình hướng dẫn, đôn đốc em trong suốt quá trình làm khóaluận tốt nghiệp

Em xin được cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty cũng như các cô chú,anh chị ở các bộ phận của công ty Vinastone, tạo điều kiện để em được học hỏi vànghiên cứu hoàn thành bài khóa luận

Cuối cùng, em xin được gửi lời cảm ơn vô hạn tới gia đình, bạn bè, nhữngngười thân yêu luôn bên cạnh giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốtnghiệp

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iii

DANH MỤC VIẾT TẮT iv

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước 1

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu khóa luận 3

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY LIÊN DOANH VINASTONE 4

2.1 Cơ sở lý luận 4

2.1.1 Các khái niệm cơ bản 4

2.1.2 Tổng quan về hệ thống ERP 6

2.1.3 Lợi ích của việc ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp 15

2.2 Thực trạng việc quản lý nhân sự của công ty Liên doanh Vinastone 16

2.2.1 Giới thiệu về công ty 16

Phần 3: ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 26

3.1 Triển khai ERP trong quản lý nhân sự của công ty Liên doanh Vinastone 26

3.2 Các điều kiện liên quan khi ứng dụng ERP cho việc quản lý nhân sự của công ty 29

3.3 Dự kiến về kết quả đạt được khi sử dụng ERP cho việc quản lý nhân sự 32

3.4 Giải pháp để việc ứng dụng ERP cho quản lý nhân sự của công ty Liên doanh hiệu quả 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

DANH MỤC VIẾT TẮT

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Như chúng ta đã biết nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt độngcủa các doanh nghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụphát triển doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý của doanh nghiệp.Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quanniệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển Các kỹ thuật quản lý nhânlực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn,giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũngcần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chứcnăng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trịnhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viêndưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầukhông khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyếtđịnh đến sự thành bại của một doanh nghiệp

Vậy giải pháp nào để doanh nghiệp có thể có những bước đi đúng đắn trong tácquản lý nhân sự của mình? Nổi bật trong ứng dụng CNTT mang lại hiệu quả cao chodoanh nghiệp không chỉ là quản lý nhân sự mà còn quản lý kế toán, tài chính, khohàng, bán hàng, sản xuất… là hệ thống ERP Ứng dụng ERP được triển khai ở rấtnhiều doanh nghiệp trên thế giới là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnhtranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế Một DNnếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm

đi vào nề nếp DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình

và tạo lợi thế cho đối thủ

Đấy là lý do em chọn đề tài: “Ứng dụng hệ thống ERP cho việc quản lý nhân sựcủa công ty Liên doanh Vinastone”

1.2 Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước

 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Đã có nhiều nghiên cứu về ERP trên thế giới Theo tổng kết của năm 2007 vềcác bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ năm 2000 đến 31/05/2006 có 313 bài liênquan đến ERP được đăng trên 79 tạp chí Các bài nghiên cứu này có thể phân thành

các nhóm sau: Triển khai hệ thống ERP 135 bài, Sử dụng ERP 44 bài, Mở rộng chứcnăng ERP 37 bài, Giá trị của ERP 24 bài, Khuynh hướng và kỳ vọng 55 bài, Đào tạo

và huấn luyện 18 bài

 Tình hình nghiên cứu trong nước

Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủyếu là các bài viết có tính đúc kết các kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố thànhcông hay thất bại ERP tại Việt Nam Một số bài nghiên cứu tiêu biểu sau:

Luận văn Thạc Sĩ: “Giải pháp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam”của Thạc sĩ Nguyễn Văn Thủy, Đại học Quốc Gia Hà Nội Bài nghiên cứu đã làmđược phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng các giải pháp ứng dụng công nghệthông tin vào doanh nghiệp may Việt Nam, đồng thời đưa ra bộ khung giải pháp hoạchđịnh nguồn lực(ERP) tổng thể và tối ưu nhất cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam

Đề tài luận văn: “Nghiên cứu và phát triển hệ thống quản tri doanh nghiệp(ERP) Openbravo tại công ty onlinE Solution Company (ESC)” Tác giả Phạm QuangHuy, Khóa 50, Lớp hệ thống thông tin của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tìmhiểu về ERP, nghiên cứu, xây dựng, phát triển một số giải pháp triển khai ERPOpenbravo cho công ty

