Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - thực trạng và giải pháp

Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Tài chính gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN HỮU DANH

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI

CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI, 2009

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN HỮU DANH

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU … Trang

1.Tính cấp thiết của đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 5

3 Phạm vi nghiên cứu 5

4.Đối tượng nghiên cứu……… ……….6

5 Lịch sử nghiên cứu 6

6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo 7

7 Phương pháp nghiên cứu 8

8 Bố cục của luận văn 8

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 10

1.1 Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10

1.2 Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15

1.3 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18

1.3.1 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành 20

1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử 21

1.4 Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 30

2.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính

2.1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính 30

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính 33

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính 35

2.2 Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tài chính 39

2.2.1 Tài liệu quản lý chung của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ 39

2.2.3 Tài liệu khối báo chí xuất bản 52

2.2.4 Tài liệu khối giáo dục-đào tạo 52

2.2.5 Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên 52 2.2.6 Tài liệu nghe nhìn 54

2.2.7 Tài liệu điện tử 54

2.3 Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ Tài chính 55

2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ 55

2.3.2 Cơ sở vật chất 56

2.3.3 Đội ngũ cán bộ 57

2.4 Khái quát những quy định của Nhà nước về công tác thu thập và bổ sung tài liệu 58

2.5 Nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ Bộ Tài chính……… … 63

2.6 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính 64

2.6.1 Sự hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ tài chính 64

2.6.2 Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu 65

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHÍNH TRONG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 70

3.1 Nhận xét chung……… 70

3.2 Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu……… 72

3.2.1 Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ………… 72

3.2.2 Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu……….75

3.2.3 Tích cực mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu……… ….79

3.2.4 Nghiên cứu ban hành các quy định về thu thập,bổ sung tài liệu điện tử.83 3.2.5 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ 85

PHẦN KẾT LUẬN……… ……… 88 PHỤ LỤC………89

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người

Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, chúng ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ Trước hết là Thông đạt số 1C/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ Hồ Chủ tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ

sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi

về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ" Điều đó cho thấy

từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp

để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ sau này

Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác

sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng”[1;2]

và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình Trước hết cần chú ý đến công tác thu thập tài liệu, bởi vì nếu chúng ta không thu thập được những tài liệu chúng ta cần thì tất cả những khâu còn lại của công tác lưu trữ sẽ không thể làm tốt được Nó chính là cơ sở ban đầu nhưng hết sức quan trọng quyết định toàn

bộ các giai đoạn tiếp theo

Bộ Tài chính là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng giúp Chính phủ quản

lý toàn bộ, thống nhất vấn đề tài chính của đất nước Đây là vấn đề hết sức phức tạp, khó khăn và nhạy cảm đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh động trước những biến động khó lường của tình hình trong nước và quốc tế Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước ngành tài chính đã có những bước tiến bộ vượt bậc Nền tài chính cơ bản ổn định, quản lí vững chắc khối lượng tiền tệ, giá trị của đồng Viêt nam, lưu thông tiền tệ góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này có ý nghĩa to lớn trong quá trình hội nhập của đất nước Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ngành tài chính hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi dung chức vụ quyền hạn gây hậu quả nghiêm trọng cho đất nước…Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chỉ trong hoạt động của ngành tài chính mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của quốc gia Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn khối tài liệu này không chỉ là trách của ngành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nước khác

Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Tài chính gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ những hạn chế về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn bản hoàn chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung tài liệu nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành, nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Tài chính lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập, quản lý loại hình tài liệu này Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao

Từ thực tế này, chúng tôi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên

ngành " Lưu trữ học và Quản trị văn phòng" của mình Thông qua đề tài này, chúng tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành tài chính hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Tài

chính nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung

2 Mục tiêu của đề tài

- Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay

- Nghiên cứu về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính

- Thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại Lưu trữ Bộ Tài chính

- Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu

trữ Bộ Tài chính đạt hiệu quả nhất

3 Phạm vi nghiên cứu

Bộ Tài chính có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội Bởi vậy, tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn trong phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu

về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành Tài chính (Văn phòng, các Vụ, Thanh tra, Cục) và tài liệu được hình thành ra ở chính những đơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn

và tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn)

4 Đối tượng nghiên cứu

Những đối tượng mà chúng tôi tập trung nghiên cứu trong luận văn bao gồm:

- Nguồn bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung

ta hoàn toàn có thể nghiên cứu, tìm hiểu theo cách riêng của mình

Về mặt lý luận : Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan”- Dương Văn Khảm Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu

thập bổ sung tài liệu Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); ''Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)

Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Nhận xét

về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập

và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm 2000) và rất nhiều bài viết của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt nam

Các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan Đây cũng là những tài liệu rất tốt để chúng tôi tham khảo khi thực hiện đề tài này Với đề tài này chúng tôi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác thu thập tài liệu ở Bộ Tài chính, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời

kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quản của hoạt động này Bởi vì theo chúng tôi đây là khâu đầu tiên quyết định đến hiệu quả công tác lưu trữ của Bộ

6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo

Để hoàn thiện đề tài này chúng tôi sử dụng một số tài liệu tham khảo sau đây:

- Giáo trình chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo trình lưu trữ học…

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Tài chính

- Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Tài chính

7 Phương pháp nghiên cứu

Chúng tôi sử dụng một số phương pháp chính sau đây trong quá trình tiến hành nghiên cứu đề tài này:

- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin : Chủ nghĩa duy vật biện chứng

và Chủ nghĩa duy vật lịc sử

- Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể thành các nguyên tắc : Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

- Phương pháp mô tả, phân tích, so sánh, phương pháp khảo sát thực tế

8 Bố cục của luận văn

Chương 1: Lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính

Chương 3: Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Có thể nói rằng để hoàn thiện được luận văn này tôi đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu về khối tài liệu, điều tra khảo sát thực tế cũng như những vấn đề về lý luận Tất nhiên với trình độ có hạn trong luận văn của mình tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các nhà nghiên cứu để tôi kịp thời sửa chữa hoàn thiện Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của cơ quan nơi tôi đang công tác, Văn phòng Bộ tài chính, Phòng lưu trữ Bộ Tài chính, đặc biệt là sự tận tình chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn PGS Nguyễn Văn Hàm trong suốt quá trình thực hiện đề tài này

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà nội, ngày 29 tháng 12 năm 2009

ta không thể giữ lại tất cả các loại tài liệu đó bởi vì sẽ gặp những khó khăn rất lớn

về kho, phòng, trang thiết bị bảo quản, kinh phí, nhân lực… đó là sự đầu tư quá lớn

mà nhà nước ta không thể đáp ứng và điều đó cũng không thật sự cần thiết, khoa học Vấn đề đặt ra ở đây là với khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng lớn như vậy làm thế nào chúng ta có thể giữ lại đúng những tài liệu cần thiết, loại hủy kịp thời những tài liệu hết giá trị là điều hết sức khó khăn đòi hỏi một sự nghiên cứu

công phu, khoa học, lâu dài về công tác lưu trữ đặc biệt là vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu Trên cơ sở đó các đơn vị lưu trữ mới đặt ra cho mình phương pháp thu thập, bổ sung hợp lý, tránh giữ lại những tài liệu không còn ý nghĩa, tác dụng Qua đây chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sung rất quan trọng và cần làm sáng tỏ thêm vấn đề này

Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trong giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ các tác giả đã cho rằng:

“Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn

bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nướ quy định” [9;130]

Tuy nhiên, nhiều nhà nghiên cứu lại có quan điểm khác, có cách đánh giá khác về vấn đề này Chẳng hạn trong tác phẩm “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” có đưa ra khái niệm thu thập, bổ sung như sau:

“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ” [19;96]

“Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống các khu vực thẩm quyền của phòng lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [19;96]

Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu Nhưng ở cách tiếp cận nào đi chăng nữa thì việc thu thập,

bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào các lưu trữ Chính vì vậy theo quan điểm của chúng tôi thu thập, bổ sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến hành thu thập tài liệu

vào các lưu trữ Qua đây sẽ không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ và sẽ phục

vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả

Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản sau:

Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng

Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà nước quy định

Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ có thể dễ dàng trong công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học

Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc

Đó là những nội dung hết sức cơ bản, quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu Muốn thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này đòi hỏi phải có

sự nghiên cứu nghiêm túc, kỹ càng về lý luận công tác lưu trữ, đi sâu tìm hiểu thực

tế, tăng cường sự chỉ đạo, giám sát của nhà nước, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác của các cán bộ thừa hành Thông qua công tác nghiên cứu lý luận sẽ giúp chúng ta xác định và làm rõ những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài liệu, phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác thu thập bổ sung với công tác khác, các phương pháp mới trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Có thể nói công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các lưu trữ liên quan đến rất nhiều khâu nghiệp vụ khác, đây chính là đầu vào của công tác lưu trữ

Mỗi nghiệp vụ của công tác lưu trữ chịu ảnh hưởng ở những khía cạnh nhất định nhưng khâu xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu là chịu sự tác động mạnh nhất Nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ khác và chắc chắn các khâu nghiệp vụ đó sẽ không có hiệu quả cao và chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ sẽ bị hạn chế

Qua tìm hiểu khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu thêm một số khái niệm khác có liên quan chặt chẽ tới vấn đề này là: nguồn tài liệu

bổ sung, thành phần tài liệu bổ sung, thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ

Trong từ điển lưu trữ Việt Nam khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” như sau:

“Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định” Như vậy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu Trong từng cơ quan là nguồn nộp lưu đó người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu được hình thành ra để thu thập, bổ sung vào lưu trữ Những tài liệu được thu thập này là những tài liệu phải có giá trị, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó hoặc quá trình hoạt động của cá nhân đó

Như vậy nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân

là nguồn nộp lưu Trong từng danh mục người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu, có ý nghĩa thực tiễn và lịch sử có thể sử dụng phục vụ khai thác sử dụng trước mắt cũng như lâu dài Chẳng hạn đối với một cơ quan bất kỳ là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì thông thường thành phần tài liệu được xác định trong

cơ quan đó bao gồm:

- Các loại tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành

- Các tài liệu về kế hoạch, thống kê

- Các tài liệu về tổ chức, cán bộ

- Các tài liệu về lao động, tiền lương

- Các tài liệu về văn thư – lưu trữ

- Các tài liệu về chuyên môn

- Các tài liệu về nghiên cứu khoa học

Qua đây chúng ta thấy rằng khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị phải nộp lưu còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào các lưu trữ

Chúng ta biết rằng công tác thu thập, bổ sung ảnh hưởng đến rất nhiều các công đoạn khác của công tác lưu trữ do vậy các lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì phải đảm bảo được nhiều yêu cầu nhưng trước hết phải xác định được nguồn bổ sung một cách đầy đủ và chính xác nhất, tức là phải biết chính xác cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào là nguồn nộp lưu, mình được thu thập tài liệu của những cơ quan nào Điều đó có nghĩa là phảti làm

rõ được khái niệm “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền thu thập tài liệu”

Đó là vấn đề rất quan trọng và cần thiết

“Thẩm quyền” hay “khu vực thẩm quyền” là thuật ngữ chuyên ngành, đặc trưng riêng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong phạm vi hành chính – lãnh thổ nhất định Nó thể hiện mối quan hệ chặt chẽ, khăng khít hay không giữa cơ quan lưu trữ và cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu thập tài liệu lưu trữ Hầu hết khu vực thẩm quyền đã được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật để các cơ quan có liên quan thực hiện một cách nghiêm túc và thống nhất Nguời ta cũng phân biệt khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành và khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử Khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành là các cơ quan, đơn

vị thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành Các cơ quan, đơn vị này phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành, thông thường là cuối năm, sau khi các vấn đề, sự việc đó đã được giải quyết xong, được lập thành hồ sơ tập hợp và nộp vào lưu trữ Tuy nhiên không phải tất cả các cơ quan trực thuộc đều nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chủ quản, bởi vì có thể nhà nước có quy định bảo quản tại đơn vị

hình thành tài liệu Khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ chức được nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Các cơ quan, tổ chức

đó phải có trách nhiệm nộp các tài liệu đã đến hạn vào lưu trữ lịch sử một cách đầy

đủ và đúng hạn

Có thể nói trong một khu vực hành chính, lãnh thổ bất kỳ nào đó các cơ quan lưu trữ phải xác định rõ được thẩm quyền thu thập tài liệu Nếu làm tốt được vấn đề này sẽ giúp loại trừ và tránh được những tranh chấp xảy ra khi tiến hành thu thập,

bổ sung tài liệu Có nghĩa là nhiều cơ quan lưu trữ cùng thu thập tài liệu của một hoặc một số cơ quan, tổ chức nào đó Đồng thời cũng hạn chế được sự bỏ sót những tài liệu quý, có giá trị cao trong quá trình thu thập

Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng để hiểu rõ được khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu là hết sức khó khăn, phức tạp Nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ Đồng thời nó cũng liên quan đến nhiều khái niệm khác đòi hỏi cần có sự phân tích

và làm sáng tỏ Đây đúng là vấn đề lý luận cần có sự đầu tư nghiên cứu và kiểm nghiệm qua thực tế công tác lưu trữ

1.2 Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế và chính trị Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế công sức phải làm lại

từ đầu Chính vì thế đã từ rất lâu, trong các thời kỳ phong kiến cũng đều chú ý đến công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là chiến tranh, thời tiết khắc nghiệt, phương tiện bảo vệ hạn chế mà chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu của các thời kỳ đó Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội

Để có được những đóng góp như thế công tác lưu trữ phải làm tốt tất cả các khâu nghiệp vụ của mình như thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị, phân loại tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng… Mỗi khâu đều có tầm quan trọng, vai trò, vị trí nhất định và các khâu lại có mối quan hệ lôgic với nhau Trong các khâu nghiệp vụ này thì thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là khâu nghiệp vụ giữ vị trí hàng đầu và quan trọng Các cơ quan lưu trữ cần tập trung mọi nguồn lực để làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu Đây là vấn đề ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu nghiệp vụ khác, nó có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của công tác lưu trữ, tạo

ra cơ sở, tiền đề để nâng cao hiệu quả hoạt động của các công tác có liên quan Xét

về lâu dài nếu các tài liệu được bổ sung, thu thập đầy đủ, có giá trị, ý nghĩa cao thì

sẽ góp phần to lớn vào việc mở rộng khả năng sử dụng, không những đóng góp quan trọng cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn có ý nghĩa trong việc nghiên cứu lịch sử trong tương lai Cho nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu là rất cần thiết, quan trọng yêu cầu các cơ quan lưu trữ phải xác định đúng tầm quan trọng của nó mang tính xuyên suốt, lâu dài

Đối với sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện các nội dung nghiệp vụ, giảm sự cồng kềnh, phức tạp đồng thời phải đi đến những chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng

Mối quan hệ của thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ chuyên môn khác của công tác lưu trữ là hết sức chặt chẽ, ảnh hưởng quan trọng tới các lĩnh vực chuyên môn đó thậm chí quyết định đến chất lượng, hiệu quả của chuyên môn đó

Người ta có thể kết hợp thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ khác như phân loại tài liệu, thống kê tài liệu, xác định giá trị tài liệu

Trên thực tế công tác thu thập và bổ sung tài liệu người ta không thể tiến hành thu thập tất cả các tài liệu của cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu Khối lượng tài liệu như vậy sẽ rất lớn, lẫn lộn giữa những tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị, những tài liệu trùng thừa Chính vì vậy khi thu thập, bổ sung tài liệu người ta phải lựa chọn những tài liệu thật sự có giá trị, thật sự cần thiết cho công tác lưu trữ để tránh tình trạng tài liệu bị lộn xộn Sau khi đã lựa chọn được những tài liệu có giá trị người ta tiến hành phân loại, tức là phân chia một cách khoa học khối tài liệu đó theo các đặc trưng nhất định của tài liệu nhằm đưa chúng ra khai thác sử dụng có hiệu quả nhất Điều đó cho thấy thu thập và bổ sung tài liệu gắn liền với tổ chức sử dụng tài liệu, đây là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra của cơ quan lưu trữ Nếu đầu vào chúng ta thu được tài liệu có giá trị thì đầu ra chúng ta sẽ phục vụ tốt công tác sử dụng những tài liệu đó vào thực tế, đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội Còn ngược lại nếu cơ quan lưu trữ không làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì bản thân

cơ quan đó không có cơ sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò,

vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội

Thu thập, bổ sung tài liệu cũng liên quan tới công tác thống kê và kiểm tra tài liệu Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu phải được kiểm tra và thống kê theo nghiệp vụ của công tác lưu trữ Thông qua công tác này các cơ quan lưu trữ sẽ phát hiện những sai sót, đề ra các kế hoạch biện pháp để thu thập đầy đủ những tài liệu còn thiếu, những tài liệu có thể sẽ bị hư hỏng cần phải tu bổ, phục chế và hạn chế sử dụng trực tiếp những tài liệu này Điều này cho thấy khi thu thập tài liệu người ta phải luôn luôn thống kê, kiểm tra và tìm cách khắc phục những hạn chế

Khi tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu người ta cũng phải tính đến khả năng sử dụng những tài liệu này, tức là tính đến giá trị sử dụng của chúng trong thực tế Có rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau phải có biện pháp thu thập

bổ sung và thống kê theo cách khác nhau nhằm thu thập đầy đủ, bảo quản an toàn, phục vụ nghiên cứu sử dụng hợp lý, lâu dài Điều đó liên quan đến công tác bảo quản tài liệu, ứng với mỗi loại khác nhau phải có chế độ bảo quản khác nhau và phải được tiến hành ngay từ khâu thu thập chúng Nó cũng thể hiện mối quan hệ giữa thu thập, bổ sung tài liệu với bảo quản tài liệu phục vụ trong tương lai

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu muốn tiến hành tốt phải dựa trên những quy định của nhà nước mang tính pháp quy và trên cơ sở những hướng dẫn cụ thể của các cơ quan quản lý lưu trữ, theo các nguyên tắc và biện pháp cần thiết Trên

cơ sở này các cơ quan lưu trữ mới có thể thu thập, bổ sung được đầy đủ nhất, giúp quản lý tập trung thống nhất tài liệu tại các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, tổ chức khoa học chúng để phục vụ trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân Thông qua hoạt động thu thập bổ sung nguồn tài liệu tại các lưu trữ ngày càng dồi dào, đầy đủ, mở rộng về mọi mặt tạo cơ sở quan trọng để các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ phát triển theo dần đến sự hoàn thiện hơn của công tác lưu trữ Nếu không có được nguồn tài liệu dồi dào thì các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ sẽ không phát triển được

Từ những phân tích nêu tên chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sung tài liệu thực sự có vai trò hết sức quan trọng, nó là cơ sở ban đầu của mọi khâu nghiệp

vụ khác tiếp theo Muốn làm tốt điều này chúng ta phải tích cực hoàn chỉnh hơn nữa về cơ sở pháp lý, làm cơ sở tin cậy cho các cơ quan lưu trữ hoạt động Khi đã

có cơ sở pháp lý vững chắc các cơ quan lưu trữ cần tăng cường hoàn thiện các khâu nghiệp vụ chuyên môn, chuẩn bị tốt về cơ sở vật chất và nhân lực để làm tốt công tác lưu trữ Khi vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu được giải quyết tốt thì vấn đề còn lại là phải thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ tiếp theo, và nó làm cho công tác lưu trữ phát triển mạnh mẽ

Nhận thức đúng được vấn đề này là cần thiết với bất cứ cơ quan lưu trữ nào Thông qua đó cơ quan lưu trữ mới có những đóng góp xứng đáng cho hoạt động xây dựng và bảo vệ đất nước

