Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN HỮU DANH THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI, 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN HỮU DANH THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số : 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học : PGS Nguyễn Văn Hàm HÀ NỘI, 2009 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU … Trang 1.Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu đề tài Phạm vi nghiên cứu 4.Đối tượng nghiên cứu………………… ………………………………….6 Lịch sử nghiên cứu 6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo 7 Phương pháp nghiên cứu 8 Bố cục luận văn CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ 10 1.1 Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10 1.2 Tầm quan trọng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15 1.3 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18 1.3.1 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hành 20 1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lịch sử 21 1.4 Yêu cầu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ giai đoạn 23 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 30 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Bộ Tài 2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển Bộ Tài 30 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Tài 33 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Tài 35 2.2 Thành phần tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tài 39 2.2.1 Tài liệu quản lý chung Bộ đơn vị thuộc Bộ 39 2.2.2 Tài liệu, văn quản lý chuyên ngành 44 2.2.3 Tài liệu khối báo chí xuất 52 2.2.4 Tài liệu khối giáo dục-đào tạo 52 2.2.5 Tài liệu hoạt động tổ chức Đảng, Công đồn, Đồn niên 52 2.2.6 Tài liệu nghe nhìn 54 2.2.7 Tài liệu điện tử 54 2.3 Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ Bộ Tài 55 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ 55 2.3.2 Cơ sở vật chất 56 2.3.3 Đội ngũ cán 57 2.4 Khái quát quy định Nhà nƣớc công tác thu thập bổ sung tài liệu 58 2.5 Nguồn thu thập, bổ sung vào lƣu trữ Bộ Tài chính…………… … 63 2.6 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ Bộ Tài 64 2.6.1 Sự hướng dẫn, đạo công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ tài 64 2.6.2 Tổ chức thực kết đạt công tác thu thập, bổ sung tài liệu 65 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHÍNH TRONG CƠNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 70 3.1 Nhận xét chung………………………………………………………… 70 3.2 Một số giải pháp công tác thu thập, bổ sung tài liệu……… 72 3.2.1 Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ………… 72 3.2.2 Bổ sung, hoàn chỉnh quy định thu thập, bổ sung tài liệu……….75 3.2.3 Tích cực mở lớp tập huấn thu thập, bổ sung tài liệu……… ….79 3.2.4 Nghiên cứu ban hành quy định thu thập,bổ sung tài liệu điện tử.83 3.2.5 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ 85 PHẦN KẾT LUẬN………………… .……………… 88 PHỤ LỤC……………………………………………………………………89 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản vô q báu dân tộc, chứa đựng thông tin khứ, ghi lại thành tựu lao động nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hoá tiếng Khối tài liệu nguồn thơng tin có tính xác cao chính, gốc tài liệu có giá trị Do người ta sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị hoạt động người Nhận thức điều từ ngày đầu Nhà nước dân chủ nhân dân, ban hành nhiều văn đạo công tác lưu trữ Trước hết Thông đạt số 1C/ VP ngày tháng năm 1946 gửi Bộ trưởng Chính phủ Hồ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia” nêu rõ: cấm quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ" Điều cho thấy từ sớm, Nhà nước ta nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ Bước đầu Đảng Nhà nước có chủ trương, biện pháp để thu thập bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ sau Phát biểu Hội nghị tổng kết 10 năm thực Quyết định Ban Bí thư trung ương Đảng Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “ Tài liệu lưu trữ phải quản lý theo nguyên tắc tập trung thống hệ thống quan lưu trữ Nhà nước Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ lợi ích dân tộc cách mạng”[1;2] Điều đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi khơng ngừng cố gắng q trình hoạt động Trước hết cần ý đến cơng tác thu thập tài