Hay đề tài: “Tìm hiểu hệ thống ERP trong doanh nghiệp” của sinh viên NguyễnHữu Thuyết, trường Đại học Bách Khoa TP.HCM đã nghiên cứu, tìm hiểu đượcnhững vấn đề về ERP như chức năng của ERP, việc xây dưng ERP, các phần mềmERP và ứng dụng ERP trong doanh nghiệp Việt Nam

Cùng với sự phát không ngừng của nền kinh tế mà ứng dụng hệ thống ERPtrong doanh nghiệp là tất yếu vì lợi ích không thể chối cãi mà nó mang lại Những bàinghiên cứu ở trên đã cho người đọc hiểu ERP là gì, chức năng, ứng dụng của nó ra saothì với kiến thức ít ỏi của mình bài khóa luận của em chỉ khai thác một khía cạnh nhỏcủa việc ứng hệ thống ERP trong quản lý nhân sự

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn của việcquản lý nhân sự của công ty Liên doanh Vinastone Tìm hiểu về ERP, đề xuất về việcứng dụng hệ thống ERP trong quản lý nhân sự Từ đó đưa ra một số giải pháp để việcứng dụng hệ thống ERP hiệu quả

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh

nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình Bài khóaluận chỉ tập trung nghiên cứu ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý nhân sự của công

ty Liên doanh Vinastone

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian: Nghiên cứu tình hình quản lý nhân sự trong những năm 2011-2013+ Không gian: Tìm hiểu hệ thống ERP và ứng dụng của nó trong quản lý nhân

sự của công ty Liên doanh Vinastone

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, em sử dụng các phương pháp nghiên cứukhoa học sau đây:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: để hiểu rõ về ERP em đã tìm hiểu giáo

trình, bài giảng về ERP, những nghiên cứu của những người đi trước; trong sách, báo,tạp chí, internet… để tham khảo và tìm ra những điều mới cho bài khóa luận của mình

- Phương pháp thống kê, phân tích: để hiểu rõ tình hình kinh doanh của công

ty em đã liên kê kết quả sản xuất kinh doanh của công ty và đưa ra phân tích, nhậnđịnh chung của mình về những con số đó

- Phương pháp phỏng vấn: Để có được những thông tin chính xác nhất em đã

phỏng vấn anh Lương Văn Trung-nhân viên phòng nhân sự của công ty Liên doanhVinastone về phần mềm quản lý nhân sự, cách thức quản lý, mức đầu tư cho việc quản

lý nhân sự của công ty, hiệu quả ra sao…

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài phần Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ và Danhmục viết tắt ra bài khóa luận được chia làm 3 phần:

- Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

- Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng việc quản lý nhân sự của công ty Liên

doanh Vinastone

- Phần 3: Đề xuất về việc ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý nhân sự

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY LIÊN DOANH VINASTONE

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Các khái niệm cơ bản

 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý (trích slide bài giảng môn Hệ thống

thông tin quản lý_bộ môn Công Nghệ Thông Tin_trường Đại học Thương Mại)

- Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ

ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động cótrao đổi vào ra với môi trường ngoài

- Hệ thống thông tin: là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập,

xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin có thể là thủ công dựa vào các công cụ như giấy, bút

Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phầncứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin các

- Hệ thống thông tin quản lý: Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất

và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định

+ Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định

+ Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh

 Khái niệm ERP (Enterprise resource planning) (trích slide bài giảng môn Hệthống thông tin quản lý_bộ môn Công Nghệ Thông Tin_trường Đại học Thương Mại)

ERP là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanhnghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như:

+Kế toán

+ Quản lý nhân sự: Quản lý lương

+ Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, phân phối, điềuphối năng lực, công thức sản phẩm, quản lý luồng sản xuất, lệnh sản xuất, mã vạch…

+ Quản lý hậu cần: Quản lý kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp

+ Quản lý bán hàng

 Khái niệm quản trị nhân sự (trích slide bài giảng Môn Quản trị nhânlực_trường Đại học Thương Mại)

Quản trị nhân sự là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra,duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yểu tố con người trong doanh nghiệp nhằmđạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

+ Quản trị nhân sự là một quá trình bao gồm các chức năng: hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm soát được thực hiện một cách đồng bộ và chặt chẽ nhằm sửdụng nguồn lực nhân sự hiệu quả