1.3 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Tài liệu hàng ngày, hàng giờ được các cơ quan, tổ chức và cá nhân sản sinh

ra trong quá trình hoạt động Trong số những tài liệu đó sẽ có những tài liệu có ý nghĩa, giá trị cần phải được giữ lại, bảo quản phục vụ nghiên cứu trước mắt và lâu dài Tất cả những tài liệu có giá trị và ý nghĩa đó được giữ lại trong các lưu trữ gọi

là tài liệu lưu trữ, nó nằm trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị – xã hội, tổ chức xã hội và các cá nhân, gia đình dòng họ được quản lý trong các kho lưu trữ của Đảng và Nhà nước Khối tài liệu này là di sản quan trọng của Quốc gia cần có chế độ bảo quản an toàn, cẩn trọng, nghiêm túc đồng thời phải có các phương pháp đưa chúng ra sử dụng phục vụ nhu cầu xây dựng đất nước Có như vậy công tác lưu trữ mới chứng tỏ được vị trí, tầm quan trọng của mình Muốn làm tốt được điều đó thì phải thu thập được đầy đủ nhất các tài liệu có giá trị, đây là ưu tiên hàng đầu trong công tác lưu trữ Trước đây do ý thức còn thấp của đại đa số người dân nên công tác thu thập còn bị coi nhẹ, ngày nay đã có sự đổi mới, đánh giá đúng vị trí của công tác thu thập đối với công tác lưu trữ, nên tài liệu đã được tập trung tương đối đầy đủ, số lượng tài liệu đã hoàn thiện hơn

Để quản lý khối tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam một cách tốt nhất người ta chia phông lưu trữ quốc gia thành hai phông là Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Các phông này chịu sự quản lý của một cơ quan nhất định bên Đảng là Cục Lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng còn bên Nhà nước là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Việc phân chia rõ ràng này đã hình thành hai khu vực thẩm quyền thu thập khác nhau, một bên thuộc

về Đảng, Đoàn thanh niên một bên là nhà nước và các tổ chức khác Tất cả những tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, Đoàn thanh niên được lựa chọn, thu thập, bổ sung vào hệ thống các cơ quan lưu trữ của Đảng còn tất cả các tài liệu các cơ quan thuộc nhà nước, cá nhân dòng họ được thu thập bổ sung vào các cơ quan lưu trữ của Nhà nước Có sự phân chia này là do đặc điểm khác nhau giữa tài liệu của Đảng và của Nhà nước, cần có chế độ bảo quran, thu thập riêng để đảm bảo chất lượng của công tác lưu trữ và giữ gìn bí mật của tài liệu Thông qua việc phân chia tạo nên nhiều điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm công tác lưu trữ, hạn chế được những khó khăn, phứ tạp trong các hoạt động nghiệp

vụ nâng cao được hiệu suất làm việc Việc phân cấp thẩm quyền thu thập bổ sung tài liệu được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương, tạo thành hai hệ thống cơ quan lưu trữ song song cùng tồn tại hỗ trợ lẫn nhau trong các hoạt động nghiệp vụ, nhằm đảm bảo khai thác tốt nhất, có hiệu quả nhất các tài liệu lưu trữ phục vụ đất nước và các cá nhân Việc phân chia thể hiện sự quan tâm đúng mức,

cụ thể của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ, phù hợp với đặc thù của từng loại cơ quan, tài liệu; đơn giản hóa các hoạt động nghiệp vụ nhưng chặt chẽ và khoa học

Đối với Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, chúng tôi tập trung vào hai tổ chức lưu trữ là: Lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Đó là hai loại hình lưu trữ cho phù hợp với tình hình tài liệu cụ thể ở mỗi cơ quan Tài liệu sau khi giải quyết xong được giữ lại ở lưu trữ hiện hành, sau một thời gian nhất định được lựa chọn chuyển vào lưu trữ lịch sử nhằm nghiên cứu, sử dụng lâu dài

1.3.1 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành

Khái niệm “hiện hành” thể hiện sự ngay lập tức, trước mắt của bất kỳ sự vật, hiện tượng nào Đối với công tác lưu trữ chúng ta không được phép để tài liệu phát tán, thất lạc mà phải có biện pháp để giữ tài liệu lại, khai thác sử dụng, hoàn thiện

hồ sơ để chuyển vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) Do đó lưu trữ hiện hành ở đây

được hiểu là lưu trữ cơ quan, nó có vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ Nếu không có công tác lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ hiện hành làm không tốt thì sẽ không cung cấp đầy đủ cho lưu trữ lịch sử, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tất cả công tác lưu trữ nói chung Tất cả các cơ quan sau khi giải quyết xong các công việc, vấn đề tài liệu đó do các cán bộ phụ trách phải tập hợp lại, chuyển vào lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng hàng ngày

Lưu trữ hiện hành có hai loại là loại phải nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ngoài nguồn nộp lưu Điều 4 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia quy định: “Sau một năm,

kể từ năm công việc có liên quan đến giai đoạn văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành”[24;3] Điều này cho thấy lưu trữ hiện hành có thẩm quyền thu thập tài liệu của các đơn vị, tổ chức trong chính cơ quan đó; người có trách nhiệm quản lý và giải quyết công việc đó phải lập hồ sơ và chuyển vào lưu trữ Các hồ sơ đó phải đảm bảo được các yêu cầu, đạt được các tiêu chuẩn chất lượng Đối với các lưu trữ hiện hành không phải là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì các hồ sơ, tài liệu đó phải được sắp xếp khoa học, bảo quản cẩn thận tại cơ quan để khai thác sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơ quan đó Nguồn tài liệu này rất cần thiết, giúp cho cán bộ nhân viên trong cơ quan sử dụng

để rút kinh nghiệm, so sánh, khắc phục những hạn chế của các sự việc trước, đem lại hiệu quả cho mỗi cá nhân, đặc biệt là với những sự việc có liên quan trực tiếp, những vấn đề có cách giải quyết tương tự Còn đối với các lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào bản lưu trữ lịch sử thì cơ quan lưu trữ đó phải có sự chuẩn bị nhất định để đảm bảo hiệu quả cao nhất, chất lượng tốt nhất và đảm bảo thời gian đúng đắn khi chuyển giao vào lưu trữ lịch sử Cụ thể thời gian đối với tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 như sau:

“Sau 10 năm kể từ năm tài liệu ở giai đoạn văn thư được nộp vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương

- Sau 5 năm kể từ năm tài liệu ở giai đoạn văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương

Đối với một số cơ quan như Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao thì Chính phủ sẽ quy định thời hạn giao nộp Còn đối với tài liệu lưu trữ về khoa học công nghệ, văn học nghệ thuật, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa âm thanh, đĩa hình

và vật mang tin khác theo đề nghị của cơ quan lưu trữ trung ương”[24;12]

1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử của đất nước Tất cả các tài liệu ở đây phải có chế độ bảo quản nghiêm ngặt, quản lý chặt chẽ tuy nhiên nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt thành vấn

đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho Để thu thập được đầy đủ các tài liệu này thì trách nhiệm không chỉ thuộc về các cơ quan lưu trữ lịch sử mà là trách nhiệm chung của tất cả các cán bộ công chức, viên chức có liên quan Nếu thu thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ quan lưu trữ, phục vụ được các nhu cầu khai thác sử dụng của công dân đem lại lợi ích cho nhà nước và

cá nhân Tất cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của nhà nước đều phải có trách nhiệm chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng hạn và đảm bảo chất lượng Đó chính là danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử Khu vực thẩm quyền là phạm vi hành chính – lãnh thổ mà trên đó tài iệu của các cơ quan được hình thành và quản lý thống nhất Việc làm rõ khu vực thẩm quyền là rất quan trọng, đặc biệt ở những khu vực có nhiều các lưu trữ lịch sử như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh

Chẳng hạn ở Hà Nội sẽ có các lưu trữ lịch sử như:

- Trung tâm lưu trữ quốc gia I

- Trung tâm lưu trữ quốc gia III

- Kho lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

- Trung tâm lưu trữ của Hà Nội

Mỗi cơ quan lưu trữ trên có khu vực thẩm quyền khác nhau, vấn đề ở chỗ phải xác định rõ căn cứ vào phạm vi hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ đó Mặc dù nó đều nằm trên một khu vực địa lý là Hà Nội Việc xác định rõ phạm vi thẩm quyền sẽ tránh được sự va chạm về thẩm quyền thu thập hoặc

bỏ sót các tài liệu có giá trị có ý nghĩa mà các cơ quan không thu thập

Thông thường lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rộng hơn, vai trò quan trọng hơn, ảnh hưởng lớn hơn không những chúng phải quản lý chặt chẽ tất cả các tài liệu đã thu về và bảo quản trong kho mà còn phải quản lý khối tài liệu ở nguồn nộp lưu, hướng dẫn công tác lưu trữ ở đó Giải thích, bổ sung, sửa chữa những sai sót mà các cơ quan này thực hiện chưa tốt, còn thiếu Căn cứ vào chức năng, nhiệm

vụ, phạm vi quản lý mà các lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập là rộng hay hẹp, nhiều hay ít Thường ở Trung ương các cơ quan lưu trữ sẽ có nguồn nộp lưu rộng hơn chẳng hạn với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có danh mục một số các cơ quan

là nguồn nộp lưu là 115, đối với các trung tâm lưu trữ tỉnh danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu khoảng 55 cơ quan Các lưu trữ lịch sử phải căn cứ vào đó để thu thập một cách đầy đủ và chính xác nhất, tránh bỏ sót tài liệu Danh mục các cơ quan nộp lưu này đã được Nhà nước quy định, đảm bảo tính pháp lý trong quá trình thực hiện Các cơ quan là nguồn nộp lưu đó phải có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ lịch sử để thực hiện tốt nhất công tác lưu trữ

Nắm rõ về thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu là hết sức quan trọng, là căn

cứ khoa học, cơ sở lý luận để tìm hiểu công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở một cơ quan cụ thể Trong trường hợp luận văn này là vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính Nó giúp chúng ta có cái nhìn bao quát, có căn cứ để so sánh, đối chiếu với thực tế, tìm ra những ưu điểmvà khuyết điểm nhằm làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Bộ Tài chính Đây là một cơ quan có tầm quản lý

rộng, ảnh hưởng quan trọng đến nhiều lĩnh vực Khối lượng tài liệu cũng hết sức đa dạng và phức tạp, đòi hỏi phải có một cơ sở lý luận chặt chẽ, có phương pháp áp dụng linh hoạt, sáng tạo

1.4 Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

Có thể nói công tác lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước ta quan tâm, đầu tư

để từng bước hiện đại đáp ứng kịp thời sự phát triển của xã hội Đóng góp của công tác lưu trữ chính vì thế mà cũng đã tăng lên mạnh mẽ Nhiều công trình đã được tu

bổ, sửa chữa dựa trên tài liệu còn lưu trữ được đã tiết kiệm được rất lớn tiền của và công sức trong việc thăm dò, khảo sát Các vấn đề về chính trị, xã hội, an ninh, đời sống của người dân cũng được sự hỗ trợ lớn của tài liệu lưu trữ, đem lại những hiệu quả hết sức lớn lao Đó là nhờ chúng ta còn giữ lại được những tài liệu có giá trị, đưa được các tài liệu đó ra sử dụng phục vụ các nhu cầu của các cơ quan, cá nhân

Xã hội ngày càng phát triển mạnh mẽ, các thành tựu của khoa học, công nghệ đã làm thay đổi diện mạo của đất nước Điều này đã làm cho đất nước phát triển năng động, đồng thời sự phức tạp, đa dạng cũng rất lớn Trên phương diện công tác lưu trữ, do sự phát triển mạnh mẽ như vậy nên khối lượng tài liệu mà các

cơ quan, cá nhân sản sinh ra hàng ngày rất lớn, rất nhiều loại khác nhau, gây nên khó khăn rất lớn cho công tác thu thập, bảo quản Chúng ta không thể lưu trữ tất cả các tài liệu đó mà phải lựa chọn, xác định giá trị như thế nào, đưa vào lưu trữ lịch

sử những loại tài liệu nào là vấn đề đau đầu của các nhà nghiên cứu, làm sao để với khối lượng tài liệu ít mà vẫn đầy đủ giá trị và ý nghĩa Mặt khác loại hình tài liệu ngày này gồm rất nhiều loại khác nhau Bên cạnh tài liệu truyền thống là giấy, phim, ảnh, ghi âm, ghi hình thì một loại tài liệu khác mới hình thành như phát triển rất mạnh mẽ là tài liệu điện tử, đó là một dạng tài liệu đặc biệt đòi hỏi công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập tài liệu nói riêng phải có sự nghiên cứu nghiêm túc và đưa ra những biện pháp phù hợp với tài liệu này Trong phạm vi của luận

văn, tôi xin đề cập vấn đề mới này, tức là vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu điện tử, tầm quan trọng của nó trong giai đoạn hiện nay

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động đến nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có công tác lưu trữ Công nghệ thông tin đã làm cho xã hội phát triển mạnh, thay đổi về chất, hết sức năng động, đó là thời đại của thông tin, thông tin đã trở thành nguồn lực quan trọng nhất đối với sự phát triển của bất cứ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào Công nghệ này làm nảy sinh một nguồn tài liệu mới đó là tài liệu điện tử, loại tài liệu đặc biệt này đã đặt ra những khó khăn, thử thách không nhỏ với công tác lưu trữ trong đó công tác thu thập, bổ sung chịu

sự tác động đầu tiên Bởi vì người ta đang rất lúng túng với loại tài liệu này, bản thân hiểu về nó cũng có những cách khác nhau không thống nhất, chưa đưa ra được phương pháp hữu hiệu để quản lý cũng như xây dựng các khâu nghiệp vụ lưu trữ với nó

Về mặt khái niệm, tài liệu điện tử có nhiều cách hiểu khác nhau:

- Theo tiến sĩ Kendth Thibodeau, Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử

Mỹ thuộc lưu trữ Quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính” [11;151]

- Trong cuốn “Thuật ngữ lưu trữ Quốc tế” xuất bản năm 1988: “Tài liệu điện

tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy Đó là tài liệu được lập ra dưới dạng

mã hóa trên các vật mang tin như đĩa từ, băng từ mà nội dung của chúng chỉ có thể tiếp cận được bằng máy tính”