liệu, không thu thập tài liệu cần tất khâu cịn lại cơng tác lưu trữ khơng thể làm tốt Nó sở ban đầu quan trọng định toàn giai đoạn Bộ Tài quan thuộc Chính phủ, có chức giúp Chính phủ quản lý tồn bộ, thống vấn đề tài đất nước Đây vấn đề phức tạp, khó khăn nhạy cảm đòi hỏi nhanh nhạy, linh động trước biến động khó lường tình hình nước quốc tế Trong năm qua, quan tâm Đảng Nhà nước ngành tài có bước tiến vượt bậc Nền tài ổn định, quản lí vững khối lượng tiền tệ, giá trị đồng Viêt nam, lưu thông tiền tệ góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh Điều có ý nghĩa to lớn q trình hội nhập đất nước Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, ngành tài đứng trước thực trạng đáng báo động, đòi hỏi ngành, cấp phải có quan tâm đặc biệt như: thất thốt, lãng phí đặc biệt vấn đề tham nhũng, lợi dung chức vụ quyền hạn gây hậu nghiêm trọng cho đất nước…Tất vấn đề nêu phản ánh rõ nét tài liệu lưu trữ Bởi vậy, nguồn tài liệu có giá trị, khơng hoạt động ngành tài mà cịn có ý nghĩa lớn phát triển quốc gia Chính thế, việc thu thập, bổ sung bảo quản an tồn khối tài liệu khơng trách ngành mà trách nhiệm nhiều quan nhà nước khác Thực văn đạo công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Tài gần có nhiều tiến như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu thu thập bổ sung vào kho, trang bị sở vật chất đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung bảo quản tài liệu, ban hành số văn quy định công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh ưu điểm trên, công tác lưu trữ Bộ bộc lộ hạn chế thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn hồn chỉnh quy định cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, thành phần giao nộp cịn thiếu, chưa hồn chỉnh, nhiều tài liệu giao nộp cịn bó gói, chưa lập thành hồ sơ Mặt khác, với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử hình thành, thực tế Lưu trữ Bộ Tài lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập, quản lý loại hình tài liệu Từ đó, dẫn đến hậu tránh khỏi tài liệu bị thất lạc, mát, hư hỏng việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu cao Từ thực tế này, chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài - Thực trạng giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học Quản trị văn phịng" Thơng qua đề tài này, hy vọng cấp lãnh đạo, quản lý ngành tài hiểu quan tâm đến cơng tác lưu trữ quan nhiều nhằm hồn thiện Lưu trữ Bộ Tài nói riêng, hướng tới nghiệp lưu trữ nói chung Mục tiêu đề tài - Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ vài nhận xét giai đoạn - Nghiên cứu nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài - Thực trạng cơng tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Tài - Đề xuất giải pháp, biện pháp để công tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Tài đạt hiệu Phạm vi nghiên cứu Bộ Tài có phạm vi hoạt động rộng, chức nhiệm vụ có ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác xã hội Bởi vậy, tài liệu hình thành hoạt động Bộ chiếm khối lượng tương đối lớn phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Trong phạm vi luận văn này, tập trung nghiên cứu đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước ngành Tài (Văn phòng, Vụ, Thanh tra, Cục) tài liệu hình thành đơn vị, tổ chức (tài liệu hành chính, tài liệu chun mơn tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn) Đối tượng nghiên cứu Những đối tượng mà tập trung nghiên cứu luận văn bao gồm: - Nguồn bổ sung thành phần tài liệu bổ sung - Lưu trữ Bộ Tài chính; - Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý Nhà nước ngành Tài tài liệu hình thành đơn vị, tổ chức Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định vấn đề khơng mẻ, có nhiều viết, cơng trình nghiên cứu đề cập đến, nhiên cơng trình đề cập đến khía cạnh khác nhau, quan cụ thể khác mức độ khác hồn tồn nghiên cứu, tìm hiểu theo cách riêng Về mặt lý luận : Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu đề cập đến giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận thực tiễn công tác Lưu trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa chọn loại huỷ tài liệu quan”- Dương Văn Khảm Tiếp đó, đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành tập trung nghiên cứu giải khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu Các đề tài là: "Lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); ''Cơ sở khoa học việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm) Ngồi cịn có số khố luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng đề cập đến vấn đề như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu cơng tác thu thập bổ sung tài liệu phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hàkhoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận thực tiễn xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng năm 2000) nhiều viết nhà nghiên cứu Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt nam Các cơng trình vào nghiên cứu vấn đề khía cạnh định quan định, có tác dụng lớn cho việc vận dụng hoạt động quan Đây tài liệu tốt để tham khảo thực đề tài Với đề tài sâu vào tìm hiểu thực trạng cơng tác thu thập tài liệu Bộ Tài chính, ưu điểm, hạn chế, đồng thời 3.2.3 Bộ tài cần tích cực, chủ động mở lớp tập huấn thu thập, bổ sung tài liệu Trước tiến hành công việc mà cán tập dượt, làm quen trước việc vô quan trọng Như tránh sai sót, hạn chế thiệt hại xảy Tập huấn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vấn đề quan trọng mà quan quản lý lưu trữ cần có quan tâm, đạo thường xun, liên tục Bởi biện pháp hữu hiệu giúp cán lưu trữ tiến hành thu thập biết phải làm gì, từ thực cơng việc cách thống Nhưng thực tế đáng lo ngại hầu hết buổi tập huấn chưa đạt chất lượng cao, người học coi nhẹ, nội dung buổi tập huấn thường tản mát không vào trọng tâm, chưa sôi Để khắc phục vấn đề xin đưa số nội dung chủ yếu cần thiết buổi tập huấn  Phổ biến, hƣớng dẫn văn Nhà nƣớc thu thập, bổ sung tài liệu Việc phổ biến văn quan trọng, có ảnh hưởng phạm vi nước cần thiết Đây trách nhiệm Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Chẳng hạn văn Quyết định số 58/QĐ-TCCB ngày 17 tháng năm 1997 Ban tổ chức – Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành danh mục số quan thuộc diện lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ Quốc gia Chỉ thị số 726/TTg, Thông tư 21, Thông tư 40; Quyết định số 13/QĐ-LTNN Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước) ban hành ngày 23 tháng năm 2001 thẩm quyền quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu trung tâm lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh lưu trữ năm 2001 Sau giới thiệu, phổ biến văn thu thập, bổ sung tài liệu Cục cử cán đến hướng dẫn cơng tác thu thập vài quan, tổ chức cụ thể Qua để nắm bắt thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ đánh 84 giá, tổng kết để rút kinh nghiệm cho quan, tổ chức khác Đồng thời tổ chức tham quan, khảo sát mơ hình chuẩn thu thập, bổ sung tài liệu  Hướng dẫn lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ tài liệu Lập hồ sơ công việc vấn đề quan trọng, hồ sơ công việc lập đầy đủ đạt chất lượng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Nội dung buổi tập huấn nên đề cập đến vấn đề Để lập hồ sơ cơng việc tốt, bảo đảm khơng để sót văn bản, tài liệu có hồ sơ, nên có chương trình phần mềm ứng dụng theo dõi trình xử lý văn (q trình giải cơng việc) Xử lý công việc đến đâu, xuất văn bản, tài liệu nào, chuyên viên nhập liệu vào máy đến đó, kết thúc việc xử lý cơng việc thời điểm kết thúc hồ sơ lập mục lục văn bản, tài liệu có hồ sơ Nhờ vậy, đến hạn nộp tài liệu vào lưu trữ hành, cán bộ, người giao nộp hồ sơ cán lưu trữ- người tiếp nhận hồ sơ dễ dàng sử dụng mục lục để đối chiếu, so sánh văn bản, tài liệu có hồ sơ để làm thủ tục giao nhận - Đối với hồ sơ họp, xếp theo trật tự sau: + Giấy mời họp + Danh sách thành viên tham dự họp + Chương trình họp + Biên họp +Các đề án, tờ trình, báo cáo phát biểu quan, cá nhân có liên quan đến họp + Các ảnh, băng ghi âm, ghi hình … họp + Nghị quyết, thông báo kết họp 85 - Đối với báo cáo, xếp theo loại báo cáo, loại báo cáo xếp theo trật tự thời gian, cần xếp để nộp lưu lưu trữ gồm: + Báo cáo tổng kết công tác theo định kỳ quan chủ quản + Báo cáo tổng kết công tác theo định kỳ quan khác gửi để báo cáo + Các báo cáo chuyên đề báo cáo đột xuất quan, quan khác gửi đến để báo Đó loại hình hồ sơ chủ yếu, cán lưu trữ phải hướng dẫn cho cán biết cách xếp loại hồ sơ để thuận tiện nộp lưu trữ Nếu biết xếp theo loại hồ sơ xử lý công việc đến đâu, nhập liệu vào máy tính đến quản lý, cố định văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự hình thành, khơng cịn tình trạng văn đến nơi, văn lại để nơi khác, làm xé lẻ hồ sơ bàn giao hồ sơ mở hồ sơ để lập mục lục văn bản, tài liệu Chỉ có cán xử lý công việc biết hồ sơ gồm có loại văn Do đó, cán làm việc đơn vị, tổ chức người lập hồ sơ cơng việc xác đầy đủ Sau hoàn thành xong việc hướng dẫn lập hồ sơ, cán lưu trữ cần phải hướng cho cá nhân, đơn vị, tổ chức nguồn nộp lưu cách thức giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan như: tài liệu nộp lưu phải có mục lục hồ sơ, việc nộp lưu tài liệu phải theo thời hạn quy định, q trình giao nộp tài liệu phải có biên bàn giao Lưu trữ quan cá nhân, đơn vị tổ chức nộp lưu Mặc dù nội dung quy định cụ thể văn hướng dẫn, văn cán đơn vị, tổ chức thực có hiệu nhiều nguyên nhân khác như: không đọc kỹ văn chưa hết nội dung văn có số nội dung khó hiểu Chính thế, buổi tập huấn giúp họ giải đáp thắc mắc vấn đề liên quan đến thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 86 * Xác định đối tượng quy định biện pháp chế tài đối tượng tham gia lớp tập huấn Việc xác định đối tượng tham gia lớp tập huấn có vai trị định đến cơng tác đạo thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bởi vậy, lớp tập huấn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức đối tượng tham gia phải cán lưu trữ lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn phòng Trưởng phòng hành) quan Đây đối tượng có vai trị ảnh hưởng trực tiếp công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Đặc biệt, có mặt lãnh đạo Văn phịng giúp cho buổi tập huấn có giá trị ý nghĩa Bởi họ nhận thức sâu sắc tầm quan trọng tài liệu lưu trữ hoạt động quản lý họ tham mưu cho thủ trưởng quan quan tâm hỗ trợ tốt cơng tác lưu trữ, có cơng tác thu thập bổ sung tài liệu Đối với buổi tập huấn quan trực tiếp chủ trì đối tượng tham gia tất cán làm việc quan bao gồm: lãnh đạo quan, lãnh đạo phòng, ban chức cán công chức khác Họ đối tượng tham gia chủ yếu hoạt động hàng ngày họ phải tiếp xúc với công văn, giấy tờ Mặt khác, công tác lập hồ sơ công việc áp dụng cho cán quan nguồn tài liệu nộp lưu chủ yếu vào Lưu trữ quan Vậy nên, cách lập hồ sơ công việc, tài liệu để tình trạng bó gói, rởi lẻ bị thất lạc hư hỏng gây khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu sau Gắn liền với việc xác định đối tượng tham gia buổi tập huấn, việc quy định biện pháp chế tài trường hợp tham gia tập huấn biện pháp cần phải tiến hành Theo chúng tôi, trường hợp cử tập huấn mà vắng mặt khơng có lý tùy trường hợp cụ thể xử lý vi phạm 87 Ví dụ: Căn vào tiêu chuẩn xét thưởng hàng tháng, hàng quý, hàng năm để xử lý đối tượng vi phạm 3.2.4 Nghiên cứu quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử Tháng năm 2004 vừa qua, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức buổi Hội thảo Sarbica về: “Chính sách thực tiễn xác định giá trị bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Đây hội cho học hỏi kinh nghiệm nước giới thu thập tài liệu điện tử Tại buổi hội thảo này, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đưa báo cáo, giới thiệu số nét tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin, việc hình thành hồ sơ tài liệu điện tử cơng tác quản lý tài liệu điện tử Việt Nam, có việc xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử Báo cáo đề cập đến vấn đề: “Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đầu tư nghiên cứu số đề tài khoa học như: nghiên cứu xác định thành phần tài liệu điện tử nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia; nghiên cứu nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản lý khai thác tài liệu điện tử thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.Trên sở kết nghiên cứu hợp tác số quan có liên quan, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước soạn thảo trình quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành văn đạo hướng dẫn việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có việc xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử” Qua thấy Cục có quan tâm đặc biệt tài liệu điện tử, loại hình tài liệu hình thành phát triển mạnh xã hội Tuy nhiên, trước đề tài nghiên cứu hoàn thành, để việc xác định nguồn thành phần tài liệu điện tử nộp lưu theo quy định Nhà nước trước hết Cục cần phải nghiên