+ Quản trị nhân sự có mối quan hệ chặt chẽ với các lĩnh vực quản trị khác.+ Quản trị nhân sự là trách nhiệm của mọi nhà quản trị trong doanh nghiệp.+ Quản trị nhân sự vừa là khoa học vừa là nghệ thuật

 Những nội dung của quản trị nhân sự bao gồm: (trích slide bài giảng MônQuản trị nhân lực_trường Đại học Thương Mại)

- Tuyển dụng nhân sự:

+ Là hoạt động liên quan đến quá trình cung ứng nguồn lực nhân sự cho doanhnghiệp Tuyển dụng nhân sự bao gồm hai khâu cơ bản có mối quan hệ chặt chẽ là thuhút, tìm kiếm nhân sự và tuyển chọn nhân sự

+ Yêu cầu khi thực hiện tuyển dụng nhân sự:

Xác định nguồn tuyển dụng đúng

Xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học

- Bố trí, sử dụng nhân sự: là hoạt động liên quan đến việc sắp xếp, bố trí nhân

sự đảm nhận những vị trí, công việc phù hợp nhằm đảm bảo nhân sự phát huy tối đanăng lực, sở trường Bao gồm hai hoạt đông quan trọng:

+ Bố trí nhân sự: quá trình sắp xếp nhân sự vào các vị trí công việc của tổ chức+ Sử dụng nhân sự: quá trình khai thác và phát triển năng lực làm việc của nhân

sự một cách tốt nhất

- Đào tạo và phát triển nhân sự

+ Đào tạo nhân sự là quá trình bao gồm các hoạt động cung cấp kiến thức, kỹnăng cho người lao động để họ hoàn thành tốt công việc được giao Nội dung đào tạobao gồm:

Đào tạo chuyên môn\

Đào tạo lý luận, chính trị

Đào tạo phương pháp

+ Phát triển nhân sự: chú trọng đến bồi dưỡng ở độ sâu rộng các kiến thức, kỹnăng, phẩm chất Đây là hoạt động gắn liền với chiến lược phát triển doanh nghiệp.

- Đãi ngộ nhân sự: là nội dung liên quan đến đến việc đối đãi, đối xử của

doanh nghiệp đối với người lao động, nó bao hàm tất cả các hoạt động nhằm chăm lođời sống vật chất và đời sống tinh thần cho người lao động trên cơ sở đóng góp của họ

- Có hai hình thức đãi ngộ nhân sự:

+ Tính tích hợp: Dùng chung một CSDL, không có dữ liệu nào cần phải nhậphai lần trong một hệ thống

Tránh sai sót khi nhiều người dung cùng nhập liệu

Tăng tốc độ dòng công việc

Tập trung dữ liệu

Dễ dàng kiểm soát

+ Các công cụ dự báo, lập báo cáo

- Thành phần cơ bản của hệ thống ERP (trích slide bài giảng hệ thống thông

tin quản lý_trường đại học Bách Khoa Hà Nội)

Các hệ thống ERP bao gồm một số thành phần cơ bản có thể tìm thấy ở hầu hếtcác sản phẩm hiện đại Mọi ERP có ít nhất ba thành phần cơ bản, được mô tả như mộthình tam giác khái niệm :

Hình 2.1: Tam giác khái niệm ERP

Dữ liệu là cơ sở của tam giác Dữ liệu được những thông tin cần thiết để điềuhành kinh doanh Các dữ liệu có thể là: số tài khoản, doanh số đơn đặt hàng, hàng tồnkho, dữ liệu sản xuất từ các nhà máy sản xuất,

Tất cả các doanh nghiệp cần phải xử lý dữ liệu trong ba cách khác nhau Họ cầnphải chế biến dữ liệu, chẳng hạn như thực hiện các phép tính Họ cần phải lưu trữthông tin tại một nơi an toàn như cơ sở dữ liệu Và họ cần phải di chuyển dữ liệu giữacác cơ sở dữ liệu, thiết bị, chương trình và thiết bị đầu ra, …

Qua việc tích hợp, các chương trình tương tác với các cơ sở dữ liệu, như cáctiến trình: lưu trữ và hiển thị / thu thập / di chuyển dữ liệu Quá trình mà các chươngtrình tương tác với CSDL với mục đích chế biến, lưu trữ và hiển thị / dữ liệu thu thậpđại diện bởi một chức năng