- Tại hội thảo Sarbica “Các chính sách và thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”được tổ chức tại Hà Nội tháng 5 năm 2004, trong bài viết “Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử trong khu vực công, độ tin cậy và tính chính xác của tài liệu lưu trữ điện tử” của Giáo sư Duranti – Trường đại học tổng hợp British Columbia Vancouver, Canada cũng đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử; “theo bà để đưa ra được khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử phải đưa ra được khái

niệm tài liệu lưu trữ và nó sẽ khác như thế nào với tài liệu nói chung hoặc với thông tin và dữ liệu, bà cho rằng “Tài liệu điện tử như là một tài liệu được tạo ra (được làm ra, nhận được để phục vụ cho công việc tiếp theo hoặc tham khảo) ở dạng điện tử, có nghĩa là một thông báo nhận được ở dạng điện tử nhưng được giữ lại cho công việc ở dạng giấy, trong khi đó một lá thư nhận được ở dạng giấy nhưng được quét vào máy tính và chỉ được sử dụng ở dạng hồ sơ điện tử là tài liệu lưu trữ điện tử” [6;2]

ở Việt Nam, tài liệu điện tử đang hàng ngày, hàng giờ sản sinh ra với khối lượng rất lớn và gây ra rất nhiều khó khăn cho công tác lưu trữ Có rất nhiều các cuộc hội thảo, các nghiên cứu, trao đổi về vấn đề này nhưng nói chung còn nhiều vấn đề chưa thống nhất, giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử chưa được chấp nhận trên bình diện rộng, nó chỉ mang tính chất tham khảo, còn giá trị pháp lý còn nhiều bất cập Theo các nhà lưu trữ học Việt Nam, tài liệu điện tử là một dạng tài liệu đọc bằng máy Như thế có nghĩa là vật liệu chế tác ra chúng cũng bằng máy, và nội dung thông tin trên đó cũng chỉ đọc được nhờ các thiết bị máy móc tương ứng, chúng ta không thể tiếp nhận chúng ở dạng thực, mà chỉ có thể biết được các thông tin trên đó sau khi thực hiện một loạt các thao tác nghiêm ngặt, chặt chẽ và các thông tin đó được biểu thị lên màn hình, máy chiếu hoặc in ra giấy Do vậy các nhà lưu trữ học Việt cho rằng „Tài liệu lưu trữ điện tử là một bộ phận của tài liệu điện

tử, có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực về hoạt động của cơ quan, tổ chức

và cá nhân được bảo quản với mục đích sử dụng cho nhu cầu chính đáng trước mắt cũng như lâu dài của xã hội, của từng cơ quan, tổ chức và mỗi người Nói cách khác nó là tài liệu điện tử có giá trị cần phải bảo quản để đảm bảo thông tin cho thế

hệ tương lai Cho hiện tại chúng chủ yếu được bảo quản là căn cứ pháp lý để xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của chính những cơ quan sản sinh ra tài liệu điện tử Còn cho tương lai, chúng được bảo quản với mục đích là một

nguồn tin phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu khoa học – lịch sử, phát triển nền văn hóa dân tộc và nhân loại” [6;153]

Với sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ cũng như đời sống

xã hội hiện nay thì khối lượng tài liệu điện tử sản sinh ra sẽ rất lớn và chiếm vị trí chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Vấn đề đặt ra là không dừng lại

ở việc đưa ra định nghĩa về tài liệu điện tử mà các nhà nghiên cứu phải đi sâu tìm hiểu, có những phương pháp tiếp cận khoa học và xử lý tốt nhất với loại hình tài liệu này Phải tiến hành công tác thu thập, bổ sung, bảo quản, phục vụ sử dụng khối tài liệu này như thế nào để đảm bảo tốt nhất, khoa học nhất Đó đã trở thành vấn đề nóng, tâm điểm chú ý của các nhà lưu trữ học, của các cơ quan lưu trữ và các cơ quan quản lý nhà nước Nếu không xử lý tốt vấn đề này sẽ gây ra những hậu quả rất nguy hiểm cho công tác quản lý, sử dụng lâu dài, nghiên cứu lịch sử Tất cả các hội nghị đều đã khẳng định tầm quan trọng của tài liệu lịch sử Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ thuộc Cục Văn thư – lưu trữ Nhà nước đã tích cực trong việc đầu

tư, nghiên cứu về nguồn, thành phần tài liệu điện tử thuộc diện phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ

Có thể thấy rằng tài liệu điện tử đang hình thành, phát triển và chiếm ưu thế trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhưng thực tế đây là một dạng tài liệu mới, đặc biệt cho nên việc ứng xử với nó còn gặp rất nhiều khó khăn cụ thể như sau:

+ Khó khăn trong việc xây dựng các kho chuyên dụng để lưu trữ và các thiết

bị tương thích để bảo quản tài liệu Bởi vì các tài liệu này thường được lưu trữ trong ổ cứng, đĩa CD – Rom, USB, đĩa mềm… cho nên rất khó bảo quản ở điều kiện thông thường Đặc biệt với thời tiết, khí hậu hay thay đổi như ở nước ta thì vấn đề này càng đặt ra cấp thiết, nếu không các tài liệu đó sẽ nhanh chóng bị hỏng không thể phục hồi được Đồng thời sự phát triển mạnh của công nghệ thông tin sẽ dẫn đến sự lạc hậu của các trang thiết bị do đó cùng với công tác thu thập tài liệu

điện tử phải trang bị các máy tính đời mới để kịp thời phục vụ công tác sử dụng tài liệu điện tử Đó có thể nói là khó khăn lớn nhất, làm sao để có thể đầu tư kinh phí, trang thiết bị phù hợp nhất đồng thời phải đào tạo đội ngũ cán bộ có thể tiếp nhận những tiến bộ mới của công nghệ thông tin

+ Việc thu thập, bổ sung tài liệu còn gặp khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu Trước đây do chưa hiểu sâu sắc về tài liệu điện tử người ta cho rằng tài liệu điện tử không có giá trị pháp lý nhưng thực tế đây là loại tài liệu đặc biệt và không thể chỉ căn cứ vào những tiêu chuẩn truyền thống để xác định giá trị của nó Người ta đã thừa nhận tính pháp lý của chữ ký điện tử “Trong thực tiễn công tác lưu trữ của các nước phát triển như Mỹ, úc, Nga tài liệu điện tử đã được công nhận

là tài liệu có hiệu lực pháp lý và các giá trị khác, chúng được coi là những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ nhà nước để bảo quản” [6;154] Đối với Việt Nam thực tế vấn đề này còn có nhiều quan điểm, chưa thống nhất, phụ thuộc vào từng cơ quan khác nhau Song trong một số văn bản thì cũng đã đề cập đến vấn đề này, “tài liệu điện tử cũng được coi như văn bản gốc, có hiệu lực pháp lý và các cơ quan phải thi hành nếu nhận được các văn bản như thế trên mạng diện rộng của văn phòng Chính phủ” [6;7]

