luận văn quản trị nhân lực Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong công ty ABC

ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI 0O0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ BÁO CÁO MÔN VISUAL BASIC HÀ NỘI - 2013 ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI 0O0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TÊN SINH VIÊN THỰC HIỆN ĐÀO ĐĂNG THỊNH LỚP: 9LTTD – IT12 MSV: 12300336 HÀ NỘI – 2013 MỤC LỤC CHƯƠNG I 5 CHƯƠNG II 7 PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG 7 HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 7 2.1. Thông tin 7 2.1.1. Khái niệm 7 2.1.2. Các tính chất của thông tin 7 2.1.3. Thông tin trong quản lý 8 2.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự 8 2.3. Mô hình của hệ thống thông tin 10 - Mô hình logic 10 2.4. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lí nhân sự 12 LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và tìm hiểu em đã được các thầy cô giáo, bạn bè giúp đỡ để có được những kiến thức hiểu biết về môn học lập trình visual basic nói riêng và chuyên ngành Công Nghệ Thông Tin mà em đang theo học nói chung. Với những kiến thức đã học được, em cố gắng và nỗ lực hết sức để tổng hợp và xây dựng nên chương trình “ quản lý nhân sự”. Hy vọng chương trình này, sẽ ít nhiều đóng góp vào công tác quản lý nhân sự của công ty, góp phần làm tăng hiệu quả công việc, giảm thời gian và chi phí quản lý cho công ty. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo ……… , người đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình làm chương trình, cho em hiểu biết sâu hơn nữa về kiến thức chuyên ngành nói chung và đề tài được giao nói riêng. Hà nội, ngày……. tháng … năm 2013 Sinh viên: ĐÀO ĐĂNG THỊNH CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ I, GIỚI THIỆU 1. Tầm quan trọng của hệ thống Ngày nay, trong đời sống xã hội nói chung, các cơ quan quản lý nhà nước và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, con người là một nhân tố cực kỳ quan trọng: bằng sự lao động sáng tạo của mình sẽ thúc đẩy mọi sự phát triển của xã hội. Vì vậy đối với bất kỳ lĩnh vực nào thì con người cũng là trung tâm của mọi sự điều khiển. Trong những năm gần đây, việc chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của Nhà nước đã tạo nên bước phát triển mạnh mẽ về mọi mặt của đất nước. Nền kinh tế - xã hội ngày càng phát triển và tiến bộ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải có phương pháp quản lý con người một cách có khoa học và hiệu quả tốt nhất. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu được lực lượng lao động và ở đây vấn đề quản trị nhân lực sẽ là nòng cốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tổ chức và quản trị nhân lực cần được các cấp lãnh đạo quan tâm và phải có những phương pháp tối ưu mới đạt được hiệu quả cao trong công việc. Quản lý nhân sự là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ chức năng quản lý mọi măt của đời sống xã hội, nó có mặt ở mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự phải tạo ra hệ thống hợp tác làm việc qua phân công hợp lý để phát huy tối đa năng lực làm việc của mỗi người nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm, đạt tới mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài của doanh nghiệp. 5 2. Mục tiêu của hệ thống Hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng không chỉ là công cụ đắc lực cho phòng nhân sự giúp quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, nó còn là một công cụ hữu ích giúp ban quản trị công ty có thể quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin của các thành viên trong công ty một cách thuận lợi nhất. Một hệ thống quản lý nhân sự được gọi là tối ưu nếu nó đạt được tất cả các tiêu chí sau: - dễ sử dụng. - quản lý thông tin nhân viên và thông tin phòng ban trong công ty đầy đủ. - cho phép thực hiên các chức năng tìm kiếm và báo cáo nhanh nhất. - khả năng lưu trữ dữ liệu lớn trong thời gian dài. - chi phí đầu tư ban đầu ít. Với tất cả những tiêu chí trên, em tiến hành nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý nhân sự. Hy vọng rằng, hệ thống mà em xây dựng sẽ ít nhiều đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí trên. 6 CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Hệ thống quản lý nhân sự thực hiện công tác quản lý dựa trên các thông tin về nhân viên làm việc trong công ty và hệ thống các phòng ban của công ty. Các thông tin này được người sử dụng nhập vào khi thực hiện công tác quản lý. 2.1. Thông tin 2.1.1. Khái niệm Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin tồn tại dưới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu hay xung điện Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhận tin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. 2.1.2. Các tính chất của thông tin - Tính tương đối của thông tin. - Tính định hướng của thông tin. - Tính thời điểm của thông tin. - Tính cục bộ của thông tin. 7 2.1.3. Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lí được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Trong một mô hình quản lí được phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối tượng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào. - Thông tin ra. - Thông tin quản lý. - Thông tin phản hồi. Hình 2.1 Mô hình thông tin trong quản lí. 2.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự Khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin. Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thường được dùng lẫn lộn dù chúng là hai khái niệm khác nhau. Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tượng nao đó. Thông tin có thể coi như dữ liệu đã xử lý ở dạng tiện dùng, dễ hiểu. Như vậy thông tin có thể ví như đầu ra còn dữ liệu giống như đầu vào. 8 Thông tin từ môi trường Thông tin tác nghiệp Hệ thống quản lý Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Thông tin quyết định Thông tin ra môi trường Người ta còn định nghĩa thông tin là sự phản ánh và biến thành tri thức mới chủ thể phản ánh. Qua các định nghĩa đó ta có thể thấy thông tin luôn được gắn với sự tiện dùng, có ích đối với chủ thể nhận tin. Khái niệm dữ liệu và thông tin là hai khái niệm cơ bản dùng trong hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan. Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết. Nếu kho giữ liệu này được cài đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ các chương trình của máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì được gọi la ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan. Trong hệ thống thông tin nhân sự các yếu tố đầu vào (Inputs) của hệ thống được lấy từ nguồn (Sources) được xử lý với các dữ liệu đã lưu trước trong hệ thống. Các kết quả này được gọi la đầu ra (Outputs) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. 9 Hình 2.2 Mô hình hoạt động hệ thống thông tin quản lý nhân sự Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi. 2.3. Mô hình của hệ thống thông tin - Mô hình logic. Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì? và Để làm gì?. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này. 10 Nguồn Đích Kho dữ liệu Hội đồng quản trị Các báo cáo Hồ sơ cán bộ & các dữ liệu liên quan Xử lí Hội đồng quản trị Thu thập Phân phối Hội đồng quản trị Dữ liệu Dữ liệu [...]... để quản lý quá trình đóng bảo hiểm y tế của từng nhân viên trong công ty 27 Form bảo hiểm xã hội Cán bộ quản lý dùng Form này theo dõi bảo hiểm xã hội của từng nhân viên trong công ty 28 CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN Qua quá trình xây dựng và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, em nhận thấy việc quản lý nhân sự là một khâu cực kỳ quan trọng trong vấn đề quản lý của các công ty Hệ thống quản lý nhân sự mà em xây dựng. .. cầu của hệ thống quản lý nhân sự như sau : 3.1.1 Đối với phòng quản trị nhân sự Trưởng phòng quản trị nhân sự toàn quyền đối với hệ thống quản lý cán bộ trong công ty và trao quyền cho các nhân viên dưới quyền mình với những nhiệm vụ khác nhau, cụ thể là : + Cập nhật thêm nhân viên, sửa đổi thông tin nếu thấy cần thiết, xoá bỏ + Trưởng phòng có quyết định thuyên chuyển nhân viên sang những công việc... là đầu vào của hệ thống khác Hệ thống thông tin quản lí nhân sự cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống khác Chẳng hạn các báo cáo về nhân lực cho hệ thông thông tin sản xuất, báo cáo về lương cho hệ thống thông tin tài chính Như vậy là hệ thống thông tin quản lí nhân sự không tồn tại độc lập mà cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thông thông tin quản lí hoàn chỉnh... bản hợp đồng lao động + Phần sơ yếu lý lịch phải có đủ các thông tin :Manv, Tên nhân viên 3.1.3 Đối với các phòng ban khác + Thông báo đầy đủ về nhân viên mình trong quá trình công tác tại Công ty + Các nhân viên có sự liên kết chặt chẽ với phòng quản trị nhân sự để có sự quan tâm trong quá trình làm việc và hướng đào tạo nhân viên trong chiến lược 3.2 Hệ thống quản lý cán bộ dự kiến có các modul + ModulPhongban... hoạt động không khác gì các nút trên thanh công cu của trình duyệt Web Internet Explorer 14 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH - THẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ I NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỰC HIỆN TRONG HỆ THỐNG 3.1 Những nguyên tắc trong quản trị nhân lực Đối với mỗi doanh nghiệp, trong mỗi thời kỳ kinh doanh khác nhau có thể vận dụng phương pháp, hình thức quản trị thích hợp, song phải tuân thủ các nguyên... ký tiếp hay thôi 3.4 Các tiêu chí tìm kiếm trong hệ thống quản lý cán bộ + Mã nhân viên + Họ và tên + Số hợp đồng + Chức vụ + Địa chỉ hiện tại + Phòng ban 17 II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1 Sơ đồ chức năng hệ thống HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁN BỘ ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Thông tin người sử dụng CẬP NHẬT - XỬ LÝ TÌM KIẾM Cập nhật phòng ban Cập nhật nhân viên Cập nhật lý lịch nhân viên Cập nhật thông tin về gia đình Cập nhật... Báo cáo sơ yếu lý lịch nhân viên Báo cáo nhân viên theo phòng ban Báo cáo hợp đồng lao động nhân viên 2 Sơ đồ ngữ cảnh CBCNV CBCNV Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự Thông tin bổ sung Lãnh đạo Lãnh đạo phòng ban phòng ban Thông tin về nhân sự Ban giám Ban giám đốc đốc HTTT quản lý nhân sự Yêu cầu thông tin nhân sự Bảng kê, tổng hợp trích ngang Lãnh đạo Lãnh đạo phòng ban phòng ban Hồ sơ nhân sự không hợp... các hệ thống thông tin quản lí cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định trong các lĩnh vực đó như: - Hệ thống thông tin tài chính - Hệ thống thông tin nhân lực - Hệ thống thông tin thị trường - Hệ thông thông tin sản xuất Các hệ thống thông tin này không độc lập với nhau mà thường xuyên trao đổi chia sẻ với nhau, các thông tin đầu ra của hệ thống. .. CBCNV * Báo cáo tăng, giảm biên chế CNCNV * Lý lịch cán bộ công nhân viên * Lý lịch trích ngang * Lý lịch - Công tác - Gia đình Từ các thông tin đầu ra giúp cho giám đốc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược của công ty: - Lên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp - Tuyển dung nhân lực - Bố trí nhân lực - Đào tạo bồi dưỡng nhân lực - Các chế độ đãi ngộ - Chế độ bảo hiểm xã hội và bảo... nhân sự thường xuyên được ban lãnh đạo tại Công ty sử dụng để ra các quyết định thuyên chuyển, điều động các cán bộ thực hiện các dự án khác nhau, khi triển khai một dự án mới, tuỳ theo yêu cầu, tính chất, mức độ phức tạp của dự án, ban lãnh đạo Công ty sẽ sử dụng nguồn nhân lực của cơ quan để triển khai dự án sao cho hiệu quả là cao nhất 12 2.7.Lựa chọn ngôn ngữ để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự . của hệ thống Hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng không chỉ là công cụ đắc lực cho phòng nhân sự giúp quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, nó còn là một công cụ hữu ích giúp ban quản trị. của hệ thống quản lý nhân sự như sau : 3.1.1. Đối với phòng quản trị nhân sự Trưởng phòng quản trị nhân sự toàn quyền đối với hệ thống quản lý cán bộ trong công ty và trao quyền cho các nhân. và xây dựng hệ thống quản lý nhân sự. Hy vọng rằng, hệ thống mà em xây dựng sẽ ít nhiều đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí trên. 6 CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Hệ