- Kiến trúc lớp của hệ thống ERP (trích slide bài giảng hệ thống thông tin quản

lý_trường đại học Bách Khoa Hà Nội)

Các hệ thống ERP được thiết kế theo một cơ cấu kiến trúc nhất định Cơ cấunày được bao gồm ít nhất ba lớp chính:

Presentation layer – Lớp trình diễn: là lớp đầu được làm bằng hệ thống giaodiện và quản lý hộp thoại giữa các người dùng cuối và chương trình ứng dụng

Application layer – Lớp ứng dụng: Là lớp ở giữa, tích hợp và xử lý tất cả cácứng dụng về kinh doanh Hệ thống này bao gồm các thành phần như hệ thống công cụquản trị, ủy quyền và hệ thống an ninh và các hệ thống ứng dụng chéo

Database layer – Lớp cơ sở dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật và truy xuất dữ liệu cầnthiết bằng cách sử dụng các chương trình trong lớp ứng dụng.

Hình 2.2: Mô hình 3 lớp của hệ thống ERP

 Ứng dụng ERP (trích slide bài giảng môn Hệ thống thông tin quản lý_bộmôn Công Nghệ Thông Tin_trường Đại học Thương Mại)

+ Công ty đa quốc gia: triển khai cho từng chi nhánh và kết nối các chi nhánhtrên toàn cầu

+ Công ty nhỏ: là công cụ chính để tăng hiệu quả quản lý

+ Giải quyết vấn đề:

Tạo hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ với các kiểm tra chéo

Tạo các báo cáo phân tích nhiều chiều một cách nhanh chóng

Quản lý một hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi này xuất nơi kia khôngnhập

Quản lý công nợ khách hàng

Tính giá thành sản xuất…

 Lý thuyết về quy trình triển khai ERP (5)

Quy trình triển khai ERP gồm các bước như sau:

- Lựa chọn sơ bộ (PRE-EVALUATION SCREENING)

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc nghiên cứu để cóđược giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP vớinhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giảipháp lý tưởng cho bạn Phân tích toàn bộ các giải pháp ERP trước khi đi đến quyếtđịnh lựa chọn không phải là một việc dễ dàng Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian

Vì vậy nên giới hạn bớt con số các giải pháp Tốt nhất đánh giá tỉ mỉ chi tiết hơn làchỉ phân tích hàng tá các giải pháp một cách chung chung Vì thế công ty nên tiếnhành định giá trước để giới hạn số lượng giải pháp vốn phải được định giá bởi Banđánh giá Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải pháp đều cónhững điểm mạnh và yếu điểm của nó Quá trình lựa chọn sơ bộ sẽ loại bỏ các giảipháp ERP không phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty Có thể xem xét mộtvài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp,nhờ các chuyên gia tư vấn bên ngoài và quan trọng nhất là tìm ra được giải pháp màđược sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của mình Và thật

sự tốt hơn là tìm ra các điểm khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một môitrường hoạt động tương tư

Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của giải pháp ERP và biết được mỗi giải phápphát triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi giải pháp ERP phátsinh ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinhdoanh cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó.Điều đó được nhận định chung rằng hầu hết các giải pháp ERP sẽ mạnh hơn ở các lĩnhvực “lợi thế” của họ hơn là ở những lĩnh vực khác Và mỗi giải pháp cố gắng hết sứcthêm vào các chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết Chẳng hạn,PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất,mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các giải pháp ERP cũngvậy Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng,nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộchầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chứcnăng sản phẩm của họ Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới đượcgiới thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau,… Nhưng hơn nữa, mỗi giải phápERP có nguồn gốc có thể xác định được ngành nghề kinh doanh nào phù hợp nhất vớinó

Trong khi phân tích, sẽ là một ý kiến hay nếu điều tra nghiên cứu các cănnguyên (nguồn gốc) của các giải pháp khác nhau Bây giờ, hầu hết các giải pháp phục

vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực dịch vụ Sẽ sai lầm khi cho rằng đó

là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ

không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh khác, chẳnghạn như phát triển phần mềm Hệ thống sẽ được sửa chữa và thiết kế lại một cách tỉ mỉ

để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh đa dạng mà nó sẽ phục vụ.Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khácthậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực khác

- Đánh giá giải pháp phần mềm (PACKAGE EVALUATION)

Quá trình lựa chọn/đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khithực thi ERP vì giải pháp mà được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự

án Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư lớn, thì một khi giải pháp đã đượcmua, sẽ thật không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác Vì thế

nó là lời tuyên bố “hãy làm đúng ngay từ đầu”!

