Phần 3: ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
3.1. Triển khai ERP trong quản lý nhân sự của công ty Liên doanh Vinastone
• Lựa chọn sơ bộ (PRE-EVALUATION SCREENING)
Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau. Một số giải pháp tiêu biểu như sau:
- Phần mềm Ecount ERP của Tập đoàn Ecount: cung cấp tính năng bảng lương để theo dõi lương của nhân viên và để tạo ra bảng lương. Thu nhập và khoản khấu trừ sẽ khác nhau tùy theo cách thức thanh toán của từng doanh nghiệp. Ecount ERP có thể dễ dàng định hình để phù hợp với tất cả các doanh nghiệp một cách hoàn hảo. Tất cả bảng lương được tích hợp chức năng quản lý giờ làm thêm và nghỉ việc giúp cho việc tính lương dễ dàng và chính xác.
- JunSky HRM là một giải pháp quản lý nhân sự đầy đủ. Quản lý đầy đủ hồ sơ, thông tin của nhân viên. Quá trình chấm công, tính lương, các khoản bảo hiểm, thuế TNCN, quản lý phép,… hoàn toàn tự động và linh hoạt. Tự động cập nhật online các thay đổi về bảo hiểm, thuế TNCN và các quy định khác của nhà nước.
- Phần mềm OMEGA.HR trong giải pháp ERP của công ty OMEGA tích hợp đầy đủ tính năng về quản trị nhân sự: giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ Quản trị nhân sự (Quản trị nguồn nhân lực) như: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,... OMEGA.HR còn cho phép Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến, Nhân viên tra cứu được Phiếu lương, Thuế, Bảo hiểm, đăng ký các khóa đào tạo,... Đặc biệt, OMEGA.HR là phần mềm Online, có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
• Đánh giá giải pháp ERP (PACKAGE EVALUATION)
Dựa vào các tiêu chí đánh giá phân tích em đề xuất lựa chọn phần mềm OMEGA.HR
Phần mềm quản lý nhân sự OMEGA.HR phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh như công ty Liên Doanh Vinastone : Quản lý được đầy đủ chi thiết thông tin của nhân viên, từ thông tin cá nhân, xã hội, gia định, đoàn thể, hiệp hội,… cho đến các
thông tin tham gia bảo hiểm, thông tin đặc thù về các thiết bị dụng cụ kèm theo. Phần mềm cung cấp đầy đủ các biểu mẫu, báo cáo theo chuẩn của các chức năng, được thiết kế mở và thường xuyên cập nhật giải quyết vấn đề về báo cáo cho công ty. Không những vậy phần mềm ERP này còn cung cấp những báo biểu phân tích về biến động nhân sự, năng lực nhân viên, tình hình học tập, tham gia bảo hiểm của nhân viên, cung cấp các báo biểu thống kê về các thuộc tính của nhân viên giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định chính xác về nguồn nhân lực.
• Lập kế hoạch dự án (PROJECT PLANNING)
- Liệt kê các công việc của dự án + Giai đoạn chuẩn bị dự án + Phân tích, thiết kế
+ Xây dựng- Test
+ Chuyển đổi- Chạy thử + Chạy thật- Nghiệm thu + Hỗ trợ vận hành
- Phân nhóm các công việc
+ Giai đoạn chuẩn bị dự án Lập kế hoạch dự án
Xem xét và phê duyệt kế hoạch Xem xét việc chuẩn bị dự án Khởi động dự án
+ Phân tích, thiết kế
Đào tạo tổng quan hệ thống: Chuẩn bị môi trường đào tạo, Chuẩn bị tài liệu đào tạo
Tiến hành đào tạo: Lập báo cáo đào tạo Xác định yêu cầu
Phân tích thiết kế hệ thống Xem xét, thống nhất giải pháp + Xây dưng- Test
+ Chuyển đổi- Chạy thử + Chạy thật- Nghiệm thu + Hỗ trợ vận hành
- Ước lượng số ngày
- Gán nguồn lực
Bảng 3.1: Bảng kế hoạch dự án ERP
• Phân tích sự khác biệt (GAP ANALYSIC)
Phải phân tích, so sánh sự khác nhau của phần mềm cũ và phần mềm mới:
- Hệ thống cũ có nhiều bất cập: thủ công.
- Hệ thống mới: đáp ứng toàn bộ các nghiệp vụ quản trị nhân sự của công ty.
• Cấu hình, thiết lập hệ thống (CONFIGURATION)
- Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, dữ liệu: dựa trên việc khảo sát các nghiệp vụ chi tiết trong việc quản trị nhân sự của công ty Vinanstone, nhân viên thiết kế giải pháp sẽ thống nhất với bộ phận nhân sự thực hiện thống nhất quy trình nghiệp vụ, Từ chuẩn hóa nghiệp vụ, sẽ thiết lập hệ thống
- Phân tích, thiết kế, tùy chỉnh cho các đặc thù riêng
+ Tùy chỉnh các nghiệp vụ riêng đặc thù mà hệ thống ERP chưa đáp ứng hết + Thêm hệ thống xử lý riêng do yêu cầu đặt ra của bên sử dụng
• Đào tạo đội triển khai (IMPLEMENTATION TEAM TRAINING)
Đội triển khai là những cán bộ lãnh đạo, chuyên viên quản trị hệ thống ở phòng kĩ thuật, một số nhân chủ chốt của phòng nhân sự. Đội triển khai được đào tạo những công việc như sau:
+Mô hình tổ chức của hệ thống
+Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống +Khả năng của hệ thống
+Cách tổ chức đảm bảo thông tin cho hệ thống +Cách sử dụng và khai thác chương trình
+Các bộ công cụ phục vụ cho phát triển các ứng dụng từ công ty Omega • Kiểm tra, kiểm thử (TESTING)
- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương trình với số liệu giả định
- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình
- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích, dễ sử dụng của chương trình.
• Đào tạo người sử dụng (END-USER TRAINING)
Người sử dụng là những nhân viên phòng nhân sự, các nhân viên của các phòng ban khác đăng nhập vào hệ thống xem thông tin về nhân sự. Đội ngũ triển khai dự án là những người tham gia trực tiếp đào tạo cho người sử dụng.
• Chạy thật hệ thống (GOING LIVE)
- Cập nhật dữ liệu
Tập hợp các dữ liệu đã có đưa vào CSDL
Tập hợp các dữ liệu tiếp tục phát sinh hàng ngày cần đưa vào cơ sở dữ liệu Chuyển đổi các dữ liệu với cấu trúc khác nhau vào CSDL (nếu có)
Cập nhật dữ liệu vào CSDL
- Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống
- Cho giải pháp hoạt động thật với toàn thể nhân sự liên quan • Hỗ trợ vận hành (POST-IMPLIMENTATION)