cứu sáng tỏ số vấn đề sau: - Cần có định nghĩa thống hoàn chỉnh tài liệu điện tử tài liệu lưu trữ điện tử sở định nghĩa nước giới 88 - Đưa đặc điểm để phân biệt tài liệu lưu trữ điện tử số loại tài liệu điện tử hình thành hoạt động quan, tổ chức; - Phân tích, giải thích để làm rõ chính, gốc, có giá trị tài liệu lưu trữ điện tử Chẳng hạn: Bản tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu điện tử có đầy đủ có yếu tố thơng tin mặt thể thức có chữ ký điện tử trực tiếp người có thẩm quyền Vậy văn giấy quét lên đĩa CD, đọc máy tính phản ánh trung thực nội dung văn giấy, chí thể chữ ký dấu đỏ quan ban hành xác định hay Nếu nhận định rằng, phải có chữ ký điện tử trực tiếp người có thẩm quyền dạng tài liệu quét đĩa Trong trường hợp sở xác định văn có giá trị pháp lý Thực tế, Bộ tài bắt đầu thu thập tài liệu lưu trữ điện tử dạng chưa xác định hay có giá trị - Nghiên cứu đưa biện pháp cách thức để bảo quản tài liệu điện tử nhằm kéo dài tuổi thọ loại hình tài liệu phục vụ mục đích sau Về phía Bộ Tài chính, bắt đầu tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu điện tử cần có nghiên cứu, phối hợp với Bộ, ngành khác có liên quan, sở thực đạo, hướng dẫn Nhà nước công tác nhằm thu thập, bổ sung tài liệu cách khoa học Để làm điều này, trước hết, Bộ cần tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ chuyên trách với chun ngành đào tạo, có trình độ từ đại học trở lên Những cán này, trình độ chun mơn, họ cần phải có kiến thức ngoại ngữ tin học để đáp ứng nhu cầu cơng tác lưu trữ tình hình Bên cạnh đó, Bộ cần có chiến lược đầu tư kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên 89 dụng trang bị thiết bị cần thiết dể bảo quản sử dụng tài liệu điện tử Có thể nói rằng, tương lai, với phát triển vũ bão công nghệ thông tin, tài liệu điện tử hình thành hoạt động Bộ không dừng lại loại mà không ngừng tăng lên số lượng chất lượng Nếu không xây dựng chiến lược dài hạn từ Bộ gặp khó khăn cơng tác thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu điện tử sau 3.2.5 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ Qua khảo sát chúng tơi thấy Lưu trữ Bộ Tài đạt nhiều thành tựu, đứng đầu hoạt động lưu trữ Bộ ban hành nhiều văn để đạo, điều hành công tác văn thư lưu trữ, công tác thu thập bổ xung tài liệu vào Lưu trữ Bộ bước quan tâm, ý Chính hàng năm Lưu trữ Bộ thu thập khối lượng tương đối lớn hồn thiện, cơng tác vào nề nếp, ý thức cán bộ, viên chức thay đổi nhiều Đạt thành tích nhờ quan tâm thường xun lãnh đạo Bộ, cố gắng không ngừng cán phòng lưu trữ, nhiên phải thừa nhận Lưu trữ Bộ Tài cịn tồn nhiều hạn chế, nhiều vấn đề cần khắc phục để tiếp tục đạt kết cao thời gian tới Ở đặc biệt sâu vào công tác thu thập, bổ xung tài liệu vào Lưu trữ Bộ, vấn đề lên Lưu trữ Bộ chưa thu thập tài liệu tất đơn vị, tài liệu nộp lưu tình trạng lộn xộn chưa lập hồ sơ, đơn vị chưa nghiêm túc việc nộp lưu… điều nhiều nguyên nhân xét góc độ trách nhiệm phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ phải làm để hạn chế tình trạng này, đem lại kết cao hoạt động thu thập ? Trách nhiệm Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ Tài làm tương đối tốt thời gian vừa qua cần tiếp tục làm tốt thời gian tới, cụ thể số khía cạnh sau : 90 Thứ nhất, Lưu trữ Bộ phải xây dựng phương án định kỳ đột xuất tiến hành kiểm tra công tác lưu trữ đơn vị, đồng thời báo cáo kết công tác kiểm tra với lãnh đạo Bộ Thông qua công tác kiểm tra ý thức cán bộ, viên chức công tác lưu trữ tốt hơn, đặc biệt việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Qua nhắc nhở, đôn đốc, chỉnh xửa việc sai quy định cán viên chức Thứ hai, cần lập kế hoạch phương pháp thu thập hồ sơ, lưu trữ cách rõ ràng, khoa học Cơng tác Lưu trữ Bộ Tài thực tốt thời gian qua, điều làm cho công tác thu thập, bổ sung đạt nhiều kết Trong thời gian tới Lưu trữ Bộ cần tập trung xây dựng kế hoạch chi tiết, cụ thể nữa, đặc biệt có phương pháp tốt để thu thập hoàn chỉnh tài liệu đơn vị Thứ ba, Lưu trữ Bộ cần tư vấn với lãnh đạo Bộ vấn đề liên quan đến kinh phí cho hoạt động thu thập đặc biệt hình thức xử lý đơn vị cố tình khơng thực tốt cơng tác thu thập Có thể nói hai vấn đề quan trọng mà Lưu trữ Bộ cần nghiên cứu, đưa hình thức, giải trình vấn đề để lãnh đạo Bộ ủng hộ ban hành văn bản, đồng thời quy định trách nhiệm thực