Nhân tố quan trọng nhất nên nhớ trong đầu khi phân tích các giải pháp khácnhau là không có giải pháp nào hoàn hảo Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi ngườitrong nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu Mục tiêu của quá trình lựa chọnkhông phải là để xác định được giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu Mục tiêu đó là tìmđược một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cáchkhác, một phần mềm có thể tuỳ biến để phù hợp tốt

Khi đã xác định được giải pháp nào để định giá, công ty cần phải xác lập cáctiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau Để chọnđược hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầukinh doanh, phù hợp với tiểu sử công ty và những nhận định nào với thực tế kinhdoanh của công ty Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thứchoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới làm tìm một hệ thống với sự khácbiệt ít nhất

Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

+Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

+Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP

+Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)

+Sự phức tạp

+Sự thân thiện với người sử dụng

+Triển khai nhanh chóng

+Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

+Khả năng kỹ thuật chủ/khách, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật

+Khả năng nâng cấp thường xuyên

+Số lượng sữa chữa theo yêu cầu

+Cơ sỡ hạ tầng hỗ trợ nội bộ

+Khả năng của các địa điểm tham khảo

+Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sữa chữa(customization) và các yêu cầu về phần cứng

Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trìnhtrên Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng),Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia trọn gói).Ban tuyển chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn package cho công ty Khi tất cảcác chức năng kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thìpackage được chọn ra sẽ có được sự chấp thuận rộng rãi Các chuyên gia hay các nhà

tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích nhữngđiểm mạnh và yếu của mỗi package

- Lập kế hoạch dự án (PROJECT PLANNING)

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án Giai đoạn này sẽ quyết địnhchi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án được bắt đầu.Xác định vai trò và phân công trách nhiệâm cho từng người Các nguồn lực sử dụngcho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án đượcchỉ định Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm

vụ Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dựđịnh khi nào hoàn tất dự án Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trongtrường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểmsoát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểmsoát Kế hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhómtriển khai Chỉ đạo Ban dự án ERP thường là CIO hay COO Ban dự án ERP họp định

kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồcho những hành động diễn biến tương lai.

- Phân tích sự khác biệt (GAP ANALYSIC)

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trìnhtriển khai dự án ERP Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình xuyên suốt của mô hìnhhoạt động hiện tại và định hướng mô hình trong tương lai Cái hay là thiết kế một môhình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào Người tanhận định rằng, thậm chí một phần mềm ERP hòan hảo nhất cũng chỉ đáp ứng được80% yêu cầu chức năng của công ty

20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanhcủa công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh) Mộttrong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinhdoanh để phù hợp với ERP package Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhậnhoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi) Còn các giảipháp khác bao gồm:

+Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)

+Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẻ hở (với hy vọng nó cũngtích hợp được với package ERP)

+Thiết kế chương trình theo sự đặt hàng

+Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc càiđặt sứ mạng khó khăn)

- Cấu hình,thiết lập hệ thống (CONFIGURATION)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP Ở đây có một chút bí mật

về qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thànhvăn của triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trongcông ty với ERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) đểphù hợp với công ty Để làm được như vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấuhiểu và sắp đặt (ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty.Nhưng các công ty không thể ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping)

Vì thế một nguyên mẫu – một sự mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty

- sẽ được sử dụng Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hìnhmong đợi trong một môi trường được kiểm soát Vì các nhà tư vấn ERP định hình vàthử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trongBPR trước khi chạy hệ thống thật.

Cấu hình thể hệ thống công ty không những biểu lộ điểm mạnh của qui trìnhkinh doanh mà còn cả điểm yếu của nó Điều đó vô cùng có lợi cho hoạt động củacông ty cũng như để thành công trong triển khai ERP Việc cấu hình hệ thống có thểgiải thích và cho thấy những gì không phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ranhững khác biệt trong chức năng Ví dụ, một công ty có thể có một hoạt động kế toán

mà không thể cấu hình trong hệ thống hoặc một vài qui trình giao hàng không thíchhợp với package Công ty rỏ ràng cần biết những qui trình nào cần phải thay đổi trongtiến trình triển khai ERP Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gìkhông yêu cầu trong qui trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhânviên có kỹ nắng tốt sẽ được giao công việc này Một nguyên tắc trong phần lớn cáccuộc triển khai ERP là các chức năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phậnkhác nhau trong công ty, ví dụ một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đếntài chính,…

Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệthống Các chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình Baanchẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiềncấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thểtùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions)

Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làmgiảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triểnkhai một ERP package hàng đầu Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùychỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạocho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp

Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra cácloại thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình

hệ thống Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm được thời gian vàtiền bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống làđộc nhất cho từng dự án

- Đào tạo đội triển khai (IMPLEMENTATION TEAM TRAINING)

Nhà triển khai dự án ERP của công ty không những phải tư vấn mà còn phảiđào tạo đội hình triển khai dự án Những người trong đội triển khai là những ngườidùng chính được các phòng, ban phía công ty chọn ra làm việc với nhà triển khai.Người trong đội này sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khaitại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thốngđược cài đặt ứng dụng như thế nào Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ của ứngdụng doanh nghiệp dùng kiểm thử hệ thống và các thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệthống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp Người được đào tạotriển khai dự án là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ

sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống Sau khinhà triển khai rút đi, người trong đội này sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp chonhững người dùng khác trong bộ phận của họ Việc chọn và chỉ định người triển khai

dự án không những cần chọn người có năng lực về CNTT mà còn phải cân nhắc cácyếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…

- Kiểm tra, kiểm thử (TESTING)

Kiểm tra trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chươngtrình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không, kiểm tra việc quá tải của hệthống, nhiều người đăng nhập vào hệ thống cùng một lúc, người dùng nhập dữ liệukhông hợp lệ Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm traxem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không

Ngoài ra, việc kiểm tra còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổnđịnh của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau

- Đào tạo người sử dụng (END-USER TRAINING)

Thông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụngcho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp vànhân viên quản trị hệ thống

Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổchức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chứcđảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống Ngoài ra, nhânviên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện

pháp an toàn – an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ

sở dữ liệu

Các nhân viên khai thác hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu vàcách sử dụng có hiệu quả

- Chạy thật hệ thống (GOING LIVE)

Đưa hệ thống ERP vào vận hành tại công ty Về mặt kĩ thuật làm việc là gầnnhư hoàn toàn chuyển đổi dữ liệu được thực hiện, cơ sở dữ liệu đang lên và đang chạymặt chức năng, mẫu thử nghiệm có thể hoàn toàn cấu hình và thử nghiệm sẵn sàng đivào hoạt động Hệ thống được chính thức tuyên bố hoạt động ngay cả khi đội ngũ thựchiện phải được thử nghiệm nó và chạy thành công một thời gian Nhưng một khi hệthống được chạy , hệ thống cũ được lấy ra và hệ thống mới sử dụng cho kinh doanh

+ Sửa lỗi chương trình

2.1.3 Lợi ích của việc ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

- Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy

để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Nếu không có hệthống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thôngtin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Với

hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụngmột phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trungcác dữ lệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệriêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa hệ thống ERPkhông chỉ thu nhập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanhchóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

- Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công tygiảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hặch toán thủ công

Phân thích kế toán cung giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộquản lý cao cấp kiểm tra tình chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phân hệ kếtoán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộchât lượng.

- Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theodõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó màgiảm được nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất

- Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công tynhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất Chẳng hạn,nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủcông dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trìnhsản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân.Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệuquả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

- Quản lý nhận sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản

lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các saisót và gian lận trong hệ thống tính lương

- Các quy trình kinh doanh được xách định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinhdoanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những phức tạp và cácvấn đề liên quan tới các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

(trích slide bài giảng hệ thống thông tin quản lý_trường đại học Bách Khoa Hà Nội)

2.2 Thực trạng việc quản lý nhân sự của công ty Liên doanh Vinastone

2.2.1 Giới thiệu về công ty

 Thông tin chung về công ty Liên doanh Vinastone

Tên công ty: Công ty liên doanh Vinastone

Trụ sở chính: Hà phong, Hà Trung, Thanh Hóa

Văn phòng giao dịch: Tầng 6, Tòa nhà COTANA, Lô CC5A, Bán Đảo LinhĐàm-Hoàng Mai-HN