Quyết định số 168 – HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng về thành lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì “Tài liệu điện tử cũng là một trong những dạng tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, nếu chúng có ý nghĩa về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa…”[26;2]

Điều đó cho thấy rằng mặc dù trên thực tế ở Việt Nam, tài liệu chưa được mọi đơn vị, tổ chức thừa nhận và áp dụng tính pháp lý của nó nhưng có lẽ đã đến lúc chúng ta phải chấp nhận sự thật này Xét cả về mặt lý luận cũng như về mặt pháp lý, tài liệu lưu trữ điện tử phải là đối tượng bảo quản của các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, các trung tâm lưu trữ địa phương Về mặt lý luận, đây là một loại

hình tài liệu mới phù hợp với sự phát triển của xã hội, đáp ứng được nhu cầu của các cơ quan, tổ chức Về mặt pháp lý nó đã được các nhà nước trên thế giới công nhận, mặc dù đâu đó còn lúng túng, chưa sẵn sàng trong công tác xử lý loại tài liệu này

Hiện nay, có thể nói rằng tài liệu điện tử rất phù hợp với hoạt động của mọi

cơ quan, nó đang chiếm ưu thế rất lớn so với các tài liệu khác Hầu hết các cơ quan

đã làm quen và thành thạo với tài liệu điện tử Nhưng trên thực tế các nhà khoa học chưa xác định được chính xác vòng đời của tài liệu điện tử Chính vì vậy các cơ quan, tổ chức bên cạnh sử dụng tài liệu điện tử thì cũng sử dụng các loại hình tài liệu truyền thống khác như giấy Tài liệu điện tử chưa thể thay thế hoàn toàn các tài liệu khác, nó vẫn tồn tại song song hỗ trợ cho nhau Hầu hết các cơ quan cũng sử dụng phối hợp nhiều loại hình, như vậy sẽ trở nên đa dạng và phù hợp hơn trong điều kiện còn kém phát triển như chúng ta Việc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử đòi hỏi phải có nhiều phương tiện hỗ trợ, trình độ của cán bộ phải đáp ứng được sự thay đổi của khoa học, công nghệ

+ Một vấn đề thực tế nữa cũng đang diễn ra hết sức bất cập đối với các cơ quan lưu trữ ở chỗ nhiều khi các cơ quan lưu trữ chỉ thu được tài liệu trên các đĩa, USB, những tài liệu được scanner vào đĩa CD-Rom mà quên mất rằng phải thu thập

cả những tài liệu giấy Sự thiếu sót này dẫn đến các tài liệu giấy bị phân tán, thất lạc, mất mát trong khi các tài liệu điện tử lại không được bảo quản đúng cách rất dễ

hư hỏng, không đọc được thông tin trong đó Mặt khác khi khai thác những tài liệu giấy được scanner vào đĩa CD-Rom nhà nước ta lại chưa quy định cụ thể tính pháp

lý với loại tài liệu này Xác định rõ vấn đề này để các cơ quan lưu trữ có biện pháp đúng trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trong điều kiện cụ thể của nước ta,

sử dụng tài liệu điện tử là hợp lý, đáp ứng được nhu cầu của cuộc sống nhưng bên cạnh đó do sự phát triển còn chậm, điều kiện cơ sở vật chất, con người chưa cho

phép có sự thay đổi hoàn toàn sang tài liệu điện tử Chúng ta vẫn phải có biện pháp giữ lại các tài liệu giấy để sử dụng khi có những bất trắc xảy ra

Từ những phân tích trên đây chúng ta có thể kết luận rằng tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mới ra đời nhưng hết sức quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức,

cá nhân Để làm tốt công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung với loại tài liệu này là hết sức phức tạp, cần có sự đầu tư mạnh mẽ của nhà nước về kinh phí, kỹ thuật công nghệ, con người… bởi vì trong tương lai đây sẽ là loại tài liệu chính, chủ yếu, cơ bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các nhà lưu trữ học cần tập trung, đầu tư hơn nữa về loại hình tài liệu mới này, sớm đưa ra những giải pháp kịp thời để thu thập, bổ sung những tài liệu điện tử vào các lưu trữ, tránh

để trôi nổi, thất lạc, hư hỏng tài liệu điện tử

* Tiểu kết chương 1

Có thể nói thông qua những điều đã trình bày ở trên chúng tôi đã làm sáng tỏ các vấn đề về lý luận của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Đây là vấn đề rất quan trọng tạo ra nền móng, nguyên tắc cho công tác thu thập,bổ sung tài liệu Công tác lưu trữ gồm rất nhiều các khâu nghiệp vụ khác nhau, liên quan chặt chẽ với nhau đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải thấu hiểu được điều đó trong quá trình làm việc của mình Đặc biệt đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu bởi

vì đây là đầu vào, là công đoạn đầu tiên cho chuỗi các công đoạn tiếp theo thì vấn

đề lý luận lại càng quan trọng và cần thiết Nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc có thu thập, bổ sung được đầy đủ, đúng đắn, hoàn chỉnh các tài liệu cần thu thập, bổ sung hay không

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU

TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 2.1.Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bộ tài chính

2.1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ tài chính

Bộ Tài chính là một trong những Bộ có vai trò cực kỳ quan trọng Chính vì thế

từ rất sớm Bộ đã được thành lập và phát triển đến ngày nay Ngày 2/9/1945 nước Việt Nam dân chủ cộng hoà ra đời Để quản lý nền tài chính quốc gia và phục vụ công cuộc xây dựng đất nước, ngày 29/5/1946 Chủ tịch nước ra sắc lệnh số 75/SL than lập Bộ Tài chính Bộ Tài chính là một trong 13 Bộ đầu tiên của Chính phủ Trong quá trình hình than và phát triển đến ngày nay Bộ tài chính đã trải qua rất nhiều biến đổi thăng trầm theo sự thay đổi của tình hình đất nước Sự khác nhau qua các lần thay đổi đó chủ yếu là về mặt cơ cấu tổ chức Chúng ta có thê điểm qua

sự thay đổi đó như sau

Theo sắc lệnh số 75/SL ngày 29/5/1945 Bộ tài chính gồm có các đơn vị như sau:

- Văn phòng

- Các phòng sự vụ

- Các nhà

- Các cơ quan trực thuộc

- Nha thanh tra tài chính

Phòng bốn: Tự chế, ngân khố, công thải, ngân hàng

Phòng năm: Lương bổng, hưu bổng

Phòng sáu: Thuế khóa và các nguồn lợi quốc gia

- Vụ thanh tra và tài chính

- Vụ thuế nông nghiệp

- Sở thuế

- Sở kho thóc

- Văn phòng Bộ

Từng vụ lại được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể, quản lý và chỉ đạo từngmặt và báo cáo lãnh đạo Bộ quá trình hoạt động

Mỗi vụ trong quá trình hoạt động để phù hợp với nhiệm vụ được giao cơ cấu

tổ chức trong vụ lại có sự thay đổi Ví dụ như sở thuế theo nghị định ngày 14/7/1951 gồm có 5 phòng là:

- Phòng kế toán, thống kê, văn thư

- Phòng thuế công nghiệp và nông nghiệp

- Phòng tuyên truyền và nhân sự

- Phòng thống kê, kế hoạch kế toán

- Phòng thuế công thương nghiệp

- Phòng thuế hàng hoá

- Phòng quản lý sản xuất và tiêu thụ rượu

- Phòng kiểm tra

Đến Nghị định số 197- CP ngày 7/11/1961 quy định lại nhiệm vụ, quyền hạn

và tổ chức của Bổ Tài chính Theo Nghị định này các nhiệm vụ được quy định cụ thể hơn Tổ chức của Bộ tài chính như sau:

- Văn phòng

- Ban thanh tra tài chính

- Vụ tổ chức cán bộ

- Vụ tổ dự toán

- Vụ tài vụ công nghiệp, kiến trúc

- Vụ tài vụ nông lâm, thuỷ lợi

- Vụ tài vụ thương nghiệp, ngân hàng

- Ngân hàng kiến thiết

- Các đơn vị sự nghiệp do Bộ quản lý

- Vụ tài vụ giao thông vận tải

- Vụ tài vụ văn hoá xã hội

- Vụ tài vụ hành chính

- Vụ tài vụ hợp tác xã và thuế nông nghiệp

- Vụ thu quốc doanh và thuế

- Vụ quản lý ngoại tệ

- Vụ chế độ kế toán

- Vụ nghiên cứu khoa học tài chính

Đến Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 Bộ Tài chính lại có sự thay đổi

để đáp ứng và phù hợp với thời đại mới công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước Nghị định này law sự kế thừa và phát triển một cách khoa học qua việc rút kinh nghiệm quá trình thực hiện các Nghị định trước Đặc biệt nó được ban hành sau khi Hiến pháp 1992 và Luật tổ chức Chính phủ 1992 đã ban hành được hai năm Chính

vì the nó đã thể hiện được những ý tưởng cở bản của thời đại công nghiệp hóa, hiện hoá Về tổ chức của Bộ Tài chính theo Nghị định này chúng ta sẽ nghiên cứu cụ thể

ở phần sau

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tài chính

a Chức năng

Bộ tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lý về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nước trong phạm vi cả nước

b Các nhiệm vụ cụ thể

- Hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng dự toán ngân sách hàng năm

- Phối hợp với Uỷ ban kế hoạch Nhà nước trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính dài hạn, trung hạn, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng

cơ bản hàng năm và các cân đối chủ yếu khác của nền kinh tế quốc dân có liên quan đến tài chính và ngan sách Nhà nước

Tham gia với các bộ và cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính Phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về phương hướng phát triển ngành, lĩnh vực về ngân sách đầu tư tài chính, về biên chế, tiền lương, giá cả và các chính sách kinh tế - xã hội khác có liên quan đến tài chính và ngân sách Nhà nước

- Xây dựng các dự thảo Lụât, Pháp lệnh, các văn bản pháp luật khác về thuế, phí và thu khác để trình Chính Phủ ban hành hoặc Chính Phủ trình Uỷ ban thường

vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành Thống nhất quản lý và chỉ đạo công tác thu thuế, phí và thu khác của ngân sách Nhà nước

- Quản lý quỹ ngân sách Nhà nước, quỹ dự trữ tài chính Nhà nước, quỹ ngoại

tệ tập trung của ngân sách Nhà nước, quỹ tài sản tạm thu tạm giữ Tổ chức thực hiện việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước, cấp phát vốn đầu

tư xây dựng cơ bản và cho vay ưu đãi đối với các dự án, chương trình mục tiêu kinh tế của Nhà nước theo quy đình của Chính Phủ

- Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính nhằm thực hiện các múc tiêu văn hoá – xã hội theo các chương trình, dự án được Chính Phủ quy định

- Quản lý vốn, tài sản và tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nước

- Thống nhất quản ly vốn và tài sản Nhà nước tại các doanh nghiệp Theo uỷ quyền của Chính phủ đại diện chủ sở hữu về vốn và tài sản Nhà nước tại các doanh nghiệp Xét duyệt và tổng hợp quyết toán của doanh nghiệp Nhà nước

Quyết định ngừng cấp phát và thus hồi tiền đã cấp cho những cơ quan, đơn vị sử dụng vốn ngân sách Nhà nước sai mục đích, trái với kế hoạch được duyệt, vi phạm chế độ quản lý tài chính Nhà nước, đồng thời báo cáo Thủ tướng Chính Phủ tổ chức và hoạt động theo quy định của Chính phủ

Như vậy chúng ta thấy rằng Phòng Văn thư - Lưu trữ được thành lập và đặt trong Văn phòng của Bộ Đây là một đầu mối xử lý văn bản đi đến lớn nhất của

Bộ, là trung tâm thông tin, giao dịch thường xuyên Với hai chức năng là giúp Chánh Văn phòng vả lãnh đạo Bộ thực hiện nhiệm quản lý về công tác lưu trữ đồng thời còn chức năng nữa là trực tiếp quản lý khối tài liệu hiện được bảo quản ở kho lưu trữ của mình Như vậy, Phòng lưu trữ các Bộ giữ vai trò quan trọng, phần lớn là lưu trữ luân chuyển nhưng đồng thời cũng phải thường xuyên đưa các tài liệu trong kho ra khai thác, sử dụng Chính vì thế chúng ta thấy rằng lưu trữ các Bộ giống như tất cả các lưu trữ khác trong các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phục vụ độc giả…Nhưng nó đồng thời phải làm nhiệm nữa là phải thường xuyên theo dõi khối tài liệu và nộp lưu đúng kỳ hạn lên Trung Tâm lưu trữ Quốc gia

2.1.3 Tổ chức bộ máy của Bộ tài chính

Người lãnh đạo cao nhất của Bộ tài chính là Bộ trưởng, giúp việc có

a Về cơ cấu của Bộ gồm các Vụ và các Ban sau:

Vụ Chính sách tài chính

Vụ Chế độ kế toán

Vụ Ngân sách Nhà nước

Vụ Tài chính – an ninh – quốc phòng

Vụ Tài chính cac ngân hành và các tổ chức tài chính

Vụ Tài chính hành chính – sự nghiệp

Cục quản lý công sản

Vụ tài chính đối ngoại

Vụ quan hệ quốc tế

Ban quản lý và tiếp nhận viện quốc tế

Ban quản lý và ứng dụng tin học

- Thanh tra tài chính Nhà nước

- Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước doanh nghiệp

- Tổng cục đầu tư và phát triển

B Các tổ chức sư nghiệp trực thuộc

- Viện khoa học tài chính

- Các trường Đại học tài chính kế toán Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và các trường trung học tài chính kế toán Hải Hưng, Quảng Ngãi và thanh phố Hồ Chí Minh