hiên văn Vấn đề kinh phí phải phù hợp, tạo động lực người thực hiện, nghiên cứu chi tiết cơng đoạn để hạn chế thiệt thịi đồng thời phải có chế độ bồi dưỡng thỏa đáng để hoạt động thu thập có kết cao Đối với hình thức xử lý đơn vị cá nhân thực tốt cơng tác thu thập, Phịng Văn thư – Lưu trữ cần tư vấn cho hình thức có khả thực hiện, có tính cưỡng chế buộc đơn vị, cá nhân phải làm tốt cơng tác Các hình thức phải tránh chung chung, đại khái không nên hà khắc, cứng nhắc Đồng thời phải quy định trách nhiệm người việc thực quy định 91 * Tiểu kết chƣơng Trên giải pháp mà theo chúng tơi thời gian tới Bộ tài cần nghiên cứu, áp dụng để cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng đạt kết cao Để đưa giải pháp chúng tơi dựa lý luận công tác thu thập, bổ sung tài liệu thông qua thực tế khảo sát việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài Có thể nói có nhiều giả pháp để thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ đạt kết cao giải pháp mà chúng tơi đưa giải pháp có tính chất quan trọng, cần thiết địi hỏi có quan tâm, ý nghiêm túc, toàn diện cấp lãnh đạo Bộ Trong theo chúng tơi giải pháp liên quan đến người quan trọng nhất, phảo nâng cao chất lượng đội ngũ cơng tác lưu trữ Có nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng 92 PHẦN KẾT LUẬN Việc nghiên cứu, tìm hiểu cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài vấn đề quan trọng cần thiết Đây vấn đề chưa có cơng trình đề cập đến cách toàn diện, đầy đủ chi tiết Qua trình bày chúng tơi xin tổng kết lại vấn đề mà luận văn đề cập sau : Thứ nhất, luận văn tập trung làm rõ vấn đề lý luận công tác thu thập, bổ sung tài liệu Đây vấn đề mang tính phương pháp luận tạo sở, nguyên tắc cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trên sở người làm cơng tác lưu trữ nắm lý luận, hiểu nguyên tắc, giải thích khúc mắc q trình thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu Điều có giá trị to lớn, có ý nghĩa thiết thực hạn chế sai sót người làm công tác thu thập, bổ sung tài liệu Để đưa lý luận chúng tơi tập trung phân tích, tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, đặc biệt từ giáo trình, cơng trình nghiên cứu đồng thời tóm tắt lại cách đọng, súc tích để giúp độc giả dễ tiếp cận vấn đề Thứ hai, sâu khảo sát lịch sử hình thành phát triển Bộ Tài chính, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Tài Đặc biệt tập trung nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tài liệu, nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ Tài Qua làm bật thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu kết công tác đồng thời đưa nhận định tồn tại, hạn chế mà công tác thu thập, bổ sung tài liệu Bộ Tài cần khắc phục thời gian tới Đây sở để chung đưa giải pháp chương Thứ ba, sâu phân tích giải pháp mà Bộ Tài cần nghiên cứu áp dụng để nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu Đây giải pháp mà theo bản, lâu dài hữu hiệu 93 Bên cạnh ý nhấn mạnh đến yếu tố người cho nhân tố hàng đầu định chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài phát biểu đồng chí Lê Khả Phiêu (nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam) nâng cao nhận thức tăng cường lãnh đạo cấp ủy đảng công tác lưu trữ Đảng hội nghị tổng kết 10 năm thực Quyết định Ban Bí thư Trung ương Đảng phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam WWW CPV.Org.vn Báo cáo số 354/BC- VTLTNN ngày 08 tháng năm 2006 tổng kết năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia bộ, ngành trung ương.WWW.luutruvn.gov.vn Công văn số 387/LTNN- NVTW ngày 20 tháng năm 2001 hướng dẫn quan trung ương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương việc triển khai thi hành Pháp lệnh Cục Lưu trữ Nhà nước WWW.luutruvn.gov.vn 4.Công văn số 319/VTLTNN- NVTW ngày 01 tháng năm 2004 hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước WWW.luutruvn.gov.vn Công văn số 260/VTLTNN- NVTW ban hành ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước WWW.luutruvn.gov.vn Chỉ thị 726/CT-TTg ngày 04 tháng năm 1997 Thủ tướng Chính phủ tăng cường đạo công tác lưu trữ thời gian tới WWW CPV.Org.vn Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, H, 1990 Nguyễn Thị Thùy Dương: Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia III thời gian qua, Khóa luận tốt nghiệp, Hà nội, 2003 Đại học Quốc gia Hà nội- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn: Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ học Quản trị văn phòng, lần thứ hai (Kỷ niệm năm thành lập khoa 35 năm đào tạo cán lưu trữ Việt Nam), Hà nội, 2001 95 10 Bùi Thị Thu Hà: Tìm hiểu cơng tác thu thập bổ sung tài liệu phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo, Khóa luận tốt nghiệp, Hà nội, 2004 11.Trần Quang Hồng: Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Khóa luận tốt nghiệp, Hà nội, 1998 12.Trần Quang Hồng: Bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh- Thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Hà nội, 2001 13.Vũ Dương Hoan: Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ bổ sung cho phông lưu trữ quốc gia cần đầu tư thích đáng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 01, 2002 14.Hiến pháp nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam sửa đổi, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2003 15 Nghiêm Kỳ Hồng chủ biên tập thể tác giả : Xây dựng, ban hành, quản lý văn cơng tác lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, 1998 16.Dương Văn Khảm (chủ nhiệm đề tài): Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ, Báo cáo tổng thuật đề tài, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà nội, 2001 17.Dương Văn Khảm: Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan NXB Chính trị quốc gia, Hà nội, 1998 18 Kỷ yếu Hội thảo Sarbica “Các sách thực tiễn xác định giá trị bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà nội, 2004 19 Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, Cục lưu trữ Nhà nước, Hà nội, 1982 20.Nguyễn Thị Nhàn: Cơ sở khoa học để xác định thành phần tài liệu Bộ Thương Mại phải thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu quốc gia III, Khóa luận tốt nghiệp, Hà nội, 2003 21 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư WWW CPV.Org.vn 96 22 Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 08 tháng năm 2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia WWW CPV.Org.vn 23 Nghị định 142/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ WWW CPV.Org.vn 24 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2001 25 Quyết định 168/HĐBT nhày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng việc thành lập Phơng lưu trữ Quốc gia nước Cộng hịa xa hội chủ nghĩa Việt nam WWW CPV.Org.vn 26.Quyết định số 58/QĐ- TCCP ngày 17 tháng năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức – Cán Chính phủ việc ban hành danh mục quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia WWW.moha.gov.vn 27.Quyết định số 218/2000/QĐ- BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn WWW.mof.gov.vn 28.Thơng tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang bộ, quan trực thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân WWW.moha.gov.vn 29.Thông tư số 46/2005/TT- BNV ngày 27 tháng năm 2005 hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập, quan tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước WWW.moha.gov.vn 30.Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: Kỷ yếu Hội nghị thu thập tài liệu lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2001 31 Nguyễn Văn Thâm, giá trị tài liệu lưu trữ nhìn từ phương diện văn hóa-xã hội, Tạp chí lưu trữ Việt nam số 3/1994 97 32 Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch lâm thời nước Việt nam dân chủ cộng hịa giữ gìn cơng văn hồ sơ cũ WWW CPV.Org.vn 33 Thông tư 40/ BT-TCCB ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban tổ chức Cán Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan Nhà nước cấp WWW.moha.gov.vn 98 ... thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ vài nhận xét giai đoạn - Nghiên cứu nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài - Thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Tài -. .. thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài Chƣơng 3: Một số giải pháp cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ. .. thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15 1.3 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18 1.3.1 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hành 20 1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung